I). Organizacja wspólnoty mieszkaniowej

Transkrypt

1 Zarządzanie ą wspólnoty mieszkaniowej w świetle Ustawy o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r. (Dz..U z 2000 r. Nr 80, poz. 903 tekst jednolity z późn. zmianami) Ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r o gospodarce ami. (Dz.U.z 2004 r.nr 261, poz z późn. zmianami) oraz Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.o podatku dochodowym od osób prawnych. ( Dz.U z późn.zmianami.) I). Organizacja wspólnoty mieszkaniowej Wspólnota Mieszkaniowa jest zrzeszeniem utworzonym z mocy prawa przez właścicieli lokali w określonej w celu wspólnego zarządzania tą ą. Jedynym prawnym reprezentantem wspólnoty wobec właścicieli lokali i na zewnątrz jest wybrany przez właścicieli Zarząd. W oparciu o uchwałę wspólnoty i zawartą na jej podstawie umowę uprawnienia Zarządu realizuje na bieŝąco w granicach upowaŝnień zarządca. Wspólnota działa na podstawie przepisów ustawy owl oraz własnego statutu regulującego - na uŝytek wspólnoty - kwestie nie ujęte lub niedostatecznie sprecyzowane w obowiązujących przepisach. Prawidłowe, zgodne z obowiązującym prawem i bezkonfliktowe funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej uzaleŝnione jest w szczególności od tego, w jaki sposób ją zorganizujemy, jeŝeli nie dopełnimy wszystkich formalności, powstałe nieprawidłowości mogą właścicielom w znaczny sposób utrudnić Ŝycie, stanowić źródło nieporozumień, których przecieŝ moŝna uniknąć. PoniŜej przedstawiono podstawowe czynności, które konieczne są do podjęcia, aby wspólnota mieszkaniowa mogła poprawnie działać. 1. Wybór Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej: Wspólnota Mieszkaniowa nie ma osobowości prawnej, jednak moŝe pozywać i być pozywaną, zaciągać zobowiązania, zawierać umowy, etc. Czynności tych, w jej imieniu, dokonuje organ Wspólnoty - zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca na mocy stosownych pełnomocnictw. W oparciu o art. 20 ustawy o własności nakładający na właścicieli obowiązek podjęcia uchwały o wyborze kilkuosobowego zarządu składającego się tylko i wyłącznie z osób fizycznych, w jego skład mogą wchodzić właściciele lokali, ale równieŝ osoby spoza ich grona, członkiem takiego zarządu nie moŝe być osoba prawna spółka prawa handlowego, Osoby prawne mogą natomiast administrować obiektem - o ile wspólnota mieszkaniowa zleci wykonywanie tych czynności. W tym miejscu bardzo istotna uwaga - często właściciele lokali dokonują wyboru zarządu, zarząd zaś zleca administrowanie profesjonalnemu zarządcy, tj. zawiera stosowną umowę w tym zakresie w oparciu o podjętą uchwałę, w której upowaŝnią zarząd wspólnoty mieszkaniowej do zlecenia bieŝącego administrowania ą wspólną. Działanie zarządu lub zarządcy bez zgody właścicieli lokali stanowi bowiem przekroczenie zarządu zwykłego, na co wskazuje liczne orzecznictwo sądowe.

2 Zebranie wspólnoty mieszkaniowej Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej Zarządca ( zleceniobiorca) Rys.1 Przykładowy schemat organizacji wspólnoty mieszkaniowej 2. Uchwalanie planu gospodarczego na dany rok, podejmowanie uchwały o wysokości miesięcznych zaliczek, o sposobie prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów i o utworzeniu i gromadzeniu funduszu remontowego: Po dokonaniu wyboru organu, który będzie reprezentował wspólnotę, właściciele lokali powinni w pierwszej kolejności podjąć uchwały o zatwierdzeniu planu gospodarczego oraz wysokości miesięcznych zaliczek na dany rok obrachunkowy, jak równieŝ sposobie prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów. Ustalenie kosztów na utrzymanie wspólnej stanowi bowiem czynność przekraczającą zarząd zwykły, na co wskazuje brzmienie art. 22, ust. 3, pkt 1,2,3 ustawy o własności lokali. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca, na mocy uchwały wspólnoty i zawartej umowy o zarządzanie obowiązany jest prowadzić dla wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu ą wspólną oraz zaliczek wpłacanych na pokrycie tych kosztów, jak równieŝ rozliczeń z innych tytułów. Sposób prowadzenia tej ewidencji powinni określić właściciele w formie uchwały. Właściciele lokali obowiązani są utrzymywać nieruchomość w stanie niepogorszonym, dlatego bardzo waŝne jest, aby juŝ na początku funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej utworzyć fundusz remontowy, na który współwłaściciele dokonywać będą comiesięcznych wpłat, co umoŝliwi wykonywanie remontów bieŝących z zaoszczędzonych środków i bieŝące uzasadnione inwestowanie w tę nieruchomość. 3. Zgłoszenie wspólnoty mieszkaniowej w urzędzie statystycznym oraz urzędzie skarbowym celem nadania numerów REGON oraz NIP: Wspólnota mieszkaniowa nie jest wpisywana do rejestru sądowego, nie rejestrujemy jej równieŝ w ewidencji działalności gospodarczej. Zarząd lub zarządca na mocy uchwały wspólnoty i zawartej umowy obowiązany jest zgłosić wspólnotę w Głównym Urzędzie Statystycznym celem nadania jej numeru REGON, powinien dokonać tej czynności w terminie 14 dni od jego ukonstytuowania. Zgłoszenia tego dokonuje się na druku RG - 1 i załącza kserokopie stosownych uchwał.

3 Następnie, nie później niŝ po upływie miesiąca od nadania nr REGON, przedstawiciele wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca winni udać się do urzędu skarbowego właściwego według miejsca połoŝenia, gdzie wspólnocie mieszkaniowej nadany zostanie numer NIP. NaleŜy wypełnić stosowne formularze zgłoszeniowe NIP 2 (do formularza załącza się kserokopie wymaganych uchwał wspólnoty, zaświadczenie REGON oraz stosowne pełnomocnictwa. 4. Wspólnota mieszkaniowa zakłada rachunek bankowy: Po otrzymaniu numerów REGON i NIP przedstawiciele wspólnoty lub zarządca na mocy uchwały wspólnoty i zawartej umowy obowiązany jest złoŝyć stosowne dokumenty w wybranym banku i następnie zawrzeć z nim umowę na prowadzenie rachunku bankowego. Posiadaczem takiego rachunku jest wspólnota mieszkaniowa a nie np. zarząd. Zmiana zarządu lub zarządcy nie będzie zatem pociągać za sobą konieczności otwarcia nowego konta dla wspólnoty, zmieniają się wówczas jedynie osoby uprawnione do dysponowania rachunkiem, na który właściciele lokalu wpłacają zaliczki, z tego konta zarząd, bądź zarządca regulował będzie zobowiązania wspólnoty mieszkaniowej. 5. Wspólnota mieszkaniowa zawiera umowy Zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca na mocy uchwały wspólnoty i zawartej umowy zobowiązany jest do zawarcia w jej imieniu umów, które umoŝliwią bieŝące funkcjonowanie, a więc o dostawę energii elektrycznej, wody, na konserwację obiektu, wywóz nieczystości, dostawy ciepła, etc. II). Zadania zarządcy w świetle zawartych umów o zarządzanie ami a poszczególnymi wspólnotami mieszkaniowymi. 1. Zadania ogólne Zarządcy zleceniobiorcy w świetle zawartych umów o zarządzanie ą zawartych ze wspólnotami: Zarządca : ponosi pełną odpowiedzialność za zarządzanie ą wspólną zgodnie z zasadami prawidłowej i racjonalnej gospodarki. w imieniu i na rzecz wspólnoty wykonuje czynności zwykłego zarządu. nie jest upowaŝniony do podejmowania w odniesieniu do wspólnej jakichkolwiek czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. podjęcie czynności przekraczającej zwykły zarząd ą wymaga uchwały ogółu właścicieli. Dysponuje Funduszem Remontowym w ramach pełnomocnictwa udzielonego uchwałą wspólnoty mieszkaniowej. zbiera i negocjuje korzystne dla wspólnoty warunki, przedkłada Zarządowi wspólnoty do akceptacji - oferty firm, z którymi ma zamiar zawrzeć umowę.

4 w przypadku nagłej awarii, przekraczającej zakres bieŝącej konserwacji, zagraŝającej bezpieczeństwu ludzi i mienia, a takŝe groźby powiększenia szkody, moŝe samodzielnie do kwoty 1000 zł opłacić niezbędne wydatki. ma obowiązek niezwłocznie powiadomić zarząd wspólnoty o zdarzeniu, o którym mowa w ustępie poprzednim. ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą w stosunku do wspólnoty za szkody powstałe w wyniku własnych działań lub zaniechań oraz za działania i zaniechania osób, którym powierzył wykonanie zlecenia, jak za działanie własne. 2. Zadania szczegółowe do realizacji przez komórki organizacyjne i właściwe słuŝby zarządcy : a. w zakresie spraw organizacyjno-prawnych prowadzenie aktualnego wykazu lokali i ich właścicieli oraz przypadających im udziałów w wspólnej, reprezentowanie wspólnoty przed organami sądowymi, administracyjnymi i innymi instytucjami w sprawach związanych z zarządem ą wspólną, konfrontowanie stanu prawnego ze stanem faktycznym i jego aktualizowanie, zwoływanie i obsługa zebrań właścicieli lokali, w tym przygotowanie miejsca na zebranie i kart do głosowania oraz powiadamianie właścicieli lokali o treści uchwał podjętych w drodze indywidualnego zbierania głosów, a takŝe czynności związanych z prowadzeniem korespondencji z właścicielami lokali, przechowywanie, zabezpieczenie i archiwizowanie dokumentów dokumentacji dotyczącej wspólnej, prowadzenie spraw wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz, w stosunkach pomiędzy właścicielami a Zleceniodawcą, wydawanie zarządzeń porządkowych oraz zgody na wykonywanie dodatkowych instalacji tj. telewizja kablowa, Internet itp. w zakresie dotyczącym wspólnej, po uzyskaniu uprzednio zgody Zleceniodawcy zawieranie umów w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy, wydawanie poświadczeń bądź zaświadczeń właścicielom lokali b. w zakresie obsługi eksploatacyjno-administracyjnej i technicznej prowadzenie ksiąŝki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej wspólnej w sposób prawem przewidziany, sprawowanie inwestorskiego nadzoru budowlanego w zakresie prac remontowo-budowlanych realizowanych przez innych wyłonionych wykonawców. nadzór nad utrzymaniem w naleŝytym porządku i czystości: pomieszczeń i urządzeń budynku słuŝących do wspólnego uŝytku właścicieli lokali, terenów zielonych i podwórka naleŝących do oraz dróg i chodników przynaleŝnych do (w świetle ustawy o utrzymaniu porządku i czystości w gminach z dnia 13 września 1996 roku (Dz. U z 1996 r. Nr 132, poz. 622 z późn. zm.), sprawowanie nadzoru nad pracą osób i podmiotów świadczących pracę lub usługi na rzecz wspólnoty, między innymi w zakresie: bieŝącej

5 konserwacji powierzonego budynku i wszelkich urządzeń w nim znajdujących się, remontów bieŝących, napraw, konserwacji i modernizacji instalacji wewnętrznej zimnej wody, kanalizacji sanitarnej i deszczowej, instalacji elektrycznej, oświetlenia, instalacji gazowej, wentylacji i przewodów kominowych oraz innych instalacji i urządzeń będących własnością wspólnoty - zgodnie z przepisami prawa budowlanego, przechowywanie dokumentacji technicznej (projektowej, powykonawczej i bieŝącej oraz prowadzenie dokumentacji technicznej w tym ksiąŝek obiektów budowlanych zgodnie z obowiązującymi przepisami), zapewnienie prawidłowego uŝytkowania budynków i lokali polegające na terminowym prowadzeniu kontroli technicznych i okresowych przeglądów i urządzeń stanowiących jej wyposaŝenie techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego i warunkami ewentualnych gwarancji poprzez zlecanie wykonania prac właściwym firmom posiadającym stosowne uprawnienia w tym zakresie, bieŝąca obsługa eksploatacyjna w tym reprezentacja Wspólnoty przed kontrahentami i usługodawcami w zakresie dostawy mediów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania ami oraz zapewnienia usług komunalnych, zapewnienie utrzymania budynków wraz z całą infrastrukturą techniczną w naleŝytym stanie technicznym i estetycznym, realizacja usług w zakresie konserwacji, bieŝących napraw, pogotowia technicznego oraz usuwania skutków awarii w wspólnej, zabezpieczenie przeciwpoŝarowe poprzez zawarcie umów i nadzór nad realizacją tych umów przez usługodawców uprawnionych do konserwacji systemów zabezpieczeń i urządzeń ppoŝ. w budynkach, zapewnienie niezbędnego i wymaganego wstępu do wszelkich pomieszczeń ogólnych budynku oraz podjęcie czynności mających na celu udostępnienie przez właścicieli lokali mieszkalnych w przypadkach awarii, przeprowadzenia stosownych przeglądów, konserwacji, napraw, bądź remontów, wybór wykonawców i usługodawców, przygotowanie projektów umów i zleceń, negocjowanie warunków wykonania prac związanych z bieŝącą obsługą oraz pracami inwestycyjnymi, wskazanie niezbędnych działań w zakresie prac remontowych i inwestycyjnych oraz sprawowanie nadzorów nad ich wykonywaniem zgodnie z przepisami prawa budowlanego, likwidacja awarii, a następnie usuwanie skutków i przyczyn awarii urządzeń oraz instalacji wewnętrznych wspólnej, przy czym zakres robót powinien być kaŝdorazowo uzgadniany z Zarządem wspólnoty, kontrola wykonania i rozliczanie umów o dostawę energii elektrycznej, zimnej wody i odprowadzenia ścieków, wywozu śmieci, domofonu, opłat za media dostarczane bezpośrednio do lokali mieszkalnych i uŝytkowych (opłat eksploatacyjnych), opłat za roboty i usługi związane z ą wspólną i świadczonych na rzecz wspólnej, oraz innych umów zawartych przez Zleceniodawcę, przygotowanie i sporządzenie projektu rocznego planu gospodarczego w tym planu przychodów i wydatków z Funduszu Remontowego,

6 udzielanie kaŝdemu z właścicieli na jego Ŝądanie wyczerpujących informacji o sprawach dotyczących zarządzania ą wspólną i rozliczeniach, c. w zakresie obsługi finansowo - księgowej dokonywanie rozliczeń poprzez rachunek bankowy Wspólnoty Mieszkaniowej, gromadzenie wpłat na fundusz remontowy w sposób zapewniający ich księgowe wyodrębnienie, ewidencjonowanie wszelkich kosztów oraz kosztów bankowych i odsetek oraz ustalanie stanu funduszu remontowego, windykacja naleŝności stanowiących naleŝności, poŝytki oraz inne przychody z wspólnej, dokonywanie miesięcznego rozliczania wpłaconych przez właścicieli zaliczek na pokrycie kosztów zarządu ą wspólną i pokrycie świadczeń oraz wpłat na fundusz remontowy. prowadzenie na własny koszt księgowości finansowej dla wspólnej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym: sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego, sporządzanie i składanie odpowiednich sprawozdań i deklaracji we właściwych urzędach, sporządzanie pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu ą wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, sporządzanie rozliczeń z innych tytułów na rzecz wspólnej zgodnie z dyspozycją wspólnoty określającą zakres i formę tej ewidencji, przygotowywanie informacji o zrealizowaniu rocznego planu gospodarczego uwzględniającego równieŝ korekty do tego plan, z podziałem kosztów na poszczególnych właścicieli,