Zarządzenie nr 1737/15 Prezydenta Miasta Gdańska z dnia 30 listopada 2015 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 1737/15 Prezydenta Miasta Gdańska z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie powołania Zespołu Zadaniowego ds. realizacji projektu pod nazwą Gdańskie Centrum Kontaktu z Mieszkańcami oraz ustalenia jego zadań. Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 w związku z art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j.: Dz.U. z 2015r. poz. 1515), oraz 13 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Gdańsku stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 32/2003 Prezydenta Miasta Gdańska z dnia 15 stycznia 2003 r. (zmienionego zarządzeniami Nr 261/03 z dnia 6 marca 2003 r.; Nr 277/03 z dnia 18 marca 2003 r., Nr 1149/03 z dnia 4 listopada 2003 r., Nr 128/04 z dnia 18 lutego 2004 r., Nr 503/04 z dnia 9 czerwca 2004 r., Nr 1139/04 z dnia 10 grudnia 2004 r., Nr 216/05 z 2 marca 2005 r. Nr 356/05 z 31 marca 2005 r. Nr 822/05 z 15 lipca 2005 r., Nr 1580/05 z 30 grudnia 2005 r., Nr 833/06 z dnia 31 lipca 2006 r., Nr 1079/06 z dnia 19 września 2006 r., Nr 1240/06 z 27 października 2006 r., Nr 1480/06 z dnia 18 grudnia 2006 r., Nr 336/07 z dnia 28 marca 2007 r., Nr 338/07 z dnia 28 marca 2007 r., Nr 355/07 z 30 marca 2007 r., Nr 759/07 z dnia 22 czerwca 2007 r., Nr 780/07 z dnia 28 czerwca 2007 r., Nr 923/07 z dnia 26 lipca 2007 r., Nr 1255/07 z dnia 18 września 2007 r., Nr 1664/07 z dnia 5 grudnia 2007 r., Nr 1785/07 z dnia 31 grudnia 2007 r., Nr 82/08 z dnia 23 stycznia 2008 r., Nr 426/08 z dnia 15 kwietnia 2008 r., Nr 636/08 z dnia 26 maja 2008 r., Nr 1123/08 z dnia 31 lipca 2008 r. Nr 92/09 z dnia 29 stycznia 2009 r., Nr 239/09 z dnia 25 lutego 2009 r., Nr 851/09 z dnia 16 czerwca 2009 r., Nr 1059/10 z dnia 27 lipca 2010 r., Nr 1570/10 z dnia 21 października 2010 r., Nr 885/11 z dnia 29 czerwca 2011 r., Nr 1039/11 z dnia 20 lipca 2011 r., Nr 1192/11 z dnia 29 sierpnia 2011 r., Nr 596/12 z dnia 20 kwietnia 2012 r., Nr 981/12 z dnia 29 czerwca 2012 r., Nr 1862/12 z dnia 3 grudnia 2012 r., Nr 839/13 z dnia 26 czerwca 2013 r., Nr 355/14 z dnia 25 marca 2014 r., Nr 1022/14 z dnia 23 lipca 2014 r., Nr 1440/14 z dnia 21 października 2014 r., Nr 510/15 z dnia 20 kwietnia 2015 r., Nr 804/15 z dnia 18 czerwca 2015 r., Nr 1427/15 z 25 września 2015 r.) zarządza się, co następuje: 1 1. Powołuje się Zespół Zadaniowy, zwany dalej Zespołem Zadaniowym GCKM w składzie określonym w Załączniku Nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Celem Zespołu Zadaniowego GCKM jest opracowanie koncepcji i realizacja projektu pod nazwą Gdańskie Centrum Kontaktu z Mieszkańcami zwanego dalej projektem. 3. Zadania określone w ust. 2 realizowane są przez Urząd Miejski w Gdańsku, zwany dalej Urzędem, przy ścisłej współpracy z Jednostkami Organizacyjnymi Miasta Gdańska, zwanymi dalej Jednostkami W skład Zespołu Zadaniowego GCKM wchodzi : 1) Komitet Sterujący na czele z Przewodniczącym oraz jego Zastępcą, 2) Zespół projektowy składający się z Kierownika projektu, Grupy wsparcia oraz zespołów tematycznych : a) Infrastruktura techniczna, b) CRM, c) Contact Center, d) Portal, e) Baza Wiedzy. 2. Prace poszczególnych zespołów tematycznych koordynują Koordynatorzy Zespołów. 3. Członkami Zespołu Zadaniowego GCKM są przedstawiciele wyznaczonych komórek organizacyjnych Urzędu oraz wybranych Jednostek.

2 3 Do zadań Komitetu Sterującego należy w szczególności : 1) podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących projektu wpływających na budżet projektu lub termin harmonogramu ramowego, 2) akceptacja harmonogramu ramowego i planu zarządzania projektem, 3) ustalenie tolerancji budżetowej oraz terminowej dla każdego etapu oraz zatwierdzenie planów etapów projektu, 4) dostarczenie zasobów i wydawanie zezwoleń na wykorzystanie funduszy niezbędnych do ukończenia projektu, 5) zatwierdzanie ukończenia każdego etapu projektu oraz wydawanie zezwolenia na rozpoczecie kolejnego etapu, 6) zapewnienie śledzenia ryzyk związanych z projektem i jak najskuteczniejszego zarządzania nimi, 7) zapewnienie komunikacji oraz odpowiedniego przepływu informacji pomiędzy Zespołem Zadaniowym GCKM, a pozostałymi przedstawicielami Urzędu oraz Jednostkami, 8) dostarczanie wsparcia Kierownikowi Projektu, 9) nadzorowanie prawidłowości dostarczenia wszystkich produktów projektu. 4 Do zadań Kierownika projektu należy w szczególności: 1) bieżące zarządzanie projektem, 2) operacyjne zarządzanie Koordynatorami Zespołów oraz Grupą wsparcia, 3) utrzymywanie stałego kontaktu z Komitetem Sterującym i kierownictwem organizacji oraz powiadamianie o wszelkich odchyleniach od planu, 4) przygotowanie planu zarządzania projektem oraz innej niezbędnej dokumentacji, 5) przygotowanie ramowego harmonogramu prac projektu oraz harmonogramów szczegółowych, 6) sporządzanie raportów okresowych dotyczacych realizacji projektu, 7) zarządzanie przepływem informacji pomiędzy członkami Zespołu Zadaniowego, 8) wnioskowanie do Prezydenta o powołanie lub odwołanie członka Zespołu Projektowego oraz ekspertów zewnętrznych do realizacji zadania wynikającego z 1 ust.2 niniejszego Zarządzenia, 9) wytworzenie produktów wymaganych dla projektu, 10) zapewnienie osiągnięcia korzyści określonych w uzasadnieniu biznesowym projektu. 5 Do zadań Koordynatorów zespołów należy w szczególności: 1) zapewnienie koordynacji wytworzenia produktów przydzielonych przez Kierownika Projektu, 2) planowanie, monitorowanie i koordynowanie pracami podległych zespołów, 3) angażowanie członków zespołów w prace nad projektem, 4) informowanie Kierownika Projektu o wszelkich odchyleniach od przyjętego harmonogramu, 5) współpraca z Grupą wsparcia, 6) pomoc Kierownikowi Projektu w ocenie zagadnień i ryzyk związanych z realizacją projektu.

3 6 Do zadań Grupy wsparcia należy w szczególności: 1) współpraca z Kierownikiem projektu przy realizacji zadań wynikających z 4 niniejszego zarządzenia, 2) wykonanie analizy rynku w zakresie dostępnych produktów oraz ich kosztów, 3) wsparcie Kierownika projektu we właściwym wykorzystaniu narzędzi zarządzania projektem, 4) pomoc w opracowywaniu raportów okresowych dotyczacych realizacji projektu, 5) wsparcie posiedzeń Komitetu Sterującego, 6) propagowanie informacji o projekcie wśród pracowników Urzędu oraz Jednostek. 7 W ramach zadania, określonego w 1 ust. 2 niniejszego zarządzenia, Zespół Projektowy będzie odpowiedzialny za: 1) inwentaryzację stanu infrastruktury, oprogramowania, systemów teleinformatycznych i uwarunkowań organizacyjnych w Urzędzie oraz Jednostkach w zakresie niezbędnym do zaprojektowania odpowiedniego rozwiązania dla projektu, 2) zidentyfikowanie i stworzenie bazy wiedzy, zawierającej zbiór procedur realizowanych w Urzędzie, oraz Jednostkach biorących udział w projekcie, a także dokonanie ich analizy na potrzeby projektu budowy GCKM, 3) oszacowanie kosztów zakupu wymaganych produktów projektu ich wdrożenia, 4) wykonanie analizy i przygotowanie rekomendacji wymaganych zmian organizacyjnych w Urzędzie oraz Jednostkach biorących udział w projekcie. 5) przygotowanie i realizacja procesu zakupowego produktów projektu. 8 Zobowiązuje się dyrektorów wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu oraz wybranych Jednostek do: 1) współpracy z Zespołem projektowym w zakresie objętym projektem, 2) delegowania na czas określony w harmonogramie projektu pracowników wskazanych w załączniku Nr 1 do Zarządzenia, 3) zapewnienia niezwłocznego zastępstwa członka Zespołu projektowego w przypadku jego nieobecności. 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Prezydent Miasta Gdańska Paweł Adamowicz

4 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1737/15 Prezydenta Miasta Gdańska z dnia 30 listopada 2015 r. Skład Zespołu Zadaniowego GCKM : 1. Komitet sterujący w składzie : 1) Przewodnicząca : Danuta Janczarek Sekretarz Miasta Gdańska 2) Zastępca Przewodniczącej : Andrzej Bojanowski - Zastępca Prezydenta Miasta Gdańska ds. Polityki gospodarczej 3) Członkowie Komitetu Sterującego : a) Alicja Bielińska-Łoza - Dyrektor Wydziału Kadr i Organizacji b) Iwona Bierut Dyrektor Wydziału Polityki Gospodarczej c) Tadeusz Bukontt Dyrektor Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego d) Jerzy Dobaczewski Dyrektor Zarządu Transportu Miejskiego e) Izabela Dulkiewicz Dyrektor Wydziału Obsługi Mieszkańców f) Teresa Kleger-Rudomino Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich g) Mieczysław Kotłowski Dyrektor Zarządu Dróg i Zieleni h) Janina Liedtke-Jarema Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie i) Jacek Łapiński Dyrektor Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych j) Tomasz Nadolny Dyrektor Kancelarii Prezydenta k) Jolanta Ostaszewska Dyrektor Wydziału Budżetu Miasta i Podatków l) Dimitris T. Skuras Dyrektor Wydziału Gospodarki Komunalnej m) Grzegorz Szczuka Dyrektor Wydziału Rozwoju Społecznego n) Barbara Szymańska Dyrektor Biura Informatyki o) Leszek Walczak Komendant Straży Miejskiej p) Anna Zbierska Zastępca Dyrektora Wydziału Promocji Informacji i Komunkacji Społecznej. 2. Zespół Projektowy w składzie: 1) Kierownik projektu : Tomasz Filipowicz Wydział Obsługi Mieszkańców 2) Grupa wsparcia : a) Marcin Dymarski Zarząd Transportu Miejskiego b) Krzysztof Garski Kancelaria Prezydenta c) Agnieszka Grabowska Straż Miejska d) Anna Karkut Zarząd Dróg i Zieleni e) Przemysław Jatkiewicz Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych f) Teresa Rogozińska Wydział Obsługi Mieszkańców g) Karol Romanowski Zarząd Dróg i Zieleni h) Emilia Salach Wydział Promocji Informacji i Komunikacji Społecznej i) Michał Suczyński Biuro Informatyki.

5 3) Zespół Infrastuktura Techniczna : a) Przemysław Jatkiewicz Koordynator zespołu, Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych b) Karol Romanowski Zarząd Dróg i Zieleni c) Romuald Mazurek Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie d) Marcin Dymarski Zarząd Transportu Miejskiego e) Paweł Wojtkiewicz Straż Miejska f) Sławomir Krauze Straż Miejska g) Michał Suczyński Biuro Informatyki 4) Zespół CRM : a) Karol Romanowski Koordynator zespołu, Zarząd Dróg i Zieleni b) Magdalena Chełstowska Wydział Rozwoju Społecznego c) Adam Dębowski Wydział Gospodarki Komunalnej d) Marcin Hrynkiewicz Wydział Polityki Gospodarczej e) Paweł Jankowski Straż Miejska f) Krzysztof Michałowski Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych g) Monika Stachurska Wydział Rozwoju Społecznego h) Mirosław Żmudziński Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie i) Jarosław Zając Zarząd Transportu Miejskiego 5) Zespół Contact Center : a) Anna Karkut Koordynator Zespołu, Zarząd Dróg i Zieleni b) Katarzyna Bujnowska Wydział Budżetu Miasta i Podatków c) Krzysztof Domagalski Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego d) Magdalena Dyba-Chenenaoui - Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych e) Marcin Dymarski - Zarząd Transportu Miejskiego f) Danuta Galica Wydział Spraw Obywatelskich g) Paweł Jankowski Straż Miejska h) Iwona Maryńczak Wydział Kadr i Organizacji i) Emilia Salach Wydział Promocji Informacji i Komunikacji Społecznej j) Izabela Wałuszko Wydział Polityki Gospodarczej k) Romuald Mazurek Miejski Osrodek Pomocy Rodzinie 6) Zespół Portal : a) Krzysztof Garski Koordynator Zespołu, Kancelaria Prezydenta\ b) Izabela Heidrich Wydział Promocji Informacji i Komunikacji Społecznej c) Marcin Hrynkiewicz Wydział Polityki Gospodarczej d) Sławomir Krauze - Straż Miejska e) Katarzyna Kubiak - Zarząd Transportu Miejskiego f) Romuald Mazurek - Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie g) Krzysztof Michałowski Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych h) Jacek Mikołajewski Wydział Gospodarki Komunalnej i) Karol Romanowski Zarząd Dróg i Zieleni j) Paweł Wojtkiewicz Straż Miejska

6 7) Zespół Baza Wiedzy : a) Teresa Rogozińska Koordynator Zespołu, Wydział Obsługi Mieszkańców b) Grzegorz Bystry - Wydział Spraw Obywatelskich c) Izabela Chorzelska - Wydział Rozwoju Społecznego d) Magdalena Dyba-Chenenaoui - Gdański Zarząd Nieruchomości Komunalnych e) Paweł Jankowski - Straż Miejska f) Anna Karkut Zarząd Dróg i Zieleni g) Monika Kleiner Wydział Gospodarki Komunalnej h) Katarzyna Kubiak - Zarząd Transportu Miejskiego i) Beata Pietrasik - Wydział Budżetu Miasta i Podatków j) Joanna Pińska - Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego k) Mirosław Żmudziński Miejski Osrodek Pomocy Rodzinie