Prezentacja systemu. PControl Paweł Ciechomski ul. Aleksandra Janowskiego Warszawa

Transkrypt

1 Prezentacja systemu PControl Paweł Ciechomski ul. Aleksandra Janowskiego Warszawa tel.: , kom.: fax: pcontrol@pcontrol.pl

2 Spis treści 1. Wstęp o firmie o produkcie Rejestracje i identyfikatory Funkcje czytników Przykładowe zestawy Funkcje oprogramowania Główne okno programu - lista osób Konfiguracja - definiowanie ustawień globalnych systemu Urządzenia - konfiguracja czytników Zdarzenia i korekty - zarządzanie bazą wszystkich zdarzeń (wejść i wyjść) Rozliczenia - rejestracja wpłat i wysyłanie powiadomień Zestawienia okresowe - zestawienia tabelaryczne Uwagi końcowe Strona 2 z 20

3 1. Wstęp....o firmie Firma PControl powstała w roku 1984 (dawniej PC THERM) i do dziś zajmuje się produkcją elektronicznych systemów zabezpieczeń powiązanych z ewidencją czasu pracy. Prawie 30 lat na rynku gwarantuje, że rozwiązania oferowane przez firmę stworzone zostały na bazie ogromnego bagażu wiedzy oraz doświadczenia. Wśród tysięcy klientów, produkty firmy PControl uzyskały miano jednych z najbardziej niezawodnych i przejrzystych systemów, gdzie w przystępnej cenie użytkownik otrzymuje funkcjonalne i wygodne narzędzie wspomagające jego codzienną pracę....o produkcie W związku z wprowadzeniem ustawy, nakładającej na przedszkola obowiązek ewidencji czasu pobytu dzieci w placówce, w 2011 roku powstał produkt o nazwie PControl Przedszkole. Pierwsza wersja był rozszerzeniem systemu rejestracji czasu pracy o możliwość wyliczania godzin pobytu dziecka i żywienia. Jednak funkcjonalność takiego rozwiązania była mocno ograniczona. Biorąc pod uwagę dość dużą liczbę zapytań oraz napływających informacji, że na rynku brakuje rozwiązania, które w znacznym stopniu ułatwiło by i zautomatyzowało proces rozliczania opiekunów, firma PControl wprowadziła wersję 2.0 systemu Przedszkole. Nowa wersja została zaprojektowana i stworzona od podstaw. Funkcjonalność oprogramowania oraz czytników była na bieżąco konsultowana z pracownikami kilku mazowieckich i krakowskich przedszkoli. Podstawą założeń dla nowej wersji było stworzenie przejrzystego, elastycznego, a przede wszystkim łatwego w obsłudze i niezawodnego programu, który pozwoli w maksymalnie zautomatyzowany sposób wygenerować niezbędne zestawienia i raporty. Poniżej zostaną przedstawione informacje odnośnie identyfikatorów, czytników, możliwych rozwiązań oraz przegląd głównych funkcji programu. Strona 3 z 20

4 2. Rejestracje i identyfikatory. Rejestracje godzin wejść i wyjść mogą być realizowane za pomocą: zbliżeniowych kart magnetycznych rozmiaru karty kredytowej, na których można nanieść nadruki (również komunikacyjna karta miejska) breloków zbliżeniowych kodów Pin klawiatury (od 4 do 6 cyfr) ręcznych wpisów w programie Strona 4 z 20

5 3. Funkcje czytników. Poniżej lista najistotniejszych funkcji czytnika TSC103 wykorzystywanego najczęściej w systemach rejestracji czasu. prosty sposób rejestracji (przyłożenie karty na odległość ok 10 cm do czytnika lub wpisanie kodu na klawiaturze) jeden czytnik do rejestracji wejść i wyjść, bez konieczności wyboru przez rodzica typu przejścia (program automatycznie ustawia wejścia i wyjścia) informacja o aktualnej godzinie i dacie na urządzeniu rejestrującym komunikaty dźwiękowe i wizualne informujące o poprawności rejestracji (np. wyświetlanie nazwiska) możliwość wydania dla jednego dziecka dowolnej ilości kart i kodów klawiatury możliwość podłączenia zamka, dzięki czemu możemy zabezpieczyć np. drzwi, furtkę przed wchodzeniem na teren nieuprawnionych osób, tym samym zwiększając bezpieczeństwo dzieci możliwość wykorzystania do rejestracji kart Mifare (np. karta komunikacji miejskiej, legitymacja nauczyciela, studenta itp.) nie jest wymagana instalacja dodatkowego okablowania (przenoszenie danych za pomocą pamięci PenDrive USB - wersja ekonomiczna) możliwość podłączenia zasilacza z akumulatorem umożliwiając pracę systemu przy braku napięcia W celu ograniczenia kosztów wdrożenia systemu, zamiast urządzenia TSC103 można zastosować tańszy model TSCR100. Różnice w stosunku do TSC103: brak PenDrive USB (możliwość wykorzystania tylko w systemie z podłączeniem kablowym do komputera) brak wyświetlacza i klawiatury ok 15% tańszy Strona 5 z 20

6 4. Przykładowe zestawy. Wysoka elastyczność systemu umożliwia zaproponowanie Państwu kilku konfiguracji w zależności od zapotrzebowania oraz przeznaczonego ma ten cel budżetu. Poniżej, wraz z wyszczególnieniem wad i zalet, prezentujemy kilka konfiguracji, za pomocą których można w pełni zrealizować system elektronicznej ewidencji czasu pobytu dzieci. a) ekonomiczny Zalety: szybka i prosta instalacja, brak konieczności instalacji okablowania łączącego urządzenie z komputerem. PenDrive GRATIS. Wady: brak bieżących zdarzeń; aby przenieść jakiekolwiek dane (kody kart, zdarzenia) należy użyć PenDrive'a. Uwaga! W celu zachowania możliwości rejestracji na urządzeniu w przypadku zaniku napięcia 230V należy zamiast zasilacza wtyczkowego, zastosować zasilacz z akumulatorem. b) optymalny Zalety: wygodna i szybka aktualizacja danych wykonywana jednym przyciskiem z poziomu aplikacji. Pobieranie i przeglądanie rejestracji oraz dodawania kart w dowolnej chwili. Wady: konieczność instalacji dodatkowego okablowania między urządzeniem, a komputerem lub lokalną siecią komputerową, co może znacznie wpłynąć na końcową wycenę Uwaga! W celu zachowania możliwości rejestracji na urządzeniu w przypadku zaniku napięcia 230V należy zamiast zasilacza wtyczkowego, zastosować zasilacz z akumulatorem. Strona 6 z 20

7 c) zalecany Zalety: wygodna i szybka aktualizacja danych wykonywana jednym przyciskiem z poziomu aplikacji. Pobieranie i przeglądanie rejestracji oraz dodawania kart w dowolnej chwili. Poprawna praca systemu (ok 7 godzin) przy braku napięcia w gniazdkach. Wady: konieczność instalacji dodatkowego okablowania między urządzeniem, a komputerem lub lokalną siecią komputerową, co może znacznie wpłynąć na końcową wycenę c) z kontrolą drzwi/bramy/furtki Zalety: zestaw ten umożliwia nie tylko rejestrację, o której dziecko jest odprowadzane i odbierane z przedszkola, ale również pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa podopiecznych oraz kontrolę nad osobami wchodzącymi na teren obiektu. Wady: należy przewidzieć rozwiązanie (np. domofon) umożliwiające wejście na teren osoby nie posiadającej karty (np. listonosz) Strona 7 z 20

8 5. Funkcje oprogramowania Aplikacja PControl Przedszkole 2.0 jest produktem, który przede wszystkim wspomaga i ułatwia zarządzanie czasem i kosztami pobytu wychowanków w placówce. Poniżej główne możliwości oraz funkcje programu: zarządzanie bazą wychowanków przydzielanie do wychowanków identyfikatorów (kart, breloków, kodów klawiatury) za pomocą, których opiekunowie rejestrują godzinę przyprowadzenie i odbioru dziecka z przedszkola współpraca on-line z czytnikami (pełne zarządzanie z poziomu aplikacji, odczyt i analiza danych na bieżąco) możliwość sterowania zamkiem w drzwiach (do przedszkola mogą wejść tylko osoby posiadające identyfikator) wygodne przeglądanie i modyfikowanie zarejestrowanych odbić dwie możliwości naliczania opłat - z góry - prognoza wg godzin deklarowanych przez opiekunów - wg rzeczywistych obecności w miesiącu ubiegłym możliwość zaokrąglania godzin pobytu do pełnych godzin w górę rejestr wpłat oraz prezentacja niezbędnych danych stosowanych przy rozliczeniach wysyłanie wiadomości z informacjami o aktualnych kwotach do zapłaty zapis wszystkich prezentowanych tabel i zestawień do pliku excell, csv i pdf (pośrednio) przykładowe zestawienia: - rejestr odbić (tylko pierwsze i ostatnie w ciągu dnia - uwzględniane w rozliczeniach) z wykazaniem dokładnego czasu przebywania dziecka w przedszkolu - szczegółowy rejestr odbić - lista obecności na dany dzień - lista nieobecności na dany dzień - szczegółowe rozliczenie żywienia - szczegółowe rozliczenie pobytu - inne, również modyfikowane wg potrzeb klienta Strona 8 z 20

9 5.1. Główne okno programu - lista osób. Zarządzanie bazą przedszkolaków, opiekunów, kart oraz definicja wartości deklarowanych. Przypisywanie kart i kodów klawiatury (PIN) dla opiekunów oraz wprowadzanie wartości deklarowanych dotyczących rozliczania pobytu oraz wyżywienia. Strona 9 z 20

10 5.2. Konfiguracja - definiowanie ustawień globalnych systemu podział organizacyjny umożliwiający grupowanie i wygodne filtrowanie wychowanków opłaty i godziny - definicja stawek oraz innych paramentów wpływających na sposób naliczania opłat Strona 10 z 20

11 dni wolne - zarządzanie kalendarzem dni wolnych (dni w których program nie nalicza opłat) powiadomienia - definiowanie parametrów poczty elektronicznej oraz informacji wysyłanych do opiekunów kopia bezpieczeństwa - tworzenie kopii aktualnych ustawień i danych na wypadek awarii np. komputera o placówce.. - podstawowe informacje o placówce Strona 11 z 20

12 5.3. Urządzenia - konfiguracja czytników 5.4. Zdarzenia i korekty - zarządzanie bazą wszystkich zdarzeń (wejść i wyjść) Strona 12 z 20

13 Dodatkowo istnieje możliwość: łączenie z czytnikami i pobieranie z nich brakujących rejestracji korekty (dodawanie, usuwanie) zdarzeń uwzględnianych w zestawieniach dokładnego filtrowania przeglądanych danych wygodnego przeglądania dzięki zastosowaniu kolorystyki dla różnego typu dni i zdarzeń szczegółowego przeglądania rejestracji wejść i wyjść, również z wyszczególnieniem, który opiekun przyprowadził lub odebrał dziecko tworzenia zestawień ilości osób obecnych i nieobecnych w danym dniu z podziałem na grupy (np. dla kuchni ile i jakich posiłków przygotować) Strona 13 z 20

14 5.5. Rozliczenia - rejestracja wpłat i wysyłanie powiadomień Strona 14 z 20

15 5.6. Zestawienia okresowe - zestawienia tabelaryczne Zestawienia tworzone są w zależności od konfiguracji i wybranego sposobu liczenia. Każde zestawienie można wydrukować lub zapisać do pliku xls (excell) lub pdf. Poniżej kilka przykładowych zestawień: -bilans wyżywienia wer. 1 (prosta) Strona 15 z 20

16 -bilans wyżywienia wer. 2 (z analizą ubiegłego i aktualnego miesiąca oraz z uwzględnieniem wpłat i zaległości) - Strona 16 z 20

17 - rozchód posiłków z podziałem na różną wagę z bilansem dziennym i podsumowaniem kwotowym (np.: % dziennych posiłków) Strona 17 z 20

18 bilans czasu pobytu wer. 1 (prosta, dla placówek nie rozliczających się z rodzicami kwotowo a jedynie przekazują zestawienia czasowe do gminy) Strona 18 z 20

19 - bilans czasu pobytu wer. 2 (z analizą ubiegłego i aktualnego miesiąca oraz z uwzględnieniem wpłat i zaległości) Strona 19 z 20

20 Informacje dodatkowe odnośnie zestawień: - każde zestawienie można zapisać do pliku excell, csv, pdf (pośrednio) - możliwość definiowania, które kolumny mają się wyświetlać w zestawieniu - możliwość dostosowania zestawień oraz zawartych w nich danych wg wymagań zamawiającego 6. Uwagi końcowe. prawie 30 lat doświadczenia w systemach rejestracji czasu i kontroli dostępu dożywotnia licencja na oprogramowanie (brak jakichkolwiek dodatkowych opłat okresowych, abonamentowych za użytkowanie oprogramowania) przed wyceną przeprowadzany jest z zainteresowanym wywiad w celu dostosowania i skonfigurowania aplikacji zgodnie z oczekiwaniami profesjonalne i bezpłatne wsparcie zarówno w fazie wdrożenia i uruchomienia jak i późniejszej pracy z systemem pomoc telefoniczna lub owa udzielana do piątku w godzinach 9-17 możliwość dostosowania systemu do indywidualnych wymagań klienta możliwość współpracy systemu z czytnikami/programem innego producenta (np. PRMaster firmy Roger) W celu uzyskania kalkulacji lub dokładniejszych informacji prosimy o przesłanie pytania na adres: piotr.merda@pcontrol.pl Strona 20 z 20