Kompleksowy workflow PDF i system zarządzania dla drukarń akcydensowych i dziełowych

Transkrypt

1 TM Kompleksowy workflow PDF i system zarządzania dla drukarń akcydensowych i dziełowych

2

3 System PuzzleFlow Manager to rewolucyjny system, który powstał na bazie znanych i cenionych rozwiązań, obecnych na polskim rynku od lat: systemu przetwarzania plików PDF PuzzleFlow, systemu wspierającego zarządzanie drukarnią Galileo, systemu dostępu do danych zlecenia poprzez witrynę internetową WebClient. Dzięki temu powstał system zapewniający małym i średnim drukarniom kompleksową kontrolę nad realizacją zleceń - od przygotowania oferty, poprzez przetwarzanie i akceptację materiałów do druku, po realizację produkcji i możliwość przesłania plików, sprawdzenia ich i podglądu stanu zamówienia. System PuzzleFlow Manager daje pełną kontrolę nad procesem produkcyjnym, włączając studio graficzne w system przepływu informacji w drukarni. Skracający się czas na wykonanie zleceń powoduje obecnie, że aby dotrzymać terminów drukarnia musi przyspieszać realizację wszystkich etapów produkcji poprzez: doskonalenie procesów biznesowych, automatyzowanie przygotowania produkcji. Jest to możliwe po wdrożeniu w drukarni systemu PuzzleFlow Manager, którego innowacyjność została doceniona złotym medalem Międzynarodowych Targów Poznańskich PuzzleFlow Manager powstał dzięki połączeniu doświadczeń wiodących polskich zespołów, tworzących rozwiązania dla drukarń. Stanowi on nową jakość na rynku oprogramowania dla poligrafii. Zostały w nim zawarte narzędzia, pozwalające: wykonać kalkulację, przyjąć od klienta materiały graficzne, skorygować je i zatwierdzić, zaplanować i zarejestrować produkcję zlecenia.

4 Workflow Obsługa klienta i zarządzanie produkcją System PuzzleFlow Manager pozwala optymalizować procesy obsługi klienta skracając czas potrzebny na wykonanie kalkulacji i przygotowanie oferty. Opracowanie technologiczne zleceń zostaje zautomatyzowane a standaryzacja opisu technologicznego pozwala poprawić komunikację wewnątrz firmy i wyeliminować błędy wynikające z nieporozumień. Planowanie produkcji w połączeniu z oferowanym przez system PuzzleFlow Manager mechanizmem kontroli dostępności surowców gwarantuje poprawę wykorzystania parku maszynowego, zmniejsza ryzyko przestojów maszyn spowodowanych brakiem materiału. Prepress w PuzzleFlow Manager Dotychczas większość systemów zarządzających drukarnią unikała ingerencji w dział prepress. Tymczasem pozostaje on nadal w wielu drukarniach miejscem, gdzie istnieją duże, niewykorzystane możliwości skrócenia czasu obsługi zlecenia. System PuzzleFlow Manager - dzięki technologii Puzzle- Flow, automatyzującej proces przetwarzania plików - pozwala dotrzeć do tych zasobów i je uwolnić. Modułowa budowa Ważną jego zaletą jest skalowalność - dzięki modułowej budowie systemu każda drukarnia może dostosować go do swoich potrzeb, wybierając interesujące ją moduły i funkcje. System można również rozbudowywać wzbogacając stworzony workflow o nowe elementy. Zarządzanie zintegrowane Drukarnie muszą dynamicznie dostosowywać się do zmieniających się oczekiwań klientów. Rośnie ilość przetwarzanych przez nie danych, co w nieunikniony sposób generuje problemy z przepływem i kontrolą informacji, a to sprawny przepływ informacji decyduje o sukcesie lub porażce na rynku. Bez racjonalnej gospodarki zasobami produkcyjnymi i magazynowymi, bez szybkiej i satysfakcjonującej obsługi Klienta, bez możliwości mierzenia wyników przedsiębiorstwa, trudno jest obecnie zwiększać zyski. Konieczne więc staje się korzystanie z rozwiązań, umożliwiających kompleksowe zarządzanie. Takim właśnie rozwiązaniem jest system PuzzleFlow Manager.

5 Zarządzanie relacjami z klientami (CRM) W każdej drukarni niezbędne jest narzędzie, gromadzące informacje o różnych aspektach kontaktów z Klientami. Dostęp z jednego miejsca do wszystkich danych związanych z Klientem jest istotą nowoczesnego trendu, jakim jest CRM, czyli zarządzanie relacjami z Klientami. W PuzzleFlow Manager w jednym miejscu dostępna jest informacja: współpracy z kontrahentami poprzez historię kontaktów, dotycząca zadłużeń i wierzytelności oraz obrotów za dowolny okres, związana z wszelkimi dokumentami związanymi z kontrahentem. Planowanie i przydzielanie zadań Kontakt z Klientem to tylko początek: nadanie biegu sprawie i wygenerowanie zadań do wykonania, a następnie ich śledzenie pozwala na kontrolowanie postępu bieżących spraw. Moduł CRM systemu PuzzleFlow Manager podpowiada jakie zadania i sprawy związane z Klientem aktualnie się toczą. Wykonanie kalkulacji i przygotowywanie oferty Szczegółowa kalkulacja. Precyzyjne i - co najważniejsze - szybkie określenie ceny za zlecenie to kluczowe cechy modułu kalkulacyjnego. System podaje dokładnie obliczoną cenę wraz z marżą, z podziałem na poszczególne pozycje zamówienia z jednoczesnym rozdzieleniem kosztów usług i materiałów. Generowanie ofert. Każdy klient doceni możliwość otrzymania oferty w postaci estetycznego wydruku lub pocztą internetową. Trzy kliknięcia myszką wystarczą do sporządzenia klientowi oferty wielowariantowej.

6 Prepress PuzzleFlow Manager - prepress System PuzzleFlow Manager zarządza zleceniami w dziale prepress, organizując pracę z wykorzystaniem ustalonych ścieżek postępowania - workflow. Pracochłonne procesy zostają zautomatyzowane i przyspieszone, a w systemie jest dostępna pełna informacja o aktualnym statusie danej pracy. PuzzleFlow to technologia przetwarzania plików PDF, dostosowana do współczesnych wymagań prepress. System gwarantuje automatyzację procesów przygotowalni w oparciu o współpracujące ze sobą moduły do realizacji prostych, jednostkowych operacji oraz wysoką wydajność narzędzi, przystosowanych do przetwarzania dużych ilości danych na wieloprocesorowych maszynach. Konwersja i preflight PuzzleFlow Manager to unikalne rozwiązanie umożliwiające: weryfikację zlecenia przed wysyłką do drukarni, konwersję plików EPS, PostScript oraz formatów rastrowych, utworzenie wysokiej jakości dokumentu PDF praktycznie z każdej aplikacji, dzięki funkcji wirtualnej drukarki. Zarządzanie barwą PuzzleFlow Manager gwarantuje również doskonałe zarządzanie kolorem, co jest niezmiernie istotne przy realizacji każdego zlecenia w przedsiębiorstwie poligraficznym i decyduje o końcowym jego efekcie i akceptacji bądź odrzuceniu przez Klienta. Trapping Zapewnia zamianę przestrzeni barwnych z wykorzystaniem profili ICC. Pozwala wykorzystać profile typu devicelink w celu uzyskania oszczędności farby. Wspiera separacje barwne i rekombinacje preseparowanych dokumentów, umożliwia konwersję kolorów do przestrzeni bazowej. Efektywność pracy podnosi wykorzystanie inteligentnego zalewkowania, obsługa definiowanych stref trappingu o różnych parametrach, wsparcie dla kolorów spot oraz opcja podbicia czerni w tekstach. Rastrowanie/RIP Puzzleflow Manager posiada własny silnik rastrujący o możliwościach analogicznych do wiodących rozwiązań na rynku. Stanowi on wsparcie dla separacji, przejść tonalnych i wszystkich trybów naddruku (overprint). Umożliwia również generowanie wglądówek niskiej rozdzielczości - do wykorzystania w podglądzie stron, a także tworzenie półtonów (rastra poligraficznego). Jest także wsparciem dla antyaliasingu i wysokich rozdzielczości. Obsługuje wiele formatów wyjściowych np. TIFF, JPG, PDF (również w opcji CT/LW). Impozycja PuzzleFlow Manager posiada manualne i automatyczne narzędzie do impozycji arkusza, własne narzędzie do projektowania schematów impozycyjnych z uwzględnieniem sygnatur łańcuchowych i osadzonych przy różnych rodzajach oprawy, a także możliwość wzbogacenia arkusza o opisy arkusza, pasery, znaki cięcia i falcu, paski kalibracyjne (również własne). Umożliwia również podział strony na mniejsze dokumenty (np. przy produkcji bilboardów), a także rozpoznawanie znaczników impozycyjnych w celu ustawiania geometrii stron. Korekcja i optymalizacja plików PDF Zapewnia nie tylko korekcję geometrii materiału (zmiana formatu netto/brutto, skalowanie), ale również konwersję do dokumentów w standardzie PDF/X, automatyczne ustawianie parametrów naddruku, korekcję przejść tonalnych, nadlewek białych elementów, a także rozpoznawanie i łączenie podzielonych gradientów i obrazów rastrowych.

7 Kontrola online WebClient Moduł WebClient to rewolucyjne, portalowe rozwiązanie będące odpowiedzią na rosnące wymagania rynkowe dotyczące skrócenia czasu realizacji zlecenia. Potwierdzone w systemie PuzzleFlow Manager zamówienie zostaje przesłane poprzez moduł WebClient do modułu workflow PuzzleFlow i staje się dostępne poprzez witrynę internetową. Klient może przesłać zdalnie pliki, sprawdzić je przy pomocy modułu profesjonalnego preflightu, a drukarnia ma zagwarantowane, że pliki są dobrej jakości i spełniają wybrane parametry technologiczne. Moduł WebClient daje również klientom drukarni kontrolę nad stanami magazynowymi swoich produktów w magazynie drukarni. Dzięki temu, w zależności od zapotrzebowania, mogą odpowiednio wcześnie zareagować wywołując kolejną dostawę produktu lub jeśli zapasy są niewystarczające złożyć zamówienie za pomocą portalu.

8 Produkcja Praca w oparciu o cenniki i normatywy Powszechnie wiadomo jak skomplikowane i niestandardowe bywają zamówienia poligraficzne. Puzzle- Flow Manager nie narzuca żadnych ograniczeń w tym zakresie podczas opracowywania zlecenia i kalkulowania ceny. Każdą dodatkową operację można zdefiniować w słowniku usług. Istnieje możliwość zdefiniowania wielu cenników z parametryzowanymi kosztami za wykonanie usługi, zastosowane surowce oraz półprodukty. Pracownicy wykonujący zlecenie otrzymują jednoznaczne informacje o sposobie wykonania poszczególnych etapów realizacji zlecenia. Opracowanie technologiczne Opracowanie technologiczne. Pracownicy wykonujący zlecenie otrzymują jednoznaczne informacje o sposobie wykonania poszczególnych etapów realizacji zlecenia. Szczegółowe wydruki kart technologicznych: począwszy od tej dla przygotowalni, zawierającej parametry skanowania i naświetlania, przez kartę dla drukowania - z danymi o ilości potrzebnych arkuszy, kolorystyce, uszlachetnieniach, aż po kartę dla introligatorni - z opisem konstrukcji i sposobu wykonania oprawy. spełniają wymagania nowoczesnych firm poligraficznych.

9 Kontrola stanu magazynu Prawidłowy stan gospodarki magazynowej decyduje o ciągłości pracy drukarni, a więc jest newralgicznym składnikiem zarządzania drukarnią. Z drugiej strony źle prowadzona gospodarka magazynowa może prowadzić do niekontrolowanego wzrostu zapasów i negatywnie oddziaływać na płynność finansową całego przedsiębiorstwa. PuzzleFlow Manager oferuje możliwość ciągłej kontroli stanu magazynu dla każdego asortymentu magazynowego. Rezerwowanie materiału PuzzleFlow Manager - będąc systemem w pełni zintegrowanym - wymienia dane pomiędzy modułami. W tym przypadku PuzzleFlow Manager umożliwia rezerwowanie materiału z myślą o konkretnym zamówieniu, co umożliwia utrzymanie optymalnego stanu magazynu oraz łatwe prognozowanie zapotrzebowania na materiały w przyszłości. Harmonogramowanie Zaawansowany moduł automatycznego planowania to możliwość efektywnego wykorzystania potencjału parku maszynowego i zwiększenia wydajności pracy. Posiadanie nowoczesnych i kompleksowych rozwiązań planistycznych to niezbędny klucz do sprostania oczekiwaniom Klientów i dotrzymania kroku konkurencji. Ewidencja kosztów Kontrola procesów produkcyjnych ułatwia utrzymanie wysokiej jakości na niezmiennym poziomie, co decyduje o sukcesie rynkowym. System PuzzleFlow Manager umożliwia definiowanie cech procesów poddawanych kontroli oraz ich wartości. Raporty o stwierdzonych wadach stanowią podstawę do działań korygujących oraz zapobiegawczych. Ostra konkurencja na rynku wymusza stosowanie niskich marż. Tylko przy przemyślanej polityce cenowej przedsiębiorstwo jest w stanie zadowolić klientów i mieć środki na rozwój. Bez znajomości faktycznie ponoszonych kosztów przy realizacji zamówień jest to niemożliwe. PuzzleFlow Manager umożliwia automatyczne sporządzanie kalkulacji poprodukcyjnych z każdego zlecenia, które dają wgląd w strukturę kosztów i mogą stanowić podstawę do zmiany polityki cenowej. Analiza wielowymiarowa Ciągła analiza kosztów i zysków to w dzisiejszych warunkach rynkowych obowiązek każdego menadżera. Coraz częściej jest mu potrzebne narzędzie umożliwiające przeprowadzenie analiz w szerokim zakresie danych, w różnych przekrojach, ze swobodnym doborem zakresów i parametrów. System PuzzleFlow Manager umożliwia definiowanie cech procesów poddawanych kontroli oraz ich wartości. Raporty o stwierdzonych wadach stanowią podstawę do działań korygujących oraz zapobiegawczych.

10 Business Intelligence Business Intelligence systemu PuzzleFlow Manager umożliwia proces przekształcania danych w informacje, a informacji w wiedzę, w odróżnieniu od systemów rachunkowości zarządczej posługuje się pojęciami biznesowymi. Autorska koncepcja modułu BI zawarła w nim wiedzę z wielu wdrożeń niezbędną do prawidłowej interpretacji danych z systemu. System zawiera narzędzia do przygotowywania raportów, automatycznej ich generacji za dowolny okres, rozsyłania do przypisanych osób. Unikalną cechą są zdefiniowane pojęcia zgodne z biznesem poligraficznym przygotowana, szeroka lista obejmuje ponad 120 pojęć gotowych do analizy. Pozwala na samodzielne budowanie raportów i dogłębne analizowanie danych poprzez schodzenie od ogółu do szczegółu. Podstawowe obszary objęte przez Business Intelligence: Wyznaczanie aktualnych kosztów działań: > Koszty normatywne działań wprowadzane do cennika (całkowity koszt godziny pracy urządzenia) > Koszty najbliższe rzeczywistym do rozliczenia zleceń Sprawdzanie hipotez w celu podejmowania optymalnych decyzji: Wyszukiwanie i określanie czynników korzystnych i niekorzystnych: > Opłacalność zleceń wg ich typów, nakładów > Analiza rentowności kontrahentów > Realne przychody wg typów usług > Efektywność wykorzystania zasobów: pracy ludzi, wykorzystania parku maszynowego Określanie rzeczywistych parametrów wydajnościowych

11 Zalety rozwiązania: Korzyści z wdrożenia: W odróżnieniu od innych narzędzi stosowanych w drukarniach i przygotowalniach, wszystkie moduły przygotowania prac do druku dostępne w PuzzleFlow Manager, oparte na rodzimej sprawdzonej technologii PuzzleFlow, tworzonej w Polsce od lat 90-tych są technologicznie spójne z pozostałymi modułami systemu zarządzania. W PuzzleFlow Manager dojrzałe rozwiązania technologiczne zostały wyposażone w nowoczesne, ergonomiczne interfejsy, dzięki czemu realizacja zamówień, tak od strony klienta jak i od strony drukarni, odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej - narzędzia przyjaznego wszystkim użytkownikom. Rozbudowane analizy BI pozwalają na pełna kontrolę nad procesami i stanowią dla kadry zarządzającej doskonałe narzędzie do codziennej pracy. Pierwsze wdrożenie systemu funkcjonuje od kilku miesięcy w jednej z największych polskich drukarni dziełowych jaką jest warszawska drukarnia Perfekt. System wspiera tam w codziennych obowiązkach wszystkich pracowników drukarni. Przyśpieszenie i uproszczenie komunikacji z klientem Ułatwienie w przesyłaniu plików graficznych Przesyłanie i korekcja plików w trybie 24/7 Zagwarantowanie poprawnej jakości (standaryzacja) plików jeszcze przed przesłaniem do drukarni Odciążenie pracowników w dziale prepress Szybka i wygodna akceptacja przez klienta gotowych plików on line Skrócenie czasu od zapytania do wykonania Eliminacja możliwości popełnienia błędów przez pracowników drukarni Obniżenie kosztów własnych drukarni Wzrost produktywności i rentowności zleceń Wzrost atrakcyjności drukarni jako partnera biznesowego w oczach klienta.

12 INFOSYSTEMS S.A. Ul. Okrzei 1A Warszawa Telefon: Faks: INFOSYSTEMS S.A. Wszelkie prawa zastrzeżone. INFOSYSTEMS oraz PuzzleFlow Manager TM są znakami towarowymi, objętymi ochroną prawną. Inne nazwy produktów i firm wymienione w niniejszym dokumencie mogą być znakami towarowymi lub nazwami handlowymi innych właścicieli