Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych

Transkrypt

1 MRR/H/17(2)/02/10 Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej (ZATWIERDZAM) -/- ElŜbieta Bieńkowska Minister Rozwoju Regionalnego Warszawa, 9 lutego 2010 r. 1

2 Spis treści Spis treści... 2 Rozdział 1 - Podstawa prawna... 3 Rozdział 2 - Zakres Wytycznych... 3 Rozdział 3 Wykaz skrótów i pojęć... 3 Rozdział 4 - Wykorzystanie systemów informatycznych w instytucjach zaangaŝowanych w proces zarządzania i kontroli... 6 Rozdział 5 - Krajowy System Informatyczny (SIMIK 07-13)... 6 Rozdział 6 - Jednolita numeracja... 8 Rozdział 7 - ZałoŜenia w zakresie pomiaru postępu rzeczowego w Krajowym Systemie Informatycznym (SIMIK 07-13)... 8 Rozdział 8 - Przekazywanie danych z Lokalnych Systemów Informatycznych do Krajowego Sytemu Informatycznego (SIMIK 07-13) Rozdział 9 - Załączniki

3 Rozdział 1 - Podstawa prawna Niniejsze wytyczne zostały wydane na podstawie art. 35 ust. 3 pkt 8 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r., Nr 84, poz. 712, z późn. zm.). Rozdział 2 - Zakres Wytycznych Niniejsze wytyczne precyzują warunki wykorzystania systemów informatycznych o których mowa w art. 58 lit. d) oraz art. 60 lit. c) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z , str. 25). Zgodnie w ww. przepisami ustanowione przez państwa członkowskie systemy zarządzania i kontroli programów operacyjnych powinny posiadać wiarygodne, skomputeryzowane systemy rachunkowości i księgowości, monitorowania i sprawozdawczości finansowej, mające na celu zapewnienie rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla kaŝdej operacji w ramach programu operacyjnego oraz zapewnienie gromadzenia danych na temat realizacji kaŝdej operacji niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny. Rozdział 3 Wykaz skrótów i pojęć 1) Skróty uŝywane w dokumencie: a) KSI (SIMIK 07-13) - Krajowy System Informatyczny (SIMIK 07-13); b) LSI - lokalny system informatyczny; c) EWT - Europejska Współpraca Terytorialna; d) EISP - Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa; e) IK NSRO - Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia ; 3

4 f) IZ instytucja zarządzająca; g) IP instytucja pośrednicząca; h) IP II instytucja pośrednicząca II stopnia; i) IC instytucja certyfikująca; j) IPOC instytucja pośrednicząca w certyfikacji; k) IA instytucja audytowa; l) IDPW - identyfikator poziomu wdraŝania; m) IDPR - identyfikator projektu; n) NIP Numer Identyfikacji Podatkowej; o) JST jednostka samorządu terytorialnego; p) AM I - administrator merytoryczny w instytucji; q) AM IZ - administrator merytoryczny w IZ; r) AM IK NSRO - administrator merytoryczny w IK NSRO. 2) NajwaŜniejsze pojęcia uŝywane w dokumencie: a) Beneficjent osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowane z budŝetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie umowy/decyzji/porozumienia o dofinansowaniu projektu; b) Krajowy System Informatyczny (SIMIK 07-13) Krajowy System Informatyczny Monitoringu i Kontroli funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie system scentralizowany, udostępniony dla potrzeb monitoringu i sprawozdawczości, gromadzący na poziomie kraju dane niezbędne dla systemów zarządzania i kontroli dla wszystkich programów operacyjnych; c) Lista wskaźników kluczowych lista najwaŝniejszych, z punktu widzenia monitorowania efektów wdraŝania funduszy UE, wskaźników produktu i rezultatu; d) Lokalny system informatyczny tzw. system rozproszony wykorzystywany wyłącznie w danej instytucji lub danym programie operacyjnym w celu wsparcia procesu wykorzystania funduszy UE i zapewniający skuteczny transfer danych do KSI (SIMIK 07-13). Przykładem LSI moŝe być generator wniosków o dofinansowanie projektu, w oparciu o który beneficjenci w ramach danego programu operacyjnego przygotowują i przekazują w formie 4

5 elektronicznej informacje o planowanych projektach. Innym przykładem mogą być bazy danych prowadzone przez poszczególne instytucje zaangaŝowane w proces zarządzania i kontroli, w ramach których gromadzone są informacje o projektach czy beneficjentach; e) System finansowo - księgowy system informatyczny spełniający wymogi Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), słuŝący prowadzeniu elektronicznych zapisów księgowych umoŝliwiających m.in. rejestrowanie dowodów księgowych, dokonanych płatności oraz rozrachunków; f) Instytucja podmiot zaangaŝowany w proces wdraŝania funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności lub organ, dla którego dostęp do danych zgromadzonych w KSI (SIMIK 07-13) jest niezbędny do realizacji celów statutowych; g) Kierownik jednostki organizacyjnej osoba upowaŝniona do reprezentowania instytucji; h) Administrator merytoryczny w instytucji (AM I) pracownik instytucji, odpowiedzialny za funkcjonowanie KSI (SIMIK 07-13) w instytucji, a takŝe za wprowadzanie danych do KSI (SIMIK 07-13); i) Administrator merytoryczny w IZ (AM IZ) pracownik instytucji zarządzającej programem operacyjnym, odpowiedzialny za funkcjonowanie KSI (SIMIK 07-13) w IZ, a takŝe za wprowadzanie danych do KSI (SIMIK 07-13); j) Administrator merytoryczny w IK NSRO (AM IK NSRO) pracownik IK NSRO odpowiedzialny m. in. za nadawanie uprawnień uŝytkownikom KSI (SIMIK 07-13); k) UŜytkownik - osoba wyznaczona przez instytucję do pracy z KSI (SIMIK 07-13) i uprawniona do korzystania z KSI (SIMIK 07-13), takŝe AM IK NSRO, AM IZ, AM I. 5

6 Rozdział 4 - Wykorzystanie systemów informatycznych w instytucjach zaangaŝowanych w proces zarządzania i kontroli 1) Dla celów zarządzania i sprawozdawczości w IZ, IP, IPII, IC oraz IPOC obligatoryjnie wykorzystywane są podstawowe systemy informatyczne tj.: a) KSI (SIMIK 07-13); b) system finansowo-księgowy. 2) Opcjonalnie w danej IZ, IP, IPII, IC oraz IPOC moŝe być wykorzystywany równieŝ LSI. Rozdział 5 - Krajowy System Informatyczny (SIMIK 07-13) 1) KSI (SIMIK 07-13) jest systemem rejestracyjnym, tzn. gromadzi dane, wprowadzane do centralnej bazy danych; dane są wprowadzane do systemu niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń (np. po stwierdzeniu, Ŝe złoŝony wniosek o dofinansowanie projektu spełnia wymogi formalne), jednak nie później niŝ w ciągu 5 dni roboczych od wystąpienia zdarzenia. 2) IZ, IP, IPII, IC oraz IPOC zapewniają, Ŝe dane wprowadzane do KSI (SIMIK 07-13) są zgodne z dokumentami źródłowymi. KaŜda z instytucji odpowiada za jakość danych wprowadzonych zgodnie z jej właściwością. 3) KSI (SIMIK 07-13) umoŝliwia w szczególności gromadzenie danych w następującym zakresie: a) obsługi cyklu Ŝycia projektu, w tym: ewidencjonowania wniosków o dofinansowanie projektu, ewidencjonowania duŝych projektów w zakresie określonym w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu 6

7 Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 371 z , str. 1), zwanym dalej rozporządzeniem implementacyjnym, ewidencjonowania umów / decyzji / porozumień o dofinansowaniu projektu, ewidencjonowania wniosków o płatność, ewidencjonowania danych dotyczących kontroli poszczególnych projektów; b) ewidencji danych dotyczących programów operacyjnych; c) prowadzenia rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania, kwot odzyskanych i kwot wycofanych (rejestru obciąŝeń na projekcie). 4) Ponadto KSI (SIMIK 07-13) umoŝliwia tworzenie określonych raportów, w szczególności: a) zestawień wydatków z poziomu IPII oraz zestawień wydatków i wniosków o płatność przygotowywanych na wyŝszych poziomach, b) prognoz wydatków. 5) Minimalny zakres danych koniecznych do wprowadzenia do KSI (SIMIK 07-13) został określony: a) w załączniku nr 4 do niniejszych wytycznych - w zakresie wniosku o dofinansowanie projektu; b) w załączniku nr 5 do niniejszych wytycznych - w zakresie umowy / decyzji / porozumienia o dofinansowaniu projektu; c) w załączniku nr I do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości - w zakresie wniosku beneficjenta o płatność. 6) W celu ułatwienia korzystania przez uŝytkowników z KSI (SIMIK 07-13) została przygotowana instrukcja uŝytkownika, która jest dostępna z linku na stronie internetowej administrowanej przez MRR ( Instrukcja uŝytkownika jest modyfikowana kaŝdorazowo w przypadku wystąpienia zmian w modułach KSI (SIMIK 07-13) do których się odnosi. 7) KSI (SIMIK 07-13) jest w pełni kompatybilny z najbardziej rozpowszechnionymi przeglądarkami internetowymi, tzn. Internet Explorer 5,5+ i Mozilla Firefox 2+. 8) Za wykonywanie zadań związanych z nadawaniem uprawnień uŝytkownikom do danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13) odpowiada IK NSRO. Zgłaszanie uŝytkowników z instytucji zaangaŝowanych w proces wdraŝania i zarządzania funduszy UE wraz z odpowiednimi uprawnieniami, a takŝe zmiana i wygaśnięcie 7

8 uprawnień odbywa się zgodnie z procedurą stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszych wytycznych. Rozdział 6 - Jednolita numeracja 1) Dla potrzeb gromadzenia danych w KSI (SIMIK 07-13), a takŝe w celu zapewnienia integralności danych zawartych w bazach danych KSI (SIMIK 07-13) oraz LSI wprowadza się jednolitą identyfikację dokumentów. Szczegółowy opis tworzenia jednolitego identyfikatora dokumentów został zawarty w załączniku nr 2 do niniejszych wytycznych. 2) Wprowadza się NIP jako numer identyfikacyjny beneficjenta w rozumieniu załącznika III (Pole 14.) rozporządzenia implementacyjnego. W sytuacji, gdy beneficjentem jest JST, numerem identyfikacyjnym beneficjenta jest numer NIP gminy, powiatu, samorządu wojewódzkiego. W przypadku braku numeru NIP gminy, powiatu samorządu wojewódzkiego, numerem identyfikacyjnym jest numer NIP urzędu gminy, starostwa powiatowego, urzędu marszałkowskiego. Rozdział 7 - ZałoŜenia w zakresie pomiaru postępu rzeczowego w Krajowym Systemie Informatycznym (SIMIK 07-13) 1) Do KSI (SIMIK 07-13) została wprowadzona ograniczona lista wskaźników kluczowych, pozwalających m.in. na monitorowanie najwaŝniejszych efektów wdraŝania funduszy UE, (mierzonych za pomocą tzw. core indicators). Wskaźniki te są powiązane z kodami klasyfikacji funduszy na lata wg kryterium priorytetowych obszarów tematycznych (zgodnie z załącznikiem II rozporządzenia implementacyjnego) oraz z wydzielonymi na potrzeby krajowe typami projektów, realizowanymi w ramach danego kodu klasyfikacji. Dotyczy to wyłącznie projektów realizowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności. Sposób monitorowania postępu rzeczowego projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego określa IZ Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki. Sposób monitorowania postępu rzeczowego projektów współfinansowanych w ramach Programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej określa IZ Programami EWT. 8

9 2) KaŜda instytucja udzielająca wsparcia jest zobowiązana do umieszczenia w umowie / decyzji / porozumieniu o dofinansowaniu zapisu obligującego beneficjenta do pomiaru wartości tych wskaźników z listy zaimplementowanej do KSI (SIMIK 07-13), których monitorowanie nie zostało zapewnione poprzez wskaźniki wymienione w dokumentach programowych (programie i jego uszczegółowieniu). Lista wskaźników kluczowych, zawartych w KSI (SIMIK 07-13), stanowi załącznik nr 3 do niniejszych wytycznych. Przy wyborze odpowiednich wskaźników kluczowych beneficjent powinien kierować się typem projektu, w zakresie którego będzie realizowany dany projekt, z którym nierozerwalnie powiązane są wskaźniki produktu i rezultatu (moŝliwe jest wybranie wskaźnika, który wraz z typem projektu, występuje w ramach innej kategorii interwencji niŝ wskazana w realizowanej operacji). Nie wybranie w ramach realizowanej operacji wskaźnika z listy wskaźników kluczowych jest moŝliwe wyłącznie, jeśli: a) ze względu na specyficzny charakter danego projektu, nie ma moŝliwości wyboru Ŝadnego wskaźnika z listy wskaźników kluczowych; b) w ramach programu zmapowano wszystkie właściwe dla operacji (przypisane do odpowiedniego typu projektu) wskaźniki kluczowe z odpowiednimi wskaźnikami wymienionymi w dokumentach programowych (programie i jego uszczegółowieniu). W tej sytuacji instytucja odpowiedzialna za wprowadzanie danych do KSI (SIMIK 07-13) zobowiązana jest zapewnić zasilanie systemu odpowiednimi informacjami o postępie rzeczowym poszczególnych operacji na podstawie danych dotyczących wskaźników programowych. Jeśli są na liście KSI (SIMIK 07-13) odpowiednie dla operacji wskaźniki nie monitorowane w ramach programu, konieczne jest ich dodanie do zakresu monitorowanego w ramach danej operacji; c) projekt realizowany jest w ramach programów EWT. Przez zmapowanie wskaźnika kluczowego ze wskaźnikiem zawartym w dokumentach programowych rozumie się potwierdzenie ich wzajemnej identyczności pod względem merytorycznym (tj. potwierdzenie, Ŝe oba mapowane wskaźniki, występujące pod tymi samymi bądź róŝnymi nazwami, słuŝą do pomiaru toŝsamych elementów postępu rzeczowego w ten sam sposób, w tym samym czasie oraz jednostce). 9

10 3) Beneficjent składa deklarację odnośnie stworzonych nowych miejsc pracy, niezaleŝnie od typu danego projektu. W ramach poszczególnych programów instytucje zarządzające mogą jednak zwolnić z ww. obowiązku beneficjentów z góry określonych działań, w ramach których z zasady nie są tworzone miejsca pracy. W przypadku przyjęcia takiego rozwiązania, instytucja odpowiedzialna za wprowadzanie danych o wskaźnikach z umowy / decyzji / porozumienia o dofinansowaniu i wniosków o płatność do KSI (SIMIK 07-13) nie wprowadza danych dotyczących wskaźników horyzontalnych słuŝących do pomiaru liczby utworzonych miejsc pracy do systemu (odpowiednie zapisy powinny zostać umieszczone w instrukcjach wykonawczych IZ/IP/IPII, w częściach dotyczących monitorowania i sprawozdawczości). W pozostałych działaniach, gdzie moŝliwe jest tworzenie miejsc pracy, poszczególne instytucje zobowiązują beneficjenta do zadeklarowania wartości docelowych dla wskaźników produktu i rezultatu mierzących liczbę powstałych miejsc pracy, a następnie odpowiedniego monitorowania i sprawozdawania realizacji rzeczowej w tym aspekcie. Wartości docelowe (przewidziane do osiągnięcia) naleŝy określić w umowie / decyzji / porozumieniu o dofinansowaniu, natomiast wartości rzeczywiście osiągnięte w kolejnych wnioskach o płatność. JeŜeli beneficjent takiego działania nie przewiduje powstania nowych miejsc pracy podczas realizacji projektu (dla wskaźnika produktu) lub teŝ do 12 miesięcy po jej zakończeniu (dla wskaźnika rezultatu), w KSI (SIMIK 07-13) zostaje wpisana wartość wskaźników produktu i rezultatu 0. 4) Beneficjent moŝe dodatkowo dokonywać pomiaru efektów rzeczowych realizacji projektu poprzez wskaźniki inne niŝ kluczowe. W takim przypadku Instytucja Zarządzająca zobowiązana jest do monitorowania postępu rzeczowego mierzonego przy pomocy takich wskaźników, jednakŝe uzyskane dane monitoringowe nie będą mogły być wprowadzane do KSI (SIMIK 07-13). Do KSI (SIMIK 07-13) będą wprowadzone wyłącznie wskaźniki z listy wskaźników kluczowych zamieszczonej w załączniku nr 3 do niniejszych wytycznych. 10

11 Rozdział 8 - Przekazywanie danych z lokalnych systemów informatycznych do Krajowego Sytemu Informatycznego (SIMIK 07-13) Komunikacja odbywa się z wykorzystaniem plików w formacie XML. Szczegółowe warunki przekazywania danych z LSI do KSI (SIMIK 07-13) są opisane w odrębnym dokumencie przygotowanym przez Ministerstwo Finansów, tj. Specyfikacji protokołu integracji LSI i KSI (SIMIK 07-13). Dane powinny być przekazywane zgodnie z częstotliwością wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13), tj. po wystąpieniu określonych zdarzeń, jednak nie rzadziej niŝ raz na tydzień. Rozdział 9 - Załączniki 1) Załącznik 1 Procedura zgłaszania uŝytkownika do Krajowego Systemu Informatycznego (SIMIK 07-13) (nadawanie, zmiana, wygaśniecie uprawnień) oraz zakres obowiązków administratorów merytorycznych 2) Załącznik 2 Opis tworzenia Jednolitego Identyfikatora Dokumentów w Krajowym Systemie Informatycznym (SIMIK 07-13) oraz w lokalnych systemach informatycznych 3) Załącznik 3 Lista wskaźników kluczowych przechowywanych w Krajowym Systemie Informatycznym (SIMIK 07-13) 4) Załącznik 4 - Minimalny zakres danych koniecznych do wprowadzenia do KSI (SIMIK 07-13) w zakresie wniosku o dofinansowanie projektu 5) Załącznik 5 - Minimalny zakres danych koniecznych do wprowadzenia do KSI (SIMIK 07-13) w zakresie umowy / decyzji / porozumienia o dofinansowaniu projektu 11