Plan rozwoju Hufca ZHP Kraków Podgórze

Transkrypt

1 Plan rozwoju Hufca ZHP Kraków Podgórze im. Podgórskich Szarych Szeregów na lata

2 MISJA HUFCA ZHP KRAKÓW PODGÓRZE Chcemy przygotowując, wspierając i oceniając drużynowych, pomagać w wychowywaniu dzieci i młodzieży w duchu wartości harcerskich. DOBRY PROGRAM DRUŻYNY ANALIZA AKTUALNEJ SYTUACJI HUFCA Mocne strony W hufcu działa zespół programowy złożony z zastępcy komendanta hufca ds. programu oraz namiestników W Hufcu działają Namiestnictwa w każdym pionie metodycznym, które organizują swą pracę w ramach zespołów namiestniczych przewodzonych przez namiestnika Zespoły Namiestnicze organizują cykliczne spotkania dla kadry jednostek Hufca w danym pionie W hufcu działa Zespół Kadry Kształcącej, który współpracuje z namiestnictwami i komendą hufca Namiestnictwa są w trakcie tworzenia swojej obrzędowości, najbardziej zaawansowane są prace w pionach harcerskim i zuchowym Stałe imprezy Hufca cieszą się dużym zainteresowaniem wśród drużynowych (Jesienny Złaz Hufca, Wiosenny Przegląd Hufca) Hufcowa KSI dysponuje raportami z odbytych zadań (a więc także organizacji imprez hufcowych), sprawozdania te pomagają kolejnym komendantom złazów i przeglądów w ich organizacji W ciągu roku organizowane jest kilka imprez programowych w pionie harcerskim i wędrowniczym - często cieszących się dużą liczebnością Imprezy programowe na poziomie hufca są nadzorowane przez namiestnictwa pod względem atrakcyjności programu Zespoły Namiestnicze odpowiadają za pracę jednostek swojego pionu, w tym celu opiniują plany pracy oraz monitorują pracę podlegającym im jednostek poprzez system współzawodnictwa oraz wizytacje zbiórek Zespoły Namiestnicze mogą liczyć na wsparcie ze strony Referatów Chorągwianych Istnieje hufcowy wzór planu pracy jednostki, według którego drużynowi planują pracę Harmonogram imprez hufcowych powstaje z dużym wyprzedzeniem przed planami pracy jednostek Hufca, co ułatwia planowanie pracy w drużynach Stale wzrasta liczba i liczebność jednostek Hufca, co roku zamykane są z wynikiem pozytywnym okresy próbne jednostek, największy wzrost liczby jednostek odnotowuje się w pionach zuchowym i harcerskim Prowadzone przygotowania i podsumowania imprez Hufca odbywają się wraz z Namiestnikami i Komendantami Szczepów, co wpływa na poprawę jakości programu hufcowego Różne formy kształcenia i programu dofinansowywanie są przez Komendę Hufca Hufiec upowszechniania przydatne programy oraz materiały drużynowym drogą mailową, poprzez facebook oraz dystrybucję wydawnictw Bogaty zbiór pozycji metodycznych i programowych dla drużynowych znajduje się w hufcowej biblioteczce Hufiec propaguje i upowszechnia wśród drużynowych propozycje programowe Hufca, Chorągwi oraz GK (np. Złaz hufca oparty o propozycję programową) Hufiec propaguje i upowszechnia wśród kadry Hufca formy kształcenia organizowane przez Hufiec, Chorągiew, GK. W Hufcu wzrasta liczba instruktorów z ukończonym kursem kadry kształcącej oraz Brązową Odznaką Kadry Kształcącej Hufcowy Referat Ratowniczy prowadzi kursy ratownicze, które cieszą się zainteresowaniem wśród harcerzy starszych i wędrowników Hufiec bierze udział w akcjach społecznych takich jak WOŚP, Szlachetna Paczka 2

3 Hufiec jest organizatorem imprezy charytatywnej Bieg Wielkich Serc, w której bierze udział około 800 biegaczy z Krakowa W hufcu działają projektowy zespół ds. wychowania duchowego, który opracowuje materiały metodyczne dla drużynowych Hufiec organizuje największą ilość HAL i HAZ w skali całej chorągwi, obozy organizowane są przez szczepy lub kilka szczepów, wiele środowisk jeździ na obozy puszczańskie Hufiec dysponuje stanicą wodną na Bagrach, z której coraz częściej korzystają drużyny, odbywają się tam także spotkania namiestnictw Drużynowi to głównie ludzie młodzi, w większości przygotowani do funkcji lub którzy uzupełniają swoje wyszkolenie w ciągu pierwszego roku pełnienia funkcji Drużyny działają w szczepach i związkach drużyn, w których zachowany jest ciąg wychowawczy, drużynowi w większości mogą liczyć na wsparcie zarówno szczepowych jak i namiestników W hufcu działa 7 drużyn Nieprzetartego Szlaku, z czego 4 w Szczepie Zielone Słońce. Praca tego szczepu jest prezentowana na kursach NS jako pokazowe zbiórki dla kursantów. Słabe strony W hufcu nie archiwizuje się dokumentacji imprez Hufca w formie elektronicznej (np. pendrive z materiałami dla kolejnych komendantów) Imprezy programowe hufca często organizowane są w ramach zadania na stopień instruktorski, co powoduje, że osoby, które je przygotowują nie mają doświadczenia i zdarza im się popełniać błędy podczas ich przygotowania Program imprez hufcowych jest tworzony na ostatnią chwilę, mimo iż jest zatwierdzany przez Namiestników, nie zawsze instruktor programowy ma czas na wprowadzenie ewentualnych poprawek Hufiec nie organizuje żadnych imprez skierowanych do kadry Hufca, tylko namiestnictwo harcerskie organizuje wyjazd dla drużynowych i przybocznych Większość drużynowych nie angażuje się w życie swojego Namiestnictwa, sporadycznie przychodzi na spotkania Namiestnicy pełnią więcej niż jedną funkcję, 3 z 4 Namiestników to Komendantki Szczepów, co sprawia, że nie mają na swą funkcję wystarczającej ilości czasu Brak następców na funkcję namiestnika - brak dostatecznej ilości doświadczonej kadry instruktorskiej działającej na poziomie hufca w sposób zaangażowany Dwa namiestnictwa organizują zbyt małą ilość samodzielnych imprez w pionach zuchowe i starszoharcerskie Namiestnicy zbyt często zmieniają się na funkcji, brak stałej osoby na funkcji namiestnika powoduje dezorientację wśród drużynowych i zmniejsza szansę na wytworzenie dobrych kontaktów na linii drużynowy-namiestnik Większość drużynowych nie wykazuje chęci do udziału w hufcowym współzawodnictwie Hufcowy Zespół Programowy spotyka się zbyt rzadko, pełnie wielu funkcji przez osoby wchodzące w jego skład uniemożliwia efektywne działanie zespołu Namiestnicy nie są przeszkolenie stricte do roli, którą pełnią, choć ukończyli inne liczne kursu takie jak kurs kadry kształcącej, kurs komendantów szczepów, warsztaty programowe. Nie wszystkie drużyny stosują w pełni instrumenty metodyczne właściwe dla ich pionu; bardzo niska liczba zadań zespołowych, projektów, niektóre drużyny realizują sprawności jedynie na obozach Istnieją drużyny, w których nie ma pracy zastępami /szóstkami Istnieją drużyny z niską liczebnością (poniżej 16 osób) lub wręcz borykające się z brakiem członków (na granicy 12 osób) Materiały z kursów organizowanych w Hufcu nie są udostępniane, nie stanowią wsparcia metodycznego dla kadry Hufca Słaba praca ze specjalnościami - Referat Ratowniczy ogranicza swą działalność do przeprowadzenia kursu, Retmanat tworzy właściwie jedna osoba. Małe zainteresowanie działalnością Retmanatu Brak wspólnej wizji programowej wszystkich zespołów hufca, zaplanowany program jest często zmieniany w ciągu roku z powodu zmian w zespołach i zmian koncepcji ich działania (nowe terminy kursów, warsztatów, inicjatywy programowe wymyślane na ostatnią chwilę) Brakuje dobrej promocji wypracowanych materiałów przeznaczonych dla drużynowych (bank pomysłów jest, ale cieszy się małą popularnością) 3

4 Hufiec nie posiada lokalu z wolnym dostępem w weekendy, dlatego imprezy programowe adresowane do drużynowych mają ograniczone możliwości odbywania się w weekendy Praca namiestnictwa w pionie starszoharcerskim jest na bardzo niskim poziomie, brak regularności pracy i zaangażowanej kadry sprawia, że drużynowi HS pozostają bez wsparcia Słabo wyszkolona kadra programowa w drużynach pracująca w pionach HS i W, stosowane przez nich formy pracy zbyt często zapożyczone są z metodyki harcerskiej i nie są dostosowane do wieku i możliwości członków drużyny Drużyny wędrownicze nie podejmują wyczynu, nie realizują znaków służb Zaangażowanie w szczepach wędrowników, jako kadra drużyn ogranicza ich czas, jaki mogą poświęcić na program oraz kontakty międzyśrodowiskowe, obniża to także, jakość pracy zarówno w drużynie wędrowniczej jak i w pionach gdzie działają jako kadra Szanse Poprawa współpracy z lokalnym środowiskiem (m.in. Domem Kultury Podgórze) Poprawa współpracy z Urzędem Miasta Krakowa oraz dzielnicami, na terenie których działa Hufiec Rozbudowa osiedli, w których działają jednostki Hufca, co potencjalnie może im pozwolić na pozyskanie nowych członków Nowa instrukcja drużyny, która ma ułatwić pracę drużynowego i usystematyzować dokumentację drużyny zgodnie z opcją zero Unormowanie działalności drużyn Nieprzetartego Szlaku w nowej instrukcji drużyny polepsza środowisko działania tych drużyn (ich zdefiniowanie, zmniejszenie ich wymaganej liczebności i inne). Współpraca z Klubem Dystans w ramach organizacji Biegu Wielkich Serc stwarza możliwości do włączania się w organizację wielu imprez sportowych organizowanych w Krakowie Przebudowa referatów chorągwianych daje szanse na ich dobrą pracę i wsparcie pracy namiestnictw w hufcu Warsztaty metodyczne organizowane w chorągwi są dobrze oceniane przez ich uczestników, dają szansę na wymianę doświadczeń, dobrze przeprowadzone warsztaty w chorągwi mogą odciążyć pracę namiestnictw Istnieje Centralny Bank Pomysłów ZHP, w którym można znaleźć pomysły na program drużyny i gotowe konspekty Zagrożenia Stale zmniejszająca się ilość uczniów szkół, przy których działają jednostki Hufca Promowanie przez dyrekcję szkół, przy których działają jednostki Hufca różnych oferty zajęć pozalekcyjnych W ZHP nie pracuje się z pionem HS, brak pomysłu na tę metodykę, brak konkretnego wsparcia programowego i metodycznego Skrócenie wieku wędrowniczego mniejsza grupę, z jaką tworzy się i realizuje program w tym pionie Duża popularność Jesiennego Złazu Hufca (300 osób) powoduje, że wspólna impreza hufca połączona z noclegiem przestaje być logistycznie możliwa do przeprowadzenia (problem stanowi baza noclegowa dla tak dużej liczby osób oraz zasoby kadrowe). Przeprowadzona reforma oświaty spowodowała, że członkowie drużyn we wszystkich pionach są (lub będą) młodsi o rok niż dotychczas. Metodyka (zwłaszcza zuchowa) nie jest dostosowana do takich zmian. WIZJA HUFCA ZHP KRAKÓW PODGÓRZE W ROKU 2019 Jest jesień 2019 roku. W hufcu działają prężnie 4 namiestnictwa. Program w hufcu realizowany jest na poziomie namiestnictw. Drużynowi chętnie angażują się w działania swojego namiestnictwa, czują się w nim dobrze, wiedzą, że namiestnik jest dla niego wsparciem i zawsze służy radą. Drużynowi w pionie dobrze się znają i chętnie spędzają razem czas. Namiestnictwa nie są tylko narzędziem kontroli drużynowych, ale przede wszystkim wsparciem w ich pracy w drużynach. Namiestnicy są wzorem dla drużynowych w ich postawie i codziennej pracy. Namiestnik pełni swą funkcję dłużej niż 1, 5 roku, ma wystarczającą ilość czasu na pełnienie swojej funkcji. Zespoły namiestnicze to ludzie posiadający specjalistyczną wiedzę metodyczną. Bogate formy stosowane w namiestnictwie inspirują kadrę drużyn do ich stosowania w swoich drużynach. Wyjazdy 4

5 instruktorskie organizowane przez namiestnictwa są popularne, bo nie tylko integrują kadrę, ale także pełnią funkcję warsztatową. W hufcu jest silnie rozbudowana baza programowa. Hufiec prowadzi dokumentację imprez programowych, wyciąga wnioski z każdej przeprowadzonej imprezy. Zespoły programowe, referaty i zespół kadry kształcącej współpracują ze sobą i wspólnie tworzą program hufca, który odpowiada na potrzeby jednostek. Zespół kadry kształcącej prężnie działa w hufcu. Przygotowując swoją ofertę kształceniową analizuje potrzeby hufca i jego kadry. Terminarz szkoleniowy jest przygotowywany w porozumieniu z zespołem programowym, a namiestnicy są angażowani w proces kształcenia ich drużynowych. Kadra hufca chętnie szkoli się na różnorodnych formach kształcenia zarówno w hufcu, jak i w chorągwi. Licznie uczestniczy w warsztatach programowych chorągwi oraz zlotach kadry ZHP. Wszystkie drużyny w hufcu działają wzorowo. Ich liczebność wynosi minimum 16 osób. W każdej drużynie działają zastępy lub szóstki, drużyny stosują instrumenty metodyczne właściwe dla swojego pionu w codziennej pracy drużyny. Formy pracy stosowane w drużynie wspomagają rozwój i wychowanie jej członków. Hufiec jest widoczny na arenie chorągwi, jego instruktorzy są wzorem do naśladowania, chętnie angażują się w prace na poziomie hufca i chorągwi, rozwijają się i pracują nad sobą. Kadra hufca jest przeszkolona do swojej funkcji. Hufiec chętnie korzysta z propozycji programowych ZHP, realizuje także swoje własne propozycje i opracowuje wydawnictwa i poradniki dla drużynowych i kadry szczepów. Komisja rewizyjna jest wsparciem dla obszaru programu. Poprzez wnikliwą ocenę pracy hufca jest w stanie wskazać zespołowi programowemu obszary niedoskonałe, wspomaga komendę hufca w kontroli jakości pracy drużyn. CELE STRATEGICZNE Zwiększenie roli zespołów namiestniczych podczas realizacji imprez hufcowych Zwiększenie form programowych organizowanych przez zespoły namiestnicze, do co najmniej dwóch w roku (jedna przeznaczona dla kadry, jedna dla drużyn) Rozbudowanie banku pomysłów oraz jego rozpropagowanie wśród drużynowych Wypracowanie metod współpracy pomiędzy zespołem programowym i ZKK Stworzenie systemu wychowywania następców na funkcje programowe w hufcu, w zespołach namiestniczych Skupienie pracy namiestnictw na jakości pracy drużyn, wsparciu metodycznemu ich pracy Wspieranie szczepów w organizacji kursów zastępowych i kreowaniu systemu zastępowych w drużynach Zwiększenie integracji w namiestniczych poprzez wspólne warsztaty/wyjazdy instruktorskie oraz odwiedziny w drużynach w celu wymiany doświadczeń Zintensyfikowanie spotkań zespołu programowego, nadanie im charakteru warsztatowego dla członków zespołów namiestniczych, nie tylko organizacyjnego Usprawnienie systemów współzawodnictwa w namiestnictwach, który będzie motywował drużynowych do coraz lepszej pracy z drużynami. PRZYJAZNA STRUKTURA ANALIZA AKTUALNEJ SYTUACJI HUFCA Mocne strony Precyzyjnie określone zakresy obowiązków członków komendy Hufca dostępne na stronie Precyzyjnie określony zakresy członków agend hufcowych w umowach wolontariackich Funkcjonujące namiestnictwa we wszystkich pionach W hufcu istnieją zespoły zadaniowe/ specjalistyczne w hufcu Funkcjonowanie e-biura usprawnienie kontaktu komendy z drużynowymi i instruktorami Dobrze działający Krąg Seniorów Hufca ZHP Kraków - Podgórze 5

6 Słabe strony Słabo działające zespoły hufcowe mała ilość osób zaangażowanych w pracę większości zespołów Brak młodych osób w większości zespołów, które przygotowywałyby się do funkcji (KSI, KSW) Część instruktorów będących w zespołach nie działa czynnie Brak zespołu ds. finansów w hufcu i osób odpowiedzialnych za pozyskiwanie środków w większości szczepów Brak pracy z kadrą na poziomie hufca przede wszystkim z komendami szczepów Brak zaangażowania w sprawy hufcowe członków Komisji Rewizyjnej Spory kompetencyjnie na poziomie agend hufcowych Brak procedur wykonywania określonych zadań na poziomie hufca Szanse Instruktorzy działający w hufcu posiadają różnorodne kwalifikacje zawodowe, które mogą być wykorzystane w działalności hufca Ponowne zaangażowanie się w pracę hufca doświadczonych instruktorów Istnienie KSW w większości środowisk, przez co hufcowe KSW ma mniej pracy i może pełnić funkcje kontrolno-doradczą Duża ilość instruktorów mogących potencjalnie włączyć się w pracę na poziomie hufca Zagrożenia Ryzyko odejścia z organizacji instruktorów, bez uprzedniego przygotowania do obowiązków następców W związku z rozbudowaną strukturą hufca proce decyzyjny przy organizacji imprez hufcowych wydłuża się Do pracy na poziomie hufca wykorzystywani są cały czas Ci sami instruktorzy, którzy są przeciążeni WIZJA HUFCA ZHP KRAKÓW PODGÓRZE W ROKU 2019 Jest jesień 2019, każdy funkcyjny Hufca posiada jasno określony zakres obowiązków, dzięki czemu wie dokładnie jakie czynności leżą w jego kompetencjach, a także, do kogo zwrócić się z konkretnym problemem. Standardowe zadania na poziomie hufca zamienione są na procedury, dzięki czemu udaje się większość spraw załatwić bardzo szybko i sprawnie, często za pośrednictwem e- biura. Nad większymi zadaniami hufiec pracuje projektowo, niezależnie jakiej dziedziny dotyczy zadanie powoływany jest zespół składający się z osób o odpowiednich kompetencjach. Dobór do zespołów hufcowych ułatwia regularnie prowadzony elektroniczny bank specjalistów, w których każdy instruktor określa swój zakres zainteresowań oraz umiejętności. W hufcu dobrze funkcjonują zespoły, w każdym zespole znajduje się przynajmniej jeden doświadczony instruktor i przynajmniej jeden instruktor z krótkim stażem. Dzięki takiemu rozwiązaniu stale przekazywane jest know-how, a instruktorzy przejmując kolejne funkcje i są do nich przygotowani. Odpowiednie zespoły czuwają nad kształceniem, programem, finansami hufca, promocją, administracją strony, pozyskiwaniem środków. W hufcu panuje odpowiednia atmosfera do pracy z kadrą, wszyscy instruktorzy są zaangażowani w pracę z kadrą. W hufcu działają silne szczepy i związki drużyn, które dbają o odpowiedni rozwój kadr drużyn i zapewniają wsparcie w ich działaniu. Praca z kadrą odbywa się na poszczególnych szczeblach organizacji, na poziomie hufca z kadrą pracuje członek komendy do spraw pracy z kadrą, na poziomie szczepów odpowiedzialny jest za to komendant lub osoba przez niego wyznaczona. Kompetentne zespoły namiestnicze czuwają nad programem drużyn i z ramienia hufca nadzorują ich pracę. Działalność Komisji Rewizyjnej jest widoczna w życiu hufca, nadzoruje i wspiera działalność wszystkich agend hufcowych. 6

7 CELE STRATEGICZNE Namiestnictwa metodyczne wspierają pracę programową drużyn Zespoły hufca mają określone zakresy obowiązków Szczepy wspierają pracę drużynowych Aktywizacja Stanicy Harcerskiej na Bagrach oraz Retmanatu Hufca PROSTA DOKUMENTACJA E-ZHP ANALIZA AKTUALNEJ SYTUACJI HUFCA Mocne strony strona internetowa ma charakter informacyjny ilość dokumentów prowadzona przez drużynowego utrzymuje się na stałym poziomie zgodnie z obowiązującymi wymaganiami w ZHP istnieje i funkcjonuje E-biuro (wnioski do rozkazów, wypożyczenie sprzętu, zgłoszenie biwaku) jest bardzo ważną drogą kontaktu między szczepowymi a komendą hufca wzory dokumentów są dostępne w hufcu i na stronie internetowej hufca korespondencja jest odbierana i prowadzona na bieżąco dokumentacja jest przekazywana terminowo do chorągwi w hufcu podpisywane są umowy wolontariackie z drużynowymi i funkcyjnymi Słabe strony brak świadomości znaczenia dokumentacji na poziomie drużyny i szczepu brak przepływu informacji organizacyjnych z hufca do drużyn za pośrednictwem szczepów brak zaangażowania instruktorów szczepów w tworzenie dokumentów hufca strona internetowa nie jest atrakcyjna pod względem wizualnym brak systematycznej pracy z systemem ESHD na poziomie drużyn w większości drużyn nie prowadzi się na bieżąco dokumentacji (rozkazy, zgody rodziców, rejestr członków, składki) występują poważne opóźnienia w spływaniu dokumentów do hufca (finanse, plany pracy, umowy wolontariackie, biwaki, dokumentacja HALiZ) część instruktorów nie zna dokumentów wewnętrznych ZHP i ich zastosowania nie wszystkie umowy najmu i porozumienia ze szkołami nie są podpisywane na bieżąco brak jasnych podziałów obowiązków w szczepach brak osób odpowiedzialnych za dokumentację brak kontroli dokumentacji na poziomie szczepu nie wszystkie szczepy stosują nową identyfikację wizualną ZHP dział do pobrania na stronie internetowej hufca jest nieaktualny Szanse Działania Zespołu Opcji 0 - uporządkowanie dokumentacji Office 365 jako nowe narzędzie obsługi dokumentów Zagrożenia instrukcje ogólnozwiązkowe publikowane są zbyt późno względem ich wejścia w życie drużynowi i funkcyjni nie są przeszkoleni z nowych instrukcji w przypadku ich wprowadzenia brak funkcjonalności karty członkowskiej brak funkcjonalności ESHD na kursach nie wykorzystuje się hufcowych wzorów dokumentów brak zakładki dla rodzica na stronie internetowej hufca 7

8 WIZJA HUFCA ZHP KRAKÓW PODGÓRZE W ROKU 2019 Jest jesień 2019 roku, dokumentacja na poziomie hufca prowadzona jest prawidłowo i na bieżąco. Dokumenty wypracowywane przez komendę hufca są konsultowane z Radą Hufca oraz publikowane na stronie internetowej hufca. Niezbędne dokumenty spływają do hufca terminowo. Komendanci szczepów oraz związków drużyn nadzorują prowadzenie dokumentacji w swoich jednostkach. Wszystkie drużyny i jednostki hufca rzetelnie i na bieżąco prowadzą dokumentację. Komendanci szczepów oraz związków drużyn otrzymują niezbędne wsparcie w zakresie kontroli dokumentacji jednostek od agendy wyznaczonej przez komendę hufca Drużynowi działający w hufcu mają świadomości znaczenia dokumentów obowiązujących w drużynie i stosują je w codziennej pracy. Sprawnie funkcjonuje e-biuro, dzięki któremu drużynowy może załatwić maksymalnie dużo spraw za pośrednictwem Internetu. Na stronie internetowej hufca funkcjonuje zakładka przeznaczona dla drużynowych, w której znajdują się wzory dokumentów oraz podstawowe informacje dla drużynowych. CELE STRATEGICZNE usprawnienie przepływu dokumentów w hufcu tak, aby wszystkie niezbędne dokumenty spływały terminowo zgodnie z przyjętym przez komendę hufca harmonogramem. stworzenie zakładki na stronie internetowej hufca dedykowanej drużynowemu, która będzie zawierała niezbędne informacje dotyczące dokumentów obowiązujących w drużynie oraz hufcu (biwak, plan pracy, ewidencja, umowa, wzory dokumentów, wykaz niezbędnej dokumentacji na poziomie drużyny) stworzenie zakładki na stronie internetowej hufca skierowanej do rodziców zuchów i harcerzy zmiana otoczenia graficznego strony internetowej hufca konsultowanie dokumentów hufcowych przez Radę Hufca MOTYWOWANIE I PROMOWANIE KADRY ANALIZA AKTUALNEJ SYTUACJI HUFCA Mocne strony aktywnie działający Zespół Kadry Kształcącej, cyklicznie organizowane podstawowe kursy instruktorskie przewodnikowskie i drużynowych, istnieją namiestnictwa we wszystkich grupach wiekowych, Komisja Stopni Instruktorskich spotyka się regularnie i posiada uprawnienia do prowadzenia prób podharcmistrzowskich, kadra hufca posiada określone zakresy obowiązków, wzrasta liczba podstawowych jednostek w hufcu, wzrasta liczba otwieranych i zamykanych prób na stopnie instruktorskie, w ostatnich latach zamkniętych zostało kilka prób harcmistrzowskich, kolejne są w trakcie realizacji, opracowany został regulamin odznaki hufcowej, w hufcu została powołana Rada Hufca, członkami są komendanci szczepów, szefowie agend hufcowych oraz członkowie komendy, znacząca większość drużyn hufca działa w szczepach. Słabe strony małe zainteresowanie drużynowych pracą namiestnictw, w których spotkaniach uczestniczą głównie przyboczni, hufiec nie zawsze jest miejscem przyjaznym dla młodych drużynowych lub instruktorów, brak zaangażowania części środowisk w życie wspólnoty hufcowej (namiestnictwa, imprezy hufcowe); skupienie instruktorów wyłącznie na pracy w szczepie, brak zainteresowania instruktorów i funkcyjnych udziałem w wyjazdach instruktorskich, 8

9 nie wszyscy drużynowi są przeszkoleni do swojej funkcji, nie wszyscy członkowie zespołów hufcowych są przeszkoleni do swojej funkcji, słaba praca z opiekunami prób ze strony KSI, wielu opiekunów prób na stopnie nie ma pełnej świadomości jak powinna wyglądać opieka nad osobą realizującą próbę na stopień, nie wszystkie szczepy kierują swoją kadrę na kursy organizowane przez hufcowe ZKK występują problemy kompetencyjne pomiędzy KH, namiestnikami i ZKK, brak wyraźnego kreślenia kompetencji szczepowych i namiestników we wsparciu dla drużynowych, dość duża rotacja na funkcjach drużynowych (każdego roku średnio 25% drużyn ma nowego drużynowego, w ok. 15% drużyn następuje zmiana w trakcie roku), brak dążenia szczepowych do promocji kadry i jej osiągnięć (np. wniosków o odznaczenia zgłaszania kandydatów do wyróżnień i nagród itp.), brak koncepcji wsparcia dla komendantów szczepów, spadek liczby kręgów instruktorskich. Szanse wykorzystanie niefinansowych sposobów nagradzania i motywowania instruktorów (odznaka hufca, odznaczenia harcerskie i państwowe, list naczelnika, Tadek itp.), wielotorowość pracy z drużynowymi i inną kadrą szczepy, namiestnictwa, szkolenia hufcowe i chorągwiane, coraz lepsza oferta kształceniowa ze strony chorągwi, działanie na terenie hufca Kręgu Akademickiego Diablak. Zagrożenia brak dostosowania do ograniczenia wieku wędrowniczego obowiązujące od , ciągłe zmiany przepisów wewnętrznych ZHP, za którymi nie postępują zmiany w standardach kształcenia. WIZJA HUFCA ZHP KRAKÓW PODGÓRZE W ROKU 2019 Jest jesień 2019 roku, to drużynowy jest w hufcu najważniejszy. Kadra hufca dba o jego rozwój, kształci odpowiednio do pełnionej funkcji, motywuje do pracy. Drużynowi pełnią swą funkcję minimum 2 lata, a drużynę przekazują przygotowanemu przez siebie następcy. Hufiec jest miejscem przyjaznym dla drużynowego i młodego instruktora. Miejscem, w którym może znaleźć pomoc i możliwość rozmowy o swoich problemach, czy pochwalenia się swoimi sukcesami. To drużynowy jest w hufcu najważniejszy. Drużynowi znajdują wsparcie i motywację zarówno w swoich środowiskach jak i w dobrze działających namiestnictwach. Kadra hufca i szczepów zapewnia drużynowym warunki do kształcenia i rozwoju. Podstawowe jednostki organizacyjne w hufcu prowadzone są przez kompetentnych i przeszkolonych drużynowych, którzy pracują na tej funkcji przez co najmniej 2 lata a drużynę przekazują przygotowanym do jej prowadzenia następcom. Hufiec wspiera działania szczepów jako środowiska, w którym wspierany jest indywidualny rozwój instruktorów i drużynowych. Szczepy zapewniają sprzętowe i finansowe wsparcie dla drużyn. Szczepy są wsparciem dla drużynowych. Drużynowy czuje się w szczepie doceniany, chętnie pełni swoją funkcję. Komendant szczepu to osoba, na którą zawsze może liczyć. To on jest najbliżej drużynowego, zna go najlepiej. Szczepowi dbają o rozwój swojej kadry, wychowują ich na dobrych instruktorów. Hufiec jest widoczny na arenie chorągwi, jego instruktorzy są wzorem do naśladowania, chętnie angażują się w prace na poziomie hufca i chorągwi, rozwijają się i pracują nad sobą. W zespołach hufcowych pracują osoby przygotowane i przeszkolone do pełnienia swoich funkcji, które znają swoje zadania i obowiązki. Członkowie zespołów hufcowych znajdują w hufcu wsparcie dla swojego indywidualnego rozwoju. W hufcu działa Rada Hufca, która integruje komendantów szczepów, szefów hufcowych jednostek i komendę hufca. Wszyscy wspólnie dbają o dobro hufca i angażują się w jego codzienne życie. 9

10 CELE STRATEGICZNE realizacja przez ZKK kursów przewodnikowskich i drużynowych odpowiednio do potrzeb środowiska, organizacja warsztatów metodycznych i programowych dla drużynowych organizacja (najlepiej raz w roku) warsztatów dla zespołów hufcowych zespołów namiestniczych, szczepowych itp. (w oparciu o hufcowy i chorągwiany ZKK lub specjalistów zewnętrznych), cykliczna organizacja form zorientowanych na wsparcie i wymianę doświadczeń szczepowych (seminarium, warsztaty itp.) wsparcie pracy kręgów instruktorskich, systematyczne występowanie o nagrody i odznaczenia związkowe i poza harcerskie dla wyróżniających się instruktorów przez Komendę Hufca i Szczepowych opublikowanie zakresów obowiązków członków zespołów hufcowych, powołanie hufcowego kręgu starszyzny dla osób 21+, które chcą wspierać pracę hufca w odpowiedzi na potrzeby w hufcu. praca KSI przy współpracy z innymi zespołami z opiekunami prób instruktorskich poprzez realizację warsztatów i inne JAWNOŚĆ I CZYTELNOŚĆ FINANSÓW ANALIZA AKTUALNEJ SYTUACJI HUFCA Mocne strony Regularne dyżury skarbnika hufca Zarządzanie sprzętem hufcowym Funkcja kwatermistrza Regularne pozyskiwanie dotacji z fundacji State Street Środowiska biorą udział w pozyskiwaniu środków na akcje letnią: UMK/KO Osoby wyznaczone ze środowisk do rozliczania faktur Instruktorzy terminowo wpłacają składki instruktorskie Regularnie prowadzone Akcje Chorągiewka i Znicz w środowiskach Wzory dokumentów finansowych dostępne na stronie hufca Stały wzrost środków pozyskiwanych z 1% Słabe strony Brak zespołu finansowego w hufcu Brak pozyskiwania środków przez większość środowisk hufca: szczepy i drużyny Mała ilość akcji zarobkowych w środowiskach Nie terminowe wpłacanie składek członkowskie ZHP do hufca Mały poziom wiedzy finansowej kursantów po kursach m.in. pwd Brak powołanych skarbników/ zespołów finansowych w większości szczepów Brak terminowego rozliczania faktur przez środowiska, donoszenie faktur do skarbnika z opóźnieniem Brak informacji od instruktorów, którzy kończą działalność instruktorską hufiec ponosi koszty składek ZHP za kolejny rok Brak stałej pracy ze sprzętem środowisk Brak magazynów sprzętowych w części środowiskach. Brak możliwości jako Hufiec staranie się o środki miejskie w dotacjach Szanse Dużo instytucji, z których można pozyskać fundusze Pozyskanie sojuszników i partnerów wśród rodziców Pozyskiwanie środków materialnych 10

11 Zagrożenia Inne większe organizacje OPP, które mają większą siłę przebicia w konkursach grantowych. Możliwy koniec dotacji z UMK Została ograniczona możliwość organizacji zbiórki publicznej Obostrzenia dotyczące rozliczeń zbiórki publicznej WIZJA HUFCA ZHP KRAKÓW PODGÓRZE W ROKU 2019 Jest jesień 2019 roku. Sytuacja finansowa hufca jest stabilna, pozwala ona prowadzić normalną działalność śródroczną, dofinansowywać imprezy hufcowe, finansować środki niezbędne do atrakcyjnej działalności namiestnictw i innych agend hufca. We wszystkich jednostkach hufca prowadzona jest ewidencja składek członkowskich. Składki wpływają do hufca terminowo. Hufiec dofinansowuje w określonych kwotach kursy przewodnikowskie, drużynowych, podharcmistrzowskie i inne. Każde dofinansowanie kursu odbywa się na podstawie umowy dofinansowania, w której instruktor zobowiązuje się do minimum rocznej pracy na określonej funkcji w hufcu. W hufcu prężnie działa zespół finansowy, którego działalnością kieruje skarbnik hufca. Zespół organizuje cykliczne spotkania z instruktorami odpowiedzialnymi za finanse w środowiskach. Członkowie zespołu ściśle współpracują z hufcowym ZKK i włączają się w przygotowanie zajęć na kursach/ warsztatach z zakresu finansów oraz prowadzenia ewidencji składek członkowskich. W szczepach i związkach drużyn powołana jest osoba odpowiedzialna za finanse środowiska. Wszystkie szczepy i związki drużyn mają stabilną sytuację finansową, pozyskują środki z akcji zarobkowych, starają się o inne środki finansowe i materialne niezbędne do działalności. Sprzęt środowisk jest na bieżąco ewidencjonowany, w każdym środowisku systematycznie pracuje się ze sprzętem. Komisja rewizyjna jest wsparciem dla skarbnika oraz instruktorów zajmujących się finansami i sprzętem w środowiskach. Komisja systematycznie sprawdza bieżącą dokumentację finansową oraz ewidencję środków trwałych w środowiskach oraz w hufcu. CELE STRATEGICZNE Powołanie zespołu finansowego hufca z min. 4 osób, który będzie się zajmował wspieraniem skarbników w szczepach/ agendach, organizowaniem szkoleń z zakresu prowadzenia finansów hufca pozyskiwaniem środków na działalność: finansowych i innych, do 2017 roku. Wprowadzenie spotkań zespołu finansowego ze skarbnikami szczepów i osobami, które się będą zajmować finansami w szczepach/agendach min. 1 raz na kwartał. Prowadzenie min. 1 raz w roku szkoleń z zakresu prowadzenia dokumentacji finansowej oraz pozyskiwania środków Nadzorowanie przygotowania dokumentacji finansowej HALiZ przez środowiska Członkowie zespołu będą współpracować z ZKK w ramach prowadzenia zajęć z zakresu dokumentacji finansowej podczas kursów przewodnikowskiego oraz innych warsztatów metodycznych (m.in. ewidencja składek członkowskich) Wprowadzenie harmonogramu rozliczeń dla poszczególnych środowisk Wprowadzenie corocznej aktualizacji aktywnej działalności instruktorów hufca (w grudniu przesłanie informacji mailowej z prośbą o deklarację działalności instruktorów, co pozwoli na skreślenie z listy instruktorów osoby, które nie będą podejmowały się pracy instruktorskiej w kolejnym roku, a tym samym hufiec nie będzie ponosił kosztów składek instruktorskich za te osoby) Zespół finansowy hufca odpowiada za rozpisywanie grantów na dotacje dla działalności hufca Wprowadzenie systematycznej pracy z gospodarką w środowiskach i agendach hufca poprzez wprowadzenie planowania finansowego oraz pracy ze sprzętem środowisk minimum raz w roku. Wprowadzenie na koniec roku kalendarzowego aktualizacji księgi inwentarzowej na podstawie zestawień ze środowisk i agend (kasacja i wprowadzenie sprzętu minimum raz w roku) Wprowadzenie obowiązku tworzenia budżetów środowisk oraz agend hufca na rok kalendarzowy Wprowadzenie obowiązku tworzenia budżetów zadaniowych hufca (na imprezy hufcowe) 11

12 Stworzenie poradnika dot. dobrych praktyk magazynierskich dla środowisk Wprowadzenie minimum raz w roku spotkań z magazynierami środowisk i agend hufca PROMOCJA ANALIZA AKTUALNEJ SYTUACJI HUFCA Mocne strony Drużyny, szczepy i agendy hufcowe mają swoje fanpage i strony internetowe Galeria hufcowa na facebooku jest prowadzona na bieżąco Archiwum zdjęć hufcowych jest prowadzone na bieżąco Hufiec dostosował się do identyfikacji wizualnej ZHP Wydanie 3 edycji kalendarza hufcowego Dobra promocja przy organizacji Biegu Wielkich Serc i WOŚP Utrzymywane kontakty z ZHR Słabe strony Strona internetowa hufca nie jest atrakcyjna pod względem wizualnym Brak kroniki hufca Nie wszystkie środowiska i drużyny dostosowały się do identyfikacji wizualnej ZHP Nieproporcjonalna rozpoznawalność na poziomie chorągwi w stosunku do wielkości hufca Nie we wszystkich dzielnicach środowiska hufca są widoczne, brak współpracy z jednostkami samorządowymi i oświatowymi Szanse Budowanie wizerunku u rodziców poprzez portal społecznościowy Facebook Zagrożenia Nie wszyscy instruktorzy dbają o swój wizerunek na portalach społecznościowych WIZJA HUFCA ZHP KRAKÓW PODGÓRZE W ROKU 2019 Jest jesień 2019 roku, szczepy, związki drużyn oraz jednostki samodzielne są widoczne w swoich lokalnych środowiskach oraz są rozpoznawalne w dzielnicach. Z racji swojego rozległego obszaru działania hufiec swoją promocję w terenie opiera głównie na promocji jednostek działających w hufcu. Szczepy, związki drużyn oraz jednostki samodzielne utrzymują kontakty z władzami lokalnymi, jednostkami oświaty, jednostkami samorządowymi działającymi na ich obszarze działania. W ramach potrzeb komenda hufca wspiera jednostki w tym zakresie. Strona internetowa hufca jest estetyczna i funkcjonalna, a fanpage hufca na facebooku jest bieżąco aktualizowany. Zespół promocji hufca działa prężnie, organizuje warsztaty odpowiadając na potrzeby środowisk, pomaga w działaniach promocyjnych w środowiskach hufca. W każdym środowisku jest osoba odpowiedzialna za promocję środowiska, która jest w stałym kontakcie z zespołem ds. promocji w hufcu. Fanpage i strony internetowe środowisk są aktualne oraz prowadzone są przed odpowiednio przeszkolone osoby. CELE STRATEGICZNE Organizacja warsztatów z ogólnie pojętego obszaru promocji (np. grafika, tworzenie gadżetów, plakietek) odpowiadając na potrzeby środowisk w hufcu Prężnie działający Zespół promocji hufca Nowa szata graficzna strony internetowej hufca, dostosowanie grafika i funkcjonalności strony do obecnych trendów. Projekt Planu Rozwoju Hufca ZHP Kraków Podgórze na lata został opracowany podczas spotkań instruktorów hufca w zespołach w terminach marzec październik