Joanna Delbar. Narzędzia kontaktu z mediami informacje i konferencje prasowe

Transkrypt

1 Joanna Delbar Narzędzia kontaktu z mediami informacje i konferencje prasowe

2 INFORMACJE PRASOWE

3 Informacja prasowa co zrobić zanim zasiądziemy do pisania Analiza mediów Baza dziennikarzy (pamiętajmy o agencjach prasowych!) Właściwie dobrany dziennikarz do tematu Zapoznanie się z datą i godziną zamknięcia wydania poszczególnych gazet Stwórz dokładną i aktualną bazę mediów

4 Co to jest informacja prasowa? Jest najważniejszym narzędziem Public Relations Jest jednym z podstawowych narzędzi komunikacji z mediami Informuje o działaniach Twojego klienta Jest najlepsza, jeśli napiszesz ją w taki sposób, że dziennikarz może opublikować ją w całości Im lepiej press release jest przygotowane, tym większa jest szansa, że zostanie opublikowane

5 Budowa Press Release Tytuł chwytliwy, przyciągający uwagę Lead streszczenie całego komunikatu Rozwinięcie rozbudowane informacje przekazane wcześniej w leadzie Data Fraza informacja prasowa Osoba do kontaktu i jej namiary

6 Odwrócona piramida Press Release Puenta następuje na początku odwrotnie niż w powieści Najważniejsze informacje zawarte w leadzie dziennikarz może nie mieć czasu czytać całości, ale powinien zapamiętać najważniejsze informacje Od faktów najważniejszych do najmniej istotnych Press release to nie powieść

7 NADAWCA Informacja prasowa TYTUŁ KTO?CO?KIEDY?GDZIE? DATA PO CO? JAK? Z KIM? POZOSTAŁE INFORMACJE KONTAKT

8 Wygląd informacji Odległości między zdaniami (najlepiej 1,5) Rozmiar A4 i standardowy papier (jeśli wysyłka nie jest w formie elektronicznej) Marginesy Paragrafy Numeracja (np. numery stron) Nagłówki Żadnych błędów ortograficznych!

9 Styl informacji prasowej Wielkie litery tylko wtedy, kiedy jest to konieczne Unikaj skrótów nie każdy musi umieć je odszyfrować Liczby (słownie piszemy liczby od 1 do 9) Ostrożnie z interpunkcją

10 Reguła Flescha, czyli siła prostoty Używaj równoważników zdań Słowa <który> staraj się używać rzadko Używaj zaimków osobowych ja, ty, my Jeśli masz powtórzyć rzeczownik - zrób to. Nie szukaj wyrafinowanych synonimów Pisz krótkimi prostymi zdaniami W jednym paragrafie formułuj tylko jedną myśl Używaj języka zrozumiałego dla czytelnika Trzymaj się tematu! Czyli

11 PISZ: UNIKAJ: Konkretnie Żywym językiem Prosto Krótko Górnolotnych słów Nadmiaru słów Komunałów Waty Przejrzyście Przekonująco Zrozumiale

12 Cechy dobrej informacji prasowej Dokładnie określony cel: wiesz o czym i dlaczego piszesz Aktualność, informacja musi być newsem Pisz z myślą o konkretnym czytelniku Neutralność - brak reklamowych treści Obrazowość - język barwny, ale zrozumiały Zwięzłość, przejrzystość i konkretność max. 2 strony Wyzbycie się żargonu

13 Cechy dobrej informacji prasowej Dobre cytaty Dołączenie informacji ogólnych o produkcie, firmie, czy omawianym problemie Podawanie faktów w sposób rzeczowy Forma prawidłowy format Konkrety i liczby Element wielkiego świata Element bliskości

14 Co decyduje o tym, że Twoja informacja jest newsem? Oddźwięk informacja dotyczy organizacji, społeczności, ma realne znaczenie dla ludzi, grup jako całości etc Poruszenie spraw o dużym ładunku emocjonalnym Niezwykłość ciekawe zdarzenie, przełomowy moment (np. milionowy klient) Sporna kwestia, kontrowersja, dyskusja, wątpliwości Znana osobistość wypowiadająca się w informacji

15 Najczęstsze błędy w press release Kiepski styl zawiły, skomplikowany język Informacje rzadko dotyczą określonych regionów i lokalnej społeczności Doniesienia nie są dostatecznie wartościowe nie są newsem Przede wszystkim news

16 Dziennikarz otrzymuje dziennie kilkadziesiąt przeróżnych informacji i komunikatów PAMIĘTAJ: mniej niż 10% informacji prasowych jest publikowanych

17 KONFERENCJA PRASOWA

18 Konferencja prasowa impreza z udziałem dziennikarzy oraz przedstawicieli firmy służąca zakomunikowaniu ważnych wydarzeń związanych z firmą

19 Jak zorganizować konferencję prasową? Najpierw Pomyśl, czy firma ma naprawdę coś interesującego do zakomunikowania Pamiętaj, że dziennikarze są zbyt zajęci, żeby przychodzić na konferencję, na której nie dowiedzą się niczego ważnego Jak już zapadnie decyzja Nikogo nie faworyzuj - zaproś wszystkich dziennikarzy Powiadom media z wyprzedzeniem Pamiętaj o podaniu w zaproszeniu wszystkich szczegółów (godzina, miejsce, etc) Regularnie potwierdzaj przybycie

20 Jak zorganizować konferencję prasową? Nie planuj konferencji na wczesny ranek lub późne popołudnie (11-12 to najlepsza pora) Wybierz właściwe miejsce Określ z góry czas trwania konferencji Trzymaj panelistów z dala od dziennikarzy do momentu rozpoczęcia (w przeciwnym razie, dziennikarze po uzyskaniu wszystkich informacji wyjdą) Przygotuj materiały prasowe Pamiętaj o ekipach TV ustawianie przez nich sprzętu z reguły wprowadza chaos

21 Jak zorganizować konferencję prasową? Kontroluj czas prezentacji (nie więcej niż 15 min. na każdą) Konferencja nie powinna trwać dłużej niż godzinę! Przygotuj posiłki (współpracownicy, znajomi) na wypadek, gdyby mało osób przyszło Po wszystkim Wyślij podziękowania obecnym i materiały prasowe nieobecnym Im krócej, tym lepiej

22 W kontakcie z dziennikarzami pamiętaj: Traktuj dziennikarza jak klienta Niech wasze kontakty nie będą zbyt nieoficjalne Pamiętaj, że dziennikarz jest zawsze w pracy Ty jesteś organizacją i masz prawo mówić w imieniu klienta Każdego dziennikarza mierz inną miarą

23 W kontakcie dziennikarzami pamiętaj: Nie obawiaj się sceptycyzmu to normalna dziennikarska cecha Nie obrażaj się Nie próbuj kupić dziennikarza Stań się wiarygodnym źródłem Nie wyzywaj na pojedynek na pióra kogoś, kto atrament kupuje litrami

24 Kiedy w 1999 roku zapytano amerykańskich dziennikarzy, czy szanują specjalistów od PR - mniej niż 50% odpowiedziało pozytywnie. Nie wszystko stracone: gorzej wypadli prawnicy i politycy

25 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ