I Część obowiązująca wszystkie osoby przebywające na terenie LCK, których obecność związana jest z Wydarzeniem.

Transkrypt

1 REGULAMIN uczestnictwa w VIII Zjeździe i XXIV Sympozjum PTEiDD obowiązujący w Lubelskim Centrum Konferencyjnym (LCK) I Część obowiązująca wszystkie osoby przebywające na terenie LCK, których obecność związana jest z Wydarzeniem. 1. Postanowienia Ogólne 1. Niniejszy Regulamin określa zasady udostępniania i użytkowania sal, innych pomieszczeń, stref wspólnych, sprzętu i wyposażenia LCK oraz warunki wstępu i brania udziału w VIII Zjeździe i XXIV Sympozjum PTEiDD w dniach 3-5 X 2019 oraz 2 X 2019 w przypadku Wystawców-wykonawców zabudowy stoisk sponsorskich, zawana dalej Zjazdem lub Wydarzeniem. Regulamin niniejszy obowiązuje Uczestników, Wystawców, Wykładowców oraz Gości. Fakt udziału, uczestnictwa w Zjeździe wiąże się i jest jednoznaczny z pełną akceptacją w całości oraz zobowiązaniem do przestrzegania: niniejszego Regulaminu, instrukcji p-poż obowiązującej w LCK znajdującej się na stronie: instrukcji oraz informacji organizacyjnych znajdujacych się na stronie Zjazdu oraz tych udzielanych ustnie przez personel LCK lub Organizatora podczas trwania Wydarzenia. 2. Użyte w Regulaminie sformułowania są definiowane w sposób następujący: a) Dni montażowe: w godz. 15:00-20:00. b) Dni demontażowe: r. - dzień zakończenia Zjazdu od godz. 14:00 do godz. 20:00 c) Zjazd lub Wydarzenie VIII Zjazd i XXIV Sympozjum PTEiDD w dniach 3-5 X 2019 oraz 2 X 2019 (dzień montażowy) na terenie LCK; d) Wystawa wystawa/stoiska Sponsorów i Firm towarzysząca Zjazdowi; e) Biuro Organizacyjne lub Organizator Grupa Medica SC, ul. Pomorska 40, Łódź, organizujące Zjazd; f) Uczestnik każda osoba biorąca udział w Zjeździe na postawie zgłoszenia rejestracyjnego, posiadająca odpowiedni identyfikator wydany przez Organizatora lub osoby uprzednio zgłoszone Biuru Organizacyjnemu (w tym: zwiedzający, wykładowcy, wystawcy-ich przedstawiciele, goście, etc); g) LCK Lubelskie Centrum Konferencyjne, ul. Grottgera 2, Lublin, h) Teren Zjazdu udostępniona część LCK wraz z salami, foyer, innymi pomieszczeniami, strefami wspólnymi (ciągi komunikacyjne, pomieszczenia sanitarne, windy, pomieszczenia magazynowe, hol główny parter) zdefiniowana w sposón następujący ( ): - Parter hol główny (rejestracja, biuro Zjazdu, magazynek, kawiarnia, windy) - II Piętro sala wykładowa S2-sesje zjazdowe, Inauguracja; foyer i sala S4 wystawa Sponsorów, przerwy kawowe - IV Piętro sala S5 koktajl, lunch, kolacja uroczysta, foyer sesja plakatowa, sala S6 pokój Wykładowców i) Wystawca lub Sponsor firma lub osoba uprawniona do uczestnictwa w Zjeździe lub montażu/demontażu stoiska Wystawcy (zgodnie z niniejszym regulaminem) na bazie zawartej umowy/ zamówienia/zgłoszenia w Biurze Organizacyjnym. 3. Uczestnictwo w Wydarzeniu, przebywanie na Terenie Zjazdu i korzystanie z jego infrastruktury może odbywać się jedynie zgodnie z jego przeznaczeniem i w celu oraz zakresie, które zostały określone w programie Wydarzenia oraz na zasadach określonych w: powszechnie obowiązujących przepisach prawa, niniejszym Regulaminie oraz w umowach, zamówieniach, zgłoszeniach rejestracyjnych i odpowiednich instrukcjach obowiązujących Uczestników, a także w zgodzie z informacjami organizacyjnymi znajdujacymi sie na stronie www Wydarzenia i/lub dostarczanymi indywidualnie przez Organizatora. W razie rozbieżności pomiędzy postanowieniami umów/zamówień/zgłoszeń/instrukcji i Regulaminu, pierwszeństwo mają postanowienia niniejszego Regulaminu. 2. Zasady wstępu na TEREN ZJAZDU 1. Biuro Organizacyjne zastrzega sobie wyłączne prawo do wpuszczania osób na TEREN ZJAZDU, a Uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są do przebywania wyłącznie na jego terenie. 2. Do przebywania na TERENIE ZJAZDU, korzystania z jego infrastruktury upoważnieni są Uczestnicy, którzy

2 posiadają przy sobie odpowiedni identyfikator wydany przez Biuro Organizacyjne lub osoby zgłoszone Organizatorowi, przy czym uczestniczyć w części merytorycznej Zjazdu oraz wejść na wystawę Sponsorów będą mogły wyłącznie osoby uprawnione do wystawiania recept lub prowadzące obrót produktami leczniczymi podstawa prawna Ustawa z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (tj. Dz. U. z 2008 r. nr 45, poz. 271). 3. Przedstawiciele Biura Organizacyjnego oraz ochrona LCK upoważnieni są do sprawdzania, w tym legitymowania Uczestników zarówno przy ich wpuszczaniu na TEREN ZJAZDU, jak i w czasie ich przebywania na TERENIE ZJAZDU celem stwierdzenia, czy spełniają one warunki przewidziane do uczestnictwa w Zjeździe. 4. Osoby, które nie posiadają identyfikatora, lub których zachowanie wzbudza podejrzenia (co do np. pozostawania pod wpływem alkoholu, narkotyków lub innych środków odurzających) lub zachowujące się w sposób, który może zagrażać bezpieczeństwu, zakłócajace porządek lub naruszające ogólnie przyjęte normy zachowań w miejscach publicznych mogą zostać nie wpuszczone na TEREN ZJAZDU lub z niego wyproszone. 5. Dostęp do obiektu LCK jest monitorowany przez podmiot świadczący na rzecz LCK usługi ochroniarskie. 3. Zachowanie na TERENIE ZJAZDU 1. Każdy, kto przebywa na TERENIE ZJAZDU powinien się zachowywać tak, aby nie szkodzić i nie zagrażać innym. 2. Osoby przebywające na TERENIE ZJAZDU zobowiązane są stosować się do zarządzeń policji, straży pożarnej, służby porządkowej oraz zaleceń Biura Organizacyjnego. 3. Wyznaczone wejścia i wyjścia oraz drogi komunikacyjne i ewakuacyjne muszą być zawsze wolne. Zabrania się na nich parkowania pojazdów oraz składowania towarów. Pojazdy, urządzenia i towary pozostawione na tych drogach zostaną usunięte na koszt i ryzyko ich właściciela lub posiadacza. 4. Na TERENIE ZJAZDU znajduje się sprzęt gaśniczy z instrukcją jego obsługi. W przypadku zagrożenia pożarem osoby przebywające na TERENIE ZJAZDU zobowiązane są do wykorzystywania sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem. 5. Wszystkie urządzenia p-poż. (gaśnice, przyciski sygnalizacyjne, hydranty, czujki ppoż.) oraz drzwi ewakuacyjne i ich oznaczenia muszą być w każdej chwili dostępne i widoczne; nie wolno ich zastawiać. 6. LCK jest zobowiązane do codziennego utrzymywania czystości w trakcie trwania Zjazdu na ogólnie dostępnych przestrzeniach wspólnych na TERENIE ZJAZDU (utrzymanie porządku i czystości na stoiskach leży w obowiązkach wystawców). Sprzątanie powinno odbywać się codziennie przed otwarciem lub po zamknięciu obrad Zjazdu dla Uczestników. 7. Rozładunek i załadunek urządzeń, towarów, itp. odbywa się w godzinach i w sposób nie utrudniający normalnego funkcjonowania TERENU ZJAZDU, ustalonych przez Biuro Organizacyjne. 8. W obrębie TERENU ZJAZDU pojazdy mechaniczne mogą być parkowane wyłącznie w miejscach do tego przeznaczonych i oznaczonych. Na TERENIE ZJAZDU obowiązują zasady Kodeksu Drogowego. Pojazdy zaparkowane niewłaściwie lub w miejscach niedozwolonych zostaną odholowane przez służby miejskie. 9. Na TERENIE ZJAZDU zabronione jest prowadzenie jakiejkolwiek działalności komercyjnej lub koncesjonowanej (np. quizy, konkursy, etc) bez uprzedniej pisemnej zgody Biura Organizacyjnego. 10. Wnoszenie lub spożywanie alkoholu, narkotyków lub innych środków odurzających na TEREN ZJAZDU jest zabronione. 11. Osoby znajdujące się pod wpływem alkoholu, narkotyków lub środków odurzających lub psychtropowych, nie mają prawa przebywać na terenie TEREN ZJAZDU i mogą zostać stamtąd wyproszone bez możliwości powrotu i dalszego uczestniczenia w Zjeździe. 12. Osoby dopuszczające się niszczenia mienia znajdującego sie na TERENIE ZJAZDU zostaną pociągnięte do odpowiedzialności materialnej, a Biuro Organizacyjne, LCK i odpowiednie służby zastrzegają sobie prawo do robienia dokumentacji fotograficznej i prowadzenia monitoringu TERENU ZJAZDU (wraz z możliwością dokumentowania wizerunku osób tam przebywających) zarówno w celach zachowania bezpieczeństwa i ew. dochodzenia roszczeń jak i w celach reporterskich. Udział danej osoby w Zjeździe jest jednoznaczny z wyrażeniem przez nią zgody na powyższe, a brak takiej zgody uniemożliwia uczestniczenie w Zjeździe tej osoby.brak zgody uczestnicy mogą zgłaszać przed rozpoczeciem Zjazdu jego recepcji/rejestracji i/lub na adres e- mail: rodo@grupamedica.pl. 13. Przedstawiciele Biura Organizacyjnego oraz odpowiednie służby ochrony mają prawo użycia wszelkich dozwolonych środków perswazji w stosunku do osób zakłócających porządek lub zagrażających innym przebywającym na TERENIE ZJAZDU. 14. Biuro Organizacyjne ani LCK nie odpowiadają za rzeczy pozostawione na TERENIE ZJAZDU. 15. Ponadto na TERENIE ZJAZDU nie mogą wchodzić i przebywać osoby: a) Wnoszące lub posiadajace broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały pożarowo niebezpieczne, napoje alkoholowe, środki odurzające lub substancje

3 psychotropowe; b) odmawiające przeglądnięcia bagażu bądź odzieży w przypadku podejrzenia, że osoby te wnoszą przedmioty, o których mowa wyżej; c) osoby odmawiające wylegitymowania się wiarygodnym dokumentem (z fotografią i adresem). 16. Na TERENIE ZJAZDU zabronione jest: a) używanie ognia otwartego; b) palenie tytoniu poza wyznaczonymi miejscami; c) przechowywanie poza stoiskami wszelkiego rodzaju opakowań, papierów i innych materiałów stwarzających zagrożenie pożarowe; zastawianie dostępu do rozdzielni elektrycznych, hydrantów, podręcznego sprzętu gaśniczego, przycisków alarmowych ppoż., wyłączników energii elektrycznej, itp. d) gromadzenie i przechowywanie materiałów palnych, czy toksycznych, jak również używanie palnych lub tworzących wybuchowe mieszanki płynów jako środków czyszczących; e) pozostawienie po zakończonym montażu/demontażu i/ lub demonstracji urządzeń technicznych nie oczyszczonych z płynów, kurzu, smarów, olejów inych odpadów; f) pozostawienie zatłuszczonych, zaoliwionych śmieci bez należnego zabezpieczenia, substancji, których wzajemne oddziaływanie może być powodem samo zapłonu lub wybuchu; g) wnoszenie i stosowanie bez odrębnych uzgodnień z Biurem Organizacyjnym wszelkich butli z gazami palnymi tym również typu turystycznego. h) serwowanie jakichkolwiek posiłków/napojów/słodyczy/etc. na TERENIE ZJAZDU bez uzgodnień z Biurem Organizacyjnym i/lub brakiem odpowiednich zezwoleń wymaganych prawem 18. Wszelkie stwierdzone usterki i nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym lub w konstrukcji TERENU ZJAZDU należy niezwłocznie zgłaszać właściwym służbom oraz Biuru Organizacyjnemu. 19. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa polskiego. 20. Organizator ani LCK nie ponoszą odpowiedzialności za szkody lub ubytki w mieniu Wystawców i Uczestników Wydarzenia, w tym m.in. za spowodowane przez osoby trzecie albo z winy poszkodowanego, spowodowane siłą wyższą, pożarem, eksplozją, wyładowaniami atmosferycznymi, wichurą, zalaniem wodą lub niezależną od Organizatora i/lub LCK przerwą w dostawie wody lub prądu. II Część obowiązująca Wystawców 4. Zabudowa powierzchni wystawowej, stoisko 1. Wystawca zamawiający powierzchnię wystawienniczą i/lub zlecający wykonanie stoiska firmie zewnętrznej/podwykonawcy jest zobowiązany przestrzegania (oraz zapoznania podwykonawców) z niniejszym regulaminem podać nazwę i dane firmy, która będzie odpowiedzialna za wykonanie stoiska i przesłać do Organizatora na minimum 10 dni przed rozpoczęciem wydarzenia projekt stoiska wraz z jego wymiarami i wizualizacją. 2. Wystawca jest zobowiązany dowykonania aranżacji/demontażu stoiska w terminie odpowiednio dni montażowych/demontażowych przewidzianych dla Zjazdu w sposób taki aby stoisko nie zasłaniało/zastawiało/blokowało dostęp do stoisk innych wystawców. 3. Po zakończeniu prac montażowych i/lub demontażowych stoiska Wystawca jest zobowiązany do usunięcia wszelkich pozostałości (kartony, folie, deski, itp.). W przypadku pozostawienia nieuporządkowanej powierzchni Biuro Organizacyjne zleci wykonanie prac porządkowych na koszt Wystawcy. 4. Dodatkowe przyłącza elektryczne mogą być wykonywane wyłącznie przez osoby upoważnione przez Biuro Organizacyjne po wcześniejszym ich zamówieniu. 5. Wszelkie zamówione media dostępne będą na stoisku wyłącznie w godzinach udostępnienia obiektu zgodnie z informacjami organizacyjnymi. 6. Jakiekolwiek usterki w dostawie mediów należy niezwłocznie zgłaszać Biuru Organizacyjnemu. Biuro Organizacyjne ani LCK nie odpowiadają za szkody wynikające z nieprawidłowości leżących po stronie Wystawcy. W przypadku, gdy usterka nie została niezwłocznie zgłoszona, Biuro Organizacyjne jest uprawnione do obciążenia Wystawcy kosztami jej usunięcia oraz kosztami naprawy powstałych szkód. 5. Eksponaty i Stoisko 1. Eksponaty I Stoisko nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych, a pokazy sprzętu nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się uczestników. Zabrania się wieszania do konstrukcji obiektu

4 wystawowej jakichkolwiek eksponatów lub innych elementów wyposażenia stoiska. 2. Biuro Organizacyjne zastrzega sobie prawo odmowy zezwolenia na zainstalowanie Eksponatów/Stoiska, które uzna za niebezpieczne lub uciążliwe, jak również niezgłoszonych, a wymagających spełnienia określonych warunków, bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności z tego tytułu. 3. Umieszczenie na wystawie Eksponatów/Stoiska wymagających specjalnych zabezpieczeń lub konieczności spełnienia specjalnych technicznych warunków może się odbyć tylko po uzyskaniu pisemnej zgody. 4. Jeśli Eksponaty/Stoisko wymagają zapewnienia określonych warunków, Wystawca jest zobowiązany do uzyskania od Biura Organizacyjnego pisemnego potwierdzenia możliwości ich spełnienia. 5. Eksponaty/Stoisko powinny spełniać normy bezpieczeństwa, przepisy p.poż. oraz być oznaczone zgodnie z wymaganiami Państwowej Inspekcji Pracy itp. 6. Za Eksponaty/Stoisko, w szczególności za wyrządzone przez nie lub przez ich użytkowanie szkody, ich niewłaściwe zabezpieczenie (także wczasie, kiedy pozostają one w pomieszczeniach wystawienniczych po zakończeniu zwiedzania), a także spełnianie przez nie wszelkich wymaganych przepisami prawa norm, jak i za posiadanie niezbędnych certyfikatów i atestów wyłączną odpowiedzialność ponosi Wystawca. 6. Spedycja 1. W przypadku wskazania Biura Organizacyjnego lub LCK jako odbiorcy materiałów, eksponatów, elementów stoiska, Wystawca zrzeka się wszelkich roszczeń wobec Biura Organizacyjnego i/lub LCK z tytułu ich niedostarczenia, uszkodzenia, niewłaściwego transportowania lub przechowywania. 2. Wystawca jest zobowiązany do dokonania oraz opłacenia wszelkich niezbędnych czynności spedycyjnych umożliwiających dostarczenie, prezentację i odbiór w/w w terminach wyznaczonych w informacjach organizacyjnych, na własny koszt i odpowiedzialność. 3. Biuro Organizacyjne zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska. 4. Magazynowanie opakowań, depozyt/odbiór eksponatów, materiałów pomocniczych i innych należy ustalić indywidualnie bezpośrednio z Biurem Organizacyjnym. 7. Organizacja Zjazdu i przepisy porządkowe 1. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów budowlanych i ppoż. obowiązujących na terenie wystawy oraz do przestrzegania przepisów szczegółowych obowiązujących w prowadzonej działalności gospodarczej oraz okazania na życzenie Biura Organizacyjnego odpowiednich zezwoleń, jeżeli takie są przewidziane wymogami prawa. 2. Wystawca ma obowiązek udostępnić osobie dedykowanej do kontroli przeciwpożarowej wszelkie pomieszczenia na terenie swojego stoiska, celem sprawdzenia zabezpieczeń przeciwpożarowych. 3. Wystawca zobowiązany jest do objęcia swojego stoiska, zagospodarowania i opuszczenia w czasie przeznaczonym przez Biuro Organizacyjne na przygotowanie ekspozycji (do końca dnia montażowego). 4. W czasie trwania wystawy Wystawca oraz jego przedstawiciele zobowiązani są do noszenia identyfikatora otrzymanego od Biura Organizacyjnego. 5. Bez zgody Biura Organizacyjnego Wystawca nie może wprowadzać na teren Zjazdu osób niebędących obsługą stoiska i/lub nie posiadajacych ważnych identyfikatorów wydanych przez Biuro Organizacyjne. 6. W czasie trwania wystawy dozwolone jest przebywanie na terenach Zjazdowych nie dłużej niż określają to informacje organizacyjne dostępne na stronie www Wydarzenia. 7. W czasie trwania wystawy nie jest dozwolone utrudnianie i/lub zakłócanie w jakikolwiek sposób promocji odbywajacych sie na innych stoiskach. Biuro Organizacyjne zastrzega sobie prawo odmowy Wystawcy zezwolenia na kontynuacje działań, które powodują w/w utrudnienia lub zakłócenia. 8. Wystawcy mają obowiązek utrzymania porządku i czystości na swoich stoiskach. Sprzątanie stoiska powinno odbywać się po zamknięciu obrad Zjazdu dla Uczestników. 9. Podłączane urządzenia na stoisku Wystawcy nie mogą przekraczać zamówionej przez niego mocy. W przypadku niestosowania się do tego zastrzeżenia Wystawca zostanie obciążony wszelkimi kosztami związanymi z naprawą uszkodzeń zasilania elektrycznego oraz zapłatą odszkodowania. 10. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jed- nolity: D.U. z 2002 r. nr 147, poz. 1231). 11. Ponadto na TERENIA ZJAZDU Wystawca zobowiązany jest w szczególności do: a) przestrzegania zakazu przyklejania lub przypinania czegokolwiek do ścian, b) dbania o czystość pomieszczeń udostępnionych przez Organizatora, c) używania udostępnionych powierzchni i urządzeń technicznych z należytą starannością i w

5 sposób odpowiadający ich przeznaczeniu, d) pozostawienia powierzchni wystawienniczej po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została przekazana, e) usunięcie w dniu zakończenia Wydarzenia wszystkich rzeczy umieszczonych przez Wystawcę 12. Wystawca wynajmujący dodatkowo salę seminaryjną lub wszelką inną dodatkową powierzchnię jest zobowiązany do wykorzystania jej wyłącznie do celu najmu, pokrycia wszelkich szkód powstałych w czasie okresu najmu oraz do przestrzegania godzin najmu sali. 13. Wystawca ponosi odpowiedzialność za spowodowanie szkód w majątku LCK (w szczególności za uszkodzenie, zniszczenie, ubytki). Oceny szkód dokonuje LCK w stosownym protokole - o ile się stawi - w obecności przedstawiciela Wystawcy i Organizatora. 14. O wystąpieniu szkody Wystawca zobowiązany jest pisemnie powiadomić LCK niezwłocznie po jej stwierdzeniu. 15. W przypadku stwierdzenia szkody w mieniu LCK, za którą odpowiada Wystawca w myśl ustępów poprzedzających, Wystawca ma obowiązek naprawienia szkody w terminie do 14 dni od daty doręczenia mu noty obciążeniowej. 16. Wystawca ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania osób trzecich, z których usług korzysta w związku z Wydarzeniu, tak jak za działania i zaniechania własne. 17. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za mającą miejsce w okresie trwania Wydarzenia montażu i demontażu lub wskutek pozostawienia mienia TERENIE ZJAZDU po zakończeniu Wydarzenia - utratę, wszelkie zniszczenia bądź uszkodzenia mienia należącego do zaproszonych przez Wystawcę gości, Uczestników lub zaangażowanych we własnym zakresie przez Wystawcę osób trzecich, świadczących usługi związane z Wydarzeniem, w tym za mienie pozostawione na Terenie Zjazdu. 8. Bezpieczeństwo ubezpieczenie 1. Biuro Organizacyjne nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób ani uszkodzenia eksponatów znajdujących się na terenie Zjazdu przed, po i w trakcie trwania Zjazdu. 2. Biuro Organizacyjne nie odpowiada za pojazdy ani inne ruchomości pozostawione na terenie Zjazdu. 3. Biuro Organizacyjne ani LCK nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą z włamaniem do pomieszczeń Wystawców Zjazdu lub miejsc składowych, za szkody wyrządzone z winy Wystawcy, za przerwę w dostawie mediów oraz za szkody spowodowane siłą wyższą jak strajki, zamieszki, pożar, uderzenie pioruna, huragan, powódź, grad, deszcz. 4. Wyłączenie odpowiedzialności nie podlega jakimkolwiek ograniczeniom pomimo podjęcia przez Biuro Organizacyjne szczególnych środków ochrony. 5. Wystawca zobowiązany jest na czas trwania Wydarzenia do posiadania aktualnego ubezpieczenia z tytułu odpowiedzialności cywilnej prowadzonej działalności, a także powinien ubezpieczyć należące do niego mienie wniesione do wynajmowanej powierzchni (eksponaty, sprzęt i urządzenia na stoisku, elementy budowy i wyposażenia stoisk, mienie prywatne, pojazdy służbowe itp.), zarówno na czas trwania Wydarzenia, jak i na okres ich montażu i demontażu. Polisa o dokonaniu wymaganych ubezpieczeń winna być okazane na życzenie Biura Organizacyjnego. 9. Likwidacja ekspozycji 1. Demontowanie ekspozycji i usuwanie eksponatów może nasąpić we wskazanym terminie demontażu. 2. Wystawca zobowiązany jest zdemontować ekspozycję, usunąć eksponaty oraz przywrócić zajmowaną powierzchnię wystawienniczą do pierwotnego stanu w terminie wskazanym przez Biuro Organizacyjne. W przypadku pozostawienia nieuporządkowanej powierzchni Biuro Organizacyjne zleci wykonanie prac porządkowych na koszt Wystawcy. 3. W sytuacjach uzasadnionych zdarzeniami losowymi, za zgodą Biuro Organizacyjne, dopuszcza się przedłużenie dnia demontażowego, za dodatkowa opłatą. 4. Pozostawione, bez akceptacji Biura Organizacyjnego, elementy ekspozycji i inne rzeczy nieusunięte przez Wystawcę w okresie demontażu zostaną usunięte lub zniszczone przez Biuro Organizacyjne bez prawa do jakichkolwiek roszczeń ze strony Wystawcy. 10. Reklamacje i roszczenia 1. Wszelkie reklamacje i roszczenia wynikające z udziału w Zjeździe winny być zgłaszane niezwłocznie w formie pisemnej najpóźniej do ostatniego dnia trwania Zjazdu. Po upływie tego terminu roszczenia Wystawcy z tytułu uczestnictwa w Zjeździe wygasają.

6 2. Wszelkie porozumienia pomiędzy Wystawcą i Biurem Organizacyjnym oraz wszelkie decyzje z nich wynikające, jak i oświadczenia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 11. Postanowienia końcowe 1. Sprzedaż towarów i usług, w trakcie trwania Zjazdu musi zostać uprzednio zgłoszona i zaakceptowana przez Biuro Organizacyjne. Sprzedaż towarów i usług podlega ewidencji zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi danego Wystawcę. W przypadku prowadzenia przez Wystawcę sprzedaży zapewnienie kasy fiskalnej oraz wystawienie odpowiednich doumentów leży po stronie Wystawcy. 2. Wystawcy nie mają prawa podnajmować powierzchni wystawienniczej bez uprzedniej zgody Biura Organizacyjnego. W przypadku podnajęcia części lub całości stoiska bez zgody Biura Organizacyjnego mogą zostać naliczone dodatkowe opłaty w wysokości wartości standardowego pakietu wystawcy, za każdego niezgłoszonego podnajemcę. 3. Prowadzenie bezpośredniej reklamy wydarzeń konkurencyjnych w stosunku do wydarzeń orgnizowanych przez Biuro Organizacyjne wymaga pisemnej zgody Biura Organizacyjnego. 4. Wystawcy biorący udział w Zjeździe zobowiązani są do stosowania obowiązujących przepisów prawa i przestrzegania niniejszego Regulaminu. Wystawcy nieprzestrzegający niniejszych warunków ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez Biuro Organizacyjne lub osoby trzecie. 5. W przypadku stwierdzenia naruszeń w powyższym zakresie Biuro Organizacyjne jest uprawnione do żądania działania powodującego zaprzestanie tych naruszeń, a jeżeli nie zostaną one zaniechane Biuro Organizacyjne może rozwiązać umowę/zamówienie z wystawcą bez zachowania okresu wypowiedzenia z obowiazkiem zapłaty przez niego całości wynagrodzenia, o którym mowa w umowie/zamówieniu. 6. Wszelkie spory, mogące wynikać z tytułu udziału w imprezach organizowanych przez Biuro Organizacyjne oraz robót, dostaw i usług zlecanych Biuru Organizacyjnemu przez Wystawców poddaje się orzecznictwu Sądu miejscowo właściwego dla siedziby powoda. 7. Przyjęcie warunków niniejszego Regulaminu następuje z chwilą złożenia przez Wystawcę zgłoszenia udziału w Zjeździe. 8. Biuro Organizacyjne zastrzegają możliwość wprowadzenia dodatkowych przepisów regulaminowych oraz innych zmian. III Część określająca warunki konstruowania stoisk i obowiązująca Wystawców/wykonawców zabudowy 12. Postanowienia Ogólne 1. Grupa Medica SC (dalej jako Biuro Organizacyjne ) i LCK zastrzegają sobie prawo do przeprowadzania kontroli zgodności prowadzonych na Terenach Zjazdowych działań wykonawców zabudowy z przepisami technicznymi i przeciwpożarowymi. Nieprzestrzeganie niniejszych przepisów może spowodować wstrzymanie prac, a w powtarzających się przypadkach może być podstawą do rozwiązania przez Biuro Organizacyjne stosownej umowy bez możliwości dochodzenia jakichkolwiek roszczeń ze strony wykonawców zabudowy oraz zapłaty przez nich kary umownej w wysokości wynagrodzenia okreslonego w umowie. 2. Wszelkie pytania, prośby, oświadczenia, projekty, zamówienia oraz inne informacji i dokumenty wykonawcy zabudowy mogą kierować pisemnie do Biura Organizacyjnego na adres biuro@grupamedica.pl. W celach informacyjnych można dzwonić od godz. 09:00 do 16:00 pod nr: W związku z uczestnictwem w Zjeździe i budową stoiska wymagne jest uprzednie i terminowe zgłoszenie przez Wystawców wykonawców zabudowy (bez względu na to, Wystawca będzie wykonywał zabudowę samodzielnie czy przy pomocy podwykonawców) oraz planu zabudowy przestrzeni wystawienniczej do Biura Organizacyjnego (pod rygorem dostosowania zabudowy stoiska do kształtu zaplanowanego przez Biuro Organizacyjne), w szczególności zgłoszenie używania przez Wystawców podwykonawców i/lub firm zewnętrznych nie posiadających bezpośrednich umów z Biurem Organizacyjnym (pod rygorem zabronienia im wstępu na tereny Zjazdowe). Zgłoszenie w formie pisemnej należy przesłać w nieprzekraczalnym terminie do dnia określonego w informacjach organizacyjnych znajdujących się na stronie Wydarzenia, na adres rt@grupamedica.pl podając parametry stoiska (zwymiarowane 2 rzuty, niezbedny opis, wizualizację oraz punkty podłączenia mediów) oraz dane kontaktowe do jego wykonawcy i osoby odpowiedzialne po stronie Wystawcy. 13. Ogólne Warunki Techniczne budowy stoisk

7 1. W przypadkach specyficznych ekspozycji (nietypowe konstrukcje, stoiska łączone), mogących stanowić zagrożenie dla osób przebywających na terenach Zjazdu, dla sąsiednich ekspozycji czy konstrukcji stoisk oraz dla infrastruktury LCK, na wykonawcach zabudowy spoczywa obowiązek przeprowadzenia dodatkowych, szczegółowych uzgodnień ze służbami technicznymi LCK i Biurem Organizacyjnym Zjazdu. 2. Budowa stoisk, montaż urządzeń (eksponatów), wszelkich instalacji oraz nośników reklamy powinny być przeprowadzane i zakończone w taki sposób, aby nie stanowiły zagrożenia dla bezpieczeństwa i porządku publicznego, a w szczególności dla życia i zdrowia osób przebywających na Terenach Zjazdowych. 3. W przypadku wykonywania zabudowy z płyt gipsowo-kartonowych, pilśniowych lub wiórowych, podstawowe prace związane z obróbką tych materiałów (cięcie, itp.) i powodujące duże zapylenie, powinny być wykonane poza terenami LCK. Materiały powinny być dostarczone na tereny LCK w postaci elementów gotowych do zmontowania. Przy wykonywaniu na terenach LCK pozostałych prac powodujących zapylenie należy bezwzględnie stosować elektronarzędzia ze zbiornikami do gromadzenia pyłu. 4. Prace powodujące zapylenie powinny być zakończone nie później niż 12 godzin przed rozpoczęciem Zjazdu, a stoisko i jego otoczenie powinno być oczyszczone przez wykonawcę stoiska. Niedostosowanie się do powyższego wymogu będzie stanowiło podstawę do przerwania prac montażowych i wykonania przez Organizatora i/lub LCK prac porządkowych na koszt i ryzyko wykonawcy stoiska. 5. Wszelkie prace związane z budową stoiska, np. malowanie, szlifowanie powinny być ograniczone do minimum i wykonywane wyłącznie na powierzchni własnej stoiska. Prowadzenie tych prac poza obrębem własnego stoiska wymaga uzgodnień z LCK i Biurem Organizacyjnym Zjazdu. 6. Ściany stoiska i inne elementy konstrukcyjne na granicy stoiska zwrócone w stronę stoisk sąsiednich oraz widoczne tylne ściany stoisk należy wykończyć neutralnie (w jednolitym kolorze np. białym). Dopuszcza się możliwość umieszczenia reklam w odległości 1m od granicy sąsiedniego stoiska, przy czym elementy stoiska lub reklamy nie mogą zasłaniać innych stoisk, utrudniać i/lub zakłócać prowadzonych tam zgodnie z regulaminem akcji reklamowych. 7. Jeżeli wynajęta powierzchnia nie zostanie całkowicie wykorzystana (w związku z zabudową i aranżacją stoiska), to wykonawca stoiska odpowiada za zagospodarowanie pustych i widocznych płaszczyzn graniczących z sąsiednimi stoiskami lub skierowanych na ciągi komunikacyjne. 8. Wykonawca stoiska jest zobowiązany do pozostawienia swobodnego dostępu do urządzeń technicznych LCK (np. rozdzielni elektrycznych, zaworów wodociągowych) dla służb eksploatacyjnych LCK. 9. Każdy wykonawca stoiska, jeżeli zajdzie taka konieczność, powinien umożliwić przeprowadzenie przez własne stoisko instalacji stoisk sąsiednich w celu ich podłączenia do urządzeń technicznych LCK, o których mowa powyżej. 10. W obrębie stoiska zaleca się wyłożenie posadzki wykładziną podłogową. 11. Zamknięta obudowa stoiska (ścianki działowe szczelne, pełne, sufity) może uniemożliwiać równomierną wentylację, klimatyzację i ogrzewanie i nie może być podstawą do zgłaszania jakichkolwiek reklamacji w stosunku do LCK i/lub Biura Organizacyjnego Zjazdu. 12. Maksymalne natężenie hałasu na stoisku nie może przekroczyć 60 db. Nie wolno kierować kolumn głośnikowych w stronę przejść i sąsiednich stoisk. Jeżeli Wystawca przewiduje, że natężenie hałasu przekroczy próg 60 db, to powinien wykonać lub zlecić wykonawcy stoiska zamkniętą obudowę stoiska z materiałów dźwiękochłonnych. W przypadku stwierdzenia przekroczenia dopuszczalnego natężenia hałasu, LCK i/lub Biuro Organizacyjne Zjazdu zastrzega sobie prawo przerwania prezentacji, z odłączeniem dopływu energii elektrycznej do stoiska włącznie. W takim przypadku Wystawcy/Uczestnikowi nie przysługuje prawo do żądania odszkodowania od LCK i/lub Biura Organizacyjnego Zjazdu za poniesione straty lub redukcji opłat za najem powierzchni wystawienniczej i wykonane przyłącze elektryczne. 13. LCK i/lub Organizator są uprawnione do wstrzymania zabudowy oraz usunięcia jej elementów na koszt wykonawcy zabudowy, jeżeli: a) zabudowa wykonywana jest niezgodnie z przesłanym i zaakceptowanym projektem, lub z projektem przesłanym za późno, b) realizacja zabudowy jest niezgodna z obowiazującymi przepisami, c) zabudowa wykonywana jest niezgodnie z przyznaną przez Organizatora lokalizacją (np. wykracza poza wynajętą/ przyznaną powierzchnię, jest za wysoka, etc.), d) wykonawca zabudowy wykonał instalacje techniczne bez uzyskania na nie zgody Organizatora, e) elementy zabudowy, nie posiadają odpowiednich atestów (np.niepalności lub trudnozapalności), f) zachodzi obawa przekroczenia dopuszczalnych w LCK obciążeń użytkowych, statycznych lub wytrzymałościowych.

8 g) zabudowa nie spełnia zapsów niniejszego regulaminu. 14. Elementy Zabudowy Stoisk 1. Wszystkie elementy zabudowy powinny spełniać wymogi przepisów przeciwpożarowych. 2. Elementy konstrukcyjne, reklamowe i dekoracyjne stoiska i eksponatów nie mogą przekraczać przyznanej powierzchni wystawienniczej oraz wysokości uzgodnionej z Biurem Organizacyjnym Zjazdu. 3. Przeszklone elementy zabudowy stoisk muszą posiadać pełen dolny cokół z materiału nietłukącego o wysokości min. 30 cm, a krawędzie paneli szklanych musza być dokładnie oszlifowane lub zabezpieczone w taki sposób, aby wyeliminować jakiekolwiek ryzyko obrażeń. 15. Wysokość zabudowy 1. Standardowa wysokość zabudowy stoiska mierzona od posadzki wynosi 2,5 m. 2. Zabudowa stoisk, elementy wolnostojące, reklamy, dekoracje itp. o niestandardowej wysokości, powyżej 2,5m, wymagają zgody Biura Organizacyjnego. 3. Zabudowa piętrowa (dwukondygnacyjna) powinna spełniać dodatkowe warunki. Wymaga ona zgłoszenia projektu najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia oraz pełnej akceptacji przez Biuro Organizacyjne. 16. Reklama 1. Dopuszcza się stosowanie obrotowych elementów reklamowych powyżej 2m od posadzki. Konstrukcje obrotowe reklam mogą wykonywać maksymalnie 10 obrotów/ minutę. 2. Używanie migocących znaków oraz ruchomych napisów wymaga zgody LCK i Biura Organizacyjnego. 3. Wykorzystywanie balonów i/lub flag do celów reklamowych na terenach Zjazdowych wymaga zgody UR i Biura Organizacyjnego. Elementy te ustawiane tymczasowo nie powinny przekraczać wysokości 8,0 m i nie mogą zastawiać dróg ewakuacyjnych i przeciwustawiane tymczasowo nie powinny przekraczać wysokości 8,0 m i nie mogą zastawiać dróg ewakuacyjnych i przeciwpożarowych UR, a ich ustawienie nie może spowodować naruszenia infrastruktury zewnetrzej URarowych LCK, a ich ustawienie nie może spowodować naruszenia infrastruktury LCK. 4. Rozmiary oraz formy reklamy nie mogą stanowić zagrożenia dla bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także nie mogą zasłaniać ekspozycji i uniemożliwiać promocji wystawców ani powodować jakichkolwiek innych zakłóceń na stoiskach sąsiednich. 17. Niedozwolone zmiany w obiektach LCK 1. Zabrania się wykonawcom zabudowy naruszania struktury posadzek, ścian, stropów oraz wprowadzania jakichkolwiek zmian w obiektach LCK (np. malowanie ścian i posadzek, układanie wykładzin dywanowych na ciągach komunikacyjnych, wbijanie gwoździ, wstrzeliwanie kołków, osadzanie dybli, zdrapywanie powierzchni, naruszanie w/w powierzchni). 2. Zabronione jest opieranie wszelkich konstrukcji i elementów zabudowy o sąsiednie stoiska oraz elementy infrastruktury LCK. 3. Zabrania się bez uzgodnienia z LCK lub Biurem Organizacyjnym zawieszania, naklejania oraz innego mocowania elementów stoisk, transparentów, reklam, dekoracji i informacji i innych (dalej materiały ) na stropach, ścianach, poręczach, balustradach, szybach, windach, drzwiach, toaletach i innych elementach infrastruktury LCK. Jeśli wyrażona zostanie zgoda na umieszczanie materiałów, to wykonawca zabudowy ma obowiązek użyć do mocowania takich materiałów substancji lub przedmiotów pozwalających na ich całkowite usunięcie z infrastruktury LCK bez naruszania jakichkolwiek powierzchni lub elementów tej infrastruktury. Każde umieszczanie takich materiałów wykonawca zabudowy wykona po uzyskaniu zgody Biura Organizacyjnego na własną odpowiedzialność i ciąży na nim obowiązek ich całkowitego usunięcia oraz obarczony on jest odpowiedzialnością za ewentualne szkody w obiekcie LCK, których się dopusił oraz kary finansowe za umieszczenie takich materiaów bez zgody Biura Organizacyjnego. 18. Przepisy Porządkowe 1. Na terenach LCK zabrania się produkcji elementów zabudowy stoisk w technologii płyt gipsowo- kartonowych,

9 płyt pilśniowych oraz płyt wiórowych. 2. Na terenach LCK zabrania się prowadzenia prac spawalniczych, używania pistoletów do wstrzeliwania kołków oraz malowania natryskowego. 3. Instalację urządzeń wentylacyjnych i klimatyzacyjnych na stoisku można wykonać wyłącznie po uzyskaniu zgody LCK i Biura Organizacyjnego na jej zamontowanie. 4. Zabrania się montażu anten RTV i TV SAT poza granicami stoiska. W wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach LCK może wydać zgodę na zainstalowanie anteny poza stoiskiem i wskazać jej lokalizację. 5. Urządzenia łączności bezprzewodowej, urządzenia nadawczo-odbiorcze i radiolokacyjne oraz urządzenia o wysokiej częstotliwości eksploatowane na terenie LCK muszą posiadać zgodę na eksploatację Urzędu Komunikacji Elektronicznej oraz zgodę Biura Organizacyjnego, jeśli treści nimi przesyłane mają charakter marketingowy. Biuro Organizacyjne zatrzega sobie prawo do żądania zarzestania transmisji bądź używania takich urzadzeń jeśli zakłócaja one pracę innych systemów działajacych na terenie obiektów LCK. 6. Wykonawca zabudowy jest zobowiązany po zakończeniu Zjazdu i demontażu zabudowy do przekazania LCK i Biuru Organizacyjnemu uporządkowanej własnym kosztem i staraniem powierzchni (całkowite usunięcie elementów zabudowy, wykładziny, resztek taśm klejących, farb, klejów itp.). W przypadku niewykonania powyższych prac porządkowych terminowo, LCK lub Biuro Organizacyjne zlecą ich wykonanie na koszt i ryzyko wykonawcy zabudowy. 7. W budynku LCK nie ma możliwości wykonywania podwieszania elementów konstrukcyjno- reklamowych do konstrukcji stropów budynku. 8. Odpady takie jak opakowania i odpady mieszane - stałe wygenerowane podczas montażu/demontażu stoisk i trwania Zjazdu, należy wynieść do do miejsca ich składowania wskazanego przez personel LCK i/lub Organizatora, z zastrzeżeniem zakazu wyrzucania lub wlewania do kontenerów odpadów niebezpiecznych dla zdrowia i środowiska (oleje, emulsje, kwasy, tłuszcze, lakiery, źródła światła żarówki, baterie, elektrosprzęt, baterii i akumulatorów, substancje toksyczne lub żrące, opon oraz odpadów mogących uszkodzić kontener, itp.), a także do odprowadzania niebezpiecznych odpadów ciekłych do kanalizacji. 9. Wykonawcy zabudowy są zobowiązani do usunięcia we własnym zakresie odpadów (stałych i ciekłych) oraz plam substancji niebezpiecznych dla zdrowia i środowiska. W przypadku nie usunięcia plam substancji niebezpiecznych dla zdrowia i środowiska we własnych zakresie, należy o tym poinformować Biuro Organizacyjne, które zleci usunięcie plam na koszt i ryzyko wykonawcy stoiska. 10. Wszystkie urządzenia emitujące promieniowanie jonizujące (radioaktywne, rentgenowskie) oraz urządzenia laserowe prezentowane lub stosowane na terenach LCK powinny odpowiadać określonym w ogólnie obowiązujących przepisach wymaganiom, dotyczącym ochrony życia i zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia oraz ochrony środowiska. 19. Warunki Techniczne Wykonania Instalacji 1. Instalacja elektryczna a. Do zasilania stoisk i eksponatów na terenie LCK służy sieć elektryczna o napięciu 230V i częstotliwości 50 Hz i mocy 1kW na stoisko (instalacja zasilająca zakończona jest na stoisku gniazdem wtykowym typu CEE: 3 bieg, 230V/10A). Zapotrzebowanie na moc wyższą lub ew. zasilanie w układzie 3- fazowym należy złożyć do Biura Organizacyjnego wraz z projektem stoiska (na min. 5 dni przez rozpoczęciem Zjazdu, rt@grupamedica.pl ). b. Wszystkie urządzenia i instalacje elektryczne stosowane na terenie LCK muszą odpowiadać wymogom Polskich Norm oraz winny być wykonane przez uprawnionego elektryka i eksploatowane zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa. Wszystkie metalowe elementy stoisk i eksponatów należy uziemić. c. Dla odbiorników o innych parametrach zasilania, niż wymienione w niniejszym ust.1 pkt.a), należy stosować odpowiedni aparat we własnym zakresie po uzgodnieniu z Biurem Organizacyjnym. d. Jako ochronę od porażeń należy stosować samoczynne, szybkie wyłączenie w przypadku przekroczenia bezpiecznej wartości napięcia dotykowego wraz z wykorzystaniem połączeń wyrównawczych miejscowych. Instalację elektryczną na stoisku należy zabezpieczać wyłącznikami przeciwporażeniowymi różnicowoprądowymi 30 ma. 2. LCK zastrzegają sobie wyłączność wykonania przyłączy elektrycznych na rzecz wszystkich wykonawców stoisk korzystających z LCK. Samowolne podłączanie instalacji elektrycznej do sieci energetycznej LCK jest niedozwolone. Zabrania się wykonywania jakichkolwiek zmian w instalacji elektrycznej LCK. 3. W okresie montażu i demontażu, wykonawcy zabudowy mają do dyspozycji oświetlenie ogólne obiektu oraz gniazda robocze do zasilania elektronarzędzi.

10 a. Instalacje elektryczne zasilające stoiska / zabudowę są wyłączane codziennie godzinę po zamknięciu obiektu/zakończeniu obrad. W przypadku urządzeń / eksponatów wymagających korzystania z prądu całodobowo należy zgłosić / zamówić w Biurze Organizacyjnym odpowiednie przyłącze elektryczne całodobowe. b. Ze względu na bezpieczeństwo, użytkownicy zobowiązani są do wyłączania zasilania swego stoiska w energię elektryczną każdorazowo przed jego opuszczeniem. c. W przypadku stwierdzenia przez użytkownika jakichkolwiek nieprawidłowości i zakłóceń w funkcjonowaniu instalacji elektrycznej należy niezwłocznie zawiadomić Biuro Organizacyjne. 4. W przyłącza wodno-kanalizacyjne wyposażone są wyłacznie toalety LCK i mogą być one wykorzystwywane jedynie zgodnie z przeznaczeniem. 20. Przepisy bezpieczeństwa pracy 1. Wykonawcy zabudowy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników, wykonujących roboty na terenach LCK, a także odpowiadają za wszelkie wypadki wynikłe wskutek braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm bezpieczeństwa pracy w okresie montażu, eksploatacji i demontażu stoisk. 2. Maszyny, silniki, narzędzia, aparaty oraz inne urządzenia wolno załączać tylko wtedy, gdy wyposażono je we wszelkie przepisowe elementy ochronne, a w szczególności w osłony i barierki zapobiegające dostępowi osób nieuprawnionych. 3. Uruchamianie maszyn i urządzeń nie odpowiadających wymogom bezpieczeństwa oraz obsługiwanie ichprzez personel nieuprawniony jest zabronione. 4. Przy demonstrowaniu maszyn i urządzeń w ruchu należy wydzielić i odpowiednio zabezpieczyć teren przeznaczony na ten cel. 5. Dostępne krawędzie elementów zabudowy (w szczególności szyby i półki) muszą być szlifowane, aby wyeliminować niebezpieczeństwo skaleczenia. 6. W sprawach nie wymienionych powyżej, mają zastosowanie obowiązujące w Polsce przepisy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, których powinni przestrzegać wykonawcy zabudowy oraz wszyscy uczestnicy Zjazdu. W przypadku pytań i wątpliwości prosimy o kontakt z Biurem Organizacyjnym (Grupa Medica SC.) Dane do kontaktu: tel. kom biuro@grupamedica.pl Biuro Organizacyjne Grupa Medica SC ul. Pomorska Łódź tel: fax: lublin/