PROTOKÓŁ KONTROLI. (Dowód: akta kontroli str. 1)

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KONTROLI Ośrodka Pomocy Społecznej w Krośnie Odrzańskim ul. Piastów 10h, kod pocztowy nr , regon nr , zwanego dalej Ośrodkiem lub OPS. Kierownikiem Ośrodka jest od dnia 01 maja 1990r. Pani Zdzisława Ostrowska. Głównym Księgowym od 01 czerwca 2005r. jest Pani Barbara Sojda. (Dowód: akta kontroli str. 1) Kontrolę przeprowadził kontroler z NajwyŜszej Izby Kontroli Delegatury w Zielonej Górze Dariusz Obierzyński specjalista kontroli państwowej, na podstawie upowaŝnienia nr z dnia 15 stycznia 2007r., w okresie od dnia 16 stycznia 2007r. do 16 marca 2006r., z przerwami w dniach r., r., r., r., r., r., r., r. (Dowód: akta kontroli str. 2) Kontrolę przeprowadzono w ramach tematu Powiązanie budŝetów jednostek samorządu terytorialnego z budŝetem państwa w 2006 r. W toku kontroli ustalono, co następuje: 1. Ośrodek jest gminną jednostką organizacyjną działającą jako wyodrębniona jednostka budŝetowa Gminy Krosno Odrzańskie 1. Zgodnie z 12 Statutu Ośrodek prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami celowości, gospodarności i efektywności ich wykorzystania 2. (Dowód: akta kontroli str. 3-11) 2. Regulamin Organizacyjny 3 od momentu wejścia w Ŝycie, tj. od dnia 31 maja 2004r. nie był aktualizowany. Nie uwzględniał obsługi kasowej Ośrodka oraz zadań i obowiązków osoby zatrudnionej od dnia 01 czerwca 2005r. na stanowisku Głównego Księgowego. Ponadto z 31 ww. regulaminu wynika, Ŝe obsługę finansowo - księgową OPS oraz wypłatę świadczeń zapewnia Urząd Miasta w Krośnie Odrzańskim, podczas gdy ze statutu wynika, Ŝe Ośrodek prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków. 1 Statut OPS, Uchwała Nr XVIII/97/04 Rady Miejskiej w Krośnie Odrzańskim z dnia 26 maja 2004r. 2 Uchwała Nr XXVI/167/05 Rady Miejskiej w Krośnie Odrzańskim z dnia 30 marca 2005r. 3 Zarządzenie nr 1/2004 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 31 maja 2004r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego.

2 2 Regulamin organizacyjny nie uwzględniał równieŝ zadań dotyczących postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz spraw w zakresie wypłaty zaliczki alimentacyjnej. Ośrodek nie posiadał dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, stosownie do postanowień wynikających z art. 10 ustawy o rachunkowości 4. Obowiązek taki spoczywa na kierowniku jednostki, który ustala zasady rachunkowości w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację. (Dowód: akta kontroli str i 27) Kierownik Ośrodka wyjaśniła, Ŝe Uchwałą Rady Miejskiej z dnia 30 marca 2005r. wprowadzone zostały zmiany do statutu Ośrodka Pomocy Społecznej dotyczące prowadzenia przez jednostkę samodzielnej gospodarki finansowej w ramach posiadanych środków. Uchybieniem ośrodka jest nie dokonanie zmian w Regulaminie Organizacyjnym, co spowodowana było zapomnieniem. Od 01 czerwca 2005r. Ośrodek prowadzi samodzielna gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków i zatrudnia pracownika na stanowisku Głównego Księgowego. Konsekwencją wprowadzonych zmian winno być ustalenie zasad rachunkowości, czego nie dopełniono z uwagi na przeoczenie i brak wnikliwej interpretacji przepisów ustawy o rachunkowości. Wskazane uchybienia zobowiązuję się uzupełnić w terminie do końca I kwartału 2007r. (Dowód: akta kontroli str ) Zarządzeniami nr 118/04 z dnia 24 maja 2004r. Burmistrz Krosna Odrzańskiego, na wniosek Kierownika Ośrodka upowaŝnił Teresę Lewandowską inspektora do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej naleŝących do właściwości Gminy Krosno Odrzańskie w czasie nieobecności Kierownika. Zarządzeniami nr 191/05 i 192/05 z dnia 30 września 2005r. Burmistrz upowaŝnił Kierownika Ośrodka i ElŜbietę Wyrzykowską inspektora do prowadzenia postępowania wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz postępowania w sprawach zaliczek, a takŝe do wydawania decyzji administracyjnych w tych sprawach. (Dowód: akta kontroli str ) 2.1. Przyjęty w OPS plan kont nie wskazuje na przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń i zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. (Dowód: akta kontroli str ) Obowiązek taki wynika z art. 10 ust.1 pkt. 3 ustawy o rachunkowości. Barbara Sojda Główna księgowa wyjaśniła, Ŝe obejmując obowiązki głównego księgowego, organizując stanowisko pracy i wiele spraw związanych z obsługą finansowo - księgową stwierdzam, Ŝe brak czasu był powodem nie przygotowania planu kont. Zobowiązuje się do końca I kw. uzupełnić brakujące dokumenty. 4 Dz. U. z 2002r., Nr 76, poz. 694 ze zm.

3 3 (Dowód: akta kontroli str ) W dniu 16 marca 2007r. przedłoŝono kontrolerowi Zarządzenie Nr 3/2007 Kierownika OPS w sprawie wprowadzenia instrukcji regulujących gospodarkę finansowo-księgową Ośrodka. Załącznikami do ww. zarządzenia są: zakładowy plan kont, instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów oraz instrukcja w sprawie gospodarki kasowej. (Dowód: akta kontroli str ) 2.2. Na terenie OPS funkcjonuje kasa, w której wypłacane są m.in. świadczenia z tytułu zaliczek alimentacyjnych. W Ośrodku brak jest instrukcji kasowej, z której wynikałoby m.in. sposób kontroli kasy, nie uregulowano zadań dotyczących m.in. sposobu przechowywania gotówki, ochrony kasy, jak równieŝ bezpieczeństwa transportu pieniędzy i innych walorów z banku i do banku. Osoba prowadząca kasę w Ośrodku złoŝyła w dniu 25 maja 2005r. oświadczenia o odpowiedzialności materialnej oraz podpisała umowę o odpowiedzialności materialnej kasjera za powierzone mienie, ale nie była przeszkolona w zakresie rozpoznawania znaków pienięŝnych, fałszerstwa polskich znaków pienięŝnych i metod oceny ich autentyczności. (Dowód: akta kontroli str. 29 i 30-31) W powyŝszej sprawie Barbara Sojda - Główny Księgowy wyjaśniła, Ŝe Do końca 2006r. OPS funkcjonował w budynku przy ulicy Parkowej 1, zajmując pomieszczenia wspólnie z Urzędem Miasta. W Urzędzie funkcjonowała kasa, z której korzystał OPS. W związku z zakończeniem remontu i przeprowadzeniem się do nowej siedziby przy ulicy Piastów 10h, nie wszystkie dokumenty zostały przez nas przygotowane i dostosowane do nowej struktury organizacyjnej. Tak jest m.in. z instrukcją kasową. Uregulowania wymaga m.in. sprawa kontroli kasy, sposobu przechowywania gotówki, ochrony kasy, jak równieŝ bezpieczeństwa transportu pieniędzy i innych walorów z banku i do banku. Ponadto istnieje konieczność przeszkolenia osób obsługujących kasę w zakresie rozpoznawania znaków pienięŝnych, fałszerstwa polskich znaków pienięŝnych i metod oceny ich autentyczności. Brakujące materiały, wynikające z zaniedbania, zostaną uzupełnione do końca marca br. (Dowód: akta kontroli str. 35) 2.3. W okresie objętym kontrolą Ośrodek sporządził i przekazał do Gminy 3 sprawozdania Rb-27 ZZ (kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami), i tak: - za okres od początku roku do końca II kwartału 2006r., sprawozdanie sporządzono w lipcu 2006r. (brak daty sporządzenia, brak daty przekazania), - za okres od początku roku do końca III kwartału 2006r., sprawozdanie sporządzono 09 października 2006r. (brak daty przekazania),

4 4 - za okres od początku roku do końca IV kwartału 2006r., sprawozdanie sporządzono 12 stycznia 2007r. (brak daty przekazania). W ww. sprawozdaniach Ośrodek Pomocy Społecznej wykazywał naleŝności od dłuŝników z tytułu wypłaconych zaliczek alimentacyjnych, i tak: a) wg stanu za okres od początku roku do końca II kwartału zł, b) wg stanu za okres od początku roku do końca III kwartału ,75 zł, c) wg stanu za okres od początku roku do końca IV kwartału ,06 zł. Zaległości te dotyczyły wypłaconych przez OPS zaliczek alimentacyjnych i były zgodne z ewidencją finansowo - księgową. (Dowód: akta kontroli str ) Z powyŝszego wynika, Ŝe w OPS nie sporządzono i nie przekazano Gminie sprawozdania Rb-27ZZ za I kw. 2006r., a sprawozdanie za III kw. sporządzone zostało po terminie określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej 5 i później obowiązującym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej 6. Z załączników do ww. rozporządzeń wynika, Ŝe termin przekazywania sprawozdań z jednostek bezpośrednio realizujących zadania do zarządu jednostek samorządu terytorialnego określony został do 8 dnia po upływie okresu sprawozdawczego. W sprawie braku sprawozdania Główna Księgowa wyjaśniła, Ŝe Gmina nie Ŝądała, a ja przeoczyłam termin jego sporządzenia. Dostosuje się do zaleceń, co do terminu sporządzenia sprawozdania. (Dowód: akta kontroli str ) 3. Wydatki na zaliczki alimentacyjne finansowane z dotacji celowej z budŝetu państwa, według stanu na koniec 2006r. wyniosły: Lp. Wyszczególnienie Wykonanie na koniec 2006r. Źródło pozyskania danych Wypłacone zaliczki alimentacyjne (liczba ) Sprawozdanie rzeczowo-finansowe 2 Wypłacone zaliczki alimentacyjne (w zł) Sprawozdanie rzeczowo-finansowe 3 Koszty obsługi zaliczek alimentacyjnych (w zł) Sprawozdanie rzeczowo-finansowe 4 Umorzone naleŝności dłuŝników alimentacyjnych z tytułu wypłaconych zaliczek alimentacyjnych (w zł) 0 Sprawozdanie rzeczowo-finansowe 5 Zaliczki alimentacyjne zwrócone przez dłuŝników (łącznie z kwotą powiększenia o 5 %), z tego przekazane na: Sprawozdanie rzeczowo-finansowe 5.1 dochody budŝetu państwa (kwota w zł) Sprawozdanie rzeczowo-finansowe 5.2 dochody własne gminy (kwota w zł) Sprawozdanie rzeczowo-finansowe 6 Zwrot nienaleŝnie pobranych zaliczek alimentacyjnych (w zł) 200 Sprawozdanie rzeczowo-finansowe 7 Wydatki ze środków własnych gminy na zaliczki alimentacyjne (art. 8 ust. 5 ustawy) 0 Sprawozdanie rzeczowo-finansowe 5 Dz. U. z 2005r., Nr 170, poz Dz. U. z 2006r., Nr 115, poz. 781

5 5 8 Liczba rodzin pobierających zaliczki alimentacyjne 132 Sprawozdanie rzeczowo-finansowe. 9 Liczba dłuŝników alimentacyjnych zamieszkujących na terenie gminy oraz w stosunku do tej liczby: Dane uzyskane z prowadzonej dla własnych potrzeb ewidencji. Ilość rodzin wynika z ręcznego zliczenia. 121 Sprawozdanie rzeczowo-finansowe. Dane uzyskane z prowadzonej dla własnych potrzeb ewidencji. Ilość rodzin wynika z ręcznego zliczenia. 9.1 Liczba informacji, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy 4 Ewidencja jednostki kontrolowanej. Liczba informacji dotycząca przyczyn bezskutecznej egzekucji wynika z ręcznego przeglądania dokumentacji w sprawie udzielonych zaliczek 9.2 liczba wniosków o przeprowadzenie wywiadu środowiskowego 0 Ewidencja jednostki kontrolowanej 9.3 Liczba przeprowadzonych wywiadów 0 Ewidencja jednostki kontrolowanej 9.4 Liczba przypadków uchylenia się od wywiadu 0 Ewidencja jednostki kontrolowanej 9.5 Liczba wniosków do urzędu pracy o ustalenie moŝliwości aktywizacji zawodowej dłuŝnika (jakie były efekty - ilu 0 Ewidencja jednostki kontrolowanej dłuŝników znalazło zatrudnienie) 9.6 Liczba wniosków do starosty o skierowanie dłuŝnika alimentacyjnego do prac organizowanych na zasadach 0 Sprawozdanie rzeczowo-finansowe robót publicznych (jakie były efekty - ilu skierowano) 9.7 Liczba przypadków uchylania się od podjęcia pracy 0 Ewidencja jednostki kontrolowanej 9.8 Liczba informacji do podmiotu właściwego do złoŝenia wniosku o przestępstwo alimentacyjne (w związku z 0 Ewidencja jednostki kontrolowanej przypadkami wyszczególnionymi w wierszach 9.4 i 9.7) 9.9 Liczba wniosków do starosty o zatrzymanie prawa jazdy dłuŝnika (jakie były efekty ile zatrzymano) 0 Sprawozdanie rzeczowo-finansowe 10 NaleŜności z tytułu wypłaconych zaliczek Ewidencja finansowo-księgowa (Dowód: akta kontroli str A-B i 47-60) 4. Analiza 50 wybranych (z interwałem co 3 ze 175 decyzji wydanych w 2006r.) postępowań administracyjnych o przyznanie zaliczki alimentacyjnej w 2006r. wykazała, co następuje: kwota wypłaconych, na podstawie ww. 50 decyzji, świadczeń wyniosła ,80 zł (10,5 % ogółem wypłaconych), we wszystkich badanych sprawach (100 %) w zawiadomieniach, o których mowa w art. 3 ust. 1 ww. ustawy, komornik nie informował o przyczynach bezskuteczności egzekucji, w 4 sprawach (Nr 56/2006, 57/2006, 59/2006 i 63/2006), okres pomiędzy datą złoŝenia wniosku a datą wydania decyzji wyniósł odpowiednio: 43, 39, 39, 37 dni. Zgodnie z art i 3 oraz art i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego 7 Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niŝ w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niŝ w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania ( ). 7 t.j. Dz. U. z 2000r., Nr 98, poz ze zm.

6 6 O kaŝdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąŝy na organie administracji publicznej równieŝ w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezaleŝnych od organu. we wszystkich analizowanych postępowaniach OPS: - nie przeprowadzał wywiadu środowiskowego u dłuŝnika alimentacyjnego, o którym mowa w art. 3 ust. 1 i 4 ust. 1 i 3 ww. ustawy o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej, - nie występował do urzędu pracy o przedstawienie informacji o moŝliwości aktywizacji zawodowej dłuŝnika, stosownie do art. 4 ust. 2 ww. ustawy, W przypadku, gdy dłuŝnik alimentacyjny nie moŝe wywiązać się ze swych zobowiązań z powodu braku zatrudnienia, organ właściwy dłuŝnika zwraca się do właściwego urzędu pracy o przedstawienie informacji o moŝliwościach aktywizacji zawodowej dłuŝnika alimentacyjnego. - nie występował z wnioskiem do starosty o skierowanie dłuŝnika do prac organizowanych na zasadach robót publicznych, Zgodnie z art. 4 ust. 2 ww. ustawy, W przypadku, gdy dłuŝnik alimentacyjny nie moŝe wywiązać się ze swych zobowiązań z powodu braku zatrudnienia, organ właściwy dłuŝnika występuje, w razie braku moŝliwości aktywizacji zawodowej, z wnioskiem do starosty o skierowanie dłuŝnika do prac organizowanych na zasadach robót publicznych, określonych w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. - nie występował z wnioskiem o ściganie za przestępstwo alimentacyjne, Stosownie do art. 209 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny 8, Kto uporczywie uchyla się od wykonania ciąŝącego na nim z mocy ustawy lub orzeczenia sądowego obowiązku opieki przez niełoŝenie na utrzymanie osoby najbliŝszej lub innej osoby i przez to naraŝa ją na niemoŝność zaspokojenia podstawowych potrzeb Ŝyciowych, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Ściganie następuje na wniosek pokrzywdzonego, organu pomocy społecznej lub organu udzielającego odpowiedniego świadczenia rodzinnego albo zaliczki alimentacyjnej. JeŜeli pokrzywdzonemu przyznano odpowiednie świadczenie rodzinne albo zaliczkę alimentacyjną, ściganie odbywa się z urzędu." - nie kierował do starosty wniosku o zatrzymanie prawa jazdy dłuŝnika alimentacyjnego. Zgodnie z art. 5 ust. 1 i 2 ustawy o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej, Organ właściwy dłuŝnika, w przypadku złoŝenia wniosku, o którym mowa w art. 4 ust. 3, kieruje do starosty wniosek o zatrzymanie prawa jazdy dłuŝnika alimentacyjnego. Na podstawie wniosku, o którym mowa w ust. 1, starosta wydaje decyzję o zatrzymaniu prawa jazdy. (Dowód: akta kontroli str i ) 8 Dz. U. z 1997r., Nr 88, poz. 553 ze zm.

7 7 Osobą odpowiedzialną za prowadzenie spraw związanych z zaliczkami alimentacyjnymi jest Ewa Paprzycka zatrudniona w OPS na stanowisku referenta, do której obowiązków, zgodnie z zakresem czynności, z dnia 18 lipca 2005r., naleŝy m.in.: - przyjmowanie wniosków o przyznanie zaliczki alimentacyjnej, - kompletowanie dokumentacji, weryfikacja osób uprawnionych, ustalanie uprawnień do zaliczki alimentacyjnej, - sporządzanie decyzji administracyjnej, - ewidencja dłuŝników alimentacyjnych, - weryfikacja wypłaconych zaliczek. (Dowód: akta kontroli str ) WW. osoba wyjaśniła, w sprawach: - wydania decyzji administracyjnej w oparciu m.in. o informację komornika o miejscu zamieszkania i wieku dłuŝnika, bez podania wzmianki o zatrudnieniu (ewentualnym braku zatrudnienia) i sytuacji ekonomicznej dłuŝnika - W zaświadczeniach Komornika o bezskuteczności prowadzonego postępowania egzekucyjnego oraz o wysokości wyegzekwowanego świadczenia alimentacyjnego przesyłanych do organu właściwego w zdecydowanej większości brak danych o zatrudnieniu i sytuacji ekonomicznej dłuŝników. Przy analizowaniu wniosków nie wiedziałam, Ŝe brak tych danych w informacji od komornika jest istotny. Uzupełniając brakujące dane kontaktowałam się telefonicznie z komornikiem w celu uzyskania informacji o zatrudnieniu dłuŝników. UwaŜałam, Ŝe skoro komornik przesłał wniosek wraz z innymi dokumentami to wszystko było dobrze, moja rola sprowadzała się do: zarejestrowania wniosku, wyliczenia dochodu, analizy pozostałej dokumentacji oraz sporządzenia decyzji i przekazania do podpisu. - braku informacji od komornika, co do przyczyn bezskuteczności egzekucji Informacje o przyczynach bezskuteczności prowadzonego postępowania egzekucyjnego dotyczyły jedynie 4 dłuŝników odnośnie wszystkich decyzji wydanych na okres zasiłkowy 2005/2006 i 2006/2007. Brak tych informacji wynika z mojego niedopatrzenia. W celu uzupełnienia brakujących danych wystąpię do końca kwietnia br. z pisemną prośbą do Komornika Sądowego właściwego według miejsca zamieszkania dłuŝnika o wskazanie przyczyn braku egzekucji. - wydania decyzji administracyjnej w okresie powyŝej 30 dni - W okresie realizacji świadczeń zgodnie z prawomocnymi decyzjami przyznającymi wierzycielom prawo do zaliczki alimentacyjnej na okres 2005/2006, Komornik Sądowy przesłał do organu właściwego (OPS) wnioski wierzycieli o ustalenie prawa do świadczeń na kolejny okres zasiłkowy tj. 2006/2007 bez udokumentowania bezskuteczności alimentacyjnej za miesiące czerwiec, lipiec, sierpień 2006 roku. Nie występowałam do komornika o przesłanie brakujących dokumentów, jedynie telefonicznie poinformowałam o konieczności wystawienia i przesłania takiego

8 8 zaświadczenia. Jednocześnie nie informowałam wnioskodawców o przyczynie opóźnienia w wydaniu decyzji, z uwagi na fakt, iŝ otrzymywali oni świadczenia na podstawie wcześniejszych decyzji. PowyŜsze spowodowało, Ŝe decyzje nr 56/2006, 57/2006, 59/2006 oraz 63/2006 na nowy okres zasiłkowy nie wydano w terminie określonym art. 35 Kpa. (Dowód: akta kontroli str ) Kierownik Ośrodka wyjaśniła, Ŝe zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej w przypadku bezskutecznej egzekucji świadczenia alimentacyjnego, komornik sądowy prowadzący postępowanie jest obowiązany do poinformowania organu właściwego dłuŝnika o stanie egzekucji i przyczynach jej bezskuteczności. Brak danych od komorników sądowych był przyczyną nie wykorzystania przez jednostkę uprawnień wynikających z ustawy. Aktualnie, mimo braku informacji, pracownicy socjalni tutejszego Ośrodka podjęli czynności w kierunku ustalenia sytuacji materialno - bytowej dłuŝników w miejscu ich zamieszkania. Informacje wywiadów środowiskowych będą podstawą wszczęcia procedur wynikających z mocy ustawy. (Dowód: akta kontroli str ) 5. Dotacje celowe 5.1. Dotacje celowe na zadania z zakresu administracji rządowej i inne zadania zlecone ustawami Dochody i wydatki OPS na realizację zadań z zakresu administracji rządowej i inne zadania zlecone ustawami, finansowane z dotacji, środków własnych i innych źródeł przedstawia zestawienie: /w tys. zł/ Wyszczególnienie Dotacje celowe na zadania z zakresu administracji rządowej i inne zadania zlecone ustawami 2005r. wykona nie Plan po zmianach 2006r. Wskaźniki w % w tym: Środki otrzymane Wykonanie [5:2] [5:3] [5:4] Kwoty niewykorzystanych i zwróconych dotacji 1) po terminie (łącznie z odsetkami) Wydatki poniesione z własnych dochodów (bez dotacji) 2 Wydatki poniesione z innych źródeł 3) Łącznie (kolumna ) Dochody i wydatki ogółem, z tego: 4.292, , , , ,9 99,9 4, dział 852, z tego: - rozdział , , , , ,0 - rozdział ,2 33,4 33,4 31, ,2 1, ,8 - rozdział ,0 200,0 200,0 200, ,0 - rozdział ,0 32,0 32,0 32, ,0 - rozdział ,4 42,4 39, , ,9 Z powyŝszego wynika m.in., Ŝe:

9 9 - w 2006r. kwota wykonanych wydatków z dotacji z budŝetu państwa na zadania z zakresu administracji rządowej i inne zadania zlecone ustawami wyniosła 109 % kwoty wydatków z 2005r., - OPS zwrócił do budŝetu państwa kwotę ogółem 4,1 tys. zł niewykorzystanych dotacji, co stanowiło 0,08 % kwoty otrzymanych dotacji. (Dowód: akta kontroli str. 61) Ośrodek zwrócił do Gminy niewykorzystane dotacje: - w dniu 27 grudnia 2006r. w dziale 852, rozdziale 85213, kwota 1.589,77 zł, - w dniu 05 stycznia 2007r. w dziale 852, rozdziale 85278, kwota zł. (Dowód: akta kontroli str ) W sprawie zwrotu dotacji kierownik wyjaśniła, Ŝe W budŝecie Gminy na 2006r. na realizację zadań zleconych zaplanowano kwotę w dziale 852, rozdziale zł. Do ubezpieczenia zdrowotnego zgłoszono 91 osób, łącznie opłacono składki w kwocie zł, niewykorzystane środki zostały zwrócone do budŝetu. W budŝecie Gminy na 2006r. na realizację zadań zleconych zaplanowano kwotę w dziale 852, rozdziale zł. Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 29 sierpnia 2006r. w sprawie szczegółowych warunków realizacji programu pomocy dla gospodarstw rolnych w celu złagodzenia skutków suszy do Ośrodka wpłynęły 63 wnioski o przyznanie zasiłku celowego. Wydano 37 decyzji przyznających świadczenie oraz 26 decyzji odmawiających prawa do zasiłku. Na wypłatę zasiłków wydano ogółem kwotę w wysokości zł Niewykorzystane środki ( ) zostały zwrócone do budŝetu państwa. (Dowód: akta kontroli str ) Porównanie zakresu zadań dotowanych z budŝetu państwa w 2005r. i 2006r. przestawia zestawienie: Dział Rozdział Kwota w roku w zł Rodzaj zadania Uwagi 2005r. 2006r , ,00 Świadczenia rodzinne Od 1.IX.2006r. organ wł. stał się płatnikiem wszystkich uprawnionych , ,23 Składka zdrowotna Wzrosła składka zdrowotna , ,00 Składka na ubezpieczenie Wzrosła liczba uprawnionych emerytalne , ,00 Usługi specjalne Rozszerzony zakres usług ,00 Usuwanie klęsk Program pomocy dla rolników - susza (Dowód: akta kontroli str. 62) W 2006r. OPS: - nie występował z roszczeniami w postępowaniu sądowym wobec Skarbu Państwa z tytułu realizacji zadań z zakresu administracji rządowej i innych zleconych ustawami,

10 10 - nie interweniował u Burmistrza w sprawie zwiększenia dotacji na zadania z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami, - otrzymywał dotacje bez zbędnej zwłoki (cyklicznie) (systematycznie) w wielkościach i w trybie umoŝliwiającym pełne i terminowe wykonanie zleconych zadań. (Dowód: akta kontroli str. 123) W zakresie wykorzystania dotacji szczegółową analizą objęto dotacje przyznane w dziale 852 (pomoc społeczna), i tak: - rozdział kwotę wydatkowano na: a) zasiłki rodzinne z dodatkami ,00 zł, b) świadczenia opiekuńcze ,00 zł, c) jednorazową pomoc z tytułu urodzenia dziecka ,00 zł, d) składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ,00 zł e) wypłacone zaliczki alimentacyjne ,00 zł, f) obsługę ww. świadczeń ,68 zł. świadczenie, - rozdział kwotę wydatkowano na: a) zasiłki stałe dla 78 osób, którym przyznano decyzją świadczenie, - rozdział kwotę wydatkowano na: a) specjalistyczne usługi opiekuńcze dla 6 osób, którym przyznano decyzją - rozdział kwotę wydatkowano na: a) zasiłki celowe na pokrycie wydatków związanych z klęską Ŝywiołową lub ekologiczną (susza) dla 37 osób, którym przyznano decyzją świadczenie. W kontrolowanym okresie OPS zrealizował zadania zlecone z zakresu administracji rządowej. Nie stwierdzono przypadków wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrania jej w nadmiernej wysokości. (Dowód: akta kontroli str i 77-78) 5.2. Dotacje celowe na zadania własne Wydatki Ośrodka na realizację zadań własnych dofinansowanych dotacjami z budŝetu państwa przestawia zestawienie:

11 11 /w tys. zł/ Wyszczególnienie 2005r. wykona nie Plan po zmianach Dotacje celowe na zadania własne 2006r. Wskaźniki w % w tym: Środki otrzymane Wykonanie [5:2] [5:3] [5:4] Kwoty niewykorzystanych i zwróconych dotacji 1) po terminie (łącznie z odsetkami) Wydatki poniesione z własnych dochodów (bez dotacji) 2 Wydatki poniesione z innych źródeł 3) Łącznie (kolumna ) Dochody i wydatki 687,0 811,5 811,5 811, , ,8 ogółem, z tego: dział 852, z tego: - rozdział ,0 370,0 370,0 370, ,9-528,9 - rozdział ,0 185,5 185,5 185, ,6-464,1 - rozdział ,0 256,0 256,0 256, ,8-361,8 Z powyŝszego wynika m.in., Ŝe: - w 2006r. kwota wykonanych wydatków z dotacji z budŝetu państwa na realizację zadań własnych wyniosła 118 % kwoty wydatków z 2005r., - udział dotacji celowych przyznanych na zadania własne stanowił 60 % ogółu wydatków na realizację tych zadań. (Dowód: akta kontroli str. 63) Ponadto Gmina z własnych środków przekazała na rzecz Ośrodka kwotę 1.107,00 tys. zł z tytułu wypłaty dodatków mieszkaniowych (rozdział 85215). W dniu 29 grudnia 2006r. OPS dokonał zwrotu na rachunek Gminy niewykorzystaną kwotę w wysokości ,74 zł. (Dowód: akta kontroli str. 103) W sprawie zwrotu dotacji Kierownik OPS wyjaśniła, Ŝe W budŝecie Gminy na wypłatę dodatków mieszkaniowych w 2006r. zaplanowano w dziale 852, rozdziale tys. zł (po zmianach). Urząd Miasta przekazał kwotę w wysokości tys. zł. Na realizację pomocy wydatkowano ogółem 972, 4 tys. zł, koszty realizacji świadczeń stanowiły 14,3 tys. Niewykorzystane środki finansowe w wysokości 120,3 tys. zł przekazano na konto Urzędu Miasta. (Dowód: akta kontroli str ) Porównanie zakresu zadań dotowanych z budŝetu państwa w 2005r. i 2006r. przestawia zestawienie: Dział Rozdział Kwota w roku w zł Rodzaj zadania Uwagi 2005r. 2006r , ,00 Zasiłki okresowe Wzrosła liczba odbiorców , ,00 Zadania własne gminy Zwiększyła się liczba zatrudnionych , ,00 DoŜywianie Program państwa w zakresie doŝywiania w zł.

12 12 W 2006r. OPS: - nie interweniował u Burmistrza w sprawie zwiększenia dotacji na zadania własne, - otrzymywał dotacje bez zbędnej zwłoki (cyklicznie) (systematycznie) w wielkościach i w trybie umoŝliwiającym pełne i terminowe wykonanie zleconych zadań. (Dowód: akta kontroli str. 123) W zakresie wykorzystania dotacji szczegółową analizą objęto: rozdział kwotę łączną w wysokości zł wydatkowano na: a) zasiłki okresowe wypłacono dla 548 osób (liczba świadczeń 2.591) kwotę zł, w tym zł z tytułu dotacji i zł udział własny, b) inne świadczenia: - schronienie kwota zł dla 6 osób, - zasiłki celowe na pokrycie wydatków powstałych w wyniku zdarzenia losowego (poŝar) kwota zł dla 2 osób, - sprawienie pogrzebu kwota zł dla 2 osób, - inne zasiłki celowe i w naturze (m.in. zakup opału, Ŝywności, leków, odzieŝy opłacenie energii elektrycznej) kwota zł dla 472 osób. rozdział kwotę ogółem ,07 zł (w tym: zł - dotacja celowa na zadania własne) wydatkowano na: - wynagrodzenia ,52 zł, - składki ZUS ,44 zł, - składki na Fundusz Pracy ,71 zł. - odpis na ZFŚS zł, - delegacje ,24 zł, - zakup materiałów i wyposaŝenia ,30 zł, - zakup usług pozostałych ,36 zł, - inne (m.in. podatek od nieruchomości, wynagrodzenie bezosobowe) ,5 zł. (Dowód: akta kontroli str i ) 5.3. Dotacje celowe na zadania realizowane na podstawie porozumień zawartych z organami administracji rządowej Dotacje celowe otrzymane na zadania zrealizowane na podstawie porozumień zawartych z organami administracji rządowej przedstawia zestawienie:

13 13 /w tys. zł/ Wyszczególnienie 2005r. wykona nie Dotacje celowe na zadania realizowane na podstawie porozumień zawartych z organami administracji rządowej Plan po zmianach 2006r. Wskaźniki w % w tym: Środki otrzymane Wykonanie [5:2] [5:3] [5:4] Kwoty niewykorzystanych i zwróconych dotacji 1) po terminie (łącznie z odsetkami) Wydatki poniesione z własnych dochodów (bez dotacji) 2 Wydatki poniesione z innych źródeł 3) Łącznie (kolumna ) Dochody i wydatki ogółem, 200,0 256,0 256,0 256, ,8-361,8 z tego: dział 852, z tego: - rozdział ,0 256,0 256,0 256, ,8-361,8 (Dowód: akta kontroli str. 79) W zakresie realizacji ww. wydatków ustalono, Ŝe w dniu 04 maja 2006r. Wojewoda Lubuski zawarł z Burmistrzem porozumienie, w sprawie przyznania dotacji celowej na realizację w 2006r. Programu Wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania, w którym, m.in.: - kwota udzielonej dotacji wyniosła zł (w tym: zł - pomoc w formie posiłku, zł - tworzenie i doposaŝenie punktów przygotowania lub wydawania posiłków, zł - pokrycie kosztów dowozu posiłków), - pomocą objęto grupę 800 osób (70 dzieci do 7 roku Ŝycia, 630 uczniów i 100 osób dorosłych), - udział Gminy w realizacji zadania wynosił zł, tj. 29 %. - strony nie określiły wysokości i terminów przekazania dotacji, - Gmina przedstawi sprawozdanie z wykorzystania środków, w terminie do 15 dnia miesiąca po okresie sprawozdawczym. Aneksem z dnia 5 grudnia 2006r. dokonano zamiany kwot przeznaczonych na tworzenie i doposaŝenie punktów przygotowania lub wydawania posiłków oraz pokrycie kosztów dowozu posiłków kwotę zł zwiększono do zł, a kwotę zł zmniejszono do 600 zł. (Dowód: akta kontroli str.80-82) Pomocą objęto osoby, w tym 176 dzieci do 7 roku Ŝycia, 824 uczniów do czasu ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej i 144 osoby otrzymujące pomoc na podstawie art. 7 ustawy o pomocy społecznej. Koszt programu wyniósł ogółem zł, w tym środki własne Gminy wyniosły zł.

14 14 Na posiłki przeznaczono kwotę zł, na pomoc w formie świadczenia pienięŝnego w postaci zasiłku celowego na zakup posiłku lub Ŝywności, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006r. w sprawie realizacji programu wieloletniego "Pomoc państwa w zakresie doŝywiania 9 ", w kwotę zł dla 339 osób. dotyczyły: Pozostałe koszty w kwocie zł (7.350 zł - dotacja i zł - środki Gminy) - kosztów dowozu 600 zł, - kosztów utworzenia punktów wraz z doposaŝeniem zł Dotacja została wykorzystana przez OPS w pełnej wysokości i zgodnie przeznaczeniem. (Dowód: akta kontroli str ) Sprawozdanie z realizacji programu sporządzono 18 stycznia 2007r., podczas gdy z 2 pkt. 2 ww. porozumienia wynika, Ŝe termin przedstawienia sprawozdania z wykorzystania środków określony został do 15 dnia miesiąca po okresie sprawozdawczym. Pismem z dnia 29 grudnia 2006r. LUW przypomniał o obowiązku terminowego sporządzenia sprawozdań. (Dowód: akta kontroli str i 92-94) Kierownik OPS wyjaśniła, Ŝe na przełomie roku 2006/2007 Ośrodek pomocy Społecznej zmienił siedzibę przenosząc się do obiektu Centrum Opieki Społecznej, co spowodowało krótkoterminową dezorganizację pracy. O wynikających z tego faktu problemach i trudnościach w przesłaniu sprawozdania w obowiązującym terminie poinformowano Lubuski Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej w Gorzowie Wlkp. Ostatecznie sprawozdanie z realizacji w 2006r. programu ( ) przesłano w dniu 18 stycznia 2007r. (Dowód: akta kontroli str ) 6. W 2006r. dokonano łącznie 9 zmian w planie finansowym Ośrodka. Zarządzeniem nr 31/06 z dnia 09 lutego 2006r. Burmistrz upowaŝnił Kierownika Ośrodka do dokonywania przeniesień w planie wydatków jednostki w ramach tego samego rozdziału klasyfikacji budŝetowej za wyjątkiem wydatków na wynagrodzenia i pochodne oraz wydatków majątkowych. (Dowód: akta kontroli str. 92, i ) Zdzisława Ostrowska Kierownik Ośrodka działając na podstawie ww. zarządzenia, w dniu 29 grudnia 2006r. dokonała zmiany w planie wydatków 10 w dziale 852 rozdziale w następujący sposób: - zwiększa się: 3110 świadczenia społeczne o kwotę 6.714,00 zł, - zmniejsza się 4010 osobowy fundusz płac o kwotę 290,00 zł, 9 Dz. U. z 2006 r., Nr 25, poz Zarządzenie nr 4/06 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Krośnie Odrzańskim w sprawie dokonania przeniesień w planie wydatków na 2006 r.

15 zakładowy fundusz nagród o kwotę 38,00 zł, 4110 składki na ubezpieczenia społeczne o kwotę 3.605,00 zł, 4120 składki na fundusz płacy o kwotę 1.301,00 zł, 4170 fundusz bezosobowy o kwotę 47,00 zł, ponadto zmniejszono wydatki w; 4210 materiały i wyposaŝenia o kwotę 860,00 zł, 4300 usługi niematerialne o kwotę 563,00 zł, 4410 krajowe podróŝe słuŝbowe o kwotę 10,00 zł. Wydatki na wynagrodzenia stanowiły kwotę zł, a wydatki majątkowe wyniosły zł. (Dowód: akta kontroli str. 93) Kierownik OPS wyjaśniła, Ŝe w celu zapewnienia płynności wypłat naleŝnych świadczeń w dziale 852, rozdział w miesiącu grudniu 2006r. niezbędne było dokonanie zmian w planie wydatków według klasyfikacji budŝetowej. W związku z powyŝszym dokonałam zmian poprzez przeniesienie kwot miedzy paragrafami. Uchybieniem niezgodnym z uprawnień wynikających z zarządzenia nr 31/2006 Burmistrza Krosna Odrzańskiego z dnia r. było dokonanie przeniesienia środków planu na wynagrodzenia i pochodne. Zmiany dokonałem wskutek pomyłki. (Dowód: akta kontroli str ) NajwyŜsza Izba Kontroli nie przeprowadziła, w 2005r. kontroli w OPS w Krośnie Odrzańskim. (Dowód: akta kontroli str. 123) Poprzez zamieszczenie w protokole kontroli niŝej wymienionych pouczeń kontroler NIK poinformował Panią Kierownik o przysługującym Jej prawie: zgłoszenia przed podpisaniem protokółu kontroli, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu kontroli, pisemnych, umotywowanych zastrzeŝeń co do ustaleń zawartych w protokole kontroli (art. 55 ust. 1 i 2 ustawy o NIK); odmowy podpisania niniejszego protokółu kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem złoŝenia na tę okoliczność, w terminie 7 dni, wyjaśnień dotyczących przyczyn odmowy podpisania protokółu kontroli (art. 57 ust. 1 ustawy o NIK). w przypadku zgłoszenia zastrzeŝeń, termin 7 dni - zgodnie z art. 57 ust. 2 ustawy o NIK - biegnie od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie ich rozpatrzenia;

16 16 złoŝenia z własnej inicjatywy na piśmie dodatkowych wyjaśnień co do przyczyn i okoliczności powstania nieprawidłowości opisanych w niniejszym protokóle kontroli, w terminie uzgodnionym z kontrolerem (art. 59 ust. 2 ustawy o NIK). O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu do księgi ewidencji kontroli pod poz. nr 1. Kontroler NIK Delegatura w Zielonej Górze Krosno Odrzańskie, dnia 16 marca 2007r.... Dariusz Obierzyński specjalista kontroli państwowej Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Krośnie Odrzańskim Krosno Odrzańskie, dnia. marca 2007r... Zdzisława Ostrowska Niniejszy protokół sporządzony został w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wręczono w dniu 16 marca 2007r. Pani Zdzisławie Ostrowskiej Kierownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Krośnie Odrzańskim.... /podpis kontrolera/ (Dowód: akta kontroli str. 177)