ZESTAWIENIE NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANYCH PYTAŃ DOTYCZĄCYCH KONKURSU ZAMKNIĘTEGO NR 1/POKL/4.1.1/2011

Transkrypt

1 ZESTAWIENIE NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANYCH PYTAŃ DOTYCZĄCYCH KONKURSU ZAMKNIĘTEGO NR 1/POKL/4.1.1/2011 FAQ wersja 2.0 z dnia 23 grudnia 2011 r. 1,2 1. Czy wnioskodawca w ramach jednego wniosku o dofinansowanie może się ubiegać o dofinansowanie realizacji dwóch komponentów tj. Podnoszenie kompetencji kadry kierowniczej w zakresie zarządzania uczelnią oraz Wdrożenie modeli zarządzania jakością w uczelni czy tylko jednego z nich? Wnioskodawca w ramach jednego projektu może ubiegać się o dofinansowanie realizacji jednego lub dwóch komponentów. 2. Grupa docelowa została określona jako uczelnie (instytucje, kadra akademicka). Czy w ramach realizacji elementu wdrażania modeli zarządzania jakością w uczelni jest możliwe uczestnictwo w projekcie pracowników administracyjnych? Tak. W ramach wdrażania modelu zarządzania jakością w uczelni możliwe jest uczestnictwo w projekcie pracowników administracyjnych nie będących kadrą zarządzającą uczelni oraz pracownikami naukowo-dydaktycznymi, jeżeli uczestnictwo w projekcie tej grupy pracowników jest podyktowane wymogami wdrażanego modelu. 3. Jakie grupy pracowników mieszczą się w pojęciu kadra akademicka? W ramach grupy docelowej jaką jest kadra akademicka uczestnikami projektu mogą być różnego rodzaju pracownicy uczelni realizującej projekt w zależności od założeń i potrzeb wdrażanego modelu zarządzania. 1 Niniejsze opracowanie będzie na bieżąco aktualizowane po pojawieniu się kolejnych, często zadawanych pytań. 2 Do wcześniejszej wersji dodano pytania od nr 19

2 4. Czy do kadry kierowniczej zaliczamy zastępców Kanclerza i Kwestora oraz zastępców kierowników wyodrębnionych jednostek organizacyjnych. Tak. Zastępcy Kanclerza i Kwestora oraz zastępcy kierowników podstawowych jednostek organizacyjnych są zaliczani do kadry kierowniczej uczelni. 5. Czy wnioskodawca może w ramach komponentu wdrożenie modeli zarządzania jakością przeszkolić danych pracowników uczelni (spoza kadry kierowniczej) z zakresu np. użytkowania specjalistycznych programów informatycznych wspomagających zarządzanie kadrami, finansami itp.? Działania szkoleniowe w ramach poszczególnych zadań merytorycznych projektu będą skutkować podniesieniem kompetencji kadry, która nie jest kadrą kierowniczą czy w ramach konkursu wykluczona zostaje możliwość projektowania działań szkoleniowych, które nie są nakierowane na kadrę kierowniczą? Jeżeli wdrożenie modelu zarządzania jakością wymaga przeszkolenia określonej grupy pracowników uczelni, szkolenie takie może być kwalifikowane do dofinansowania w ramach komponentu wdrożenie modeli zarządzania jakością. 6. Czy koszt opracowania modelu zarządzania uczelnią jest kwalifikowany do dofinansowania? Nie. W ramach przedmiotowego konkursu można finansować wydatki dotyczące jedynie etapu wdrożenia modelu zarządzania. W ramach projektu można finansować takie wydatki jak: koszty opracowania procedur, przebudowy systemu zarządzania, wdrożenia odpowiednich zmian podyktowanych założeniami danego modelu itp. Kosztem kwalifikowanym są również wydatki związane z nabyciem lub przebudową systemów informatycznych, zarówno oprogramowania jak i sprzętu informatycznego. 7. Kiedy model zarządzania należy uznać za wdrożony? Wdrożenie oznacza stosowanie danego modelu, którego zgodność z określonymi wymaganiami poszczególnych norm została poświadczona stosownym certyfikatem, wydanym przez zewnętrzną jednostkę certyfikującą lub przyjęciem przez organ kolegialny uczelni. Za moment pomiaru wskaźnika rezultatu jakim jest wdrożenie modelu zarządzania jakością i kontroli jakości,

3 należy zatem uznać uzyskanie takiego certyfikatu lub przyjęcie modelu przez organ kolegialny uczelni. 8. Czy w projekcie zakładającym m.in. realizację elementu pn. wdrażanie modeli zarządzania jakością w uczelni mogą brać udział również studenci, jako korzystający z narzędzi wdrożonych w ramach modelu zarządzania jakością? Nie. Po wdrożeniu modelu zarządzania jakością w uczelni cel projektu należy uznać za osiągnięty i należy zakończyć realizację projektu. W związku z tym korzystanie z narzędzi wdrożonych w ramach modelu zarządzania jakością nie jest traktowane jako uczestnictwo w projekcie. 9. Czy uczelnia może składać jeden wniosek samodzielnie, a w drugim występować jako partner? Tak. Uczelnia może złożyć tylko jeden wniosek jako lider natomiast liczba wniosków, w których uczelnia występuje jako partner nie jest ograniczona. Jednocześnie, aby wykluczyć możliwość podwójnego finansowania uczelnia będąca wnioskodawcą, występując w innym wniosku jako partner, nie może ubiegać się o dofinansowanie tych samych elementów, o które stara się w ramach innego projektu jako lider lub partner projektu. 10. Czy w ramach projektu można zakupić oprogramowanie wspomagające system zarządzania jakością? Tak koszt zakupu oprogramowania jest kosztem kwalifikowanym, jeżeli oprogramowanie to jest niezbędne do wdrożenia danego modelu zarządzania jakością. 11. Czy istnieje limit kosztów kwalifikowanych dotyczący zakupu oprogramowania? Nie ma takiego limitu, jednak koszty muszą być racjonalne, efektywne i bezpośrednio związane z celami projektu. Limit dotyczy jedynie kosztów zakupu środków trwałych w ramach tzw. Cross Financingu i wynosi 10% wartości projektu.

4 12. Czy zalecane modele zarządzania jakością w uczelni można modyfikować dostosowując je do własnych potrzeb? Tak. Modele wypracowane w ramach projektu systemowego mogą być dostosowywane do indywidualnych potrzeb uczelni. 13. Uczelnia chce wdrażać elementy strategii rozwoju naszej uczelni przyjętej kilka miesięcy temu przez Senat. W strategii jednym z celów jest zwiększenie efektywności zarządzania uczelnią. W ramach realizacji tego celu mowa jest m.in. o profesjonalizacji zarządzania uczelnią poprzez system okresowych szkoleń specjalistycznych pracowników (w tym administracyjnych). Czy wdrażanie strategii poprzez szkolenia wpisuje się w ten punkt? Okresowe szkolenia dla pracowników nie są kosztem kwalifikowanym konieczność tego typu szkoleń powinna być określona w ramach wdrażanego modelu zarządzania, a szkolenia takie powinny być realizowane po wdrożeniu modelu czyli po zakończeniu projektu. W ramach projektu można realizować jedynie szkolenia konieczne do wdrożenia danego modelu lub szkolenia dla kadry kierowniczej uczelni. 14. Czy kryterium strategiczne nr 1 (czyli kryterium dotyczące komplementarności działań finansowanych z funduszy unijnych) zostanie uznane za spełnione, jeśli we wniosku zostaną wskazane tylko doświadczenia wnioskodawcy (czyli Lidera partnerstwa) odnoszące się do projektów twardych i/lub będących kontynuacją lub uzupełnieniem działań w ramach SPO RZL. Dodatkowe punkty za spełnienie kryterium strategicznego dotyczącego projektów realizowanych komplementarnie ze wsparciem o charakterze twardym mogą zostać przyznane jedynie w przypadku spełnienia kryterium przez lidera projektu. 15. Jaki tryb należy zachować przy wyborze partnerów do realizacji projektu w ramach przedmiotowego konkursu? Tryb ten określa ustawa z 6 grudnia 2006 r. O zasadach prowadzenia polityki rozwoju art. 28a ust.1. Tryb ten dotyczy jedynie wyboru partnera spoza sektora finansów publicznych. Zgodnie z tym zapisem w przypadku projektów partnerskich realizowanych na podstawie umowy partnerskiej, podmiot zobowiązany do stosowania trybów zamówień publicznych, o którym mowa w

5 art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, ubiegający się o dofinansowanie, dokonuje wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, w szczególności jest zobowiązany do: 1) ogłoszenia otwartego naboru partnerów w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej; w ogłoszeniu powinien być wskazany termin co najmniej 21 dni na zgłoszenie partnerów; 2) uwzględnienia przy wyborze partnerów: zgodności działania potencjalnego partnera z celami partnerstwa, oferowanego wkładu potencjalnego partnera w realizację celu partnerstwa, doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze, współpracę z beneficjentem w trakcie przygotowania projektu; 3) podania do publicznej wiadomości informacji o stronach umowy o partnerstwie oraz zakresu zadań partnerów. 16. Czy partnera należy wybrać, zgodnie z zachowaniem trybu przewidzianego w art. 28 a ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, już na etapie wnioskowania o dofinansowanie, a co za tym idzie: partner podpisuje wniosek o dofinansowanie? Tak partner musi być wskazany we wniosku o dofinansowanie i podpisuje wniosek o dofinansowanie w części V. Powyższy tryb wyboru partnera dotyczy jedynie partnerów spoza sektora finansów publicznych. 17. Czy studia podyplomowe dla kadry zarządzającej są wydatkiem kwalifikowalnym? Tak, tego typu studia są możliwe do realizacji w ramach komponentu pierwszego podnoszenie kompetencji kadry zarządzającej. Okres realizacji studiów musi się mieścić w okresie realizacji projektu. 18. Czy możliwe jest zawarcie partnerstwa szkoły wyższej z przedsiębiorstwem? TAK. Jednak muszą być spełnione wymogi partnerstwa określone w dokumencie pn. Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez

6 Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2011 r. Zgodnie z tym dokumentem partnerstwo wymaga spełnienia łącznie następujących warunków: posiadania lidera partnerstwa, który jest jednocześnie beneficjentem projektu (stroną umowy o dofinansowanie); uczestnictwa partnerów w realizacji projektu na każdym jego etapie, co oznacza również wspólne przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu oraz wspólne zarządzanie projektem, przy czym partner może uczestniczyć w realizacji tylko części zadań w projekcie; adekwatności udziału partnerów, co oznacza odpowiedni udział partnerów w realizacji projektu (wniesienie zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych odpowiadających realizowanym zadaniom); zawarcia pisemnej umowy lub porozumienia partnerów, określającego podział zadań i obowiązków pomiędzy partnerami. Zasadność realizacji projektu w partnerstwie będzie weryfikowana na etapie oceny merytorycznej. 19. Czy kosztem kwalifikowanym może być analiza przedwdrożeniowa dotycząca wybranego systemu informatycznego? 3 Tak, koszt analizy przedwdrożeniowej wybranego systemu informatycznego w celu dostosowania go do indywidualnych potrzeb uczelni jest kosztem kwalifikowalnym do dofinansowania w ramach przedmiotowego konkursu. Jednocześnie tego typu analiza powinna być przeprowadzona na etapie wdrażania konkretnego systemu informatycznego, a nie na etapie wyboru najkorzystniejszej oferty. 20. Czy elementy raportu końcowego pt. Modele zarządzania uczelniami w Polsce nazywane modułami mogą być traktowane w projekcie jako odrębne modele zarządzania? Tak, w ramach przedmiotowego konkursu poszczególne moduły określone w ww. raporcie mogą być traktowane jako odrębne modele zarządzania. 3 Po kolejnym spotkaniu z potencjalnymi Wnioskodawcami zmodyfikowano niniejsze zapisy. Analiza przedwdrożeniowa może być przeprowadzona na etapie wdrażania konkretnego systemu informatycznego, a nie na etapie wyboru najkorzystniejszej oferty.

7 21. Czy audyt ekspercki prowadzony na etapie wdrażania konkretnego modelu zarządzania jest kosztem kwalifikowalnym w ramach projektu? Tak tego typu audyt może być kosztem kwalifikowalnym w ramach przedmiotowego konkursu. 22. Bardzo proszę o odpowiedź na pytanie czy można uznać, za wyjątek od standardu minimum w ramach zamkniętej rekrutacji jeśli w projekcie zostaną przeszkoleni wszyscy pracownicy administracyjni zatrudnieni na uczelni (w ramach wdrożenia zintegrowanego informatycznego systemu zarządzania)? Zgodnie z zapisami instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL w przypadku zamkniętej rekrutacji możliwe jest uznanie wyjątku od standardu minimum. Przez rekrutację zamkniętą należy rozumieć sytuację, gdy projekt obejmuje - ze względu na swój zakres oddziaływania - wsparciem wszystkich pracowników/personel konkretnego podmiotu, wyodrębnionej organizacyjnie części danego podmiotu lub konkretnej grupy podmiotów wskazanych we wniosku o dofinansowanie. Przykładem może być skierowanie projektu tylko i wyłącznie do pracowników działu projektowania w firmie produkującej odzież, pod warunkiem że wsparciem zostaną objęte wszystkie osoby pracujące w tym dziale lub skierowanie wsparcia do pracowników całego przedsiębiorstwa pod warunkiem że wszystkie osoby z tego przedsiębiorstwa zostaną objęte wsparciem. Beneficjent musi podać w treści wniosku informację, że jego projekt należy do wyjątku od standardu minimum ze względu na zamkniętą rekrutację wraz z uzasadnieniem. W celu stwierdzenia, że dany projekt należy do wyjątku Beneficjent powinien wymienić z indywidualnej nazwy podmiot lub podmioty, do których skierowane jest wsparcie w ramach projektu. 4 Ostateczna decyzja o zakwalifikowaniu danego projektu do wyjątku należy do instytucji oceniającej wniosek o dofinansowanie. 23. Jak wskazać podział na kobiety i mężczyzn we wskaźnikach: Liczba instytucji szkolnictwa wyższego, które wdrożyły modele zarządzania jakością i kontroli jakości w ramach projektu lub Liczba programów rozwojowych wdrożonych przez uczelnie? W takim przypadku należy w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych należy zaznaczyć pole Edycja kolumny O umożliwi to ręczne wpisanie wartości ogółem bez podawania liczby kobiet i mężczyzn. 4 Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL v 6.4.2

8