REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO w JAROCINIE. Rozdział I - Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Jarocina Nr 230/VII/2016.K z dnia 14 grudnia 2016 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Jarocinie REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO w JAROCINIE Rozdział I - Postanowienia ogólne 1 Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Jarocinie, zwany dalej Regulaminem określa: 1. misję i cele działania Urzędu; 2. zakres działania i zadania Urzędu; 3. strukturę organizacyjną i zasady funkcjonowania Urzędu; 4. zakresy zadań Burmistrza, Zastępców Burmistrza, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy. 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Jarocin; 2. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Jarocinie; 3. Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Jarocinie; 4. Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Jarocina; 5. Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć każdego z Zastępców Burmistrza Jarocina; 6. Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Jarocin; 7. Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Jarocin; 8. Wydziale - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Urzędu; 9. Referacie - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Urzędu wyodrębnioną w ramach Wydziału; 10. Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Wydziału w rozumieniu przepisów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich; 11. Kierowniku należy przez to rozumieć Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego albo Kierownika Referatu; 12. Statucie należy przez to rozumieć Statut Gminy Jarocin; 13. Pełnomocniku Ochrony należy przez to rozumieć pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych; 14. Stanowisku Samodzielnym należy przez to rozumieć jedno lub wieloosobową komórkę organizacyjną Urzędu, podległą bezpośrednio Burmistrzowi, a wydzieloną do prowadzenia określonego zakresu zadań Urząd jest jednostką budżetową Gminy. 2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. 3. Za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje Burmistrz. 4. Prawa i obowiązki pracodawcy, oraz prawa i obowiązki pracowników Urzędu określa miedzy innymi Regulamin Pracy wydany w drodze zarządzenia przez Burmistrza. 5. Siedzibą Urzędu jest miasto Jarocin.

2 Rozdział II - Zakres działania i zadania Urzędu 4 Misja Urzędu "Nadrzędnym celem działania Urzędu Miejskiego w Jarocinie jest zadowolenie i satysfakcja naszych Mieszkańców i Klientów, które osiągamy poprzez świadczenie usług na najwyższym poziomie, dbałość o środowisko naturalne i efektywne realizowanie zasady samorządności lokalnej". 1. Urząd realizuje zadania Burmistrza, jako organu wykonawczego Gminy. 2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków do prawidłowego realizowania zadań własnych, zadań zleconych i powierzonych z zakresu administracji rządowej oraz zadań przyjętych w drodze porozumień z organami administracji rządowej i samorządowej Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji. 2. W szczególności do zadań Urzędu należy: 1) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w 4 ust. 2 Regulaminu oraz sprawnej obsługi mieszkańców; 2) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy gminy; 3) wykonywanie na podstawie udzielonych upoważnień czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy; 4) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków; 5) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy; 6) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy; 7) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady i posiedzeń komisji Rady oraz organów funkcjonujących w strukturze Gminy; 8) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu; 9) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności: a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji; b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt; c) przechowywanie akt; d) przekazywanie akt do archiwów; 10) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy. Rozdział III - Struktura organizacyjna Urzędu 6 Urząd składa się z następujących Wydziałów, Referatów i samodzielnych stanowisk: 1) Wydział Administracji, w ramach którego tworzy się: a) Referat Spraw Obywatelskich; b) Kancelarię Burmistrza; c) Referat Oświaty, Kultury i Sportu; 2) Wydział Finansów, w ramach którego tworzy się: a) Referat Podatków i Opłat Lokalnych; 2

3 b) Referat Księgowości Budżetowej; c) Referat Kontroli, Analiz i Nadzoru Właścicielskiego; - Stanowiska Kontroli Wewnętrznej; 3) Wydział Rozwoju, w ramach którego tworzy się: a) Referat Obsługi Inwestorów; b) Referat Gospodarki Komunalnej; c) Referat Ochrony Środowiska; 4) Doradca/Asystent; 5) Audytor Wewnętrzny; 6) ABI Wydziały i Referaty dzielą się na stanowiska pracy. 2. Wydziałem kieruje Dyrektor, który za realizację powierzonych do wykonywania zadań ponosi odpowiedzialność przed Burmistrzem. 3. Podczas nieobecności Dyrektora lub w przypadku niemożności pełnienia przez niego obowiązków z innych przyczyn Wydziałem kieruje Kierownik Referatu lub pracownik wyznaczony przez Burmistrza. 4. W przypadku wieloosobowych Stanowisk Samodzielnych Burmistrz wyznacza pracownika prowadzącego, który za realizację powierzonych do wykonywania zadań ponosi przed nim odpowiedzialność. 5. Podczas nieobecności pracownika prowadzącego na Stanowisku Samodzielnym lub w przypadku niemożności pełnienia przez niego obowiązków z innych przyczyn, powierzone zadania wykonuje pracownik wyznaczony przez Burmistrza. 6. Referatem kieruje Kierownik, który za realizację powierzonych do wykonywania zadań ponosi odpowiedzialność przed właściwym Dyrektorem lub Burmistrzem. 7. Podczas nieobecności Kierownika lub w przypadku niemożności pełnienia przez niego obowiązków z innych przyczyn Referatem kieruje pracownik wyznaczony przez właściwego Dyrektora. 8. Podziału Wydziałów i Referatów na stanowiska pracy na wniosek Dyrektora i po zaopiniowaniu przez Sekretarza dokonuje Burmistrz. 9. Burmistrz w drodze zarządzenia może powołać zespół zadaniowy, złożony z pracowników różnych jednostek organizacyjnych Urzędu. Zespołem zadaniowym kieruje osoba wyznaczona przez Burmistrza. 8 Strukturę organizacyjną Urzędu, zakresy podporzadkowania poszczególnych jednostek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik Nr 2 do Zarządzenia. Rozdział IV - Zasady funkcjonowania Urzędu 9 Urząd działa w oparciu o zasady: 1) praworządności, 2) służebności wobec społeczności lokalnej, 3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 4) jednoosobowego kierownictwa, 5) planowania pracy, 6) kontroli wewnętrznej, 7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne Wydziały oraz Referaty, 8) wzajemnego współdziałania. 3

4 4

5 10 Pracownicy Urzędu w wykonywaniu obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i są zobowiązani do ścisłego jego przestrzegania Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym. 2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych oraz obowiązującymi w Urzędzie procedurami Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępców Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika. Osoby te ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań. 2. Dyrektorzy kierują i zarządzają Wydziałami w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Wydziałów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem. 3. Dyrektorzy są bezpośrednimi przełożonymi Kierowników i pracowników swojego Wydziału nie zatrudnionych bezpośrednio w poszczególnych Referatach. Kierownicy są bezpośrednimi przełożonymi pracowników swoich Referatów Wydziały i Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa i niniejszego Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej, miejscowej i instancyjnej. 2. Wydziały i Referaty są zobowiązane do wzajemnego współdziałania, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji. Rozdział V - Zasady organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków Burmistrz lub Zastępcy Burmistrza przyjmują klientów w każdy poniedziałek od godz do godz Dyrektorzy i Kierownicy przyjmują klientów codziennie w godzinach pracy Urzędu Kancelaria Burmistrza prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Urzędu. Skargi i wnioski przyjęte przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza lub Sekretarza przekazywane są najpóźniej w następnym dniu do Kancelarii Burmistrza celem dokonania rejestracji i przekazania zgodnie z dyspozycją Dyrektorowi lub Kierownikowi właściwego Wydziału lub Referatu. 2. Skargi i wnioski kierowane bezpośrednio do Wydziałów (Referatów) przekazywane są do Kancelarii Burmistrza najpóźniej w dniu następnym celem rejestracji, a następnie zwracane właściwemu Wydziałowi. 3. Dyrektor lub Kierownik po otrzymaniu skargi lub wniosku niezwłocznie podejmuje czynności związane z jej załatwieniem zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Materiały źródłowe dotyczące rozpatrzenia skargi lub wniosku są rejestrowane i gromadzone w Wydziałach, które skargę lub wniosek załatwiają, natomiast Kancelaria Burmistrza otrzymuje kopię odpowiedzi na skargę lub wniosek Bezpośredni nadzór nad prawidłowym załatwieniem skarg i wniosków sprawuje Sekretarz. 2. Nadzór zwierzchni sprawuje Burmistrz. 5

6 Rozdział VI - Zasady działalności kontrolnej 17 W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Wydziały i Referaty oraz wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników. 18 Kontrola pracowników i poszczególnych jednostek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest w oparciu o zasady legalności, gospodarności, rzetelności, celowości. 19 Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości W Urzędzie przeprowadza się kontrole, które ze względu na kryterium zakresu dzielą się na: 1) kompleksowe obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk; 2) problemowe obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienia z zakresu działalności kontrolowanej jednostki lub stanowiska, stanowiące fragment jego działalności. 2. W Urzędzie przeprowadza się kontrole, które ze względu na kryterium czasu wystąpienia kontroli dzielą się na: 1) wstępne obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz etapów przygotowań; 2) bieżące obejmujące czynności w toku; 3) następcze mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli (o ile miały one miejsce) zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub stanowiska Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w Regulaminie. 2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego. 3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych. 22 Kontroli dokonują: 1) Burmistrz lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza w odniesieniu do Dyrektorów, Kierowników i innych pracowników Urzędu; 2) Dyrektorzy w odniesieniu do podporządkowanych im bezpośrednio pracowników oraz pracowników zatrudnionych w poszczególnych Referatach wchodzących w skład właściwego Wydziału Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się w terminie 30 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny. 2. Protokół pokontrolny powinien zawierać: 1) określenie kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub stanowiska pracy, 6

7 2) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących), 3) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych, 4) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrola, 5) imię i nazwisko Dyrektora (Kierownika) kontrolowanej jednostki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko pracy, 6) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole, 7) datę podpisania protokołu, 8) podpis kontrolującego (kontrolujących) oraz Dyrektora kontrolowanej jednostki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy, 9) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. 3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Burmistrz. 24 W przypadku odmowy podpisania protokołu przez Dyrektora kontrolowanej jednostki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są zobowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni roboczych od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach, które otrzymują Dyrektor kontrolowanej jednostki oraz kontrolujący. 2. Z kontroli innych niż kompleksowe, w terminie 30 dni od daty ich zakończenia, sporządza się protokół pokontrolny odpowiadający wymogom określonym w Regulaminie. Rozdział VII - Zakresy zadań Burmistrza, Zastępców Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika 26 Burmistrz wykonuje zadania określone przepisami ustawy o samorządzie gminnym i innymi przepisami szczególnymi. 27 Burmistrz może powierzyć prowadzenie spraw Gminy w swoim imieniu I Zastępcy Burmistrza, II Zastępcy Burmistrza lub Sekretarzowi I Zastępca Burmistrza, wyznaczony przez Burmistrza podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność lub w razie wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza. W razie nieobecności Burmistrza i jego I Zastępcy obowiązki te pełni II Zastępca lub Sekretarz. 2. I i II Zastępca Burmistrza oraz Sekretarz wykonują inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza. 3. Burmistrz określa szczegółowy zakres czynności Zastępców Burmistrza. 4. Sekretarzowi i Skarbnikowi bezpośrednio podlegają jednostki organizacyjne Urzędu oraz sprawują nadzór w stosunku do jednostek organizacyjnych Gminy określonych w załączniku nr 2 do Zarządzenia (schemat organizacyjny). Zgodnie ze schematem organizacyjnym Urzędu Miejskiego, pod nieobecność Burmistrza Jarocina, Zastępcy Burmistrza reprezentują go na zebraniach mieszkańców, zebraniach jednostek pomocniczych Gminy oraz innych spotkaniach, podczas których przewidywana jest obecność Burmistrza Jarocina. 7

8 29 Do zadań Sekretarza należy: 1) kierowanie pracą Urzędu; 2) zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu; 3) opracowywanie projektów zmian Regulaminu; 4) opracowywanie zakresów czynności dla Dyrektorów; 5) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr; 6) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu; 7) nadzór nad dyscypliną pracy pracowników samorządowych; 8) przedkładanie propozycji wniosków o podziale Wydziałów i Referatów na stanowiska pracy; 9) nadzór nad działalnością komórek organizacyjnych Urzędu, w ramach podziału zadań określonym w załączniku nr 2 (schemat organizacyjny); 10) współpracuje z Skarbnikiem; 11) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza. 30 Do zadań Skarbnika należy w szczególności: 1) nadzór nad pracą Wydziału Finansów; 2) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości; 3) nadzorowanie prac związanych z opracowaniem i realizacją budżetu gminy i zapewnienie bieżącej kontroli jego wykonania; 4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty; 5) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej; 6) opracowywanie projektów polityki (strategii) długu i jej aktualizację; 7) opracowywanie prognozy długu; 8) koordynowanie prac nad przygotowaniem wieloletniego planu finansowego (WPF) 9) nadzór nad obiegiem dokumentów księgowych w Urzędzie; 10) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub z upoważnień Burmistrza; 11) nadzór nad działalnością komórek organizacyjnych Urzędu, w ramach podziału zadań określonym w załączniku nr 2 (schemat organizacyjny); 12) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza. 31 Do zadań Administratora Bezpieczeństwa Informacji należy w szczególności: Prowadzenie spraw związanych z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych z zakresu Administratora Bezpieczeństwa Informacji oraz administratora systemu teleinformatycznego do przetwarzania informacji niejawnych. Zadania ABI mogą zostać powierzone podmiotowi zewnętrznemu. 32 Do zadań Audytora Wewnętrznego należy w szczególności: 1) opracowanie rocznych planów audytu wewnętrznego; 2) opracowanie rocznych sprawozdań z wykonania planów audytu wewnętrznego; 3) realizacja zadań audytowych zgodnie z planem audytu, a w uzasadnionych przypadkach poza planem audytu zgodnie z zasadami i trybem przewidzianym w przepisach prawa oraz powszechnie uznanymi standardami audytu wewnętrznego; 4) podejmowanie na zlecenie przełożonego albo z własnej inicjatywy, czynności doradczych; 5) monitorowanie postępów i stanu realizacji rekomendacji oraz podejmowanie w uzasadnionych przypadkach czynności sprawdzających; 8

9 6) współpraca z audytorami zewnętrznymi, ekspertami, konsultantami, oraz organami kontroli; 7) współpraca z kierownictwem jednostek organizacyjnych w zakresie usprawniania systemu kontroli zarządczej; 8) prowadzenie akt bieżących i akt stałych audytu. 33 Do zadań asystenta należy w szczególności: 1) prowadzenie kalendarza Burmistrza i jego Zastępców; 2) opracowywanie i realizacja polityki informacyjnej Burmistrza; 3) kreowanie wizerunku Burmistrza na zewnątrz urzędu; 4) przygotowywanie i realizacja planu działań promującego inicjatywy i przedsięwzięcia burmistrza; 5) organizowanie i uczestniczenie w spotkaniach Burmistrza i jego Zastępców. Rozdział VIII - Zadania Wydziałów i Referatów Do wspólnych zadań Wydziałów i Referatów należy: 1) przygotowywanie materiałów, opracowywanie analiz i ocen oraz informacji na posiedzenia Rady i jej organów; 2) przygotowywanie sprawozdań z wykonania uchwał Rady; 3) zasięganie opinii odpowiednich komisji Rady w sprawach należących do zakresu działania poszczególnych Wydziałów, jeśli wynika to z obowiązujących przepisów; 4) przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje, wnioski, wystąpienia i zapytania radnych; 5) prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie swojej właściwości, przygotowywanie projektów decyzji z zakresu administracji publicznej oraz stosowanie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; 6) opracowywanie projektów planów i programów rozwojowych; 7) przygotowywanie materiałów i opracowań na polecenie zwierzchników służbowych; 8) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w programach rozwoju i budżecie gminy; 9) współdziałanie z organami administracji samorządowej i rządowej; 10) współdziałanie z organizacjami społecznymi działającymi na terenie gminy; 11) prowadzenie w zakresie ustalonym przez Burmistrza kontroli jednostek organizacyjnych Gminy; 12) zapewnienie właściwych warunków obsługi klientów; 13) opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy podlegających zatwierdzeniu przez Burmistrza; 14) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu umożliwiające sprawne i jednolite załatwianie prowadzonych spraw; 15) podejmowanie zadań w celu zapewnienia racjonalnego wykorzystania środków z budżetu Gminy, a także mienia komunalnego; 16) prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem środków zewnętrznych w szczególności polegające na: weryfikacji informacji otrzymanych z RGK o dostępnych źródłach finansowania, współdziałaniu z RGK podczas sporządzania wniosków o dofinansowanie, realizacji rzeczowej projektów, bieżącej kontroli stanu realizacji projektów, bieżącego informowanie RGK o wszelkich zmianach w projekcie mających wpływ na rozliczenie finansowe projektu, współpracy z Instytucją Pośredniczącą podczas rozliczenia rzeczowego projektu, udziale w wizytacjach i kontrolach realizacji projektów; 17) współdziałanie z Referatem Spraw Obywatelskich w zakresie zwalczania klęsk żywiołowych, awarii, zagrożeń toksycznymi środkami przemysłowymi oraz nadzwyczajnych zagrożeń okresu pokoju; 9

10 18) realizacja zadań w zakresie obronności kraju i obrony cywilnej należących do Burmistrza, zgodnie z przepisami ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej i innych ustaw i aktów wykonawczych; 19) przestrzeganie przepisów wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych, spółdziałanie w tym zakresie z Pełnomocnikiem Burmistrza ds. ochrony informacji niejawnych. 2 Szczegółowy zakres zadań w dziedzinie obronności i obrony cywilnej dla Wydziałów i Referatów określają odrębne przepisy. 3. Zadaniem wspólnym Wydziałów jest realizacja wymagań normy ISO obejmującej Zintegrowany System Zarzadzania wprowadzony w Urzędzie Miejskim W skład Wydziału Administracji wchodzą Kancelaria Burmistrza, Referat Spraw Obywatelskich oraz Referat Oświaty, Kultury i Sportu. Wydział Administracji nadzoruje funkcjonowanie ośrodków pomocy społecznej, placówek oświatowych oraz instytucji kultury. 2. Do zadań Kancelarii Burmistrza należy realizowanie spraw związanych z funkcjonowaniem Urzędu, nadzorem nad systemami informatycznymi, sprawami kadrowymi i szkoleniowymi, a także sprawami związanymi z obsługą Rady Miejskiej, Burmistrza i mieszkańców oraz nadzór nad działaniami promującymi gminę. 3. Do zadań Kancelarii Burmistrza należy w szczególności: 1) nadzór nad siecią komputerową i telekomunikacyjną urzędu oraz serwerami baz danych; 2) nadzór nad wdrażaniem i funkcjonowaniem systemów informatycznych; 3) administracja serwerem wirtualnym do utrzymania systemu Biuletyn Informacji Publicznej BIP ; 4) nadzór nad administrowaniem Systemem Obiegu dokumentów e-sos; 5) nadzorowanie prac związanych z elektroniczną wysyłką aktów prawnych do publikacji w wojewódzkim dzienniku urzędowym, koordynacja prac przy przesyłaniu projektów aktów prawnych do publikacji w dzienniku Urzędowym za pomocą Edytora Aktów Prawnych - Legislator 6) koordynacja prac przy wdrażaniu systemów centralnych: do obsługi Ewidencji Ludności, USC i Dowodów osobistych SYSTEM ŹRÓDŁO ; do obsługi Ewidencji Działalności Gospodarczej System Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej tzw. CEiDG; 7) nadzór nad obsługą informatyczną i techniczną wyborów; 8) administracja Internetową siecią szerokopasmową powstałą w ramach projektu "Internet w domu szansą na rozwój wykluczonych cyfrowo mieszkańców gminy Jarocin w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ; 9) nadzór na zleconymi zadaniami realizowanymi w zakresie BHP; 10) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz badań środowiska pracy; 11) udział w dochodzeniach powypadkowych; 12) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem profilaktycznych badań lekarskich; 13) zapewnienie właściwych warunków i obsługi spotkań służbowych oraz uroczystości, rocznic i innych imprez; 14) nadzór nad zaopatrzeniem Urzędu w konieczne do jego funkcjonowania wyposażenie, i materiały; 15) prenumerata prasy, gospodarka drukami i formularzami; 16) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych; 17) prowadzenie ksiąg środków trwałych i inwentarzowych; 10

11 18) prowadzenie ewidencji pozabilansowej; 19) prowadzenie spraw związanych z integrowanym systemem zarządzania ISO 9001 oraz 14001; 20) koordynowanie współpracy z przedsiębiorcami; 21) współpraca i nadzór nad ośrodkami pomocy społecznej; 22) nadzór nad prowadzeniem spraw z zakresu przeciwdziałania i zwalczania patologii społecznych; 23) nadzór nad prowadzeniem spraw z zakresu profilaktyki i terapii uzależnień; 24) nadzór nad współpracą z jednostkami opieki pro zdrowotnej i organizacjami społecznymi w zakresie szerzenia kultury zdrowotnej; 25) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu, dyrektorów i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych; 26) prowadzenie procedury związanej ze zgłaszaniem do ZUS osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy, a także osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło; 27) koordynowanie procesu szkoleń i dokształcania pracowników; 28) organizowanie praktyk zawodowych, staży pracy, zawieranie umów z Powiatowym Urzędem Pracy; 29) zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników; 30) przeprowadzenie służby przygotowawczej; 31) przygotowywanie sprawozdań statystycznych z zakresu kadr; 32) prowadzenie teczek akt osobowych pracowników Urzędu Miejskiego w Jarocinie; 33) prowadzenie spraw emerytalno-rentowych; 34) prowadzenie spraw związanych z wydatkowaniem środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zgodnie z jego regulaminem oraz wszelkich spraw socjalnych; 35) nadzór nad wykonywaniem usługi promocji przez firmę zewnętrzna; 36) zlecanie i nadzór nad przygotowywaniem uczestnictwa Gminy w wystawach i targach; 37) koordynowanie realizowania współpracy zagranicznej Burmistrza i koordynacja współpracy zagranicznej Rady Miejskiej. 4. Do zadań Kancelarii Burmistrza w zakresie obsługi Burmistrza i mieszkańców należy w szczególności: 1) prowadzenie sekretariatu Burmistrza; 2) organizacja i obsługa techniczno-biurowa narad zwoływanych przez Burmistrza; 3) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz listów wpływających do Urzędu; 4) przyjmowanie klientów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów; 5) prowadzenie rejestru aktów prawnych wydawanych przez Urząd i Burmistrza (zarządzenia, decyzje) oraz publikowanie ich w Biuletynie Informacji Publicznej; 6) prowadzenie rejestru wniosków składanych do budżetu Gminy Jarocin; 7) prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi. 5. Kancelaria Burmistrza pełni nadzór nad przygotowywaniem projektów aktów stanowionych przez organy Gminy oraz materiałów informacyjnych i sprawozdawczych dla Rady i Burmistrza. 6. Do zadań Kancelarii Burmistrza należy nadzór i kontrola zadań zleconych, którymi są: 1) nadzór nad prowadzeniem archiwum akt osobowych; 2) nadzór nad wysyłką korespondencji; 3) nadzór nad usługami związanymi z obsługą Urzędu a zleconymi na zewnątrz. 7. Kancelaria Burmistrza w realizacji tych zadań używa przy znakowaniu spraw symbolu: KB. 8. Do zadań Kancelarii Burmistrza w zakresie obsługi Rady Miejskiej należy w szczególności: 11

12 1) przygotowywanie przy współpracy z Wydziałami merytorycznymi materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów; 2) przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Rady; 3) przekazywanie korespondencji Rady, jej komisji oraz radnych; 4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji; 5) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i radnych; 6) protokołowanie sesji, posiedzeń i spotkań radnych; 7) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji; 8) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych, czuwanie nad ich terminowym załatwieniem; 9) udzielanie pomocy radnym w wykonywaniu mandatu; 10) prowadzenie ewidencji składu osobowego radnych; 11) współorganizowanie szkoleń radnych i członków komisji Rady; 12) kompletowanie dokumentacji związanej z działalnością Rady i przekazywanie jej w określonych terminach do archiwum; 13) obsługa administracyjna Przewodniczącego Rady i radnych; 14) naliczanie składek na stowarzyszenia, związki i inne organizacje, do których należy Gmina Jarocin; 9. Biuro Rady Miejskiej w realizacji tych zadań używa przy znakowaniu spraw symbolu: BRM. 10. Do zadań Referatu Oświaty, Kultury i Sportu należą sprawy z zakresu oświaty gminnej, kultury, kultury fizycznej, turystyki, sportu. 11. Do zadań Referatu Oświaty, Kultury i Sportu w szczególności należy: 1) prowadzenie spraw związanych z zakładaniem, prowadzeniem i utrzymaniem szkół i placówek wychowania przedszkolnego oraz zapewnienie im warunków do pełnej realizacji programu nauczania i wychowania; 2) organizacja sieci szkolnej zapewniając dostępność wszystkim dzieciom objętym obowiązkiem szkolnym; 3) wykonywanie zaleceń Kuratorium Oświaty wynikających z nadzoru pedagogicznego; prowadzenie spraw z zakresu powoływania i odwoływania dyrektorów szkół prowadzonych przez Gminę; 4) prowadzenie spraw związanych z powoływaniem komisji konkursowej na dyrektora szkoły przez Gminę i określania jej regulaminu pracy; 5) prowadzenie spraw związanych z podejmowaniem decyzji w sprawie uchwał rady pedagogicznej wstrzymanych przez dyrektora; 6) przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego w związku z wnioskiem rady pedagogicznej o odwołanie dyrektora; 7) prowadzenie spraw związanych z likwidacją szkół; 8) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem filii szkół; 9) prowadzenie spraw związanych z łączeniem szkół w zespoły i ich rozwiazywania; 10) prowadzenie spraw z zakresu ustalania wysokości subwencji dla szkól i udzielania dotacji publicznym placówkom wychowania przedszkolnego; 11) opracowywanie propozycji do budżetu z zakresu realizacji zadań oświatowych; 12) przygotowanie co roku informacji o realizacji zadań oświatowych w Gminie w mijającym roku szkolnym; 13) nadzór nad planami finansowymi jednostek oświatowych; 14) współpraca z dyrektorami placówek oświatowych; 15) nadzór nad publicznymi szkołami i placówkami oświatowymi; 12

13 16) podejmowanie działań zmierzających do optymalizacja sieci szkół i lokalizacji placówek oświatowych; 17) prowadzenie spraw zakresu ustalenia wysokości dotacji dla przedszkoli i szkół niepublicznych, kontrola ich wydatkowania; 18) podejmowanie działań na rzecz promocji Gminy wśród dzieci i młodzieży; 19) działanie na rzecz rozwoju kultury w skali indywidualnej i masowej; 20) promocja zdrowego stylu życia poprzez krzewienie kultury fizycznej i sportu; 21) współpraca ze stowarzyszeniami kultury fizycznej; 22) koordynacja imprez oświatowych, kulturalnych i sportowych 23) podejmowanie działań zapewniających rozwój twórczości artystycznej; 24) współdziałanie z instytucjami, stowarzyszeniami i organizacjami społecznymi prowadzącymi działalność w zakresie kultury, kultury fizycznej i turystyki; 25) podejmowanie działań zmierzających do opieki nad miejscami pamięci narodowej; 26) inicjowanie działań związanych z wychowaniem patriotycznym i poznawaniem historii regionu; 27) nadzór nad organizowaniem uroczystości patriotycznych 28) realizacja zadań Gminy z zakresu kultury fizycznej, sportu i turystyki; 29) prowadzenie spraw z zakresu współpracy z organizacjami pozarządowymi; 30) koordynacja współpracy zagranicznej pomiędzy organizacjami pozarządowymi oraz placówkami kulturalnymi i oświatowymi z terenu gminy Jarocin; 31) prowadzenie spraw związanych z ochroną zabytków: gminnej ewidencji zabytków. Programu opieki nad zabytkami, dotacji przyznawanych na podstawie Uchwały Rady Miejskiej w sprawie określenia zasad finansowania prac konserwatorskich, restauratorskich i robót budowlanych przy zabytkach; 32) przygotowanie i analiza Lokalnego Programu Rewitalizacji dla m. Jarocina; 33) nadzór nad cmentarzami; 34) nadzór nad przestrzeganiem ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych; 35) utrzymywanie grobów wojennych; 36) nadzór nad instytucjami i jednostkami prowadzącymi działalność m.in. w zakresie kultury; 37) kontrola wydatkowania środków publicznych przez instytucje kultury; 38) realizacja zadań w zakresie rewitalizacji terenów zielonych i kompleksu pałacowoparkowego; 39) przygotowywanie i przeprowadzanie konsultacji społecznych; 40) kontrola poprawności rozliczenia się instytucji kultury z otrzymanych dotacji. 12. Referat Oświaty, Kultury i Sportu w realizacji tych zadań używa przy znakowaniu spraw symbolu ROKS. 13. Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich należą sprawy z zakresu: ewidencji ludności, ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, spraw mieszkaniowych, dowodów osobistych, zgromadzeń, spraw wyborczych, spraw wojskowych, a ponadto sprawy dotyczące rejestracji stanu cywilnego (realizowane w ramach Urzędu Stanu Cywilnego USC), sprawy zarządzania kryzysowego, obronne, obrony cywilnej i ochrony przeciwpożarowej (realizowane w ramach Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego GCZK), a także wytwarzanie, przetwarzanie, przekazywanie i przechowywanie dokumentów zawierających informacje niejawne (realizowane w ramach Pionu Ochrony Komórki ds. Ochrony Informacji Niejawnych PO). 14. Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich (z pominięciem USC, GCZK i PO) należy w szczególności: 1) przyjmowanie zgłoszeń zmian pobytu stałego i czasowego od obywateli polskich i cudzoziemców; 13

14 2) udostępnianie danych z Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców, Rejestru Dowodów Osobistych; 3) wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu stałym lub czasowym powyżej 3 miesiące; 4) sporządzanie dla Urzędu Statystycznego sprawozdań w zakresie danych objętych badaniem statystycznym ludności zameldowanej na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące; 5) przekazywanie dyrektorom szkół informacji o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży w wieku 3-18 lat; 6) aktualizacja i uzupełnianie danych adresowych w systemie komputerowym; 7) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach dot. zameldowania i wymeldowania na pobyt stały lub czasowy oraz uchylenie czynności materialno-technicznych; 8) prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców; 9) sporządzanie dla Krajowego Biura Wyborczego meldunków o stanie rejestru wyborców; 10) sporządzanie spisów wyborców; 11) weryfikacja wykazów sporządzanych w związku z przeprowadzanymi spisami powszechnymi i współpraca w tym zakresie z Urzędem Statystycznym; 12) zajmowanie się sprawami zgromadzeń; 13) przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych; 14) przyjmowanie zawiadomień o utracie dowodu osobistego i wydawanie osobie zawiadamiającej zaświadczenia o utracie dowodu osobistego; 15) bieżące unieważnianie dowodów osobistych, które zgłoszono jako utracone lub które utraciły swą ważność oraz dowodów wymienionych ze względu na zmianę danych; 16) prowadzenie zbioru kopert dowodowych osób żyjących; 17) współdziałanie z organami sądowymi i ścigania w zakresie udostępniania dokumentów z kopert dowodowych; 18) prowadzenie archiwum kopert dowodowych osób zmarłych i współpraca w tym zakresie z archiwum zakładowym; 19) współdziałanie z Komendą Powiatową Policji w zakresie odbioru przesyłek specjalnych z wyrobionymi dowodami osobistymi; 20) współdziałanie z USC w zakresie zgodności danych we wnioskach o wydanie dowodu osobistego; 21) realizacja w Rejestrze Dowodów Osobistych (RDO) zleceń USC dotyczących: - zmian danych osobowych; - unieważnień dowodów osobistych osób zmarłych; 22) zajmowanie się sprawami dot. wniosków Burmistrza Jarocina o nadanie orderów lub odznaczeń nadawanych przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej oraz wniosków o nadanie odznaczeń resortowych lub regionalnych; 23) prowadzenie spraw dot. ustnego oświadczenia o ostatniej woli, składanego przez spadkodawcę wobec Burmistrza Jarocina, Sekretarza Gminy lub Kierownika USC oraz prowadzenie depozytu kopii lub oryginałów tych oświadczeń (testamentów); 24) opracowanie i aktualizacja planu Akcji Kurierskiej w ramach doręczania kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych przeprowadzanych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny; 25) organizowanie i prowadzenie szkoleń i ćwiczeń Akcji Kurierskiej; 26) prowadzenie i aktualizacja rejestru na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz kwalifikacji wojskowej (jeden egzemplarz rejestru przekazuje się właściwemu wojskowemu komendantowi uzupełnień); 27) przygotowywanie list osób przewidzianych do kwalifikacji wojskowej i udział w przeprowadzeniu kwalifikacji wojskowej; 28) reklamowanie radnych i pracowników Urzędu Miejskiego z obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji; 29) nakładanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony; 30) wydawanie decyzji uznającej żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny; 31) opracowanie i aktualizacja Planu Operacyjnego Funkcjonowania Gminy Jarocin oraz kart realizacji zadań operacyjnych; 32) opracowanie i aktualizacja Planu Organizacji i Funkcjonowania Zespołu Zastępczych Miejsc Szpitalnych; 14

15 33) współdziałanie z organami wojskowymi w sprawach związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony; 34) przygotowywanie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego gminy; 35) ustalanie stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych i socjalnych z zasobu gminy; 36) współpraca z Komisją Mieszkaniową w zakresie rozpatrywania i załatwiania wniosków oraz obsługa techniczno-organizacyjna pracy komisji; 37) współdziałanie z Wydziałem Rozwoju w zakresie opracowania i aktualizacji Wieloletniego Programu Gospodarowania Mieszkaniowym Zasobem Gminy; 38) przygotowywanie rocznych wykazów osób uprawnionych do zawarcia umowy najmu lokalu socjalnego; 39) wydawanie skierowań na najem lokali socjalnych i tymczasowych oraz zapewnianie w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osób zwolnionych z zakładów karnych; 40) zajmowanie się sprawami zamiany oraz przyznawania lokali mieszkalnych w ramach współdziałania w tym zakresie z Jarocińskim Towarzystwem Budownictwa Społecznego Sp. z o.o.; 41) gromadzenie dokumentów dotyczących sądowych postępowań eksmisyjnych, o których powiadamiana jest Gmina; 42) prowadzenie spraw odszkodowań dla właścicieli lokali z tytułu niedostarczenia lokalu socjalnego w związku z wyrokiem sądowym i współdziałanie w tym zakresie z obsługą prawną Urzędu i Wydziałem Finansów; 43) zapewnienie mieszkań zastępczych dla mieszkańców czasowo ewakuowanych w przypadku klęsk żywiołowych; 44) publikowanie informacji o stawkach czynszu w ramach tzw. lustra czynszowego; 45) koordynowanie spraw związanych z osiedlaniem się repatriantów na terenie gminy; 46) przyjmowanie i weryfikacja wniosków o wpis do Systemu Teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG); 47) przekształcanie wniosków do CEIDG na formę elektroniczną i przesyłanie ich do systemu CEIDG oraz współdziałanie w tym zakresie z Ministerstwem Gospodarki; 48) archiwizacja wniosków do CEIDG w wersji papierowej; 49) współdziałanie z Urzędem Wojewódzkim w zakresie przestrzegania obowiązującego stanu prawnego dot. ewidencji działalności gospodarczej; 50) prowadzenie poradnictwa nt. podejmowania działalności gospodarczej; 51) ewidencja i wydawanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych; 52) ewidencja oświadczeń o wielkości sprzedaży napojów alkoholowych oraz nadzór nad poborem opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych; 53) nadzór nad funkcjonowaniem targowisk; 54) ewidencja i wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką; 55) ewidencja i wydawanie zezwoleń w zakresie transportu drogowego osób; 56) wprowadzanie do systemu CEIDG danych o przedsiębiorcach wykonujących działalność gospodarczą reglamentowaną na podstawie uprawnień wydanych przez Wydział Spraw Obywatelskich (wg swoich kompetencji), w tym danych dot. utraty tych uprawnień; 57) współdziałanie z ministerstwem właściwym do spraw transportu oraz Polską Izbą Gospodarczą Transportu Samochodowego i Spedycji w zakresie wydawanych licencji i zezwoleń na transport drogowy osób; 58) wydawanie zaświadczeń na wykonywanie publicznego transportu zbiorowego; 59) wydawanie zaświadczeń dla celów emerytalnych i innych na podstawie rejestru kart rzemieślniczych od 1945 r. oraz danych sprzed r. zawartych w gminnej ewidencji działalności gospodarczej; 60) udzielanie informacji o przedsiębiorcach i wydawanie zaświadczeń o figurowaniu w gminnej ewidencji działalności gospodarczej przed r.; 61) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem dni i godzin otwarcia placówek handlowych, gastronomicznych i usługowych; 62) opracowanie i aktualizacja statutów jednostek pomocniczych; 63) prowadzenie spraw związanych z obsługą jednostek pomocniczych; 64) wykonywanie zadań związanych z wyborami do jednostek pomocniczych; 15

16 65) wykonywanie zadań dot. bezpośredniego wyboru burmistrza, wyborów do rad gmin, powiatów i sejmików województw, Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego, Prezydenta oraz referendów; 66) załatwianie spraw związanych ze spadkami nabytymi przez Gminę Jarocin; 67) wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza. 15. Referat Spraw Obywatelskich w realizacji tych zadań używa przy znakowaniu spraw symbolu RSO. 16. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności: 1) rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób; 2) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego; 3) wpisywanie przypisków w aktach stanu cywilnego; 4) wpisywanie wzmianek w aktach stanu cywilnego, na podstawie: prawomocnych orzeczeń sądów polskich i zagranicznych, ostatecznych decyzji administracyjnych, odpisów aktów stanu cywilnego, protokołów; 5) migracja aktów stanu cywilnego /wersja papierowa/ do rejestru stanu cywilnego /wersja elektroniczna/; 6) wysyłanie zleceń migracji aktów stanu cywilnego do innych USC w Polsce; 7) usuwanie niezgodności w danych osobowych w Rejestrze PESEL na podstawie posiadanych aktów stanu cywilnego; 8) zlecenie migracji aktów stanu cywilnego skierowane do innych USC w Polsce; 9) zlecenie dołączenia wzmianki do aktu stanu cywilnego skierowane do innych USC w Polsce; 10) zlecenie migracji aktu stanu cywilnego z dołączeniem wzmianki skierowane do innych USC w Polsce; 11) zlecenie migracji aktu stanu cywilnego z dołączeniem przypisku, skierowane do innych USC w Polsce; 12) zlecanie przekazania zadania do innych USC; 13) realizacja zleceń /pkt 6-11/ zamówionych przez inne USC w Polsce; 14) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń; 15) przechowywanie i konserwacja akt zbiorowych; 16) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego; 17) przyjmowanie zapewnień o braku przeszkód do zawarcia związku małżeńskiego w obecności tłumacza przysięgłego; 18) stwierdzenie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach dotyczących zawarcia małżeństwa; 19) wydawanie zaświadczeń: stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, dotyczących zawarcia związku małżeńskiego za granicą, o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego oraz o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub ich braku, o stanie cywilnym osoby, o uznaniu ojcostwa, o zameldowaniu noworodka; 20) wydawanie powiadomień o nadaniu numeru PESEL i zameldowaniu noworodków urodzonych w Polsce; 21) prostowanie błędów pisarskich w aktach stanu cywilnego; 22) uzupełnianie treści aktu stanu cywilnego; 23) odtwarzanie treści aktu stanu cywilnego; 24) transkrypcja (wpisanie) aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą; 25) ustalanie treści aktu stanu cywilnego; 26) wydawanie decyzji dotyczących zmiany imion i nazwisk; 27) przygotowywanie wniosków o nadanie medali Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie ; 28) organizowanie uroczystości wręczenia przez Burmistrza medali Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie ; 29) dokonywanie zmian w aktach stanu cywilnego na podstawie prawomocnych orzeczeń sądów lub na podstawie prawomocnych decyzji kierowników innych USC; 30) przyjmowanie oświadczeń o: zmianie imienia dziecka, wstąpieniu w związek małżeński, zgłoszeniu urodzenia dziecka, uznaniu ojcostwa, nadaniu dziecku nazwiska męża matki, 16

17 zawarciu małżeństwa poza lokalem USC, zmianie nazwiska dziecka w trybie przewidzianym przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego; powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa; 31) ustalanie treści aktu stanu cywilnego na podstawie dokumentów zagranicznych; 32) międzynarodowa wymiana informacji z zakresu stanu cywilnego; 33) przyjmowanie-rejestracja wniosków o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego; 34) przekazywanie lokalnej prasie informacji dotyczących zgonów i ślubów; 35) współdziałanie z Urzędem Wojewódzkim w zakresie przestrzegania obowiązującego stanu prawnego dot. rejestracji stanu cywilnego; 36) współpraca z polskimi placówkami dyplomatycznymi za granicą oraz zagranicznymi placówkami dyplomatycznymi w Polsce; 37) archiwizowanie akt zbiorowych do aktu stanu cywilnego; 38) przygotowywanie i przekazywanie ksiąg archiwalnych do Archiwum Państwowego w Kaliszu; 39) sporządzanie sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego. 17. Urząd Stanu Cywilnego w realizacji tych zadań używa przy znakowaniu spraw symbolu USC. 18. Do zadań Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego należy w szczególności: 1) opracowanie i aktualizacja zarządzenia Burmistrza Jarocina w sprawie utworzenia Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 2) opracowanie i aktualizacja zarządzenia Burmistrza Jarocina w sprawie powołania Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego (GZZK) oraz obsługa kancelaryjno biurowa Zespołu zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 3) opracowanie i aktualizacja Dokumentacji Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 4) opracowanie i aktualizacja Planu Zarzadzania Kryzysowego Gminy Jarocin zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 5) monitorowanie zagrożeń i współdziałanie w tych działaniach z innymi jednostkami wykonującymi zadania w tym zakresie; 6) gromadzenie i przetwarzanie informacji w bazie danych (ARCUS) Szefa Obrony Cywilnej Gminy Jarocin o możliwych do użycia siłach i środkach; 7) opracowanie i aktualizacja Dokumentacji Głównego Stanowiska Kierowania Burmistrza Jarocina w czasie pokoju w razie wewnętrznego lub zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa narodowego, w tym w razie wystąpienia działań terrorystycznych lub innych szczególnych zdarzeń, a także czasie wojny; 8) opracowanie i aktualizacja Dokumentacji Stałego Dyżuru Burmistrza Jarocina w czasie podwyższania stanów gotowości obronnej państwa oraz w czasie zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny; 9) przeprowadzanie treningów Stałego Dyżuru Burmistrza Jarocina; 10) utrzymywanie w stałej gotowości i przeprowadzanie, zgodnie z zaleceniami Wojewody Wielkopolskiego, głośnych prób Systemu Alarmowania Miasta; 11) opracowanie i aktualizacja Planu ewakuacji/przyjęcia ludności w Gminie Jarocin; 12) opracowanie i aktualizacja Planu Działania w Zakresie Obrony Cywilnej Szefa Obrony Cywilnej Gminy Jarocin; 13) opracowanie i aktualizacja Planu Obrony Cywilnej Gminy Jarocin; 14) prowadzenie miejskiego magazynu obrony cywilnej; 15) opracowywanie rocznych planów zasadniczych przedsięwzięć w zakresie pozamilitarnych przygotowań obronnych w Gminie Jarocin; 16) organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu: reagowania na potencjalne zagrożenia, realizacji zadań obrony cywilnej i realizacji zdań obronnych w tym opracowywanie i aktualizacja stosownych programów i planów szkoleń; 17) opracowanie i aktualizacja Planu Ochrony Zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych na terenie Gminy Jarocin; 18) opracowanie i aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Jarocinie w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny; 17

18 19) Przeprowadzanie kontroli problemowych wykonywania zadań obronnych oraz opracowanie i aktualizacja planów tych kontroli; 20) opracowanie i aktualizacja Planu technicznego przystosowania oraz przemieszczenia Urzędu na Główne Stanowisko Kierowania w zapasowym miejscu pracy w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa w czasie wojny lub w przypadku wystąpienia szczególnych zagrożeń uniemożliwiających kontunuowanie działalności w dotychczasowym miejscu pracy; 21) opracowywanie, realizacja i analizy planów finansowych dot. ochotniczych straży pożarnych i obrony cywilnej; 22) opracowywanie umów dot. przekazania dotacji podmiotowych dla jednostek OSP oraz przyjmowanie i weryfikacja rozliczeń z wykorzystania tych dotacji; 23) ubezpieczanie strażaków z jednostek OSP oraz samochodów pożarniczych i remiz stanowiących własność Gminy Jarocin; 24) opracowywanie i aktualizacja umów dot. przekazywanego w użytkowanie mienia gminnego na rzecz jednostek OSP; 25) prowadzenie ksiąg inwentarzowych dla wszystkich jednostek OSP; 26) współudział w organizacji Gminnego Turnieju Wiedzy Pożarniczej i Gminnych Zawodów Sportowo-Pożarniczych; 27) podejmowanie wszelkich działań na rzecz ochrony przeciwpożarowej na terenie Gminy Jarocin i współdziałanie w tym zakresie poprzez Komendanta Gminnego Ochrony Przeciwpożarowej z jednostkami OSP, Zarządem Gminnym i Powiatowym ZOSP RP oraz Komendą Powiatową PSP. 19. Gminne Centrum Zarządzania Kryzysowego w realizacji tych zadań używa przy znakowaniu spraw symbolu ZK. 20. Wskazany przez Burmistrza Pracownik Wydziału Administracji pełni jednocześnie funkcję Pełnomocnika Burmistrza ds. Zintegrowanego Systemu Zarzadzania ISO 9001:2000 oraz ISO Do zadań Pionu Ochrony Komórki ds. Ochrony Informacji Niejawnych, zwanym dalej Pionem Ochrony należy wytwarzanie, przetwarzanie, przekazywanie i przechowywanie dokumentów zawierających informacje niejawne. 2. Pionem Ochrony kieruje Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych zwany Pełnomocnikiem Ochrony pod, którego podlegają: - Kierownik Kancelarii Niejawnej, 3. Pion Ochrony w realizacji tych zadań używa przy znakowaniu spraw symbolu PO Do zadań Wydziału Finansów należy prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem, realizacją oraz analizą budżetu Gminy, obsługą finansową Urzędu, ustalaniem i egzekucją podatków i opłat lokalnych. Wydział Finansów składa się z Referatu Podatków i Opłat Lokalnych, Referatu Księgowości Budżetowej oraz Referatu Kontroli, Analiz i Nadzoru Właścicielskiego, w ramach którego funkcjonują Stanowiska Kontroli Wewnętrznej, które bezpośrednio podlegają Burmistrzowi. Wydział Finansów nadzoruje Centrum Usług Wspólnych Gminy Jarocin oraz spółki komunalne. 2. Do zadań Referatu Podatków i Opłat Lokalnych w szczególności należą: 1) przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat lokalnych; 2) przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat lokalnych; 3) przygotowywanie decyzji wymiarowych w zakresie podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego; 4) przygotowywanie decyzji określających wysokość należnego podatku od środków transportowych; 18