REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO w JAROCINIE

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 2/VI /2010 Burmistrza Jarocina z dnia 20 grudnia 2010 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO w JAROCINIE Rozdział I - Postanowienia ogólne 1 Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Jarocinie, zwany dalej Regulaminem określa: 1) misję i cele działania Urzędu; 2) zakres działania i zadania Urzędu; 3) strukturę organizacyjną i zasady funkcjonowania Urzędu; 4) zakresy zadań Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy. 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Jarocin; 2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Jarocinie; 3) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Jarocinie; 3) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Jarocina; 4) Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Jarocina; 5) Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Jarocin; 6) Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Jarocin; 7) Wydziale - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Urzędu; 8) Referacie - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Urzędu wyodrębnioną w ramach Wydziału; 9) Dyrektorze - należy przez to rozumieć Naczelnika Wydziału w rozumieniu przepisów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, 10) Kierowniku - należy przez to rozumieć Kierownika Referatu, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego ; 11) Statucie - należy przez to rozumieć Statut Gminy Jarocin; 12) Pełnomocniku Ochrony - należy przez to rozumieć pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych; 13) Stanowisku Samodzielnym - należy przez to rozumieć jedno lub wieloosobową komórkę organizacyjną Urzędu, podległą bezpośrednio Burmistrzowi, a wydzieloną do prowadzenia określonego zakresu zadań. 1

2 3 1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy. 2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. 3. Za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje Burmistrz. 4. Prawa i obowiązki pracodawcy, oraz prawa i obowiązki pracowników Urzędu określa między innymi Regulamin Pracy wydany w drodze zarządzenia przez Burmistrza. 5. Siedzibą Urzędu jest miasto Jarocin. Rozdział II - Zakres działania i zadania Urzędu 4 Misja Urzędu "Nadrzędnym celem działania Urzędu Miejskiego w Jarocinie jest zadowolenie i satysfakcja naszych Mieszkańców i Klientów, które osiągamy poprzez świadczenie usług na najwyższym poziomie, dbałość o środowisko naturalne i efektywne realizowanie zasady samorządności lokalnej". 1. Urząd realizuje zadania Burmistrza, jako organu wykonawczego Gminy. 2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków do prawidłowego realizowania zadań własnych, zadań zleconych i powierzonych z zakresu administracji rządowej oraz zadań przyjętych w drodze porozumień z organami administracji rządowej i samorządowej Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji. 2. W szczególności do zadań Urzędu należy: 1) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w 4 ust. 2 Regulaminu oraz sprawnej obsługi mieszkańców; 2) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy gminy; 3) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy; 4) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków; 5) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy; 6) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy; 7) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady i posiedzeń komisji Rady oraz organów funkcjonujących w strukturze Gminy; 8) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu; 2

3 9) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności: a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt c) przechowywanie akt d) przekazywanie akt do archiwów; 10) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy. Rozdział III - Struktura organizacyjna Urzędu 6 Urząd składa się z następujących Wydziałów, Referatów i samodzielnych stanowisk: 1. Wydział Organizacyjny, w ramach którego tworzy się: 1) Referat Obsługi Urzędu; 2) Biuro Rady Miejskiej, 3) Kancelarię Burmistrza. 2. Wydział Finansów, w ramach którego tworzy się: 1) Referat Podatków i Opłat Lokalnych; 2) Referat Księgowości Budżetowej. 3. Wydział Rozwoju Gminy, w ramach którego tworzy się: 1) Referat Gospodarowania Przestrzenią; 2) Referat Gospodarki Komunalnej. 4. Wydział Spraw Obywatelskich, w ramach którego tworzy się: 1) Urząd Stanu Cywilnego. 5. Wydział Oświaty i Spraw Społecznych. 6. Stanowisko Kontroli i Audytu Wydziały i referaty dzielą się na stanowiska pracy. 2. Wydziałem kieruje Dyrektor, który za realizację powierzonych do wykonywania zadań ponosi odpowiedzialność przed Burmistrzem. 3. Podczas nieobecności Dyrektora lub w przypadku niemożności pełnienia przez niego obowiązków z innych przyczyn Wydziałem kieruje wyznaczony przez Burmistrza pracownik. 4. W przypadku wieloosobowych Stanowisk Samodzielnych Burmistrz wyznacza pracownika prowadzącego, który za realizację powierzonych do wykonywania zadań ponosi przed nim odpowiedzialność. 5. Podczas nieobecności pracownika prowadzącego na Stanowisku Samodzielnym lub w przypadku niemożności pełnienia przez niego obowiązków z innych przyczyn, powierzone zadania wykonuje pracownik wyznaczony przez Burmistrza. 6. Referatem kieruje Kierownik, który za realizację powierzonych do wykonywania zadań odpowiada przed właściwym Dyrektorem lub Burmistrzem. 7. Podczas nieobecności Kierownika oraz w przypadku niemożności pełnienia przez niego obowiązków z innych przyczyn, Referatem kieruje wyznaczony przez Dyrektora pracownik. 3

4 8. Podziału Wydziałów i referatów na stanowiska pracy na wniosek Dyrektora i po zaopiniowaniu przez Sekretarza dokonuje Burmistrz. 8 Strukturę organizacyjną Urzędu, zakresy podporządkowania poszczególnych jednostek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik Nr 2 do Regulaminu. Rozdział IV - Zasady funkcjonowania Urzędu 9 Urząd działa w oparciu o zasady: 1) praworządności 2) służebności wobec społeczności lokalnej 3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym 4) jednoosobowego kierownictwa 5) planowania pracy 6) kontroli wewnętrznej 7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne Wydziały 8) wzajemnego współdziałania. 10 Pracownicy Urzędu w wykonywaniu obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i są zobowiązani do ścisłego jego przestrzegania Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym. 2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika. Osoby te ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań. 2. Dyrektorzy kierują i zarządzają Wydziałami w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Wydziałów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem. 3. Dyrektorzy są bezpośrednimi przełożonymi Kierowników i pracowników swojego Wydziału nie zatrudnionych bezpośrednio w poszczególnych Referatach. Kierownicy są bezpośrednimi przełożonymi pracowników swoich Referatów Wydziały i Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa i niniejszego Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej, miejscowej i instancyjnej. 2. Wydziały i Referaty są zobowiązane do wzajemnego współdziałania, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji. 4

5 Rozdział V - Zasady organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków Burmistrz lub Zastępca Burmistrza przyjmują interesantów w każdy poniedziałek od godz do godz Dyrektorzy i Kierownicy przyjmują interesantów codziennie w godzinach pracy Urzędu Kancelaria Burmistrza prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Urzędu. Skargi i wnioski przyjęte przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza lub Sekretarza przekazywane są w następnym dniu do Kancelarii Burmistrza celem dokonania rejestracji i przekazania zgodnie z dyspozycją Dyrektorowi lub Kierownikowi właściwego Wydziału lub Referatu. 2. Skargi i wnioski kierowane bezpośrednio do Wydziałów (Referatów) przekazywane są do Kancelarii Burmistrza w dniu następnym celem rejestracji, a następnie zwracane właściwemu Wydziałowi. 3. Dyrektor lub Kierownik po otrzymaniu skargi lub wniosku niezwłocznie podejmuje czynności związane z jej załatwieniem zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego. Materiały źródłowe dotyczące rozpatrzenia skargi lub wniosku są rejestrowane i gromadzone w Wydziałach, które skargę lub wniosek załatwiają, natomiast Kancelaria Burmistrza otrzymuje kopię odpowiedzi na skargę lub wniosek Bezpośredni nadzór nad prawidłowym załatwieniem skarg i wniosków sprawuje Sekretarz. 2. Nadzór zwierzchni sprawuje Burmistrz. Rozdział VI - Zasady działalności kontrolnej 17 W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Wydziały i Referaty oraz wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników. 18 Kontrola pracowników i poszczególnych jednostek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest w oparciu o zasady legalności, gospodarności, rzetelności, celowości. 19 Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości W Urzędzie przeprowadza się kontrole, które ze względu na kryterium zakresu dzielą się na: 5

6 1) kompleksowe - obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk; 2) problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienia z zakresu działalności kontrolowanej jednostki lub stanowiska, stanowiące fragment jego działalności. 2. W Urzędzie przeprowadza się kontrole, które ze względu na kryterium czasu wystąpienia kontroli dzielą się na: 1) wstępne - obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz etapów przygotowań; 2) bieżące - obejmujące czynności w toku; 3) następcze - mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli (o ile miały one miejsce) zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub stanowiska Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w Regulaminie. 2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego. 3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych. 22 Kontroli dokonują: 1) Burmistrz lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza w odniesieniu do Dyrektorów, Kierowników i innych pracowników Urzędu; 2) Dyrektorzy w odniesieniu do podporządkowanych im bezpośrednio pracowników oraz pracowników zatrudnionych w poszczególnych Referatach wchodzących w skład właściwego Wydziału Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się w terminie 14 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny. 2. Protokół pokontrolny powinien zawierać: 1) określenie kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub stanowiska pracy 2) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących) 3) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych 4) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą 5) imię i nazwisko Dyrektora (Kierownika) kontrolowanej jednostki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko pracy 6) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole 7) datę i miejsce podpisania protokołu 6

7 8) podpis kontrolującego (kontrolujących) oraz Dyrektora kontrolowanej jednostki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy. 9) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. 3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Burmistrz. 24 W przypadku odmowy podpisania protokołu przez Dyrektora kontrolowanej jednostki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są zobowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, które otrzymują Burmistrz, Dyrektor kontrolowanej jednostki oraz Sekretarz. 2. Z kontroli innych niż kompleksowe, w terminie 7 dni od daty ich zakończenia, sporządza się protokół pokontrolny odpowiadający wymogom określonym w Regulaminie. Rozdział VII - Zakresy zadań Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika 26 Burmistrz wykonuje zadania określone przepisami ustawy o samorządzie gminnym i innymi przepisami szczególnymi. 27 Burmistrz może powierzyć prowadzenie spraw Gminy w swoim imieniu Zastępcy Burmistrza lub Sekretarzowi Zastępca Burmistrza, wyznaczony przez Burmistrza podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub w razie wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza. 2. Zastępca Burmistrza wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza. 3. Burmistrz określa szczegółowy zakres czynności Zastępcy Burmistrza. 4. Zastępcy Burmistrza bezpośrednio podlegają jednostki organizacyjne Urzędu oraz sprawuje nadzór w stosunku do jednostek organizacyjnych Gminy określonych w załączniku nr 2 niniejszego Regulaminu (schemat organizacyjny). Zgodnie ze schematem organizacyjnym Urzędu Miejskiego, pod nieobecność Burmistrza Jarocina, Zastępca Burmistrza reprezentuje go w zebraniach mieszkańców, zebraniach jednostek pomocniczych Gminy oraz innych spotkaniach, podczas których przewidywana jest obecność Burmistrza Jarocina. 29 Do zadań Sekretarza należy: 1) kierowanie Wydziałem Organizacyjnym, jako jego Dyrektor; 2) zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu; 7

8 3) opracowywanie projektów zmian Regulaminu; 4) opracowywanie zakresów czynności dla Dyrektorów; 5) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr; 6) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu; 7) nadzór nad przygotowywaniem projektów aktów stanowionych przez organy Gminy oraz materiałów informacyjnych i sprawozdawczych dla Rady i Burmistrza; 8) nadzór nad dyscypliną pracy pracowników samorządowych; 9) opiniowanie wniosków o podziale Wydziałów i Referatów na stanowiska pracy; 10) wykonywanie innych zadań z upoważnienia Burmistrza. 2. Sekretarz Gminy pełni jednocześnie funkcję Pełnomocnika Burmistrza ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania ISO 9001 oraz ISO Do zadań Skarbnika należy w szczególności: 1) kierowanie Wydziałem Finansów jako jego Dyrektor; 2) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości; 3) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy; 4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty; 5) współdziałanie w opracowywaniu budżetu Gminy; 6) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej; 7) nadzór nad obiegiem dokumentów księgowych w Urzędzie; 8) opracowywanie projektów polityki (strategii) zadłużania i jej aktualizację; 9) opracowywanie prognozy długu; 10) udział w pracach nad przygotowywaniem wieloletniego planu finansowego (WPF); 11) koordynacja współpracy z agencją ratingową; 12) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub z upoważnień Burmistrza; 13) nadzór i kontrola przestrzegania Zintegrowanego Systemu Zarządzania ISO w zakresie obejmującym Wydział. Rozdział VIII - Zadania Wydziałów i Referatów Do wspólnych zadań Wydziałów i Referatów należy: 1) przygotowywanie materiałów, opracowywanie analiz i ocen oraz informacji na posiedzenia Rady i jej organów; 2) przygotowywanie sprawozdań z wykonania uchwał Rady; 3) zasięganie opinii odpowiednich komisji Rady w sprawach należących do zakresu działania poszczególnych Wydziałów, jeśli wynika to z obowiązujących przepisów; 4) przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje, wnioski, wystąpienia i zapytania radnych; 8

9 5) prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie swojej właściwości, przygotowywanie projektów decyzji z zakresu administracji publicznej oraz stosowanie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; 6) opracowywanie projektów planów i programów rozwojowych; 7) przygotowywanie materiałów i opracowań na polecenie zwierzchników służbowych; 8) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w programach rozwoju i budżecie gminy; 9) współdziałanie z organami administracji samorządowej i rządowej; 10) współdziałanie z organizacjami społecznymi działającymi na terenie gminy; 11) prowadzenie w zakresie ustalonym przez Burmistrza kontroli jednostek organizacyjnych Gminy; 12) zapewnienie właściwych warunków obsługi interesantów; 13) opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy podlegających zatwierdzeniu przez Burmistrza; 14) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu umożliwiające sprawne i jednolite załatwianie prowadzonych spraw; 15) podejmowanie zadań w celu zapewnienia racjonalnego wykorzystania środków z budżetu Gminy, a także mienia komunalnego; 16) współdziałanie z Wydziałem Spraw Obywatelskich w zakresie zwalczania klęsk żywiołowych, awarii, zagrożeń toksycznymi środkami przemysłowymi oraz nadzwyczajnych zagrożeń okresu pokoju; 17) realizacja zadań w zakresie obronności kraju i obrony cywilnej należących do Burmistrza, zgodnie z przepisami ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej i innych ustaw i aktów wykonawczych; 18) przestrzeganie przepisów wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych, współdziałanie w tym zakresie z Pełnomocnikiem Burmistrza ds. ochrony informacji niejawnych. 19) udzielanie niezbędnych informacji przedstawicielom środków masowego przekazu o sprawach dotyczących Wydziału, po uprzednim uzgodnieniu z kierownikiem Kancelarii Burmistrza. 2. Szczegółowy zakres zadań w dziedzinie obronności i obrony cywilnej dla Wydziałów określają odrębne przepisy. 3. Zadaniem wspólnym Wydziałów jest realizacja wymagań normy ISO obejmującej Zintegrowany System Zarządzania wprowadzony w Urzędzie Miejskim Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy realizowanie spraw związanych z funkcjonowaniem Urzędu, spraw kadrowych i szkoleniowych, z obsługą Rady Miejskiej. 2. Do zadań Referatu Obsługi Urzędu należy w szczególności: 1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu, dyrektorów i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych i zakładów budżetowych, pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych; 2) prowadzenie archiwum akt osobowych; 3) prowadzenie procedury związanej ze zgłaszaniem do ZUS osób zatrudnionych; 9

10 w ramach stosunku pracy, a także osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło; 4) koordynowanie procesu szkoleń i dokształcania pracowników; 5) organizowanie praktyk zawodowych, stażów pracy, zawieranie umów z Powiatowym Urzędem Pracy w sprawie zorganizowania robót publicznych i prac interwencyjnych; 6) zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników; 7) przygotowywanie sprawozdań statystycznych z zakresu kadr; 8) prowadzenie spraw emerytalno-rentowych; 9) prowadzenie spraw związanych z wydatkowaniem środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zgodnie z jego regulaminem oraz wszelkich spraw socjalnych; 10) administracja i nadzór na siecią komputerową urzędu i serwerem baz danych; 11) zapewnienie wdrażania i funkcjonowania systemów informatycznych; 12) obsługa w zakresie sprzętu komputerowego i oprogramowania; 13) zapewnienie okresowej konserwacji sprzętu komputerowego i oprogramowania; 14) prowadzenie instruktażu pracowników w zakresie obsługi programów informatycznych, 15) dokonywanie zakupów inwestycyjnych niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania obsługi informatycznej Urzędu; 16) administrowanie systemem do obsługi dowodów osobistych; 17) pełnienie funkcji administratora bezpieczeństwa informacji; 18) okresowa analiza bhp; 19) stwierdzanie zagrożeń zawodowych; 20) dokonywanie oceny ryzyka zawodowego oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej; 21) przeprowadzanie kontroli warunków pracy; 22) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp; 23) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących wypadków przy pracy; 24) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz badań środowiska pracy; 25) udział w dochodzeniach powypadkowych; 26) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy; 27) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem profilaktycznych badań lekarskich; 28) gospodarka odzieżą ochronną i roboczą; 29) zapewnienie właściwych warunków bhp;. 30) inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Urzędu; 31) organizacja i obsługa techniczno-biurowa narad zwoływanych przez Burmistrza; 32) wysyłanie korespondencji na zewnątrz Urzędu; 33) zapewnieni łączności telefonicznej; 34) wdrażanie i nadzór nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt 35) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych; 36) zapewnienie porządku i czystości w Urzędzie; 37) zabezpieczenie właściwej obsługi technicznej i ochrony przeciwpożarowej budynków 10

11 urzędowych; 38) zapewnienie właściwych warunków i obsługi spotkań służbowych; 39) zaopatrzenie Urzędu w konieczne do jego funkcjonowania wyposażenie, w szczególności w materiały biurowe; 40) udział w organizowaniu i obsłudze urzędowych uroczystości, rocznic i innych imprez; 41) prenumerata prasy, gospodarka drukami i formularzami; 42) dbałość o tablice informacyjne Urzędu; 43) prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacja budynku Urzędu pomieszczeń i inwentarza biurowego; 44) administrowanie i gospodarowanie budynkami Urzędu oraz zabezpieczenie mienia Urzędu; 45) prowadzenie księgi inwentarzowej; 46) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych; 47) gospodarowanie środkami trwałymi i nietrwałymi w zarządzanych budynkach; 48) prowadzenie archiwum Urzędu i przekazywanie akt do archiwum państwowego; 49) prowadzenie rejestru zamówień publicznych w zakresie administracji. 50) przygotowywanie wniosków z EFS w zakresie modernizacji zarządzania w administracji samorządowej 51) prowadzenia i nadzór Biura Obsługi Klienta (BOK). 3. Do zadań Biura Rady Miejskiej należy w szczególności: 1) przygotowywanie przy współpracy z właściwymi merytorycznie Wydziałami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów; 2) przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Rady; 3) przekazywanie korespondencji Rady, jej komisji oraz radnych; 4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji; 5) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i radnych; 6) protokołowanie sesji, posiedzeń i spotkań radnych; 7) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji; 8) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych, czuwanie nad ich terminowym załatwieniem; 9) udzielanie pomocy radnym w wykonywaniu mandatu; 10) prowadzenie ewidencji składu osobowego radnych; 11) współorganizowanie szkoleń radnych i członków komisji Rady; 12) kompletowanie dokumentacji związanej z działalnością Rady i przekazywanie jej w określonych terminach do archiwum; 13) obsługa administracyjna Przewodniczącego Rady i radnych. 14) realizacja współpracy zagranicznej Rady Miejskiej 4. Do zadań Kancelarii Burmistrza należy w szczególności: 1) prowadzenie sekretariatu Burmistrza; 2) organizacja i obsługa techniczno-biurowa narad zwoływanych przez Burmistrza; 3) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz listów wpływających do Urzędu; 11

12 4) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów; 5) ewidencjonowanie wystąpień jednostek kontroli zewnętrznej; 6) prowadzenie rejestru aktów prawnych wydawanych przez Urząd i Burmistrza (zarządzenia, decyzje); 7) prowadzenie rejestru i zbioru przepisów wydawanych przez Wojewodę Dziennik Urzędowy Województwa Wielkopolskiego; 8) prowadzenie dokumentacji w zakresie działalności spółek komunalnych; 9) analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze Gminy, w tym problemów bezrobocia; 10) ewidencjonowanie propozycji dotyczących promocji Gminy; 11) zbieranie materiałów i koordynowanie działań w celu promocji miasta na zewnątrz 12) tworzenie strategii promocji Gminy; 13) współpraca ze szkołami w zakresie opracowywania programów wykładów na tematy samorządowe; 14) popularyzowanie Gminy ze względu na jej atrakcyjność dla potencjalnych inwestorów; 15) promowanie nowych form prowadzenia działalności gospodarczej; 16) opracowywanie materiałów o produkcji i charakterze świadczonych usług przez gminne firmy; 17) ewidencjonowanie i przekazywanie podmiotom gospodarczym ofert importowoeksportowych oraz innych ofert gospodarczych; 18) inicjowanie i koordynowanie spraw związanych ze współpracą z innymi gminami, stowarzyszeniami gospodarczymi i jednostkami organizacyjnymi wspierającymi rozwój Gminy; 19) współpraca z agencjami i stowarzyszeniami gospodarczymi oraz izbami przemysłowohandlowymi, a także z Powiatowym Urzędem Pracy; 20) prowadzenie działalności informacyjnej dla podmiotów gospodarczych w zakresie lokalnych przepisów podatkowych, wolnych obiektów i promocji tych podmiotów; 21) przygotowywanie uczestnictwa Gminy w wystawach i targach; 22) prowadzenie spraw związanych ze Strategią Rozwoju Gminy; 23) przygotowywanie materiałów promujących Gminę; 24) tworzenie i koordynowanie realizacji strategii informacyjnej Urzędu Miejskiego w Jarocinie; 25) ścisła współpraca z wydziałami i referatami w zakresie przygotowywania informacji o działalności Urzędu Miejskiego; 26) organizowanie konferencji prasowych; 27) przygotowywanie i rozpowszechnianie informacji prasowych dotyczących działalności Urzędu Miejskiego; 28) współpraca z przedstawicielami środków masowego przekazu; 29) monitoring publikacji prasowych dotyczących działalności Urzędu Miejskiego, a także przygotowywanie ewentualnych sprostowań i odpowiedzi prasowych; 30) tworzenie i aktualizowanie merytorycznej zawartości serwisu internetowego gminy Jarocin; 31) przeprowadzanie badań opinii publicznej dotyczących różnych aspektów funkcjonowania Urzędu Miejskiego, a także zestawianie i analiza wyników tych badań; 12

13 32) współpraca z wydziałami i referatami Urzędu Miejskiego, a także innymi jednostkami gminy Jarocin przy organizowaniu imprez i uroczystości okolicznościowych; 33) realizowanie współpracy zagranicznej Burmistrza i koordynacja wspólnie z BRM współpracy zagranicznej Rady Miejskiej. 6. Wydział Organizacyjny przy znakowaniu spraw używa symbolu: a) Referat Obsługi Urzędu - ROU b) Biuro Rady Miejskiej - BRM c) Kancelaria Burmistrza KB d) w pozostałym zakresie WOR Do zadań Wydziału Spraw Obywatelskich należą sprawy z zakresu: ewidencji ludności, ewidencji działalności gospodarczej, spraw mieszkaniowych, dowodów osobistych, zgromadzeń, zbiórek publicznych, spraw wyborczych, spraw wojskowych, a także sprawy dotyczące rejestracji stanu cywilnego (realizowane w ramach Urzędu Stanu Cywilnego - USC) oraz sprawy zarządzania kryzysowego, obronne, obrony cywilnej i ochrony przeciwpożarowej (realizowane w ramach Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego - GCZK). 2. Do zadań Wydziału (z pominięciem USC i GCZK) należy w szczególności: 1) przyjmowanie zgłoszeń zmian pobytu stałego i czasowego od obywateli polskich i cudzoziemców; 2) współdziałanie z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie nadawania numeru PESEL; 3) współdziałanie z Ośrodkiem Informatyki Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w zakresie aktualizacji zbioru ewidencji ludności; 4) udostępnianie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych; 5) wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu stałym lub czasowym powyżej 3 miesiące; 6) sporządzanie dla Urzędu Skarbowego wykazów osób zmarłych; 7) sporządzanie dla Urzędu Statystycznego wykazów osób zameldowanych na pobyt czasowy powyżej 3 miesiące; 8) przekazywanie dyrektorom szkół informacji o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży w wieku 3-18 lat; 9) aktualizacja i uzupełnianie danych osobowo-adresowych w systemie komputerowym i na kartach osobowych mieszkańca tzw. KOM ; 10) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach dot. zameldowania i wymeldowania na pobyt stały lub czasowy; 11) prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców; 12) sporządzanie dla Biura Wyborczego meldunków o stanie rejestru wyborców; 13) sporządzanie spisów wyborców; 14) weryfikacja wykazów sporządzanych w związku z przeprowadzanymi spisami powszechnymi i współpraca w tym zakresie z Urzędem Statystycznym; 15) zajmowanie się sprawami zgromadzeń; 16) zajmowanie się sprawami zbiórek publicznych; 17) przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych; 13

14 18) wydawanie, na uzasadniony wniosek, potwierdzonej urzędowo kserokopii dowodu osobistego; 19) przyjmowanie zawiadomień o utracie dowodu osobistego i wydawanie osobie zawiadamiającej zaświadczenia o utracie dowodu osobistego; 20) bieżące unieważnianie dowodów osobistych, które zgłoszono jako utracone lub które utraciły swą ważność oraz dowodów wymienionych ze względu na zmianę danych; 21) prowadzenie zbioru kopert dowodowych osób żyjących; 22) współdziałanie z urzędami gminnymi z całego kraju w zakresie przekazywanie kopert dowodowych na podstawie zapotrzebowań; 23) współdziałanie z organami sądowymi i ścigania w zakresie udostępniania dokumentów z kopert dowodowych; 24) prowadzenie archiwum kopert dowodowych osób zmarłych i współpraca w tym zakresie z archiwum zakładowym; 25) zajmowanie się sprawami dot. wniosków Burmistrza Jarocina o nadanie orderów lub odznaczeń nadawanych przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej oraz wniosków o nadanie odznaczeń resortowych lub regionalnych; 26) prowadzenie spraw dot. ustnego oświadczenia o ostatniej woli, składanego przez spadkodawcę wobec Burmistrza Jarocina, Sekretarza Gminy lub Kierownika USC oraz prowadzenie depozytu kopii lub oryginałów tych oświadczeń (testamentów); 27) opracowanie i aktualizacja planu Akcji Kurierskiej w ramach doręczania kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych przeprowadzanych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny; 28) organizowanie i prowadzenie szkoleń i ćwiczeń Akcji Kurierskiej; 29) prowadzenie i aktualizacja rejestru na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz kwalifikacji wojskowej (jeden egzemplarz rejestru przekazuje się właściwemu wojskowemu komendantowi uzupełnień); 30) przygotowywanie list osób przewidzianych do kwalifikacji wojskowej i udział w przeprowadzeniu kwalifikacji wojskowej; 31) reklamowanie radnych i pracowników Urzędu Miejskiego z obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji; 32) nakładanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony; 33) wydawanie decyzji o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny przez osobę podlegającą obowiązkowi odbycia zasadniczej służby wojskowej; 34) wydawanie decyzji uznającej żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny; 35) opracowanie i aktualizacja Planu Operacyjnego Funkcjonowania Gminy Jarocin oraz kart realizacji zadań operacyjnych; 36) opracowanie i aktualizacja Planu Organizacji i Funkcjonowania Zespołu Zastępczych Miejsc Szpitalnych; 37) współdziałanie z organami wojskowymi w sprawach związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony; 38) opracowywanie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy i współdziałanie w tym zakresie z Wydziałem Rozwoju Gminy; 39) przygotowywanie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego gminy; 14

15 40) ustalanie stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych i socjalnych z zasobu gminy; 41) współpraca z Komisją Mieszkaniową w zakresie rozpatrywania i załatwiania wniosków oraz obsługa techniczno-organizacyjna pracy komisji; 42) przygotowywanie rocznych wykazów osób uprawnionych do zawarcia umowy najmu lokalu socjalnego; 43) wydawanie skierowań na najem lokali socjalnych i tymczasowych oraz zapewnianie w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osób zwolnionych z zakładów karnych; 44) zajmowanie się sprawami zamiany oraz przyznawania lokali mieszkalnych w ramach współdziałanie w tym zakresie z Jarocińskim Towarzystwem Budownictwa Społecznego; 45) gromadzenie dokumentów dotyczących sądowych postępowań eksmisyjnych, o których powiadamiana jest Gmina; 46) prowadzenie spraw odszkodowań dla właścicieli lokali z tytułu niedostarczenia lokalu socjalnego w związku z wyrokiem sądowym i współdziałanie w tym zakresie z Biurem Radców Prawnych; 47) zapewnienie mieszkań zastępczych dla mieszkańców czasowo ewakuowanych w wypadku klęsk żywiołowych 48) publikowanie informacji o stawkach czynszu w ramach tzw. lustra czynszowego; 49) koordynowanie spraw związanych z osiedlaniem się repatriantów na terenie gminy; 50) ewidencja działalności gospodarczej i współdziałanie w tym zakresie w ramach tzw. jednego okienka z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Statystycznym; 51) współdziałanie z Urzędem Wojewódzkim w zakresie przestrzegania obowiązującego stanu prawnego dot. ewidencji działalności gospodarczej; 52) prowadzenie poradnictwa nt. podejmowania działalności gospodarczej; 53) ewidencja i wydawanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych; 54) ewidencja oświadczeń o wielkości sprzedaży napojów alkoholowych oraz nadzór nad poborem opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych; 55) wydawanie zaświadczeń o dokonaniu opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. 56) nadzór nad funkcjonowaniem targowisk; 57) ewidencja i wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką; 58) realizacja czynności dotyczących określenia liczby nowych licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką przeznaczonych do wydania w danym roku; 59) ewidencja i wydawanie zezwoleń na przewozy regularne i przewozy regularne specjalne w zakresie transportu drogowego osób; 60) współdziałanie z Ministerstwem Infrastruktury oraz Polską Izbą Gospodarczą Transportu Samochodowego i Spedycji w zakresie wydawanych licencji i zezwoleń; 61) wydawanie zaświadczeń dla celów emerytalnych i innych na podstawie rejestru kart rzemieślniczych od 1945 r. oraz danych z ewidencji działalności gospodarczej; 62) udzielanie informacji o przedsiębiorcach i wydawanie zaświadczeń o figurowaniu w ewidencji działalności gospodarczej; 63) sporządzanie wykazów przedsiębiorców na potrzeby instytucji publicznych, banków i innych wnioskodawców; 64) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem dni i godzin otwarcia placówek handlowych, gastronomicznych i usługowych; 65) opracowanie i aktualizacji statutów jednostek pomocniczych; 15

16 66) prowadzenie spraw związanych z obsługą jednostek pomocniczych; 67) wykonywanie zadań związanych z wyborami do jednostek pomocniczych; 68) wykonywanie zadań dot. bezpośredniego wyboru burmistrza, wyborów do rad gmin, powiatów i sejmików województw, Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego, Prezydenta oraz referendów; 69) wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza. Wydział w realizacji tych zadań używa przy znakowaniu spraw symbolu WSO. 3. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności: 1) rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób; 2) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego; 3) sporządzanie i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń; 4) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych; 5) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego; 6) stwierdzenie legitymacji procesowej do wystąpienia do sadu w sprawach dotyczących zawarcia małżeństwa; 7) wydawanie zaświadczeń: stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, dotyczących zawarcia związku małżeńskiego za granicą, o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego oraz o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub ich braku; 8) wydawanie decyzji dotyczących: prostowania błędów pisarskich w księgach stanu cywilnego, uzupełnienia treści aktu stanu cywilnego, skrócenia terminu oczekiwania na ślub, odtworzenia treści aktu stanu cywilnego, transkrypcji (wpisania) aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą, ustalenia treści aktu stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, wpisania do aktu urodzenia imienia i nazwiska ojca; 9) przygotowywanie wniosków o nadanie medali Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie oraz organizowania uroczystości wręczenia medali przez Burmistrza; 10) dokonywanie zmian w aktach stanu cywilnego na podstawie prawomocnych orzeczeń sądów lub na podstawie prawomocnych decyzji kierowników innych USC; 11) przyjmowanie oświadczeń o: zmianie imienia dziecka, wstąpieniu w związek małżeński, zgłoszeniu urodzenia dziecka, uznaniu ojcostwa, nadaniu dziecku nazwiska męża matki, zawarciu małżeństwa poza lokalem USC, zmianie nazwiska dziecka w trybie art kodeksu rodzinnego i opiekuńczego; 12) transkrypcja zagranicznych aktów stanu cywilnego; 13) ustalanie treści aktu stanu cywilnego na podstawie dokumentów zagranicznych; 14) międzynarodowa wymiana informacji z zakresu stanu cywilnego. Urząd Stanu Cywilnego przy znakowaniu spraw używa symbolu USC. 4. Do zadań Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego należy w szczególności: 1) opracowanie i aktualizacja zarządzenia Burmistrza Jarocina w sprawie utworzenia Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 16

17 2) opracowanie i aktualizacja zarządzenia Burmistrza Jarocina w sprawie powołania Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego (GZZK) oraz obsługa kancelaryjno biurowa Zespołu zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 3) opracowanie i aktualizacja Dokumentacji Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 4) opracowanie i aktualizacja Gminnego Planu Zarzadzania Kryzysowego zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 5) opracowanie i aktualizacji zarządzenia Burmistrza Jarocina w sprawie wprowadzenia całodobowych dyżurów przy telefonie alarmowym w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego w tym ustalanie grafiku dyżurów; 6) monitorowanie zagrożeń i współdziałanie w tych działaniach z innymi jednostkami wykonującymi zadania w tym zakresie; 7) gromadzenie i przetwarzanie informacji w bazie danych (ARCUS) Szefa Obrony Cywilnej Gminy Jarocin o możliwych do użycia siłach i środkach; 8) opracowanie i aktualizacja Dokumentacji Głównego Stanowiska Kierowania Burmistrza Jarocina w czasie pokoju w razie wewnętrznego lub zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa narodowego, w tym w razie wystąpienia działań terrorystycznych lub innych szczególnych zdarzeń, a także czasie wojny; 9) opracowanie i aktualizacja Dokumentacji Stałego Dyżuru Burmistrza Jarocina na czas zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny; 10) przeprowadzanie treningów Stałego Dyżuru Burmistrza Jarocina; 11) utrzymywanie w stałej gotowości i przeprowadzanie, zgodnie z zaleceniami Wojewody Wielkopolskiego, głośnych prób Systemu Alarmowania Miasta; 12) opracowanie i aktualizacja zarządzenia Burmistrza Jarocina w sprawie powołania Gminnego Zespołu Ewakuacji/Przyjęcia oraz opracowania Gminnego Planu Ewakuacji/Przyjęcia; 13) opracowanie i aktualizacja Planu Obrony Cywilnej Gminy; 14) prowadzenie miejskiego magazynu obrony cywilnej; 15) opracowywanie rocznych planów zasadniczych przedsięwzięć w zakresie pozamilitarnych przygotowań obronnych w gminie Jarocin. 16) organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu: reagowania na potencjalne zagrożenia, realizacji zadań obrony cywilnej i realizacji zdań obronnych w tym opracowywanie i aktualizacja stosownych programów i planów szkoleń; 17) opracowanie i aktualizacja Planu Ochrony Zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych na terenie Gminy Jarocin; 18) opracowywanie, realizacja i analizy planów finansowych dot. ochotniczych straży pożarnych; 19) opracowywanie umów dot. przekazania dotacji podmiotowych dla jednostek OSP oraz przyjmowanie i weryfikacja rozliczeń z wykorzystania tych dotacji; 20) ubezpieczanie strażaków z jednostek OSP oraz samochodów pożarniczych i remiz stanowiących własność Gminy Jarocin; 21) opracowywanie i aktualizacja umów dot. przekazywanego w użytkowanie mienia gminnego na rzecz jednostek OSP; 22) prowadzenie ksiąg inwentarzowych dla wszystkich jednostek OSP; 23) współudział w organizacji Gminnego Turnieju Wiedzy Pożarniczej i Gminnych Zawodów Sportowo-Pożarniczych; 17

18 24) podejmowanie wszelkich działań na rzecz ochrony przeciwpożarowej na terenie Gminy Jarocin i współdziałanie w tym zakresie poprzez Komendanta Gminnego Ochrony Przeciwpożarowej z jednostkami OSP, Zarządem Gminnym i Powiatowym ZOSP RP oraz Komendą Powiatową PSP. Gminne Centrum Zarządzania Kryzysowego przy znakowaniu spraw używa symbolu ZK Do zadań Pionu Ochrony - Komórki ds. Ochrony Informacji Niejawnych, zwanym dalej Pionem Ochrony należy wytwarzanie, przetwarzanie, przekazywanie i przechowywanie dokumentów zawierających informacje niejawne. 2. Pionem Ochrony kieruje Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych zwany Pełnomocnikiem Ochrony pod, którego podlegają: - Kierownik Kancelarii Tajnej - Inspektor Bezpieczeństwa Teleinformatycznego. 3. Z Pionem Ochrony współpracuje Główny Specjalista ds. Informatyki pełniący obowiązki Administratora Systemu, który odpowiada za funkcjonowanie systemów lub sieci teleinformatycznych oraz za przestrzeganie zasad i wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych. 4. Pion Ochrony przy znakowaniu spraw używa symbolu PO Do zadań Wydziału Finansów należy prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem i realizacją budżetu Gminy, obsługą finansową Urzędu, ustalaniem i egzekucją podatków i opłat gminnych. 2. Do zadań Referatu Podatków i Opłat Lokalnych należą sprawy związane z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, a w szczególności: 1) przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat lokalnych; 2) przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat lokalnych; 3) przygotowywanie decyzji wymiarowych w zakresie podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego; 4) przygotowywanie decyzji określających wysokość należnego podatku od środków transportowych i od posiadania psów; 5) dokonywanie zmian w wymiarach podatków i opłat; 6) prowadzenie rachunkowości w zakresie podatków i opłat lokalnych; 7) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów; 8) prowadzenie kontroli rachunkowej inkasentów; 9) gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym; 10) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego; 11) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych; 12) występowanie o wpis hipoteki przymusowej; 13) przygotowywanie decyzji dotyczących zwolnień i ulg podatkowych oraz odroczeń; 14) rozkładania na raty podatków i opłat; 18

19 15) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym i osiąganych dochodach w gospodarstwie rolnym; 16) wydawanie zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach; 17) sporządzanie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej; 18) sporządzanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat lokalnych, 19) prowadzenie gospodarki drukami ścisłego zarachowania; 20) prowadzenie kasy - przyjmowanie wpłat od podatników i wystawianie kwitów na podatki i opłaty lokalne oraz inne należności; 21) przeprowadzanie kontroli powierzchni użytkowych budowli i gruntów u podatnika. 3. Do zadań Referatu Księgowości Budżetowej należy w szczególności: 1) prowadzenie ksiąg rachunkowych; 2) udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu Gminy; 3) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy; 4) sprawowanie nadzoru i kontroli nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych; 5) zatwierdzanie dowodów księgowych do wypłaty; 6) sporządzanie list płac, rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na ubezpieczenie społeczne (ZUS, FP); 7) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych; 8) prowadzenie kart obiektów środków trwałych; 9) dokonywanie wyceny aktywów i pasywów i ustalanie wyniku finansowego; 10) sporządzenie sprawozdania SG - 01 Statystyka Gminy dotyczącego inwestycji i środków trwałych; 11) rozliczanie inwentaryzacji; 12) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków z zakresu sprawozdawczości; 13) przygotowywanie sprawozdań finansowych; 14) zapewnienie obsługi finansowo - księgowej i kasowej Urzędu; 15) prowadzenie rejestru wpływających faktur, rachunków; 16) prowadzenie ewidencji rejestru zakupów i sprzedaży w zakresie podatku VAT; 17) rozliczanie podatku VAT z Urzędem Skarbowym; 18) sporządzanie i aktualizacja instrukcji obiegu dokumentów księgowych. 19) opracowywanie koncepcji pozyskiwania dodatkowych źródeł dochodów budżetu Gminy i funduszy celowych; 20) prognozowanie dochodów i wydatków budżetu Gminy i ustalanie wysokości wydatków na wieloletnie programy inwestycyjne; 21) opracowanie projektu uchwały budżetowej wraz z załącznikami, zgodnie z obowiązującymi aktami normatywnymi; 22) sprawdzanie zgodności z uchwałą budżetową planów finansowych wydziałów i jednostek organizacyjnych gminy i przekładanie tych planów do zatwierdzenia Burmistrzowi; 23) koordynowanie przygotowania i opiniowania jednostkowych planów finansowych, w tym planu finansowego Urzędu; 24) kontrola i nadzorowanie planu finansowego jednostek, zakładów budżetowych; 25) sporządzanie harmonogramów dochodów i wydatków budżetu; 26) przygotowywanie projektu uchwały Rady w sprawie procedury uchwalania budżetu; 19

20 27) sporządzanie i bieżące aktualizowanie ewidencji szczegółowej planu dochodów i wydatków; 28) analiza wniosków Wydziałów i jednostek organizacyjnych Gminy dotyczących planowania i zmian w budżecie; 29) przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżecie, w tym również w funduszu celowym i środkach specjalnych; 30) analiza zgodności realizacji dochodów i wydatków z przyjętymi harmonogramami dochodów i wydatków budżetu; 31) sporządzanie informacji i sprawozdań do Rady Miejskiej i Regionalnej Izby Obrachunkowej o wykonaniu budżetu gminy; 32) przyjmowanie sprawozdań od wydziałów i jednostek organizacyjnych Gminy i sporządzanie na ich podstawie sprawozdań zbiorczych z wykonania dochodów i wydatków; 33) sporządzanie kwartalnych sprawozdań z wykonania budżetu gminy; 34) przygotowywanie prognoz i warunków polityki kredytowej; 35) nadzorowanie prawidłowego wykonania budżetu; 36) przygotowywanie analiz, opinii i ocen dotyczących zobowiązań finansowych; 37) kontrolowanie poziomu deficytu budżetu; 38) kontrola realizacji wykonania budżetu i wnioskowanie w sprawach o naruszenie dyscypliny budżetowej; 39) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny budżetowej; 40) dokonywanie analiz ekonomicznych. 41) prowadzenie urządzeń księgowych związanych z budżetem organu gminy; 4. Wydział Finansów przy znakowaniu spraw używa symbolu: a) Referat Podatków i Opłat Lokalnych - ROPL b) Referat Księgowości Budżetowej - RKB d) w pozostałym zakresie WF Do zadań Wydziału Rozwoju Gminy należą w szczególności sprawy zagospodarowania przestrzennego, sprawy z zakresu rolnictwa, ochrony środowiska, gospodarki komunalnej i inwestycji. 2. Do zadań Referatu Gospodarowania Przestrzenią należy w szczególności: 1) przygotowywanie materiałów do studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy; 2) przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzania projektów planów zagospodarowania przestrzennego; 3) koordynacja i obsługa działań związanych z uzgodnieniami projektu planu oraz wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego; 4) przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów; 5) prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego; 20

21 6) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny oraz analiza wniosków w sprawach sporządzenia lub zmiany planu zagospodarowania przestrzennego; 7) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu; 8) prowadzenie spraw związanych z lokalizacją inwestycji celu publicznego; 9) prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu; 10) rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu; 11) sprawowanie nadzoru nad elementami plastycznymi Gminy, budowlami mającymi cechy zabytków i zespołami dawnej zabudowy oraz współpraca w tym zakresie z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków; 12) wydawanie na podstawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego uzgodnień na udzielenie koncesji na wydobywanie kopalin ze złóż, bezzbiornikowego magazynowania substancji oraz składowanie odpadów w górotworze, w tym w podziemnych wyrobiskach górniczych; 13) udział w negocjacjach mających na celu wprowadzenie do miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego zadań rządowych dla realizacji ponadlokalnych celów publicznych; 14) gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami zabudowanymi i gruntami przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywanie, oddawanie w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie i w zarząd, a także ustalanie ich wartości, cen i opłat za korzystanie; 15) organizowanie przetargów na nieruchomości komunalne; 16) nabywanie nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy, w tym prowadzenie spraw dotyczących pracowniczych ogrodów działkowych; 17) komunalizacja gruntów; 18) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego; 19) tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy; 20) przejmowanie nieruchomości rolnych na podstawie ustawy o gospodarowaniu nieruchomościami Skarbu Państwa; 21) gospodarowanie zasobem mieszkaniowym Gminy, w tym przejmowanie zakładowych budynków mieszkalnych; 22) ustalanie opłat adiacenckich; 23) oznaczanie nieruchomości numerami porządkowymi i prowadzenie ewidencji nazw ulic; 24) prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic i placów publicznych oraz ich ewidencja; 25) zagospodarowanie wspólnot gruntowych; 26) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego; 27) prowadzenie całości spraw związanych z rozgraniczeniem nieruchomości; 28) prowadzenie w porozumieniu lub na wniosek zarządcy drogi gminnej procedury dotyczącej wydania decyzji wojewody i ujawnienia w księdze wieczystej własności Gminy; 21