Przekaz elektroniczny kierunkiem rozwoju programów sprawdzianów międzylaboratoryjnych COBJwDL

Transkrypt

1 diagnostyka laboratoryjna Journal of Laboratory Diagnostics 2011 Volume 47 Number Kontrola jakości Quality Control Przekaz elektroniczny kierunkiem rozwoju programów sprawdzianów międzylaboratoryjnych COBJwDL Electronic date transfer as trend of development for Interlaboratory Programme Surveys organized by Centre for Quality Assessment in Laboratory Medicine Barbara Przybył-Hac Centralny Ośrodek Badań Jakości w Diagnostyce Laboratoryjnej, Łódź Streszczenie Centralny Ośrodek Badań Jakości w Diagnostyce Laboratoryjnej w Łodzi organizuje różne międzylaboratoryjne sprawdziany dla laboratoriów diagnostycznych w Polsce. Sprawdziany realizowano tradycyjną drogą korespondencyjną. W 35 cyklu Centralnego Programu w listopadzie 2009 roku wdrożono nowy elektroniczny system do przekazywania wyników z laboratoriów do Centralnego Ośrodka. System wykorzystujący Internet zaprojektowano w Centralnym Ośrodku. Oceny wyników przekazywano do 250 uczestników drogą poczty elektronicznej. W efekcie czas opracowywania comiesięcznych wyników sprawdzianów skrócono z 4 tygodnia do 1 tygodnia. Drugie wdrożenie naszego systemu przeprowadzono w 2010r. dla Powszechnego Programu w sprawdzianach hematologicznych realizowanych dla 1650 uczestników. Dwa sprawdziany hematologiczne organizowano równolegle w dwóch wersjach: nowym systemem i tradycyjnym sposobem. Było to utrudnienie dla organizatora, ale efekty były pozytywne. Skrócono czas realizacji sprawdzianów z 4 tygodni do 2 tygodni i obniżono koszty ich realizacji. W przyszłości pozostałe sprawdziany Powszechnego Programu będą dostosowywane do systemu elektronicznego. Summary The Centre for Quality Assessment in Laboratory Medicine in Lodz organizes different interlaboratory surveys for diagnostic laboratories in Poland. These surveys have been carried out by the traditional correspondent method. In the 35th edition of the Central Programme a new electronic system was implemented to send results from laboratories to the Centre. This system was designed in the Centre and it made use of the Internet. Opinions of the results were sent to 250 participants by electronic post. As a result the time of the monthly results analysis was shortened from 4 weeks to 1 week, which was really profitable for the laboratories. The second implementation of our system was made in the General Programme in 2 haematology surveys in 2010, which was organized for 1650 participants. Both haematology surveys were organized by the traditional method and the new electronic method. Not all of the precipitants had computers and Internet in their laboratories. This examination was much more difficult for the Centre but the results were positive. The analyses were shortened from 4 weeks to 2 weeks. Thanks to the system the costs of conducting these surveys was also reduced. In the future all interlaboratory surveys will be organized by the electronic system. Słowa kluczowe: sprawdziany międzylaboratoryjne, materiał kontrolny, wynik, system elektroniczny Key words: interlaboratory survey, control material, result, electronic system Wstęp Celem opracowania jest przedstawienie działań podjętych w Centralnym Ośrodku Badań Jakości w Diagnostyce Laboratoryjnej w Łodzi dla poprawy organizacji realizowanych międzylaboratoryjnych sprawdzianów wiarygodności wyników badań laboratoryjnych. Działania te sprowadziły się do przygotowania i wdrożenia nowoczesnego narzędzia, które pozwoliłoby usprawnić prowadzenie sprawdzianów. W szczególności zależało na: 1. Skróceniu etapów zbierania danych od uczestników, statystycznego ich opracowania i odsyłania ocen wyników do laboratoriów; 51

2 Przekaz elektroniczny kierunkiem rozwoju programów sprawdzianów międzylaboratoryjnych COBJwDL 2. Umożliwieniu pozyskiwania od uczestników wszystkich informacji niezbędnych do wiarygodnej oceny wyników (dokładne określenie warunków uzyskiwania wyników np. metoda, aparat, odczynniki); 3. Ograniczeniu błędów wynikających z wielokrotnego przepisywania danych i błędów popełnianych podczas nieprawidłowego przeliczania jednostek miary wyników; 4. Obniżeniu kosztów realizacji sprawdzianów. Dotychczasowa organizacja sprawdzianów międzylaboratoryjnych polegała na wykorzystywaniu tradycyjnej poczty jako środka komunikacji między organizatorem, a uczestnikami. Tą drogą przekazywano materiały kontrolne do uczestników, formularze wynikowe do organizatora i oceny wyników do uczestników. U organizatora opracowywano wyniki sprawdzianów, uprzednio wprowadzając manualnie nadesłane wartości kontrolne do systemów obliczeniowych. Następnie opracowania drukowano i odsyłano odwrotną pocztą do odbiorców. W efekcie poszczególne etapy realizacji wydłużały się, co nie było korzystne dla obu stron. Stosując pocztę jako środek komunikacji, praktycznie obie strony były bez wpływu na jej sprawne i skuteczne funkcjonowanie. Najbardziej kłopotliwy był okres zbierania danych. Laboratoria zwykle odsyłały formularze w ostatniej chwili i najczęściej w dniu formalnego upływu terminu przyjmowania wyników w Centralnym Ośrodku było tylko ok. 30% danych. Reszta formularzy docierała w ciągu następnych 2 a nawet 3 tygodni. Sprawna i skuteczna realizacja sprawdzianów, gwarantująca ich większą użyteczność była i jest nadal jednym z najważniejszym celów organizatora. Dlatego w Centralnym Ośrodku Badań Jakości w Diagnostyce Laboratoryjnej podjęto w 2009r. próbę wdrożenia do realizowanych programów sprawdzianów międzylaboratoryjnych nowoczesnych technologii informacyjnych (IT). Jak powszechnie wiadomo jest to jedna z dziedzin informatyki (łącznie ze sprzętem komputerowym oraz oprogramowaniem używanym do tworzenia, przesyłania, prezentowania i zabezpieczania informacji), łącząca telekomunikację, narzędzia i inne technologie związane z informacją. Dostarcza ona użytkownikowi narzędzi, za pomocą których może on pozyskiwać informacje, selekcjonować je, analizować, przetwarzać, zarządzać i przekazywać innym. W technologii informacyjnej należy upatrywać źródeł inspiracji do zdobywania wiedzy i rozwoju, by dzięki nim pozytywne elementy informatyki umieć skutecznie wykorzystywać. Materiał i metody Centralny Program W listopadzie 2009r. rozpoczynając już kolejny, roczny 35 cykl comiesięcznego Centralnego Programu sprawdzianów chemicznych dla 25 podstawowych składników, podjęto próbę wdrożenia, poprzez stronę internetową ( cobjwdl.lodz.pl) zaprojektowanego w Centralnym Ośrodku oprogramowania pod nazwą Elektroniczny System Przekazu Danych. Zamysłem organizatora sprawdzianów było przygotowanie narzędzia prostego w obsłudze i przyjaznego dla laboratoriów. Oprogramowanie stworzono na bazie przeglądarki internetowej, co z założenia eliminowało instalacje i ewentualne aktualizacje oprogramowania u uczestników. Oprogramowanie zaprojektowano w technologii HTML + PHP + JavaScript, a bazę danych w MySQL. Program współpracuje z powszechnie wykorzystywanymi przeglądarkami internetowymi Internet Explorer 6, Mozilla Firefox 3, czy Opera 8 (i nowszymi wersjami). Dzięki temu wszyscy uczestnicy zawsze mogą korzystać z tej samej wersji oprogramowania. Dostęp do Systemu wymaga posiadania indywidualnych kont dostępu z unikalnymi loginami i hasłami, do których przypisane są stosowne uprawnienia. Do uczestnika programu należy logowanie się do Systemu na stronie internetowej Centralnego Ośrodka własnym loginem i hasłem dostępu, wybór miesięcznego sprawdzianu oraz wypełnienie formularza wynikowego. Dodatkowo dla każdego składnika poddawanego ocenie określa się warunki uzyskania wyników, czyli kody wykorzystywanej metody, aparatu, czy firmy odczynników. Informacje o kodach można pozyskać w corocznie edytowanym przez Centralny Ośrodek Informatorze - Przewodniku metodyczno-aparaturowoodczynnikowym, dostępnym także na stronie internetowej ośrodka. Dane te są niezbędne do prawidłowej oceny wyników sprawdzianów. Dla bezpieczeństwa i wygody uczestników System umożliwia automatycznie przepisywanie tych informacji z bieżącego na następny miesiąc. Obowiązkiem uczestnika programu jest ciągłe nadzorowanie tych danych. Każda zmiana wymaga dokonania aktualizacji, brak której powoduje potencjalnie fałszywą ocenę. Centralny Program, jako jedyny spośród realizowanych w Centralnym Ośrodku sprawdzianów chemicznych, jest prowadzony w jednostkach układu SI. Jednak zaproponowany System umożliwia uczestnikom wybór jednostek miary. Wartości liczbowe wyników można wprowadzać w jednostkach układu SI lub w jednostkach tradycyjnych. System dokonuje przeliczeń w sposób automatyczny. Ostatnia kolumna tabeli formularza wynikowego informuje uczestnika o jednostkach miary wybranych dla każdego składnika. Wartości liczbowe wyników dla dwóch materiałów kontrolnych wpisuje się do arkusza w dwóch odrębnych kolumnach. Kolumny są oznakowane numerami obydwu aktualnie wykorzystywanych materiałów kontrolnych. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji arkusz zapisuje się i automatycznie przesyła na serwer Centralnego Ośrodka. Do tego celu służy funkcja Zapisz i wyślij. Transfer danych jest bezpośredni i natychmiastowy. Potwierdzenie jego prawidłowego przebiegu uczestnik otrzymuje w formie komunikatu generowanego przez System. W przypadku podania niekompletnych informacji System zgłasza (wymusza) ich uzupełnienie. Dane przekazane bezpośrednio od uczestników na serwer Centralnego Ośrodka są gotowe do opracowania statystycznego. System zapewnia również dodatkowe funkcje pomocnicze, do których należą następujące funkcje: 1. Dodaj - umożliwiająca otwieranie dodatkowych arkuszy wynikowych, jeżeli laboratorium poddaje ocenie wyniki uzyskane dodatkowymi systemami analitycznymi; 52

3 B. Przybył-Hac 2. Podgląd - przywraca na ekran monitora przesłany arkusz wynikowy; 3. Drukuj - udostępnia drukowanie arkuszy wynikowych (wartości liczbowe wyników na wydruku podawane są w obu systemach miary - jednostkach układu SI oraz jednostkach tradycyjnych; 4. Edycja - pozwala na korektę błędnie wpisanych danych. Po korekcie arkusz przesyła się ponownie. Można ją wykorzystywać tylko przed upływem ostatecznego terminu przyjmowania arkuszy wynikowych. Comiesięczne oceny opracowanych wyników uczestnik otrzymuje pocztą elektroniczną w postaci pliku w formacie PDF. Do laboratorium należy drukowanie opracowania, ale można je również archiwizować w formie elektronicznej. Naz- -wa pliku opracowania zawiera indywidualny kod uczestnika, numer arkusza i numery wykorzystywanych materiałów kontrolnych, co umożliwia ich identyfikację przez uczestników. W etapie wstępnym wdrażania naszego projektu z odpowiednim wyprzedzeniem poinformowano uczestników Centralnego Programu o planowanych w nowym cyklu zmianach. Jednocześnie określono wymagania niezbędne do spełnienia przez laboratoria. Są to bezpośredni dostęp uczestnika do Internetu oraz posiadanie poczty elektronicznej. Z chwilą rozpoczęcia wdrażania Systemu, zaopatrzono laboratoria w odpowiednie instrukcje obsługi, oraz zabezpieczenia w postaci loginów i haseł dostępu. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów z Systemem, pracownicy Centralnego Ośrodka zapewniają uczestnikom telefoniczną pomoc i wsparcie. Tylko 2 laboratoria spośród 250 uczestników (0,8%) w momencie rozpoczęcia wdrażania Systemu nie spełniały wymogów i przez kilka pierwszych miesięcy cyklu brały udział w programie na dotychczasowych zasadach. Po czterech miesiącach funkcjonowania Systemu w anonimowej ankiecie (tabela I. pytania 1-2) poproszono użytkowników Centralnego Programu o opinię na temat nowego wdrożenia. Niestety na 250 uczestników programu tylko 181 laboratoriów (zaledwie 72,4%) podzieliło się swoimi spostrzeżeniami. Opinie uczestników Centralnego Programu przedstawiono w tabeli I. i graficznie na rycinie 1 (wykres 1-2). Z wykresu 1 wynika, że w tej grupie laboratoriów dla 90,1% użytkowników (163 lab.) wdrożony System spełniał oczekiwania i poprawiał obsługę sprawdzianów. Na rycinie 1 (wykres 2) przedstawiono opinię użytkowników dotyczącą elektronicznej formy przekazu ocen opracowanych wyników. Spośród 181 placówek pozytywnie wypowiedziało się 81,2% (147 lab.) uczestników, negatywnie 18,8% (34 lab.). Zdaniem organizatora zastosowano bezpieczne, szybkie i skuteczne rozwiązanie, lecz wymagające od uczestników większej aktywności - samodzielny wydruk ocen opracowanych wyników, co jest dodatkową czynnością. W komentarzach uczestnicy podkreślali, że zalety naszej innowacji to bezpieczeństwo, prostota i przyjazna organizacja. Mobilizując do działania obie strony, nowe rozwiązanie przyczyniło się do poprawy organizacji comiesięcznych sprawdzianów i umożliwiło przekazywanie ocen opracowanych wyników uczestnikom po upływie 1 tyg. od ostatecznego terminu przyjmowania arkuszy wynikowych (poprzednio cykl miesięczny wymagał ok. 3 tyg. na opracowanie wyników). Tabela I. Wyniki anonimowej ankiety skierowanej do laboratoriów współpracujących z Centralnym Ośrodkiem. Pytanie Odpowiedzi Odpowiedzi Numer wykresu (liczba laboratoriów) (%) na rycinie 1 TAK NIE TAK NIE Uczestnicy Centralnego Programu 1. Czy Elektroniczny System Przekazu Danych wdrożony Centralnym Programie spełnia oczekiwania laboratoriów? ,1% 9,9% Wykres 1 2. Czy elektroniczna forma przekazu ocen opracowanych wyników sprawdzianów Centralnego Programu jest dogodniejsza niż ,2% 18,8% Wykres 2 dotychczasowa forma? Uczestnicy Powszechnego Programu 3. Czy laboratorium jest wyposażone w laboratoryjny system informatyczny (LSI)? ,6% 58,4% Wykres 3 4. Czy laboratorium posiada dostęp do Internetu? ,0% 23,0% Wykres 4 5. Czy laboratorium posiada bezpośredni dostęp do poczty elektronicznej? ,4% 25,6% Wykres 5 6. Czy laboratorium korzysta ze strony Internetowej Centralnego Ośrodka? ,4% 34,6% Wykres 6 7. Czy Elektroniczny System Przekazu Danych wdrożyć w laboratoriach we wszystkich sprawdzianach Powszechnego Programu? ,3% 24,7% Wykres 7 8. Czy opracowania ocen wyników dla wszystkich sprawdzianów Powszechnego Programu przesyłać do laboratoriów drogą elektroniczną? ,7% 29,3% Wykres 8 53

4 Przekaz elektroniczny kierunkiem rozwoju programów sprawdzianów międzylaboratoryjnych COBJwDL Rycina 1 Graficzne przedstawienie wyników anonimowej ankiety skierowanej do laboratoriów współpracujących z Centralnym Ośrodkiem wg Tabeli I. Dzięki Systemowi w każdym miesiącu można także zaoszczędzić kwotę równą kosztom wysyłki 250 listów, co w skali roku odpowiada 3000 przesyłek. Ankieta Zachęceni pozytywnym odbiorem użytkowników Centralnego Programu, do którego z zasady należą laboratoria dobrze zorganizowane i wyposażone, podjęto w Centralnym Ośrodku kolejne działania. W lutym 2010r. rozesłano anonimową ankietę do 1750 laboratoriów współpracujących z Centralnym Ośrodkiem chcąc pozyskać informacje o ich możliwościach w zakresie technologii informacyjnych. Pytania zawarte w ankiecie zestawiono w tabeli I. (pytania 3-8). Na 1750 uczestniczących w ankiecie laboratoriów otrzymano odpowiedzi zaledwie z 1072 jednostek, co daje frekwencję na poziomie 61,3%. Aż 678 placówek odpowiedzi nie nadesłało. Uzyskane z laboratoriów informacje można przedstawić następująco: 1. W laboratoryjny system informatyczny (LSI) wyposażonych jest tylko 441 laboratoriów (41,6%); 2. Dostęp do Internetu posiada 825 laboratoriów (77,0%); 3. Bezpośredni dostęp do poczty elektronicznej posiada 798 laboratoriów (74,4%); 4. Korzystanie ze strony Internetowej Centralnego Ośrodka deklarowało 701 laboratoriów (65,4%); Powyższe informacje przedstawiono w tabeli I i graficznie na rycinie 1 (wykresy 3-6). Wynika z nich, że krajowy potencjał technologii informacyjnej w medycznych laboratoriach diagnostycznych na początku 2010 r. nie był tak zadowalający, jak w grupie uczestników Centralnego Programu. Także odpowiedzi na kolejne pytania (pytania 7-8), czy podjąć starania w Centralnym Ośrodku, aby wszystkie sprawdziany Powszechnego Programu dostosować do systemu elektronicznego, a opracowania ocen przesyłać drogą elektroniczną były bardziej powściągliwe. Za wdrożeniem nowego rozwiązania wypowiedziało się 807 (75,3%) spośród 1072 laboratoriów, a 758 (70,7%) placówek pozytywnie wypowiedziało się za wersją elektroniczną przekazywania opracowań. Dane te przedstawiono w tabeli I i graficznie na rycinie 1 (wykresy 7-8). Wydaje się, że odpowiedzi udzielone na ostatnie dwa pytania wynikały z dużej różnorodności grupy ankietowanych laboratoriów. Składały się na nią placówki z całego kraju o bardzo różnej wielkości, zarówno publiczne jak i niepubliczne, wykonujące badania diagnostyczne dla pacjentów szpitalnych lub tylko ambulatoryjnych. Sprawdzian hematologiczny Wiosna 2010 Pomimo nie w pełni sprzyjających warunków, podjęto w Centralnym Ośrodku decyzje, aby rozpocząć proces przystosowania Elektronicznego Systemu Przekazu Danych do sprawdzianów Programu Powszechnego. W pierwszej kolejności przygotowano oprogramowanie dla sprawdzianów hematologicznych, a jego wdrożenie rozpoczęto w maju 2010 r. w Sprawdzianie Hematologicznym Wiosna Przed realizacją poproszono 1650 jego uczestników o formalną deklarację przystąpienia do wersji internetowej sprawdzianu. Pozytywnie odpowiedziało 868 laboratoriów, co stanowiło tylko 52,6% placówek. Kolejne 187 laboratoriów (11,3%) odesłało informacje o braku komputerów i dostępu do Internetu, a pozostałe 595 laboratoriów (36,1%) po prostu nie przysłało żadnych informacji. W tej sytuacji sprawdzian zrealizowano dwutorowo równolegle wdrażając w części placówek system elektroniczny poprzez Internet, a dla pozostałych laboratoriów w wersji dotychczas stosowanej. Dane te zestawiono w tabeli II i graficznie na rycinie 2 (wykres 9). Do Sprawdzianu Hematologicznego Wiosna 2010 przystąpiły zarówno laboratoria, które będąc jednocześnie uczestnikami Centralnego Programu miały już 6-cio miesięczne doświadczenie pracy z naszym Systemem jak i nowe laboratoria przystępujące do Systemu po raz pierwszy. Uczestnicy Centralnego Programu przystępując do sprawdzianu hematologicznego logowali się w Systemie już wcześniej wykorzy- 54

5 B. Przybył-Hac Tabela II. Procedura wdrożenia Elektronicznego Systemu Przekazu Danych w Sprawdzianach Hematologicznych 2010r. sprawdziany zaplanowane. A. Liczba laboratoriów % laboratoriów Numer wykresu Sprawdziany Deklaracja na Deklaracja na BRAK Deklaracja na Deklaracja na BRAK na rycinie 2 zaplanowane TAK NIE deklaracji TAK NIE deklaracji WIOSNA ,6% 11,3% 36,1% Wykres 9 JESIEŃ ,5% 14,1% 21,4% Wykres 10 Razem ,9% + 2,8% 14,7% Rycina 2 Procedura wdrożenia Elektronicznego Systemu Przekazu Danych w Sprawdzianach Hematologicznych 2010r. sprawdziany zaplanowane. Graficzne przedstawienie danych wg Tabeli II. stywanymi loginami i hasłami, a nowym uczestnikom Systemu udostępniono indywidualne loginy i hasła. Wszyscy uczestnicy sprawdzianu hematologicznego w wersji elektronicznej otrzymali przygotowane w Centralnym Ośrodku instrukcje obsługi Systemu. Oczywiście jak poprzednio Centralny Ośrodek oferował uczestnikom pomoc telefoniczną. Po zalogowaniu w Systemie uczestnik wybiera sprawdzian, określa na arkuszu wynikowym wykorzystywany analizator hematologiczny i odczynniki, a następnie wpisuje wyniki uzyskane w dwóch materiałach kontrolnych wykonane w dwóch równoległych próbkach przez dwa dni. Dla uproszczenia procedury wypełniania arkusza oraz ograniczenia ewentualnych błędów, grupy modelowe analizatorów hematologicznych i firmy wykorzystywanych odczynników zorganizowano w słownikach. Uczestnik dokonuje jedynie wyboru właściwych kodów aparatów i odczynników. Wartości liczbowe wyników podstawowych parametrów hematologicznych wpisuje się do dwóch tabel. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych, arkusz wynikowy przesyła się elektronicznie bezpośrednio na serwer Centralnego Ośrodka, wykorzystując funkcję zapisu i wysłania, czyli w sposób identyczny jak w Centralnym Programie. Uuczestnika o prawidłowym transferze danych powiadamia generowany przez System komunikat. Podobnie jak w oprogramowaniu dla Centralnego Programu działają funkcje dodatkowe: dodawania kolejnych arkuszy wynikowych, ich podglądu i wydruku oraz ew. korekty danych w przypadku wystąpienia pomyłek. Dzięki wprowadzeniu Systemu w Sprawdzianie Hematologicznym Wiosna 2010 przekazano elektronicznie 1120 (56,9%) arkuszy wynikowych z 850 (52,0%) laboratoriów, natomiast 847 arkuszy z 784 placówek przekazano w formie papierowej pocztą. Tylko te arkusze stanowiące 43,1% wszystkich w sprawdzianie należało manualnie wprowadzić do systemu obliczeniowego. W efekcie dzięki Systemowi ponad połowę arkuszy uczestnicy przekazali bezpośrednio do bazy danych Ośrodka z ominięciem etapu manualnego ich wpisywania. Dane te przedstawiono w tabeli III i graficznie na rycinie 3 (wykres 11). Uczestnikom, którzy podjęli współpracę w Systemie oceny opracowanych wyników sprawdzianu przekazano drogą elektroniczną, a pozostałym w formie papierowej pocztą. Pomimo dwutorowej realizacji sprawdzianu wdrożone in- Rycina 3 Procedura wdrożenia Elektronicznego Systemu Przekazu Danych w Sprawdzianach Hematologicznych 2010r. sprawdziany zrealizowane liczba i udział procentowy laboratoriów. Graficzne przedstawienie danych wg Tabeli III. Tabela III. Procedura wdrożenia Elektronicznego Systemu Przekazu Danych w Sprawdzianach Hematologicznych 2010r. sprawdziany zrealizowane liczba i udział procentowy laboratoriów. B. Sprawdziany Wersja elektroniczna zrealizowane Liczba laboratoriów % laboratoriów Numer wykresu na rycinie 3 Wersja dotychczasowa Razem Wersja elektroniczna Wersja dotychczasowa WIOSNA ,0% 48,0% Wykres 11 JESIEŃ ,2% 36,8% Wykres 12 Razem ,2% 11,2% 55

6 Przekaz elektroniczny kierunkiem rozwoju programów sprawdzianów międzylaboratoryjnych COBJwDL nowacje pozwoliły na sprawniejsze jego przeprowadzenie i skrócenie czasu od upływu terminu odsyłania wyników do czasu przekazania ocen z 4 tyg. do 2 tyg., co jest niewątpliwie bardzo korzystne. Koszty porta pocztowego odsyłania ocen opracowanych wyników zmniejszyły się o połowę dotychczas ponoszonej kwoty, co jest również bardzo ważne. Sprawdzian Hematologiczny Jesień 2010 Sprawdzian Hematologiczny Jesień 2010 zrealizowano w tej samej konwencji, co poprzedni, czyli także, dwutorowo. Dzięki propagowaniu Systemu poprzez stronę Internetową Centralnego Ośrodka kolejne placówki zgłaszały swoje deklaracje pozytywne lub negatywne. Dane zebrane w okresie przygotowawczym do sprawdzianu jesiennego przedstawiono w tabeli II i graficznie na rycinie 2 (wykres 10). Z porównania danych w tabeli II. i graficznie na rycinie 2 (wykresy 9-10) wynika, że liczba placówek, które zadeklarowały swój udział w Systemie wzrosła o 11,9% - z 868 (52,6%) w sprawdzianie wiosennym do 1065 (64,5%) w sprawdzianie jesiennym. Tym samym grupa laboratoriów niezdeklarowanych zmniejszyła się o 14,7% - z 595 (36,1%) do 352 (21,4%) placówek. Jednocześnie grupa laboratoriów z negatywną deklaracją (brak Internetu, sprzętu komputerowego) powiększyła się o 2,8% - z 187 (11,3%) wiosną, do 233 (14,1%) jesienią. Faktycznie w sprawdzianie jesiennym liczba uczestniczących w Systemie placówek praktycznie zwiększyła się o 11,2% z 850 (52,0%) wiosną do 1022 (63,2%) jesienią. Dane przedstawia tabela III i graficznie rycina 3 (wykresy 11-12). W sumie jesienią poprzez Internet przekazano o 10,1% arkuszy wynikowych więcej niż wiosną (1322 względem Rycina 4 Procedura wdrożenia Elektronicznego Systemu Przekazu Danych w Sprawdzianach Hematologicznych 2010r. sprawdziany zrealizowane liczba arkuszy wynikowych. Graficzne przedstawienie danych wg Tabeli IV. 1120), przez co liczba arkuszy odesłanych pocztą zmalała z 847 do 651. Dane przedstawia tabela IV i graficznie rycina 4 (wykresy 13-14). Z porównania danych w tabeli II i graficznie na wykresach 9-10 (rycina 2) przedstawiających teoretyczne założenia organizacyjne obu sprawdzianów z danymi podanymi w tabeli III i na rycinie 3 (wykres 11-12) wynika, że nieco różnią się między sobą. Z zakładanych (zadeklarowanych) 868 placówek wiosną 2010r. praktycznie do Systemu przystąpiło 850 laboratoriów (o 2,1% mniej), a jesienią 2010r. z 1065 zadeklarowanych praktycznie przystąpiło 1022 (o 4,0% mniej). Wśród przyczyn zaistniałych różnic można wymienić niedotrzymanie przez uczestników terminów przekazywania wyników do Systemu (automatyczne zamknięcie Systemu po upływie terminu przyjmowania danych) oraz awarie sprzętu komputerowego. Wyniki z tych laboratoriów były dosyłane pocztą. Ponadto spośród 1650 laboratoriów zarejestrowanych do udziału w sprawdzianach hematologicznych wiosną nie przystąpiło w ogóle 16 laboratoriów oraz jesienią kolejne 16 placówek. Dyskusja W oparciu o doświadczenia zdobyte w procesie wdrażania Systemu Elektronicznego Przekazu Danych zaprojektowanego w Centralnym Ośrodku w comiesięcznych sprawdzianach chemicznych w 35 cyklu Centralnego Programu i w Sprawdzianach Hematologicznych Wiosna 2010 oraz Jesień 2010 można wnosić, że zastosowanie technologii informacyjnej poprzez Internet jest właściwym kierunkiem dla poprawy organizacji realizacji sprawdzianów międzylaboratoryjnych. Na użytek sprawdzianów zaprojektowano i wdrożono oprogramowanie, które: 1. Wykorzystuje nowoczesną technologię informacyjną funkcjonującą na bazie przeglądarki internetowej, co eliminuje instalacje i aktualizacje oprogramowania u uczestników; 2. Gwarantuje bezpieczeństwo danych, stosując indywidualne kody dostępu dla poszczególnych uczestników; 3. Umożliwia prosty, szybki i bezpieczny transfer danych bezpośrednio na serwer organizatora, co eliminuje pracochłonny i żmudny proces manualnego wprowadzania danych do systemów obliczeniowych, jednocześnie wykluczając błędy związane z wielokrotnym przepisywaniem danych; 4. Stwarza warunki lepszego zarządzania danymi, co po- Tabela IV. Procedura wdrożenia Elektronicznego Systemu Przekazu Danych w Sprawdzianach Hematologicznych 2010r. sprawdziany zrealizowane liczba i udział procentowy arkuszy wynikowych. C. Liczba arkuszy wynikowych % arkuszy wynikowych Numer Sprawdziany zrealizowane Wersja elektroniczna Wersja dotychczasowa Razem Wersja elektroniczna Wersja dotychczasowa wykresu na rycinie 4 WIOSNA ,9% 43,1% Wykres 13 JESIEŃ ,0% 33,0% Wykres 14 Razem ,1% 10,1% 56

7 B. Przybył-Hac zwala na znacznie wcześniejsze niż poprzednio przystąpienie do obliczeń statystycznych bezpośrednio po ich przekazaniu; 5. Wymusza przekazywanie wszystkich danych niezbędnych do prawidłowej oceny wyników; 6. Pozwala na szybki i bezpieczny elektroniczny transfer ocen opracowanych wyników do uczestników; 7. Umożliwia archiwizację dokumentacji sprawdzianów także w formie elektronicznej; 8. Obustronnie ogranicza koszty przesyłania korespondencji (wyniki, oceny) obniżenie porta pocztowego jest szczególnie ważne dla organizatora sprawdzianów; 9. Znacznie skraca czas realizacji sprawdzianów; Jednocześnie zaproponowany System wymusza na obu stronach - na organizatorze jak i na uczestnikach konieczność wypracowania nowych zasad współpracy i zachowań. W okresie wdrożeniowym mogły być one uznane za pewnego rodzaju wady naszego rozwiązania. Właściwie można je określić jako przejściowe niedogodności, które wiązały się z: 1. Ewentualnymi kosztami zakupu sprzętu komputerowego i usługi Internetowej przez uczestników oraz niezbędnymi szkoleniami pracowników; 2. Wypracowaniem nowych nawyków przez uczestników pilnowanie terminów odsyłania wyników i odbioru ocen, staranniejsze wypełnianie arkuszy wynikowych, konieczność drukowania ocen przez uczestników; 3. Dodatkowymi obciążeniami organizatora w związku z dwutorową realizacją sprawdzianów (wymagany większy nadzór organizacyjny, wzmożone kontakty z uczestnikami). do Internetu, a może i niedostateczną chęć wprowadzania zmian. W pierwszym sprawdzianie w maju 2010r. praktycznie System wdrożono w 52,0% placówek, ale w drugim w październiku 2010r. już w 63,2%. Mamy nadzieję, że z każdym następnym sprawdzianem będzie ich coraz więcej. Realizując dwutorowo oba sprawdziany hematologiczne, co niewątpliwie jest dla organizatora większym wyzwaniem organizacyjnym, osiągnięto zamierzone cele. System znacząco przyczynia się do poprawy organizacji sprawdzianów, skracając cykle ich realizacji oraz wyraźnie obniża koszty porta pocztowego. W Centralnym Ośrodku podjęto już decyzje o doskonaleniu Elektronicznego Systemu Przekazu Danych i o jego sukcesywnym dostosowaniu do pozostałych sprawdzianów Powszechnego Programu. W 2011r. System będzie wdrażany w sprawdzianach immunochemicznych. Adres do korespondencji: Centralny Ośrodek Badań Jakości w Diagnostyce Laboratoryjnej Łódź, ul. Gdańska 80 b.przybyl@cobjwdl.lodz.pl Zaakceptowano do publikacji: Wnioski Reasumując doświadczenia własne i opinie laboratoriów można przyjąć, że kierunek zmian podjętych w Centralnym Ośrodku w realizacji sprawdzianów międzylaboratoryjnych wydaje się być jak najbardziej właściwy. Nowe rozwiązania polegające na zastosowaniu technologii informacyjnej z wykorzystaniem Internetu na przykładzie sprawdzianów Centralnego Programu i Sprawdzianów Hematologicznych w Powszechnym Programie charakteryzują się dużą skutecznością. Wdrożenie Systemu w Centralnym Programie przebiegało bez większych problemów, ponieważ od samego początku prawie cała grupa uczestników była dobrze przygotowana. Duże placówki wyposażone sprzęt komputerowy i dostęp do Internetu, zaopatrzone przez Centralny Ośrodek w jasno sformułowane instrukcje, bez specjalnych trudności poradziły sobie z jego adaptacją. W sprawdzianach hematologicznych wdrożenie Systemu było bardziej złożone i wymagało formalnych deklaracji uczestnictwa od konkretnych laboratoriów. Powodem takiego postępowania była dużo większa i zdecydowanie bardziej różnorodna grupa laboratoriów, która jak wynikało z anonimowej ankiety nie w całości spełniała wymogi uczestnictwa. Dwa przeprowadzone sprawdziany wykazały istniejące braki w wyposażeniu laboratoriów w sprzęt komputerowy i dostęp 57