Numer postępowania: 2/2019/PCT

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe na wybór wykonawcy zamówienia: organizacja dwóch szkoleń dla osób dorosłych (nocleg, catering, sale szkoleniowe) w ramach projektu ProgramujeMy tarnowski Numer postępowania: 2/2019/PCT I. ZAMAWIAJĄCY Fundacja Europejski Fundusz Rozwoju Wsi Polskiej Counterpart Fund z siedzibą Warszawie i adresem: ul. Miedziana 3A, (00-814) Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS , NIP , REGON: II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwóch szkoleń dla osób dorosłych polegająca na zapewnieniu noclegu, cateringu oraz sal szkoleniowych. Nocleg, catering oraz sale szkoleniowe winny się mieści w jednym obiekcie lub kompleksie szkoleniowo-hotelowym położonym na terenie powiatów: tarnowskiego, brzeskiego i dąbrowskiego. Terminy szkoleń: i Ramowy program: / obiad, 2 przerwy kawowe, kolacja / śniadanie, obiad, kolacja oraz 2 przerwy kawowe / śniadanie, 1 przerwa kawowa, obiad (ok. godz ) W każdym z wymienionych terminów wymagane jest zapewnienie: noclegów dla 2 osób w dniach oraz w pokojach jednoosobowych lub wieloosobowych do pojedynczego wykorzystania - wymagane jest, aby obiekt noclegowy posiadał standard min. trzech gwiazdek; noclegów dla 25 osób w dniach oraz w pokojach jednoosobowych lub wieloosobowych do pojedynczego wykorzystania - wymagane jest, aby obiekt noclegowy posiadał standard min. trzech gwiazdek; catering wg powyższego schematu dla 27 osób; 2 sal szkoleniowych wyposażonych w rzutnik, ekran i dostęp do internetu mieszczących po ok. 25 osób każda, dostępne od od godz do do godz oraz od od godz do do godz wymagane jest, aby prędkość przesyłania danych w udostępnionej sieci internetowej wyniósł nie mniej niż 38 Mb/s. Catering obejmuje: śniadanie w formie szwedzkiego stołu obiad serwowany lub w formie szwedzkiego stołu (zupa, danie główne, napój zimny, kawa/herbata, deser)

2 przerwa kawowa (kawa i herbata, dodatki do napojów gorących: mleko do kawy, cytryna krojona w plasterki, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, ciastka kruche, świeże owoce) kolacja (danie ciepłe, zimna płyta, napoje zimne, kawa/herbata) Wykonawca zapewni możliwość wyżywienia zgodną z oczekiwaniami uczestników (danie mięsne, wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe lub z innymi ograniczeniami alergologicznymi). Warunki płatności: zaliczka: 30% wartości zamówienia do 7 dni po otrzymaniu przez Zamawiającego faktury zaliczkowej lub proforma; rozliczenie końcowe: do 14 dni po otrzymaniu przez Zamawiającego faktury. III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Szkolenie 1: Szkolenie 2: IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki: 1) posiadają uprawnienia do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi; 2) dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Spełnienie tego warunku sprawdzone zostanie na podstawie: a. Oświadczenie o dysponowaniu niezbędnym doświadczeniem i wiedzą do wykonania zamówienia. b. Oświadczenie o dysponowaniu potencjałem technicznym pozwalającym na wykonanie zamówienia c. Oświadczenie o dysponowaniu osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 3) znajdują się w sytuacji ekonomiczno-finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 2. Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki Wykonawca spełnił. Nie spełnienie chociażby jednego z w/w warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. V. WYMAGANIA DOTYCZĄCE OFERTY 1. Oferta powinna zawierać takie informacje jak: 1) forma prowadzonej działalności; 2) oświadczenie potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu; 3) nazwa i adres obiektu, w którym odbędą się szkoleń; 4) cena za wykonanie przedmiotu zamówienia wraz ze szczegółową kalkulacją;

3 5) liczba dni przed terminem szkoleniem, podczas których zamawiający może potwierdzić ostateczną liczbę uczestników szkolenia; 6) liczba dni przed terminem szkoleniem, podczas których zamawiający może zrezygnować z realizacji szkolenia bez konsekwencji finansowych. 2. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt IV, oferta musi zawierać stosowne oświadczenia. 3. Treść oferty powinna być zgodna z ogłoszeniem. Oferta musi być złożona w formie pisemnej w języku polskim według wzoru stanowiącego załącznik do zapytania. 4. Wartość oferty uwzględniająca wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT - jeżeli występuje. Cena nie ulega zmianie przez okres ważności oferty (związania). 5. Oferta oraz wszystkie załączniki stanowiące oświadczenia Oferenta muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji uczestnika postępowania właściwym dla jego formy organizacyjnej. Do oferty należy dołączyć upoważnienie jeśli reprezentacja osoby podpisującej nie wynika z innych dokumentów dołączonych do oferty. 6. Wszelkie poprawki i skreślenia w treści dokumentu oferty powinny zostać zaparafowane przez osobę podpisującą ofertę. 7. Brak którejkolwiek informacji lub dokumentów skutkuje odrzuceniem oferty. 8. Uczestnicy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 9. Zamawiający może żądać, w wyznaczonym przez siebie terminie, wyjaśnień dotyczących złożonej oferty. VI. OFERTY CZĘŚCIOWE LUB WARIANTOWE Zamawiający dopuszcza złożenie ofert częściowych na poszczególne terminy szkoleń. Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert wariantowych. VII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 dni. VIII. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia. IX. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 1. Ofertę należy złożyć w terminie do do godz Ofertę można złożyć w formie elektronicznej (plik pdf) przesyłając na adres mailowy k.trudnowska@efrwp.com.pl, listownie lub osobiście w siedzibie Fundacji - Europejski Fundusz Rozwoju Wsi Polskiej, ul. Miedziana 3A, Warszawa, sekretariat III p., godziny urzędowania: Na kopercie winien się znaleźć, oprócz nazwy i adresu Wykonawcy dopisek oferta w postępowaniu 2/2019/PCT. 2. W przypadku przesłania oferty drogą pocztową za termin jej złożenia uważa się termin, w którym oferta znalazła się w siedzibie Zamawiającego.

4 3. Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona bez rozpatrzenia. X. KRYTERIA OCENY OFERT Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: a) Cena b) Liczba dni przed terminem pierwszego szkolenia, podczas których zamawiający może potwierdzić ostateczną liczbę uczestników szkolenia (1, 2 lub 3 dni). c) Liczba dni przed terminem pierwszego szkoleniem, podczas których zamawiający może zrezygnować z realizacji szkolenia bez konsekwencji finansowych (10, 7 lub 5 dni). Oferta, która przedstawia najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone kryteria, zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z malejącą ilością uzyskanych punktów. Do realizacji zamówienia zostanie wybrany Wykonawca, który uzyska najwyższą ilość punktów. Ocena ofert w zakresie przedstawionych wyżej kryteriów zostanie dokonana wg następujących zasad: oferty będą oceniane według wzoru: 1. Cena brutto waga kryterium: 70% Zamawiający obliczy wartość kryterium ceny wg wzoru: wartość najtańszej oferty wartość oferty ocenianej x Liczba dni przed terminem pierwszego szkolenia, podczas których zamawiający może potwierdzić ostateczną liczbę uczestników szkolenia (2, 3 lub 4 dni) waga kryterium: 15% najmniejsza liczba dni liczba dni oferty ocenianej x Liczba dni przed terminem pierwszego szkolenia, podczas których zamawiający może zrezygnować z realizacji szkolenia bez konsekwencji finansowych (14, 10 lub 5 dni) - waga kryterium: 15% najmniejsza liczba dni liczba dni oferty ocenianej x Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wyników cząstkowych do takiej ilości miejsc po przecinku, które pozwoli na wskazanie oferty najkorzystniejszej. 5. Suma wartości obu kryteriów stanowić będzie końcową ocenę oferty. Oferta z najwyższą oceną uznana będzie za najkorzystniejszą. 6. W przypadku jednakowej ilości punktów uzyskanej przez dwóch lub więcej Wykonawców, z Wykonawcami tymi zostaną przeprowadzone negocjacje. XI. WYNIKI POSTĘPOWANIA 1. Postępowanie zostanie rozstrzygnięte, gdy jego wynik zostanie zatwierdzony.

5 2. Zamawiający złoży zamówienie Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru. 3. Wyniki postępowania zostaną ogłoszone na stronie internetowej Zamawiającego. 4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od przyjęcia zamówienia, Zamawiający złoży zamówienie Wykonawcy, który w rankingu ocenianych ofert zajął kolejną pozycję. 5. Od decyzji o odrzuceniu oferty/ wyborze oferty najkorzystniejszej nie przysługuje odwołanie. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert bez wskazywania przyczyny. 7. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, w tym kosztów przygotowania oferty. XII. OSOBA DO KONTAKTU 1. Osobami uprawnionymi przez Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami są Magdalena Janiak, m.janiak@efrwp.com.pl, Karolina Trudnowska, k.trudnowska@efrwp.com.pl, tel. 22/ lub Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z treścią ogłoszenia, sposobu przygotowania i złożenia oferty, kierując swoje zapytania na wskazany wyżej adres. Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi na wszelkie zapytania związane z prowadzonym postępowaniem pod warunkiem, że zapytanie zostanie złożone Zamawiającemu nie później niż na 2 dni przed terminem składania ofert. XI. KLAUZULA INFORMACYJNA RODO Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z , str. 1), dalej RODO, informuję, że: 1. Administratorem przekazanych danych osobowych w ramach realizacji ww. projektu jest minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata , mający siedzibę przy ul. Wspólnej 2/4, Warszawa. 2. Przetwarzanie przekazanych danych osobowych jest zgodne z prawem i spełnia warunki, o których mowa art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 dane osobowe są niezbędne dla realizacji Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata (POPC) na podstawie: 1) w odniesieniu do zbioru Program Operacyjny Polska Cyfrowa : a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego

6 Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z , str. 320, z późn. zm.), b) rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi (Dz. Urz. UE L 286 z , str. 1), c) ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1460, z późn. zm.); 2) w odniesieniu do zbioru Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych : a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, b) ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1460, z późn. zm.), c) rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi (Dz. Urz. UE L 286 z , str. 1). 3. Przekazane dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji projektu ProgramujeMY tarnowski, w szczególności potwierdzenia kwalifikowalności wydatków, udzielenia wsparcia, monitoringu, ewaluacji, kontroli, audytu i sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych w ramach POPC. 4. Przekazane dane osobowe zostały powierzone do przetwarzania Instytucji Pośredniczącej tj. Centrum Projektów Polska Cyfrowa ul. Spokojna 13a, Warszawa, beneficjentowi projektu oraz podmiotom, które na zlecenie beneficjenta uczestniczą w realizacji projektu. 5. Przekazane dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom realizującym badania ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej lub beneficjenta. Przekazane dane osobowe mogą zostać również powierzone specjalistycznym firmom, realizującym na zlecenie Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej oraz beneficjenta kontrole i audyt w ramach POPC.

7 6. Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości udzielenia zamówienia w ramach ww. projektu. 7. Przekazane dane osobowe będą przechowywane do czasu rozliczenia Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji. 8. Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: iod@miir.gov.pl. 9. Wykonawca ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Wykaz załączników: Załączniki: 1. Formularz oferty. 2. Oświadczenie. Warszawa,