Instrukcja obsługi serwisu eczynsze

Transkrypt

1 Biuro Usług Informatycznych Marek Pełeński Instrukcja obsługi serwisu eczynsze Spis treści 1. Wstęp Logowanie do serwisu Moje dane Kartoteka Naliczenia Liczniki Kontakt... 7

2 1. Wstęp Serwis eczynsze to usługa umożliwiająca mieszkańcom na bieżąco, 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę, z każdego miejsca na świecie, dostęp do wybranych informacji dotyczących posiadanego mieszkania. Aby z niej skorzystać wystarczy, aby lokator posiadał komputer z dostępem do internetu. Serwis dostosowany jest również do korzystania na tablecie czy smartfonie wyposażonym w system operacyjny Android. Serwis współpracuje z programem CZYNSZE opracowanym we współpracy z firmą TGSoft. Serwis eczynsze udostępnia: podstawowe informacje o mieszkaniu (powierzchnia, ilość zamieszkałych osób, rodzaj własności, indywidualny nr rachunku bankowego itp.) kartotekę rozrachunków lokatora (naliczenia, wpłaty, aktualne saldo) w rozbiciu na naliczenia czynszowe i odsetki, w serwisie dostępna jest kartoteka za dwa ostatnie lata informacje o naliczeniach czynszowych w rozbiciu na poszczególne miesiące z wyszczególnieniem wszystkich składników wchodzących w skład naliczenia oraz stawek, na podstawie których wykonano naliczenia wydruk książeczek czynszowych lub informacji o aktualnym naliczeniu, mogą to być takie same wydruki jak dostarczane lokatorom obecnie w formie papierowej lub według specjalnie przygotowanych projektów dla potrzeb serwisu Czynsze możliwość wykonania zapłaty za czynsz (płatności online) informacje o zamontowanych w mieszkaniu licznikach (np. wodomierze) z historią ich odczytów dane adresowe i kontaktowe do zarządcy nieruchomości oraz formularz, poprzez który lokator może wysłać do swojego zarządcy wiadomość w formie a. Serwis eczynsze, jak zaznaczono na wstępie, współpracuje i aktualizowany jest z programu Czynsze. Użytkownik programu Czynsze (zarządca) decyduje jak często będzie aktualizował dane w serwisie. Może to robić np. raz w tygodniu, codziennie lub po zarejestrowaniu większej ilości dokumentów. Program Czynsze wysyła do serwisu eczynsze wszystkie dane jakie były zmodyfikowane lub dopisane od ostatniej aktualizacji. 2. Logowanie do serwisu W celu zalogowania się do serwisu należy wejść na stronę i wypełnić puste pola Login : wpisać login podany przez pracownika zarządcy nieruchomości Hasło: wpisać aktualne hasło zatwierdzić wybierając Zaloguj.

3 Aby uzyskać dostęp do serwisu należy udać się do swojego zarządcy nieruchomości. Pracownik zarządcy nadaje login oraz hasło do pierwszego zalogowania. Login musi posiadać formę adresu , może to być faktyczny adres lokatora bądź zaproponowany przez pracownika zarządcy. Login musi być unikalny to znaczy, że dwóch różnych lokatorów nie może mieć takiego samego loginu. Lokator, który posiada kilka mieszkań musi mieć oddzielny login do każdego mieszkania. Login nie może być zmieniany. Wraz z loginem lokator otrzymuje hasło do pierwszego zalogowania. Po pierwszym logowaniu do serwisu lokator powinien zmienić hasło na swoje. Hasło powinno zawierać co najmniej 8 znaków w tym jedną dużą literę, jedną małą, znak specjalny ( np.!@#$%&*? ) oraz cyfrę. Hasło może być zmieniane przez użytkownika wiele razy. W przypadku gdy lokator zapomni hasła do serwisu eczynsze musi udać się ponownie do swojego zarządcy w celu dokonania resetu hasła. W serwisie ecynzse nie ma możliwości odczytania hasła wprowadzonego przez lokatora. W przypadku kiedy lokator, po zalogowaniu nie wykona w serwisie przez 15 minut żadnej czynności (ruch kursorem myszki, wciśnięcie klawisza) zostanie automatycznie wylogowany. Aby móc nadal korzystać z serwisu należy się ponownie zalogować w sposób opisany powyżej. Aby zakończyć korzystanie z serwisu należy się wylogować klikając w prawym górnym rogu ekranu, z prawej strony nazwiska na mały trójkącik a następnie na Wyloguj. Aby zmienić hasło do serwisu należy kliknąć w prawym górnym rogu ekranu, z prawej strony nazwiska na mały trójkącik a następnie na Zmień hasło. Należy wprowadzić aktualne hasło a następnie dwukrotnie nowe hasło. W trakcie wprowadzania nowego hasła, pod polem z nowym hasłem pokazuje się podkreślenie, które zmienia kolor. Kolor czerwony podkreślenia oznacza, że hasło jest słabe (zbyt krótkie,

4 nie zawiera zalecanych znaków itp.). Kolor żółty oznacza średnią siłę hasła, natomiast kolor zielony oznacza, że hasło jest mocne tzn. wprowadzone zgodnie z zaleceniami opisanymi powyżej i gwarantuje duże bezpieczeństwo. Zmianę hasła należy zaakceptować klikając na Wyślij. 3. Moje dane Po poprawnym zalogowaniu do serwisu na ekranie widać po lewej stronie menu serwisu a na środku okno z podstawowymi informacjami o mieszkaniu. 4. Kartoteka W celu obejrzenia kartoteki opłat czynszowych i aktualnego salda należy w menu wybrać Kartoteka. Serwis udostępnia dane z dwóch lat tzn. z roku poprzedniego i aktualnego. Aby wyświetlić kartoteką z roku poprzedniego należy kliknąć na pole, w którym znajduje się rok, zmienić rok na poprzedni a następnie kliknąć przycisk Filtruj. Serwis udostępnia kartotekę opłat czynszowych i odsetek. Aby zmienić wyświetlaną kartotekę należy kliknąć na pole Rodzaj, wybrać odpowiedni rodzaj kartoteki i zatwierdzić wybór przyciskiem Filtruj. Niektórzy zarządcy księgują comiesięczne naliczenia w kilku kwotach np. opłaty czynszowe, zimna woda, ciepła woda i fundusz remontowy. Wpłaty również rozbijane są na w/w składniki. W takich przypadkach serwis umożliwia wyświetlenie kartoteki zbiorczej dla wszystkich składników albo dla każdego z nich oddzielnie. Do tego służy pole Składnik. Klikając na nie możemy wybrać interesujący nas składnik albo wybrać wszystkie składniki. Wybór zatwierdzamy przyciskiem Filtruj. U zarządców, którzy

5 księgują comiesięczne naliczenia jedną kwotą w polu składnik będzie do wyboru tylko Razem. Na dole tabelki znajduje się aktualne saldo. Kwota ujemna oznacz zaległość a kwota dodatnia nadpłatę. Istnieje możliwość wydrukowania kartoteki na papierze lub zapisania jej na dysku komputera w formie pliku pdf. W tym celu należy kliknąć przycisk Do wydruku. Na ekranie monitora pokaże się podgląd wydruku kartoteki. Dalszy sposób postępowania uzależniony jest od użytej przeglądarki internetowej. 5. Naliczenia W celu obejrzenia naliczeń czynszowych należy w menu wybrać Naliczenia. Podobnie jak w przypadku Kartoteki serwis eczynsze przechowuje dane o naliczeniach z roku poprzedniego i aktualnego. Aby wyświetlić naliczenia z roku poprzedniego należy kliknąć na pole, w którym znajduje się rok, zmienić rok na poprzedni a następnie kliknąć przycisk Filtruj. W wyświetlonej tabelce przedstawione są miesięczne naliczenia. Jeżeli w tytule naliczenia występuje napis (robocze) oznacza to, że naliczenie w programie Czynsze nie jest jeszcze zaksięgowane. Po prawej stronie znajduje się kwota naliczenia. Jest to kwota jaka będzie zaksięgowana na kartotece czynszowej, może ona różnić się od kwoty do zapłaty w przypadku gdy lokator ma dodatek mieszkaniowy lub gdy np. lokatorowi zostały naliczone odsetki od nieterminowych wpłat. Aby zobaczyć szczegóły naliczenia (stawki, kwoty poszczególnych składników) należy kliknąć myszką na wybranym miesiącu. Zostanie wówczas rozwinięta dodatkowa tabela szczegółowa. Ilość i nazwy składników jak również uwzględnianie dodatku mieszkaniowego czy odsetek zależy od przyjętego sposobu rozliczeń przez zarządcę. U różnych zarządców tabela szczegółowa może wyglądać inaczej. U dołu tabeli ze szczegółami naliczeń znajdują się dwa albo trzy przyciski. Zależy to od tego czy zarządca w danym miesiącu drukował dla lokatorów książeczki czynszowe lub informacje o wysokości

6 czynszu. Przeważnie książeczki drukowane są co kwartał, wówczas w miesiącach styczeń, kwiecień, lipiec i październik będzie widoczny przycisk Pobierz blankiet. W pozostałych miesiącach przycisk ten nie będzie występował. Po kliknięciu przycisku Pobierz blankiet na ekranie w nowej zakładce przeglądarki pokaże się informacja o wysokości czynszu, rozliczeniu wody i blankiety wpłat. Informację tą lokator może sobie wydrukować na papierze. Wygląd jak i zawartość informacji zależy od zarządcy i przyjętych przez niego zasad. Najczęściej wygląd ten jest taki sam jak dostarczanych wcześniej lokatorowi w formie papierowej. Drugi przycisk to Zapłać online. Służy on do wykonania zapłaty za czynsz bezpośrednio z serwisu eczynsze. Przycisk ten jest opcjonalny tzn. że jest on widoczny tylko u tych zarządców nieruchomości, którzy dopuszczają taką funkcjonalność. Podmiotem świadczącym obsługę płatności online jest Blue Media S.A. Lokator może wykonać taką płatność pod warunkiem, że posiada rachunek w jednym z banków, którego logo jest umieszczone w banerze znajdującym się na dole strony. Po wybraniu płatności online lokator jest przenoszony do serwisu płatniczego Blue Media, do którego przekazywane są następujące parametry: kwota przelewu, rachunek na jaki ma być wykonany przelew oraz treść przelewu. Lokator wybiera bank, w którym ma swoje konto loguje się i postępuje tak jak podczas wykonywania zwykłego przelewu. Po pomyślnym zakończeniu operacji w serwisie transakcyjnym banku lokator przekierowywany jest z powrotem do serwisu eczynsze. Przy kwocie naliczenia, które zostało zapłacone pojawi się zielony znak V. W przypadku kiedy nie dojdzie do sfinalizowania przelewu, przy powrocie do serwisu eczynsze lokator zostanie o tym poinformowany stosownym komunikatem. Za wykonanie przelewu online lokator zostanie dodatkowo obciążony kwotą 1 zł, która zostanie dodana do kwoty przelewu. Aby wykonać płatność online należy w przeglądarce internetowej odblokować wyskakujące okienka. Można to zrobić dla wszystkich witryn lub dla witryny dodając ją do wyjątków. Zalecany jest ten drugi sposób. Opis sposobu odblokowywania wyskakujących okien i umieszczania wyjątków można znaleźć w dokumentacji używanej przeglądarki. 6. Liczniki W celu obejrzenia listy liczników zamontowanych w mieszkaniu należy w menu wybrać Liczniki. W wyświetlonej tabelce przedstawione są podstawowe dane liczników zamontowanych w mieszkaniu. Dane te zawierają nr seryjny licznika, rodzaj licznika (np. ZW wodomierz zimnej wody, CW wodomierz ciepłej wody) oraz miejsce instalacji. Aby zobaczyć historię odczytów poszczególnych liczników należy kliknąć myszką na wybranym liczniku. Zostanie wówczas rozwinięta dodatkowa tabela z odczytami. Jeżeli w kolumnie Status raportu występuje napis roboczy oznacza to, że w programie Czynsze raport z odczytami nie jest jeszcze zamknięty. Istnieje możliwość wydrukowania historii odczytów na papierze lub zapisania jej na dysku komputera w formie pliku pdf. W tym celu należy kliknąć przycisk Do wydruku. Na

7 ekranie monitora pokaże się podgląd wydruku. Dalszy sposób postępowania uzależniony jest od użytej przeglądarki internetowej. 7. Kontakt W celu wyświetlenia danych kontaktowych do zarządcy nieruchomości należy w menu wybrać Kontakt. W tabelce znajdują się podstawowe dane spółdzielni/zarządcy takie jak nazwa, adres, telefon oraz adres . Dane te mogą być przydatne dla lokatora, gdyby ten chciał się skontaktować z zarządcą. Poniżej znajduje się formularz, przez który lokator może wysłać do zarządcy wiadomość w formie a. Formularz jest częściowo wypełniony tj. wprowadzone jest imię i nazwisko lokatora oraz jego adres (jeżeli był podany zarządcy). Wystarczy tylko wypełnić pole Wiadomość i kliknąć na przycisk WYŚLIJ. Wiadomość zostanie wysłana na adres zarządcy o czym lokator zostanie powiadomiony odpowiednim komunikatem. Formularz ten jest opcjonalny tzn. że jest on widoczny tylko u tych zarządców nieruchomości, którzy dopuszczają taką funkcjonalność.