Regulamin dla Wystawców II Kongresu Żeglugi Śródlądowej w Opolu

Transkrypt

1 Regulamin dla Wystawców II Kongresu Żeglugi Śródlądowej w Opolu I. Postanowienia ogólne. 1.Zasady niniejszego Regulaminu obowiązują Wystawców prezentujących swoją działalność podczas II Kongresu Żeglugi Śródlądowej w Opolu, zwanego w dalszej części niniejszego Regulaminu Kongresem, organizowanego przez Wojewodę Opolskiego przy udziale Głównego Partnera - Ministerstwa Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z siedzibą w Warszawie. 2. Kongres odbędzie się w dniach września 2019 r. na terenie Centrum Wystawienniczo-Kongresowym w Opolu (zwanym dalej obiektem ) oraz w innych wyznaczonych przez Organizatora miejscach. Powierzchnia wystawiennicza obiektu zostanie udostępniona w następujących terminach: września 2019 r. - przygotowanie ekspozycji, - 18 września 2019 r. - prezentacja ekspozycji podczas Kongresu, - 19 września 2019 r - usuniecie ekspozycji. 3. Postanowienia niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio do Uczestników Kongresu, w rozumieniu Regulaminu Uczestnictwa i Rejestracji w II Kongresie Żeglugi Śródlądowej w Opolu, zamieszczonego na stronie będących równocześnie Wystawcami. 4. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym Regulaminie do Wystawców stosuje się odpowiednio postanowienia Regulaminu Uczestnictwa i Rejestracji w II Kongresie Żeglugi Śródlądowej w Opolu, zamieszczonego na stronie II. Warunki udziału Wystawcy. 1.Zgłoszenia udziału przyjmowane są do dnia 31 lipca 2019 r. Organizator zastrzega sobie prawo do przyjmowania zgłoszeń po terminie, a także zmiany (skrócenia) terminu przyjmowania zgłoszeń, w przypadku wyczerpania limitu wolnych miejsc. 2.Wystawca zgłasza się do udziału w Kongresie WYŁACZNIE poprzez wypełnienie i przesłanie zgłoszenia przez formularz online właściwy dla Wystawcy ( zwany dalej Formularz Wystawcy ) dostępny na stronie (zwany dalej Serwisem ). 3.Podczas rejestracji należy podać wszystkie dane wymagane w Formularzu Wystawcy. 4.Skorzystanie z usługi Formularza Wystawcy wymaga zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu i jego akceptacji. 5.Po zakończeniu rejestracji Organizator przesyła drogą elektroniczną, informację będącą potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia nie stanowi potwierdzenia udziału Wystawcy. 6.Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy udziału Wystawcy, bez podania przyczyn, w szczególności kiedy limit dostępnych stanowisk wystawienniczych zostanie wyczerpany. O potwierdzeniu lub odmowie udziału Organizator powiadomi Wystawcę drogą elektroniczną, w terminie do 30 dni od daty otrzymania zgłoszenia, nie później niż do dnia 16 sierpnia 2019 r. 7.Wystawca zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia Formularza Wystawcy. 8.Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza Wystawcy błędnych/niezgodnych ze stanem rzeczywistym danych. 9.Podanie danych w Formularzu Wystawcy jest dobrowolne. 1

2 10.Nie wyrażenie zgody na przetwarzanie podanych danych osobowych uniemożliwia wysłanie Formularza Wystawcy i dokonanie zgłoszenia. 11. Wystawca nabywa prawo do prezentacji swojej działalności podczas Kongresu po spełnieniu wymagań określonych niniejszym Regulaminem. 12.Powierzchnia wystawiennicza jest udostępniona nieodpłatnie. W przypadku konieczności zapewnienia świadczeń dodatkowych, na Wystawcy spoczywa obowiązek ich uzgodnienia z administratorem obiektu oraz pokrycia wynikających stąd kosztów. 13. Koszty przejazdu Wystawcy, zakwaterowania, wyżywienia i ubezpieczenia związanego z prezentacją Wystawcy oraz wszelkie inne koszty związane z udziałem, Wystawcy pokrywają we własnym zakresie. III. Powierzchnia wystawiennicza. 1.Lokalizację powierzchni wystawienniczej określa Organizator na podstawie kolejności napływu zgłoszeń, wymiarów stoisk oraz warunków technicznych Centrum Wystawienniczo- Kongresowego. 2. Wystawcy zobowiązani są do przygotowania stoiska najpóźniej do dnia 17 września 2019 r. do godz i usunięcia stoiska po zakończeniu Kongresu, najpóźniej do dnia 19 września 2019 r. do godz Organizator zastrzega sobie możliwość zmian godzin udostępnienia obiektu Wystawcom w celu montażu i demontażu ekspozycji. 4. Obszar Wystawienniczy podzielony jest na 4 strefy, zgodnie ze schematem zamieszczonym na stronie internetowej Kongresu. 5. Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości na stanowisku we własnym zakresie. 6. Wystawca zobowiązany jest do wytwarzania minimalnej ilości odpadów oraz ich segregowania przed wyrzuceniem. 7. Wystawca nie jest uprawniony do podnajmowania lub oddawania do bezpłatnego użytkowania całości lub części powierzchni wystawienniczej. IV. Przepisy porządkowe. 1.Wystawca zobowiązany jest do zapoznania się i przestrzegania obowiązujących na terenie obiektu przepisów porządkowych, regulaminów, w tym przepisów montażowych, bhp i przeciwpożarowych. 2. Wystawca zobowiązuje się do przygotowania ekspozycji w taki sposób, aby nie zagrażała życiu i zdrowiu osób znajdujących się na terenie budynku, bądź w ich pobliżu. 3.Wystawca zobowiązany jest do zachowania powierzchni wystawienniczej, jak również obiektu i jego otoczenia w stanie nienaruszonym. Wszelkie uszkodzenia spowodowane przez Wystawcę będą usunięte na jego koszt. 4.Wystawca ma prawo do eksponowania swojej działalności wyłącznie na swoim stoisku. Działania Wystawcy nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać działalności innych Wystawców oraz bezpiecznego poruszania się osób obecnych na Kongresie. 5. Wystawca nie może prezentować swojej działalności w formie, która mogłaby sugerować zaangażowanie i poparcie dla niej przez Organizatora, Głównego Partnera lub Patronów Honorowych Kongresu. 6. Na terenie Centrum Wystawienniczo-Kongresowego w Opolu zakazana jest sprzedaż przez Wystawcę jakichkolwiek towarów lub usług. 7.Organizator nie ponosi odpowiedzialności za elementy zabudowy i eksponaty Wystawcy. 8. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zgody na zainstalowanie eksponatów, które uzna za niebezpieczne lub uciążliwe. 2

3 9. Umieszczenie na wystawie eksponatów wymagających specjalnych zabezpieczeń lub konieczności spełnienia specjalnych technicznych warunków może się odbyć tylko po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora. 10.W przypadku nieopróżnienia powierzchni wystawienniczej w terminie określonym przez Organizatora, Organizatorowi przysługuje prawo przeniesienia w inne miejsce pozostawionych eksponatów/przedmiotów na koszt i ryzyko Wystawcy, nawet jeśli nie odpowiadałoby to wymogom niezbędnym dla właściwości eksponatów/przedmiotów. 11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Wystawców spowodowane przez osoby trzecie lub powstałe z winy Wystawcy. Wystawca jest zobowiązany do zabezpieczenia na własny koszt i ryzyko produktów, sprzętu, oraz innych rzeczy wniesionych na stoisko przed ewentualnymi szkodami. 12. Organizator nie odpowiada za naruszenia i działania niezgodne z prawem podejmowane przez Wystawcę oraz przez osoby trzecie. 13. Wystawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wynikłe z niewłaściwego użytkowania powierzchni wystawienniczej, w szczególności wszelkiego rodzaju uszkodzenia. 14.W czasie trwania Kongresu Organizator, Główny Partner, Partnerzy lub przedstawiciele mediów mogą przeprowadzać sesje fotograficzne i inne formy rejestracji wizerunku Wystawcy i powierzchni wystawienniczej. 15.Wystawca zobowiązany jest do noszenia identyfikatora otrzymanego od Organizatora. 16. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie praw wyłącznych Wystawców, wynikających z ochrony prawnej wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, oznaczenia geograficznego, znaku towarowego, praw autorskich i innych praw wynikających z umów dotyczących praw własności intelektualnej. 17. Wystawca zobowiązuje się do przedsięwzięcia wszelkich czynności lub powstrzymania się od wszelkich działań, które zostaną mu wskazane przez osobę działającą w imieniu Organizatora i wynikać będą z przepisów wewnętrznych dotyczących bezpieczeństwa miejsc, w których odbędzie się Kongres lub z zawartych przez Organizatora w związku z organizacją Kongresu umów, w tym zobowiązuje się do poddania kontroli osobistej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. 18. Wystawca nie może poprzez swoje zachowanie wypowiadać się w sposób obraźliwy, prowokacyjny, rasistowski oraz naruszać dóbr osobistych, uczuć religijnych i godności osób trzecich. 19. Zabrania się wnoszenia na teren obiektu, na którym odbywa się Kongres napojów alkoholowych, substancji psychoaktywnych oraz broni i innych przedmiotów niebezpiecznych. V. Rezygnacja Wystawcy. 1. Wystawca jest zobowiązany do poinformowania Organizatora o rezygnacji z udziału nie później niż 14 dni przed terminem Kongresu, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres kontakt@kongreszeglugi.pl. w formie: 1) zeskanowanego, własnoręcznie podpisanego dokumentu, lub 2) dokumentu w formacie pdf. z elektronicznym podpisem. VI. Ochrona danych osobowych. W wykonaniu obowiązku wynikającego z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; RODO), Organizator informuje, iż: 1. Administratorem danych osobowych zbieranych od Wystawców jest Wojewoda Opolski z siedzibą i adresem: Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu, ul. Piastowska 14, Opole. 3

4 2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy pod adresem iod@opole.uw.gov.pl lub listownie pod adresem Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu, ul. Piastowska 14, Opole. 3. Organizator Kongresu zastrzega sobie prawo do skorzystania z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji. 4. Dane osobowe podane przez Wystawców będą przetwarzane w celu rejestracji jako Wystawca w II Kongresie Żeglugi Śródlądowej. 5. Dane osobowe mogą być przekazywane przez Organizatora Głównemu Partnerowi, Partnerom Kongresu w ramach współpracy na rzecz Kongresu, a także w celu publikacji wydarzenia w materiałach informacyjnych i promocyjnych, a także w celach archiwizacyjnych. 6. Zebrane dane mogą być gromadzone w jednej lub wielu bazach danych bezpośrednio lub pośrednio utrzymywanych przez Administratora. 7. Administrator będzie przetwarzał wskazane dane osobowe Wystawcy na podstawie: 1) dobrowolnej zgody, wyrażonej przez Wystawcę, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO, 2) przepisów prawa, tj. art. 6 ust.1 lit. c RODO, dotyczących archiwizowania dokumentów ( np. zawartych umów). 8. Dane osobowe Wystawcy nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych. 9. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być wycofana w każdym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne i nie wynika z przepisów prawa, ale jest niezbędne do wzięcia udziału w Kongresie w charakterze Wystawcy. 12. Wystawcy, których dane przetwarza Organizator, mają prawo do: 1) dostępu do swoich danych osobowych, 2) żądania sprostowania danych, 3) żądania usunięcia danych, 4) ograniczenia przetwarzania danych, 5) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane dotyczą. 13. Wystawca ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). 14. Dane osobowe Wystawcy będą przetwarzane przez Administratora przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a następnie zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi archiwizowania dokumentów, tj. przez okres 3 lat. VII. Postanowienia końcowe. 1.Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Kongresu bez podawania przyczyn. 2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie. 3. Wystawcy nie przysługuje żadne roszczenie względem Organizatora w przypadku zaistnienia zdarzeń opisanych powyżej. 4. Regulamin oraz jego zmiany są dostępne w Serwisie internetowym Kongresu pod adresem: 5. Wystawca może utracić prawo do udziału z chwilą nieprzestrzegania przepisów Regulaminu. 4

5 6. Organizator nie bierze odpowiedzialności za działania Wystawcy niezgodne z obowiązującymi na terenie Polski przepisami prawa, a także za działania Wystawcy niezgodne z aktami prawa miejscowego. 7. Organizator i Wystawca zgodnie oświadczają, iż żadne z oświadczeń i działań Organizatora/Wystawcy nie są gwarancją ani zapewnieniem korzyści majątkowych i niemajątkowych na rzecz Wystawcy, czy Organizatora. 8. Wraz z akceptacja niniejszego Regulaminu Wystawca wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalanie, wykorzystanie i rozpowszechnianie przez Organizatora, Głównego Partnera, Partnerów Kongresu, administratora obiektu Centrum Wystawienniczo Kongresowe w Opolu lub innego obiektu, w którym odbędzie się Kongres, wizerunku Wystawcy (i powierzchni wystawienniczej), utrwalonego/zarejestrowanego w trakcie Kongresu, a także podczas wydarzeń towarzyszących, na potrzeby materiału sprawozdawczego, dokumentującego i promującego Kongres. 9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 10. Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia w Serwisie internetowym Kongresu. Opole, dnia 14 maja 2019 roku. 5