Zarządzenie Nr 78/2014 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia 4 marca 2014 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 78/2014 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia 4 marca 2014 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej zasady wykonania uchwały Nr XIII/2/2010Rady Miejskiej w Starachowicach z dnia 10 listopada 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania wierzytelności Gminy Starachowice oraz jednostek organizacyjnych Gminy Starachowice z tytułu należności pieniężnych mający charakter cywilnoprawny oraz udzielania ulg w spłacie tych należności, a także wskazania organów do tego uprawnionych ( z późn. zm.) Na podstawie art. 30 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.), zarządzam co następuje: 1 Zatwierdzam i wprowadzam do użytku wewnętrznego Instrukcję określającą zasady wykonania uchwały Nr XIII/2/2010 Rady Miejskiej w Starachowicach z dnia 10 listopada 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania wierzytelności Gminy Starachowice oraz jednostek organizacyjnych Gminy Starachowice z tytułu należności pieniężnych mający charakter cywilnoprawny oraz udzielania ulg w spłacie tych należności, a także wskazania organów do tego uprawnionych ( ze zm.) 2 Zobowiązuję Naczelników, kierowników referatów i pracowników komórek organizacyjnych właściwych wg zakresu obowiązków do stosowania zawartych w instrukcji postanowień 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 78 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia r. INSTRUKCJA dotycząca wykonania Uchwały Nr XIII/2/ 2010 Rady Miejskiej w Starachowicach z dnia 10 listopada 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania wierzytelności Gminy Starachowice oraz jednostek organizacyjnych Gminy Starachowice z tytułu należności pieniężnych mający charakter cywilnoprawny oraz udzielania ulg w spłacie tych należności, a także wskazania organów do tego uprawnionych ( z późn. zm.) 1 Instrukcję opracowano w szczególności na podstawie: 1. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) 2. Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz.594 z późn. zm.) 3. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67) 4. Innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień.

3 Przepisy ogólne 2 1. Niniejsza instrukcja określa zasady wykonania uchwały nr XIII/2/2010 Rady Miejskiej w Starachowicach z dnia 10 listopada 2010 r. oraz Uchwały Nr III/9/2012 Rady Miejskiej w Starachowicach z dnia 30 marca 2012 r. 2. Użyte w niej określenia oznaczają: a) zaległości należności mające charakter cywilnoprawny, a których upłynął termin płatności, b) kancelaria- Biuro Obsługi Mieszkańców ( BOM ) i Kancelaria Ogólna ( DK) c) el-dok- system elektronicznego obiegu dokumentów d) MOPS- Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej 3. Niniejsza instrukcja dotyczy w szczególności następujących należności z tytułu: a) czynszów za najem b) opłat za media c) dzierżaw, d) odpłatnego nabycia składników majątkowych, 3 1. Umorzenie oraz ulgi w spłacie zaległości w formie rozłożenia na raty lub odroczenia terminu płatności mogą być udzielone tylko na wniosek zobowiązanego złożony na piśmie. 2. Pracownik kancelarii ( BOM lub DK ) po otrzymaniu wniosku i zarejestrowaniu w systemie el-dok przekazuje go do Sekretariatu Prezydenta, a następnie wniosek przekazywany jest wg właściwości merytorycznej do odpowiedniego wydziału/jednostki organizacyjnej 3. Umorzenie zaległości oraz udzielenie ulgi w ich spłacie następuje w drodze umowy stron. 4. Akta spraw związanych z umarzaniem i udzielaniem ulg w spłacie zaległości należy przechowywać w osobnym segregatorze pogrupowane i opatrzone spisem spraw wg obowiązującej instrukcji kancelaryjnej ( Dz.U. Nr 14 poz 67 z 2011 r.)

4 Rozkładanie na raty i odraczanie terminów płatności zaległości 4 Pracownik właściwego Wydziału do którego został skierowany wniosek dłużnika - winien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. 1. W sprawie co do uzasadnienia i możliwości zastosowania ulgi jeżeli przemawiają za tym udokumentowane trudności płatnicze dłużnika, interes Gminy nie stoi temu na przeszkodzie, a zastosowanie ulgi rokuje zapłatę wierzytelności w całości lub części. 2. W każdym innym przypadku, a w szczególności gdy toczy się postępowanie egzekucyjne bądź sądowe - gdy dłużnik nie uzasadnił prośby w sposób dostateczny - pracownik załatwiający sprawę winien wezwać dłużnika do: 1) uzupełnienia, uzasadnienia podania złożonego przez dłużnika będącego osobą fizyczną, poprzez wykazanie interesu publicznego, społecznego lub gospodarczego interesu dłużnika np. klęska żywiołowa, długotrwała choroba, zagrożenie egzystencji, utrata zdolności finansowej itp. 2) w przypadku, gdy należność dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, dłużnik winien przedstawić rachunek zysków i strat, zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS o zaległościach, zaświadczenia banku o zaciągniętych pożyczkach i kredytach, oświadczenie o wielkości zleceń. 3. Pracownik rozpatruje wniosek bez uzasadnionej zwłoki, bezpośrednio po jego złożeniu wraz z wymaganymi dokumentami Po przeprowadzeniu postępowania pracownik załatwiający wniosek, przekazuje go wraz z dokumentami do Naczelnika Wydziału/ Kierownika Referatu merytorycznie załatwiającego wniosek celem zaproponowania sposobu jego załatwienia. 2. Naczelnik właściwego Wydziału/Kierownik Referatu po zapoznaniu się z wynikami przeprowadzonego postępowania winien przedstawić propozycję biorąc pod uwagę z jednej strony interes gminy, a także aktualne możliwości płatnicze dłużnika. 3. Propozycja Naczelnika właściwego Wydziału/ Kierownika Referatu co do sposobu załatwienia wniosku jest przedstawiana do aprobaty Radcy Prawnego. W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska przez Radcę Prawnego konieczne jest jego uzasadnienie. 4. Następnie propozycja załatwienia sprawy podlega zaopiniowaniu przez Naczelnika Wydziału Finansowego, który winien zapoznać się z zebraną dokumentacją i sprawdzić jej prawidłowość 5. Zaopiniowana propozycja ulg wymaga opinii Skarbnika 6. Decyzję w sprawie rozłożenia na raty/ odroczenia terminu płatności zaległości podejmuje Prezydent po zapoznaniu się ze stanowiskiem osób do tego uprawnionych,

5 6 1. Umowę o rozłożeniu na raty lub odroczeniu terminu płatności należności o charakterze cywilnoprawnym sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz otrzymuje dłużnik, a drugi egzemplarz pozostaje w aktach właściwego Wydziału. Natomiast kserokopię umowy przekazuje się pracownikowi ( księgowemu) prowadzącemu indywidualne konta dłużników w celu odnotowania terminów płatności rat. 2. Jeżeli przyznana ulga nastąpiła po uprzednim zajęciu ruchomości ( nieruchomości) należy zawiadomić dłużnika, iż mimo udzielenia mu ulgi nie może on dysponować zajętym mieniem. 3. Jeżeli spłacanie rat jest możliwe wyłącznie po zwolnieniu mienia spod zajęcia, Prezydent może wystąpić na prośbę dłużnika do komornika o zwolnienie zajętego mienia, a koszty zwolnienia ponosi dłużnik Dłużnikom, którzy zalegają w spłacie należności, nie przestrzegają terminów płatności, można udzielić ulg tylko w przypadkach szczególnych. 2. Umowa przyznająca ulgę winna zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, Uzasadnienie powinno wskazywać fakty, które uznano za udowodnione oraz wskazać dowody. 3. W uzasadnieniu odmowy udzielenia ulgi należy wskazać przyczyny z powodu których powołanym argumentom i dowodom odmówiono wiarygodności i mocy dowodowej. Ocena materiału zgromadzonego w sprawie nie może nosić cechy dowolności Odsetki za zwłokę od zaległości odroczonych lub rozłożonych na raty pobiera się jedynie do dnia wystąpienia z wnioskiem przez zobowiązanego. 2. Księgowa prowadząca indywidualne konta dłużnika winna na bieżąco śledzić terminy płatności wynikające z umów. 3. W razie niedotrzymania przez dłużnika terminu płatności odroczenia i nie przywrócenia mu terminów, należy wszcząć lub kontynuować wszczęte postępowanie egzekucyjne w celu przymusowego ściągnięcia należności wraz z odsetkami. W takich przypadkach odsetki za zwłokę od nieuiszczonej kwoty pobiera się od dnia upływu pierwotnego terminu płatności określonego w pierwszej umowie.

6 Umarzanie wierzytelności 9 1. Należności mające charakter cywilnoprawny mogą być umorzone na wniosek i z urzędu. 2. Umorzenia można dokonywać jedynie w przypadkach określonych w 6 uchwały Nr XIII/2/2010 Rady Miejskiej w Starachowicach w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania wierzytelności Gminy Starachowice oraz jednostek organizacyjnych Gminy Starachowice z tytułu należności pieniężnych mający charakter cywilnoprawny oraz udzielania ulg w spłacie tych należności, a także wskazania organów do tego uprawnionych ( z późn. zm.) Pracownik właściwego Wydziału - po otrzymaniu wniosku i zapoznaniu się z jego treścią jest zobowiązany przeprowadzić postępowanie wyjaśniające: 1) w sprawach co do uzasadnienia i udokumentowania interesu społecznego, gospodarczego dłużnika, 2) w przypadku gdy dłużnik nie uzasadnił prośby w sposób dostateczny pracownik załatwiający podanie winien wezwać dłużnika do: a) wykazania interesu społecznego, gospodarczego czy interesu dłużnika ( klęska żywiołowa, długotrwała ciężka choroba, zagrożenie upadłością, utrata płynności finansowej), b) szczegółowego udokumentowania osiąganych dochodów, a także udokumentowania powołanych w uzasadnieniu podania motywów (dotyczy podatnika będącego osobą fizyczną) (zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o osiągniętych dochodach PIT lub ksero zeznania podatkowego PIT za rok ubiegły, zaświadczenie o prowadzonej egzekucji, o posiadanych zaległościach; zaświadczenie z ZUS, zaświadczenia z MOPS o uzyskanej pomocy, zaświadczenie o pobranych kredytach bankowych i innych dokumentów mogących mieć znaczenie w sprawie), c) w przypadku gdy należność dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, dłużnik winien przedstawić: bilans, rachunek zysków i strat, zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS o zaległościach, zaświadczenia banku o zaciągniętych pożyczkach i kredytach, oświadczenie o wielkości zleceń świadczących o zagwarantowanej kontynuacji działalności, pisma procesowe w sprawie odzyskania należności od niesolidnych kontrahentów, dokumenty świadczące o wielkości sprzedaży, o pakiecie otrzymanych zleceń na wykonanie robót czy usług oraz inne dokumenty świadczące o aktualnej sytuacji osoby prawnej, d) wezwać dłużnika przedsiębiorcę do złożenia informacji o uzyskanej pomocy publicznej w okresie ostatnich trzech lat,

7 2. Umorzenie zaległości powinno odbywać się po dokładnym zbadaniu sytuacji materialnej i rodzinnej dłużnika na podstawie zebranej dokumentacji. 3. Pracownik załatwiający wniosek o umorzenie winien: 1) ustalić charakter zaległości, 2) ustalić jak były płacone należności w przeszłości, 3) w przypadku gdy jest wymagana - uzyskać opinię MOPS 4) po przeprowadzeniu postępowania, przekazać wniosek wraz z dokumentami do Naczelnika Wydziału/ Kierownika Referatu merytorycznie załatwiającego wniosek celem zaproponowania sposobu jego załatwienia 4. Naczelnik właściwego Wydziału/Kierownik Referatu proponuje sposób załatwienia wniosku biorąc pod uwagę sytuację majątkową dłużnika, badając czy odmowa umorzenia zagrozi egzystencji dłużnika, zakłóci normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa czy gospodarstwa domowego. 5. Propozycja Naczelnika właściwego Wydziału/Kierownika Referatu co do sposobu załatwienia wniosku jest przedstawiana do aprobaty Radcy Prawnego. W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska przez Radcę Prawnego konieczne jest jego uzasadnienie. 6. Następnie propozycja załatwienia sprawy podlega zaopiniowaniu przez Naczelnika Wydziału Finansowego, który winien zapoznać się z zebraną dokumentacją i sprawdzić jej prawidłowość 7. Zaopiniowana propozycja umorzenia wymaga opinii Skarbnika Decyzję w sprawie umorzenia zaległości podejmuje Prezydent po zapoznaniu się ze stanowiskiem osób do tego uprawnionych, 2. Decyzja (umowa) o umorzeniu winna zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne i należy ją sporządzić w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem dla dłużnika i właściwego Wydziału. 3. Jeżeli umowa została zawarta po wszczęciu egzekucji niezwłocznie wstrzymuje się egzekucję 4. Jeżeli umowa została zawarta po uprzednim zajęciu ruchomości (nieruchomości), Prezydent może wystąpić na prośbę dłużnika do komornika o zwolnienie zajętego mienia, a koszty zwolnienia ponosi dłużnik Umorzenie zaległości w szczególności z czynszu najmu może nastąpić pod warunkiem bieżącego regulowania płatności przez okres co najmniej 12 miesięcy 2. Umorzoną wierzytelność wyksięgowuje się z konta finansowego dłużnika po stwierdzeniu tego faktu. 3. Odsetek się nie zawiesza, w chwili złożenia wniosku naliczane są przez cały okres do chwili umorzenia wierzytelności i odpisuje się je z ewidencji księgowej poza wnioskiem zainteresowanego

8 13 W razie stwierdzenia, iż dłużnik wprowadził w błąd Urząd co do swej sytuacji materialnej lub co do okoliczności będących podstawą umorzenia należy wznowić postępowanie zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego. Przepisy wspólne 14 Pracownik właściwego Wydziału załatwiający wniosek sporządza na bieżąco wykaz dłużników, którym udzielono umorzeń lub ulg w postaci rozłożenia na raty lub odroczenia terminu zapłaty wierzytelności, ze wskazaniem umorzonych kwot i przyczyn umorzenia i przekazuje go do Wydziału Finansowego Do niniejszej Instrukcji dołącza się trzy załączniki: 1) Załącznik nr 1 Karta informacyjna, 2) Załącznik nr 2 - Protokół o stanie majątkowym 3) Załącznik nr 3- Spis treści Teczki dłużnika- najemcy 2. Dane zawarte w załącznikach mogą być rozszerzane.

9 Załącznik nr 1 KARTA INFORMACYJNA do wniosku o: X 4. umorzenie należności głównej/odsetek, 5. odroczenie terminu płatności, 6. rozłożenie na raty zaległości. I. DANE OGÓLNE 4. Wnioskodawca Adres Rodzaj zaległości Data złożenia wniosku Informacje o udzielonej pomocy publicznej przedsiębiorcy Propozycje załatwienia sprawy Sporządził/ Data... II.PROPOZYCJE KIEROWNIKA REFERATU MERYTORYCZNIE ZAŁATWIAJĄCEGO WNIOSEK... III. APROBATA RADCY PRAWNEGO ( TAK / NIE ) * Uzasadnić odmowną odpowiedź IV. OPINIA NACZELNIKA WYDZIAŁU FINANSOWEGO V. OPINIA SKARBNIKA... STARACHOWICE...

10 X właściwe podkreślić Załącznik nr 2 Lp. 1. PROTOKÓŁ o stanie majątkowym (do użytku służbowego) Data sporządzenia... Imię i nazwisko wnioskującego... Adres zamieszkania... Imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe... Miejsce spisania protokołu... W związku z wnioskiem z dnia...w sprawie I. STRUKTURA RODZINY Imię i nazwisko (informacje o wszystkich osobach pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym) Wiek Stopień pokrewieństwa Miejsce pracy, szkoła, przedszkole ( inne) Łączna wysokość dochodu brutto za rok ubiegły (wynagrodzenie, renta,emerytura, alimenty) Uwagi Razem

11 II. OPIS AKTUALNEJ SYTUACJI MAJĄTKOWO FINANSOWEJ 5. Nieruchomości - mieszkanie (wielkość w m2), charakter własności - dom ( wielkość w m2) - place, działki ( powierzchnia w m2) - gospodarstwo rolne ( rodzaj, liczba hektarów, w tym przeliczeniowych) 6. Ruchomości: -środki transportowe (typ, rocznik, nr rejestracyjny) - inne ( rodzaj, wartość szacunkowa) 7. Inne dodatkowe informacje o stanie majątkowym: II. INNE ISTOTNE INFORMACJE ( np. zdarzenia losowe, niepełnosprawność w rodzinie, długotrwała choroba) III. KORZYSTANIE Z INNYCH FORM POMOCY ( MOPS itp.) Protokół został odczytany wszystkim osobom obecnym biorącym udział w czynnościach i zostaje niżej podpisany: Data...

12 Oświadczam, że znana jest mi treść art Kodeksu karnego o odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdziwych danych lub zatajenie prawdy. Podpis wnioskującego... Podpis pracownika UM: 1... Załączniki: 5. PIT...za rok zaświadczenia o dochodach brutto wydruk dot. zaległości...

13 Załącznik nr 3 Teczka dłużnika- najemcy I Sprawy przekazane przez STBS 1. Nakazy STBS 2. Pisma komornika 3. Pisma STBS 4. Cesja wierzytelności z STBS na Gminę 5. Inne II Zaległości 1. Wydruki zaległości na dany dzień 2. Wezwania do zapłaty 3. Pozwy do Sądu 4. Pisma z Sądu 5. Nakazy zapłaty 6. Pisma do komornika 7. Pisma od komornika 8. Inne III Umorzenia i ulgi 1. Wniosek o umorzenie lub o ulgę 2. Wniosek do MOPS o wydanie opinii 3. Opinia MOPS 4. Protokół o stanie majątkowym 5. Zaświadczenia 6. Propozycja załatwienia sprawy 7. Wnioski z Komisji Finansów i Budżetu RM w Starachowicach 8. Karta informacyjna zawierająca opinie: pracownika, kierownika, radcy prawnego, naczelnika 9. Umowa 10. Inne