Choose a building block. Kleos Knowledge Center. Wersja : 1.01 (RBI) Data : 10 czerwcza Kleos 6.6 (czerwiec 2019) Nowości i usprawnienia

Transkrypt

1 Choose a building block. Kleos Knowledge Center Wersja : 1.01 (RBI) Data : 10 czerwcza 2019 Kleos 6.6 (czerwiec 2019) Nowości i usprawnienia

2 1 WIADOMOŚCI usprawnienia doatku Kleos for Outlook 3 2 WIADOMOŚCI usprawnienia podczas korzystania z programu Outlook jako domyślnego edytora tekstu. 8 3 KLEOS CONNECT : szybki dostęp do sprawy poprzez pojawiające się powiadomienia 9 4 KLEOS CONNECT : zewnętrzny użytkownik może pobrać kilka dokumentów jednocześnie 10 5 Finanse : rozszerzenie możliwości numeracji faktur 11 Page 2

3 1 WIADOMOŚCI usprawnienia doatku Kleos for Outlook Kleos w wersji 6.5 wydanej w marcu 2019 zawierał doatek Kleos for Outlook. Wychodząc naprzeciw uwagom i życzeniom użytkowników, Kleos 6.6 zawiera usprawniania w dodatku Kleos for Outlook. Dodanie opisu podczas wysyłania maila Po wybraniu sprawy należy kliknąć przycisk opis, pojawi się wtedy miejsce na wprowadzenie opisu maila. Dodanie opisu podczas importu maila do Kleosa Po wybraniu sprawy, opis maila można wprowadzić do okna opis. Wprowadzony tekst pojawi się w Kleosie. Kleos 6.6 New & improved features Page 3

4 Dodanie opisu do załącznika importowanego do Kleosa. Podczas importu załączników jako oddzielnych plików, opis może zostać wprowadzony dla samego maila, a także dla każdego załącznika z osobna. Kliknij dodaj opis dla każdego pliku: W polu opis tekst może być wprowadzony, zmieniony a także usunięty. Page 4

5 Konwertowanie pliku Word do PDF w locie Podczas dodawania pliku w formacie Word jako załącznika można wybrać opcję jako PDF. Opcja pojawia się po najechanu na dokument kursorem. Wystarczy wybrać jako PDF aby przekonwertować plik w locie. Po zakończeniu konwertowania przy dokumencie pojawia się zielony znacznik. i plik PDF jest dodany jako załącznik do maila. Kleos 6.6 New & improved features Page 5

6 Wskazówka : konwertowanie może zająć chwilę (w zależności od wielkości dokumentu), należy więc poczekać z wysyłaniem wiadomości do momentu pojawienia się załącznika w formacie PDF. Tworzenie wersji roboczej maila ( i dodawanie następnej czynności). Podczas tworzenia maila pojawia się nowa opcja zapisz jako wersję roboczą. W tym przypadku mail nie zostanie wysłany, ale jest dostępny w Kleosie z poziomu sprawy. Może być edytowany, napisany w wersji finalnej i wysłany (lub skasowany). Wskazówka : aby uniknąć braku spójności pomiędzy Outlookiem i Kleosem, wersja robocza maila jest zapisywana tylko w Kleosie (nie w MS Outlook). Aby łatwiej wyszukać wersję roboczą wiadomości, najlepiej jest napierw dodać następne czynności przed napisaniem maila. Page 6

7 W ten sposób można dodać termin lub czynność, ale także dalszą pracę. Dzięki temu wersja robocza maila będzie łatwo dostępna także dla innych pracowników kancelarii, aby ją dokończyć i wysłać. Kleos 6.6 New & improved features Page 7

8 2 WIADOMOŚCI usprawnienia podczas korzystania z programu Outlook jako domyślnego edytora tekstu. Kontekst : Kleos 6.5 (marzec 2019) wprowdził możliwość zdefiniowania programu Outlook jako domyślego edytora maili w Kleosie. Ta funkcjonalność jest rozszerzona w wersji 6.6 poprzez systematyczne używanie programu Outlook (w momencie wskazania go w ustawieniach) w poniższych sytuacjach: - tworzenie nowego maila w Kleosie (niezależnie od miejsca) - otwieraniu istniejących maili w Kleosie Wskazówka : aby ustawić Outlook jako domyślnego edytora maili, należy wejść w to ustawienia / ogólne / moje preferencje / dokumenty. Należy zaznaczyć Page 8

9 3 KLEOS CONNECT : szybki dostęp do sprawy poprzez pojawiające się powiadomienia (#row-3) Kontekst: Kleos connect umożliwia szybkie i łatwe udostępnianie dokumentów zewnętrznemu użytkonikowi. Zewnętrzny użytkownik ma bezpieczny dostęp do udostępnionych dokumentów, może je także dodawać oraz wysyłać komentarze do nich. W momencie kiedy zewnętrzny użytkownik doda nowy dokument lub komentarz, pojawi się komunikat: Po kliknięciu w powiadomienie pojawi się okno edycji udostępnionego dokumentu Nowość : przy nazwie sprawy widoczna jest lupa. Kliknięcie w lupę wywoła otwarcie tej sprawy. Dzięki temu można w szybki sposób przejść do zawartości sprawy. Kleos 6.6 New & improved features Page 9

10 4 KLEOS CONNECT : zewnętrzny użytkownik może pobrać kilka dokumentów jednocześnie (#row-4) Jeżeli udostępniasz wiele dokumentów to to udogodnienie zostanie na pewno docenione przez zewnętrzych użytkowników. Ze strony Kleos Connect z okna dokumentów w sprawie można teraz pobrać kilka dokumentów (do 100) za jednym razem. - Pobierz zaznaczone => pobrane zostaną tylko zaznaczone dokumenty - Pobierz wszystko => pobrane zostaną wszystkie dokumenty w sprawie. Kleos Connect spakuje wszystkie dokumenty w pojedynczy plik zip, który można zapisać we wskazanym miejscu. Page 10

11 5 Finanse : rozszerzenie możliwości numeracji faktur (#row-11) W 6.6 wersji Kleos możliwe jest ustawienie numeracji dla faktur, faktur korygujących i zaliczkowych. Dostępne są dwie opcje: Numer początkowy prosta numeracja zaczynająca się od wskazanego numeru Wzór numeracji numeracja wg. ustalonego wzoru Kleos 6.6 New & improved features Page 11