SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA 1. Informacje o zamówieniu Zamówienie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności (Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata ) na potrzeby realizacji projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego: Pomorski przedsiębiorco zaplanuj swój rozwój, przygotowywanego w odpowiedzi na konkurs nr POWR IP /16, przez: Regionalną Izbę Gospodarczą Pomorza Al. Grunwaldzka 472D, Gdańsk KRS: , NIP: zwaną dalej Zamawiającym. 2. Przedmiot zamówienia Wprowadzenie W przedsiębiorstwach MŚP będących Beneficjentami Pomocy projektu, w ramach którego prowadzone jest niniejsze postępowanie, realizowane będą usługi doradcze w czterech perspektywach funkcjonowania firmy, tj.: finansowej, rynku, procesów wewnętrznych i infrastruktury zgodnie z opisem w Załączniku 2. Zakres zamawianych usług Przedmiotem zamówienia jest wybór kadry doradczej do realizacji usług doradczych w zakresie opracowania planów rozwoju nie więcej niż 125 firm mikro, małych i średnich, będących Beneficjentami Pomocy. Wykonawca przeprowadzi w ustalonych z Zamawiającym przedsiębiorstwach kompleksowe usługi doradcze, których celem będzie przygotowanie analizy potrzeb rozwojowych każdej z firm w kontekście 3 obszarów funkcjonowania: finansowym, rynku, procesów wewnętrznych a w rezultacie przygotowanie Planu Rozwoju i doradztwo w zakresie wdrożenia Planu Rozwoju w obrębie tych obszarów. Zadania zlecane zamówieniem muszą zostać zrealizowane w okresie realizacji Projektu, którego koniec planowany jest na r. Wyłonieni Wykonawcy zobowiążą się w umowie, iż usługi objęte niniejszym zapytaniem będą realizowali także w przypadku modyfikacji okresu realizacji Projektu, nie dłużej jednak niż o dwa lata, tj. do r.

2 Usługi doradcze będą realizowane w firmach MŚP Beneficjentach Pomocy, przy czym zakłada się, iż średnia liczba godzin doradczych dla jednej firmy, wyniesie: firmy mikro: 10h firmy małe, zatrudniające do 25 pracowników: 14h firmy małe, zatrudniające od 26 pracowników: 22h firmy średnie: 30h Usługi doradcze będą realizowane w następujących formach: spotkanie kick-off jedno spotkanie wprowadzające przedsiębiorstwo w proces doradczy i przygotowujące je do pełnego w nim udziału czas tego spotkania nie wchodzi we wskazany powyżej zakres czasu usług doradczych podlegających rozliczeniom. warsztaty stacjonarne minimum jedno bezpośrednie spotkanie (minimalny czas trwania 4 h) z przedstawicielami firmy warsztaty synchroniczne zdalne (konferencje głosowe i/lub video) oraz przygotowanie niezbędnych analiz pozostały czas pracy doradczej z Beneficjentem Pomocy, Harmonogram usług doradczych ze wskazanymi Beneficjentami Pomocy opracuje Wykonawca dostosowując go do specyfiki każdej z firm. Harmonogram i jego każdorazowe modyfikacje będą podlegały uprzedniej akceptacji Zamawiającego. Potwierdzeniem realizacji procesu doradztwa będzie opracowanie: Planu Rozwojowego Przedsiębiorcy (wzór stanowi Załącznik nr 3, pierwowzorem do niego było opracowanie PARP stanowiące załącznik nr 4) w jednym z obszarów wybranych przez firmę: finansowym, rynku, procesów wewnętrznych - w przypadku firm małych zatrudniających do 25 pracowników oraz firm mikro, Planu Rozwojowego Przedsiębiorcy (wzór stanowi Załącznik nr 3, pierwowzorem do niego było opracowanie PARP stanowiące załącznik nr 4) we wszystkich obszarach: finansowym, rynku, procesów wewnętrznych - w przypadku firm średnich oraz małych zatrudniających od 26 pracowników; które zostanie przyjęte do realizacji w organizacji Beneficjenta Pomocy. Uwarunkowania 1. Miejsce realizacji usług doradczych realizowanych stacjonarnie w lokalizacjach Beneficjentów Pomocy na terenie województwa pomorskiego. 2. Koszty dojazdów do lokalizacji Beneficjentów Pomocy pokrywa Wykonawca. 3. Po spotkaniu kick-off Beneficjent Pomocy ma prawo do akceptacji lub odrzucenia danego Wykonawcy jako doradcy. W takim wypadku Wykonawcy nie będzie przysługiwało wynagrodzenie, co zostanie zastrzeżone w umowie. Kolejne spotkanie organizacyjnej zostanie przeprowadzone z udziałem Wykonawcy, którego oferta była kolejna w danym dodatkowym konkursie ofert.

3 4. Jeżeli w trakcie realizacji usługi doradczej, Beneficjent Pomocy zgłosi zastrzeżenia co do jakości realizowanych usług doradczych, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany Wykonawcy jako doradcy u danego Beneficjenta Pomocy. W takim wypadku rozliczeniu będą podlegały jedynie zrealizowane godziny doradcze, co zostanie zastrzeżone w umowie. 5. Opracowanie Planu Rozwojowego Przedsiębiorcy, będzie podlegało akceptacji Zamawiającego, przy czym warunek przyjęcia opracowania do realizacji w organizacji Beneficjenta Pomocy jest warunkiem koniecznym, acz niewystarczającym do akceptacji usługi przez Zamawiającego. 6. Warunkiem odbioru usługi przez Zamawiającego jest akceptacja przez niego opracowania oraz raportu z przeprowadzonego doradztwa. 7. Opracowanie i raport musi być dostarczone do Zamawiającego w postaci papierowej ze stosownymi podpisami Wykonawcy i Beneficjenta Pomocy. 8. Opracowanie i raport musi być oznakowane zgodnie z wytycznymi oznakowania projektów, które określi Zamawiający na etapie realizacji Zamówienia. 9. Wykonawca zobowiąże się w umowie do przekazania Zamawiającemu wszelkich praw do przygotowanego Planu Rozwojowego, który został zaakceptowany przez Zamawiającego. 10. Projektem zostanie docelowo objętych 125 przedsiębiorstw (Beneficjentów Pomocy) z terenu województwa pomorskiego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby tych przedsiębiorstw, w zależności od przebiegu działań rekrutacyjnych do Projektu. 11. Działania doradcze zostaną przeprowadzone w terminach ustalonych z Beneficjentami Pomocy i zaakceptowanymi przez Zamawiającego, przy czym zastrzega się, że mogą być to terminy od poniedziałku do niedzieli w godzinach od 8.00 do Wykonawca zapewni wszystkie materiały niezbędne do prowadzenia usług doradczych. 3. Warunki ogólne zamówienia 1. Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotowi powiązanemu z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli..

4 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych; 3. Zamawiający dopuszcza wyłonienie w wyniku postępowania więcej niż jednego Wykonawcę. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji warunków cenowych z Wykonawcami, których oferty zostaną uznane za najkorzystniejsze. 5. Zamawiający zastrzega sobie wyłączne prawo do określenia jaka część zamówienia będzie realizowana przez poszczególnych Wykonawców. 6. Z każdym z wyłonionych Wykonawców będzie podpisana odrębna umowa ramowa na realizację zamówienia. 7. Zlecenie realizacji usług doradczych w konkretnej firmie będącej Beneficjentem Pomocy będzie odbywało się każdorazowo na zasadach dodatkowego konkursu ofert wyłonionych Wykonawców na realizację usługi we wskazanej firmie: a. Dodatkowy konkurs ofert będzie ogłaszany przez Zamawiającego nie później niż 3 dni przed planowaną datą rozpoczęcia usług doradczych b. Wszelka komunikacja dotycząca konkursu będzie przekazywana Wykonawcom drogą mailową. c. W odpowiedzi na ogłoszenie dodatkowego konkursu Wykonawcy, którzy mogą podjąć się prowadzenia doradztwa w ustalonym terminie będą składać oferty w ciągu 48h. Cena usług w ofercie nie może być wyższa niż cena przestawiona w ofercie stanowiącej odpowiedź na niniejsze zapytanie. d. Zlecenie na realizację usług doradczych w konkretnej firmie będzie udzielane Wykonawcy, który w danym konkursie dodatkowym złoży najkorzystniejszą ofertę, zgodnie z kryteriami ocen niniejszego zapytania. e. Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania konkursu dodatkowego bez rozstrzygania, w przypadku gdy Beneficjent Pomocy zmieni termin gotowości do rozpoczęcia usług doradczych. 8. Sporządzenie oferty niezgodnie z wymaganiami Zamawiającego będzie skutkowało odrzuceniem oferty. 9. Wykonawca składający ofertę wykona zlecane usługi osobiście. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do złożenia zamówień uzupełniających u wybranych Wykonawców, na warunkach ofert złożonych przez Wykonawców w postępowaniu, o wartości nie przekraczającej 50% łącznej wartości niniejszego zamówienia (zamówienia podstawowego). 11. Oferty złożone po terminie składania ofert zostaną odrzucone; 12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia w każdym momencie postępowania bez konieczności podania przyczyny lub uzasadnienia. 13. Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty, jak również dalszych negocjacji obciążają wyłącznie Wykonawców. 14. Decyzja o wyborze Wykonawcy jest wyłączną decyzją Zamawiającego. 15. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany załączonej specyfikacji przed upływem terminu składania ofert. W przypadku zmiany, Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców drogą elektroniczną na stronie

5 bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl o zmianie i rozważy przedłużenie terminu złożenia przez wykonawców nowej Oferty, zgodnej z nowymi wymogami. 16. Żadna oferta nie może być zmieniona lub wycofana jednostronnie przez Wykonawcę po terminie złożenia oferty. 4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania 5. Termin i miejsce składania ofert Ofertę należy składać w zamkniętej kopercie z dopiskiem Pomorski przedsiębiorco zaplanuj swój rozwój, w dni robocze od godziny 9.00 do w sekretariacie w siedzibie Partnera projektu: Regionalna Izba Gospodarcza Pomorza, Al. Grunwaldzka 472D, Gdańsk (Olivia Business Centre, budynek Olivia Six, 13 piętro, sekretariat RIGP w części Olivia Connect). W terminie do r do godz Dodatkowych informacji udziela Pani Magdalena Raczyńska, tel , przetargi@rigp.pl, od poniedziałku do piątku w godzinach od do Wymagania dotyczące Wykonawców 1. O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie w realizacji co najmniej 10 usług doradczych w przedsiębiorstwach w wymiarze łącznym nie mniejszym niż 200 godzin, w tym 10 usług doradczych obejmujących opracowanie co najmniej 10 planów rozwoju/strategii przedsiębiorstwa potwierdzonych referencjami od zlecających. zrealizowanych w okresie 23 grudnia 2012 r. do 22 grudnia 2015 r. 2. Przez 1 usługę Zamawiający rozumie 1 umowę. 3. W celu potwierdzenia spełnienia warunku wykonawcy są zobowiązania do złożenia z ofertą wykazu usług spełniających wymogi określone w pkt 6 ust. 1 powyżej, wykonanych w okresie 23 grudnia 2012 r. do 22 grudnia 2015 r., wraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonane. 7. Kryteria oceny ofert Podczas oceny ofert Zamawiający będzie brał pod uwagę: 1. cenę realizacji godziny usługi doradczej waga 50%; 2. jakość realizacji usługi doradczej waga 50% Zamawiający wybierze oferty w kolejności, uzyskania największej liczby punktów. Liczba punktów (L) wynikać będzie ze wzoru: L 50 %* C J

6 wynikającym z poniższych. Liczba punktów (C) za cenę realizacji godziny usługi doradczej Liczba punktów za cenę realizacji godziny usługi doradczej wynikać będzie ze wzoru: C C C N B x100 C liczba punktów badanej oferty za cenę C N najniższa cena godziny usługi doradczej wg. złożonych ofert C B cena godziny usługi doradczej badanej oferty Liczba punktów (J) za jakość realizacji usługi doradczej Zamawiający będzie przyznawał punkty za jakość realizacji usługi doradczej zgodnie z poniższymi kryteriami: 1. Liczba punktów za doświadczenie Wykonawcy (D) wynikać będzie ze wzoru: przy czym: D B D N D D D B N x100 liczba punktów badanej oferty za doświadczenie w zakresie opracowanych planów/strategii przedsiębiorstwa potwierdzone referencjami liczba punktów najwyżej ocenionej za doświadczenie oferty w zakresie opracowanych planów/strategii przedsiębiorstwa potwierdzone referencjami Doświadczenie oceniane będzie na podstawie wykazu należycie wykonanych usług doradczych potwierdzonych dokumentami, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt 6 ust. 2 SIWZ. 2. Liczba punktów (A) za jakość realizacji usługi poświadczoną posiadaniem akceptacji Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości jako doradcy w innych projektach realizowanych w ramach konkursu nr POWR IP /16 25pkt Łączna wartość możliwych do zdobycia punktów za jakość realizacji usługi doradczej obliczana będzie wg wzoru: J Dx25 % A Maksymalna wartość możliwych do zdobycia punktów za jakość realizacji usługi wynosi Zawartość oferty 1. Wypełniony prawidłowo i kompletnie formularz oferty. 2. Nie mniej niż 10 referencji Wykonawcy o zawartości zgodnej z wymaganiami przedstawionymi w punkcie 6, potwierdzającymi posiadanie wymaganego doświadczenia.

7 3. CV Wykonawcy wg załączonego wzoru, dokumentujące wymagane doświadczenie min. 200 godzin zegarowych doradztwa. 4. Pełnomocnictwo, jeśli ofertę podpisuje osoba inna niż Wykonawca w postaci oryginału albo kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. 5. Warunki cenowe realizacji zamówienia: cenę brutto za jedną godzinę usługi doradczej 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a) żądania od wykonawców wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów; b) weryfikacji złożonych przez Wykonawcę dokumentów, w ten sposób, że może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentów, wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. c) żądać wyjaśnień dotyczących treści ofert. 7. Wykonawca ma obowiązek w ciągu 5 dni, od daty otrzymania odpowiedniego wezwania przedstawić żądane wyjaśnienia lub dokumenty żądane przez Zamawiającego. 9. Okres związania ofertą Okres związania ofertą wynosi 30 dni od dnia złożenia. Na wniosek Zamawiającego Wykonawcy mogą przedłuży okres związania ofertą o kolejne 30 dni. 10. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami. 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje, Zamawiający i Wykonawcy przekazują w formie pisemnej lub drogą elektroniczną. 2. Adres Zamawiającego do korespondencji oraz adres owy; Regionalna Izba Gospodarcza Pomorza, Al. Grunwaldzka 472D, Gdańsk (Olivia Business Centre, budynek Olivia Six, 13 piętro, sekretariat RIGP w części Olivia Connect), przetargi@rigp.pl 3. W przypadku dokumentów lub informacji przekazanych drogą elektroniczną każda ze Stron, na żądanie drugiej, niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 11. Podwykonawcy. Wykonawca nie może powierzyć wykonanie części zamówienia Podwykonawcy. 12. Odrzucenie oferty. Odrzuceniu będą podlegały oferty: 1. Których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego;

8 2. Wykonawców nie spełniających warunków udziału w postępowaniu; 3. Wykonawców podlegających wykluczeniu z udziału w postępowaniu; 4. Do których nie dołączono wymaganych dokumentów lub dołączono błędne dokumenty lub dokumenty z których nie wynika, iż Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu lub nie podlega wykluczenie z udziału w postępowaniu; 13. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 Formularz ofertowy 2. Załącznik nr 2 Uszczegółowienie zakresu analizy potrzeb rozwojowych MŚP 3. Załącznik nr 3 Szablon Planu Rozwoju, który będzie wynikiem procesu doradczego 4. Załącznik nr 4 Opracowanie PARP, będące pierwowzorem Załącznika nr 3 5. Załącznik nr 5 Wzór CV, stanowiącego załącznik do oferty 6. Załącznik nr 6 Wzór umowy