Regulamin XVII Rajdu św. Jerzego 2019 dla tras Z, H, HS oraz W

Transkrypt

1 Regulamin XVII Rajdu św. Jerzego 2019 dla tras Z, H, HS oraz W

2 1. Organizatorzy: Komenda Hufca ZHP Ziemi Gliwickiej z siedzibą przy Al. Przyjaźni 9 w Gliwicach, Komenda Rajdu: Komendantka: phm. Alicja Janicka Z-ca Komendantki ds. organizacyjnych : pwd. Paulina Król Z-ca Komendantka ds. programowych : phm. Małgorzata Socha Komendant trasy zuchowej: pwd. Kamil Żak Komendant trasy harcerskiej: Wojciech Krzywy Komendant trasy starszoharcerskiej: pwd. Bartek Witek Komendantka trasy wędrowniczej- pwd. Klaudia Kotowicz Szefowa Biura: pwd. Sonia Klonek Członkini Komendy Rajdu ds. promocji i wizerunku: pwd. Anna Pielecka Członek Komendy Rajdu ds. kwatermistrzowskich: phm. Grzegorz Rudnik

3 2. Termin i miejsce rajdu: XVII Rajd św. Jerzego odbędzie się na terenie Starej Kuźni i okolicach, w dniach kwietnia 2019 r. Impreza odbędzie się bez względu na warunki atmosferyczne. Zakończenie Rajdu przewidziane jest na niedzielę 28 kwietnia, godzinę 12: Cele rajdu: propagowanie ZHP jako nowatorskiej i atrakcyjnej organizacji, wzmocnienie i wsparcie pracy systemem małych grup, motywowanie uczestników do samorozwoju, promowanie Związku Harcerstwa Polskiego poprzez działania dla społeczności zarówno lokalnej jak i regionalnej, integracja członków Rajdu, upowszechnienie aktywnych form wypoczynku i spędzania wolnego czasu, promocja zdrowego stylu życia, promocja postaw obywatelskich i zgodnej współpracy w grupie, poznanie walorów kulturowych i turystycznych gminy Stara Kuźniai powiatu kędzierzyńsko-kozielskiego, upowszechnienie wiedzy o historii gminy Stara Kuźnia i okolic, zapoznanie się z zapomnianymi tradycjami, zwiększenie samodzielności i zaradności życiowej uczestników Rajdu, ze szczególnym uwzględnieniem kompetencji w zakresie orientacji w terenie. 4. Uczestnictwo: W Rajdzie mogą wziąć udział osoby zgłoszone do r., spełniające wymagania wiekowe danego pionu i występujące w zastępie o określonej liczebności. Zastęp ten powinien być zastępem, w którym jego członkowie pracują razem przez cały rok. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zamknięcia zgłoszeń w przypadku przekroczenia limitu uczestników. W indywidualnych, ustalonych z organizatorami przypadkach dopuszcza się start zastępów o innej liczebności. Liczebność zastępów: zuchowych: 5 6osób,

4 harcerskich: 4-8 osób, starszoharcerskich: 3-5 osób, wędrowniczych: 3-9 osób. Z każdym zastępem przyjeżdża pełnoletni opiekun. Dla pionów Z, H i HSnie jest on wliczany do liczebności zastępu - nie wykonuje zadań rajdowych tylko sprawuje opiekę nad powierzonymi mu osobami. Dla pionu Z, z każdym zastępem może przyjechać 1 osoba kadry pomocniczej. Wiąże się to z poniesieniem przez nią pełnej odpłatności za Rajd. Dla pionu W opiekun może być wliczany do liczebności zastępu, jeśli ma mniej niż 22 lata lub jest stałym liderem zespołu, jednak wiąże się to z poniesieniem przez niego pełnej odpłatności. Każdy zgłoszony uczestnik (za wyjątkiem opiekunów niebędących członkami ZHP) musi posiadać uzupełnione dane w Ewidencji ZHP. 5. Współzawodnictwo: Na trasach Rajdu będzie prowadzone współzawodnictwo zastępów. Oceniane będzie: uczestnictwo w programie, jakość wykonania zadań, zdyscyplinowanie zastępu, ekwipunek zastępu, przestrzeganie regulaminu. 6. Ekwipunek: Wyposażenie uczestników: obowiązkowe indywidualne: nakrycie głowy, plecak turystyczny,wygodne obuwie turystyczne,obuwie na zmianę do używania w miejscu noclegu,woda w ilości takiej, by starczyło na cały Rajd, prowiant (śniadania i kolacje),przybory do spożywania posiłków, menażka, śpiwór i karimata,okrycie przeciwdeszczowe,przybory toaletowe, umundurowanie harcerskie (dla członków organizacji harcerskich), dokument tożsamości -

5 legitymacja szkolna lub studencka (jeśli uczestnik takową posiada), odblaskowe elementy odzieży, obowiązkowe każdego zastępu: latarka, podręczna apteczka, telefon komórkowy (z min. 5zł na koncie), dodatkowo dla zastępu H, HS i W : notatnik, długopis, dodatkowo dla zastępów H i HS: namioty w liczbie dającej miejsce noclegowe wszystkim członkom zastępu, dodatkowo dla zastępów W: minimum 1 smartfon z dostępem do Internetu oraz minimum 1 powerbank, każdy zastęp musi posiadać i przedstawić: zgody rodziców oraz pisemne zobowiązanie opiekuna wraz z listą pozostających pod jego opieką osób, stanowiące załącznik do niniejszego Regulaminu. W miarę możliwości członkowie zastępu powinni posiadać koszulki środowiska lub inne koszulki harcerskie. 7. Formy aktywności: Na rajdzie na trasach H, HS i W odbędą się m.in. następujące aktywności: strzelanie (zarówno ASG, jak również z broni palnej na strzelnicy), pływanie z pontonem, wspinaczka górska (na linach), zajęcia na wodzie, zajęcia w ciasnych pomieszczeniach, od uczestników Rajdu wymaga się sprawności fizycznej pozwalającej na samodzielne, piesze wędrówki z plecakiem (całym zabranym na Rajd ekwipunkiem). 8. Gwarantowane świadczenia: Organizator Rajdu zapewnia: 2 noclegi w warunkach turystycznych, ciepły posiłek w sobotę, herbatę do wszystkich posiłków, - zapewniamy dietę: o o mięsną, spełniającą warunki wegetariańskiej, bezlaktozowej oraz wegańskiej,

6 jeśli uczestnik posiada inną dietę jest zobowiązany do samodzielnego wyżywienia się, możliwość skorzystania z czajnika elektrycznego w miejscu noclegu, nagrody dla zwycięskich zastępów w każdym pionie wiekowym, pamiątkowy dyplom dla każdego zastępu, wejście do obiektów przewidzianych na trasie Rajdu, pamiątkę rajdową, dla trasy Z: przewózz Gliwic do Starej Kuźni w dn. 26 kwietnia oraz z Starej Kuźni do Gliwic w dn. 28 kwietnia. 9. Rezygnacja: Rezygnacja z udziału w Rajdzie zastępu lub uczestnika musi być niezwłocznie zgłoszona Komendzie Rajdu. W przypadku poinformowania o tym fakcie do dnia r. zostanie zwrócone 100% wpisowego, po tym terminie nie będzie możliwości zwrotu wpisowego. W przypadku wycofania się całego zastępu lub pojedynczego uczestnika z dalszego uczestnictwa w Rajdzie, zespół zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Komendy Rajdu. Zastęp, który schodzi z trasy (rezygnacja, dyskwalifikacja, zagubienie), musi na własną rękę dotrzeć do bazy noclegowej Rajdu. 10. Bezpieczeństwo: W każdym zastępie musi być pełnoletni opiekun, który za niego odpowiada. Wszyscy uczestnicy Rajdu muszą przestrzegać zasad ustalonych przez Organizatora i muszą posiadać cały wymagany sprzęt. Każdy zastęp musi posiadać przynajmniej jeden sprawny telefon komórkowy. Obowiązuje nakaz przestrzegania zasad poruszania się po drogach publicznych, przepisów ruchu drogowego i przeciwpożarowych. Obowiązuje zakaz poruszania się po uprawach rolnych, hodowlanych, szkółkach leśnych i terenach prywatnych. Nieprzestrzeganie regulaminu może skutkować punktami karnymi, bądź przy rażącym naruszeniu zasad, wykluczeniem zastępu z dalszej rywalizacji. 11. Dyskwalifikacja:

7 Dyskwalifikacja uczestnika lub zastępu może nastąpić w wypadku nieprzestrzegania: Prawa Harcerskiego, przepisów ruchu drogowego, przepisów ochrony przyrody i bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Dyskwalifikacja jest równorzędna z wykluczeniem z Rajdu, utratą praw do wszelkich świadczeń oraz brakiem zwrotu wpisowego. 12. Zgłoszenia oraz wpisowe: Zgłoszenia na Rajd podzielone są na II tury: I tura zgłoszeń rozpoczyna się r. i potrwa do r. i przeznaczona jest dla zastępów z Hufca Ziemi Gliwickiej II tura zgłoszeń zostanie otwarta pod warunkiem niewykorzystania puli miejsc w turze I i trwać będzie od r. do r, przeznaczona jest dla wszystkich zastępów Kwalifikacji zastępu do uczestnictwa w Rajdzie dokonuje Komenda Rajdu. Chcąc dokonać zgłoszenia zastępu należy wypełnić formularz, który znajduje się na stronie internetowej: Każdy zastęp zobowiązany jest do wykonania zadania przedrajdowego, które otrzyma po zakwalifikowaniu na Rajd. Wszystkie zastępy otrzymają pocztą elektroniczną potwierdzenie przyjęcia bądź nieprzyjęcia na Rajd. Płatności należy uiścić dopiero po zaakceptowaniu zgłoszenia przez Komendę Rajdu najpóźniej do r. Organizatorzy zastrzegają możliwość wcześniejszego zamknięcia zgłoszeń. W celu uiszczenia płatności, należy dokonać wpłaty na konto bankowe Hufca: Bank BGŻ BNP Paribas S. A. Nr konta: ZHP Chorągiew Śląska Hufiec Ziemi Gliwickiej Al. Przyjaźni Gliwice Tytułem: DSCZ Rajd św. Jerzego, imię i nazwisko dziecka, nazwa drużyny, nazwa zastępu, pion wiekowy Z/H/HS/W. Przelewy opisane w sposób uniemożliwiający identyfikację będą odsyłane do nadawcy.

8 Termin wpłat do r. Wpisowe: Dla I tury Dla II tury Uczestnicy 70,00 zł 80,00 zł Opiekunowie 20,00 zł 20,00 zł 13. Kontakt: wszelkie szczegóły i aktualności dotyczące rajdu zamieszczane będą na stronie internetowej a także na fanpage`u Rajdu na portalu Facebook w razie pojawienia się ewentualnych pytań, proszę pisać na:rajd.jerzego@gliwice.zhp.pl. 14. Uwagi końcowe: uczestnictwo w Rajdzie wymaga od zastępów zespołowego działania, umiejętności nawigacyjnych i dobrej kondycji fizycznej, na trasie Z, H i HS obowiązuje zakaz poruszania się po trasach Rajdowych pojazdami mechanicznymi, na trasie W obowiązuje zakaz poruszania się po trasach Rajdowych niepublicznymi środkami transportu (np. samochód prywatny, autostop), nieprzestrzeganie powyższych norm może doprowadzić do wcześniejszego wydalenia uczestnika lub zastępu z Rajdu, za szkody wyrządzone przez członków zastępu odpowiada jego opiekun, liczba miejsc ograniczona, o przyjęciu decyduje kolejność zgłoszeń, organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym regulaminie. Załączniki: Zobowiązanie opiekuna, Zgoda rodziców.

9 Załącznik nr 1 DEKLARACJA W SPRAWIE BEZPIECZEŃSTWA ŻYCIA I ZDROWIA DZIECI NA XVII RAJDZIE ŚW. JERZEGO W poczuciu pełnej osobistej odpowiedzialności przed własnym sumieniem, rodzicami i społeczeństwem za bezpieczeństwo życia i zdrowia powierzonych mej opiece dzieci na wyjeździe zorganizowanym przez Hufiec ZHP Ziemi Gliwickiej w Starej Kuźni i okolicy od do r. oświadczam, co następuje: z należytą uwagą i zrozumieniem zapoznałem/am się z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci i młodzieży jak również zapisami Zasad bezpieczeństwa podczas biwaków, wycieczek, rajdów i innych imprez w Hufcu ZHP Ziemi Gliwickiej; zobowiązuję się do przestrzegania i stosowania zawartych w tych przepisach wskazówek w czasie pełnienia przeze mnie obowiązków podczas wyjazdu; uzyskałem/am pisemną zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na uczestnictwo dzieci w wyjeździe; przedkładam również w załączeniu listę uczestników wyjazdu, za których biorę pełną odpowiedzialność prawną (imię i nazwisko opiekuna) (data/podpis)

10 1) Lista uczestników zastępu: Lp. nazwisko i imię tel. kontaktowy do rodziców / opiekunów drużyna nr legitymacji członkowskiej

11 ZGODA NA UCZESTNICTWO dla osób niepełnoletnich Część A. Ja, niżej podpisany... legitymujący się dowodem osobistym numer... oświadczam, że wyrażam zgodę na udział (imię i nazwisko dziecka) udziału w XVII Rajdzie Świętego Jerzego w Starej Kuźni w terminie kwietnia 2019 roku organizowanym przez Hufiec ZHP Ziemi Gliwickiej. Część B. Jednocześnie przekazuję dane dziecka, niezbędne do realizacji rejestracji w wydarzeniu oraz dane kontaktowe rodzica: Stwierdzam, że podałam(-em) wszystkie znane mi informacje o dziecku, które mogą pomóc w zapewnieniu właściwej opieki w czasie wyjazdu dziecka. Jeśli moje dziecko przyjmuje leki, informuję, że jako rodzic/opiekun wyposażam dziecko w odpowiednie leki w ilości niezbędnej do podania podczas trwania wyjazdu. W razie zagrożenia życia dziecka zgadzam się na jego leczenie szpitalne, zabiegi diagnostyczne, operacje. 1. Imię i nazwisko dziecka 2. Adres zamieszkania dziecka 3. PESEL dziecka 4. Telefon dziecka 5. Dane rodziców/ opiekunów prawnych Imię i nazwisko Telefon Imię i nazwisko Telefon 7. Informacje rodziców (opiekunów) o stanie zdrowia dziecka. (np. na co dziecko jest uczulone, jak znosi jazdę samochodem, czy przyjmuje stale leki i w jakich dawkach, czy nosi aparat ortopedyczny lub okulary)..... podpis rodzica/prawnego opiekuna Część C. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku W dowolnym momencie można wycofać wyrażoną zgodę, kontaktując się w tym celu ze Związkiem Harcerstwa Polskiego oraz Chorągwią Śląską albo bezpośrednio z wyznaczonymi przez Związek Harcerstwa Polskiego i Chorągiew Śląską inspektorami ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgoda na wykorzystanie danych osobowych Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego i Chorągiew Śląską danych osobowych mojego dziecka obejmujących jego wizerunek w celu prowadzenia kronik ruchu harcerskiego oraz w celu prowadzenia działalności edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej. Wykorzystanie danych osobowych mojego dziecka, na które wyrażam zgodę, obejmuje utrwalanie wizerunku na obrazach, w tym obrazach ruchomych, wykonanych w czasie i w związku z udziałem mojego dziecka w życiu harcerskim oraz na rozpowszechnianiu tego wizerunku w następujący sposób: zwielokrotnianie egzemplarzy utrwalenia wizerunku dowolną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną oraz techniką cyfrową; nieodpłatne wprowadzenie do obrotu egzemplarzy utrwalenia wizerunku; publiczne udostępnienie utrwalenia wizerunku w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności na stronach internetowych, na portalach społecznościowych, w aplikacjach mobilnych; rozpowszechnianie utrwalenia wizerunku z wykorzystaniem poczty elektronicznej; publiczne wyświetlenie i odtworzenie utrwalenia wizerunku albo wystawienie egzemplarzy utrwalenia wizerunku na widok publiczny podpis rodzica/prawnego opiekuna

12 Część D. Klauzula informacyjna: Wstęp Drogi rodzicu/opiekunie, w związku z uczestnictwem Twojego dziecka w wyżej wskazanym wydarzeniu, będziemy wykorzystywać jego dane osobowe zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w toku jego udziału w wydarzeniu. Podanie danych wskazanych w niniejszym formularzu, nie jest wymogiem ustawowym, jednakże jest warunkiem uczestnictwa w wydarzeniu. Poniżej znajdziesz informacje opisujące sposób, w jaki wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka, przy czym cele wykorzystania danych osobowych zostały opisane skrótowo. Pełny opis celów wykorzystania danych osobowych jest zawarty w załączniku do niniejszej klauzuli dostępnym pod adresem Kto jest kim? Administratorami danych osobowych dziecka, to znaczy podmiotami odpowiedzialnymi za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, są: Związek Harcerstwa Polskiego, stowarzyszenie z siedzibą w Warszawie (zwane dalej "ZHP"), Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska (zwana dalej "Chorągwią"). Zakres odpowiedzialności ZHP oraz Chorągwi jest różny, co opisujemy w załączniku do niniejszej klauzuli dostępnym pod adresem Jak się z nami skontaktować? Możesz kontaktować się z nami we wszystkich sprawach związanych z wykorzystaniem Twoich danych osobowych: Związek Harcerstwa Polskiego Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska ul. Marii Konopnickiej 6 ul. Korfantego Warszawa Katowice tel tel fax: sekretariat@zhp.pl fax: biuro@slaska.zhp.pl Możesz również kontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych: Związek Harcerstwa Polskiego Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska tel tel fax: rodo@zhp.pl fax: biuro@slaska.zhp.pl Po co nam Twoje dane osobowe? Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. Twoje imię, nazwisko, adres do korespondencji Po co nam dane osobowe Twojego dziecka? Dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli: zapewnić mu udział w organizowanym przez nas wydarzeniu. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest niezbędność do wykonania umowy, która zostaje zawarta z chwilą wyrażenia chęci uczestnictwa w organizowanym wydarzeniu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli wystawić dowody opłacenia przez nie dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej oraz prowadzić księgi rachunkowe na podstawie tych dowodów. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli: przyznać mu wyróżnienia i nagrody za osiągnięcia w pracy w ZHP zapewnić wymianę informacji dotyczącej kadry instruktorskiej pomiędzy poszczególnymi chorągwiami rozpatrzyć i załatwić zgłoszone przez nie skargi, wnioski lub postulaty Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w powyższych celach, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających odpowiednio na promowaniu wartości zawartych w Prawie Harcerskim, na zaspokojeniu potrzeb kadrowych w ramach ZHP oraz na poprawie działania ZHP. Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli opracować dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa, a także materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne oraz abyśmy mogli rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Komu ujawniamy dane osobowe Twojego dziecka? Nie ujawniamy danych osobowych Twojego dziecka innym osobom, organizacjom lub organom z wyjątkiem: biur świadczących na naszą rzecz usługi rachunkowe, organów władzy publicznej uprawionych do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami. Jak długo przechowujemy dane osobowe Twojego dziecka? Dane osobowe Twojego dziecka, zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w toku jego udziału w różnych formach pracy harcerskiej, przechowujemy przez okres trwania członkostwa w ZHP oraz przez wskazany poniżej okres po ustaniu członkostwa: w odniesieniu do danych osobowych zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP oraz protokołach posiedzeń władz ZHP, a także w rozkazach drużynowego lub kierującego podstawową jednostką organizacyjną ZHP, stanowiących materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP; w odniesieniu do danych osobowych dotyczących skazań na kary organizacyjne do czasu zatarcia skazania z mocy Statutu ZHP, tzn. przez 2 lub 4 lata (w zależności od rodzaju wymierzonej kary) od prawomocnego ukarania; w odniesieniu do danych osobowych zawartych w księgach rachunkowych i dowodach przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiła płatność; w odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentacji pracy drużyny, a także we wnioskach o otwarcie próby oraz danych dotyczących otwarcia, przebiegu i zamknięcia próby przez 3 lata od końca roku kalendarzowego. Ponadto Twoje dane osobowe obejmujące Twój wizerunek, zawarty w opracowanych przez nas materiałach edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych rozpowszechniamy przez 5 lat.

13 Dane przetwarzane na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu przetwarzamy do momentu cofnięcia zgody lub złożenia sprzeciwu, który zostanie uwzględniony przez administratora (ZHP lub Chorągiew),. Pomimo ustania członkostwa Twojego dziecka w ZHP przetwarzamy dane zbiorcze, niemające charakteru osobowego, w celu opracowania statystyk i innych zbiorczych informacji dotyczących liczebności i działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych ZHP. Jakie prawa przysługują Twojemu dziecku? Masz prawo w każdej chwili: wycofać zgodę na rozpowszechnianie materiałów edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych zawierających wizerunek dziecka utrwalony na zdjęciach; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku dziecka przed jej wycofaniem; wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy ze względu na szczególną sytuację dziecka ochrona jego interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując te dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je. Ponadto, masz prawo do żądania: dostępu do danych osobowych dziecka, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy dane osobowe dziecka, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy; sprostowania danych osobowych dziecka, gdy są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne; usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych dziecka, jeżeli: o dane osobowe dziecka przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem o cofnąłeś/cofnęłaś zgodę na wykorzystanie danych osobowych dziecka o wniosłeś/wniosłaś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu, ograniczenia wykorzystania danych osobowych dziecka, tj. zażądać, abyśmy zaprzestali ich wykorzystania (nie dotyczy to jednak przechowywania danych osobowych dziecka) w sytuacjach, gdy: o kwestionujesz prawidłowość danych osobowych, o kwestionujesz zgodność z prawem wykorzystania przez nas danych osobowych, o nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przysługujących dziecku, o wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka; otrzymania danych osobowych dziecka w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe dziecka zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych dziecka przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP). Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem Twoich danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, Warszawa. Skargę możecie wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu. Informacje dla rodziców i opiekunów Drogi rodzicu, drogi opiekunie, Razem z niniejszą klauzulą informacyjną otrzymałeś również klauzulę przeznaczoną dla Twojego dziecka/podopiecznego. Dotyczy ona wykorzystywania danych osobowych dziecka/podopiecznego i została zredagowana z uwzględnieniem jego dojrzałości i stopnia rozwoju. Prosimy, abyś umożliwił dziecku/podopiecznemu zapoznanie się z przeznaczoną dla niego klauzulą. Prosimy ponadto, abyś odpowiadał na pytania dziecka/podopiecznego dotyczące wykorzystywania jego danych osobowych oraz przysługujących mu praw, w oparciu o informacje zawarte w niniejszej klauzuli. Pamiętaj o tym, aby przed wyrażeniem zgody na przetwarzania jego danych osobowych lub przed wykonaniem przysługujących mu praw zapytać dziecko/podopiecznego o zdanie i w miarę możliwości uwzględnić jego rozsądne życzenia. Ponadto, pragniemy poinformować, że w związku ze złożeniem przez Ciebie oświadczenia o przystąpieniu dziecka do ZHP oraz wykonywaniem przez Ciebie praw przysługujących Twojemu dziecku/podopiecznemu wykorzystujemy Twoje dane osobowe: 1) w związku z reprezentowaniem Twojego dziecka. W tym w celu weryfikacji umocowania do działania w imieniu dziecka/podopiecznego wynikającego z władzy rodzicielskiej lub opieki; 2) w celu nawiązania z Tobą kontaktu w istotnych sprawach dotyczących Twojego dziecka. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek wynikający z przepisów prawa w zakresie reprezentowania osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych (Kodeks cywilny) oraz dotyczących wykonywania władzy rodzicielskiej (Kodeks rodzinny i opiekuńczy) (art. 6 ust. 1 pkt b RODO). Wykorzystujemy dane osobowe w powyższych celach do czasu ustania członkostwa dziecka/podopiecznego w ZHP lub do zastąpienia tych danych przez dziecko, po osiągnięciu przez nie pełnoletności, danymi kontaktowymi innej osoby. Przysługujące Ci prawa zostały opisane powyżej podpis rodzica/prawnego opiekuna

14 DEKLARACJA UCZESTNICTWA pełnoletniego uczestnika Część A. Ja, niżej podpisany... oświadczam, że wyrażam chęć udziału w XVII Rajdzie Świętego Jerzego w Starej Kuźni w terminie kwietnia 2019 roku organizowanym przez Hufiec ZHP Ziemi Gliwickiej. Część B. Jednocześnie przekazuję dane niezbędne do realizacji rejestracji w wydarzeniu: podpis pełnoletniego uczestnika 1. Imię i nazwisko 2. Adres zamieszkania 3. PESEL 4. Telefon Część C. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku W dowolnym momencie można wycofać wyrażoną zgodę, kontaktując się w tym celu ze Związkiem Harcerstwa Polskiego oraz Chorągwią Śląską albo bezpośrednio z wyznaczonymi przez Związek Harcerstwa Polskiego i Chorągiew Śląską inspektorami ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgoda na wykorzystanie danych osobowych Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego oraz Chorągiew Śląską moich danych osobowych obejmujących mój wizerunek w celu prowadzenia kronik ruchu harcerskiego oraz w celu prowadzenia działalności edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej. Wykorzystanie moich danych osobowych, na które wyrażam zgodę, obejmuje utrwalanie wizerunku na obrazach, w tym obrazach ruchomych, wykonanych w czasie i w związku z moim udziałem w życiu harcerskim oraz na rozpowszechnianiu tego wizerunku w następujący sposób: zwielokrotnianie egzemplarzy utrwalenia wizerunku dowolną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną oraz techniką cyfrową; nieodpłatne wprowadzenie do obrotu egzemplarzy utrwalenia wizerunku; publiczne udostępnienie utrwalenia wizerunku w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności na stronach internetowych, na portalach społecznościowych, w aplikacjach mobilnych; rozpowszechnianie utrwalenia wizerunku z wykorzystaniem poczty elektronicznej; publiczne wyświetlenie i odtworzenie utrwalenia wizerunku albo wystawienie egzemplarzy utrwalenia wizerunku na widok publiczny. podpis pełnoletniego uczestnika

15 Część D. Klauzula informacyjna Wstęp Poniżej znajdziesz informacje opisujące sposób, w jaki wykorzystujemy Twoje dane osobowe, przy czym cele wykorzystania danych osobowych zostały opisane skrótowo. Pełny opis celów wykorzystania danych osobowych jest zawarty w załączniku do niniejszej klauzuli dostępnym pod adresem Kto jest kim? Administratorami Twoich danych osobowych, czyli podmiotami odpowiedzialnymi za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, są: Związek Harcerstwa Polskiego, stowarzyszenie z siedzibą w Warszawie (zwane dalej "ZHP"), Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska (zwana dalej "Chorągwią"). Zakres odpowiedzialności ZHP oraz Chorągwi jest różny, co opisujemy w załączniku do niniejszej klauzuli dostępnym pod adresem Jak się z nami skontaktować? Możesz kontaktować się z nami we wszystkich sprawach związanych z wykorzystaniem Twoich danych osobowych: Związek Harcerstwa Polskiego ul. Marii Konopnickiej Warszawa Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska ul. Korfantego Katowice tel tel fax: sekretariat@zhp.pl fax: biuro@slaska.zhp.pl Możesz również kontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych: Związek Harcerstwa Polskiego Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska tel tel fax: rodo@zhp.pl fax: biuro@slaska.zhp.pl Po co nam Twoje dane osobowe? Twoje dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli: zapewnić Ci udział w organizowanym przez nas wydarzeniu. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest niezbędność do wykonania umowy, która zostaje zawarta z chwilą wyrażenia chęci uczestnictwa w organizowanym wydarzeniu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli wystawić dowody opłacenia przez nie dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej oraz prowadzić księgi rachunkowe na podstawie tych dowodów. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Ponadto Twoje dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli: przyznać Ci wyróżnienia i nagrody za osiągnięcia w pracy w ZHP zapewnić wymianę informacji dotyczącej kadry instruktorskiej pomiędzy poszczególnymi chorągwiami rozpatrzyć i załatwić zgłoszone przez Ciebie skargi, wnioski lub postulaty Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w powyższych celach, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających odpowiednio na promowaniu wartości zawartych w Prawie Harcerskim, na zaspokojeniu potrzeb kadrowych w ramach ZHP oraz na poprawie działania ZHP. Ponadto Twoje dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli opracować dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa, a także materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne oraz abyśmy mogli rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Komu ujawniamy Twoje dane osobowe? Nie ujawniamy danych osobowych Twojego dziecka innym osobom, organizacjom lub organom z wyjątkiem: biur świadczących na naszą rzecz usługi rachunkowe, organów władzy publicznej uprawionych do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe? Twoje dane osobowe, zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w toku Twojego udziału w różnych formach pracy harcerskiej, przechowujemy przez okres trwania członkostwa w ZHP oraz przez pewien czas po ustaniu członkostwa przez okres wskazany poniżej: w odniesieniu do danych osobowych zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP oraz protokołach posiedzeń władz ZHP, a także w rozkazach drużynowego lub kierującego podstawową jednostką organizacyjną ZHP, stanowiących materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP; w odniesieniu do danych osobowych dotyczących skazań na kary organizacyjne do czasu zatarcia skazania z mocy Statutu ZHP, tzn. przez 2 lub 4 lata (w zależności od rodzaju wymierzonej kary) od prawomocnego ukarania; w odniesieniu do danych osobowych zawartych w księgach rachunkowych i dowodach przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiła płatność; w odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentacji pracy drużyny, a także we wnioskach o otwarcie próby oraz danych dotyczących otwarcia, przebiegu i zamknięcia próby przez 3 lata od końca roku kalendarzowego.

16 Ponadto Twoje dane osobowe obejmujące Twój wizerunek, zawarty w opracowanych przez nas materiałach edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych rozpowszechniamy przez 5 lat. Dane przetwarzane na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu przetwarzamy do momentu cofnięcia zgody lub złożenia sprzeciwu, który zostanie uwzględniony przez administratora (ZHP lub Chorągiew). Pomimo ustania Twojego członkostwa w ZHP przetwarzamy dane zbiorcze, niemające charakteru osobowego, w celu opracowania statystyk i innych zbiorczych informacji dotyczących liczebności i działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych ZHP. Jakie prawa Ci przysługują? Masz prawo w każdej chwili: wycofać zgodę na rozpowszechnianie materiałów informacyjnych i promocyjnych zawierających Twój wizerunek utrwalony na zdjęciach; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania Twojego wizerunku przed jej wycofaniem; wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy ze względu na Twoją szczególną sytuację ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując Twoje dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je. Ponadto, masz prawo do żądania: dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy Twoje dane osobowe, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy; sprostowania swoich danych osobowych, gdy są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne; usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych, jeżeli Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem, w szczególności jeżeli cofnęłaś / cofnąłeś zgodę na wykorzystanie danych osobowych lub wniosłaś / wniosłeś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych; ograniczenia wykorzystania swoich danych osobowych, tj. zażądać, abyśmy zaprzestali ich wykorzystania (nie dotyczy to jednak przechowywania Twoich danych osobowych) w sytuacjach, gdy: o kwestionujesz prawidłowość danych osobowych, o kwestionujesz zgodność z prawem wykorzystania przez nas danych osobowych, o nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, o wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych. otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP). Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem Twoich danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu. podpis pełnoletniego uczestnika