Wędrownicza Watra. Regulamin konkursu na Organizatora trasy I. INFORMACJE O ORGANIZATORZE I CELU KONKURSU

Transkrypt

1 Wędrownicza Watra Regulamin konkursu na Organizatora trasy I. INFORMACJE O ORGANIZATORZE I CELU KONKURSU 1. Organizatorem konkursu na Organizatora trasy na Wędrowniczej Watrze 2019 jest Związek Harcerstwa Polskiego - Komenda Wędrowniczej Watry 2019 (dalej jako: Organizator konkursu ). 2. Celem konkursu jest wyłonienie środowisk odpowiedzialnych za organizację minimalnie pięciu, a maksymalnie dziesięciu tras podczas trwania Wędrowniczej Watry 2019 (dalej jako: Organizator trasy ). II. ZGŁOSZENIE KONKURSOWE 1. Organizator trasy zgłasza chęć organizacji trasy do r. za pomocą formularza zgłoszeniowego dostępnego pod poniższym adresem: 2. Organizator trasy w formularzu zgłoszeniowym musi przedstawić Komendzie Wędrowniczej Watry 2019 następujące informacje, obowiązkowe w zgłoszeniu konkursowym: a) nazwę i temat trasy b) opis trasy kilka zdań o samej trasie, ogólny pomysł na program trasy, jej przebieg, atrakcje, sposób przebycia trasy, c) imię i nazwisko komendanta trasy (musi posiadać stopień podharcmistrza) oraz kontakt telefoniczny i mailowy do niego, d) wykaz komendy trasy - listę osób czynnie zaangażowanych w prace organizacyjne trasy, wraz z przewidywaną funkcją, e) opis środowiska organizującego trasę, f) informację czy w ramach trasy istnieje możliwość przyjęcia skautów (czy obsługa trasy jest w stanie przeprowadzić trasę również dla osób nieznających języka polskiego). 3. Po pozytywnej akceptacji ze strony Organizatora konkursu, Organizator trasy przesyła poprzez wiadomość informacje zawarte w formularzu Szczegółowe informacje o trasie, pozwalające na uzyskanie wsparcia finansowego (jeśli Komenda Wędrowniczej Watry 2019 będzie miała taką możliwość) oraz ostateczną akceptację trasy. Są to: a) cele trasy, b) przebieg trasy (miejsce początkowe, miejsca noclegowe, ilość kilometrów do przebycia każdego dnia, dla górskich tras również suma przewyższeń, miejsce końcowe), c) program trasy, rozumiany jako harmonogram zajęć programowych podczas trasy, d) informacja na temat dodatkowych kosztów, jakie poniosą uczestnicy w trakcie trwania trasy, e) preliminarz, rozumiany jako zestawienie wydatków oraz źródeł ich finansowania, f) liczbę uczestników możliwą do przyjęcia w wariancie maksymalnym oraz optymalnym dla przeprowadzenia trasy, g) informacje dodatkowe, linki do stron, fanpage trasy, danego środowiska. 1

2 4. Wszystkie wymagane informacje muszą zostać przesłane drogą elektroniczną na adres: zhp.pl w nieprzekraczalnym terminie do 28 lutego 2019 r. 5. Po zakończeniu Wędrowniczej Watry 2019 komendy tras są proszone o przesłanie zdjęć z tras w celach promocyjnych kolejnych edycji imprezy. III. ORGANIZATOR TRASY 1. Organizatorem trasy może być czynnie działająca w trakcie roku harcerskiego jednostka wędrownicza (drużyna, patrol, krąg akademicki). Referat nie może być organizatorem trasy. 2. Organizator trasy bierze udział w zlocie Wędrowniczej Watry jako patrol na takich samym zasadach jak pozostałe patrole. Wymagana jest rejestracja patrolu, opłacenie udziału w Watrze, wybranie zajęć programowych na zlocie oraz realizacja zadań przedwatrowych. IV. WYBÓR ORGANIZATORA TRASY 1. Wyboru organizatorów tras dokona Organizator konkursu, tj, Związek Harcerstwa Polskiego - Komenda Wędrowniczej Watry Podczas wyboru Organizatorów tras Organizator konkursu będzie brał pod uwagę następujące kryteria: a) terminowe i zgodne z regulaminem zgłoszenie do konkursu, w szczególności prawidłowe wypełnienie formularza zgłoszeniowego, b) ocenę merytoryczną informacji zawartych w zgłoszeniu konkursowym, w szczególności w formularzu Szczegółowe informacje o trasie, c) ocenę komunikacji z uczestnikami konkursu: umiejętność prowadzenia korespondencji, udzielanie precyzyjnych odpowiedzi na pytania Organizatora konkursu, kulturę wypowiedzi. 3. Ostateczna decyzja o wyborze Organizatorów tras należy do Organizatora konkursu. 4. Organizator konkursu może na prośbę uczestników konkursu przedstawić im uzasadnienie swojej decyzji dotyczącej zgłoszonej przez nich propozycji. V. TERMINY 1. Konkurs na Organizatorów tras trwa od 29 stycznia 2019 do 28 lutego 2019 r. 2. Wstępnego zgłoszenia trasy należy dokonać do 14 lutego 2019 r. poprzez formularz elektroniczny. 3. Ogłoszenie akceptacji dla danego zgłoszenia nastąpi w ciągu 7 dni roboczych od momentu wypełnienia formularza. 4. Kompletne informacje o trasie należy przesłać drogą elektroniczną do r. na adres obozy.watra@zhp.pl 2

3 VI. INFORMACJE O WYKORZYSTANIU DANYCH OSOBOWYCH Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z prawem wykorzystywanie Twoich danych osobowych jest Organizator konkursu na Wędrowniczą Watrę 2019 (dalej, jako: konkurs ), tj. Związek Harcerstwa Polskiego, stowarzyszenie z siedzibą w Warszawie (zwane dalej ZHP ). Jak się z nami skontaktować? Możesz kontaktować się z nami we wszystkich sprawach związanych z wykorzystaniem Twoich danych osobowych: Związek Harcerstwa Polskiego ul. Marii Konopnickiej Warszawa tel fax: sekretariat@zhp.pl Możesz również kontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych: Związek Harcerstwa Polskiego tel fax: zhp-iodo@rt-net.pl Po co nam Twoje dane osobowe? Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące dane zawarte w zgłoszeniu konkursowym w celu przeprowadzenia konkursu poświęconego Wędrowniczej Watrze 2019 zgodnie z niniejszym regulaminem, w tym rozstrzygnięcia tego konkursu, wyłonienia zwycięzcy czyli najlepszego Organizatora trasy oraz opublikowania wyników konkursu. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest udzielona przez Ciebie zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Jeżeli nie zwyciężyłeś w konkursie, Twoje dane będą przechowywane do czasu rozstrzygnięcia konkursu. Ponadto wykorzystujemy te dane osobowe w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z organizacją konkursu. Podstawą prawną wykorzystania danych w tym celu jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu prawidłowego przebiegu konkursu oraz na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Twoje dane będą przechowywane przez trzy lata od zakończenia konkursu. Ponadto wykorzystujemy te dane osobowe, a także dodatkowe dane, o których podanie zwrócimy się odrębnie po rozstrzygnięciu konkursu, w celu wywiązania się z ciążących na nas obowiązków podatkowych, w szczególności obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, i rachunkowych. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest obowiązek prawny ciążący na nas na mocy przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Twoje dane będą przechowywane przez 5 od początku roku następującego po roku, w którym została przyznana nagroda. Komu ujawniamy Twoje dane osobowe? Nie ujawniamy Twoich danych osobowych innym osobom, organizacjom lub organom z wyjątkiem: biur świadczących na naszą rzecz usługi rachunkowe, organów władzy publicznej uprawionych do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami. Ponadto ujawniamy Twoje dane osobowe dostawcom interaktywnych formularzy: TJSOFT Sp. z o.o. z 3

4 siedzibą w Katowicach ( Zgłoszenia24 ) oraz Microsoft Corporation z siedzibą w Redmont, Stany Zjednoczone Ameryki Północnej ( Microsoft Forms ). Dostawcy wykorzystują Twoje dane osobowe, działając wyłącznie w naszym imieniu i na nasze polecenie jako podmioty przetwarzające. Microsoft Corporation ma siedzibę poza terytorium EOG. Pomimo tego Microsoft Corporation daje gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają z uczestnictwa w programie Tarcza Prywatności ustanowionym na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe? Twoje dane osobowe przechowujemy do czasu podjęcia rozstrzygnięcia o przyznaniu lub nieprzyznaniu Ci wyróżnienia lub nagrody. Nie dotyczy to jednak Twoich danych osobowych zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP o przyznaniu wyróżnienia lub nagrody, które jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności ZHP stanowią materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego. Materiały archiwalne przechowujemy na mocy przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP. Jakie prawa Ci przysługują? Masz prawo w każdej chwili: wycofać zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych na potrzeby organizacji niniejszego konkursu; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji, uniemożliwia jednak dalszy udział dziecka/podopiecznego w formie wypoczynku; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania danych osobowych przed jej wycofaniem; wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy ze względu na Twoją szczególną sytuację ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując te dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je. Ponadto, masz prawo do żądania: dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy Twoje dane osobowe, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy; sprostowania swoich danych osobowych, gdy są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne; usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych, jeżeli Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem, w szczególności jeżeli cofnęłaś / cofnąłeś zgodę na wykorzystanie danych osobowych lub wniosłaś / wniosłeś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych; ograniczenia wykorzystania swoich danych osobowych, tj. zażądać, abyśmy zaprzestali ich wykorzystania (nie dotyczy to jednak przechowywania Twoich danych osobowych) w sytuacjach, gdy: o kwestionujesz prawidłowość danych osobowych, o kwestionujesz zgodność z prawem wykorzystania przez nas danych osobowych, o nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, o wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych; 4

5 otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by Twoje dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP). Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem Twoich danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu. VII. INNE INFORMACJE 1. Szczegółowe informacje na temat organizacji trasy znajdują się w załączniku Informacje dla organizatorów tras Wędrowniczej Watry Organizator konkursu zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia konkursu w momencie zgłoszenia i akceptacji zakładanej liczby tras. 3. W razie pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt: obozy.watra@zhp.pl 5