Kontrola z art. 23 Program Współpracy INTERREG Polska Saksonia

Transkrypt

1 DOLNOŚLĄSKI URZĄD WOJEWÓDZKI Oddział Programów Współpracy Transgranicznej Kontrola z art. 23 Program Współpracy INTERREG Polska Saksonia

2 DOKUMENTY HORYZONTALNE I PROGRAMOWE 2

3 Podstawowe dokumenty Programowe: Program Współpracy INTERREG Polska Saksonia , Podręcznik Programu Współpracy INTERREG Polska Saksonia (obecnie aktualna wersja 5), Poradnik beneficjenta w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Współpracy INTERREG Polska Saksonia , Podręcznik Beneficjenta SL2014 (obecnie aktualna wersja 3), Umowa o dofinansowanie projektu. 3

4 DOKUMENTY HORYZONTALNE I PROGRAMOWE Odpowiedzialność za realizację projektu ponosi Beneficjent Wiodący, który realizuje projekt we współpracy z pozostałymi Partnerami projektu. Natomiast realizacja projektu musi odbywać się zgodnie z warunkami zawartymi w umowie o dofinansowanie i jej załącznikach, a także zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego, aktualnymi dokumentami programowymi oraz zasadami i wytycznymi unijnymi i krajowymi. 4

5 DOKUMENTY HORYZONTALNE I PROGRAMOWE Zgodnie z treścią zawartej umowy o dofinansowanie, w trakcie wdrażania projektu oraz w okresie jego trwałości, Beneficjent Wiodący postępuje zgodnie z (m.in.): Obowiązującymi Beneficjenta Wiodącego przepisami prawa unijnego i krajowego, w szczególności: a) rozporządzeniem EWT, b) rozporządzeniem ogólnym, c) rozporządzeniami wykonawczymi Komisji Europejskiej uzupełniającymi rozporządzenie ogólne, rozporządzenie EWT, d) przepisami krajowymi w zakresie ochrony danych osobowych, e) przepisami krajowymi i unijnymi w zakresie zamówień publicznych. 5

6 DOKUMENTY HORYZONTALNE I PROGRAMOWE Aktualnymi dokumentami programowymi, w szczególności: a) Programem Współpracy INTERREG Polska Saksonia , b) aktualnym Podręcznikiem Programu opublikowanym na stronie internetowej Programu. Zasadami i wytycznymi krajowymi i unijnymi, w szczególności: a) Komunikatem wyjaśniającym Komisji dotyczącym prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (Dz. Urz. UE C 179 z ), b) Dokumentem wydanym przez Komisję Europejską dotyczącym określenia korekt finansowych. Ponadto, Beneficjent Wiodący oświadcza, że zapoznał się z wymienionymi powyżej dokumentami oraz zapewnia, że wszyscy Partnerzy projektu zobowiążą się do stosowania obowiązujących przepisów prawa unijnego i krajowego, aktualnych dokumentów programowych oraz zasad i wytycznych krajowych i unijnych. 6

7 CEL, PRZEDMIOT ORAZ ELEMENTY WERYFIKACJI Kontroler podmiot powołany na podstawie art. 23 Rozporządzenia nr 1299/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących wsparcia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach celu Europejska współpraca terytorialna (Dz. Urz. UE L 347 z , str. 259) Rozporządzenie EWT. Funkcję Kontrolera w ramach Programu Współpracy INTERREG Polska Saksonia , na terenie RP, pełnią wojewodowie za pośrednictwem właściwych urzędów wojewódzkich. 7

8 CEL, PRZEDMIOT ORAZ ELEMENTY WERYFIKACJI Celem działań Kontrolera jest weryfikacja wydatków polegająca na sprawdzeniu dostarczenia towarów i usług współfinansowanych w ramach projektów, faktycznego poniesienia wydatków oraz ich prawidłowości, kwalifikowalności i zgodności z prawem, ze szczegółowymi wymaganiami dokumentów programowych, zasadami unijnymi i krajowymi oraz umową o dofinansowanie. 8

9 CEL, PRZEDMIOT ORAZ ELEMENTY WERYFIKACJI Zakres weryfikacji Kontroler otrzymuje dokumentację wydatków do weryfikacji od partnera projektu lub beneficjenta wiodącego, który ma swoją siedzibę: na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Po polskiej stronie wsparcia kontrola wydatków odbywa się zgodnie z: Wytycznymi dla Krajowego Kontrolera w programach Europejskiej Współpracy Terytorialnej, regulacjami wewnętrznymi instytucji odpowiedzialnych za jej przeprowadzenie. 9

10 CEL, PRZEDMIOT ORAZ ELEMENTY WERYFIKACJI Do zadań Kontrolera należy w szczególności : 1. Weryfikacja administracyjna wydatków, polegająca na sprawdzeniu: dostarczenia współfinansowanych towarów i usług oraz faktycznego poniesienia wydatków zadeklarowanych przez partnerów projektów, oraz ich kwalifikowalności, zgodności zadeklarowanych przez partnera projektu wydatków z postanowieniami umowy o dofinansowanie w aktualnie obowiązującej wersji, łącznie z jej załącznikami oraz umową partnerską, zgodności poniesionych wydatków z przepisami unijnymi i krajowymi, w tym w dziedzinie zamówień publicznych, regulacjami dotyczącymi pomocy publicznej, ochrony środowiska, równości szans oraz równości płci i niedyskryminacji, informacji i promocji. 10

11 CEL, PRZEDMIOT ORAZ ELEMENTY WERYFIKACJI 2. Weryfikacja i zatwierdzenie każdego częściowego wniosku o płatność partnerów. 3. Prowadzenie korespondencji z partnerem projektu, w szczególności informowanie partnera projektu o wynikach weryfikacji częściowego wniosku o płatność, lub wynikach kontroli na miejscu. 4. Wprowadzanie do SL2014 wyników kontroli, w tym listy sprawdzającej z weryfikacji administracyjnej, jak również listy sprawdzającej oraz informacji pokontrolnej (protokołu z kontroli) z kontroli na miejscu. 5. Kontrola trwałości projektów. 11

12 SCHEMAT PROCESU KONTROLI Korespondencja w SL 2014 w trakcie weryfikacji kompleksowej - pismo 2 1) Częściowy wniosek o płatność (składany kwartalnie) zgodnie z - zatwierdzonym przez Wspólny Sekretariat harmonogramem finansowym (pierwszy okres raportowania: od dnia następującego po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie do WS do końca kwartału, w którym została podpisana umowa) w ciągu 10 dni kalendarzowych od zakończenia okresu raportowania 2) Dokumentacja przetargowa 1 Weryfikacja dokumentacji wydatków opcjonalnie: Wszystkie wydatki, kiedy wniosek obejmuje 7 lub mniej wydatków, Dobór 10 % próby wartości wydatków z Częściowego Wniosku o płatność (min. 5 wydatków), (w tym w każdym przypadku weryfikacja dokumentacji dotyczącej wszystkich wydatków przetargowych) Korespondencja w SL 2014 w trakcie weryfikacji formalnej - wiadomość Zatwierdzenie, Częściowego wniosku o płatność / korygowanie / zwrócenie do poprawy Zakończenie weryfikacji w ciągu 90 dni od otrzymania Wniosku wraz z dokumentami 12

13 PROCEDURA DOTYCZĄCA ZASTRZEŻEŃ DO WYNIKU KONTROLI [art. 25 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1146, z późn. zm.) - dalej ustawa wdrożeniowa]: W przypadku stwierdzenia nieprawidłowych wydatków Kontroler informuje Partnera projektu o możliwości złożenia zastrzeżeń w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania ww. informacji. Kontroler rozpatruje zastrzeżenia w terminie nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń. Jeżeli Kontroler uzna za konieczne przeprowadzenie dodatkowych czynności weryfikacyjnych lub wezwanie Partnera projektu do złożenia dodatkowych dokumentów wstrzymuje bieg terminu, o którym mowa powyżej. Po rozpatrzeniu zastrzeżeń Kontroler przekazuje Partnerowi projektu stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń lub uzasadnienie odmowy skorygowania ustaleń. Kontroler informuje również Partnera projektu o braku możliwości zgłoszenia dalszych zastrzeżeń od przedstawionego stanowiska. 13

14 RODZAJE DOKUMENTÓW WERYFIKACJA ADMINISTRACYJNA Częściowy wniosek o płatność Beneficjent Wiodący Partnerzy Projektu 14

15 RODZAJE DOKUMENTÓW Częściowy wniosek o płatność: dokumentacja dotycząca postępowań przetargowych, jeżeli dotyczy kopie dokumentów księgowych (faktury, rachunki, noty itp.) oznaczonych numerem projektu wraz z potwierdzeniami zapłaty (wyciągi potwierdzające zapłatę składek ZUS, zaliczki na podatek dochodowy do US i innych potrąceń z wynagrodzeń) - dla wydatków rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów UWAGA TYLKO KOPIE DOKUMENTÓW DOBRANYCH DO PRÓBY dokumentacja dotycząca przekazania i odbioru robót budowlanych oraz inne protokoły odbioru, umowy z wykonawcami, wyciągi bankowe, umowy o pracę, decyzja o oddelegowaniu do projektu, zlecenie, umowa o dzieło, zakresy obowiązków, karty czasu pracy, listy obecności uczestników szkolenia, konferencji, itp. - dla wydatków rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów w przypadku zastosowania stawki ryczałtowej, tj. uproszczonego rozliczania wydatków, beneficjent nie musi dokumentować wydatków, opisywać dokumentów księgowych itp. Wykazywane wydatki nie będą też przedmiotem późniejszych kontroli przeprowadzonych przez kontrolerów Dla wydatków poniżej ,00 zł wszystkie notatki potwierdzające dokonanie analizy rynku ponoszone zgodnie z regulaminem udzielania zamówień w jednostce, jeśli dotyczy (np. e, i inne dowody) w odniesieniu do wydatków wskazanej przez Kontrolera próby dokumentów. w przypadku płatników podatku VAT oświadczenie, że nie ma prawa do odliczenia podatku VAT w ramach swojej deklaracji podatkowej Udokumentowanie poniesienia wydatków powyżej zł zgodnie z zasadą konkurencyjności 15

16 RODZAJE DOKUMENTÓW Opis dokumentów księgowych Dokumenty księgowe powinny być tak opisane, aby z opisu jednoznacznie wynikał związek wydatku z projektem. Opis dokumentu powinien zostać sporządzony na oryginale dokumentu księgowego i zawierać co najmniej: - numer projektu - kwotę kwalifikowalną w ramach projektu 16

17 Opis dokumentów księgowych Zaleca się, aby numer projektu umieścić na pierwszej stronie dokumentu. Opis może również występować w formie pieczęci. W przypadku, gdy w trakcie weryfikacji dokumentów przez Kontrolera/inne upoważnione instytucje, zostaną ujawnione braki lub błędy w opisie dokumentu księgowego, wszelkie poprawki należy dokonywać na oryginale dokumentu księgowego. 17

18 Zamówienia udzielane w ramach projektów NARUSZENIE PRZEPISÓW USTAWOWYCH PZP/ ZASADY KONKURENCYJNOŚCI Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 22 lutego 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień Dokumenty służą ujednoliceniu i koordynacji sposobu postępowania w przypadku wykrycia naruszeń ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych oraz naruszeń wymogów określonych w umowach o dofinansowanie projektów. 18

19 Zamówienia udzielane w ramach projektów Sposób ustalania wartości zamówień realizowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej: Interpretacja Urzędu Zamówień Publicznych pn. Szacowanie wartości i udzielanie zamówień, w tym zamówień objętych projektem współfinasowanym ze środków Unii Europejskiej. 19

20 Zamówienia udzielane w ramach projektów Sposób ustalania wartości zamówień realizowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej: W przypadku zamówień realizowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, których zakres i wartość są możliwe do ustalenia na cały okres realizacji projektu, a przy tym mogą być udzielone w ramach jednego postępowania, oszacowania ich wartości dokonuje się z uwzględnieniem całego okresu realizacji projektu, natomiast w pozostałych przypadkach zamówienia udzielane w ramach projektu mogą być szacowane dla poszczególnych lat budżetowych. Przy szacowaniu wartości zamówień udzielanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, konieczne jest wyodrębnienie tych zamówień, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu, i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania. W odniesieniu do tych zamówień ich szacunkowa wartość winna być ustalona z uwzględnieniem wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych przewidywanych do wykonania w całym okresie realizacji projektu. Należy podkreślić, iż w takim przypadku nie może znaleźć zastosowania zasada sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości, gdyż podział takiego zamówienia na części i ustalenie ich wartości w perspektywie rocznej stanowić będzie naruszenie art. 32 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą PZP. 20

21 Zamówienia udzielane w ramach projektów Sposób ustalania wartości zamówień realizowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej: Ponadto, należy pamiętać o obowiązku zsumowania wartości zamówień udzielanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej wraz z innymi podobnymi przedmiotowo i funkcjonalnie zamówieniami udzielanymi przez zamawiającego poza projektem, tj. szacowanych w danym okresie. Do ustalania wartości zamówień realizowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej odpowiednie zastosowanie znajdować będzie także art. 34 ust. 1 ustawy PZP, przewidujący szczególne zasady ustalania wartości dostaw i usług powtarzających się okresowo. 21

22 Zamówienia udzielane w ramach projektów Beneficjent jest zobowiązany do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w ramach projektu w sposób zapewniający w szczególności zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców. [Zamówienie oznacza umowę odpłatną, zawartą zgodnie z warunkami wynikającymi z PZP, albo z umowy o dofinansowanie projektu pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane przewidziane w projekcie realizowanym w ramach Programu]. w odniesieniu do wszystkich zamówień udzielanych w ramach projektu, niezależnie od ich wartości, trybu wyłonienia wykonawcy jak i podmiotu udzielającego zamówienia, wymagane jest aby wydatki były ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny. Podmiot zobowiązany do stosowania przepisów PZP przeprowadza postępowanie zgodnie z jej przepisami. 22

23 Zamówienia udzielane w ramach projektów W przypadku wydatków o wartości poniżej PLN netto Beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie z regulacjami wewnętrznymi jednostki i jednocześnie w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny. Sposób weryfikacji przez Kontrolera: - weryfikacja adekwatności wartości zamówienia do cen rynkowych, - na podstawie złożonej przez Beneficjenta dokumentacji potwierdzającej dokonywanie wydatków w sposób oszczędny, w tym złożone oferty, - profesjonalny osąd Kontrolera. 23

24 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Kontroler przeprowadza badanie zachowania zasady konkurencyjności równolegle do weryfikacji administracyjnej lub kontroli na miejscu, w przypadku: Beneficjenta niebędącego zamawiającym w rozumieniu ustawy PZP Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej wartość 50 tys. PLN netto. Beneficjenta będącego zamawiającym w rozumieniu ustawy PZP Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej wartość 50 tys. PLN netto a niższej niż kwota określona w art. 4 pkt 8 ustawy PZP, tj EUR lub w przypadku zamówień sektorowych zamówienia o wartości równej lub przekraczającej wartość 50 tys. PLN netto a niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP. 24

25 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI W celu uniknięcia konfliktu interesów: w przypadku beneficjenta, który nie jest zamawiającym w rozumieniu PZP, zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo, osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert, nie mogą być powiązane osobowo lub kapitałowo z wykonawcami, którzy złożyli oferty. Powinny być to osoby bezstronne i obiektywne. 25

26 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI W przypadku beneficjenta, który jest zamawiającym w rozumieniu PZP, zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzone jest na zasadach i w trybach określonych w PZP. Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV). 26

27 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz opis sposobu oceny ich spełniania, o ile zostaną zawarte w zapytaniu ofertowym, określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Nie można formułować warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia. 27

28 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia są formułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, przy czym: a) każde kryterium oceny ofert musi odnosić się do danego przedmiotu zamówienia, b) każde kryterium (i opis jego stosowania) musi być sformułowane jednoznacznie i precyzyjnie, tak żeby każdy poprawnie poinformowany oferent, który dołoży należytej staranności, mógł interpretować je w jednakowy sposób, c) wagi (znaczenie) poszczególnych kryteriów powinny być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty, 28

29 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI d) kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. Zakaz ten nie dotyczy zamówień na usługi społeczne i innych szczególnych usług oraz zamówień o charakterze niepriorytetowym w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, e) kryteria te powinny, co do zasady, określać poza wymaganiami dotyczącymi ceny również inne wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia, takie jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia oraz koszty eksploatacji. 29

30 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI W celu spełnienia zasady konkurencyjności należy upublicznić zapytanie ofertowe zgodnie z zasadami Programu oraz wybrać najkorzystniejszą spośród ofert złożonych przez wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny. Zapytanie ofertowe zawiera co najmniej: opis przedmiotu zamówienia, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy lub równoważny (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji), warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe, kryteria oceny oferty, 30

31 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty, termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty wynosi w przypadku dostaw i usług nie mniej niż 7 dni, a w przypadku robót budowlanych nie mniej niż 14 dni od dnia następującego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej euro w przypadku zamówień na roboty budowlane, euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi, termin wynosi nie mniej niż 30 dni od dnia następującego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego. Termin kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy, 31

32 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI termin realizacji umowy, informację na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych, określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy, informację o możliwości składania ofert częściowych, o ile zamawiający taką możliwość przewiduje, informację o planowanych zamówieniach uzupełniających, ich zakres oraz warunki, na jakich zostaną udzielone, o ile zamawiający przewiduje udzielenie tego typu zamówień. 32

33 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Upublicznienie zapytania ofertowego Upublicznienie zapytania ofertowego oznacza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia w ramach projektu. Upublicznienie zapytania ofertowego polega na jego umieszczeniu w bazie konkurencyjności, a w przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonego odpowiednim komunikatem ministra właściwego do spraw rozwoju wysłaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz upublicznieniu tego zapytania co najmniej na stronie internetowej beneficjenta, o ile posiada taką stronę lub innej stronie internetowej, przeznaczonej do umieszczania na niej zapytań ofertowych. 33

34 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Umowę z wykonawcą i protokół postępowania o udzielenie zamówienia należy sporządzić w formie pisemnej. Informację o wyniku postępowania upublicznia się w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. W przypadku upublicznienia polegającego na wysłaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, informację o wyniku postępowania przesyła się do wykonawców, którzy złożyli oferty. Informacja o wyniku postępowania powinna zawierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy. 34

35 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że: a) zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w zapytaniu ofertowym lub dokumentach zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany, o ile nie prowadzą one do zmiany charakteru umowy, b) zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego, zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego, wartość każdej kolejnej zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 35

36 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI c) zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 36

37 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI d) wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca: na podstawie postanowień umownych, w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców, 37

38 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI e) zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy a łączna wartość zmian jest mniejsza niż euro w przypadku zamówień na roboty budowlane lub euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi, i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zamówień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. 38

39 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert przewidzianym w zapytaniu ofertowym. W takim przypadku należy w opublikowanym zapytaniu ofertowym uwzględnić informację o zmianie. Informacja ta powinna zawierać co najmniej: datę upublicznienia zmienianego zapytania ofertowego a także opis dokonanych zmian. Beneficjent przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian. 39

40 WYDATKI PONOSZONE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Podręcznik Programu Współpracy INTERREG Polska Saksonia , pkt VIII Szczególne warunki realizacji zamówień publicznych przez podmioty zobowiązane do stosowania zasady konkurencyjności W przypadku naruszenia przez Beneficjenta warunków i procedur postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określonych w ww. dokumencie, uznaje się całość lub część wydatków związanych z tym zamówieniem publicznym za niekwalifikowalne, zgodnie z rozporządzeniem ministra właściwego do spraw rozwoju, wydanym na podstawie art. 24 ust. 13 ustawy wdrożeniowej [Rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień z dnia 29 stycznia 2016 r.] 40

41 OCENA EX-ANTE POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH REALIZOWANYCH NA PODSTAWIE USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH zwrócenie się do Kontrolera z wnioskiem o przeprowadzenie oceny ex-ante projektów dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, m.in. tekstu ogłoszenia o rozpoczęciu postępowania lub zaproszenia do rozpoczęcia postępowania, propozycji SIWZ, propozycji negocjacji lub propozycji umowy zamówienia publicznego, ocena ex-ante pełni funkcję prewencyjną i doradczą oraz ma pomóc Beneficjentowi ustrzec się przed negatywnymi skutkami ewentualnych naruszeń przepisów krajowych dotyczących udzielania zamówień publicznych, szczegółowych wymagań określonych w dokumentach programowych lub zasad unijnych i krajowych. 41

42 OCENA EX-ANTE POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH REALIZOWANYCH NA PODSTAWIE USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Ocena ex-ante jest przeprowadzana przez Kontrolera w terminie 15 dni roboczych w przypadku spełnienia łącznie następujących przesłanek: Partner złożył wniosek o przeprowadzenie oceny ex-ante, postępowanie nie zostało jeszcze wszczęte przez Partnera, umowa o dofinansowanie projektu została podpisana. 42

43 OCENA EX-ANTE POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH REALIZOWANYCH NA PODSTAWIE USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Kontroler weryfikuje dokumentację jednokrotnie, dokumentacja poprawiona przez partnera w wyniku zgłoszenia zastrzeżeń po przeprowadzonej ocenie ex-ante nie jest powtórnie weryfikowana przez kontrolera na etapie oceny ex-ante. Przekazanie zastrzeżeń lub brak zastrzeżeń Kontrolera po przeprowadzonej ocenie ex-ante nie wyklucza zidentyfikowania przez Kontrolera nieprawidłowości w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na etapie kontroli wydatków i kontroli ex-post zamówienia publicznego. 43

44 KONTROLA EX-POST ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Kontroler nie weryfikuje dokumentacji przetargowej, w przypadku gdy: nie zostały spełnione łącznie przesłanki warunkujące przeprowadzenie kontroli ex-post: podpisana umowa o dofinansowanie, zobowiązanie podmiotowe i przedmiotowe Beneficjenta do zastosowania ustawy PZP, W sytuacji, gdy pomimo wyłączenia podmiotowego lub przedmiotowego ze stosowania ustawy PZP Beneficjent przeprowadził procedurę wyłonienia wykonawcy w oparciu o przepisy ustawy PZP Kontroler nie dokonuje kontroli ex-post, zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego po przeprowadzonym postępowaniu; 44

45 KONTROLA EX-POST ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH w odniesieniu do zamówień publicznych częściowo rozliczanych w projekcie np. postępowanie na materiały biurowe, w przypadku gdy suma wydatków rozliczanych w ramach projektu jest równa lub niższa niż PLN brutto. Wówczas do Kontrolera należy przekazać wykaz przedmiotowych postępowań wraz z informacją, których wydatków w ramach Zestawienia dotyczą. Ponadto, gdy suma danego rodzaju wydatków rozliczanych w ramach projektu ulegnie zmianie, przekraczając kwotę PLN brutto, Beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Kontrolera o zaistniałym fakcie oraz przekazania w systemie MS2014 kompletnej dokumentacji dotyczącej zastosowanej procedury udzielenia zamówienia publicznego do kontroli ex-post. 45

46 KONTROLA EX-POST ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Przygotowanie dokumentacji przetargowej do kontroli - ogłoszenie o zamówieniu - ewentualne zmiany ogłoszenia, w wersji opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej/ BZP + strona internetowa oraz potwierdzenie publikacji ogłoszenia w siedzibie zamawiającego. np. informacja o dacie zamieszczenia na rewersie wywieszanego ogłoszenia + podpis - dowód dotyczący oszacowania wartości zamówienia zgodny z ustawą PZP - dokument w sprawie powołania komisji przetargowej (jeżeli dotyczy, + ewentualne upoważnienie do wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego) - ewentualne pytania i odpowiedzi na pytania do SIWZ (korespondencja z wykonawcami, zamieszczane na stronie internetowej odpowiedzi do SIWZ), - dokumenty potwierdzające wezwanie wykonawcy do uzupełnienia oferty, - protokół z postępowania wraz z załącznikami, - awersu kopert, w których wpłynęły oferty z datą ich wpływu lub rejestr ofert, 46

47 KONTROLA EX-POST ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Przygotowanie dokumentacji przetargowej do kontroli - odwołania/informacja od Wykonawcy skierowana do Zamawiającego o niezgodnej z przepisami ustawy czynności podjętej przez niego lub zaniechaniu czynności do której jest on zobowiązany na podstawie ustawy (wszystkie odwołania, wszystkie wyroki w danej sprawie tj. wyroki Krajowej Izby Odwoławczej, właściwego sądu wraz z potwierdzeniem wpływu ww. dokumentów np. koperty, dowody wpływu), - wybrana oferta (+ oferta odrzucona, jeśli była najkorzystniejsza cenowo), - informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty (pismo do wykonawcy + publikacja na stronie internetowej, tablica - po nowelizacji brak obowiązku zamieszczania na tablicy ogłoszeń)), - ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (wersja opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej / BZP) - zawarta umowa (+ewentualne aneksy) 47

48 Dziękujemy za uwagę! Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu Wrocław, r.