Funkcje komitetu audytu w statucie oraz aktach wewnętrznych spółki publicznej

Transkrypt

1 Funkcje komitetu audytu w statucie oraz aktach wewnętrznych spółki publicznej Celem niniejszego artykułu jest pokazanie wpływu wchodzących w życie nowych regulacji dotyczących komitetu audytu na formułowanie postanowień statutu i aktów wewnętrznych spółki publicznej regulaminu rady nadzorczej i/lub regulaminu komitetu audytu. Wskazówki te mogą pomóc praktykom w sporządzaniu tych dokumentów. Kwestia tworzenia komitetu audytu w ramach rad nadzorczych spółek publicznych była do niedawna obecna przede wszystkim w zasadach ładu korporacyjnego. Zasady te, nie mając charakteru prawa bezwzględnie wiążącego, mogły jedynie zalecać powołanie komitetu audytu. W rezultacie, w pierwszym okresie obowiązywania Dobrych praktyk spółek notowanych na GPW, zdecydowana większość spółek notowanych na rynku giełdowym, nie uczyniła zadość temu zaleceniu i nie powołała stosownych komitetów. 1 Ten stan rzeczy zmienia się w momencie wejścia w życie obowiązku powołania komitetu audytu, który został przewidziany w art. 117 ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie 2. Komitet audytu w świetle dobrych praktyk Problem ustanawiania komitetów audytu stał się przedmiotem zainteresowania spółek publicznych wraz z wejściem w życie dokumentu Dobre praktyki w spółkach publicznych Od 1 stycznia 2008 roku obowiązuje zaś nowy zbiór zasad Dobre praktyki spółek notowanych na GPW 4, w którym również pojawiła się kwestia tworzenia komitetów audytu. Zgodnie z zasadą 7 cz. III aktualnego zbioru zasad, w ramach rady nadzorczej powinien funkcjonować co najmniej komitet audytu. W skład tego komitetu powinien wchodzić co najmniej jeden członek niezależny od spółki i podmiotów pozostających w istotnym powiązaniu ze spółką, posiadający kompetencje w dziedzinie rachunkowości i finansów. W spółkach, w których rada nadzorcza składa się z minimalnej wymaganej przez prawo liczby członków, zadania komitetu mogą być wykonywane przez radę nadzorczą. Kolejny punkt dokumentu dobrych praktyk stanowi zaś, że w zakresie zadań i funkcjonowania komitetów działających w radzie nadzorczej powinien być stosowany Załącznik I do Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 roku dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych ( ) 5. W ten sposób dokument dobrych praktyk szeroko odwołuje się do propozycji w sprawie struktury komitetowej organów nadzorczych w spółkach akcyjnych, które postulowane były przez Komisję Europejską już w 2003 roku. 6 Przy czym zalecenie nie odnosi się jedynie do kwestii związanych z komitetem audytu, ale obejmuje swoim zakresem całokształt problematyki związanej z funkcjonowaniem w obrębie rady wyspecjalizowanych komitetów. Sama treść zalecenia odnosi się do wszystkich rodzajów komitetów rady, zawierając ogólne postanowienia dotyczące wzajemnych relacji komitetu i rady, organizacji komitetów, a także roli komitetów przy wykonywaniu zadań rady. Podobną część ogólną, odnoszącą się do wszystkich rodzajów komitetów, zawiera Załącznik nr I do Zalecenia. Obok niej jednak zawiera on poszczególne części odnoszące się szczegółowo do trzech najczęściej występujących rodzajów komitetów: nominacji, wynagrodzeń, rewizji (audytu). 1 Kuchenbeker J,Komitet audytu zbędnym balastem? Przegląd Corporate Governance nr 2 (14) 2008 s Ustawa z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. nr 77 poz. 649) 3 Dobre praktyki w spółkach publicznych 2005, Komitet Dobrych Praktyk, Giełda Papierów Wartościowych w Warszawie, Warszawa, październik 2004 r. 4 Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW, Załącznik do Uchwały Rady Nadzorczej GPW nr 12/1170/2007 z dnia 4 lipca 2007 r. 5 Zalecenie 2005/162/WE Komisji z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczące roli dyrektorów niewykonawczych lub będących członkami rady nadzorczej spółek giełdowych i komisji rady (nadzorczej) (Dz. U. UE L 52/51 z r.) 6 więcej o genezie zaleceń w zakresie komitetu audytu w: Communication from the Commission to the Council and the European Parliament - Modernising Company Law and Enhancing Corporate Governance in the European Union - A Plan to Move Forward, pkt (KOM 2003,284), a także K. Oplustil, P. Wiórek Aktualne tendencje w europejskim prawie spółek, PPH 5/2004, s. 6.

2 Odwołanie zawarte w zasadzie 8 cz. III dokumentu dobrych praktyk nakazuje stosowanie jedynie Załącznika Nr 1 do Zalecenia, przy czym jego brzmienie sugeruje, że stosowanie Załącznika dotyczy tylko zakresu odnoszącego się do zadań i funkcjonowania komitetów. Trudno uznać, aby ograniczenie stosowania Zalecenia wyłącznie do Załącznika nr I miało głębsze uzasadnienie. Treść samego Zalecenia nie zawiera bowiem żadnych wskazań, których inkorporowanie do dokumentu dobrych praktyk powodowałoby ich wewnętrzną niespójność czy sprzeczność z krajowym porządkiem prawnym. Wręcz przeciwnie - ogólne postulaty zawarte w Zaleceniu zasadniczo odpowiadają roli, jaką można przypisać komitetom na gruncie przepisów KSH dotyczących rady nadzorczej. Ponadto Zalecenie wyraźnie stwierdza, że funkcje i cechy charakterystyczne nadane komitetom powinny należycie uwzględniać prawa i obowiązki właściwych organów spółki przewidzianych prawem krajowym (pkt Zalecenia), a w szczególności, że powierzenie komitetom określonych zadań nie powoduje wyłączenia kompetencji walnego zgromadzenia czy samej rady nadzorczej (tire 10 ). Z dokumentu dobrych praktyk nie wynika wprost obowiązek stosowania do komitetów Zalecenia jako całości. Dlatego też sformułowanie wniosku, że w zamiarze twórców dobrych praktyk leżało dopuszczenie szerokiej możliwości funkcjonowania komitetów na zasadach innych niż ogólne wskazania wyrażone w Zaleceniu- uznać należy za zbyt daleko idące i przez to nieuprawnione. Zalecenie bowiem wyznacza pewne fundamentalne zasady i jednocześnie wskazuje aksjologiczne uzasadnienie tworzenia i funkcjonowania komitetów - zbieżne z celami, jakie przyświecają zasadom ładu korporacyjnego. Rozważając wpływ dokumentu dobrych praktyk oraz Zalecenia na treść Statutu i innych dokumentów korporacyjnych spółki, należy przede wszystkim określić charakter prawny obu tych regulacji. Dobre praktyki są zbiorem zasad i rekomendacji uchwalonym przez Radę Giełdy na podstawie 29 Regulaminu Giełdy. Regulamin Giełdy wyraża wprawdzie nakaz stosowania dobrych praktyk, niemniej stanowi jednocześnie, że nie są one przepisami obowiązującymi na giełdzie w rozumieniu regulaminu giełdy. Dopuszczalne jest zatem niestosowanie określonych zasad ładu korporacyjnego, przy czym regulamin nakłada wówczas obowiązek opublikowania stosownego raportu, informującego o tym jaka zasada nie jest stosowana lub nie została zastosowana, jakie były okoliczności i przyczyny nie zastosowania zasady oraz w jaki sposób emitent zamierza usunąć ewentualne skutki nie zastosowania danej zasady lub jakie kroki zamierza podjąć, by zmniejszyć ryzyko nie zastosowania zasad ładu korporacyjnego w przyszłości (mechanizm comply or explain). Dobre praktyki są zatem, zgodnie z regulaminem giełdy, wiążące dla emitentów, niemniej sankcja za ich niestosowanie ogranicza się jedynie do stosownego obowiązku informacyjnego i oczywistych, pozaprawnych, negatywnych skutków w sferze relacji inwestorskich i budowania zaufania inwestorów do spółki. Zalecenie ma w pewnym sensie charakter podobny do dokumentu dobrych praktyk, oba zbiory zawierają bowiem ogólne zasady, rekomendacje i zalecenia, których niestosowanie nie pociąga jednak za sobą poważnych skutków prawnych. Zgodnie z brzmieniem art. 249 TWE zalecenie pozbawione jest prawnie wiążącego charakteru. Niemniej, zgodnie ze stanowiskiem ETS, zalecenia Komisji winny mieć kluczowe znaczenie dla interpretacji przepisów aktów prawnych, w tym również prawa krajowego. 7 Treść Zalecenia winna być zatem brana pod uwagę przy sporządzaniu regulacji dotyczących komitetów audytu co najmniej z dwóch powodów: powinna być, co do zasady, stosowana przez Emitentów deklarujących przestrzeganie dobrych praktyk- co wynika z odesłania zawartego w zasadzie 8 cz. III; po drugie zaś będzie miało istotne znaczenie przy interpretacji bezwzględnie wiążących przepisów prawa, w tym ustawy z dnia 7 maja 2009 roku. Dyrektywa 2006/43/WE oraz jej implementacja do niedawna kwestie tworzenia i zasad funkcjonowania komitetów audytu były obecne w polskim porządku prawnym poprzez zasady ładu korporacyjnego- umocowane w stosownym postanowieniu 7 W wyroku z dnia 13 grudnia roku (C-322/88) ETS stwierdził, że: nie można przyjąć, że zalecenia nie mają w ogóle żadnego znaczenia prawnego, sądy krajowe są zobowiązane brać je pod uwagę przy rozstrzyganiu sporów im przedstawionych, w szczególności w sytuacji, gdy zalecenie może posłużyć wyjaśnieniu przepisów krajowych, które zostały przyjęte dla jego realizacji, a także gdy ma ono na celu uzupełnienie wiążących przepisów wspólnotowych.

3 regulaminu GPW. Od 2005 roku w Komisji Europejskiej intensyfikowano jednak prace nad nową regulacją, mającą zastąpić dotychczasową dyrektywę 84/253/WE, a przewidującą nałożenie na spółki giełdowe obowiązku utworzenia komitetu audytu. W nowej dyrektywie Parlamentu i Rady z dnia 17 maja 2006 r. 8, w art. 41 przewidziano wprowadzenie obowiązku utworzenia komitetu audytu w tzw. jednostkach zainteresowania publicznego. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt. 13 dyrektywy do jednostek tych zalicza się przede wszystkim podmioty, których zbywalne papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym. Ze względu na istotne znaczenie owych jednostek dla gospodarki krajowej, wprowadza się system, którego celem jest zapewnienie wysokiej jakości badania i przeglądów sprawozdań finansowych oraz zwiększenie nadzoru nad tym procesem wewnątrz jednostek. Wprowadzenie dla emitentów obowiązku tworzenia komitetów audytu ma swoje gospodarcze i społeczne uzasadnienie: zwiększa on bezpieczeństwo obrotu oraz poprawia rzetelność i prawidłowość sprawozdań finansowych, których jakość wpływa na przyszłą ocenę spółki przez inwestorów. Dyrektywa 2006/43/WE została implementowana do polskiego porządku prawnego ustawą z dnia 7 maja 2009 roku o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. 2009, Nr 77, poz. 649). Przepisy dotyczące zasad działania i tworzenia komitetów są zawarte w Rozdziale 8 ustawy, pt. Czynności rewizji finansowej w jednostkach zainteresowania publicznego. W art. 117 zawarto zaś termin, w którym obowiązek powołania komitetu audytu powinien być wykonany, oznaczając go na 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, tj. do dnia 6 grudnia 2009 roku. Implementacja postanowień ustawy do aktów wewnętrznych spółki Przepis zawarty w rozdziale 8 ustawy z dnia 7 maja 2009 roku nakłada na emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym obowiązek powołania komitetu audytu - gdy komitet ten dotychczas powołany nie został. Ponieważ Kodeks spółek handlowych nie zawiera nawet szczątkowej regulacji dotyczącej ustanawiania i funkcjonowania komitetów w ramach rady, dlatego ze wszech miar wskazane jest, aby odpowiednie postanowienia zawrzeć w aktach wewnętrznych spółki, przy czym rozważyć należy w szczególności, które z postanowień powinny się znaleźć w statucie, regulaminie rady bądź też w regulaminie tworzonego komitetu. Statut, jako podstawowy akt określający ustrój spółki, powinien być modyfikowany jak najrzadziej. Stąd rekomendować należy, aby w statucie znalazły się jedynie te postanowienia dotyczące komitetu audytu, których zamieszczenie w tym akcie wydaje się pożądane z uwagi na ich doniosłość. Oczywiście postanowienia te nie należą do tzw. koniecznej materii statutowej, niemniej obowiązująca ustawa skłania do rozważenia zamieszczenia w statucie co najmniej jednego postanowienia. Chodzi o wyłączenie zawarte w art. 86. ust. 3, które stanowi, że w jednostkach zainteresowania publicznego, w których rada nadzorcza składa się z nie więcej niż pięciu członków, zadania komitetu audytu mogą zostać powierzone radzie nadzorczej. Należy zaznaczyć, że postanowienie to w pełni koresponduje z pkt Zalecenia, który stanowi, że w spółkach, gdzie rada nadzorcza jest mała - funkcje przydzielone komitetom mogą być zasadniczo wykonywane przez całą radę. Tego rodzaju powierzenie wykonywania obowiązków radzie in gremio nie może, w naszej ocenie zostać dokonane mocą decyzji samej rady. Wymagana będzie tu stosowna uchwała walnego zgromadzenia, bądź wprowadzenie do statutu odpowiedniego punktu, który głosi, że w przypadku rady nadzorczej liczącej nie więcej niż pięciu członków- na mocy statutupowołanie komitetu audytu nie jest konieczne, a jego zadania wykonywać będzie w takim przypadku rada. To postanowienie umożliwi spółce permanentne korzystanie z wyłączenia obowiązku powołania komitetu audytu, w przypadku rady nadzorczej o liczbie członków nie przekraczającej pięciu (de facto liczącej dokładnie pięciu członków). W statucie powinno się jeszcze zasadniczo znaleźć postanowienie umocowujące regulamin rady jako akt wewnętrzny spółki. Z mocy Kodeksu spółek handlowych, regulamin rady, określający jej organizację i sposób wykonywania czynności, jest uchwalany przez walne zgromadzenie. Niemniej 8 Dyrektywa 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 roku w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, zmieniająca dyrektywy Rady 78/660/EWG i 83/349/EWG oraz uchylająca dyrektywę Rady 84/253/EWG (Dz. U. UE L 157/87 z )

4 potrzeba nawet drobnych nawet drobnych zmian w regulaminie rady oznacza konieczność zwołania walnego zgromadzenia. Dlatego logiczne wydaje się zalecenie, by statut zawierał umocowanie dla samej rady nadzorczej do uchwalenia własnego regulaminu. Ma to jeszcze ten skutek, że w takim przypadku nie powstaje problem prawnego charakteru regulaminu samego komitetu (o ile rada zdecydowałaby się na jego uchwalenie). Zdarza się bowiem, że statut spółki nie przewiduje uchwalania regulaminu rady przez nią samą (czyni to zatem walne zgromadzenie), ani też nie przewiduje odrębnego trybu uchwalania regulaminu komitetu, a w praktyce regulaminy komitetów są uchwalane przez radę. Takie postępowanie winno być uznane za sprzeczne z Kodeksem spółek handlowych, który wyraźnie zastrzega, że w braku odpowiedniego postanowienia statutu, organizacja rady i jej funkcjonowanie powinny być uregulowane w regulaminie rady uchwalanym przez walne zgromadzenie. Kwestia powołania komitetu rady, jego składu, kompetencji, sposobu funkcjonowania, etc. wchodzi także w zakres organizacji i funkcjonowania rady, a zatem zastrzeżone jest dla regulaminu rady i zasadniczo należy do kompetencji walnego zgromadzenia. Odpowiednie postanowienie statutu powinno zatem upoważniać radę do uchwalenia co najmniej jej własnego regulaminu, a sytuacją idealną byłoby stwierdzenie, że rada upoważniona jest także do uchwalenia odrębnych regulaminów komitetów, jeżeli takie regulaminy są przewidziane. Jeśli statut zawiera odpowiednie umocowanie dla rady nadzorczej do uchwalenia własnego regulaminu, wówczas zasadniczo winno się zalecać zamieszczenie postanowień dotyczących komitetu audytu w tym właśnie regulaminie. Zwłaszcza w przypadku spółek prowadzących działalność na mniejszą skalę, nieposiadających, bądź posiadających stosunkowo niedużą grupę kapitałowągdzie czynności nadzorcze i kontrolne rady w zakresie rachunkowości i finansów spółki nie muszą być szczególnie rozbudowane - nie jest niezbędne tworzenie odrębnej regulacji dotyczącej funkcjonowania komitetu audytu. Od decyzji rady zależeć będzie wszakże, czy widzi ona konieczność uchwalania regulaminu komitetu w postaci odrębnego dokumentu. Oczywiście w przypadku, gdy zakłada się, że regulacje dotyczące komitetu będą z uwagi na wielość zadań i procedur bardzo szczegółowe (np. w przypadku dużych spółek bądź grup kapitałowych, czy też spółek zajmujących się działalnością finansową, banków, towarzystw ubezpieczeniowych), wówczas wyodrębnienie ich w regulaminie komitetu wydaje się rozwiązaniem praktycznym, niemniej nie jest konieczne z prawnego punktu widzenia. W zależności od tego, czy rada nadzorcza zdecyduje się na zamieszczenie postanowień dotyczących komitetu audytu w regulaminie rady, czy też regulaminie komitetu przedmiotem tej regulacji powinny być, w naszej ocenie, następujące zagadnienia: sposób tworzenia i rozwiązania komitetu; skład osobowy komitetu i wskazanie kryteriów niezależności; zakres uprawnień komitetu; sposób wykonywania czynności przez komitet; sprawozdawczość komitetu. Sposób tworzenia i rozwiązania komitetu Jeśli, tak jak to rekomendowano powyżej, kwestie związane z organizacją i funkcjonowaniem rady nadzorczej zostały zastrzeżone w statucie do jej właściwości, wówczas utworzenie komitetu leży w kompetencjach rady. Rada podejmuje decyzje w drodze uchwały, toteż samo powołanie komitetów winno nastąpić w wyniku podjęcia stosownej uchwały przez radę. Wydaje się przy tym pożądane, aby w uchwale tej rada określiła w szczególności liczbę członków komitetu oraz dookreśliła zakres spraw i zadania komitetu- jeśli zakres ów będzie odbiegał od ogólnych postanowień regulaminów. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w tej samej uchwale rada dokonywała jednocześnie powołania członków komitetu. Regulaminy mogą przewidywać szczególny tryb dla podjęcia powyższej uchwały, choć nie jest to oczywiście wymagane prawem. Warto także określić moment, w którym komitet ulega rozwiązaniu. Będzie to mieć miejsce z pewnością w sytuacji, gdy rada nadzorcza podejmie stosowną uchwalę o rozwiązaniu komitetu. Pożądane jest także wyraźne określenie skutków innych zdarzeń, których wystąpienie nie musi koniecznie oznaczać rozwiązania komitetu- np. skutek zmniejszenia się liczby członków komitetu

5 poniżej określonego minimum lub też utraty przez jedynego niezależnego członka komitetu cech niezależności bądź odpowiednich kwalifikacji zawodowych. Skład osobowy komitetu i kryteria niezależności Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, członkowie komitetu powinni zostać powołani przez radę nadzorczą spośród osób zasiadających w radzie. Komitet audytu funkcjonuje zatem w ramach rady nadzorczej, spełniając funkcję pomocniczą w stosunku do rady i nadzorując jedynie wycinek działalności spółki. Wypełnia w tym zakresie zadania rady przydzielone na podstawie ustawy bądź statutu. Zgodnie z art. 86 ust. 4, w skład komitetu audytu wchodzi co najmniej trzech członków. Nie znajduje tutaj zatem zastosowania postanowienie Załącznika Nr I, zgodnie z którym w spółkach mających małą radę (nadzorczą) może, na zasadzie wyjątku, składać się ona tylko z dwóch członków. W skład komitetu powinno więc wchodzić minimum trzech członków rady. Spośród członków komitetu audytu co najmniej jeden członek powinien spełniać warunki niezależności i posiadać kwalifikacje w dziedzinie rachunkowości lub rewizji finansowej. Zgodnie z definicją ustawową (art. 2 pkt. 2 ustawy), do czynności rewizji finansowej należą badania, przeglądy sprawozdań finansowych lub inne usługi poświadczające, o których mowa w przepisach odrębnych bądź standardach rewizji finansowej. Obok kryterium posiadania szczególnych kwalifikacji, ten sam członek komitetu powinien spełniać również ustawowe warunki niezależności (art. 86 ust. 5 ustawy). Zgodnie z odesłaniem, na podstawie art. 56 ust. 3 pkt. 1, 3 oraz 5 - niezależność członka komitetu audytu należy oceniać na podstawie trzech kryteriów: niezależność członka będzie zachowana, jeżeli nie będzie on posiadał udziałów, akcji lub innych tytułów własności w spółce, w której wykonuje funkcje członka komitetu audytu, lub w jednostce powiązanej z tą spółką. członek niezależny nie powinien też w ciągu ostatnich trzech lat uczestniczyć w prowadzeniu ksiąg rachunkowych lub sporządzaniu sprawozdania finansowego w spółce. trzecim kryterium niezależności jest brak powiązań rodzinnych pomiędzy niezależnym członkiem komitetu spółki a osobami zasiadającymi w organach nadzorujących, zarządzających lub administrujących tej jednostki. Niezależność nie jest zachowana jeżeli członek komitetu audytu jest małżonkiem, krewnym, lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą będącą członkiem jednego z trzech wyżej wymienionych organów spółki. Spółka może na podstawie art. 86 ust. 6 zd. 2 ustawy, określić w statucie pozostałe kryteria niezależności członków komitetu audytu. Wskazane przez ustawę kryteria niezależności nie są jednak jedynymi, jakie obowiązują niezależnego członka komitetu audytu. Zgodnie bowiem z zasadą 6 i 7 cz. III dobrych praktyk niezależny członek komitetu audytu powinien dodatkowo spełniać kryteria określone w Załączniku II do Zalecenia, a zatem: a) nie może dyrektorem wykonawczym lub zarządzającym Emitenta obecnie i w ciągu ostatnich pięciu lat, b) nie może być pracownikiem Emitenta (obecnie i w ciągu ostatnich trzech lat), jak również podmiotu zależnego lub podmiotu stowarzyszonego z Emitentem, c) nie może otrzymywać (także w przeszłości) dodatkowego wynagrodzenia, w znaczącej wysokości, od spółki lub spółki stowarzyszonej, oprócz wynagrodzenia otrzymywanego jako członek rady nadzorczej, d) nie może być akcjonariuszem Emitenta, e) nie może reprezentować w żaden sposób akcjonariusza posiadającego pakiet kontrolny (bez uszczerbku dla kryterium wskazanego w lit. l poniżej), tzn. akcjonariusza, który: a. posiada większość głosów na zgromadzeniu Emitenta, lub b. ma prawo do powoływania lub odwoływania większości członków organów Emitenta, a jednocześnie jest akcjonariuszem lub udziałowcem tej jednostki; lub c. ma prawo do wywierania dominującego wpływu na Emitenta, na mocy umowy zawartej z Emitentem, postanowień jego, lub d. jest akcjonariuszem Emitenta oraz: większość członków organów Emitenta, którzy sprawowali funkcję w ciągu roku budżetowego, w ciągu poprzedniego roku budżetowego oraz do czasu sporządzenia

6 skonsolidowanych sprawozdań finansowych, została powołana wyłącznie w wyniku wykonywania jego praw głosu; lub zgodnie z umową z innymi akcjonariuszami Emitenta, sprawuje samodzielną kontrolę nad większością praw głosu na zgromadzeniu. f) nie może otrzymywać (obecnie, ani w ciągu ostatniego roku) znaczących stosunków handlowych z Emitentem lub spółką z nim stowarzyszoną, bezpośrednio lub w charakterze wspólnika, akcjonariusza, dyrektora lub pracownika wysokiego szczebla organu utrzymującego takie stosunki. Stosunki handlowe obejmują sytuację bycia znaczącym dostawcą towarów lub usług (w tym usług finansowych, prawnych, doradczych lub konsultingowych), znaczącym klientem i organizacją, która otrzymuje znacznej wysokości wkłady od Emitenta lub jego grupy. g) nie może być (obecnie lub w ciągu ostatnich trzech lat) wspólnikiem lub pracownikiem obecnego lub byłego rewidenta zewnętrznego Emitenta lub spółki z Emitentem stowarzyszonej. h) nie może być członkiem Zarządu w innej spółce, w której członek Zarządu Emitenta jest członkiem rady nadzorczej. i) nie może posiadać innych (niż wymienione w pkt. h) znaczących powiązań z członkami Zarządu Emitenta przez udział w innych spółkach lub organach. j) być członkiem Rady Emitenta dłużej niż przez trzy kadencje. k) być członkiem bliskiej rodziny członka Zarządu lub osób w sytuacjach opisanych w pkt. od a) do j). Ponadto, niezależnie od postanowień Załącznika nr II do Zalecenia, osoba będąca pracownikiem spółki, podmiotu zależnego lub podmiotu stowarzyszonego nie może być uznana za spełniającą kryteria niezależności, o których mowa w tym Załączniku. Dobre praktyki nakazują ponadto rozumieć za powiązanie z akcjonariuszem wykluczające przymiot niezależności rzeczywiste i istotne powiązanie z akcjonariuszem mającym prawo do wykonywania 5 % i więcej ogólnej liczby głosów na walnym zgromadzeniu emitenta. Przeglądając katalog wyżej wskazanych kryteriów łatwo zauważyć, że brakuje tu pewnego ujednolicenia, gdyż ustawa wprowadza własny zbiór kryteriów, zaś dobre praktyki posługują się zbiorem zaczerpniętym z Zalecenia. Przy czym zakresy niektórych z obu rodzajów kryteriów często się pokrywają. Stąd godne polecenia jest ujednolicenie w regulacjach spółki obu zbiorów kryteriów i stworzenie jednego katalogu. Zakres uprawnień komitetu Przy określaniu zakresu uprawnień komitetu trzeba pamiętać, że zgodnie z polskim prawem, jedynie rada nadzorcza jako całość ma wyłączne, ustawowe kompetencje decyzyjne. Komitet nie może zatem zastępować rady, zaś jego funkcja ogranicza się do działalności doradczej, wspierającej działalność rady. Zadaniem komitetu powinno być więc przede wszystkim opracowywanie wniosków i argumentacji użytecznych dla rady przy podejmowaniu przez nią decyzji. Zalecenie Komisji w sposób wyraźny stwierdza, że głównym celem komitetu powinno być usprawnienie prac rady - poprzez zapewnienie, by decyzje były podejmowane po należytym rozpatrzeniu sprawy. Komitet nie jest więc tworzony w celu wyłączenia rozważanych spraw z kompetencji całej rady, która zachowuje pełną odpowiedzialność za decyzje leżącej w jej kompetencjach. Przy czym nie wyklucza to możliwości delegowania przez radę części swoich uprawnień (oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo) na poszczególnych członków rady. Takie rozwiązanie jest możliwe dzięki regulacji art. 390 Kodeksu spółek handlowych, na podstawie którego rada może niektórymi bądź też wszystkim członkom komitetu powierzyć wykonanie określonych zadań nadzorczych należących do rady. Taką możliwość powinien przewidywać także regulamin rady bądź komitetu. Jeśli chodzi o zakres kompetencji komitetu, to ustawa nie określa ich w sposób szczegółowy. Przedstawia jedynie przykładowe wyliczenie najistotniejszych obszarów, które powinny należeć do kompetencji wyodrębnionego komitetu. Zgodnie z art. 86 ust. 7 komitet audytu w szczególności monitoruje: a) proces sprawozdawczości finansowej; b) skuteczność systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz zarządzania ryzykiem; c) wykonywanie czynności rewizji finansowej;

7 d) niezależność biegłego rewidenta i podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, również w przypadku świadczenia usług, których przedmiotem jest: usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowych; doradztwo podatkowe; prowadzenie postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego; działalność wydawnicza lub szkoleniowa w zakresie rachunkowości, rewizji finansowej i podatków; wykonywanie ekspertyz ekonomiczno-finansowych; świadczenie usług atestacyjnych, doradztwa lub zarządzania, wymagających posiadania wiedzy z dziedziny rachunkowości lub rewizji finansowej; świadczenie usług przewidzianych standardami rewizji finansowej, a także innych usług zastrzeżonych w odrębnych przepisach do wykonywania przez biegłych rewidentów. Ponadto, komitet audytu rekomenduje radzie nadzorczej podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych oraz do przeprowadzenia czynności rewizji finansowej spółki (art. 86 ust. 8 ustawy). Komitet audytu - jako jednostka monitorująca wszystkie czynności związane z badaniem sprawozdań spółki - ma stanowić łącznik pomiędzy spółką a podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych, wybranym przez radę nadzorczą. Postanowienie art. 86 ust. 9 ustawy pozwala na wypracowanie większej skuteczności monitoringu prowadzonego przez komitet audytu. W sytuacji, gdy podmiot świadczący profesjonalne usługi wykryje istotny błąd i przekaże tę informację komitetowi, pozwoli to na poprawienie jakości sprawozdawczości spółki. Sposób działania komitetu audytu, jego zadania oraz podział kompetencji pomiędzy radą a komitetem powinny stać się przedmiotem wewnętrznych regulacji spółki - zgodnie z jej potrzebami i zasadami funkcjonowania. Ustawa wyznacza jedynie podstawowy zakres działalności i minimum warunków, jakie powinny zostać spełnione do prawidłowego działania komitetu audytu- aby osiągnąć zamierzony efekt poprawy jakości sprawozdawczości spółek. Sposób wykonywania czynności przez komitet W regulaminach określić należy formy, w jakich komitet będzie wykonywał powierzone mu zadania. W tym zakresie istotne jest to, że komitety nie są organami spółki i nie posiadają kompetencji do podejmowania wiążących uchwał. W założeniu, komitety wykonują swoje zadania poprzez formułowanie postulatów, rekomendacji, ocen bądź sprawozdań uwzględniających zdanie wszystkich członków komitetu. W zależności od oczekiwań rady, w regulaminie powinna zostać wskazana forma komunikowania się komitetu z pozostałymi członkami rady. Ponadto konieczne jest także określenie formy procedowania przez komitety, przy czym zaleca się tu skorzystanie z rozwiązań właściwych dla samej rady - takich jak możliwość działania zarówno w drodze odrębnych posiedzeń, jak i poza tymi posiedzeniami, w tym za pomocą środków porozumiewania się na odległość. Regulamin powinien określać zatem formę, w jakiej komitet będzie pracował nad przyjęciem określonego stanowiska, a także formę, jakie to stanowisko ostatecznie przybierze (pisemna ocena, ustne sprawozdanie, etc.). Wiąże się to oczywiście pośrednio z koniecznością określenia w regulaminie szczegółów związanych z pracami komitetu, np. zasad zwoływania posiedzeń, zapraszania na nie członków komitetu, itp. Sprawozdawczość komitetu W Załączniku Nr I do zalecenia znajdujemy postanowienie, że komitet audytu powinien składać radzie sprawozdanie ze swojej działalności przynajmniej raz na pół roku, w terminie zatwierdzania sprawozdań rocznych i półrocznych. Zgodnie z dobrymi praktykami, informacje nt. działalności

8 komitetów powinny się znaleźć także w corocznym sprawozdaniu rady nadzorczej, przedkładanym walnemu zgromadzeniu. Komitet audytu powinien zatem przedstawić radzie sprawozdanie będące podsumowaniem jego działalności. Zakres tego sprawozdania nie został określony w żadnym akcie, niemniej stosując pośrednio wymagania dotyczące raportowania okresowego można wskazać, że sprawozdanie takie zawierać powinno co najmniej: informacje o składzie osobowym komitetu w ciągu okresu sprawozdawczego, zakres uprawnień (rolę i kompetencję) danego komitetu, opis głównych działań podjętych przez komitet (w tym informację o odbytych posiedzeniach bądź konsultacjach), ocenę stopnia niezależności procesu audytu wraz z jej uzasadnieniem. Ponadto w regulaminie powinna zostać określona także forma takiego sprawozdania (w ostateczności nic nie stoi na przeszkodzie by była ona ustna), jak również termin pozwalający radzie na zapoznanie się ze sprawozdaniem na stosowny czas przed sporządzeniem sprawozdania całej rady nadzorczej. Grzegorz Fila Aplikant Adwokacki Biuletyn Polskiego Instytutu Dyrektorów Przegląd Corporate Governance