Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie OLSZTYN, Al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9 tel. (89) , (89) WKGF (89) fax. (89) WIAS (89) RIO.II.60-26/2017 Olsztyn, dnia 9 czerwca 2017 r. Burmistrz Lidzbarka Wystąpienie pokontrolne W czasie kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Miasta i Gminy Lidzbark przeprowadzonej w dniach od 15 marca do 28 kwietnia 2017 r. przez inspektorów kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie stwierdzono nieprawidłowości wymienione w protokole podpisanym w dniu 28 kwietnia 2017 r. W związku z tym, działając na podstawie art. 9 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561), proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości. W szczególności należy : 1. Wpływającą do Urzędu Miasta i Gminy korespondencję (sprawozdanie z wykonania planu audytu, faktury, oświadczenia pracowników) ewidencjonować w odpowiednim rejestrze, stosownie do zasad określonych w 40 ust. 1 i 3 oraz 42 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) pkt 2.4. str. 6, pkt str. 11, pkt str. 19, pkt str. 107, pkt str protokołu kontroli. 2. Na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm.) opracować projekt uchwały Rady Miejskiej w Lidzbarku w sprawie aktualizacji statutu gminy w części dotyczącej jednostek organizacyjnych gminy określonych w załączniku nr 9 do uchwały

2 2 Nr XI/83/2003 Rady Miejskiej w Lidzbarku z dnia 25 lipca 2003 r. (Dz. Urz. Woj. Warm.- Mazur. Nr 147, poz z późn. zm.). Projekt uchwały przedłożyć Radzie Miejskiej do uchwalenia w celu doprowadzenia do zgodności zapisów statutu ze stanem rzeczywistym pkt 3.1. lit. a str. 7 protokołu kontroli. 3. W księgach Urzędu wpłacone do kasy należności z tytułu opłat ( opłaty skarbowej") oraz kosztów upomnienia", ewidencjonować na stronie Wn konta 101 Kasa z drugostronnym zapisem po stronie Ma konta Należności z tytułu dochodów budżetowych zgodnie z opisem i zasadami funkcjonowania kont określonymi w przepisach: załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), oraz 14 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) - pkt str , pkt str protokołu kontroli. 4. Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z zasadami rachunkowości, a operacje gospodarcze ewidencjonować zgodnie z zasadami funkcjonowania poszczególnych kont: a) w księgach rachunkowych Urzędu Miasta i Gminy Lidzbark - ewidencję operacji gospodarczych na kontach: Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, Pozostałe rozrachunki publicznoprawne", 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami, Pozostałe rozrachunki, prowadzić odpowiednio do z zasad ewidencjonowania operacji na wymienionych kontach opisanymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - pkt str , pkt str , pkt lit. b str protokołu kontroli, b) w rachunkowości budżetu Gminy (organu) - operacji związane z naliczaniem i spłatą odsetek od zaciągniętych kredytów i pożyczek ewidencjonować odpowiednio na kontach: Kredyty bankowe, 260 Zobowiązania finansowe, Rozliczenia międzyokresowe, zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont

3 3 dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - pkt str , pkt str , pkt str protokołu kontroli. 5. Zapewnić zgodność sald ewidencji syntetycznej i analitycznej na prowadzonym w organie (jednostce samorządu terytorialnego) koncie Dochody budżetowe", stosownie do art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.), który stanowi, iż konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej pkt str protokołu kontroli. 6. Zapewnić bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych w prowadzonych księgach rachunkowych, zgodnie z art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości pkt str protokołu kontroli. 7. Terminowo regulować zobowiązania, zgodnie z zasadą gospodarowania środkami publicznymi określoną w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.) pkt str. 42 protokołu kontroli. 8. Ustalać przypadające Gminie Lidzbark (jednostce sektora finansów publicznych) należności pieniężne, w tym mające charakter cywilnoprawny, oraz terminowo podejmować w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzające do wykonania zobowiązania, stosownie do art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych pkt str protokołu kontroli. 9. W wezwaniach wystawianych przez Urząd Miasta i Gminy Lidzbark, powoływać aktualny publikator ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, obecnie Dz. U. z 2017 r. poz. 459 z późn. zm. - pkt str. 50 protokołu kontroli. 10. Egzekwować od podatników (osób prawnych) składanie deklaracji na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy na właściwym formularzu zgodnym ze wzorem ustalonym przez Radę Miejską w Lidzbarku stosownie do wymogów wynikających z art. 6 ust. 9 pkt 1 w związku z art. 6 ust. 13 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716 z późn. zm.) - pkt lit. d str. 87 protokołu kontroli. 11. Korzystać z uprawnień danych organowi podatkowemu wynikających z art pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201 z późn.

4 4 zm.), do dokonywania korekty wstępnej, która umożliwia organowi korygować błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki popełnione przez podatnika w złożonych deklaracjach na podatek od nieruchomości. Na korektę wstępną organu podatnik może wnieść sprzeciw do tego samego organu, który dokonał korekty, w terminie 14 dni od dnia doręczenia uwierzytelnionej kopii skorygowanej deklaracji - pkt lit. e str. 87 protokołu kontroli. 12. W zakresie egzekucji zaległości z tytułu dochodów podatkowych przestrzegać i wykonywać niżej wymienione przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. poz z późn. zm.): a) systematyczne dokonywanie przez wierzyciela kontroli terminowości zapłaty należności pieniężnych, stosownie do 2 ww. rozporządzenia, b) podejmować działania informacyjne wobec zobowiązanego zmierzające do dobrowolnego wykonania przez niego obowiązku, w przypadku gdy zachodzi uzasadnione okolicznościami przypuszczenie, że zobowiązany dobrowolnie wykona obowiązek bez konieczności wszczęcia egzekucji administracyjnej, przed przesłaniem upomnienia i tytułu wykonawczego, w przypadku gdy egzekucja administracyjna może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia, stosownie do 4 ust. 1 rozporządzenia, c) działania informacyjne podejmować w formie pisemnej, dźwiękowej lub graficznej w szczególności przez: internetowy portal informacyjny, krótką wiadomość tekstową (sms), , telefon, faks, stosownie do 4 ust. 2 rozporządzenia, d) przesyłać zobowiązanemu upomnienie, zgodnie z zasadami określonymi w 7 rozporządzenia: niezwłocznie, w szczególności jeżeli: łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia i nie zostały podjęte działania informacyjne; z podjętych działań informacyjnych wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie nie później niż po upływie 21 dni od dnia, w którym po raz pierwszy podjęto działania informacyjne, jeżeli z tych działań wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie e) wystawiać tytuł wykonawczy, zgodnie z zasadami określonymi w 9 wymienionego rozporządzenia: w przypadku, gdy egzekucja administracyjna może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia, niezwłocznie, w szczególności jeżeli: łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy

5 5 dziesięciokrotność kosztów upomnienia i nie zostały podjęte działania informacyjne; z podjętych działań informacyjnych wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie nie później niż po upływie 21 dni od dnia, w którym po raz pierwszy podjęto działania informacyjne, jeżeli z tych działań wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie - pkt str. 92, str protokołu kontroli. 13. Na wszystkich poleceniach wyjazdów służbowych wskazywać miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, stosownie do 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) - pkt lit. b str. 105 protokołu kontroli. 14. Zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w jednostce dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, stosownie do art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.) pkt ppkt 13 str protokołu kontroli. 15. Przestrzegać postanowień art. 21 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902), który przewiduje, że jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o prace, zgodnej z jego kwalifikacjami - pkt str. 123 protokołu kontroli. 16. Przestrzegać przepisów z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.), w szczególności: a) termin do składania ofert na realizację zadań własnych zlecanych do realizacji podmiotom nienależącym do sektora finansów publicznych wyznaczać zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy, który stanowi, że termin do składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni od dnia ukazania się ostatniego ogłoszenia - pkt str. 130 protokołu kontroli, b) wyniki otwartego konkursu na realizację zadań własnych zlecanych do realizacji podmiotom nienależącym do sektora finansów publicznych ogłaszać w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Urzędu oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy Lidzbark, stosownie do wymogów art. 15 ust. 2j ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, który stanowi, że wyniki otwartego

6 6 konkursu ofert ogłasza się niezwłocznie po wyborze oferty w sposób określony w art. 13 ust. 3 ustawy - pkt str. 131 protokołu kontroli. 17. Podczas postępowania dotyczącego sprzedaży nieruchomości w drodze bezprzetargowej w miejsce protokołów uzgodnień sporządzać protokoły z rokowań, zgodnie z postanowieniami art. 28 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.) pkt ppkt 8 str. 143 protokołu kontroli. O wykonaniu powyższych wniosków należy zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Olsztynie w terminie 30 dni od daty ich doręczenia. Zgodnie z art. 9 ust. 4 powołanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych, podlega karze grzywny określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Do wiadomości: 1. Przewodniczący Rady Miasta i Gminy Lidzbark. 2. Członek Kolegium nadzorujący jednostkę. 3. A/a.