Zarządzenie Nr 14/2016 r. Dyrektora Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice im. ks. Franciszka Siarczyńskiego z dnia 28 grudnia 2016 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 14/2016 r Dyrektora Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice im. ks. Franciszka Siarczyńskiego z dnia 28 grudnia 2016 r. w sprawie zmiany Regulaminu kontroli zarządczej i Instrukcji zarządzania ryzykiem w Bibliotece Publicznej Gminy Kozienice (zmiana Z5/2010 i Z12/2010) Działając na podstawie 10 Statutu Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice im. Ks. F. Siarczyńskiego nadanego uchwałą Rady Miejskiej w Kozienicach Nr XXIII/211/2016 z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie zmiany statutu Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice, w nawiązaniu do standardów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiących załącznik do komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. (Dz. Urz. M.F. Nr 15, poz. 84 z dnia r.) zarządzam, co następuje: 1 W Regulaminie kontroli zarządczej z dnia r. wprowadzonego Zarządzeniem Dyrektora BPGK nr 5/2010 wprowadza się następujące zmiany: 1. 7 ust 1 otrzymuje brzmienie: Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych: Dyrektora, Głównego Księgowego, Kierownika ds. merytorycznych, Kierownika Filii nr 8 oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy biorących udział w realizacji określonych zadań. 2. w 11 dodaje się pkt 9 w brzmieniu Do komunikacji wewnętrznej pomiędzy pracownikami Biblioteki tworzy się dysk w chmurze, który pełni funkcje tablicy ogłoszeń dla pracowników. Są tam opublikowane m. in. wszystkie wewnętrzne akty normatywne. Upoważnieni pracownicy korzystają z bazy danych umieszczonej na dysku po zalogowaniu się i wprowadzeniu unikatowego hasła. Nowo wprowadzone akty prawne są omawiane na najbliższym spotkaniu pracowników. Do komunikacji służą także łącza telekomunikacyjne i internetowe pkt 4 otrzymuje brzmienie: Co najmniej raz w roku, w listopadzie przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. Samoocena dokonywana jest poprzez badanie ankietowe, wg wzoru określonego w zał. 3 i 4. do Regulaminu. Wyniki samooceny powinny być udokumentowane otrzymuje brzmienie: Ocena kontroli zarządczej 1) Dyrektor Biblioteki na podstawie: monitoringu realizacji celów i zadań; samooceny kontroli zarządczej; procesu zarządzania ryzykiem; zaleceń kontroli wewnętrznych i zewnętrznych dokonuje analizy funkcjonowania Biblioteki, zakończonej wydaniem oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w BPGK wg załączonego wzoru. 2) Oświadczenie cząstkowe może zostać podpisane z jednoczesnym wskazaniem obszarów działalności, do których Dyrektor ma zastrzeżenia. W takim przypadku, zastrzeżenia należy wskazać wraz z opisem planowanych lub podjętych działań zmierzających do zniwelowania ryzyk lub słabości systemu. 3) Dyrektor podpisuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w BPGK za rok poprzedni w terminie do 31 stycznia następnego roku. 5. Do regulaminu kontroli zarządczej załącza się Kodeks etyki pracowników Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice jako załącznik nr 2. 2 W Instrukcji zarządzania ryzykiem wprowadzonej Zarządzeniem nr 12/2010 z dnia 29 grudnia 2010 r. wprowadza się następujące zmiany: 1. W 2, pkt 5 otrzymuje brzmienie: Biblioteka pełni swoją misję poprzez realizacje zadań statutowych: 1) gromadzenie, opracowywanie i przechowywanie materiałów bibliotecznych ze szczególnym uwzględnieniem materiałów dotyczących własnego terenu działania, 2) wypożyczanie zbiorów bibliotecznych do domu, udostępnianie na miejscu z uwzględnieniem szczególnych potrzeb dzieci i młodzieży oraz osób niepełnosprawnych, 1

2 3) udostępnianie różnorodnych i nowoczesnych usług informacyjno-bibliotecznych uwzględniających potrzeby społeczeństwa opartego na wiedzy i informacji; 4) wdrażanie użytkowników Biblioteki do samodzielnego korzystania i posługiwania się nowymi technologiami informacyjnymi; 5) prowadzenie działalności informacyjno-bibliograficznej; 6) popularyzacja książek, czytelnictwa, mediów elektronicznych i Internetu; 7) sprawowanie nadzoru nad filiami bibliotecznymi i punktami bibliotecznymi, udzielanie ich pracownikom pomocy organizacyjnej i merytorycznej, 8) współdziałanie z bibliotekami innych sieci, instytucjami kultury, organizacjami i stowarzyszeniami w celu rozwijania i zaspokajania oświatowych i kulturalnych potrzeb mieszkańców, 9) doskonalenie form i metod pracy bibliotecznej, 10) inne działania wynikające z potrzeb mieszkańców oraz realizacji polityki oświatowej, kulturalnej, informacyjnej Gminy Kozienice. 2. W załączniku nr 3, Arkusz identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku dodaje się kolumnę zawierającą mierniki realizowanych zadań Wprowadza się tekst jednolity Regulaminu kontroli zarządczej, wraz ze wszystkimi załącznikami jako zał. nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Wprowadza się jednolity tekst Instrukcji zarządzania ryzykiem, wraz ze wszystkimi załącznikami jako zał nr 2 do Zarządzenia. 3. Wprowadza się opis dokumentacji tworzącej system kontroli Zarządczej w BPGK jako zał. nr 3 do Zarządzenia. 4. Wprowadza się katalog zadań służących do realizacji celów funkcjonowania BPGK jako zał. nr 4 do Zarządzenia Zobowiązuję Specjalistę ds Organizacyjno-administracyjnych do zorganizowania zebrania pracowników Biblioteki, na którym zostaną zapoznani ze zmianami wprowadzonymi w procedurach kontroli zarządczej w BPGK. 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników do zapoznania się z nowymi regulacjami i stosowania ich w codziennej pracy. 3. Zobowiązuję bibliotekarzy do opracowania w terminie do 20 stycznia arkuszy ryzyka dla poszczególnych placówek z uwzględnieniem realizowanych i zaplanowanych na 2017 r. zadań i przekazania arkuszy Kierownikowi ds merytorycznych. 4. Kierownik ds Merytorycznych opracuje jeden Arkusz ryzyka dla całej Biblioteki i przedłoży do analizy i zatwierdzenia Dyrektorowi Biblioteki w terminie do końca stycznia 2017 r. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 5 Załączniki: 1. Regulamin Kontroli Zarządczej w BPGK, 2. Instrukcja zarządzania ryzykiem w BPGK, 3. Opis dokumentacji tworzącej system kontroli Zarządczej w BPGK, 4. Katalog zadań służących do realizacji celów funkcjonowania BPGK 2

3 Regulamin Kontroli Zarządczej w Bibliotece Publicznej Gminy Kozienice 1. Regulamin określa: 1) cele i zadania kontroli zarządczej, 2) elementy systemu kontroli zarządczej, 3) zakres kontroli finansowej. (tekst jednolity obowiązujący od r.) ROZDZIAŁ 1 Przepisy ogólne 2. Postanowienia regulaminu mają zastosowanie do wszystkich placówek Biblioteki. 1. ROZDZIAŁ 2 Organizacja kontroli zarządczej 2. Elementy kontroli zarządczej zostały określone w odrębnych przepisach, a ich ocena powinna opierać się o następujące kryteria oceny: 1. zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2. celowość, skuteczność i efektywność działania, 3. wiarygodność sprawozdań, 4. ochronę zasobów, 5. promowanie i przestrzeganie zasad etycznego postępowania, 6. efektywność i skuteczność przepływu informacji, 7. zarządzanie ryzykiem. 3. Ocena poszczególnych elementów kontroli zarządczej ma dostarczyć dyrektorowi racjonalne zapewnienie, że system gwarantuje realizację założonych celów i zadań. System kontroli zarządczej w Bibliotece składa się ze zintegrowanego zbioru elementów i czynności kontrolnych i obejmuje wyniki: 1. samokontroli, 2. kontroli funkcjonalnej, 3. kontroli instytucjonalnej,

4 Wspólną istotą podejmowanych czynności kontrolnych powinno być szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującymi dla niego zasadami, przepisami, normami. Ustalenia stanu faktycznego oraz zidentyfikowane odchylenia powinny być udokumentowane. 1. Do samokontroli zobowiązani są pracownicy zatrudnieni w Bibliotece bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy Samokontrola powinna polegać na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu. 3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli powinien: 1. niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach, 2. podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości. 4. Przełożony, który powziął informacje o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania oraz monitorować sposób ich usuwania Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych: Dyrektora, Głównego Księgowego, Kierownika ds. merytorycznych, Kierownika Filii nr 8 oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy biorących udział w realizacji określonych zadań. 2. Obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej należy określić w zakresach czynności służbowych, jeżeli do wykonywania tej kontroli pracownicy nie zostali zobligowani na podstawie innych przepisów. Kontrola instytucjonalna prowadzona jest przez: komórkę ds. audytu Organizatora, tj. Gminy Kozienice, 2. zespoły kontrolne zewnętrznych instytucji kontrolujących. ROZDZIAŁ 3 Charakter działań kontrolnych Podejmowane działania kontrolne powinny mieć charakter: 1) prewencyjny/zapobiegawczy - w celu zapobiegania występowaniu niepożądanych zjawisk, 2) detekcyjny/wykrywający - w celu wykrycia i skorygowania niepożądanych zjawisk, które już wystąpiły, 3) dyrektywny - w celu spowodowania lub pobudzenia wystąpienia pożądanego zjawiska. 4

5 2. Uwzględniając etap realizacji decyzji w sprawie, należy podejmować działania mające charakter: 1) kontroli wstępnej/ ex ante- to jest badania obejmujące czynności wstępne, determinujące podjęcie decyzji np. badanie umowy, przepisów prawa. 2) kontroli bieżącej - to jest czynności aktualnie prowadzone np. postęp robót inwestycyjnych, w trakcie inwestycji. 3) kontroli następczej/ ex post - to jest kontrolę sposobu wykonania zadania. ROZDZIAŁ 4 System kontroli zarządczej Kontrola zarządcza oparta jest na modelu COSO i składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów: 1) środowiska wewnętrznego, 2) zarządzania ryzykiem, 3) czynności/mechanizmy kontrolne, 4) informacja i komunikacja, 5) monitoring i ocena W celu zapewnienia właściwego funkcjonowania środowiska wewnętrznego: 1) pracownicy powinni kierować się etycznymi wartościami oraz zawodową uczciwością. Pożądane zachowanie pracowników omówione jest w Kodeksie etyki bibliotekarza i pracownika informacji oraz kodeksie etyki pracownika BPGK, które stanowią załącznik nr 1 i 2 do niniejszego Regulaminu. 2) proces zatrudniania powinien być prowadzony w sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. 3) Dyrektor Biblioteki zapewnia warunki sprzyjające rozwojowi kompetencji zawodowych pracowników jednostki, dbając o to aby poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwał im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także zrozumienie znaczenia systemu kontroli zarządczej; 4) zakres zadań, uprawnień, odpowiedzialność i podległość służbowa poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakres sprawozdawczości jest określony w formie pisemnej w regulaminie organizacyjnym, lub zarządzeniach Dyrektora; 5) każdemu pracownikowi przedstawia się na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień oraz odpowiedzialności. Zakres opracowują: Dyrektor, specjalista ds. organizacyjno-administracyjnych dla podległych im bezpośrednio pracowników, Kierownik ds. merytorycznych dla bibliotekarzy w siedzibie i filiach. Przyjęcie zakresu obowiązków przez pracownika powinno być potwierdzone własnoręcznym podpisem; 6) osoby na stanowiskach kierowniczych są zobowiązane do zidentyfikowania zadań wrażliwych, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki oraz ustanowienia środków zaradczych/mechanizmów kontrolnych; 7) zestawienie zadań wrażliwych oraz mechanizmów kontrolnych określa instrukcja w sprawie zarządzania ryzykiem w Bibliotece oraz zarządzenia, regulaminy i instrukcje Dyrektora: w sprawie kontroli finansowej, polityki rachunkowości, instrukcji obiegu i kontroli dowodów finansowoksięgowych, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, udzielania przez Bibliotekę zamówień publicznych, organizacji pracy Komisji Przetargowej, ewidencji materiałów bibliotecznych, instrukcja 5

6 kancelaryjna, regulaminy wypożyczalni, cennik odpłatnych usług, regulamin organizacyjny, regulamin wynagradzania i regulamin pracy. 8) stanowione wewnętrzne akty normatywne należy niezwłocznie przekazywać do wiadomości pracowników, których pracę regulują. 9) do komunikacji wewnętrznej pomiędzy pracownikami Biblioteki tworzy się dysk w chmurze, który pełni funkcje tablicy ogłoszeń dla pracowników. Są tam opublikowane niezwłocznie po wejściu w życie wszystkie wewnętrzne akty normatywne. Upoważnieni pracownicy korzystają z bazy danych umieszczonej na dysku po zalogowaniu się i wprowadzeniu unikatowego hasła. Nowo wprowadzone akty prawne są omawiane na najbliższym spotkaniu pracowników. Do komunikacji służą także łącza telekomunikacyjne i internetowe Wyznaczanie celów i zadań należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. 2. Realizację celów i wykonanie zadań należy monitorować w odniesieniu do określonych planów, za pomocą wyznaczonych mierników. Za wyznaczenie mierników odpowiedzialna jest kadra kierownicza Biblioteki Pracownicy Biblioteki zobowiązani są do uczestniczenia w procesie zarządzania ryzykiem. Proces ten obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów/zadań na szczeblu danej filii, komórki organizacyjnej, jak i całej Biblioteki. 2. Kierownictwo oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi zadaniami. Narzędziem analizy jest arkusz ryzyka. W przypadku istotnych zmian, w stosunku do ostatniego opracowanego arkusza ryzyka przedstawiają najpóźniej w grudniu, na rok następny swoim bezpośrednim przełożonym zmodyfikowane arkusze. 3. Zidentyfikowane ryzyka należy poddawać analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Dyrektor określa akceptowany poziom ryzyka. 4. Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Dyrektor po konsultacji z kadrą kierowniczą określa działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu Kierownictwo w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji celów lub zadań, winno zastosować odpowiednie mechanizmy kontrolne, które powinny: 1) na czas wykryć odchylenia i nieprawidłowości oraz pozwolić na wczesną ich korektę, 2) dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników, z uwzględnieniem analizy kosztów w stosunku do korzyści, 3) znajdować się tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne, że pomiary pozwolą wykryć krytyczne odchylenia od normy, 4) odpowiadać potrzebom kierownictwa i być dopasowane do struktury organizacyjnej, 5) rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia, do pomiaru których zostały zaprojektowane, 6

7 6) identyfikować przyczyny powstania odchylenia i nieprawidłowości System przepływu informacji powinien wykorzystywać wszelkie dostępne i dozwolone przekaźniki tj. korespondencję papierową, ową, kontakty telefoniczne i bezpośrednie spotkania. 2. Gromadzone i przetwarzane informacje wewnętrzne i zewnętrzne powinny umożliwiać generowanie niezbędnych sprawozdań finansowych i merytorycznych. 3. Gromadzone informacje powinny być odpowiednie, sporządzone na czas, aktualne, dokładne i dostępne osobom upoważnionym Sposób osiągania celów i realizacji zadań powinien podlegać bieżącemu monitoringowi. 2. Dyrektor w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej względem kryteriów określonych w Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze. 4. Co najmniej raz w roku, w listopadzie przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. Samoocena dokonywana jest poprzez badanie ankietowe, wg wzoru określonego w zał. 3 i 4. do Regulaminu. Wyniki samooceny powinny być udokumentowane. 5. W Jednostce prowadzona jest również obiektywna i niezależna ocena systemu kontroli zarządczej przez Organizatora. ROZDZIAŁ 5 Kontrola finansowa Kontrola finansowa w zakresie gospodarki finansowej jest uregulowana w Zarządzeniu Dyrektora nr 8/2006 z dnia r. z późniejszymi zmianami. 2. Procedury kontroli, o których mowa w ust. 1 przestawiają ścieżkę badania dokonywanych operacji finansowych. 3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości dotyczących procesu gospodarki finansowej pracownik jest zobowiązany do podjęcia działań, o których mowa w 6 ust. 3 i 4 Zarządzenia. ROZDZIAŁ 6 Postanowienia końcowe 18. W przypadku stwierdzenia możliwości usprawnienia procedur ustalonych niniejszym regulaminem, wnioski w 7

8 tej sprawie należy składać u Dyrektora. 19. Ocena kontroli zarządczej 1. Dyrektor Biblioteki na podstawie monitoringu realizacji celów i zadań; samooceny kontroli zarządczej; procesu zarządzania ryzykiem; zaleceń kontroli wewnętrznych i zewnętrznych dokonuje analizy funkcjonowania Biblioteki, zakończonej wydaniem oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w BPGK wg wzoru stanowiącego zał. nr 5 do Regulaminu. 2. Oświadczenie cząstkowe może zostać podpisane z jednoczesnym wskazaniem obszarów działalności, do których Dyrektor ma zastrzeżenia. W takim przypadku, zastrzeżenia należy wskazać wraz z opisem planowanych lub podjętych działań zmierzających do zniwelowania ryzyk lub słabości systemu. 3. Dyrektor podpisuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w BPGK za rok poprzedni w terminie do 31 stycznia następnego roku. 4. Oświadczenie Dyrektora o stanie kontroli zarządczej jest publikowane w BIP. Załączniki: 1. Kodeks etyki bibliotekarza i pracownika informacji, 2. Kodeks etyki pracownika BPGK 3. Ankieta samooceny kierownictwa, 4. Ankieta samooceny pracowników, 5. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w BPGK. 8

9 Załącznik nr 1 do Regulaminu kontroli zarządczej w BPGK Kodeks etyki bibliotekarza i pracownika informacji WPROWADZENIE Podstawowymi wartościami moralnymi, określającymi misję zawodu są ochrona wolności intelektualnej, prawa do swobodnego wyrażania myśli, prawa do swobodnego dostępu do wiedzy, informacji i kultury oraz przestrzeganie zasady neutralności w sprawach ideologii, życia politycznego i religii. Bibliotekarze i pracownicy informacji winni być osobami godnymi zaufania publicznego, ekspertami pośredniczącymi pomiędzy czytelnikami i użytkownikami informacji a zasobami piśmienniczymi i informacyjnymi, których użytkownicy ci potrzebują do realizacji swoich różnorodnych zadań i celów. Kodeks etyki bibliotekarza i pracownika informacji określa podstawowe zasady, które uznajemy za wiążące dla wszystkich przedstawicieli zawodu oraz które identyfikują misję społeczną i odpowiedzialność etyczną we wszystkich środowiskach jego wykonywania. Są one ujęte w trzech częściach. W pierwszej zgromadzone zostały zasady o charakterze ogólnym. W części drugiej, w kolejnych pięciu grupach zawarte są normy etyczne określające odpowiedzialność zawodu wobec społeczeństwa, użytkowników bibliotek i informacji, zasobów bibliotecznych i informacyjnych, własnego środowiska zawodowego oraz pracodawców i macierzystych instytucji. W trzeciej części umieszczono zobowiązania dotyczące popularyzacji etyki zawodowej i jej przestrzegania. CZĘŚĆ PIERWSZA I. Zasady ogólne 1. Bibliotekarze i pracownicy informacji tworzą grupę zawodową, która wywodzi się z tradycji zawodu bibliotekarza, ma swój etos, organizację, stowarzyszenia, system kształcenia i rekrutacji. Przyjmują na siebie zobowiązania wynikające z właściwego bibliotekarstwu i profesjonalnym usługom informacyjnym posłannictwa społecznego oraz zawsze dokładają starań do kształtowania i utrwalania pozytywnego wizerunku swojego zawodu. 2. Bibliotekarze i pracownicy informacji mają za zadanie rozpoznawać, zaspokajać i rozwijać potrzeby informacyjne, edukacyjne, naukowe, kulturalne, estetyczne i rozrywkowe. Szczególną ich powinnością jest stwarzanie możliwości swobodnego i powszechnego dostępu do narodowych i światowych zasobów informacyjnych oraz ochrona i transmisja społeczna dziedzictwa kultury i nauki. 3. Bibliotekarze i pracownicy informacji przeciwstawiają się cenzurze i ograniczaniu dostępu do informacji, wiedzy i kultury, odwołując się do racjonalności, zdrowego rozsądku i najlepszych wzorców profesjonalnych. 4. Biblioteki i ośrodki informacji są instytucjami zaufania społecznego, dla których naczelną dewizą jest dbałość o dobro publiczne we wszystkich kwestiach pozostających w ich gestii. W zakresie zadań i obowiązków instytucji macierzystych oraz wykorzystania ich zbiorów i zasobów informacyjnych, bibliotekarze i pracownicy informacji zobowiązani są do świadczenia usług najwyższej jakości z jednakową sumiennością na rzecz każdego użytkownika. 5. Bibliotekarze i pracownicy informacji, szanując różnice cechujące użytkowników, zawsze kierują się zasadą równych szans i poszanowania praw człowieka, w tym szczególnie prawa do wolności intelektualnej oraz 9

10 swobodnego dostępu do wiedzy, informacji i kultury. Dążą do poznania zasad etycznych obowiązujących w grupach, które obsługują lub z którymi współpracują pełniąc swoje obowiązki oraz starają się je respektować. 6. Bibliotekarze i pracownicy informacji przestrzegają prawa użytkowników do prywatności i dyskrecji. 7. Bibliotekarze i pracownicy informacji pracując w bibliotekach i ośrodkach informacji finansowanych ze środków publicznych dążą do zapewnienia bezpłatnego świadczenia podstawowej części swoich usług, w tym w szczególności udostępniania pełnowartościowych materiałów o charakterze poznawczym, użytkowym lub rekreacyjnym na terenie własnej instytucji, poza nią oraz w jej przestrzeni cyfrowej. 8. Bibliotekarze i pracownicy informacji respektują prawo autorskie i własności intelektualnej. 9. Bibliotekarze i pracownicy informacji, dbając o zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług stale doskonalą swoją wiedzę i umiejętności oraz starają się w pełni wykorzystywać profesjonalne kompetencje w pracy zawodowej. CZĘŚĆ DRUGA II. Bibliotekarze i pracownicy informacji wobec społeczeństwa 1. Swoją pracą przyczyniają się do rozwoju zarówno jednostek jak i całego społeczeństwa. 2. Aktywnie uczestniczą w rozpowszechnianiu w społeczeństwie świadomości znaczenia wiedzy i informacji oraz swobodnego do nich dostępu w celu poprawy jakości życia, rozwoju kulturalnego i cywilizacyjnego. 3. W pracy zawodowej nie stawiają interesu osobistego ponad interes publiczny. III. Bibliotekarze i pracownicy informacji wobec użytkownika 1. Bez względu na charakter pracy, działają zawsze na rzecz użytkownika, traktują go z szacunkiem i starają się poznać jego potrzeby. Ułatwiają mu dotarcie do poszukiwanych materiałów bez względu na treść, nośnik i technikę dostępu. 2. Wszelkie wiadomości o użytkownikach, ich zainteresowaniach oraz ich dane osobowe chronią i zachowują dla siebie, wykorzystując wyłącznie do celów określonych prawem. Zapewniają użytkownikom swobodę i prywatność korzystania z udostępnianych zasobów. 3. Stwarzają użytkownikowi jak najlepsze warunki pracy poprzez dbałość o wysoką jakość warsztatu pracy, prostą, zrozumiałą i logiczną organizację gromadzonych i udostępnianych zbiorów oraz przygotowywanych materiałów informacyjnych, realizowanych kwerend i projektów. Dbają o estetykę i funkcjonalność swojej instytucji, odpowiedni styl pracy oraz przyjazną atmosferę. 4. Rozumieją i respektują fakt, że nie wszyscy użytkownicy są w równym stopniu zdolni do odbioru informacji i korzystania z biblioteki. Starają się wyrównać ich szanse, działając ze szczególną troską na rzecz użytkowników niepełnosprawnych i znajdujących się w niekorzystnej sytuacji społecznej oraz wspomagając mniejszości kulturowe (etniczne, narodowe, religijne itp.). Jako uczestnicy procesu edukacji dzieci i młodzieży dążą do rozwijania ich potrzeb informacyjnych i kultury czytelniczej. 5. Dbają o wysoką jakość świadczonych usług dążąc do wyczerpującego zaspokojenia potrzeb użytkowników. Uczciwie informują ich o pełnym, realnym zakresie tych usług, o zawartości udostępnianych zbiorów i zasobów informacyjnych, jakości wykorzystywanych narzędzi informacyjnych, a także o możliwościach kompensowania ograniczeń świadczonych usług w ramach współpracy między bibliotekami i ośrodkami informacji. 10

11 6. Dążą do tego, aby zasady korzystania z usług bibliotek i ośrodków informacji były jasne i dobrze znane użytkownikom, unikają rozwiązań nieformalnych, które stwarzają niejawne przywileje. Starają się dotrzeć ze swoimi usługami do jak największej liczby użytkowników, jednakże mają prawo do odmowy tym spośród nich, którzy nie akceptują przyjętych zasad, naruszają przepisy lub narażają współkorzystających na dyskomfort. 7. We wszystkich swych działaniach profesjonalnych zachowują bezstronność i unikają tendencyjnego wartościowania. 8. Pełniąc rolę służebną wobec użytkowników, z szacunkiem i otwartością traktują wszelką wyrażaną przez nich krytykę. Niezwłocznie i uczciwie reagują na zgłaszane skargi. IV. Bibliotekarze i pracownicy informacji wobec zasobów bibliotecznych i informacyjnych 1. Szanują powierzone sobie zasoby. Nie ograniczając dostępu do nich, dążą do racjonalnego zachowania i ochrony zasobów bibliotecznych i informacyjnych. Respektują zasady posługiwania się sprzętem i oprogramowaniem komputerowym, w tym umowy licencyjne, oraz etykietę sieciową. Dbają o przestrzeganie zasad obowiązujących przy korzystaniu ze zbiorów, w tym szczególnie wynikających z obowiązującego prawa autorskiego, nie dopuszczając do nielegalnego powielania lub przekształcania autorskich utworów. 2. Zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą dążą do zapewnienia najwyższej jakości wykorzystywanych lub tworzonych przez siebie systemów i serwisów informacyjnych. 3. Dostosowują zasoby biblioteczne i informacyjne własnej instytucji do potrzeb publiczności i środowiska, dbając o stosowny standard merytoryczny i stałą ich aktualizację. W zakresie doboru i selekcji zasobów przestrzegają reguł bezstronności, obiektywnego a kompetentnego wartościowania, informując użytkowników o przyjętych zasadach kształtowania zasobów. 4. Mając świadomość, że nie wszystkie materiały biblioteczne i informacyjne są jednakowej wartości starają się poznać różne sposoby ich oceny, zwracając uwagę na opinię krytyki naukowej i literackiej. Przy doborze i opracowaniu zbiorów kierują się przede wszystkim potrzebami użytkowników i zasadą udzielania priorytetu materiałom najwyższej jakości. 5. Gromadząc zbiory biblioteczne i informacyjne, opisując je, organizując i selekcjonując oraz oceniając i udostępniając, przeciwstawiają się wszelkim przejawom dyskryminacji i zachowują bezstronność; starają się stosować takie narzędzia charakterystyki dokumentów i organizacji ich zbiorów, które wykluczają uprzedzanie użytkownika do konkretnych tekstów lub źródeł. 6. Jeśli materiały biblioteczne lub źródła informacyjne ze względu na ich rzadkość, cenność, poufność lub szkodliwość społeczną są wyłączone z powszechnego udostępniania, informują użytkowników o fakcie ich posiadania i ogłaszają zasady, na jakich można z nich skorzystać. V. Bibliotekarze i pracownicy informacji wobec kolegów i zawodu 1. Pracują rzetelnie, poznają najlepsze praktyki stosowane w bibliotekarstwie i usługach informacyjnych, dążą do ulepszania świadczonych usług. Przestrzegają stosowanej w swojej instytucji pragmatyki służbowej. 2. Dokładają wysiłku, by stać się częścią koleżeńskiego zespołu, w którym nie tworzy się sztucznych hierarchii, autorytetów i rytuałów oraz przestrzega zasad dobrej organizacji pracy. Są świadomi, że ich praca jest służbą 11

12 wymagającą sumienności, punktualności, porządku i taktu oraz dbałości o estetykę wyglądu i kulturę bycia. Z pełnym zaangażowaniem wykorzystują wszystkie swoje kompetencje w tych tylko dziedzinach działalności bibliotecznej i informacyjnej, w których ich wiedza i umiejętności są wystarczające. 3. Kierują się dobrze rozumianymi zasadami solidarności zawodowej, dbając o pozytywny wizerunek zawodu. 4. Szanując i rozumiejąc osiągnięcia swoich współpracowników, w wymianie opinii posługują się wyłącznie argumentami merytorycznymi - także w stosunku do przełożonych oraz podwładnych. Pozostawanie w relacjach służbowych nie zwalnia od przestrzegania norm prawnych oraz etyki zawodowej. 5. Dbając o stały rozwój swoich umiejętności i wiedzy, dążą do doskonalenia środowiska zawodowego i jakości usług macierzystych instytucji oraz wspierają swoich kolegów, zwłaszcza podwładnych, w rozwijaniu kompetencji zawodowych. Wspierają organizacje i stowarzyszenia zawodowe. 6. Pełniąc funkcje kierownicze przyjmują na siebie szczególną odpowiedzialność za przestrzeganie zasad profesjonalnego i etycznego postępowania przez swoich podwładnych, dając wzór własną postawą. 7. Tworząc narzędzia dostępu do zasobów bibliotecznych i informacyjnych oraz tworząc informacje własne, dbają o rzetelność, zrozumiałość, komunikatywność i precyzję transmitowanych treści oraz swoich wypowiedzi. VI. Bibliotekarze i pracownicy informacji wobec pracodawcy 1. Są lojalnymi pracownikami. Dbają o dobre imię swojej instytucji, zmierzają do wykreowania i utrwalenia w społeczeństwie jej pozytywnego wizerunku. 2. Dążą do rozumienia i pogłębiania wiedzy o zadaniach i celach macierzystej instytucji oraz wspierania ich prowadzoną działalnością. 3. Wykorzystują swój potencjał wiedzy i umiejętności zawodowych, dążąc do rozwoju własnej placówki, jej warsztatu, zasobów informacyjnych, metod i narzędzi pracy. 4. Mają prawo oczekiwać, wymagać i upominać się o godne wynagrodzenie, odpowiadające ich kwalifikacjom i trudności pracy, nie powinni jednak uzależniać jakości wykonywania swych zadań od płacy. 5. Unikają zaangażowania w jakiekolwiek praktyki nieetyczne, które mogą być im sugerowane lub zalecane. CZĘŚĆ TRZECIA VII. Postanowienia końcowe 1. Bibliotekarze i pracownicy informacji we wszystkich swoich działaniach związanych z wykonywaną pracą przestrzegają zasad etyki zawodowej określonych w niniejszym Kodeksie. 2. Dążą do pogłębienia i upowszechnienia świadomości etycznych i prawnych aspektów działalności bibliotecznej i informacyjnej. 3. Przeciwstawiają się nieetycznym zachowaniom członków swojego środowiska zawodowego. 12

13 Załącznik nr 2 do Regulaminu kontroli zarządczej w BPGK KODEKS ETYKI PRACOWNIKÓW BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ GMINY KOZIENICE Zasady ogólne Kodeks Etyki pracowników Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice (BPGK) zwany dalej Kodeksem Etyki, wyznacza standardy postępowania, których powinni przestrzegać pracownicy BPGK, w związku z wykonywaniem nałożonych obowiązków. 1 2 Wskazane w Kodeksie Etyki zasady i wartości etyczne są stosowane przez pracowników podczas wypełniania przez nich codziennych zadań. 1. Bibliotekarzy obowiązuje ponadto Kodeks etyki bibliotekarza i pracownika informacji opracowany przez Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, wprowadzony do stosowania Zarządzeniem nr 5/2010 r Wszyscy pracownicy składają oświadczenie, wg załączonego wzoru, o zapoznaniu się z Kodeksem Etyki niezwłocznie po jego wejściu w życie. Oświadczenia dołącza się do akt pracowniczych. 2. Pracownik składa oświadczenie o zapoznaniu się z Kodeksem Etyki niezwłocznie po zawarciu pierwszej umowy o pracę. Oświadczenie dołącza się do akt pracowniczych. Zasady szczegółowe 4 Zasada praworządności 1. Pracownik działa zgodnie z zasadą praworządności, stosuje procedury wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących oraz regulacji wewnętrznych BPBK. 2. Pracownik nie podejmuje żadnych zadań, które kolidowałyby z obowiązkami służbowymi. 3. Informacje uzyskane w wyniku prowadzonych czynności pracownik wykorzystuje wyłącznie do celów służbowych. 5 Zasada niedyskryminowania 1. Pracownik przestrzega zasady równego traktowania współpracowników i użytkowników Biblioteki niezależnie od ich narodowości, płci, rasy, koloru skóry, pochodzenia etnicznego lub społecznego, cech genetycznych, języka, religii lub wyznania, przekonań politycznych, przynależności do mniejszości narodowej, posiadanej własności, urodzenia, inwalidztwa, wieku lub preferencji seksualnych. 2. W przypadku różnic w traktowaniu pracownik zapewnia, aby to nierówne traktowanie było usprawiedliwione obiektywnymi, istotnymi właściwościami danej sprawy. 6 Zasada współmierności 13

14 1. W toku podejmowania decyzji pracownik zapewnia, że przyjęte działania są współmierne do obranego celu. 2. W toku podejmowania decyzji pracownik zwraca uwagę na stosowne wyważenie spraw osób prywatnych i ogólnego interesu publicznego. 7 Zakaz nadużywania uprawnień 1. Pracownik może korzystać z posiadanych uprawnień wyłącznie dla osiągnięcia celów, dla których uprawnienia te zostały mu nadane. 2. Pracownik nie powinien korzystać z uprawnień dla osiągnięcia celów, dla których brak jest podstawy prawnej, lub które nie mogą być uzasadnione interesem publicznym. 8 Zasada bezstronności i niezależności 1. Pracownik działa bezstronnie i niezależnie. Powstrzymuje się od wszelkich działań, które mogą mieć negatywny wpływ na sytuację pojedynczych osób, oraz od wszelkich form faworyzowania, bez względu na motywy takiego postępowania. 2. Na postępowanie pracowników nie może mieć wpływu interes osobisty lub rodzinny ani też presja polityczna. Pracownik nie może uczestniczyć w podejmowaniu decyzji, w której on lub bliski członek jego rodziny miałby jakikolwiek interes finansowy. 3. Pracownik nie uczestniczy w żadnej formie korupcji. 9 Zasada obiektywizmu Pracownik działa obiektywnie. W toku podejmowania decyzji uwzględnia wszystkie istotne czynniki i przypisuje każdemu z nich należne mu znaczenie. 10 Zasada uczciwości 1. Pracownik działa bezstronnie, uczciwie i rozsądnie. 2. Pracownik racjonalnie i z dbałością gospodaruje środkami publicznymi i majątkiem Biblioteki. 11 Zasada uprzejmości 1. W swoich kontaktach z użytkownikami Biblioteki, innymi instytucjami oraz współpracownikami pracownik zachowuje się uprzejmie, szanując godność innych i własną. 2. Pracownik stara się być możliwie jak najbardziej pomocny i udziela odpowiedzi na skierowane do niego pytania możliwie wyczerpująco i dokładnie. 3. Jeżeli pracownik nie jest właściwy w danej sprawie, kieruje ją do pracownika właściwego. 4. W przypadku popełnienia błędu naruszającego prawa lub interes pojedynczej osoby pracownik stara się skorygować negatywne skutki popełnionego przez siebie błędu w jak najwłaściwszy sposób. 12 Zasada współodpowiedzialności 1. Pracownik nie boi się podejmowania decyzji oraz wynikających z nich konsekwencji. 2. Pracownik opiera relacje służbowe na współpracy, koleżeństwie, wzajemnym szacunku, pomocy oraz 14

15 dzieleniu się doświadczeniem i wiedzą. 3. Pracownik godnie zachowuje się w miejscu pracy i poza nim, jest świadomy, że jego postawa wpływa na kształtowanie wizerunku Biblioteki. 13 Zasada profesjonalizmu 1. Pracownik wykonuje swoje zadania sumiennie, sprawnie i profesjonalnie w pełni wykorzystując swoją wiedzę i doświadczenie. 2. Pracownik dba o podnoszenie kwalifikacji i umiejętności zawodowych. 14 Zasada akceptacji kontroli zarządczej 1. Pracownik rozumie cele kontroli zarządczej i akceptuje je. 2. Pracownik bierze udział we współtworzeniu kontroli zarządczej, przekazując swoim przełożonym uwagi i propozycje dotyczące jej funkcjonowania. 3. Pracownik rozumie, że wszystkie podejmowane działania mają służyć właściwej realizacji celów Biblioteki. 15 Odpowiedzialność 1. Pracownik zobowiązany jest przestrzegać Kodeksu Etyki i kierować się jego zasadami. 2. Pracownik ponosi odpowiedzialność porządkową i dyscyplinarną za naruszenie zasad Kodeksu Etyki, a bibliotekarze dodatkowo za naruszenie zasad Kodeksu etyki bibliotekarza i pracownika informacji. 3. Dyrektor dba o przestrzeganie przez pracowników Kodeksu Etyki. 16 Postanowienia końcowe 1. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do stosowania Kodeksu etyki, a przełożeni do nadzoru nad jego przestrzeganiem. 2. Stażystów i praktykantów zapoznaje z Kodeksem etyki kierownik jednostki organizacyjnej, w której ta osoba odbywa staż lub praktykę. 3. Wzór oświadczenia (Imię i nazwisko) OŚWIADCZENIE Uprzedzona/y o odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej oświadczam, że zapoznałam/em się z Kodeksem Etyki pracowników Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice i zobowiązuję się do przestrzegania zasad z niego wynikających. Kozienice, dnia (podpis pracownika) 15

16 Załącznik nr 3 do Regulaminu kontroli Zarządczej w BPGK Ankieta do samooceny kontroli zarządczej kierownictwo (kierownicy komórek organizacyjnych) L.p PYTANIE TAK NIE UWAGI, np. nie dotyczy lub inne uwagi 1. Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania? 2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Bibliotece? 3. Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 4. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? 5. Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy swoich pracowników? 6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK 7. Czy pracownicy mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? 8. Czy pracownicy posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 9. Czy istniejące w Bibliotece procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? 10. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 11. Czy struktura organizacyjna komórki jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? 12. Czy w Pani/Pana komórce zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? 13. Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom następuje zawsze w drodze pisemnej? 14. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble komórki? 15. Czy został określony ogólny cel istnienia Biblioteki np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? 16. Czy w Bibliotece zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? 17. Czy cele i zadania Biblioteki na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 16 brzmi TAK 16

17 18. Czy Pani/Pan wyznacza cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników w bieżącym roku? 19. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań? 20. Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań? 21. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 25) 22. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? 23. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań? 24. Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)? 25. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Bibliotece (np. poprzez intranet)? 26. Czy w Bibliotece zostały zapewnione mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? 27. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 28. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Bibliotece? 29. Czy w Bibliotece funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np.: z urzędami, dostawcami, instytucjami kultury i oświaty, czytelnikami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 30. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje dobre kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np.: z urzędami, dostawcami, twórcami, instytucjami kultury i oświaty, czytelnikami)?. 31. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np.: z dostawcami, instytucjami kultury i oświaty, czytelnikami)? 32. Czy pracownicy są zachęcani do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań? 33. Czy praca dyrektora i kierownictwa przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania Biblioteki? Wyjaśnienie: komórka organizacyjna dział, oddział, filia, samodzielne stanowisko pracy... (data i podpis pracownika) 17

18 Załącznik nr 4 do Regulaminu kontroli Zarządczej w BPGK Ankieta do samooceny kontroli zarządczej - pracownicy L.p PYTANIE TAK NIE 1 Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w Bibliotece za nieetyczne? UWAGI, np. nie dotyczy lub inne uwagi 2 Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Bibliotece? 3 Czy Pani/Pana zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie? 4 Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 5 Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył były przydatne na zajmowanym stanowisku? 6 Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? 7 Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)? 8 Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze? 9 Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań? 10 Czy bezpośredni przełożeni wystarczająco monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań? 11 Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia Biblioteki? 12 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? 13 Czy cele i zadania Pani/Pana komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 12 brzmi TAK 14 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? 15 Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań? 16 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej podejmuje się wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk, w szczególności tych istotnych? 18

19 17 Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Bibliotece (np. poprzez intranet)? 18 Czy w wystarczającym stopniu sposób realizacji zadań w Pani/Pana komórce organizacyjnej jest określony w pisemnych procedurach/instrukcjach? 19 Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)? 20 Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań? 21 Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii? 22 Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? 23 Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji swoich zadań? 24 Czy postawa osób na stanowiskach kierowniczych zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań? 25 Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc? 26 Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 27 Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Bibliotece? 28 Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników Biblioteki z podmiotami zewnętrznymi (np.: urzędami, dostawcami, użytkownikami) i swoje uprawnienia w tym zakresie? 29 Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje dobre kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np.: z innymi bibliotekami, instytucjami kultury, stowarzyszeniami, twórcami, czytelnikami)? 30 Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w Bibliotece zasad, procedur, instrukcji itp.? Wyjaśnienie: komórka organizacyjna podstawowa komórka organizacyjna w Bibliotece, np. Filia nr 1, czytelnia internetowa, wypożyczalnia, O/dzieci, a także samodzielne stanowisko pracy.... (data i podpis pracownika) 19

20 Załącznik nr 5 do Regulaminu kontroli Zarządczej w BPGK Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Bibliotece Publicznej Gminy Kozienice za rok Dział I 2) Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia: - zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, - skuteczności i efektywności działania, - wiarygodności sprawozdań, - ochrony zasobów, - przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, - efektywności i skuteczności przepływu informacji, - zarządzania ryzykiem, oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych* Bibliotece Publicznej Gminy Kozienice... (nazwa jednostki sektora finansów publicznych * ) Część A 4) w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Część B 5) w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część C 6) nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część D Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z: 7) monitoringu realizacji celów i zadań, samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych 8), procesu zarządzania ryzykiem, audytu wewnętrznego, kontroli wewnętrznych, kontroli zewnętrznych, innych źródeł informacji:... Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia. Kozienice, dnia (miejscowość, data) (podpis kierownika jednostki) 20

21 Dział II 9) 1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. 2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji. Dział III 10) Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej. 1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie: Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. W oświadczeniu za rok 2010 nie wypełnia się tego punktu. 2. Pozostałe działania: Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte. Objaśnienia: 1) Należy podać nazwę ministra, ustaloną przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 i Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz i Nr 161, poz oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354), a w przypadku gdy oświadczenie sporządzane jest przez kierownika jednostki, nazwę pełnionej przez niego funkcji. 2) W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej. 3) Minister kierujący więcej niż jednym działem administracji rządowej składa jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich kierowanych przez niego działów, obejmujące również urząd obsługujący ministra. Oświadczenie nie obejmuje jednostek, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz i Nr 238, poz. 1578). 4) Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem. 5) Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6. 6) Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. 7) Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić. 8) Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 9) Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C. 10) Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej. 21