dodatek nr 14 Jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r.

Transkrypt

1 dodatek nr 14 nr 24(336) Temat na życzenie Jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r. 1. Zmiany w procedurze oświadczeniowej dla cudzoziemców Na czym polegają zmiany Stosowanie przepisów w okresie przejściowym Przygotowanie do zmiany Praca sezonowa dla cudzoziemców Na czym polegają zmiany Przygotowanie do zmiany Zmiany w ochronie danych osobowych Na czym polegają zmiany Przygotowanie do zmiany Minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracowników Na czym polegają zmiany Stosowanie przepisów w okresie przejściowym Przygotowanie do zmiany Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi Na czym polegają zmiany Stosowanie przepisów w okresie przejściowym Przygotowanie do zmiany E-składka jedno konto ZUS Na czym polegają zmiany Stosowanie przepisów w okresie przejściowym Przygotowanie do zmiany Nowe zasady zaliczania wpłat ZUS na poszczególne należności i ich wpływ na podleganie dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu Na czym polegają zmiany Stosowanie przepisów w okresie przejściowym Przygotowanie do zmiany Zmiany w opłacaniu składek za nianie zatrudnione na podstawie umowy uaktywniającej Na czym polegają zmiany Stosowanie przepisów w okresie przejściowym Przygotowanie do zmiany Zmiany w wystawianiu zwolnień lekarskich Na czym polegają zmiany Przygotowanie do zmiany... 31

2 2 TEMAT NA ŻYCZENIE Jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r. W 2018 r. wejdą w życie duże nowelizacje przepisów w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Najważniejsze z nich dotyczą nowych zasad zatrudniania cudzoziemców spoza Unii Europejskiej oraz wprowadzenia jednego konta, na które będą płacone składki ZUS. Poniżej przedstawiamy wykaz najważniejszych zmian z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, które zostały uchwalone do dnia oddania niniejszej publikacji do druku. W parlamencie ciągle trwają prace nad ograniczeniem pracy w niedzielę oraz zniesieniem rocznego limitu składek ZUS, po przekroczeniu którego nie należy odprowadzać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zmiany te przedstawimy w kolejnym numerze MPPiU po ich ostatecznym uchwaleniu. 1. Zmiany w procedurze oświadczeniowej dla cudzoziemców 1.1. Na czym polegają zmiany Lista państw, których obywatele mogą pracować na podstawie zarejestrowanego w powiatowym urzędzie pracy (PUP) oświadczenia podmiotu powierzającego pracę (dalej także zatrudniający) zamiast zezwolenia na pracę, nie została zmodyfikowana. Nadal obejmuje ona: Armenię, Białoruś, Gruzję, Mołdawię, Rosję i Ukrainę. Bez zmian pozostał także maksymalny okres pracy w tym trybie na terenie Polski: 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, niezależnie od liczby podmiotów powierzających im wykonywanie pracy. Zupełnie inaczej będzie natomiast wyglądała od 1 stycznia 2018 r. procedura rejestracji oświadczenia o powierzeniu pracy. Do tej pory formalnie taka procedura w zasadzie w ogóle nie istniała. Od 1 stycznia 2018 r. będą obowiązywały: wzór oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, listy załączników dołączanych do tego oświadczenia, prawo do odwołania od decyzji odmownej dotyczącej rejestracji oświadczenia, obowiązki informacyjne spoczywające na zatrudniającym cudzoziemca, wyższe kary za nieprzestrzeganie regulacji dotyczących zatrudniania cudzoziemców Stosowanie przepisów w okresie przejściowym Już od 1 września 2017 r. jest realizowany zakaz rejestracji oświadczeń według dotychczasowych przepisów, jeśli dotyczą pracy, która byłaby wykonywana po 31 grudnia 2018 r. Nie znaczy to jednak, że praca na podstawie już zarejestrowanych oświadczeń jest zabroniona. Będzie możliwa, ale jedynie do 31 grudnia 2018 r. Dopiero po tej dacie należy uzyskać nowe oświadczenie, przechodząc przedstawioną poniżej procedurę Przygotowanie do zmiany Procedura rejestracji oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi od 1 stycznia 2018 r. została sformalizowana. Zatrudniający będzie zmuszony przejść następujące etapy: MONITOR PPiU nr 24(336) 20 grudnia 2017 r.

3 jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r. 3 Krok 1. Sprawdź, które oświadczenia są ważne Jeśli podmiot powierzający pracę ma w grupie zatrudnionych cudzoziemców wykonujących pracę na podstawie oświadczeń, musi sprawdzić daty ich ważności oraz okresy obowiązywania. W przypadku oświadczeń, których ważność wygaśnie w trakcie 2018 r., podmiot zatrudniający będzie musiał zweryfikować, czy wyczerpał 6-miesięczny okres zatrudnienia na podstawie oświadczenia w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Jeśli okres ten został wyczerpany, będzie zmuszony poczekać z zatrudnieniem takiej osoby, aby ponownie zarejestrować dla niej oświadczenie, i to już według nowych zasad. Jeśli okres pracy na podstawie oświadczenia nie został przekroczony, zatrudniający może (ale nie musi) wystąpić o rejestrację oświadczenia. Jeżeli wystąpi o nią, wówczas rejestracja oświadczenia odbywa się zgodnie z nowymi regułami. To samo dotyczy cudzoziemców, których pracodawca dotychczas nie zatrudniał, a będzie chciał to zrobić. Przykład Pracodawca zatrudnia na podstawie oświadczeń dwóch Ukraińców i jednego Białorusina na 6 miesięcy odpowiednio od 1 sierpnia 2017 r. (praca zakończy się 31 stycznia 2018 r.) oraz 15 lipca 2017 r. (praca zakończy się 15 stycznia 2018 r.). Zatem będzie mógł złożyć wniosek o rejestrację nowych oświadczeń dla tych osób odpowiednio od 1 sierpnia 2018 r. i 15 lipca 2018 r. Wyczerpią oni bowiem limit 6-miesięcznego zatrudnienia na podstawie oświadczenia, który powinien przypadać w ciągu roku od podjęcia zatrudnienia. Krok 2. Wypełnij oświadczenie i zgromadź załączniki Zatrudniający nie będzie samodzielnie tworzył oświadczenia dotyczącego rejestracji cudzoziemca, lecz skorzysta z gotowego wzoru, zaprojektowanego przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej. Będzie musiał w nim podać: swoje dane (w tym m.in. nazwę firmy, jej NIP i REGON), informacje dotyczące cudzoziemca, któremu powierzy pracę (m.in. obywatelstwo i numer wizy), dane o oferowanej pracy (m.in. rodzaj i miejsce wykonywanej pracy, okresy jej realizacji oznaczone datami czy typ umowy), a także dane dotyczące pracodawcy użytkownika jeśli cudzoziemiec ma pracować jako pracownik tymczasowy. Do gotowego oświadczenia powierzający pracę będzie zobligowany dołączyć: ważny dowód osobisty lub dokument podróży albo inny dokument potwierdzający tożsamość zatrudniającego będącego osobą fizyczną, kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (gdy go nie posiada innego dokumentu potwierdzającego tożsamość), dowód wpłaty za wydanie oświadczenia, oświadczenie, że nie był karany m.in. za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców (zob. tabela Przyczyny odmowy wpisu oświadczenia do ewidencji). Krok 3. Wnieś opłatę i złóż komplet dokumentów Wśród załączników do oświadczenia został wymieniony dowód wpłaty za wydanie oświadczenia. Taką opłatę w wysokości 30 zł (nie więcej niż 10% minimalnego wynagrodzenia za pracę) za każdego cudzoziemca zatrudniający będzie musiał uregulować jednorazowo. Dopiero po tym fakcie może złożyć oświadczenie wraz z załącznikami. MONITOR PPiU nr 24(336)

4 4 TEMAT NA ŻYCZENIE Krok 4. Poczekaj na wpis oświadczenia do ewidencji lub odmowę jego dokonania PUP ma 7 dni na wpisanie oświadczenia do ewidencji oświadczeń, a gdy jest konieczne postępowanie wyjaśniające 30 dni. Uczyni to, jeśli cudzoziemiec: jest obywatelem jednego z 6 państw zza wschodniej granicy Polski lub określonego w rozporządzeniu wykonawczym w sprawie zawodów, uprawniających do wykonywania pracy na podstawie oświadczenia (takie rozporządzenie na razie nie jest przygotowywane), nie będzie wykonywał pracy sezonowej, będzie pracować w Polsce łącznie nie dłużej niż przez 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, bez względu na to, ilu pracodawców powierza cudzoziemcowi wykonywanie pracy na podstawie oświadczenia. PUP będzie miał przy tym prawo wskazać późniejszą datę rozpoczęcia pracy niż została określona w oświadczeniu, jednak nie może być wcześniejsza niż dzień następujący po dniu wpisania oświadczenia do ewidencji. PUP będzie też miał prawo odmowy dokonania wpisu zob. tabela poniżej. Realizując je, wydaje decyzję administracyjną. Przyczyny odmowy wpisu oświadczenia do ewidencji Lp. Okoliczności powodujące obowiązkową odmowę Okoliczności powodujące fakultatywną odmowę Zatrudniający (lub osoba fizyczna, która działała w jego imieniu) został co najmniej dwukrotnie prawomocnie ukarany za niezawarcie umowy z cudzoziemcem na piśmie lub nieprzedstawienie jej tłumaczenia, w okresie 12 miesięcy poprzedzających datę złożenia oświadczenia 2. Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) został prawomocnie ukarany za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca lub przyjęcie korzyści majątkowej od niego w zamian za ułatwienie uzyskania zezwolenia albo innego dokumentu uprawniającego do wykonywania pracy 3. Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) został ponownie ukarany w ciągu 2 lat od poprzedniej kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca lub podobne wykroczenie 4. Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) jest osobą fizyczną karaną za naruszenie praw pracownika wynikających ze stosunku pracy lub ubezpieczeń społecznych, przepisów bhp, o wypadkach przy pracy lub chorobach zawodowych oraz ubezpieczeń społecznych Wniosek o wydanie oświadczenia został złożony dla pozoru Oświadczenie będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż wykonywanie pracy dla danego podmiotu Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy innym osobom zob. poniżej pkt 4 8 Zatrudniający nie posiada środków finansowych ani źródeł dochodu niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi MONITOR PPiU nr 24(336) 20 grudnia 2017 r.

5 jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) jest osobą fizyczną (albo podmiotem zarządzanym lub kontrolowanym przez taką osobę) karaną za czyny przeciwko dokumentom (m.in. podrabianie, fałszowanie, nieprawdziwe dane) 6. Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) jest osobą fizyczną karaną za handel ludźmi lub przygotowania do niego 7. Przekroczenie limitu oświadczeń na dany rok kalendarzowy Zatrudniający nie prowadzi działalności gospodarczej, rolniczej ani statutowej uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym zawiesił działalność, został wykreślony z właściwego rejestru lub jego działalność jest w okresie likwidacji Zatrudniający nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz na Fundusz Emerytur Pomostowych Zatrudniający nie zgłasza do ubezpieczeń społecznych pracowników lub innych osób objętych obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi 8. Zatrudniający zalega z uiszczeniem podatków, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu Krok 5. Odwołaj się od decyzji o odmowie wpisu oświadczenia Jeżeli PUP odmówi rejestracji oświadczenia, zatrudniający może się odwołać od tej decyzji do ministra właściwego ds. pracy, za pośrednictwem starosty. Odwołanie składa w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji, przy czym nie musi go w szczególny sposób uzasadniać. Po jego rozpatrzeniu przez ministra może się spodziewać: utrzymania w mocy zaskarżonej decyzji albo uchylenia kwestionowanej decyzji w całości lub w części i w tym zakresie orzeczenia co do istoty sprawy, a w razie uchylenia umorzenia postępowania pierwszej instancji w całości bądź w części, albo umorzenia postępowania odwoławczego. Krok 6. Wykonaj obowiązki umowne i informacyjne Jeśli oświadczenie zostanie wpisane do ewidencji (również w wyniku odwołania), zatrudniający jest zobowiązany zawrzeć z cudzoziemcem umowę, o jakiej w tym dokumencie mowa. Umowę zawiera się na piśmie. Przed jej podpisaniem należy przedstawić cudzoziemcowi tłumaczenie umowy w języku zrozumiałym dla tej osoby. Do jego obowiązków należy także zawiadomienie w formie pisemnej PUP o tym, że cudzoziemiec rozpoczął pracę, najpóźniej w dniu jej podjęcia. Jeśli cudzoziemiec nie przystąpi do pracy, informacja o tym fakcie MONITOR PPiU nr 24(336)

6 6 TEMAT NA ŻYCZENIE również powinna trafić do PUP. Zatrudniający ma w tym przypadku 7 dni od daty rozpoczęcia pracy zapisanej w oświadczeniu. Niewypełnienie tego obowiązku spowoduje, że będzie się uznawać, iż cudzoziemiec wykonywał pracę od dnia określonego w oświadczeniu lub późniejszego, jeśli tak wynika z okoliczności. Podmiot powierzający pracę może ponadto zawiadomić PUP o zakończeniu pracy przez cudzoziemca. Nie jest to jednak obowiązek, ale możliwość. Istnieje bowiem domniemanie, że cudzoziemiec, którego dotyczy oświadczenie wpisane do ewidencji oświadczeń, zakończył wykonywanie pracy w dniu określonym w oświadczeniu. Krok 7. Nie występuj o wpis nowego oświadczenia Ustawodawca przewidział kilka sytuacji, których zaistnienie nie powoduje konieczności rejestrowania nowego oświadczenia. Ma to miejsce wówczas, gdy dochodzi do: zmiany siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy albo formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi bądź przejęcia zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę, przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, zawarcia umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej między zatrudniającym a obcokrajowcem, skierowania cudzoziemca będącego pracownikiem tymczasowym przez pracodawcę do innego pracodawcy użytkownika niż określony w oświadczeniu, jeżeli dane dotyczące pracy oferowanej cudzoziemcowi określone w oświadczeniu, z wyjątkiem miejsca wykonywania pracy, nie uległy zmianie. Krok 8. Uważaj na kary Zatrudniający powinien dbać o to, aby nie zatrudniać cudzoziemców bez aktualnego oświadczenia albo w ogóle bez oświadczenia. Za takie działanie grozi mu bowiem kara finansowa, która od 1 stycznia 2018 r. będzie znacznie wyższa niż dotychczas. Za nielegalne powierzanie pracy obcokrajowcowi zatrudniającemu będzie grozić grzywna od 1000 zł do zł, a i zatrudniony może zostać ukarany grzywną od 1000 zł (tu kwota pozostała bez zmian). Z kolei za przekazywanie nieprawdziwych informacji o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia zatrudniający musi się liczyć z karą do 2000 zł. Natomiast za niezawarcie z cudzoziemcem umowy na piśmie lub nieprzedstawienie jej tłumaczenia na język dla niego zrozumiały grzywna będzie wynosić od 200 zł do 2000 zł. Podstawa prawna: art. 5a, art. 88z 88za, art. 120 ust. 1 2 i ust ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w brzmieniu od 1 stycznia 2018 r. j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1065; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz art ustawy z 20 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz zmianie niektórych innych ustaw Dz.U. z 2017 r. poz art ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego j.t. Dz.U. z 2017 r. poz MONITOR PPiU nr 24(336) 20 grudnia 2017 r.

7 jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r Praca sezonowa dla cudzoziemców 2.1. Na czym polegają zmiany Dotychczas pracę w rolnictwie i ogrodnictwie w okresach siewów i zbiorów, a także w turystyce w sezonie urlopowym cudzoziemcy spoza Unii Europejskiej mogli świadczyć na podstawie oświadczenia lub klasycznego zezwolenia na pracę. Od 1 stycznia 2018 r. będą musieli posiadać zamiast tych dokumentów zezwolenie na pracę sezonową (dalej zezwolenie). To nowy typ zezwolenia, które będzie wydawane na prace sezonowe. Dotyczy ono prac związanych z konkretnym okresem w roku ze względu na powtarzające się wydarzenie lub typ wydarzeń, kiedy zapotrzebowanie na siłę roboczą jest znaczenie większe niż wynikające ze zwyczajowych działań. Będzie zatem dotyczyć: rolnictwa, leśnictwa, łowiectwa, rybactwa, działalności związanej z usługami gastronomicznymi i turystycznymi. Zezwolenie na pracę sezonową otrzyma obcokrajowiec, który spełni ustawowe warunki, a z wnioskiem o wydanie dokumentu wystąpi podmiot zatrudniający. Obejmie ono maksymalnie 9 miesięcy w ciągu roku kalendarzowego (jednorazowo lub łącznie). Ten okres będzie obowiązujący zarówno przy pojedynczym zezwoleniu, jak i wielosezonowym. Zezwolenie wielosezonowe zostanie wystawione na wniosek zatrudniającego, który zamierza powierzać pracę sezonową temu samemu cudzoziemcowi przez kilka kolejnych lat. Warunek jest jednak taki, aby cudzoziemiec był obywatelem państwa, które znajduje się na liście państw objętych procedurą oświadczeniową lub w zestawieniu krajów, których obywatele otrzymują zezwolenie na pracę bez względu na test rynku pracy oraz dla których dokonuje się wpisu wniosku do ewidencji w trybie tej właśnie regulacji. Wpis takiego wniosku do ewidencji zezwoleń nastąpi, jeśli wnioskodawca: powierzał w okresie 5 lat poprzedzających złożenie wniosku wykonywanie pracy cudzoziemcowi, którego dotyczy wniosek, zgodnie z zezwoleniem na pracę sezonową, nie będzie zalegał z regulowaniem zaliczek na podatek dochodowy i składek na ubezpieczenia społeczne, o ile były one wymagane w związku z pracą wykonywaną przez tego cudzoziemca. Wpis oznacza, że zezwolenie będzie ważne nie dłużej niż przez 9 miesięcy w roku kalendarzowym, przypadających odpowiednio w ciągu nie więcej niż 3 kolejnych lat kalendarzowych. Będzie też podstawą do wydawania zezwoleń w tych latach. Przy rozpatrywaniu wniosków o zezwolenie będzie obowiązywała zasada pierwszeństwa. Uprzywilejowuje ona tych cudzoziemców, którzy co najmniej raz w okresie 5 lat poprzedzających złożenie wniosku pracowali na rzecz tego zatrudniającego na podstawie zezwolenia na pracę sezonową na mocy umowy o pracę. Obejmie także osoby, które co najmniej raz w okresie 5 lat poprzedzających dzień złożenia wniosku pracowały na rzecz danego podmiotu na podstawie oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi, zarejestrowanego przez PUP. Konieczne jest jednak, aby zawarły z zatrudniającym umowę o pracę. MONITOR PPiU nr 24(336)

8 8 TEMAT NA ŻYCZENIE 2.2. Przygotowanie do zmiany Zezwolenie na pracę sezonową będzie wydawał starosta (w praktyce PUP) właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania zatrudniającego, który jest wnioskodawcą w tej sprawie. Aby je otrzymać, podmiot, który chce powierzyć pracę sezonową cudzoziemcowi spoza UE od 1 stycznia 2018 r., musi wykonać następujące działania: Krok 1. Upewnij się, czy są spełnione warunki do wydania zezwolenia Ustawodawca przewidział cztery przesłanki, których zrealizowanie otwiera drogę do uzyskania zezwolenia. Zatrudniający musi: 1) zapewnić cudzoziemcowi wynagrodzenie nie niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących w tym samym wymiarze czasu pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku, co najmniej na poziomie minimalnego wynagrodzenia za pracę w danym roku kalendarzowym (w 2018 r zł) zatrudniający wpisuje wysokość płacy do wniosku o zezwolenie, a później do umowy zawieranej z obcokrajowcem; 2) uzyskać informację o braku możliwości zaspokojenia swoich potrzeb kadrowych w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy, sporządzonej z uwzględnieniem pierwszeństwa dostępu do rynku pracy dla obywateli polskich oraz cudzoziemców (tzw. test rynku pracy) zatrudniający załącza ją do wniosku o zezwolenie; nie musi tego robić, jeżeli zatrudnia obywatela Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji lub Ukrainy; 3) skopiować dokument uprawniający cudzoziemca do pobytu w Polsce (wizę wydaną w celu wykonywania pracy sezonowej lub zezwolenie na pobyt czasowy ze względu na pracę sezonową) zatrudniający przedkłada tę kopię staroście po wpisaniu wniosku o wydanie zezwolenia do ewidencji wniosków oraz po wjeździe cudzoziemca na terytorium Polski, a gdy tego nie uczyni w ciągu 120 dni od dokonania wpisu, postępowanie o wydanie zezwolenia na pracę sezonową zostanie umorzone; umorzenie nie nastąpi, jeśli z okoliczności sprawy będzie wynikać, że zezwolenie na pracę sezonową zostanie wykorzystane zgodnie z celem, tyle że w późniejszym terminie; 4) przygotować informację o adresie zakwaterowania cudzoziemca w okresie pobytu w Polsce i przedłożyć ją staroście po wpisie wniosku do ewidencji wniosków oraz po wjeździe cudzoziemca na polskie terytorium. Krok 2. Przygotuj wniosek wraz załącznikami We wniosku o zezwolenie zatrudniający zawiera: swoje dane (w tym m.in. numer telefonu, faksu, poczty elektronicznej, numery identyfikacyjne NIP i REGON, symbol PKD, liczbę osób wykonujących dla niego pracę i przez niego zatrudnionych), oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej, że nie był karany m.in. za nielegalne zatrudnienie, dane osobowe cudzoziemca, MONITOR PPiU nr 24(336) 20 grudnia 2017 r.

9 jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r. 9 informacje o pracy oferowanej cudzoziemcowi (okres lub okresy pracy oznaczonej datami, rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, podstawa prawna jej realizacji, wymiar czasu pracy lub przewidywana liczba godzin pracy w ciągu miesiąca albo tygodnia, wysokość wynagrodzenia określona stawką miesięczną lub godzinową), datę wjazdu na terytorium państw obszaru Schengen oraz dane dotyczące pobytu cudzoziemca na terytorium Polski w dniu złożenia wniosku, w tym podstawy prawnej, informację, czy cudzoziemiec, którego dotyczy wniosek, wykonywał pracę na rzecz wnioskodawcy w okresie 5 lat poprzedzających złożenie wniosku na podstawie zezwolenia na pracę sezonową, oświadczenie, że zapewnia cudzoziemcowi zakwaterowanie lub że według jego wiedzy cudzoziemiec organizuje je sobie sam, informacje dotyczące przewidywanego płatnego urlopu przysługującego cudzoziemcowi. Do wniosku dołącza tzw. test rynku pracy (jeśli go obejmuje ten warunek), potwierdzenie możliwości wykonywania zawodu regulowanego (jeżeli zezwolenie będzie go dotyczyć), a także komplet dokumentów określonych przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Krok 3. Wnieś opłatę i złóż wniosek Opłata ma charakter jednorazowy i będzie wynosić 30 zł (nie więcej niż 10% minimalnego wynagrodzenia za pracę za każdego cudzoziemca). Dopiero po jej wniesieniu zatrudniający może złożyć wniosek o zezwolenie. Krok 4. Poczekaj na wpis i zaświadczenie lub odmowę wydania zezwolenia Okres oczekiwania na wpis wniosku do ewidencji i wydanie zaświadczenia będzie wynosił 7 dni, a w sprawach wymagających wyjaśnienia 30 dni. W tym czasie wniosek będzie sprawdzany pod kątem braków formalnych (poprawność wypełnienia i komplet załączników) oraz merytorycznych (spełnienie warunków do wydania zezwolenia). Jeśli weryfikacja zakończy się negatywnie, starosta odmówi wydania zezwolenia na pracę. Przyczyny odmowy można podzielić na obligatoryjne (np. wpisanie nieprawdziwych danych do wniosku czy brak realizacji wymagań do uzyskania zezwolenia) i fakultatywne (np. wniosek został złożony dla pozoru). W pierwszym przypadku starosta musi odmówić wydania zezwolenia, w drugim może. Od decyzji o odmowie zatrudniający może się odwołać do ministra ds. pracy (zob. Krok 5 dotyczący odwołania przy odmowie wydania oświadczenia, str. 5). Krok 5. Przekaż zaświadczenie cudzoziemcowi Jeśli zatrudniający otrzyma zaświadczenie o wpisie wniosku do ewidencji, musi je przekazać cudzoziemcowi. Ten dokument jest bowiem podstawą do uzyskania wizy pozwalającej na wjazd do Polski, jeśli jest ona potrzebna. Krok 6. Odbierz zezwolenie Zatrudniający może odebrać zezwolenie dopiero po przyjeździe cudzoziemca do Polski, bo wtedy zostanie wystawione. Otrzyma 2 z 3 egzemplarzy, z czego jeden przekaże cudzoziemcowi, którego zezwolenie dotyczy. MONITOR PPiU nr 24(336)

10 10 TEMAT NA ŻYCZENIE W zezwoleniu nie zostanie wpisany rodzaj pracy ani stanowisko, jakie cudzoziemiec ma zajmować. Dzięki temu będzie mógł świadczyć każdą pracę sezonową. Co więcej, będzie mógł podjąć inną pracę niż sezonowa, lecz jedynie maksymalnie przez 30 dni w ciągu ważności zezwolenia, o ile: jest obywatelem państwa objętego procedurą oświadczeniową lub znajdującego się w zestawieniu krajów, których obywatele otrzymują zezwolenie na pracę bez względu na tzw. test rynku pracy oraz dla których dokonuje się wpisu wniosku do ewidencji w trybie art. 88q ustawy o promocji zatrudnienia, otrzymuje co najmniej najniższe wynagrodzenie wymienione w zezwoleniu, nie wykonuje pracy tymczasowej. Łączne spełnienie tych warunków zwalnia z obowiązku uzyskiwania nowego zezwolenia. Takie zwolnienie jest ważne też w razie zmiany siedziby lub miejsca zamieszkania, nazwy albo formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi bądź przejęcia zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę; przejścia zakładu pracy albo jego części na innego pracodawcę, a także zawarcia umowy o pracę zamiast cywilnoprawnej między zatrudniającym a cudzoziemcem. Krok 7. Wykonaj zapisy zezwolenia Po uzyskaniu zezwolenia jego postanowienia zatrudniający musi przenieść do umowy zawieranej z cudzoziemcem. Ma obowiązek przygotować taką umowę na piśmie i przedstawić jej tłumaczenie na język zrozumiały dla obcokrajowca. Będzie zmuszony podpisać odrębną umowę, jeśli zobowiązał się do zagwarantowania cudzoziemcowi zakwaterowania. Zawiera w niej warunki najmu lub użyczenia kwatery mieszkalnej, w języku zrozumiałym dla tej osoby. Nie wolno mu w żadnym razie umieścić w jej treści zapisów o możliwości potrącenia czynszu z wynagrodzenia, a nawet jeśli je tam zawrze, będą one nieważne. Zatrudniający, który nie podpisze z cudzoziemcem umowy o zakwaterowania albo nie przedstawi jej tłumaczenia, narazi się na grzywnę od 200 zł do zł. Krok 8. Uważaj, aby nie stracić zezwolenia Może się zdarzyć, że wydane zezwolenie zostanie uchylone. Zatrudniający powinien się tego spodziewać, gdy: zmienią się okoliczności lub dowody odnoszące się do tego dokumentu, o ile nie chodzi o przedłużenie zezwolenia, ustanie przyczyna udzielenia zezwolenia, w toku postępowania przedstawi nieprawdziwe dane, zezna nieprawdę albo przedłoży sfałszowany dokument jako autentyczny, nie dopełni ustawowych obowiązków, np. nie przedstawi umowy w języku zrozumiałym dla cudzoziemca lub nie wypłaca wynagrodzenia, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy cudzoziemcowi, w szczególności: działalności gospodarczej, statutowej lub rolniczej, jego działalność jest w okresie likwidacji lub w okresie zawieszenia, MONITOR PPiU nr 24(336) 20 grudnia 2017 r.

11 jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r. 11 zostanie prawomocnie ukarany (w tym ponownie) m.in. za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców czy podrabianie dokumentów. W dwóch ostatnich przypadkach cudzoziemcowi będzie przysługiwało prawo do odszkodowania od zatrudniającego za niewykonanie zobowiązań, które musiałby zrealizować, gdyby zezwolenie nie zostało uchylone. Podstawa prawna: art. 88 ust. 2, art. 88a ust. 1 2, art. 88c ust. 1 pkt 1a 2 i ust. 1a, art. 88g ust. 1 2, art. 88h ust. 4, art. 88j ust. 1 2b, art. 88n 88y, art. 90 ust. 1 pkt 5 i ust. 9 11, art. 90a 90d, art. 120 ust. 1 2, ust. 9 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w brzmieniu od 1 stycznia 2018 r. j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1065; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz art. 14 ustawy z 20 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz zmianie niektórych innych ustaw Dz.U. z 2017 r. poz art. 66, art. 185a ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz Zmiany w ochronie danych osobowych 3.1. Na czym polegają zmiany Od 25 maja 2018 r. nastąpi rewolucja w zasadach ochrony danych osobowych gromadzonych przez pracodawców, za sprawą wchodzącego w życie tzw. RODO (rozporządzenie w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE). Oprócz tego rozporządzenia zmieniona zostanie ustawa o ochronie danych osobowych i uchwalone zostaną przepisy ją wprowadzające, które w chwili oddania do druku tego materiału były wciąż w procesie legislacyjnym. W wyniku tych zmian pojawią się trzy zupełnie nowe obszary, których obecne regulacje nie przewidują: prawo do żądania usunięcia danych osobowych z wszystkich nośników, jeżeli nie ma już podstaw do ich przechowywania, prawo do przeniesienia tych danych do innego administratora i obowiązek poinformowania o wszystkich naruszeniach organu nadzorczego. Pracodawcy będą musieli skorygować dotychczasowe procedury pozyskiwania, gromadzenia i przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników, a także wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia. Zamiast administratora danych osobowych (ABI) będą mieli obowiązek wyznaczyć inspektora ochrony danych osobowych (IOD). Nie będą już rejestrować zbiorów danych, ale za to będą prowadzić wewnętrzne rejestry czynności przetwarzania danych. Ponadto zostały na nich nałożone nowe obowiązki raportowania wycieków danych. Każdy pracodawca, która nie zastosuje się do nowych wytycznych, będzie musiał liczyć się z karami finansowymi. Ich poziom zależy od rodzaju naruszenia i może wynieść maksymalnie: 10 mln euro, a dla przedsiębiorstw 2% całkowitego rocznego światowego obrotu za poprzedni rok obrotowy, lub 20 mln euro, a dla przedsiębiorstw 4% całkowitego rocznego światowego obrotu za poprzedni rok obrotowy. MONITOR PPiU nr 24(336)

12 12 TEMAT NA ŻYCZENIE 3.2. Przygotowanie do zmiany Aby dostosować się do zmian, pracodawca powinien zaplanować, a następnie zrealizować następujące działania: Krok 1. Przeprowadź audyt przygotowawczy Pracodawca jako administrator danych powinien przejrzeć wszystkie dane osobowe kandydatów do pracy i pracowników, które zgromadził w czasie procesów rekrutacyjnych oraz zatrudnieniowych i które przetwarza. Musi sprawdzić te dane i udokumentować pod kątem ich rodzaju, źródła pochodzenia, podstawy i celu wykorzystywania, zakresu udostępniania (krąg osób uprawnionych) oraz zabezpieczenia. Wyniki audytu przygotowawczego będą mu potrzebne do uruchomienia i prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, a także do wykonania obowiązków informacyjnych, których katalog znacznie się poszerzył w stosunku do dotychczasowych regulacji. Będą także stanowić podstawę do zmiany dokumentacji i klauzul informacyjnych zob. Krok 3. Jeżeli pracodawca powierzył przetwarzanie danych innemu podmiotowi, wówczas w ramach audytu powinien sprawdzić, czy zawarta w tym celu umowa spełnia nowe wymagania. Jeśli nie, konieczna będzie jej aktualizacja, zgodnie z listą zamieszczoną w Kroku 4. Krok 2. Sporządź rejestr czynności przetwarzania Rejestr czynności przetwarzania będzie miał obowiązek prowadzić pracodawca, który zatrudnia co najmniej 250 osób lub mniej, gdy przetwarzanie przez niego danych: może powodować ryzyko naruszenia praw i wolności osób, których one dotyczą, nie ma charakteru sporadycznego, obejmuje tzw. dane wrażliwe, ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, a także dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności czy orientacji seksualnej tej osoby, dotyczy wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Rejestr będzie musiał mieć formę pisemną, w tym elektroniczną. Ma on zastąpić obecne zgłoszenie zbioru danych do GIODO, dlatego na życzenie urzędu pracodawca musi go udostępnić temu organowi nadzorczemu. Rejestr czynności przetwarzania będzie musiał zawierać m.in. dane administratora i współadministratorów, cele przetwarzania, opis kategorii osób i przetwarzanych danych osobowych oraz ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, jeśli jest to możliwe. Krok 3. Zaktualizuj dokumenty i klauzule informacyjne Dokumentację pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych będzie można pozostawić w dotychczasowym kształcie, ale należy ją uzupełnić zgodnie z nowymi wymaganiami unijnymi. Konieczne będzie natomiast zaktualizowanie posiadanych przez pracodawcę zgód MONITOR PPiU nr 24(336) 20 grudnia 2017 r.

13 jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r. 13 pracowników na przetwarzanie ich danych (np. na wykorzystanie wizerunku). Od 25 maja 2018 r. taka zgoda ma być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznacznie wyrażająca wolę. Może przyjąć formę oświadczenia (każdego: pisemnego, elektronicznego i ustnego) albo działania potwierdzającego (np. zaznaczenie okienka w danym formularzu). Jej cechą charakterystyczną jest odwołalność. Pracodawca nie będzie musiał uzyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu wykonywania zobowiązań wynikających ze stosunku pracy, takich jak np. wypłata wynagrodzenia czy opłacenie składek ZUS albo zaliczek na podatek dochodowy. Ze względu na szerszy niż dotychczas zakres informacji, jakie pracodawca będzie musiał przekazywać (zob. tabela poniżej), powinien on wymienić dotychczasowe klauzule informacyjne. Nie należy natomiast modyfikować upoważnień dla wszystkich osób przetwarzających dane, ponieważ RODO nie opisuje ich tak szczegółowo, jak miało to miejsce dotychczas. Rodzaj informacji, jakie trzeba będzie przekazywać osobie, której dane będą przetwarzane, po zmianach przepisów od 25 maja 2018 r. 1. Tożsamość oraz dane kontaktowe pracodawcy i jego przedstawiciela, jeśli jest konieczne 2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych, jeśli jest wyznaczony 3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych 4. Prawnie uzasadnione interesy realizowane przez pracodawcę lub stronę trzecią, jeśli jest to konieczne 5. Informacje o odbiorcach danych i ich kategoriach, jeżeli istnieją 6. Informacje o zamiarze przekazania danych do państwa nieunijnego lub organizacji międzynarodowej albo wzmianka o zabezpieczeniach i możliwości uzyskania kopii danych lub miejscu ich udostępnienia 7. Okres przechowywania danych, a gdy nie jest to możliwe kryteria jego ustalenia 8. Informacje o prawie do żądania od pracodawcy/administratora dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawie sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawie do przenoszenia danych 9. Informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem zgody 10. Informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego 11. Informacja, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym albo warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych 12. Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, jeśli ma miejsce Krok 4. Zmień umowę z podmiotem przetwarzającym dane Dotychczasowa (a także nowo podpisywana) umowa, na podstawie której pracodawca powierzył przetwarzanie danych innemu podmiotowi, będzie musiała zawierać zobowiązanie tego podmiotu do: przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora lub na mocy samego prawa, MONITOR PPiU nr 24(336)

14 14 TEMAT NA ŻYCZENIE zapewnienia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowają tajemnicę, podejmowania wszelkich środków bezpieczeństwa przetwarzania danych, przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, pomagania pracodawcy jako administratorowi w miarę możliwości w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, a także zagwarantowania bezpieczeństwa danych, zgłoszeń ewentualnych naruszeń i konsultacji (nowość), usunięcia lub zwrócenia wszystkich danych administratorowi po zakończeniu świadczenia usług, o ile nie istnieje obowiązek ich przechowywania, udostępnienia administratorowi wszystkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków ustawowych, przeprowadzenia audytów i inspekcji. Krok 5. Wyznacz inspektora danych osobowych W wyniku zmiany przepisów od 25 maja 2018 r. pracodawca będzie musiał wyznaczyć inspektora danych osobowych. Z racji nieuchwalonych dotychczas regulacji nie wiadomo, jak długo mają u pracodawców działać ABI, jeśli zostali w ogóle powołani. Według projektu ustawy o ochronie danych osobowych przedstawionego przez Ministerstwo Cyfryzacji będą oni pracować do 30 września 2018 r. Takie osoby mogą też objąć stanowisko inspektora ochrony danych osobowych, ale nie powinny łączyć obu funkcji, ponieważ w jednym czasie realizowałyby i nadzorowały te same zadania. Obowiązek wyznaczenia IOD będzie dotyczył: organów lub podmiotów publicznych (wyjątek stanowią sądy w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości), podmiotów, których główna działalność polega na przetwarzaniu danych, które ze względu na swój charakter, zakres lub cel wymagają regularnego i systematycznego monitorowania UWAGA! Dla grupy przedsiębiorców i kilku organów publicznych może zostać wyznaczony jeden inspektor ochrony danych. osób na dużą skalę, podmiotów zajmujących się przede wszystkim przetwarzaniem na dużą skalę danych wrażliwych. Pracodawca będzie mógł powierzyć zadania IOD osobie ze swojego personelu (nie powinna zajmować się jednocześnie systemami informatycznymi albo przetwarzaniem danych w danym obszarze, np. kadrowym) albo komuś spoza firmy. Taką osobę będzie można zatrudnić na umowę o pracę albo umowę o świadczenie usług. Dane kontaktowe wybranej osoby będą musiały być opublikowane i przesłane do organu nadzorczego (GIODO). Do zadań IOD będzie należeć m.in. informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach związanych z danymi osobowymi i doradzanie im w tej sprawie oraz monitorowanie przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych i współpraca z organem nadzorczym. MONITOR PPiU nr 24(336) 20 grudnia 2017 r.

15 jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r. 15 Krok 6. Zadbaj o bezpieczeństwo danych Zagwarantowanie bezpieczeństwa danych osobowych nie jest niczym nowym. Od 25 maja 2018 r. nie będzie już tak szczegółowych jak były do tej pory wytycznych co do funkcjonalności systemów informatycznych. Pracodawca będzie musiał jednak zapewnić: pseudonimizację i szyfrowanie danych, poufność, integralność, dostępność i odporność systemów i usług przetwarzania, zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego, regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych. Nowością jest natomiast konieczność zapewnienia bezpieczeństwa danych na etapie projektowania wykonanie tego obowiązku może stanowić wprowadzenie zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji. Brak realizacji tego zobowiązania będzie zagrożony karą administracyjną w wysokości do 10 mln euro. Krok 7. Zgłaszaj naruszenia i prowadź konsultacje Ponieważ naruszenie ochrony danych osobowych po zmianie przepisów od 25 maja 2018 r. będzie się wiązało z koniecznością zgłoszenia tego faktu do GIODO w ciągu 72 godz. od jego wystąpienia (nie będzie tego obowiązku jedynie w razie braku ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych), warto, aby pracodawca przygotował i wdrożył procedurę postępowania w tej sprawie. Przyda się ona również z tego powodu, że każde naruszenie musi być dokumentowane w zakresie okoliczności jego zaistnienia, podjętych działań zaradczych i ich skutków. Gdy dane zdarzenie będzie prowadzić do ryzyka naruszenia praw i wolności osoby fizycznej, musi ona zostać o tym zawiadomiona, chyba że pracodawca wyeliminował zagrożenie. Z tym ryzykiem wiąże się także zupełnie nowy obowiązek: konsultacji z organem nadzorczym przed rozpoczęciem przetwarzania danych. Krok 8. Przestrzegaj praw osób, których dane przetwarzasz Od 25 maja 2018 r. pracodawca nie tylko będzie przekazywał więcej informacji zatrudnionym (ewentualnie kandydatom do pracy), ale też zostanie na niego nałożony obowiązek przestrzegania ich prawa do: uzyskania dostępu do swoich danych, żądania sprostowania lub usunięcia (bycia zapomnianym) danych albo ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia danych do innego administratora, otrzymanych w ustrukturyzowanym formacie (np. w pliku pdf), sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Podstawa prawna: art. 5, art. 7, art. 13, art. 15, art. 17, art. 20, art. 25, art , art , art. 83 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku MONITOR PPiU nr 24(336)

16 16 TEMAT NA ŻYCZENIE z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE Dz.U.UE.L Jadwiga Sztabińska prawnik specjalizujący się w prawie pracy, w tym z zakresu sfery budżetowej 4. Minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracowników 4.1. Na czym polegają zmiany Od 1 stycznia 2018 r. minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wyniesie 2100 zł i będzie o 100 zł wyższe od obowiązującego w 2017 r. Minimalna płaca przysługuje bez względu na to, czy jest to pierwszy czy kolejny rok pracy pracownika. Pracownikom zatrudnionym na część etatu należy zagwarantować wynagrodzenie nie niższe niż minimalne, proporcjonalne do liczby godzin przypadających do przepracowania. Wzrost minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2018 r. spowoduje zmianę należności pracowniczych uzależnionych od jego wysokości, m.in. zmianę wysokości: odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu i odszkodowania za stosowanie mobbingu (w przypadku wydania przez sąd w 2018 r. orzeczenia potwierdzającego naruszenia w tym zakresie pracownik będzie miał prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż 2100 zł), wynagrodzenia za czas przestoju niezawinionego przez pracownika (miesięcznie nie mniej niż 2100 zł stosownie do wymiaru etatu), wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy ze względu na rozkład czasu pracy pracownika wynagradzanego w inny sposób niż stawką miesięczną lub godzinową (miesięcznie nie mniej niż 2100 zł stosownie do wymiaru etatu), dodatku za pracę w porze nocnej (podstawa obliczenia dodatku nie może być niższa niż 2100 zł). Wysokość dodatku za pracę w porze nocnej w 2018 r. Miesiąc Sposób obliczenia Kwota dodatku za 1 godzinę styczeń 2100 zł : 168 godz. = 12,50 zł; 12,50 zł x 20% = 2,50 zł 2,50 zł luty 2100 zł : 160 godz. = 13,13 zł; 13,13 zł x 20% = 2,63 zł 2,63 zł marzec 2100 zł : 176 godz. = 11,93 zł; 11,93 zł x 20% = 2,39 zł 2,39 zł kwiecień 2100 zł : 160 godz. = 13,13 zł; 13,13 zł x 20% = 2,63 zł 2,63 zł maj 2100 zł : 160 godz. = 13,13 zł; 13,13 zł x 20% = 2,63 zł 2,63 zł czerwiec 2100 zł : 168 godz. = 12,50 zł; 12,50 zł x 20% = 2,50 zł 2,50 zł lipiec 2100 zł : 176 godz. = 11,93 zł; 11,93 zł x 20% = 2,39 zł 2,39 zł MONITOR PPiU nr 24(336) 20 grudnia 2017 r.

17 jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r sierpień 2100 zł : 176 godz. = 11,93 zł; 11,93 zł x 20% = 2,39 zł 2,39 zł wrzesień 2100 zł : 160 godz. = 13,13 zł; 13,13 zł x 20% = 2,63 zł 2,63 zł październik 2100 zł : 184 godz. = 11,41 zł; 11,41 zł x 20% = 2,28 zł 2,28 zł listopad 2100 zł : 168 godz. = 12,50 zł; 12,50 zł x 20% = 2,50 zł 2,50 zł grudzień 2100 zł : 152 godz. = 13,82 zł; 13,82 zł x 20% = 2,76 zł 2,76 zł Ponadto w związku ze zmianą minimalnej płacy w 2018 r. będą obowiązywać nowe, wyższe kwoty wolne od potrąceń. Nowe kwoty wolne od potrąceń należy stosować do wynagrodzeń należnych począwszy od 2018 r. Kwoty wolne od potrąceń w 2018 r. (przyjmując parametry podatkowe na poziomie z 2017 r.) Rodzaj potrącenia sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (100% Mw***) Kwota wolna* podstawowe kup** podwyższone kup** PIT-2 bez PIT-2 PIT-2 bez PIT ,00 zł 1483,00 zł 1535,00 zł 1488,00 zł zaliczki pieniężne (75% Mw) 1147,50 zł 1112,25 zł 1151,25 zł 1116,00 zł kary pieniężne (90% Mw) 1377,00 zł 1334,70 zł 1381,50 zł 1339,20 zł należności na rzecz pracodawcy za zgodą 1530,00 zł 1483,00 zł 1535,00 zł 1488,00 zł pracownika (100% Mw) inne należności za zgodą pracownika (80% Mw) 1224,00 zł 1186,40 zł 1228,00 zł 1190,40 zł * Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne (obliczane od 2100 zł) są zmniejszane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. ** Koszty uzyskania przychodów. *** Minimalne wynagrodzenie Stosowanie przepisów w okresie przejściowym Ustalenie w regulacjach wewnętrznych terminu wypłaty pensji w miesiącu przypadającym po przepracowanym miesiącu może powodować wątpliwości dotyczące wysokości minimalnego wynagrodzenia, jakie należy wypłacić pracownikowi za grudzień 2017 r. w styczniu 2018 r. Zmiana wysokości obowiązuje bowiem od 1 stycznia 2018 r. i może sugerować, że pracownik powinien otrzymać wyższą pensję minimalną za grudzień 2017 r., ponieważ jej wypłata następuje w 2018 r. Wynagrodzenie w określonej wysokości przysługuje jednak za pracę wykonaną. Jeżeli zatem pracownik ma umówione wynagrodzenie minimalne za pracę świadczoną w grudniu MONITOR PPiU nr 24(336)

18 18 TEMAT NA ŻYCZENIE 2017 r., to w takiej wysokości powinien je otrzymać w styczniu 2018 r. W tej sytuacji data wypłaty nie ma wpływu na wysokość wynagrodzenia. PRZYKŁAD Dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w sierpniu 2017 r. z wynagrodzeniem minimalnym jest to pierwsza praca i jest to też pierwszy rok jego pracy. Pracodawca wypłaca wynagrodzenia 3. dnia następnego miesiąca. Pensję za grudzień 2017 r. pracownik otrzyma zatem 3 stycznia 2018 r. w wysokości minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2017 r. Do wypłat dokonywanych w kolejnym roku, bez względu na okres, za jaki przysługują, należy stosować obowiązujące w tym roku parametry podatkowe i dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne Przygotowanie do zmiany Prawidłowe stosowanie nowych przepisów odnoszących się do minimalnego wynagrodzenia wymaga od pracodawcy poza znajomością zmian podjęcia następujących działań: Krok 1. Sprawdź, którzy pracownicy będą osiągać minimalne wynagrodzenie po zmianach od 1 stycznia 2018 r. Do obliczenia wysokości minimalnej płacy przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez GUS do wynagrodzeń osobowych (art. 6 ust. 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Wynagrodzenia osobowe obejmują w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej, dodatki za staż pracy oraz inne dodatki (dodatkowe wynagrodzenia) za szczególne właściwości pracy, szczególne kwalifikacje lub warunki pracy, premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe, wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz niewynikające z zakresu czynności, wyrównanie do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy, wypłacane ze środków pracodawców (wynagrodzenia za urlopy wypoczynkowe i dla poratowania zdrowia, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, za czas przestoju niezawinionego przez pracownika i inne). Do minimalnego wynagrodzenia nie zalicza się: nagrody jubileuszowej, odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, MONITOR PPiU nr 24(336) 20 grudnia 2017 r.

19 jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r. 19 wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatku za pracę w porze nocnej (dotyczy to również ryczałtu za pracę w nocy). Krok 2. Zmień umowy o pracę w części dotyczącej wynagrodzenia pracownikom, którzy nie osiągnęli minimalnej płacy Zmianę minimalnego wynagrodzenia należy ustalać inaczej: gdy pracownik jest wynagradzany tylko stawką zasadniczą Pracodawca, który wskazał w umowie o pracę wysokość minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w danym roku i pracownik nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia zaliczanych do minimalnej płacy, może wprowadzić zmianę w tym zakresie porozumieniem zmieniającym. W tej sytuacji jest bowiem konieczna zgoda pracownika na zmianę. Jeżeli pracodawca nie podwyższy pracownikowi pensji zasadniczej, będącej jego jedynym składnikiem wynagrodzenia, będzie zobowiązany wypłacać wyrównanie do minimalnej płacy. Na takie działanie zgoda pracownika nie jest niezbędna. W sytuacji gdy z umowy o pracę wynika, że pracownikowi przysługuje minimalna płaca, ale nie została ona określona kwotowo, wystarczy, że zatrudniający poinformuje pracownika o aktualnej wysokości minimalnej płacy. Może to zrobić w sposób przyjęty w zakładzie, np. wywieszając stosowną informację na tablicy ogłoszeń, informując przez wewnętrzny intranet lub na piśmie; gdy pracownik otrzymuje dodatkowe składniki wynagrodzenia Jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi obok płacy zasadniczej, jeżeli jest ona niższa niż minimalne wynagrodzenie inne składniki wynagrodzenia (zaliczane do minimalnej płacy) i po ich zsumowaniu zatrudniony otrzymuje co najmniej ustawowe minimum, nie ma konieczności podwyższania pensji podstawowej. PRZYKŁAD Pracownik jest zatrudniony na pełny etat od 2013 r. i otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1600 zł. Ponadto ma prawo do stałych dodatków i premii regulaminowych w łącznej kwocie 1200 zł. Ponieważ wynagrodzenie pracownika przewyższa minimalną płacę, która będzie obowiązywała w 2018 r. (wynosi łącznie 2800 zł), nie ma konieczności podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego. PODSTAWA PRAWNA: art. 6 8 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 847 art , art. 58, art , art , art. 87 1, art. 91, art ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz i 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 12 września 2017 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2018 r. Dz.U. z 2017 r. poz rozporządzenia Rady Ministrów z 9 września 2016 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2017 r. Dz.U. z 2016 r. poz Bożena Goliszewska-Chojdak specjalista z zakresu kadr i płac, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym MONITOR PPiU nr 24(336)