INSTRUKCJA W SPRAWIE ZASAD PROWADZENIA EWIDENCJI KSIĘGOWEJ BUDŻETOWYCH DOCHODÓW NIEPODATKOWYCH MIASTA LUBLINIEC

Transkrypt

1 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 151/2017 Burmistrza Miasta Lublińca z dnia 18 lipca 2017r. INSTRUKCJA W SPRAWIE ZASAD PROWADZENIA EWIDENCJI KSIĘGOWEJ BUDŻETOWYCH DOCHODÓW NIEPODATKOWYCH MIASTA LUBLINIEC 1 Niniejsza instrukcja określa tryb i zasady postepowania w zakresie ustalania i pobierania niepodatkowych dochodów budżetowych, w tym prowadzenia ewidencji: przypisów i odpisów (wymiaru), wpłat i zwrotów, udzielanych ulg oraz kontroli terminowości realizacji należności, z uwzględnieniem aktualnie obowiązujących przepisów prawa w tym w szczególności: - ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( t.j. Dz.U. z 2016r. poz.1047 z późn.zm.), - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów j.s.t. jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( t.j. Dz.U. z 2016, poz.760 z późn.zm.), - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego(dz.u. z 2010r., Nr 208, poz.1375 z późn.zm.). 2 Do niepodatkowych dochodów budżetowych ustalanych i ewidencjonowanych w urządzeniach księgowych Urzędu należą: 1. Należności cywilnoprawne, z tytułu: a) użytkowania wieczystego, b) trwałego zarządu, c) najmu i dzierżawy, d) sprzedaży mienia komunalnego ( w tym ratalna), e) przekształcenie prawa wieczystego użytkowania w prawo własności, f) ustanowienie służebności na rzecz osób trzecich, g) sprzedaży drewna, składników majątkowych, h) odsprzedaży energii elektrycznej, i) kar z umów cywilnoprawnych, j) innych dochodów cywilnoprawnych. 2. Należności publicznoprawne, z tytułu: a) opłaty adiacenckiej, b) renty planistycznej, c) mandatów i grzywien, d) opłaty za zajęcie pasa drogowego, e) opłaty i kary za usuwanie drzew i krzewów, f) opłaty za zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych, g) opłaty za koncesje i licencje, h) dotacji i ich zwrotów,

2 i) innych należności. 3 Zadania komórek merytorycznych w zakresie ustalania oraz prowadzenia ewidencji niepodatkowych dochodów budżetowych 1. Komórki merytoryczne urzędu są odpowiedzialne za prawidłowe ustalanie tj. w odpowiedniej formie prawnej oraz wysokości, niepodatkowych należności budżetowych właściwych w ramach kompetencji i terminowe przekazywanie ich do Wydziału Finansowego lub zaewidencjonowanie w systemie informatycznym prowadzonym w wydziale merytorycznym. 2. W przypadku ustalenia należności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług VAT komórka merytoryczna dokonująca powyższej czynności, zobowiązana jest równocześnie do wystawienia faktury VAT dla osób prowadzących działalność gospodarczą i na żądanie dla pozostałych. 3. Załatwianie spraw dotyczących wniosków klientów o zastosowanie ulg w należnościach i przekazanie odpowiednich kopii dokumentów do wydziału finansowego lub zaewidencjonowanie odpowiednich zmian należności w wyniku decyzji właściwego organu w systemie informatycznym prowadzonym w wydziale merytorycznym. Przekazywanie pisma wraz z kompletem dokumentacji wnioskodawcy do Referatu Podatków i Opłat celem sporządzenia analizy sytuacji finansowej. 4. Przekazywanie dokumentów, dotyczących należności rozłożonych na raty bądź innych długoterminowych i przekazywanie ich do Referatu Podatków i Opłat Lokalnych. 5. Komórka ds. gospodarowania nieruchomościami jest obowiązana ponadto do prowadzenia z wykorzystaniem systemu informatycznego firmy REKORD: DZIERŻAWY oraz WIECZYSTE UŻYTKOWANIE prawidłowej ewidencji przypisów i odpisów należności wymienionych w 2 ust.1 pkt. a) do f) przyjmując następujący tryb postępowania: a) wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za terminowe i zgodne za stanem faktycznym i prawnym ewidencjonowanie należności, a także udzielanie ulg, ( np. rozkładanie na raty, umarzanie) oraz prowadzenie rejestrów udzielanych ulg, b) dokonywanie w ewidencji analitycznej zapisów na podstawie zawartych umów w tym zawartych w formie aktów notarialnych, aneksów do umów, decyzji, porozumień oraz innych odpowiednich dokumentów będących podstawą powstania należności, c) prowadzenie odrębnej komputerowej karty kontowej dla każdej osoby zobowiązanej do wnoszenia należności, d) bieżące wprowadzanie przypisów i odpisów na karty kontowe zobowiązanych, nie później niż w miesiącu, w którym należność powstała. Wszelkie korekty opłat wynikające z oczywistych błędów rachunkowych, zmiany terminów płatności, zmiany podmiotów zobowiązanych do wnoszenia należności, rozkładania na raty winny być dokonywane natychmiast po stwierdzeniu pomyłki bądź zmiany dotychczasowych warunków wnoszenia należności, e) bieżące przekazywanie rejestru przypisów i odpisów do systemu komputerowego REKORD REJESTR OPŁAT funkcjonującego w Referacie Podatków i Opłat Lokalnych celem prowadzenia ewidencji wpłat i zwrotów oraz windykacji należności,

3 f) umieszczanie na dokumentach odpowiedniego numeru ewidencyjnego z karty kontowej osoby zobowiązanej oraz właściwe ich przechowywanie w wydziale, 4 Zadania Wydziału Finansowego w zakresie prowadzenia ewidencji niepodatkowych dochodów budżetowych 1. Prowadzenie ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów z tytułu należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych z wykorzystaniem systemu informatycznego firmy REKORD: REJESTR OPŁAT. 2. Prowadzenie ewidencji umożliwiającej identyfikację rodzaju należności i wpłaty, osoby wpłacającej i zarachowanie przypisu i wpłaty do właściwej podziałki klasyfikacji budżetowej na podstawie terminowo dostarczonych przez wydziały merytoryczne faktur, umów, decyzji, pism i innych dokumentów np. polecenia księgowania stanowiących podstawę naliczenia należności, w tym: a) ewidencji należności z tytułu nałożonych mandatów karnych oraz grzywien, na podstawie mandatów nałożonych i przekazanych przez Straż Miejską; b) ewidencji należności z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaż alkoholu, na podstawie wystawionych naliczeń opłat dla kontrahentów na dany rok budżetowy; 3. Pracownicy Referatu nie dokonują żadnych zapisów i zmian (zarówno odnośnie wysokości opłat jak i terminów płatności) na kartach kontowych, na których przypisu należności dokonują komórki merytoryczne; korzystają tylko z danych w nich zawartych. 4. Prowadzenie ewidencji analitycznej wpływów i zwrotów z tytułu należności cywilnoprawnych oraz publicznoprawnych na kartach kontowych kontrahentów, na podstawie: a) wyciągów bankowych w postaci papierowej pracownicy Referatu Podatków i Opłat Lokalnych dokonują dekretacji wpływów i obciążeń poprzez wpisanie odpowiedniego rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej i potwierdzenie podpisem zaksięgowania wpłaty; b) programu komputerowego REKORD-KASA w którym do udokumentowania wpłat służą dowody wpłaty: opatrzone kodem wpłaty z przyrostkiem 1 (nie powiązane z pozostałymi programami komputerowymi), które księgowane są przez pracowników Referatu Podatków i Opłat Lokalnych; opatrzone kodem wpłaty z przyrostkiem 2, które stanowią dyspozycję wpłaty do kasy; opatrzone kodem wpłaty z przyrostkiem 3, które księgowane są w programach komputerowych w momencie wpłaty w kasie; c) kwitariuszy przychodowych K-103, w przypadku awarii systemu REKORD-KASA; d) kwitariuszy przychodowych K-103, przedkładanych przez poborców skarbowych, w przypadku zapłaty poprzez egzekucję administracyjną. 5. Przypisywanie na koniec każdego miesiąca wpłat z tytułu dochodów nieprzypisanych, odsetek za zwłokę oraz kosztów upomnień, a także wysokości należnych odsetek od zaległości na koniec każdego kwartału. 6. Sporządzanie polecenia księgowania na podstawie otrzymanych dokumentów z komórek merytorycznych, dotyczących należności rozłożonych na raty bądź innych długoterminowych i przekazywanie do Referatu Księgowości Budżetowej i Płac. Przeksięgowywanie należności długoterminowych do należności danego roku budżetowego.

4 7. Sporządzanie polecenia księgowania dot. przypisu lub odpisu należności spornych na podstawie dokumentów referatu lub otrzymanych dokumentów z komórek merytorycznych, w przypadku należności (kary i inne wątpliwe) skierowanych na drogę sądową i przekazywanie do Referatu Księgowości Budżetowej i Płac. Przeksięgowywanie należności długoterminowych do należności danego roku budżetowego. 8. Księgowanie opłat egzekucyjnych i porto pobieranych przez organy egzekucyjne zgodnie z klasyfikacją budżetową. 9. Sporządzanie dokumentu polecenia księgowania dot. zwrotu nadpłat dochodów niepodatkowych i przekazywanie do Referatu Księgowości Budżetowej i Płac, 10. Miesięczne uzgadnianie dochodów z tytułu należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych, jak również wpłat z tytułu dochodów nieprzypisanych, księgowanych w Referacie Podatków i Opłat Lokalnych z Referatem Księgowości Budżetowej i Płac. Uzgadnianie to następuje w terminie do 10 dnia po zakończeniu miesiąca kalendarzowego z użyciem eksportu danych z programu REKORD - REJESTR OPŁAT, a także poprzez potwierdzenie przez pracownika Referatu Księgowości Budżetowej i Płac wydruku zestawienia wpłat w rozbiciu na poszczególne rodzaje należności, przez jego podpisanie. 11. Wydawanie zaświadczeń potwierdzających stan faktyczny z zakresu należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych. Zadania Referatu Podatków i Opłat Lokalnych w zakresie windykacji należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych Kontrola terminowości wpłat dokonywanych przez kontrahentów i wystawianie odpowiednio wezwań lub upomnień w terminie 30 dni po upływie terminu płatności należności. 2. Wystawianie upomnień, gdy zaległość przekracza wysokość kosztów upomnienia, co uzasadnione jest zasadą ekonomiki działania. Sporządzanie tytułów wykonawczych w terminie 30 dni po otrzymaniu wszystkich zwrotnych potwierdzeń odbioru (w tym awizowanych). 3. Wystawianie wezwań, gdy zaległość przekracza koszty wysyłki listem poleconym wraz ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, co uzasadnione jest zasadą ekonomiki działania. 4. W przypadku wystąpienia zaległości przekraczającej 200,00zł, sporządzanie pozwów do sądu, celem uzyskania nakazu zapłaty, przed upływem terminu przedawnienia zaległości. Przygotowanie pozwu następuje w terminie 1 miesiąca po uzyskaniu z wydziału merytorycznego niezbędnych dokumentów. Każdy pozew przed złożeniem do podpisu, zostaje sprawdzony przez radcę prawnego (potwierdzone złożeniem stosownej adnotacji i parafy). 5. Kierowanie nakazów zapłaty opatrzonych klauzulą wykonalności do komornika sądowego, celem wyegzekwowania zaległości. 6. W zakresie należności egzekwowanych na drodze egzekucji administracyjnej, windykacja winna przebiegać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 czerwca 1966r postępowanie egzekucyjne w administracji (Dz.U. z 2012, poz. 1015, ze zm) oraz przepisami wykonawczymi.

5 7. Umieszczanie dłużników zaległości cywilnoprawnych w Krajowym Rejestrze Dłużników przed upływem terminu przedawnienia zaległości. 8. Dokonywanie zwrotów nadpłat powstałych na kartach kontowych kontrahentów, w przypadkach gdy koszty zwrotu nie przewyższają kwoty nadpłaty. Podstawę dokonania przez Referat Księgowości Budżetowej i Płac zwrotu (przelewem bądź gotówką w kasie), stanowi sporządzane w jednym egzemplarzu polecenia księgowania. Dokumenty źródłowe, stanowiące podstawę dokonania zwrotu, przechowywane są w Referacie Podatków i Opłat Lokalnych. 9. W uzasadnionych przypadkach zabezpieczanie zapłaty zaległości w zobowiązaniach cywilnoprawnych przekraczających 1.000,00zł poprzez dokonywanie wpisu hipotek przymusowych w księgach wieczystych dłużników. Po otrzymaniu zawiadomienia z sądu o wpisaniu hipoteki, zaległości te zostają odznaczone w programie komputerowym REJESTR OPŁAT jako należności zahipotekowane i poprzez program REKORD-NOTA dane te zostają przekazane do Referatu Księgowości Budżetowej i Płac. 10. Odpisywanie na kontach analitycznych w programie komputerowym przedawnionych zaległości w przypadku wyczerpania możliwości zmierzających do wyegzekwowania należnych zobowiązań. Podstawę tej operacji księgowej stanowi polecenie odpisu podpisane przez kierownika jednostki, sporządzone w jednym egzemplarzu przechowywanym w Referacie Podatków i Opłat Lokalnych. Z użyciem eksportu danych z programu REKORD- REJESTR OPŁAT dane te zostają przekazane do Referatu Księgowości Budżetowej. 11. Odpisywanie na kontach analitycznych w programie komputerowym przedawnionych nadpłat w przypadku osób z którymi umowy wygasły lub zostały rozwiązane i w przypadku wyczerpania przez wierzyciela możliwości dokonania zwrotu, a także gdy koszty zwrotu przekraczają kwotę nadpłaty. Poprzez program REKORD-REJESTR OPŁAT dane te zostają przekazane do Referatu Księgowości Budżetowej. Nadpłaty te zostają przeksięgowane na pozostałe dochody, a podstawę tej operacji księgowej dla Referatu Księgowości Budżetowej i Płac zwrotu sporządzane w jednym egzemplarzu polecenie księgowania. 12. Inwentaryzacja sald należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych na 31 grudnia danego roku powinna być następująca: a) salda osób nie wymienionych w punkcie b i c wymagają pisemnego potwierdzenia na zasadach ogólnych w kwocie przekraczającej koszty przesyłki poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, b) nie potwierdza się sald osób fizycznych lecz podlegają one inwentaryzacji drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami poprzez sporządzenie przez pracownika prowadzącego tę ewidencję protokołu, który podpisuje również kierownik Referatu Podatków i Opłat Lokalnych. 13. Dokonywanie odpisów aktualizujących z tytułu należności cywilno- i publicznoprawnych, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz określonymi poniżej zasadami: a. Odpisów aktualizujących dokonuje się wg stanu na dzień 31 grudnia każdego roku, a podstawą ich ujęcia w księgach rachunkowych jest wystawiony dokument PK, sporządzony w oparciu o stosowne wydruki w odniesieniu do poszczególnych rodzajów należności oraz przedstawiony w tabeli, będącej załącznikiem do niniejszej instrukcji. b. Ustala się metodę wyceny należności z uwagi na wiek należności (zasada wiekowania), zależnie od okresu zalegania w miesiącach: i. do 6 miesięcy bez odpisu aktualizującego

6 ii. powyżej 6 miesięcy do jednego roku zalegania z płatnością odpis w wysokości 50% należności, iii. powyżej jednego roku odpis w wysokości 100% należności c. Nie podlegają odpisowi aktualizującemu należności zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym d. Nie stosuje się zasady wiekowania do należności postawionych w stan likwidacji lub upadłości odpis wynosi 100%. e. Dokonywanie odpisów aktualizujących nie zwalnia od działań zmierzających do wyegzekwowania tych należności. f. Zaksięgowanie kwoty odpisu aktualizującego należności za rok bieżący, poprzedzone będzie wyksięgowaniem odpisu aktualizującego należności za rok ubiegły i przekazywanie ich do Referatu Budżetowej i Płac. Tabela Odpisy aktualizujące należności obliczone zgodnie z zasadą wiekowania, wg stanu na dzień 31 grudnia roku. Lp Rodzaj należności Termin wymagalności należności Kwota należności Stawka odpisu Kwota odpisu Sporządzanie kwartalnych sprawozdań, na podstawie danych wynikających z wszystkich dokumentów księgowych, prowadzonych w Referacie Podatków i Opłat Lokalnych. 15. Dokonywanie analiz kompletnej dokumentacji finansowej przekazywanej przez wydziały merytoryczne, a dołączonej do wniosków o ulgi w spłacie zobowiązań cywilnoprawnych lub publicznoprawnych. 16. Ewidencja dochodów cywilnoprawnych, których wymiar, wpłaty i windykacja prowadzona jest przez pracowników ds. gospodarki zasobem komunalnym, dokonywana jest zgodnie z instrukcją w sprawie zasad ewidencji oraz windykacji opłat za gospodarowanie zasobem mieszkaniowym przyjętą w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia. Zadania Referatu Księgowości Budżetowej i Płac w zakresie prowadzenia ewidencji niepodatkowych dochodów budżetowych 1. Prowadzenie ewidencji syntetycznej dochodów niepodatkowych w księdze głównej w jednostce budżetowej. 5

7 2. Ustalanie kwoty podatku VAT od niepodatkowych należności budżetowych za dany miesiąc tj. jego sumy zbiorczej na podstawie rejestrów VAT-u prowadzonych przez właściwe wydziały merytoryczne oraz Zarządcę. Kwota stanowiąca różnicę pomiędzy podatkiem VAT należnym a naliczonym, wynikającą z deklaracji podatkowej przekazywana jest na konto właściwego Urzędu Skarbowego poprzez konto organu Dokonywanie zwrotu nadpłat dochodów niepodatkowych za pośrednictwem banku, poczty lub gotówką w kasie na podstawie sporządzonego dokumentu polecenia księgowania przez pracowników Referatu Podatków i Opłat i zatwierdzonego do wypłaty przez osoby upoważnione, 4. Dochody należne Skarbowi Państwa (dochody zlecone) księgowane są w organie poprzez konto 224.