8) Projekcie należy przez to rozumieć pojedyncze przedsięwzięcie, które jest realizowane w ramach Programu, 9) Biurze Programu należy przez to

Transkrypt

1 Procedura jak i załączniki do niej mają charakter informacyjny. Do specyfikacji zostały dołaczone załączniki, z których dane mogą zostać wykorzystane w programie informatycznym. Procedura kwalifikowania, realizacji, monitoringu, kontroli Projektów prowadzonych w ramach Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły oraz współpracy podmiotów w nim uczestniczących. I. Część ogólna Celem niniejszej procedury jest zapewnienie spójności realizacji Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły poprzez określenie jednolitych zasad kwalifikowania, realizacji, monitoringu i kontroli Projektów realizowanych w jego ramach. 2. Oczekiwanym efektem wdrożenia procedury jest zapewnienie skutecznej koordynacji działań, zmierzających do wdrożenia Programu wraz z przypisaniem odpowiedzialności realizatorom poszczególnych Projektów za: - przygotowanie dokumentów niezbędnych do złożenia wniosków Projektów zgodnie z wymogami niniejszej procedury, - zrealizowanie zadań przewidzianych w Projekcie, - sprawozdawczość: sporządzanie i przekazywanie stosownych raportów ze stanu realizacji projektów wraz ze sporządzeniem raportu końcowego oraz rozliczeniem rzeczowym i finansowym projektu. 3. Procedura jest stosowana do wszystkich Projektów zgłaszanych do realizacji w ramach Programu na obszarze dorzecza górnej Wisły. 2. Ilekroć w niniejszym dokumencie mowa jest o: 1) Uchwale należy przez to rozumieć Uchwałę nr 151/2011 Rady Ministrów z dnia 9 sierpnia 2011 r. w sprawie ustanowienia Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły, 2) Rozporządzeniu należy przez to rozumieć Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 sierpnia 2011 r. w sprawie ustanowienia Pełnomocnika Rządu do spraw Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły (Dz. U. z 2011 r., nr 184, poz. 1088), 3) Ustawie o FP należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.), 4) Ustawie PZP należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.), 5) Programie należy przez to rozumieć Program ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły, ustanowiony Uchwałą nr 151/2011 Rady Ministrów z dnia 9 sierpnia 2011 r. w sprawie ustanowienia Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły, 6) Osi należy przez to rozumieć oś w znaczeniu określonym w Programie, 7) Zadaniu należy przez to rozumieć zadanie w znaczeniu określonym w Programie, 1

2 8) Projekcie należy przez to rozumieć pojedyncze przedsięwzięcie, które jest realizowane w ramach Programu, 9) Biurze Programu należy przez to rozumieć Oddział do spraw Rządowego Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły w Biurze Wojewody Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, 10) Interesariuszu Projektu należy przez to rozumieć instytucje, organizacje pozarządowe, oraz inne grupy, które posiadają interes prawny lub faktyczny związany z realizacją Projektu oraz będą korzystać z jego produktów, zakwalifikowani w takim charakterze do konkretnego Projektu przez Przewodniczącego, 11) Inwestorze należy przez to rozumieć jednostkę (Zamawiającego według PZP) realizującą Projekt w ramach Programu, którym jest Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej (RZGW) lub Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych (ZMiUW), 12) Kierowniku Projektu należy przez to rozumieć osobę wyznaczoną przez Inwestora odpowiedzialną za bezpośredni nadzór oraz kierowanie bieżącą realizacją Projektu oraz przygotowanie przewidzianych w niniejszej procedurze opracowań/dokumentów, stanowiących podstawę realizacji zatwierdzonego projektu, 13) Komitecie Sterującym należy przez to rozumieć Komitet Sterujący Programu, powołany Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 9 sierpnia 2011 r. w sprawie ustanowienia Pełnomocnika Rządu do spraw Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły (Dz. U. z 2011 r., nr 184, poz. 1088), w skład którego wchodzą przedstawiciele: ministra właściwego od spraw gospodarki, ministra właściwego od spraw gospodarki wodnej, ministra właściwego od spraw finansów publicznych, ministra właściwego od spraw administracji publicznej, ministra właściwego od spraw rozwoju wsi, ministra właściwego od spraw rozwoju regionalnego, ministra właściwego od spraw transportu, ministra właściwego od spraw środowiska, wojewodów: lubelskiego, małopolskiego, podkarpackiego śląskiego, świętokrzyskiego, zarządów województw: lubelskiego, małopolskiego, podkarpackiego śląskiego, świętokrzyskiego, 14) Koordynatorze należy przez to rozumieć Koordynatora Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły powołanego przez Pełnomocnika, 15) KZGW należy przez to rozumieć Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej, 16) NFOŚIGW należy przez to rozumieć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, 17) Pełnomocniku należy przez to rozumieć Pełnomocnika Rządu do spraw Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły ustanowionego Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 9 sierpnia 2011 r. w sprawie ustanowienia Pełnomocnika Rządu do spraw Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły, którym jest Wojewoda Małopolski, 18) Przewodniczącym należy przez to rozumieć Przewodniczącego Rady Projektu, 19) Radzie Projektu należy przez to rozumieć zespół powoływany przez Przewodniczącego, który nadzoruje realizację pojedynczego Projektu, 20) Regionalnym Zespole należy przez to rozumieć Regionalny Zespół do spraw Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły, ustanowiony przez Pełnomocnika, pełniący funkcję Rady Ekspertów, o której mowa w Programie, 2

3 21) RZGW należy przez to rozumieć każdy z Regionalnych Zarządów Gospodarki Wodnej z siedzibą w Gliwicach i Krakowie, 22) Samorządzie należy przez to rozumieć każdy z Samorządów Województw: Małopolskiego, Lubelskiego, Podkarpackiego, Śląskiego i Świętokrzyskiego, 23) WFOŚIGW należy przez to rozumieć każdy z Wojewódzkich Funduszy Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach, Kielcach, Krakowie, Lublinie i Rzeszowie, 24) Wojewodzie należy przez to rozumieć każdego z wojewodów: małopolskiego, lubelskiego, podkarpackiego, śląskiego i świętokrzyskiego, 25) Zespole Projektowym zespół powoływany przez Kierownika Projektu, w składzie niezbędnym do prawidłowej realizacji projektu, bezpośrednio zaangażowany w realizację Projektu, 26) Zespole Technicznym należy przez to rozumieć jeden z zespołów pełniących funkcję doradczą w zakresie kwalifikacji Projektów do realizacji oraz nadzór merytoryczny nad realizacją Projektów na przydzielonym mu obszarze dorzecza górnej Wisły, 27) ZMIUW należy przez to rozumieć każdy z Wojewódzkich Zarządów Melioracji i Urządzeń Wodnych z siedzibą w Katowicach, Kielcach, Krakowie, Lublinie i Rzeszowie, 28) Liście rankingowej należy przez to rozumieć listę Projektów realizowanych w ramach Programu, niezależnie od ich źródeł finansowania, uszeregowanych w zależności od liczby punktów przyznanych przez Zespół Techniczny w toku ich oceny zgodnie z kryteriami, 29) Planie rzeczowo-finansowym Programu należy przez to rozumieć listę projektów, które będą realizowane w ramach Programu w kolejnych latach, wraz ze wskazaniem ich montażu finansowego, zatwierdzaną przez Pełnomocnika po zasięgnięciu opinii Komitetu Sterującego, 30) Procedurze należy przez to rozumieć Procedurę kwalifikowania, realizacji, monitoringu, kontroli Projektów prowadzonych w ramach Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły oraz współpracy podmiotów w nim uczestniczących, 31) Programie informatycznym należy przez to rozumieć narzędzie informatyczne służące do zarządzania Projektem, udostępnione przez Oddział do spraw Rządowego Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły w Biurze Wojewody Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, 32) Rezerwie należy przez to rozumieć środki rezerwy celowej budżetu państwa przeznaczone na realizację Programu, 33) Wniosku należy przez to rozumieć dokument, spełniający wymogi standardu PRINCE2, składany przez Inwestora w celu zgłoszenia Projektu do realizacji w ramach Programu, będący załącznikiem nr 1 do Procedury. II. Kompetencje uczestników Programu. 3. Prezes Rady Ministrów sprawuje nadzór nad działalnością Pełnomocnika Pełnomocnik: a) przygotowuje Plan rzeczowo-finansowy oraz dokonuje w nim na bieżąco zmian w przypadku wystąpienia takiej konieczności, po zasięgnięciu opinii Komitetu Sterującego, Regionalnego Zespołu oraz Zespołu Technicznego, 3

4 b) mianuje bezpośrednio Przewodniczącego dla Projektu, który swoim zasięgiem obejmują więcej niż jedno województwo oraz pośrednio poprzez wskazanie odpowiedzialnego za dalszą realizacje Procedury po dokonaniu oceny formalnej Projektu, c) podejmuje decyzje strategiczne wykraczające poza kompetencje Rady Projektu, d) opracowuje projekty dokumentów niezbędnych do określenia w ustawie budżetowej środków na realizację Programu. 2. W szczególnych przypadkach Pełnomocnik może zlecać inspekcje i kontrole Projektu, w tym w szczególności inspekcje rzeczowe (techniczne) w miejscu realizacji Projektu. 5. Do zadań Komitetu Sterującego zgodnie z 7 pkt 4 Rozporządzenia należy: a) opiniowanie projektów dokumentów, preliminarzy wydatków oraz planów rzeczowofinansowych, b) inicjowanie i monitorowanie działalności związanej z realizacją zadań Programu, c) ocena stanu realizacji zadań Programu oraz proponowanie kierunków ich realizacji, d) opiniowanie i inicjowanie projektów aktów prawnych związanych z realizacją zadań Programu, e) ocena wyników konsultacji społecznych przy realizacji Programu oraz poszczególnych zadań przewidzianych w Programie Zespół Techniczny powoływany jest przez właściwego Wojewodę. 2. W skład zespołu wchodzą: a) przedstawiciel RDOŚ, b) przedstawiciel RZGW, c) przedstawiciel ZMIUW, d) przedstawiciele powoływani przez Wojewodę. 3. Do zadań Zespołu Technicznego należy: a) wstępna weryfikacja Projektów w celu oceny ich zgodności z merytorycznymi kryteriami dostępu oraz ocena zgodnie z kryteriami wyboru, b) merytoryczna ocena oraz kontrola realizacji Projektów, w tym kontrola standardów wykonania Regionalny Zespół jest organem opiniodawczo-doradczym Pełnomocnika. 2. W skład Zespołu wchodzą osoby powoływane przez Pełnomocnika, które posiadają wiedzę, kompetencje i doświadczenie w zakresie inwestycji wymienionych w Programie. 3. Posiedzenia Regionalnego Zespołu zwołuje Pełnomocnik lub Komitet Sterujący Koordynator Programu zostaje powoływany przez Pełnomocnika. 2. Działania Koordynatora podlegają każdorazowo zatwierdzeniu przez Pełnomocnika. 3. Pełnomocnik zarządzeniem określa zakres kompetencji Koordynatora. 9.1.Przewodniczącym Rady Projektu mianowany zostaje właściwy miejscowo dla Projektu Wojewoda, a w przypadku gdy Projekt będzie realizowany na obszarze więcej niż jednego województwa Wojewoda wskazany przez Pełnomocnika. 2. Do zadań Przewodniczącego należy: 4

5 a) powoływanie Rady Projektu, b) otwieranie Projektu zatwierdzenie Wniosku, c) zamykanie Projektu zatwierdzanie Raportu Końcowego Projektu, którego wzór stanowi załącznik do Wniosku, d) przedstawianie Pełnomocnikowi okresowych sprawozdań, o których mowa w Procedurze, e) kwalifikowanie Interesariuszy Projektu. 3. Przewodniczący pełni nadzór strategiczny nad Kierownikiem Projektu oraz realizacją Projektu, w tym: określa na wniosek kierownika Projektu skalę tolerancji dla odchyleń w Projekcie, zleca kontrole i inspekcje W skład Rady Projektu wchodzą: a) Przewodniczący o którym mowa w 9, b) Wiceprzewodniczący, c) Inwestor, d) Kierownik Projektu wyznaczony przez Inwestora, e) jeden z członków Zespołu Technicznego oraz przedstawiciel Interesariuszy projektu wskazany przez Przewodniczącego, zapewniający wsparcie merytoryczne Projektu, f) przedstawiciel jednostki samorządu terytorialnego, zaproszony przez Przewodniczącego, g) przedstawiciele Wykonawcy sprawujący bezpośredni nadzór nad realizacją projektu po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i zawarciu umowy z Inwestorem. 2. W przypadku, gdy Projekt będzie realizowany na obszarze więcej niż jednego województwa w skład Rady Projektu dodatkowo wchodzą: a) przedstawiciel Pełnomocnika, b) Wojewoda, na obszarze którego województwa będzie realizowany Projekt, nie pełniący funkcji Przewodniczącego Rady Projektu. 3. Rada Projektu pracuje w oparciu o przyjęty regulamin prac będący załącznikiem nr 11 do Procedury. 11. Do zadań Rady Projektu należy akceptacja dokumentacji związanej z realizacją Projektu, w tym uzupełnionego Wniosku, sprawozdań, planów, harmonogramów i ich zmian, raportów końcowych poszczególnych etapów oraz całego Projektu, a także zapisów umowy z wykonawcą Projektu przed jej zawarciem. 12. Do zadań Kierownika Projektu należy: 1) bezpośrednia, bieżąca organizacja i kierowanie realizacją projektu oraz 2) powołanie Zespołu Projektowego, w tym przydział zadań poszczególnym jego członkom oraz kierowanie jego pracami, 3) sporządzanie dokumentacji zarządczej Projektu raportów, sprawozdań, protokołów, 4) bieżące informowanie Przewodniczącego o wystąpieniu ryzyka zagrożenia realizacji Projektu i prowadzenie bieżącej analizy tego ryzyka, 5) wnioskowanie o zwołanie posiedzeń Rady Projektu w terminach zgodnych z harmonogramem Projektu oraz w sytuacjach, których wystąpienie wymaga podjęcia przez nią decyzji niezbędnych do dalszej realizacji Projektu, 5

6 6) zapewnienie właściwej komunikacji i przepływu informacji w projekcie, zgodnie ze Strategią Zarządzania Komunikacją (stanowiącą załącznik do Wniosku), 7) zapewnienie zarządzania jakością Projektu. 13. Inwestor jest zobowiązany do: 1) wyłonienia wykonawcy Projektu zgodnie z przepisami ustawy PZP, 2) przekazania do Przewodniczącego informacji o wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz kopii zawartej w jego wyniku umowy niezwłocznie po jej podpisaniu, 3) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z Rezerwy oraz wydatków dokonywanych z tych środków, odrębnie dla każdego realizowanego Projektu, 4) wykorzystania środków Rezerwy zgodnie przepisami ustawy o FP, 5) realizacji Projektu zgodnie z Procedurą oraz składania sprawozdań w niej wskazanych w określonych terminach. III. Kwalifikowanie projektów do realizacji w ramach Programu. 14. Zgodnie z Programem w jego ramach realizuje się Projekty obejmujące swym zasięgiem obszar dorzecza górnej Wisły, w tym w szczególności: 1) prace badawczo-naukowe, studialne, koncepcyjne, dotyczące opracowania programów ochrony zlewni, oceny zagrożenia i ryzyka powodziowego, badań i prognoz, niezbędnych do wskazania działań koniecznych do wykonania w celu podniesienia poziomu zabezpieczenia przeciwpowodziowego i poziomu retencyjności dorzecza górnej Wisły, opracowania kompleksowych rozwiązań i ustalenia parametrów obiektów ochronnych, a także do prawidłowego przygotowania dokumentacji Projektowej dla realizowanych inwestycji, 2) inwestycje mające na celu ograniczenie zasięgu i skutków powodzi, polegające w szczególności na zwiększeniu przepustowości koryt rzek, budowie, rozbudowie i modernizacji kanałów ulgi, budowie, rozbudowie, modernizacji systemu obwałowań, zabudowie i umacnianiu łożysk rzek, potoków, cieków dla ograniczenia erozji bocznej i dennej, budowie i rozbudowie zbiorników retencyjnych i polderów oraz działań w zakresie retencji wód opadowych, 3) działania przygotowawcze do realizacji inwestycji w tym: wywłaszczenia, wykupy, odszkodowania i inne, Nabór Projektów do realizacji w ramach Programu prowadzony jest w sposób ciągły. 2. W celu zgłoszenia Projektu Inwestor sporządza w programie informatycznym Wniosek oraz przesyła go w wersji elektronicznej do Biura Programu. Wzór Wniosku (wraz z załącznikami) stanowi załącznik nr 1 do Procedury Złożone Wnioski podlegają rejestracji w Biurze Programu, a następnie ocenie pod względem formalnym. 6

7 2. W przypadku stwierdzenia błędów we Wniosku lub braku jego kompletności Biuro Programu zwraca się do Inwestora o jego uzupełnienie w terminie 7 dni. 17. Pełnomocnik na wniosek Biura Programu ustala odpowiedzialnego za dalszą realizację procedury Wojewodę. Zostaje nim właściwy terytorialnie Wojewoda, a w przypadku Projektów, które swoim zasięgiem obejmują więcej niż jedno województwo Wojewoda wskazany przez Pełnomocnika. 18. Zweryfikowane pozytywnie pod względem formalnym Wnioski zostają przekazane przez Biuro Programu do wyznaczonych wojewodów Wojewoda niezwłocznie przekazuje do Zespołu Technicznego Wnioski, o których mowa w Zespół Techniczny, w terminie do dwóch miesięcy od daty otrzymania od Wojewody, dokonuje oceny Wniosku zgodnie z zapisem 6 ust. 3 lit. a) oraz wskazuje Projekty, które w jego opinii, mogą być realizowane w ramach Programu. 3. Zespół Techniczny zestawia Projekty w formie Listy rankingowej, w zależności od uzyskanej w toku oceny liczby punktów przyznanych zgodnie z ustalonymi kryteriami wyboru Projektów. Wykaz kryteriów stanowi załącznik nr 2 do Procedury. 3. Wyniki oceny projektów oraz Lista Rankingowa są niezwłocznie przekazane do Wojewody przez sekretarza Zespołu Technicznego. 4. Wzór Listy rankingowej stanowi załącznik nr 3 do Procedury. 20. Wojewoda niezwłocznie informuje Pełnomocnika oraz Inwestora o wyniku oceny Projektu dokonanej przez Zespół Techniczny Pełnomocnik na podstawie aktualizowanych List rankingowych opracowuje Plan rzeczowo-finansowy Programu. 2. Podstawowym wyznacznikiem decydującym o umieszczeniu Projektu w Planie rzeczowofinansowym Programu jest miejsce zajmowane na Liście rankingowej. 22. Inwestorzy, których Projekty uzyskały pozytywną opinię Zespołu Technicznego i zostały ujęte w Planie rzeczowo-finansowym, w terminie 30 dni od ujęcia Projektu w Planie rzeczowo-finansowy uzupełniają Wniosek wraz z załącznikami o wskazane pozycje oraz wskazują Kierownika Projektu Przewodniczący, którego funkcję obejmuje Wojewoda o którym mowa w 17, informuje interesariuszy Projektu o planowanej jego realizacji. 2. Przewodnicząc powołuje Radę Projektu, w składzie niezbędnym do prawidłowej realizacji Projektu oraz zapewnienia nadzoru nad jej przebiegiem. 2. Kompletny Wniosek podlega ocenie formalnej i merytorycznej przez Radę Projektu i zatwierdzeniu przez Przewodniczącego. 7

8 24. Przewodniczący, którego funkcję obejmuje Wojewoda o którym mowa w 17, powołuje Radę Projektu, w składzie niezbędnym do prawidłowej realizacji Projektu oraz zapewnienia nadzoru nad jej przebiegiem. 2. Kompletny Wniosek podlega ocenie formalnej i merytorycznej przez Radę Projektu i zatwierdzeniu przez Przewodniczącego. 25. Inwestorzy, których Projekty zostały wstępnie zaakceptowane do realizacji w ramach Programu, przekazują do Przewodniczącego projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz, w miarę jej posiadania, kopię dokumentacji technicznej oraz decyzji, uzgodnień, pozwoleń etc., które uzyskali po złożeniu Wniosku. 26. Po uzyskaniu informacji o planowanej na następny rok budżetowy wysokości środków Rezerwy na realizację Programu, Pełnomocnik aktualizuje Plan rzeczowo-finansowy Programu. 27. Pełnomocnik, po zasięgnięciu opinii Komitetu Sterującego: 1) zatwierdza ostateczny Plan rzeczowo-finansowy Programu, w terminie do końca listopada każdego roku, 2) dokonuje na bieżąco, w przypadku wystąpienia takiej konieczności, zmian w Planie rzeczowo-finansowym Programu, 3) informuje Inwestorów o planowanym przeznaczeniu środków Rezerwy na finansowanie zadań ujętych w Planie rzeczowo-finansowym Programu. 28. Biuro Programu informuje Przewodniczącego oraz Inwestora o zatwierdzeniu Projektu do realizacji, a w przypadku Projektów realizowanych przez RZGW również Prezesa KZGW. IV. Realizacja Projektów i sprawozdawczość Po zatwierdzeniu Projektu do realizacji Prezes KZGW (za pośrednictwem Ministra Środowiska) lub Wojewoda, występuje do Ministra Spraw Wewnętrznych z prośbą o złożenie do Ministra Finansów wniosku o uruchomienie środków Rezerwy. 2. Środki na realizację Projektów pochodzące z Rezerwy przekazywane są przez Wojewodę i KZGW w trybie i terminach określonych w umowie o dotację zawartej przez Wojewodę z Samorządem, o której mowa w 32 Procedury. 3. Środki na realizację Projektu pochodzące z innych źródeł przekazywane są w trybie ustalonym przez dysponenta tych środków. 30. Po uzyskaniu informacji o zatwierdzeniu Projektu do realizacji Kierownik Projektu ustala skład Zespołu Projektowego i opracowuje wraz z zespołem program promocji Projektu, uwzględniający harmonogram i tryb przeprowadzenia konsultacji społecznych na obszarze oddziaływania projektu oraz plan działań medialnych. 31. Projekt realizowany jest zgodnie z przyjętym we Wniosku harmonogramem. 8

9 32.1. Wojewoda zawiera z Samorządem umowę o dotację, odrębnie dla każdego Projektu przyjętego do realizacji w ramach Programu, na obszarze podległego mu województwa, którego montaż finansowy zakłada udział środków Rezerwy. 2. Umowa ta określa co najmniej: a) nazwę Projektu i nadany mu przez Biuro Programu numer oraz termin jego realizacji, b) wysokość przyznanych środków Rezerwy, c) tryb przekazywania środków Rezerwy na realizację Projektów oraz dokumenty wymagane do złożenia wraz z wnioskiem o przekazanie środków, d) termin wykorzystania środków, nie dłuższy niż do dnia 31 grudnia danego roku budżetowego, e) termin i sposób rozliczenia środków Rezerwy, f) zobowiązanie do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z Rezerwy oraz wydatków dokonywanych z tych środków, zarówno przez Samorząd, jak i przez Inwestora, odrębnie dla każdego realizowanego Projektu, g) oświadczenie Samorządu o znajomości zasad udzielenia dotacji oraz zobowiązanie się do stosowania przepisów prawnych, w tym szczególności do przestrzegania przepisów ustawy o FP i ustawy PZP. 3. Ramowy wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do procedury. 4. Umowa podlega rejestracji w Rejestrze umów Programu, prowadzonym przez Biuro Programu Za bieżący monitoring i realizację Projektu odpowiedzialny jest Kierownik Projektu. a) Umowa zawarta pomiędzy Inwestorem a Wykonawcą, powinna zawierać, wyraźnie wskazane obowiązki informacyjne Wykonawcy o procesie realizacji, przekazywane Kierownikowi Projektu. 2. Kierownik Projektu na bieżąco zamieszcza w Programie informatycznym informacje i dokumenty dotyczące przebiegu realizacji Projektu, w tym w szczególności: a) informacje o rzeczowej realizacji Projektu, zgodności jego przebiegu z zakładanym harmonogramem oraz wszelkich zagrożeniach jego terminowej i prawidłowej realizacji, b) dokumenty finansowe związane z realizacją Projektu, w tym kopie faktur i przelewów, c) kopie protokołów odbioru prac, d) informacje o kontrolach realizacji Projektu prowadzonych przez instytucje zewnętrzne oraz kopię dokumentacji kontroli. 3. Kierownik projektu sporządza w Programie informatycznym inne dokumenty związane z realizacją Projektu, w tym w szczególności harmonogramy realizacji poszczególnych etapów projektu, raporty z ich przebiegu, raport końcowy z realizacji Projektu. Kierownik Projektu współpracuje w tym zakresie z Wykonawcą bezpośrednio lub przez wyznaczonego członka zespołu Projektu. 4. Kierownik Projektu, sporządza w Programie informatycznym kwartalne sprawozdanie z realizacji projektu oraz kwartalne sprawozdanie z przepływów finansowych, których wzory stanowią odpowiednio załączniki nr 5 i 6 do Procedury. Sprawozdanie podlega zatwierdzeniu przez Przewodniczącego w terminie do 25 dnia miesiąca następnego po miesiącu kończącym kwartał. 9

10 6. Przed przekazaniem sprawozdania do zatwierdzenia, Kierownik Projektu jest zobowiązany do zasięgnięcia opinii Inwestora i Wykonawcy oraz uzyskania ich pisemnych wyjaśnień od podmiotów odpowiedzialnych, co do ewentualnych odchyleń od planu realizacji. 34. NFOŚIGW oraz WFOŚIGW składają zbiorczą roczną informację o przekazanych Inwestorom środkach na finansowanie realizacji Projektów, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do Procedury. Informacja składana jest w wersji papierowej Pełnomocnikowi w terminie do końca stycznia roku następnego po roku za który jest składana. 35. KZGW składa zbiorczą roczną informację o otrzymanych i przekazanych Inwestorom środków Rezerwy, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 8 do Procedury. Informacja składana jest w wersji papierowej Pełnomocnikowi w terminie do końca stycznia roku następnego po roku za który jest składane. 36. Przewodniczący składa Pełnomocnikowi roczne sprawozdanie z realizacji Projektów, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 9 do procedury, w terminie do 15 lutego roku następnego po roku, za który jest sprawozdanie. 37. Wojewoda składa Pełnomocnikowi kopię zbiorczego rocznego rozliczenia środków Rezerwy celowej z budżetu państwa, w wersji papierowej w terminie do 15 lutego roku następnego po roku, za który rozliczenie jest składane. 38. Zgodnie z zapisem 3 ust. 2 Rozporządzenia Pełnomocnik składa coroczne sprawozdanie z działalności w terminie do końca pierwszego kwartału roku następnego po każdym roku kalendarzowym działalności. V. Monitoring i kontrola realizacji Projektów. 39. Zadania związane z monitoringiem, nadzorem i kontrolą realizowanych Projektów wykonują: a) Wojewoda oraz b) Przewodniczący, c) NFOŚIGW, WFOŚIGW, KZGW oraz inne instytucje uprawnione do przeprowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów, d) Samorząd, w odniesieniu do Projektów realizowanych przez jego jednostki organizacyjne. 40. W szczególnych przypadkach Pełnomocnik może zlecać inspekcje i kontrole Projektu, w tym w szczególności inspekcje rzeczowe (techniczne) w miejscu realizacji Projektu. 41. Jednostki upoważnione do przeprowadzenia kontroli, o których mowa w 39 informują Pełnomocnika o planowanych do przeprowadzenia przez nie w danym roku budżetowym kontrolach, w terminie do końca lutego danego roku. 10

11 42. Biuro Programu, w terminie do końca marca każdego roku, opracowuje plan kontroli na dany rok, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 10 do procedury. 43. Przeprowadzane kontrole mogą mieć charakter kontroli: 1) ex ante kontrola przeprowadzana jest przed zatwierdzeniem Projektu do realizacji w ramach Programu. Polega ona na ocenie prawidłowości i stopnia przygotowania Projektu do realizacji i dokonywana być może również przez Zespół Techniczny. 2) w trakcie realizacji Projektu kontrola przeprowadzana jest w miejscu realizacji Projektu oraz w siedzibie Inwestora i polega na ocenie prawidłowości przebiegu i dokumentowania realizacji Projektu, w szczególności w zakresie terminowego i zgodnego z przeznaczeniem wykorzystania środków przeznaczonych na finansowanie Projektu, prawidłowości dokumentacji księgowej, dokumentacji technicznej odbioru wykonanych prac oraz bezpośredniej kontroli na placu budowy. 3) ex post kontrola przeprowadzana jest w miejscu realizacji Projektu oraz w siedzibie Inwestora i polega na ocenie prawidłowości przebiegu i dokumentowania realizacji Projektu, w szczególności w zakresie terminowego i zgodnego z przeznaczeniem wykorzystania środków przeznaczonych na finansowanie Projektu, prawidłowości dokumentacji księgowej, dokumentacji technicznej odbioru końcowego wykonanych prac Kontrole wykonywane są przez zespoły kontrolne, w składzie co najmniej dwuosobowym, na podstawie upoważnień wydanych przez Przewodniczącego Rady Projektu lub inne instytucje upoważnione do przeprowadzenia kontroli. 2. Przed planowaną kontrolą zespół kontrolny przygotowuje program kontroli. 3. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, który podpisuje zespół kontrolny oraz upoważniona do tego osoba ze strony jednostki kontrolowanej. 4. Protokół zawiera co najmniej: a) nazwę jednostki kontrolowanej, b) nazwy i numery Projektów podlegających kontroli, c) nazwiska osób kontrolujących oraz dane dotyczące posiadanych przez nie upoważnień, d) termin przeprowadzenia kontroli, e) ustalenia kontroli, ze szczególnym uwzględnieniem stwierdzonych w trakcie kontroli uchybień i nieprawidłowości, wraz ze wskazaniem sposobu ich usunięcia, f) informację czy jednostka kontrolowana wnosi zastrzeżenia do ustaleń protokołu kontroli, g) podpisy osób kontrolujących oraz osoby upoważnionej do podpisu protokołu. 5. Kierownik Projektu zamieszcza w Programie informatycznym kopię protokołu kontroli oraz innej dokumentacji kontrolnej. Załączniki: 1. Wzór Wniosku (wraz z załącznikami). 2. Wykaz kryteriów. 3. Wzór Listy rankingowej. 4. Wzór umowy pomiędzy Wojewodą a Samorządem. 5. Formularz kwartalnego sprawozdania Inwestora z realizacji Projektu. 6. Formularz kwartalnego sprawozdania Inwestora z przepływów finansowych. 11

12 7. Formularz rocznej informację o otrzymanych i przekazanych Inwestorom środków Rezerwy składanej przez KZGW. 8. Formularz zbiorczej rocznej informacji o przekazanych przez NFOŚiGW oraz WFOŚiGW Inwestorom środkach na finansowanie realizacji Projektów. 9. Wzór rocznego sprawozdania z realizacji Projektów składanego Pełnomocnikowi przez Przewodniczącego. 10. Wzór planu kontroli. 11. Regulamin Rady Projektu. 12