PROCEDURA. SPRAWDZIŁ: Imię i nazwisko

Transkrypt

1 PROCEDURA Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 39/10 z dnia roku Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu TYTUŁ: PROCEDURA ZAWARCIA, REALIZACJI I ROZLICZENIA UMOWY O DOFINANSOWANIE ZE ŚRODKÓW WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W TORUNIU OPRACOWAŁ: Imię i nazwisko Podpis Data SPRAWDZIŁ: Imię i nazwisko Podpis Data ZATWIERDZIŁ: Imię i nazwisko Podpis Data ZAWARTOŚĆ: 1. CEL 2. ZAKRES STOSOWANIA 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ 4. DEFINICJE I SKRÓTY 5. OPIS POSTĘPOWANIA (METODOLOGIA) 6. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW 1. CEL Zapewnienie prawidłowego przebiegu procesu sporządzania, realizacji i rozliczenia umów pożyczki/dotacji. 2. ZAKRES STOSOWANIA Procedura dotyczy zawieranych umów pożyczek i dotacji. Procedura przebiega w Dziale Umów i Kontroli (DUK) oraz częściowo w Dziale Finansowo-Księgowym (DFK). 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Osobami odpowiedzialnymi są Kierownik / Zastępca Kierownika DUK, Kierownik DO, Główny Księgowy / Zastępca Głównego Księgowego. 4. DEFINICJE I SKRÓTY DUK - Dział Umów i Kontroli DFK dział Finansowo-Księgowy 1

2 WF Wojewódzki Fundusz SI system informatyczny 5. OPIS POSTĘPOWANIA (METODOLOGIA) Lp. Działanie Osoba odpow. Opis działania 1. Uruchomienie Kierownik/Zastępca Podstawą dla uruchomienia działań działań Kierownika DUK zmierzających do podpisania umowy zmierzających do pożyczki/dotacji, zwanej dalej Umową, jest podpisania Umowy podjęta uchwała o zatwierdzeniu dofinansowania przedsięwzięcia ze środków WFOŚiGW w Toruniu przez Zarząd lub Radę Nadzorczą Wojewódzkiego Funduszu (WF). 2. Przygotowanie Umowy Niezwłocznie po podjęciu przez Zarząd/Radę Nadzorczą WF decyzji o zatwierdzeniu dofinansowania Kierownik/Zastępca Kierownika DUK poleca pracownikowi DUK - Opiekunowi Umowy - uruchomienie procedury zmierzającej do zawarcia Umowy Weryfikacja kompletności dokumentów 2.2. Uzgodnienie z Kontrahentem danych do umowy 2.3. Korespondencja z kontrahentem w sprawie warunków umowy Po decyzji zatwierdzającej dofinansowanie, przed wygenerowaniem projektu Umowy, wyznaczony pracownik DUK Opiekun Umowy ponownie sprawdza czy zostały skompletowane wszystkie dokumenty niezbędne do sporządzenia Umowy oraz dokumenty dotyczące prawnych zabezpieczeń spłaty pożyczki. W przypadku gdy dokumenty są kompletne, Opiekun Umowy informuje (pisemnie lub telefonicznie) Dotowanego/Pożyczkobiorcę o decyzji Zarządu/Rady Nadzorczej WF oraz uzgadnia: termin podpisania umowy, dane osób, które będą podpisywały Umowę ze strony Dotowanego/Pożyczkobiorcy. W przypadku gdy dofinansowanie zostało zatwierdzone na warunkach innych niż uzgodnione z Dotowanym/ Pożyczkobiorcą na etapie przygotowywania wniosku do Zarządu/Rady Nadzorczej WF w sprawie zatwierdzenia dofinansowania w formie dotacji/pożyczki, Opiekun Umowy przygotowuje informację pisemną o podjętej decyzji oraz o dodatkowych warunkach i wymaganych dokumentach niezbędnych do zawarcia Umowy. Przygotowana informacja parafowana jest przez osobę 2

3 2.4. Przygotowanie projektu Umowy 2.5. Podpisanie umów Kierownik/Zastępca Kierownika DUK Radca prawny 2.6. Podpisanie umów przez Zarząd Zarząd sporządzającą, Kierownika/Zastępcę Kierownika DUK i podpisywana zgodnie z Zarządzeniem Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu nr 32/10 z dnia r. dot. kompetencji do podpisywania korespondencji i dokumentów WFOŚiGW. Umowa sporządzana jest w oparciu o wzór przyjęty przez Zarząd WF. Opiekun Umowy, na podstawie zatwierdzonego przez Zarząd/Radę Nadzorczą wniosku o udzielenie dofinansowania, sporządza projekt Umowy. Umowę generuje w systemie informatycznym (SI) PROLAN (program Umowy ). Wygenerowany projekt Umowy oraz załączniki: harmonogram rzeczowo-finansowy i kartę efektów ekologicznych, Opiekun Umowy weryfikuje z warunkami dofinansowania zatwierdzonymi przez Zarząd/Radę Nadzorczą WF. Wszelkie zmiany warunków dofinansowania po zatwierdzeniu dofinansowania a przed zawarciem umowy wymagają decyzji Zarządu WF. Opiekun Umowy po zweryfikowaniu danych sporządza projekt Umowy w dwóch egzemplarzach (jeden egzemplarz dla WF, jeden dla Dotowanego/ Pożyczkobiorcy). Projekt Umowy przekazywany Dotowanemu/Pożyczkobiorcy do zapoznania się musi posiadać adnotację: PROJEKT. Opiekun Umowy na projekcie Umowy oraz na umowach związanych z ustanowionymi zabezpieczeniami prawnymi, umieszcza na ostatniej stronie pod słowem sporządził swoje imię i nazwisko i przekazuje je do zaparafowania Kierownikowi/Zastępcy Kierownika DUK. Każdy projekt Umowy pożyczki/dotacji oraz umów związanych z ustanowionym prawnym zabezpieczeniem spłaty pożyczki wymaga akceptacji Radcy Prawnego poprzez jej parafowanie. Zaparafowaną/-ne przez ww. pracowników WF Umowę/umowy Opiekun Umowy przekazuje do podpisu, zgodnie z Zarządzeniem Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu nr 32/10 z dnia r. dot. kompetencji do podpisywania korespondencji i dokumentów 3

4 2.7. Działania w przypadku pomocy stanowiącej pomoc publiczną dla przedsiębiorców 2.8 Podpisanie umowy WFOŚiGW. W przypadku Umowy z przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów o pomocy publicznej Opiekun Umowy postępuje zgodnie z Procedurą oceny pomocy udzielanej przedsiębiorcom z punktu widzenia pomocy publicznej, wprowadzoną Zarządzeniem Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu. Jeżeli dotacja/pożyczka stanowi pomoc publiczną i została udzielona: a) w ramach pomocy de minimis Opiekun Umowy informuje pracownika DUK upoważnionego - na podstawie Zarządzenia nr 11/10 z dnia roku Prezesa WFOŚiGW w Toruniu - do wydawania zaświadczeń o pomocy de minimis, o planowanej dacie zawarcia Umowy, w związku z koniecznością wystawienia zaświadczenia w dniu udzielenia pomocy, tj. w dniu zawarcia Umowy; b) w ramach programu pomocowego w treści Umowy należy wskazać podstawę prawną udzielenia pomocy oraz warunki dodatkowe związane z udzieloną pomocą (w paragrafie określającym postanowienia dodatkowe, w brzmieniu wskazanym w ww. procedurze). Po podpisaniu Umowy przez dwie strony, Opiekun Umowy wydaje jeden egzemplarz Umowy Dotowanemu/Pożyczkobiorcy, jeden egzemplarz zostaje przekazany do przechowania w szafie pancernej WF, a w teczce umowy znajduje się kopia Umowy. Umowy związane z zabezpieczeniami prawnymi spłaty pożyczki, Opiekun Umowy przekazuje wyznaczonemu pracownikowi DUK do przechowania w szafie pancernej. Kopia umowy jest przechowywana w teczce umowy. Informacja o podpisaniu Umowy jest wprowadzana przez Opiekuna Umowy w SI PROLAN : program Umowy /zakładka Dane Podstawowe /pole Umowa podpisana, wartość logiczna TAK. W przypadku gdy przygotowana Umowa nie zostanie podpisana przez obie strony, w SI PROLAN pozostaje wartość logiczna NIE. 4

5 3. Realizacja Umowy 3.1. Uruchomienie środków 3.2. Kontrola terminowości przekazywania środków z dotacji lub pożyczki 3.3. Kontrola merytoryczna i finansowa Umowy Pracownik DFK Uruchomienie dotacji, pożyczki odbywa się zgodnie z postanowieniami Umowy oraz ustalonym w WF trybem działania, określonym odpowiednio w Procedurze realizacji dyspozycji wypłaty dotacji wprowadzonej Zarządzeniem nr 33/10 z dnia roku Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu lub Procedurze realizacji dyspozycji wypłaty pożyczki wprowadzonej Zarządzeniem nr 34/10 z dnia roku Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu. Opiekun Umowy kontroluje terminowość przekazywania przez Dotowanego/ Pożyczkobiorcę dotacji/pożyczki na konto wykonawcy na podstawie przedłożonych dokumentów księgowych. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie, podejmuje działania określone w Procedurze naliczania i księgowania kar za niezgodne z umową przekazywanie środków na konto wykonawcy wprowadzonej Zarządzeniem nr 36/10 z dnia roku Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu. Powyższe postanowienia nie dotyczą umów dotacji na nagrody dla laureatów konkursów ekologicznych. Realizacja Umowy podlega kontroli merytorycznej i finansowej w DUK i DFK. 1) Kontrola odbywa się: a) w siedzibie WF - na podstawie dokumentów: załączanych do wniosków o uruchomienie dotacji/pożyczki, potwierdzających osiągnięcie planowanych efektów, b) w siedzibie Dotowanego/ Pożyczkobiorcy, w miejscu realizacji przedsięwzięcia - w trakcie kontroli bezpośredniej. Z przeprowadzanych kontroli bezpośrednich sporządzane są protokoły, zgodnie z przyjętym przez Zarząd WF Uchwałą nr 1086 z dnia r. Regulaminem przeprowadzania kontroli przedsięwzięć planowanych do dofinansowania oraz objętych dofinansowaniem WFOŚiGW w Toruniu i wzorem protokołu. 2) Pracownicy DUK oraz pracownik DFK 5

6 3.4. Wypowiedzenie umowy Pracownik DFK (odpowiedzialny za kontrolę terminowości spłat) prowadzą bieżący monitoring Umowy, mający na celu wychwycenie ewentualnych nieprawidłowości i obszarów ryzyka, zgodnie z Procedurą bieżącej obsługi i windykacji wierzytelności z tytułu pożyczek udzielonych ze środków WFOŚiGW wprowadzoną Zarządzeniem nr 38/10 z dnia roku Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu. 3) W trakcie realizacji Umowy monitorowana jest sytuacja finansowa Pożyczkobiorców, będących przedsiębiorcami, przez pracownika DUK na podstawie sprawozdań finansowych kwartalnych i rocznych. Informacja o wynikach przeprowadzonego monitoringu jest sporządzana w formie pisemnej, po upływie poszczególnych kwartałów, i przedstawiana Zarządowi WF. 4) Pracownik DFK prowadzi, w trakcie realizacji Umowy, kontrolę terminowości spłaty pożyczki, zgodnie z Zarządzeniem nr 37/10 z dnia roku Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu wprowadzającym Procedurę kontroli terminowości spłat pożyczek i przekazywania wierzytelności trudnych do windykacji. Stwierdzone przez pracowników DUK lub DFK nieprawidłowości, a w szczególności: a) nieprzystąpienie lub odstąpienie przez Dotowanego/Pożyczkobiorcę od realizacji przedsięwzięcia, na które dotacja/pożyczka została udzielona, b) nieosiągnięcie planowanego efektu rzeczowego i ekologicznego w terminie określonym w Umowie dotacji/pożyczki, c) niezgodne z Umową wykorzystanie udzielonej dotacji/pożyczki, d) niewłaściwy przebieg realizowanego przedsięwzięcia, e) opóźnienia w spłacie kwoty pożyczki, jej raty lub odsetek powyżej 30 dni od ustalonego terminu wymagalności, f) występowanie zagrożenia terminowej spłaty pożyczki z powodu pogorszenia sytuacji finansowej Pożyczkobiorcy, 6

7 3.5. Zmiany w Umowie Zarząd 4. Rozliczenie umowy g) znaczne zmniejszenie wartości zabezpieczenia pożyczki, są przedstawiane Zarządowi WF do decyzji w sprawie dalszego postępowania. Decyzję Zarząd WF podejmuje w formie uchwały. Opiekun Umowy informuje Dotowanego/ Pożyczkobiorcę o podjętej decyzji. Informacja parafowana jest przez osobę sporządzającą, Kierownika/Zastępcę Kierownika DUK i podpisywana zgodnie z Zarządzeniem Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu nr 32/10 z dnia r. dot. kompetencji do podpisywania korespondencji i dokumentów WFOŚiGW. Zmiany w Umowie mogą być wprowadzone na wniosek stron w formie aneksu do Umowy. Decyzje o zmianach w Umowie podejmuje Zarząd WF w formie uchwały. Wszelkie zmiany w Umowie lub jej załącznikach, z wyjątkiem: terminów planowanych wypłat, zmiany numeru rachunku bankowego, nazwy i adresu Dotowanego/ Pożyczkobiorcy, wymagają formy pisemnej i są wprowadzane w formie aneksu Rozliczenie merytoryczne Rozliczenie merytoryczne (rzeczowe i ekologiczne): a) Dotowany/Pożyczkobiorca składa dokumenty potwierdzające zakończenie przedsięwzięcia oraz osiągnięcie efektu ekologicznego, określone w Umowie, b) Opiekun Umowy weryfikuje sprawozdanie z wykonania przedsięwzięcia w zakresie określonym w druku stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej procedury (z wyłączeniem umów dotacji na nagrody dla laureatów konkursów ekologicznych), c) Opiekun Umowy w przypadku wystąpienia istotnych różnic pomiędzy planowanym i faktycznym wykonaniem przedsięwzięcia, przygotowuje informację dla Zarządu WF. Informacja ta jest przedstawiana Zarządowi WF przez Kierownika/Zastępcę Kierownika DUK. 7

8 4.2. Rozliczenie finansowe Umowy 4.3. Zamykanie i archiwizowanie Umowy Pracownik DFK Pracownik DFK Rozliczenie finansowe Umowy: a) Umowa dotacji wygasa po całkowitym wykonaniu przedsięwzięcia oraz rozliczeniu się przez Dotowanego z jego realizacji oraz wykorzystania środków WF, w terminach ustalonych w Umowie, b) Umowa pożyczki wygasa po całkowitym wykonaniu przedsięwzięcia, rozliczeniu się przez Pożyczkobiorcę z jego realizacji oraz wykorzystania środków WF, w terminach ustalonych w Umowie, oraz po spłacie wszystkich zobowiązań wynikających z Umowy. Rozliczone Umowy są zamykane w SI PROLAN : a) Umowy dotacji przez Opiekuna Umowy, b) Umowy pożyczki przez pracownika DFK, poprzez wybór w programie Umowy / zakładka Blokada opcji Zablokowanie umowy. Rozliczona Umowa, wraz z zebraną dokumentacją, jest archiwizowana przez Opiekuna Umowy, zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Wojewódzkiego Funduszu, wprowadzoną Zarządzeniem nr 5/10 z dnia r. Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu. 6. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW Nr zał. Nazwa Wystawia 1 Weryfikacja Sprawozdania 8