Zasady (polityka) rachunkowości Projektu DEvelopment of sustainable MObility management in European Cities - Umowa partnerska z dn r.

Transkrypt

1 Załącznik nr 15 do Zarządzenia Nr 131/VI/2011 Burmistrza Miasta Milanówka z dnia 29 sierpnia 2011 r. Zasady (polityka) rachunkowości Projektu DEvelopment of sustainable MObility management in European Cities - Umowa partnerska z dn r. Program Interreg Europa ZASADY OGÓLNE 1. Celem prowadzenia rachunkowości jest przejrzyste prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków dotyczących finansowania zadań związanych z realizacją projektu pn. DEvelopment of sustainable MObility management in European Cities - Umowa partnerska z dn r. 2. Wyodrębnienie w ewidencji księgowej projektu pn. DEvelopment of sustainable MObility management in European Cities polega na prowadzeniu dziennika cząstkowego odpowiednio oznakowanego dla projektu (DEMO-EC PGI01985). 3. Wszelkie operacje finansowe związane z realizacją Projektu od dnia 4 lipca 2017 roku przeprowadzane są w Urzędzie Miasta jednostce budżetowej przez ww. wyodrębniony dziennik cząstkowy. 4. Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bankowych upoważnione są osoby zgodnie z obowiązującymi kartami wzorów podpisów. 5. Do obsługi operacji gospodarczych związanych z projektem stosuje się wyłącznie obrót bezgotówkowy (nie prowadzi się kasy). 6. Beneficjentem środków finansowych z Unii Europejskiej w zakresie realizacji projektu jest niemiecka spółka Aufbauwerk Region Leipzig GmbH. Gmina Milanówek na mocy porozumienia partnerskiego z dn r. realizuje projekt w partnerstwie z 6 partnerami: Aufbauwerk Region Leipzig GmbH (Niemcy), City of Lepizig (Niemcy), FAMCP (Hiszpania), Municipality of Genova (Włochy), Development Agency Sinergija (Słowenia), Statutory city of Liberec (Czechy). Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w jednostce budżetowej w siedzibie Urzędu Miasta Milanówka ul. Kościuszki Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w systemie EUROBUDŻET. Każdy użytkownik programu komputerowego posiada indywidualne hasła zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych. 8. Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu dotacji rozwojowych (z refundacji) ujmowane są w księgach Budżetu Gminy (ORGANU). Zrealizowane dochody ORGANU ujmowane są na koniec roku jako przychody w jednostce budżetowej. 9. Wydatki ujmuje się w rozbiciu na: środki unijne i środki własne z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej. 10. Rachunkowość budżetu (ORGANU) obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków, a rachunkowość w jednostce budżetowej (UM) koszty, rozrachunki między kontrahentami, Urzędem i budżetem.

2 II. KLASYFIKACJA BUDŻETOWA 1. Ewidencja księgowa projektu prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 2. Dochody pozyskane na realizację projektu ujęte są w planie finansowym Budżetu Gminy (ORGAN-u) w dziale 750 Administracja publiczna, rozdziale Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu). 3. Wydatki na realizację projektu ujęte są w planie finansowym jednostki budżetowej (Urząd Miasta): w dziale 750 Administracja publiczna, rozdziale Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu) w podziale na następujące paragrafy: 4017 (wynagrodzenie brutto), 4117 (FUS), 4127 (FP) środki unijne 85% środki unijne 4019 (wynagrodzenie brutto), 4119 (FUS), 4129 (FP) 15% wkład własny (wynagrodzenie bezosobowe), % środki unijne, % wkład własny (zakup materiałów i wyposażenia), % środki unijne, % wkład własny (zakup usług pozostałych), % środki unijne, % wkład własny (zakup usług obejmujących tłumaczenia), % środki unijne, % wkład własny (zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii), % środki unijne % wkład własny (podróże służbowe krajowe), % środki unijne, % wkład własny (podróże służbowe zagraniczne), % środki unijne, % wkład własny 4. W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla projektu stosuje się czwartą cyfrę 7 i 9. III. OBIEG, OPIS I KONTROLA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 1. Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. 2. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu ipko Biznes, na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność dokonania ww. przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest wyciąg bankowy. 3. Przedłożone dokumenty powinny posiadać wszystkie cechy dowodu księgowego zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości (m.in. sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym, merytorycznym, zadekretowane i zatwierdzone przez upoważnioną osobę, daty i podpisy). 4. Pozostałe elementy opisu dowodów księgowych powinny zawierać odniesienie do linii budżetowej zgodnie z planem budżetu projektu, stanowiącego załącznik nr 3 do porozumienia partnerskiego.

3 5. Wynagrodzenie z tytułu koordynacji projektu powinno być dla czystości zapisu/operacji wygenerowane na oddzielnej liście płac. 6. Comiesięczne wynagrodzenie netto wraz z pochodnymi (ZUS, US) wypłacane jest z konta Gminy Milanówek wraz z odpowiednim kodem księgowym (DEMO) zapisanym odręcznie. 7. Wzór opisu dokumentu należy dostosować do dokumentu opisywanego. W przypadku wynagrodzeń nie jest istotny zapis dotyczący wydatku w ramach ustawy PZP. 8. Pod względem merytorycznym dowody księgowe podpisuje kierownik Referatu Pozyskiwania Funduszy Zewnętrznych lub osoba zastępująca, które poświadczają faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, sprawdzają czy dane zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o dofinansowanie projektu, porozumieniem partnerskim, umową z wykonawcą. 9. Pod względem formalnym i rachunkowym dowody podpisywane są przez pracownika Referatu Budżetowo - Księgowego. Pracownik sprawdza, czy dane liczbowe na dowodach księgowych są prawidłowo wyliczone rachunkowo, zgodnie z zasadami działań matematycznych i obowiązującymi normami. Przeprowadzenie kontroli musi być uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. 10. Kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym zapewnia skarbnik. Przeprowadzenie kontroli musi być uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. 11. Po zakończeniu czynności kontrolnych dowody księgowe uznane za prawidłowe zatwierdzane są przez Burmistrza lub jego zastępcę do wypłaty. IV. EWIDENCJA KSIĘGOWA DOKUMENTÓW I OPERACJI FINANSOWYCH 1. Do celów projektu nie prowadzi się odrębnych ksiąg rachunkowych lecz tworzy się nowy dziennik cząstkowy zawierający nowe konta syntetyczne, analityczne i pozabilansowe, pozwalające na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem. Do prowadzenia ewidencji projektu zostaje wydzielony częściowy dziennik pn. DEMO-EC PCI01985 (DEvelopment of sustainable MObility management in European Cities). 2. Podstawę do ewidencji operacji w Gminie (ORGAN) stanowią dowody zewnętrzne i wewnętrzne (wyciągi bankowe, polecenia księgowania). 3. Podstawę do ewidencji wydatków w jednostce budżetowej (Urząd Miasta Milanówka) stanowią dowody wewnętrzne (listy płac, polecenia księgowania). 4. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków europejskich w Urzędzie Miasta, tj. w jednostce budżetowej korzysta się z bilansowych i pozabilansowych kont syntetycznych i analitycznych zgodnie z załączonym do niniejszego Zarządzenia wyciągiem z Zakładowego Planu Kont. 5. Ewidencja księgowa na wymienionych kontach prowadzona jest w Budżecie Gminy Milanówek i w jednostce budżetowej tj. w Urzędzie Miasta Milanówka zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 roku poz. 289 ze zm. i Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy

4 celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 roku poz ze zm.). V. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ROZLICZENIA W TRAKCIE POSZCZEGÓLNYCH ETAPÓW DZIAŁANIA - OKREŚLENIE OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH 1. Beneficjent jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości (100%) środków przeznaczonych na dany projekt. 2. Umowa z wykonawcą jest zawierana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami prawa zamówień publicznych. Projekt realizowany w ramach Programu Interreg Europa ze środków Unii Europejskiej, jest wdrażany zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz porozumieniem partnerskim. 3. Wydatki poniesione w ramach realizacji projektu są dokładne i prawdziwe, a wyniki zostały uzyskane z systemu księgowania. 4. Wydatki zostały faktycznie poniesione, a dokumentacja pomocnicza (lista płac i dokumenty o podobnej wartości dowodowej) jest dostępna. 5. Płatność na rzecz wykonawcy została dokonana w sposób prawidłowy. 6. Prowadzona jest sprawozdawczość i rozliczenia za poszczególne etapy działania. Wykaz osób uprawnionych do podpisywania pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym, zgodności z procedurami Prawa zamówień publicznych, zatwierdzenia do wypłaty dokumentów księgowych związanych z realizacją Projektu: L.p. Wyszczególnienie - uprawnienie 1. Podpisywanie dokumentów pod względem merytorycznym, pod względem gospodarności, legalności i celowości operacji gospodarczej, sprawdzono zgodność z procedurami wynikającymi z ustawy Prawo zamówień publicznych 2. Podpisywanie dokumentów pod względem formalno - rachunkowym Imię i nazwisko Stanowisko Aleksandra Żuraw Kierownik Referatu Pozyskiwania Funduszy Zewnętrznych Katarzyna Korczak Agnieszka Rzymkiewicz 3. Zatwierdzenie dokumentów Wiesława Kwiatkowska Łukasz Stępień Bożena Sehn Dorota Graczyk Główny Specjalista w Referacie BK Podinspektor w Referacie BK Burmistrz Z-ca Burmistrza/Główny specjalista Skarbnik - Główny Księgowy Główny specjalista/kierownik Referatu BK

5 4. Zatwierdzenie dokumentów do wypłaty 5. Przygotowanie wniosków o płatność Wiesława Kwiatkowska Łukasz Stępień Aleksandra Kowalczyk Burmistrz Z-ca Burmistrza/Główny specjalista Koordynator projektu DEMO-EC Każdorazowo wraz ze zmianą osób na stanowiskach wymienionych w powyższej tabeli nowozatrudnione osoby są uprawnione do podpisywania pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym, zgodności z procedurami Prawa zamówień publicznych, zatwierdzenia do wypłaty dokumentów księgowych związanych z realizacją Projektu. VI. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU 1. Referat Budżetowo - Księgowy prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty księgowe. 2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w siedzibie Urzędu Miasta Milanówka. 3. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu Miasta w Milanówku i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę w Milanówku: tj: faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki komputerowe dotyczące realizowanego projektu przechowywane są w Referacie Budżetowo- Księgowym. 4. Po zakończeniu realizacji projektu przez Gminę Milanówek i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Kontrolującą, dowody księgowe projektu oraz wszelką dokumentację związaną z projektem, jego rozliczeniem i sprawozdawczością zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Miasta Milanówka. 5. Dokumentacja dotycząca realizacji projektu w wersji papierowej lub na informatycznych nośnikach danych i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji przez Gminę Milanówek przechowywana będzie w archiwum zakładowym zgodnie z umową o dofinansowanie projektu.