Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 651/2012 Prezydenta Miasta Sopotu z dnia 21 czerwca 2012 r.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 651/2012 Prezydenta Miasta Sopotu z dnia 21 czerwca 2012 r. I. ZASADY OGÓLNE 1. Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej projektu międzynarodowego pn. Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II realizowanego w partnerstwie z Gminą Tolkmicko oraz miastem Mamonovo z Obwodu Kaliningradzkiego. 2. Dla potrzeb realizowanego projektu zostały otwarte dwa odrębne rachunki bankowe: - rachunek w EURO nr rachunek w PLN nr Beneficjentem środków finansowych z Unii Europejskiej w zakresie realizacji projektu pn. Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II jest Gmina Miasta Sopotu. Realizatorem ze strony Gminy Miasta Sopotu są dwie jednostki budŝetowe - Zarząd Dróg i Zieleni w Sopocie oraz Urząd Miasta Sopotu. Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w jednostce budŝetowej w siedzibie Urzędu Miasta Sopotu. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w systemie Radix. Analityka do poszczególnych kont prowadzona jest komputerowo. KaŜdy uŝytkownik programu komputerowego posiada indywidualne hasła zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych. W planie finansowym jednostki budŝetowej (Urzędzie Miasta Sopotu) wydatki na realizację ujęte są w dziale 900 Gospodarka komunalna i ochrona środowiska rozdziale Gospodarka ściekowa i ochrona wód. 4. Wydatki realizowane są z rachunku bankowego Urzędu Miasta Sopotu o numerze Środki dla uczestników miasta Mamonovo z Obwodu Kaliningradzkiego i Gminy Tolkmicko przekazywane są bezpośrednio z rachunku walutowego nr Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budŝetowych z tytułu wpływu kaŝdej kolejnej zaliczki przyznanego grantu ujmowane są w księgach BudŜetu Gminy (Organu). Wpływ dokonywany jest na wydzielony dla rachunek walutowy i następnie przekazywane na rachunek bankowy Gminy Miasta Sopotu (Organu). Środki z tego rachunku są przekazywane w całości na wyodrębniony dla rachunek złotowy, z którego pokrywane będą płatności. 6. Wydatki ujmuje się w rozbiciu na środki unijne i środki własne z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budŝetowej. 7. Rachunkowość budŝetu (Organu) obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków, a rachunkowość w jednostce budŝetowej (Urzędzie Miasta Sopotu) koszty, rozrachunki między kontrahentami, Urzędem i budŝetem. II. KLASYFIKACJA BUDśETOWA Ewidencja księgowa projektu prowadzona jest w sposób umoŝliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budŝetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach

2 klasyfikacji budŝetowej dla przedmiotowego stosuje się czwartą cyfrę 0, 7 i 9. III. OBIEG, OPIS I KONTROLA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 1. Realizacja wydatków następuje zgodnie z Projektem, podpisaną umową i harmonogramem, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. 2. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu Home banking, na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność dokonania ww. przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest wtórnik zlecenia albo wyciąg bankowy. 3. Na dowodach księgowych (fakturach) powinny się znaleźć następujące elementy opisu: Protection of the Baltic coastal water NEFA BALT II Lithuania-Poland-Russia Cross-Border Co-operation Programme is co-financed with funds from the European Union 1. Tytuł projektu: "Ochrona przybrzeŝnych wód Morza Bałtyckiego - NEFA BALT II" 2. Numer umowy o dofinansowanie: ILPR /10 z dnia 21/06/ Faktura VAT nr... z dnia 3. Linia budŝetowa : Nr Kwota wydatku brutto: w tym VAT: W tym wydatki kwalifikowalne w kwocie: W tym wydatki niekwalifikowalne w kwocie: 4. Numer umowy z Wykonawcą / numer i data zlecenia 5. Opis wydatku: Plan finansowy PLN

3 Dział 900 Rozdział Paragraf Obszar Kategoria Podkategoria Kwota zobowiązania brutto z umowy w przypadku płatności częściowych kwota zobowiązania zrealizowana do daty niniejszej faktury Data wniosku o zaangaŝowanie numer wniosku o zaangaŝowanie wydatków.. data,podpis i pieczątka pracownika właściwego rzeczowo sprawdzono pod względem merytorycznym, legalności, gospodarności i celowości. kierownik komórki organizacyjnej ( data, podpis i pieczątka) sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym.. data,podpis i pieczątka pracownika księgowości zatwierdzam do wypłaty. data,podpis i pieczątka Skarbnika Miasta Sopotu.. data,podpis i pieczątka Prezydenta Miasta Sopotu średni kurs EURO w okresie sprawozdawczym Łączna wartość w Euro. ; 90% -.Euro, 10%...EURO róŝnice kursowe.. 6. Wydatek poniesiony zgodnie z ustawa PZP (Dz.U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn.zmianami) na podstawie art... ust.

4 4. Dowody księgowe dotyczące zatwierdzenia i akceptacji ze środków unijnych podpisane są przez Prezydenta Miasta Sopotu lub osobę przez niego upowaŝnioną oraz Skarbnika Miasta Sopotu lub osobę przez niego upowaŝnioną. Pod względem merytorycznym faktury podpisuje: w przypadku faktur inwestycyjnych pracownik Zarządu Dróg i Zieleni, w pozostałych przypadkach pracownik Biura Prezydenta, którzy poświadczają faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, sprawdzają czy dane zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o dofinansowanie projektu, umową z wykonawcą zadania, harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz pod względem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wydatki te zatwierdza Koordynator. Pod względem formalno-rachunkowym dowody księgowe podpisywane są przez pracowników Wydziału Finansowego. 5. Koordynator przygotowuje wnioski o płatność z częścią sprawozdawczą z przebiegu realizacji projektu w sposób poprawny, terminowo i rzetelnie oraz przesyła je do Organu Zarządzającego. IV. EWIDENCJA KSIĘGOWA DOKUMENTÓW I OPERACJI FINANSOWYCH 1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków Unii Europejskiej korzysta się z kont syntetycznych: 133 rachunek budŝetu 133/xxx/xxxx/xxxx/xx - rachunek bankowy Gminy Miasta Sopotu (Organ) dochody pn. Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II, 140 środki pienięŝne w drodze 222 rozliczenie dochodów budŝetowych dotyczących pn. Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II 223 rozliczenie wydatków budŝetowych dotyczących pn. Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II 240 pozostałe rozrachunki 901/xxx/xxxx/xxxx/xx - dochody budŝetu (dotacja na realizację pn. Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II, ) 902/xxx/xxxx/xxxx/xx - wydatki budŝetu na realizację pn. Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II 960 Skumulowane wyniki budŝetu 961/xxx/xxxx/xxxx/xx - wynik wykonania dotyczących pn. Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II wynik na pozostałych operacjach Ewidencja księgowa: Ogólną zasadą systemu płatności dla działań finansowanych ze środków Unii Europejskiej jest przekazywanie Beneficjentowi środków finansowych zgodnie z umową o dofinansowanie projektu. Otrzymane środki europejskie ewidencjonowane są na wydzielonym dla rachunku prowadzonym w euro nr i następnie przekazane na rachunek Gminy Miasta Sopotu Organu i księgowane na koncie 133/xxx/xxxx/xxxx/xx - rachunek bankowy Gminy Miasta Sopotu (Organ) dochody pn. Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II w korespondencji z kontem 901 Dochody budŝetu. Otrzymane przez Gminę Miasta

5 Sopotu środki ujmuje się w rozdziale Gospodarka ściekowa i ochrona wód z odpowiednią klasyfikacją paragrafów dochodowych. Lp. Treść WN Ma 1. Wpływ dotacji z rachunku utworzonego dla w euro na rachunek bankowy Gminy Miasta Sopotu (Organ) dochody pn. Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II, 133/ 901/ 2. Wpływ odsetek z rachunku na rachunek budŝetu. Wysokość naliczonych odsetek zwiększa kwotę środków. 133/ budŝetowa 901/ 3. Przekazanie środków na wydatki z rachunku Organu na rachunek 223/ 133/ 4. Księgowanie zrealizowanych wydatków w ramach na podstawie sprawozdania Rb-28S 5. Księgowanie zrealizowanych dochodów (gminy) w ramach na podstawie sprawozdania Rb- 27S 902/ 222/ / 6. Przeksięgowanie rocznych wydatków i dochodów: a) wydatki zrealizowane w ramach b) dochody pochodzące z dotacji c) przeksięgowanie w roku następnym pod datą zatwierdzenia bilansu 961/ 901/ 961/ 902/ 961/ Wpływ zrealizowanych dochodów (gminy) w ramach 133/ 222/ 2. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków europejskich w Urzędzie Miasta Sopotu, tj. jednostce budŝetowej korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: 011 Środki trwałe środki trwałe przyjęte po zakończeniu robót inwestycyjnych wycenia się po koszcie wytworzenia (zdefiniowanym w art. 28 ust. 3 ustawy o rachunkowości), to jest w wartości wszystkich poniesionych na dany obiekt kosztów

6 zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich, poniesionych od momentu podjęcia inwestycji aŝ do przyjęcia środka trwałego w stanie kompletnym; 080 Środki trwałe w budowie (Inwestycje) analitycznie dla Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II 080/xx 101 Kasa; Rachunek bieŝący jednostki analitycznie dla Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II 130/xxx/xxxxx/xxxx/xx 141 Środki pienięŝne w drodze dla Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 222 Rozliczenie dochodów budŝetowych dla Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II 223 Rozliczenie wydatków budŝetowych dla Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II 225 Rozrachunki z budŝetami; 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami dla Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II 240 Pozostałe rozrachunki dla Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II Zespół 4 koszty według rodzajów i ich rozliczenie analitycznie dla Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II 4/xxx/xxxxx/xxxx/xx 750 Przychody finansowe dla Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II ; 751 Koszty finansowe dla Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II ; 800 Fundusz jednostki; 810 Dotacje budŝetowe, płatności z budŝetu środków europejskich oraz środki z budŝetu na inwestycje dla Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II 860 Wynik finansowy oraz kont pozabilansowych: 980 Plan finansowy wydatków budŝetowych; 998 ZaangaŜowanie wydatków budŝetowych roku bieŝącego Przykładowa ewidencja księgowa: Lp. Treść Wn Ma 1. Faktura wykonawcy inwestycji Koszty wyodrębnia się w ewidencji analitycznej do konta 080 poprzez wydzielenie kartoteki z nazwa zadania 080/dla Wydatki objęte planem finansowym Urzędu Miasta Sopotu zrealizowane z rachunku bankowego w postaci przelewu z tytułu spłaty zobowiązań - po wprowadzeniu klasyfikacji budŝetowej wyodrębnia się nr zadania / dla

7 Równolegle do wydatków majątkowych zaksięgowanie środków na inwestycje 810/ dla Przeksięgowanie na koniec roku środków na inwestycje /dla 4. Przeksięgowanie na koniec roku zrealizowanych wydatków na realizację objętych planem finansowym Faktura wykonawcy za towary i usługi /dla Zespół 4/ Zapłata za fakturę za towary i usługi /dla Przeksięgowanie zakończonego zadania inwestycyjnego na środek trwały na podstawie wystawionego dowodu OT 8. Przeksięgowanie w następnym roku pod datą przyjęcia bilansu dodatniego wyniku za rok poprzedni 9. Przeksięgowanie w następnym roku pod datą przyjęcia bilansu ujemnego wyniku za rok poprzedni / dla Ujęcie w ewidencji księgowej powstałych róŝnic kursowych: - dodatnich - ujemnych 750/dla 130/dla 130/dla 751/dla V. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ROZLICZENIA W TRAKCIE POSZCZEGÓLNYCH ETAPÓW DZIAŁANIA OKREŚLENIA OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH 1. Beneficjent jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości środków przeznaczonych na niniejszy Projekt. 2. Umowa z wykonawcą jest zawierana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami prawa zamówień publicznych. 3. Projekt realizowany w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska- Rosja w latach ze środków Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (EISP) oraz wkładu finansowego Federacji Rosyjskiej, jest wdraŝany zgodnie z zawartą Umową Grantową ILPR / Wydatki poniesione w ramach realizacji są dokładne i prawdziwe a wyniki zostały uzyskane z systemu komputerowego. 5. Wydatki zostały faktycznie poniesione, a dokumentacja pomocnicza (faktury i dokumenty o podobnej wartości dowodowej) jest dostępna.

8 6. Płatność na rzecz wykonawcy została dokonana w sposób prawidłowy. 7. Prowadzona jest sprawozdawczość i rozliczenia za poszczególne etapy działania. Wykaz osób uprawnionych do podpisywania pod względem merytorycznym, formalnorachunkowym, zgodności z procedurami Prawa zamówień publicznych, zatwierdzania do wypłaty dokumentów księgowych związanych z realizacją niniejszego : Lp. Wyszczególnienie - uprawnienie Podpisywanie dokumentów przez 1. pracownika właściwego rzeczowo, który potwierdza dokonanie operacji gospodarczo-finansowej zgodnie z zawartą umową Imię i nazwisko Dagmara Kania-Płochacka Aneta Tarczyńska Patrycja Tuchanowska Małgorzata Baranowska Stanowisko Z-ca Kierownika Działu Kan. Deszczowej w ZDiZ Specjalista ds. Inwestycji Działu Kan. Deszczowej w ZDiZ Główny Specjalista Podinspektor Podpisywanie dokumentów pod Kazimierz Wojtkiewicz względem merytorycznym, lub osoba upowaŝniona legalności, gospodarności i przez niego, celowości operacji gospodarczej, sprawdzono zgodność z Małgorzata Kowalewska procedurami wynikającymi z ustawy Prawo zamówień Magdalena Jachim lub publicznych lub sprawdzono osoba upowaŝniona przez zgodność z zastosowaniem zasady nią konkurencyjności Podpisywanie dokumentów pod Izabela Szczepaniak względem formalnorachunkowym Justyna Kisielewska Zatwierdzenie dokumentów do wypłaty Przygotowanie wniosków o płatność (raport finansowy + raport rzeczowy) Jacek Karnowski Wojciech Zemła Bartosz Piotrusiewicz Joanna Cichocka-Gula Mirosław Goślicki ElŜbieta Iglińska Małgorzata Kowalewska Marzena Mikołajczyk Małgorzata Baranowska Kierownik Działu Kan.deszczowej w ZDiZ Kierownik Referatu Naczelnik Biura Prezydenta Miasta Główny specjalista Fn Główny specjalista Fn Prezydent Miasta Sekretarz Miasta Wice-Prezydent Miasta Wice-Prezydent Miasta Skarbnik Miasta Naczelnik Wydziału Finansowego Kierownik Referatu Koordynator Inspektor Podinspektor Wszystkie dokumenty księgowe winny być zaakceptowane przez Koordynatora Małgorzatę Kowalewską. VI. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU 1.Wydział Finansowy prowadzi księgi rachunkowe projektu pn. Ochrona wód przybrzeŝnych Bałtyku NEFA BALT II oraz przechowuje dokumenty księgowe.

9 2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji niniejszego projektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w siedzibie Urzędu Miasta Sopotu. 3. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu Miasta Sopotu i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Miasta Sopotu tj. faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki komputerowe dotyczące realizowanego przechowywane są w Wydziale Finansowym. 4. Dokumentacja projektowa, dokumentacja dotycząca udzielenia zamówień publicznych oraz dokumenty związane z realizacją inwestycji przechowywana jest w Dziale Kanalizacji Deszczowej i Melioracji w ZDiZ w Sopocie. 5. Po zakończeniu realizacji przez Gminę Miasta Sopotu i rozliczeniu finansowym przez Organ Zarządzający dowody księgowe oraz wszelką dokumentację związaną z projektem, jego rozliczeniem i sprawozdawczością zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Miasta Sopotu. 6. Dokumentacja dotycząca realizacji projektu przez Gminę Miasta Sopotu przechowywana będzie w archiwum zakładowym zgodnie z umową grantową do dnia 31 grudnia 2021 roku.