REGULAMIN ZWROTU KOSZTÓW DOJAZDU i ZAKWATEROWANIA UCZESTNIKÓW STAŻY w PROJEKCIE CZAS na STAŻ II. 1 Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: REGULAMIN ZWROTU KOSZTÓW DOJAZDU i ZAKWATEROWANIA UCZESTNIKÓW STAŻY w PROJEKCIE CZAS na STAŻ II 1 Postanowienia ogólne 1. Uczelni oznacza to Akademię Morską w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 1-2, Szczecin reprezentowaną przez Kierownika Projektu, Panią dr inż. Agnieszkę Deję; 2. Stażyście oznacza to osobę biorącą udział w stażu w ramach projektu; 3. Instytucji przyjmującą na staż oznacza to podmiot, w którym Stażysta odbywa staż; 4. Projekcie oznacza to projekt CZAS na STAŻ II realizowany przez Akademię Morską w Szczecinie w ramach umowy nr POWR S002/17-00 zawartej pomiędzy Akademią Morską w Szczecinie a Narodowym Centrum Badań i Rozwoju; 5. Umowie trójstronnej o staż oznacza to umową dot. stażu zawartą między Uczelnią, Stażystą a Instytucją przyjmującą na staż; 6. Kosztach dojazdu należy przez to rozumieć koszty dojazdu z miejsca zamieszkania Stażysty do miejsca odbywania stażu i z powrotem, przy czym odległość między ww. miejscami musi być większa niż 50 km; 7. Kosztach zakwaterowania należy przez to rozumieć koszty zakwaterowania Stażysty w miejscowości oddalonej o co najmniej 50 km od miejsca zamieszkania Stażysty. 2 Ogólne warunki zwrotu kosztów dojazdu 1. Uczelnia może dokonać na rzecz Stażysty zwrotu kosztów dojazdu na warunkach określonych w umowie trójstronnej o staż oraz na warunkach ujętych w niniejszym regulaminie. 2. Zwrot kosztów dojazdu przysługuje jedynie za dojazd z miejsca zamieszkania Stażysty do miejsca odbywania stażu w dniu jego rozpoczęcia lub w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia stażu, oraz za dojazd z powrotem do miejsca zamieszkania w dniu zakończenia stażu lub w dniu następującym po dniu zakończenia stażu, przy czym nie wprowadza się limitu kosztów, które podlegają zwrotowi. 3. Koszty podróży rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów jako refundacja wydatku faktycznie poniesionego. 4. Co do zasady, zwracane będą koszty dojazdu zbiorowymi środkami transportu publicznego, chyba że z powodu systemu środków transportu na danym terenie są uzasadnione powody odbycia podróży prywatnym środkiem transportu, jednak powinny to być wyjątkowe sytuacje. W takich wypadkach kwalifikowalne będą koszty dojazdu prywatnym środkiem transportu do wysokości ceny biletu komunikacji publicznej (za odcinek tej samej długości). Zalecany jest również, o ile to możliwe, zakup biletów podróży z możliwością zwrotu lub wymiany (np. w zakresie zmiany terminu podróży lub nazwiska osoby podróżującej) na wypadek nieoczekiwanych sytuacji. 5. W przypadku dojazdu pociągiem kwalifikowany jest koszt zgodnie z cennikiem biletów II klasy obowiązującym na danym obszarze. 6. Koszty przelotu samolotem na terenie kraju nie będą kwalifikowane.

2 7. Przy określaniu odległości pomiędzy miejscem zamieszkania i miejscem odbywania stażu bierze się pod uwagę odległość pomiędzy punktami centralnymi tych miejscowości wskazywaną przez dowolny serwis internetowy posiadający funkcję obliczania odległości między dwoma podanymi nazwami miejscowości, a w przypadku podawania przez serwis internetowy tras wariantowych, brana pod uwagę będzie najkrótsza trasa drogowa. 8. Zwrot kosztów dojazdu następuje na podstawie stosownego wniosku (według wzoru stanowiącego załącznik nr 2). 9. Koszty dojazdów na terenie miejscowości, w której odbywają się staże nie podlegają refundacji. 3 Zasady zwrotu kosztów dojazdu zbiorowymi środkami transportu publicznego i prywatnego 1. Zwrot kosztów dojazdu na podstawie biletów zbiorowymi środkami transportu rozliczany jest na podstawie kompletu biletów dotyczących dojazdu (tam i z powrotem) na danej trasie. 2. W przypadku biletów nieczytelnych z przyczyn niezależnych od Stażysty (np. z winy kasownika) Stażysta składa oświadczenie określające datę i godzinę dojazdu. 4 Zasady zwrotu kosztów dojazdu samochodem 1. Zwrot kosztów dojazdu własnym pojazdem lub pojazdem użyczonym będzie dokonywany jedynie w wyjątkowych sytuacjach, gdy np. na danej trasie nie ma możliwości skorzystania z transportu zbiorowego. W takiej sytuacji Stażysta składa oświadczenie o braku możliwości dojazdu na staż zbiorowymi środkami transportu. 2. Zwrot dokonywany będzie na podstawie wniosku o zwrot kosztów dojazdu samochodem prywatnym wraz z załącznikami (załącznik 2, 3, 4) tylko do wysokości kosztu biletu najtańszego środka transportu na danej trasie. 3. W przypadku gdy samochodem podróżuje więcej Stażystów, to koszt dojazdu zwracany jest jedynie właścicielowi pojazdu lub osobie, która posiada umowę użyczenia pojazdu. 4. W razie wątpliwości pracownik Uczelni rozliczający koszty dojazdu może żądać udokumentowania informacji przedstawionych we wniosku lub faktu realizacji dojazdu. 5. W szczególnych przypadkach, gdy Stażysta odbywający staż nie posiada prawa jazdy oraz ma utrudniony dostęp do zbiorowych środków transportu, może uzyskać zwrot kosztów dojazdu po przedstawieniu oświadczenia osoby, przez którą był dowożony na staż (załącznik nr 2, 3, 4, 5, 6). 5 Ogólne warunki zwrotu kosztów zakwaterowania 1. Uczelnia może dokonać na rzecz Stażysty zwrotu kosztów zakwaterowania na warunkach określonych w umowie trójstronnej o staż oraz na warunkach ujętych w niniejszym regulaminie. 2. Zwrot kosztów zakwaterowania może być przyznany do wysokości 1100,00 zł brutto miesięcznie.

3 3. Przy określaniu odległości pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem odbywania stażu bierze się pod uwagę odległość wskazywaną przez dowolny serwis internetowy posiadający funkcję obliczania odległości między podanymi adresami. W przypadku tras wariantowych brana pod uwagę będzie trasa najszybsza. 4. Zwrot przysługuje Stażyście, który mieszka w wynajętym mieszkaniu, pokoju, bursie, schronisku, hotelu w miejscowości lub w pobliżu miejscowości, w której odbywa staż. 5. Nie będą zwracane koszty zakwaterowania wynikające z umów najmu zawartych na okres dłuższy niż okres realizacji stażu, tj. obejmujące dowolny okres przed rozpoczęciem stażu lub po jego zakończeniu. 6. W przypadku dokonywania refundacji za niepełny miesiąc (tj. w przypadku rozpoczęcia lub zakończenia stażu w trakcie miesiąca kalendarzowego) zwrot naliczany będzie proporcjonalnie do liczby dni, za które przysługuje refundacja. 7. Wypłata zwrotu kosztów zakwaterowania następuje po każdym miesiącu odbycia stażu. 8. Wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony po otrzymaniu wszystkich niezbędnych dokumentów wskazanych w Regulaminie. 7 Zasady zwrotu kosztów zakwaterowania w przypadku bursy, schroniska, hostelu lub hotelu 1. Podstawą refundacji kosztów zakwaterowania w bursie, schronisku, hostelu lub hotelu jest wniosek o zwrot kosztów zakwaterowania (załącznik nr 8) wraz z dołączonymi: 1) Oryginałem faktury lub rachunku wystawionego na Stażystę zawierające; a) pełne dane odbiorcy (imię i nazwisko Stażysty oraz pełny adres zamieszkania Stażysty); b) pełne dane wystawcy (imię i nazwisko lub nazwę podmiotu świadczącego usługi noclegowe, pełny adres oraz NIP); c) daty noclegów; d) potwierdzenie dokonania płatności za usługę (np. poprzez zaznaczenie przez wystawcę, że płatność przyjęto gotówką, etc.). 1. Nie są refundowane dodatkowe koszty usługi hotelowej (parking, śniadanie, etc.). 2. W przypadku gdy faktura lub rachunek za nocleg obejmuje śniadanie, ale na fakturze lub rachunku koszt śniadania nie jest wyodrębniony, to w takim przypadku wysokość refundacji kosztu zakwaterowania obliczona zostanie jako różnica między kosztem wskazanym na fakturze lub rachunku a kosztami wyżywienia wg dobowej diety delegacji służbowych zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 3. W przypadku korzystania z pokoi kilkuosobowych wysokość refundacji kosztu zakwaterowania zostanie wyliczona poprzez podzielenie kwoty za usługę noclegową wskazaną na fakturze lub rachunku przez liczbę osób, dla jakiej przeznaczony jest pokój (np. koszt 200 zł za nocleg w pokoju 2-osobowym zostanie podzielony przez 2 i zostanie uznana kwota zwrotu w wysokości 100 zł).

4 8 Zasady zwrotu kosztów zakwaterowania w przypadku wynajęcia mieszkania lub pokoju 1. Podstawą refundacji kosztów zakwaterowania w wynajętym mieszkaniu lub pokoju jest wniosek o zwrot kosztów zakwaterowania (załącznik nr 8) wraz z dołączonymi: 1) Kopią umowy najmu, której stroną jest Stażysta, przy czym umowa musi być zawarta na okres od dnia rozpoczęcia stażu do dnia jego zakończenia; 2) Potwierdzenie dokonania płatności za usługę (np. potwierdzenie dokonania przelewu, potwierdzenie przyjęcia gotówki itp.); 3) Oświadczenie, o ilości osób zamieszkałych w wynajętym lokalu (w przypadku korzystania z jednego wynajętego mieszkania lub pokoju przez kilka osób, koszt wynajmu zostanie proporcjonalnie wyliczony poprzez podzielenie kwoty za wynajem przez liczbę osób zamieszkujących wynajęte mieszkanie lub pokój). 2. Refundacja kosztów, o których mowa w ust. 1 następuje na podstawie pozytywnie zweryfikowanego wniosku o zwrot kosztów zakwaterowania. 3. Dokumenty potwierdzające zamieszkanie Stażysty w lokalu (np. umowa) załączane są do wniosku o zwrot kosztów zakwaterowania tylko raz (za pierwszy miesiąc). 4. Aby uzyskać zwrot kosztów za media oraz innych usług związanych z użytkowaniem lokalu, które nie zostały ujęte w czynszu, koszty te muszą być wskazane w sposób jednoznaczny i potwierdzone dodatkowo kopią rachunku lub rozliczenia spółdzielczego z wskazanym okresem, za który zostały poniesione. 5. Refundacji podlegają wyłącznie media oraz inne usługi związane z użytkowaniem lokalu niezbędne i niemożliwe do odłączenia, tj. wszystkie składniki opłat za użytkowanie lokalu z wyłączeniem opłat zaliczkowych rozliczanych po zakończeniu realizacji umowy trójstronnej o staż, przy zastrzeżeniu że wszystkie dokumenty niezbędne do rozliczenia opłat zaliczkowych zostaną dostarczone do biura projektu w terminie 30 dni roboczych od zakończenia stażu. 6. Jako niezbędne media oraz inne usługi związane z użytkowaniem lokalu uznaje się m.in.: ciepłą wodę (CW), zimną wodę (ZW), centralne ogrzewanie (CO), gaz, prąd, odprowadzanie ścieków, wywóz śmieci, użytkowania windy oraz koszty związane z opłatami na fundusz remontowy. 7. Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów mediów składane są za każdy miesiąc. 8. W przypadku rozwiązania umowy najmu Stażysta zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Kierownika projektu na piśmie. 9. W przypadku zmiany ilości osób zamieszkujących w lokalu Stażysta zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Kierownika projektu na piśmie. 10. Podstawą do refundacji kosztów bezpośrednio związanych z zakwaterowaniem jest potwierdzenie faktycznie poniesionych kosztów przez Stażystę. Przez faktycznie poniesiony koszt rozumie się oryginał potwierdzenia przelewu lub innego dokumentu potwierdzającego dokonanie zapłaty. Uczelnia może odmówić dokonania zwrotu kosztów dojazdu i zakwaterowania w szczególności w przypadku: 9 1) niespełnienia przez Stażystę ubiegającego się o dokonanie zwrotu warunków określonych w niniejszym regulaminie; 2) niewłaściwego udokumentowania poniesionych kosztów lub opóźnienia w złożeniu wniosku;

5 3) przerwania stażu z przyczyn leżących po stronie Stażysty W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyduje Kierownik projektu w porozumieniu z Instytucją Pośredniczącą tj. Narodowym Centrum Badań i Rozwoju. 2. Regulamin może ulec zmianie w sytuacji zmiany Wytycznych lub innych dokumentów programowych dotyczących projektu. 3. Uczelnia zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. 4. Wszelkie sprawy związane z interpretacją regulaminu rozstrzygane są przez Uczelnię. 5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Uczelnia zastrzega sobie możliwość dokonania zwrotu kosztów dojazdu i zakwaterowania na zasadach innych niż określone w niniejszym regulaminie. 6. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania przez Kierownika projektu. Szczecin, dn r. Zatwierdzam: Prorektor ds. Nauczania dr inż. Agnieszka Deja Kierownik projektu Załączniki: 1. Wykaz wymaganych dokumentów do rozliczenia kosztów dojazdu. 2. Wniosek o zwrot kosztów dojazdu na staż. 3. Zaświadczenie przewoźnika publicznego środka transportu o najniższej cenie biletu na danej trasie. 4. Oświadczenie o zwrocie kosztów za dojazd samochodem prywatnym (własnym lub użyczonym). 5. Oświadczenie osoby dowożącej Stażystę. 6. Umowa użyczenia samochodu. 7. Wykaz wymaganych dokumentów do rozliczenia kosztów zakwaterowania. 8. Wniosek o zwrot kosztów zakwaterowania.

6 Załącznik nr 1: Wykaz wymaganych dokumentów do rozliczenia kosztów dojazdu. Stażysta korzysta ze zbiorowych środków transportu Wniosek o zwrot kosztów dojazdu na staż Bilety Zaświadczenie przewoźnika publicznego środka transportu o najniższej cenie biletu na danej trasie Wniosek o zwrot kosztów dojazdu na staż Stażysta korzysta ze swojego samochodu Oświadczenie o zwrocie kosztów za dojazd samochodem prywatnym Kopia dowodu rejestracyjnego oraz kopia prawa jazdy Stażysty Zaświadczenie przewoźnika publicznego środka transportu o najniższej cenie biletu na danej trasie Wniosek o zwrot kosztów dojazdu na staż Oświadczenie o zwrocie kosztów za dojazd samochodem prywatnym Stażysta korzysta z użyczonego samochodu Kopia dowodu rejestracyjnego oraz kopia prawa jazdy Stażysty Kopia dowodu osobistego osoby, do której należy auto Umowa użyczenia samochodu Zaświadczenie przewoźnika publicznego środka transportu o najniższej cenie biletu na danej trasie Wniosek o zwrot kosztów dojazdu na staż Oświadczenie o zwrocie kosztów za dojazd samochodem prywatnym Stażysta został dowieziony na staż samochodem prywatnym Oświadczenie osoby dowożącej Stażystę oraz kopia prawa jazdy osoby dowożącej Stażystę Kopia dowodu rejestracyjnego Kopia dowodu osobistego osoby, do której należy auto Zaświadczenie przewoźnika publicznego środka transportu o najniższej cenie biletu na danej trasie

7 Załącznik nr 2: Wniosek o zwrot kosztów dojazdu na staż. WNIOSEK o zwrot kosztów dojazdu na staż w projekcie CZAS na STAŻ II Ja, niżej podpisany/a, przedkładam dokumenty uprawniające (imię i nazwisko Stażysty) do zwrotu kosztów dojazdu na staż 1 w dniu.... oraz powrotu z miejsca odbywania stażu do miejsca zamieszkania w dniu..... A. Zwrot kosztów dotyczy dojazdu na trasie: Adres zamieszkania:., Miejsce realizacji stażu: B. Środek transportu: prywatny samochód zbiorowy środek transportu C. Dane do przelewu: Imię i nazwisko posiadacza konta:... Adres posiadacza rachunku:. Numer rachunku bankowego: Oświadczam, że zostałam/em pouczona/y o odpowiedzialności za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą., dnia. podpis Stażysty 1 Dotyczy stażu organizowanego w ramach projektu CZAS na STAŻ II zgodnie z umową nr POWR S002/17-00 zawartą między Akademią Morską w Szczecinie a Narodowym Centrum Badań i Rozwoju w dniu r.

8 Załącznik nr 3: Zaświadczenie przewoźnika publicznego środka transportu o najniższej cenie biletu na danej trasie. Nazwa firmy Adres firmy Kod pocztowy i miasto ZAŚWIADCZENIE przewoźnika publicznego środka transportu o najniższej cenie biletu na danej trasie Niniejszym zaświadczam, że koszt dojazdu na trasie z... do.... w jedną stronę (bilet normalny) wynosi.. zł., dnia. Pieczęć i podpis osoby upoważnionej ze strony przewoźnika

9 Załącznik nr 4: Oświadczenie o zwrocie kosztów za dojazd samochodem prywatnym. OŚWIADCZENIE o zwrocie kosztów za dojazd samochodem prywatnym Ja, niżej podpisany/a, niniejszym oświadczam, że przyjechałem/am (imię i nazwisko Stażysty) na staż 2 w dniu.... oraz wróciłem z miejsca odbywania stażu do miejsca zamieszkania w dniu prywatnym samochodem marki..... o numerze rejestracyjnym..... Jestem właścicielem / współwłaścicielem w/w samochodu 3. Zwrot kosztów dotyczy dojazdu na trasie:..... Koszt dojazdu w obie strony na staż wynosi :. zł (słownie:..) Proszę o zwrot poniesionych kosztów w wysokości równowartości ceny biletów zbiorowym środkiem transportu publicznego na ww. trasie. Powyższe oświadczenie składam świadomy odpowiedzialności za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy., dnia. podpis Uczestnika projektu 2 Dotyczy stażu organizowanego w ramach projektu CZAS na STAŻ II zgodnie z umową nr POWR S002/17-00 zawartą między Akademią Morską w Szczecinie a Narodowym Centrum Badań i Rozwoju w dniu r. 3 Niewłaściwe skreślić.

10 Załącznik nr 5: Oświadczenie osoby dowożącej Stażystę. OŚWIADCZENIE osoby dowożącej uczestnika na staż Ja, niżej podpisany/a, niniejszym oświadczam, że dowiozłem/am (imię i nazwisko osoby dowożącej) Pana/ią:. zwanego/ą dalej Stażystą z miejsca zamieszkania Stażysty, tj. spod adresu:... na staż 4, tj. pod adres: w dniu... oraz odwiozłem Stażystę z ww. miejsca odbywania stażu do ww. miejsca zamieszkania Stażysty w dniu prywatnym samochodem marki..... o numerze rejestracyjnym..... Oświadczam, że zostałam/em pouczona/y o odpowiedzialności za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą..., dnia. podpis osoby dowożącej 4 Dotyczy stażu organizowanego w ramach projektu CZAS na STAŻ II zgodnie z umową nr POWR S002/17-00 zawartą między Akademią Morską w Szczecinie a Narodowym Centrum Badań i Rozwoju w dniu r.

11 Załącznik nr 6: Umowa użyczenia samochodu. UMOWA UŻYCZENIA SAMOCHODU zawarta w dniu... w... pomiędzy:.., zamieszkałym(ą).., legitymującym(ą) się dowodem osobistym.., wydanym przez... zwanym dalej użyczającym, a.., zamieszkałym(ą).., legitymującym(ą) się dowodem osobistym.., wydanym przez... zwanym dalej biorącym do używania Przedmiotem niniejszej umowy jest samochód marki., rok produkcji, numer rejestracyjny., poj. silnika 2. Użyczający oświadcza, że przedmiot umowy stanowi jego wartość oraz jest wolny od jakichkolwiek roszczeń i obciążeń na rzecz osób trzecich. 3. Przedmiot użyczenia jest w dobrym stanie technicznym, ma sprawne wszystkie zespoły i urządzenia. 2 Użyczający użycza i daje w bezpłatne użytkowanie biorącemu opisany wyżej przedmiot na okres od dnia.. do dnia, tj. na czas dojazdu na stażu oraz powrotu ze stażu w ramach projektu CZAS na STAŻ II nr POWR S002/17 realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój. Po upływie powyższego terminu Biorący do używania zobowiązuje się zwrócić przedmiot użyczenia bez wezwań i w stanie niepogorszonym. 1. Biorący do używania potwierdza odbiór przedmiotu Biorący do używania zapewnia, że będzie używał przedmiot zgodnie z przeznaczeniem i nie odda go do używania osobie trzeciej.

12 3. Wszelkie koszty z tytułu korzystania z przedmiotu przez cały czas trwania umowy poniesie biorący do używania. 4. Biorący do używania zobowiązuje się do dokonywania wszelkich napraw, jakie okażą się konieczne w czasie trwania umowy. 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla użyczającego, jeden dla biorącego w użytkowanie, jeden dla Projektodawcy Projektu CZAS na STAŻ II, tj. Akademii Morskiej w Szczecinie. Użyczający Biorący do używania

13 Załącznik nr 7: Wykaz wymaganych dokumentów do rozliczenia kosztów zakwaterowania Stażysta mieszka w hotelu, hostelu, bursie, schronisku Wniosek o zwrot kosztów zakwaterowania za miesiąc, za który wnioskuje o zwrot Oryginał faktury lub rachunku wystawionego na Stażystę Potwierdzenie dokonania płatności Wniosek o zwrot kosztów zakwaterowania za miesiąc, za który wnioskuje o zwrot Uczestnik mieszka w wynajętym mieszkaniu lub pokoju Kopia umowy najmu Oświadczenie o ilości osób zamieszkujących w lokalu Kopie rachunków za media lub rozliczenia spółdzielczego z wskazanym okresem, za który zostały poniesione Potwierdzenie dokonania płatności

14 Załącznik nr 8: Wniosek o zwrot kosztów zakwaterowania. WNIOSEK ZA OKRES.. o zwrot kosztów zakwaterowania Stażysty w projekcie CZAS na STAŻ Ja, niżej podpisany/a, przedkładam dokumenty uprawniające (imię i nazwisko Stażysty) do zwrotu kosztów zakwaterowania w terminie dotyczących realizowanego stażu 5 A. Zwrot kosztów dotyczy zakwaterowania: Adres zakwaterowania:., Miejsce odbywania stażu: B. Dane do przelewu: Imię i nazwisko posiadacza konta:... Adres posiadacza rachunku:. Numer rachunku bankowego: Oświadczam, że zostałam/em pouczona/y o odpowiedzialności za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą., dnia. podpis Stażysty 5 Dotyczy stażu organizowanego w ramach projektu CZAS na STAŻ II zgodnie z umową nr POWR S002/17-00 zawartą między Akademią Morską w Szczecinie a Narodowym Centrum Badań i Rozwoju w dniu r.