Protokół Nr 2/XX/2011/Prez. ZG PZF z posiedzenia Prezydium Zarządu Głównego PZF, Ciechocinek,

Transkrypt

1 Protokół Nr 2/XX/2011/Prez. ZG PZF z posiedzenia Prezydium Zarządu Głównego PZF, Ciechocinek, Posiedzenie odbyło się w Ciechocinku w Sanatorium Łączność, r. W posiedzeniu udział wzięli członkowie Prezydium ZG PZF oraz zaproszeni Goście: kol. Zygmunt Wiatrowski prezes Honorowy PAF kol. Przemysław Drzewiecki prezes Okręgu Bydgoskiego kol. Zdzisław Mąka Prezes Okręgu Zachodniopomorskiego kol. Wojciech Kuropieska wiceprzewodniczący GKR kol. Waldemar Więcław przewodniczący GSK Lista obecności jest załącznikiem nr 1 do egzemplarza aktowego. Program: 1. Status sprawozdania i dokumentów z XX Walnego Zjazdu Delegatów PZF (J. Białas). 2. Status prac nad końcową wersją nowego Statutu uchwalonego na XX WZD PZF (R. Babut). 3. Regulamin pracy Prezydium (M. Wysocki): 3.1. Schemat organizacyjny Prezydium 3.2. Zakresy obowiązków i kompetencji członków Prezydium 3.3. Komisje i Kolegia ZG (H. Monkos): 4. Współpraca z POCZTĄ POLSKĄ (H. Monkos). 5. Stan finansów ZG (M. Bukczyński): 5.1. Odpowiedzi z Okręgów na prośbę o nadesłanie wyciągów bankowych za IX Działania krótko i długoterminowe w zakresie poprawy finansów Związku 5.3. Odpowiedź dla Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej 6. Realizacja Uchwały XIX Zjazdu PZF w sprawie sprzedaży lokalu ZG w W-wie (M. Wysocki) 7. Harmonogram pracy Prezydium i posiedzeń ZG (R. Babut) 8. Reorganizacji zatrudnienia w Biurze ZG (H. Monkos, R. Babut) 9. Komunikacja wewnętrzna i decyzje internetowe Prezydium oraz ZG; wykorzystanie Skype (komunikator do darmowych rozmów wideo). 10. Przygotowanie dokumentów do KRS (R. Babut) 11. Sprawy różne 12. Przygotowanie propozycji uchwał ZG dot. (J. Białas): Regulaminu Pracy Prezydium Zatwierdzenia regulaminu PAF Zmiany umowy o sprzedaż lokalu ZG Zgody na publikację wersji elektronicznej Filatelisty w Internecie. 13. Zamknięcie posiedzenia. Przebieg Prezydium i ustalenia: Prezes Henryk Monkos powitał przybyłych Gości oraz Członków Prezydium. Odczytał program spotkania, który został zaakceptowany jednogłośnie. Prof. Zymunt Wiatrowski pozdrowił uczestników Prezydium i przypomniał, że w 2011 r. obchodził potrójnie 60-lecia małżeństwa, pracy naukowej oraz aktywnego udziału w życiu filatelistycznym. Kol. P. Drzewiecki powitał uczestników, jako Prezes Okręgu goszczącego posiedzenia Prezydium oraz ZG.

2 1. Status sprawozdania i dokumentów z XX WZD PZF (J. Białas) - spraw zgodności protokołu XIX Zjazdu dyskusje na prezydium referował M. Zbierski. - Kol. J. Białas poinformował, o zastrzeżenia T. Wincewicza odnośnie protokołu XX WZD, który otrzymał do weryfikacji i adjustacji. T. Wincewicz domaga się stenogramu ze zjazdu, natomiast aktualny dokument uznaje za niewystarczający i przestrzega przed kłopotami na XXI zjeździe z jego akceptacją. - zdecydowano zamieścić obecna roboczą wersję Protokołu na stronie ZG PZF i poprosić delegatów o uwagi na piśmie do protokołu w okresie do dwóch tygodni. - M. Smoła wątpliwość Decyzja 02/XX/Prez. ZG PZF: Protokół (brudnopis) z obrad XX WZD wysłać do Delegatów mailem i niektórym pocztą, w celu naniesienia uwag w terminie 10 dni. Brak odpowiedzi uznaje się za akceptację. Wynik głosowania: za - jednogłośnie. 2. Status prac nad końcową wersją nowego Statutu uchwalonego na XX WZD PZF (R. Babut). P. Drzewiecki - Uwagi KRS nie ingerujące w treść i meritum, można nanieść bez Zjazdu. Z. Mąka może drogą internetową 3. Regulamin pracy Prezydium (M. Wysocki) 1.1. Schemat organizacyjny Prezydium Kol. M. Wysocki przedstawił koncepcję funkcjonowania Prezydium oraz zakres kompetencji poszczególnych członków. Zwrócił on szczególną uwagę na proponowane w schemacie organizacyjnym Kolegia, którym przewodniczą członkowie Prezydium. Zadaniem Kolegiów jest stworzenie forum/platform wymiany informacji, dyskusji i podejmowania wspólnych inicjatyw pomiędzy komisjami ZG PZF, które dotychczas funkcjonowały raczej oddzielnie. Oprócz członków Prezydium i przewodniczących komisji do pracy w kolegium mogą być zapraszane inne osoby pragnące współpracować w ramach określonych obszarów problemowych filatelistyki. W dyskusji kol. P. Drzewiecki zgłosił obawy odnośnie niejasnego sformułowania kompetencji koordynatora kolegium i stwierdził, że np. PAF i Komisja Ekspertów i ZF są jednostkami niezależnymi w PZF. W odpowiedzi kol. Zdzisław Mąka uznaje, że Prezes sprawuje jednak nadzór nad komórkami związku/jednostkami i to jest oczywiste. Kol. Z. Wiatrowski dodał, że akademia funkcjonuje 20 lat i nie było problemów z ingerencją władz PZF w jej funkcjonowanie. W odpowiedzi H. Monkos uspokoił, że ani on ani też żaden członek prezydium nie zamierzają ingerować w działalność samorządnych jednostek związku. Do współpracy z prezydium i ZG są w tych ciałach zarządy wybierany w trybie demokratycznych wyborów i ich przewodniczący/prezesi uczestniczą w pracach kolegium np. Decyzja 03/XX/Prez. ZG PZF: Prezydium podjęło decyzję o przedstawianiu propozycji Schematu Organizacyjnego PZF pod dyskusję i akceptację ZG na najbliższym posiedzeniu. Wynik głosowania: za - jednogłośnie Zakresy obowiązków i kompetencji członków Prezydium (M.Wysocki) Kol. M. Wysocki opracował zakresy obowiązków i kompetencji członków Prezydium i poprosił od dyskusję i akceptację Regulaminu Pracy Prezydium. Proponowany Regulamin Pracy Prezydium: Decyzja 04/XX/Prez. ZG PZF: Prezydium podjęło decyzję o przedstawieniu Regulaminu Pracy pod dyskusję i akceptację ZG. 2

3 Wynik głosowania: za - jednogłośnie 1.3. Komisje i Kolegia ZG obsada personalna (H. Monkos): Wobec pilności zadań związanych m.in. z koniecznością przejęcia dokumentacji od poprzedniego przewodniczącego GKS kol. J. Gruszczyńskiego, Prezes zaproponował, aby powołać na przewodniczącego Głównego Kolegium Sędziów kolegę Marka Zbierskiego. M. Zbierski krótko przedstawił koncepcję połączenia działań dwóch poprzednich Komisji Wystaw i GKS, gdyż w ubiegłych latach dochodziło do nieporozumień i niespójnego współdziałania. Poinformował, że opracował już projekt niezbędnych modyfikacji Zasad Wystawiennictwa PZF. Kandydatura kol. Zbierskiego uzyskała jednogłośną aprobatę. Następnie Prezes zaproponował kol. J. Lewandowskiego na przewodniczącego Komisji ds. Filatelistyki Młodzieżowej. Kolega Lewandowski posiada znaczące doświadczenie w pracy z młodzieżą i wyraził zgodę. Decyzja 05/XX/Prez. ZG PZF: Prezydium postanowiło przedstawić kandydatury Kol. Marka Zbierskiego na przewodniczącego Głównego Kolegium Sędziów oraz Kol. J. Lewandowskiego na przewodniczącego Komisji ds. Filatelistyki Młodzieżowej do akceptacji ZG. Wynik głosowania: za - jednogłośnie 2. Współpraca z POCZTĄ POLSKĄ (H. Monkos). Prezes H. Monkos wyjaśnił również rolę zespołu ds. współpracy z Pocztą Polską, informując jednocześnie o nadchodzących zmianach w organizacji spółki. Poinformował, że jest zaawansowana praca nad koncepcją europejskiej wystawy filatelistycznej SOSNOWIEC 2013 (Centrum Wystawowe Sosnowiec) połączonej z targami filatelistycznymi, europejskim spotkaniem młodych filatelistów. Wystawa będzie promowana szeroko reklamą telewizyjną, reklamami w DBZ, Philatelie i innych periodykach. W założeniach wystawa wymaga zaprojektowania i zakupu 1000 ram nowego typu, zespołów komputerów, oprogramowania specjalistycznego, itp. Szacowany preliminarz wynosi ok. 6 mln złotych. Jednocześnie, zastrzegł, że plan ten musi uzyskać aprobatę Zarządu Poczty Polskiej, i wobec nadchodzących zmian pozytywna decyzja nie jest automatyczna. Kol. Z. Mąki postulował, aby komunikaty ZG o współpracy z PP były w miarę regularne i aby utrzymywać ich jednolity poziom. 3. STAN FINANSÓW ZG (M. BUKCZYŃSKI): 5.1. Odpowiedzi z Okręgów na prośbę o nadesłanie wyciągów bankowych za wrzesień 2011r. Skarbnik kol. Maciej Bukczyński poinformował, że na prośbę o nadesłanie wyciągów bankowych za wrzesień 2011 r. odpowiedziało tylko 18 Okręgów. W sumie są Okręgi bogatsze i biedniejsze - posiadające na kontach od 180 zł do zł. Praktycznie każdy z Okręgów ma zaległości względem ZG. Wpłaty z tytułu składek członkowskich przekazywane są raz na pół roku, co w znacznym stopniu decyduje o płynności finansowej ZG. Kol. J. Białas apeluje, aby księgowość ZG wysyłała noty w odpowiednich terminach. Niekiedy zaległości Okręgów powstają w sposób sztuczny w wyniku zbyt wczesnego wysyłania not obciążających. Następnie Prezydium zapoznało się ze stanem zobowiązań Okręgów względem ZG, co przedstawiono w tabeli poniżej. 3

4 Okręg Noty Składki czł. Zarząd Okręgu Beskidzkiego 285,60 666,00 Zarząd Okręgu Bydgoskiego 696,00 Zarząd Okręgu Częstochowskiego 429,00 345,00 Zarząd Okręgu Pomorskiego 680,00 832,50 Zarząd Okręgu Gorzowskiego 95,20 339,00 Zarząd Okręgu Kaliskiego 351,00 621,00 Zarząd Okręgu Śląsko-Dąbrowskiego 2472,00 Zarząd Okręgu Świętokrzyskiego 366, ,50 Zarząd Okręgu Koszalińskiego 190,40 649,50 Zarząd Okręgu Małopolskiego 932, ,50 Zarząd Okręgu Lubelskiego 419, ,00 Zarząd Okręgu Łódzkiego 1155, ,20 Zarząd Okręgu Warmińsko-Mazurskiego 30,70 Zarząd Okręgu Opolskiego 282,35 Zarząd Okręgu Wielkopolskiego 680, ,00 Zarząd Okręgu Rzeszowskiego 1248,50 Okręgu Zachodniopomorskiego 480,00 Zarząd Okręgu Tarnowskiego 232, ,57 Zarząd Okręgu Toruńskiego 588,35 420,95 Zarząd Okręgu Wałbrzyskiego 17,00 603,00 Zarząd Okręgu Warszawskiego 2548, ,07 Zarząd Okręgu Wrocławskiego 367, ,50 Zarząd Okręgu Zamojskiego 94,80 473,72 Zarząd Okręgu Zielonogórskiego 562,10 501,00 Razem: 9996, ,56 RAZEM (1+2) 42689,02 Uwaga : w tym naliczono składki członkowskie za IV kwartał 5.2. Działania krótko i długoterminowe w zakresie poprawy finansów Związku Jako wstęp do późniejszej prezentacji, H. Monkos poinformował, że sytuacja finansowa związku jest bardzo trudna i wymagane jest podjęcie natychmiastowych działań ukierunkowanych na ograniczenie wydatków oraz na zwiększenie wpływów. Przeprowadzono analizę preliminarza na 2011 rok i porównano z wydatkami mamy zł wpływu ze składek, a wydatki na poziomie zł. Musimy absolutnie szukać oszczędności. Niewątpliwym jest duże obciążenie kosztami funkcjonowania Biura ZG w Warszawie oraz zbyt niskimi składkami członkowskimi, które nie były podnoszone od 2006 roku. 4

5 Następnie przystąpiono do rozpatrywania różnych opcji związanych ze składką członkowską, którą należy zwiększyć od r. oraz zapoznano się z kosztami cząstkowymi funkcjonowania Biura ZG Składka członkowska - opcje (od r.) a. Zwiększenie składki członkowskiej (tradycyjnej): - pełnopłatna o 20% (rewaloryzacja inflacji) 80 zł - ulgowa emerycka 50 zł - młodzież 3 zł b. Zwiększenie składki członkowskiej - zmodyfikowana (+ Filatelista obowiązkowo): - pełnopłatna (80 + prenumerata przez Pocztę, 12x5) 140 zł - pełnopłatna (20zł +20 zł kwartalnie) 80 zł (75% / 25 %) - młodzież 2 zł c. Zwiększenie składki członkowskiej ( e-filatelisty nowa strona internetowa dostępna dla członków aktualnie opłaconymi składkami): - pełnopłatna ( x5) 140 zł - ulgowa emerycka 50 zł - młodzież 3 zł d. Zrównanie składek normalnej i ulgowej po dwóch latach do wysokości:? e. Zwiększenie o 25% Kol. Mąka zaproponował, aby uatrakcyjnić ofertę związaną ze składką, np. dołożyć opcję z ogłoszeniami bezpłatnymi w F Koszty lokalu ZG a. Renegocjacja umowy z aktualnie wynajmującym - Fundacja: - opcja minimum: pokrywa 100% czynszu płaconego do Spółdzielni (obecnie ok. 40%); - opcja neutralna: negocjujemy nowa cenę za m2 (zysk dla PZF), ale dopiero po ustanowieniu działalności gospodarczej ZG (konsekwencja: utrata 1%?), aż do rezygnacji wynajmującego z lokalu PZF. Po uzyskaniu deklaracji Fundacji, że zechce wynająć dodatkową powierzchnię wypowiadamy umowę z Woddlark o sprzedaży i zawieramy umowę wieloletnią, np. 5 lat + inwestycja w lokal. b. W przypadku deklaracji powiększenia powierzchni przez Fundację, Okręg Warszawski otrzyma propozycję połączenia się z Biurem ZG powierzchniowo; w przypadku odmowy należy przewidzieć wypowiedzenie umowy Koszty funkcjonowania i zatrudnienia w ZG a. Koszty administracyjne - poczta - 86,00 zł - bankowe - 46,00 - mat. Biurowe - 64,00 - telefon + neostrada ,00 - pozostałe - b. Koszty personalne pracowników przedstawiono w bilansie otwarcia Odpowiedź dla Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Skarbnik kol. Maciej Bukczyński poinformował, że wpłynęło do Bura ZG pismo z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wyjaśnienia, czy PZF prowadzi działalność gospodarczą odpłatna i nieodpłatną. W poprzednich latach nie było problemu ze sprawozdaniem finansowym, a obecnie 5

6 sprawozdanie finansowe jest niekompletne. W przypadku niezłożenia prawidłowego wyjaśnienia, grozi nam ponownie wykluczenie z 1%. Musimy szybko przygotować właściwą odpowiedź. Poproszono kol. R. Babuta, aby wykonał telefon do MPiPS w celu uzyskania bardziej konkretnych informacji nt. treści i zakresu niezbędnej odpowiedzi. W ramach rozważań nt. sytuacji finansowej Związku prezes H. Monkos przedstawił prezentację multimedialną Bilans otwarcia PZF, którą będzie prezentował na posiedzeniu Zarządu Głównego. W prezentacji przedstawiono wiele dokumentów i tabel obrazujących stan finansów Związku i źródła wpływów i wydatków. Dyskutowano nad rozmaitymi wariantami rozwiązań zmieniających ten stan. 6. Stan realizacji Uchwały XIX Zjazdu PZF w sprawie sprzedaży lokalu ZG w Warszawie (M. Wysocki, W. Kuropieska) Kol. M. Wysocki przedstawił krótko działania podjęte przez poprzedni Zarząd Główny odnośnie realizacji uchwały z 2006 r. o sprzedaży lokalu w Warszawie. Uważa on, że nadal są chętni do wynajmu, a zawarcie umowy z firmą pośrednictwa Woodlark na sprzedaż lokalu nie przyniosło efektu, pomimo rocznego okresu funkcjonowania umowy i działań marketingowych firmy. Niestety sytuacja na rynku nieruchomości jest fatalna. Kol. Kuropieska powrócił do koncepcji remontu i wynajmu lokalu, twierdząc, że są nadal chętni do jego wynajmu i zobowiązał sie do przedstawienia informacji w terminie do 2 grudnia br. Opinii kol. Kuropieski był przeciwny kol. R. Babut. Po dyskusji Prezes H. Monkos zaproponował, aby przedstawić ZG propozycję uchwały o wypowiedzeniu umowy f-mie Woodlark, z zastrzeżeniem, że jeżeli w wyniku dalszych działań f-my zostanie znaleziony nabywca, to prawa Woodlark będą szanowane. Prezydium przegłosowało następującą decyzję: Decyzja 06/XX/Prez. ZG PZF: Prezydium podjęło decyzję o o wypowiedzeniu umowy z firmą Woodlark i przedłoży propozycję odpowiedniej uchwały ZG. Wynik głosowania: za - 5, przeciw - 1, wstrzymał się Harmonogram pracy Prezydium i posiedzeń ZG w 2012 r. (R. Babut) Wobec braku propozycji z Okręgów o organizowanych imprezach oraz wystawach, oraz niewiadomym terminem ewentualnego zatwierdzenia przez Sąd Rejestrowy nowego Statutu PZF sprawę odłożono na termin późniejszy. 8. Reorganizacji zatrudnienia w Biurze ZG (H.Monkos, R.Babut) W następnej kolejności omawiano sytuację personalną oraz kompetencje pracowników w Biurze ZG i redakcji F. Rozważano dwie opcje: - kompresja personalna Biura i Redakcji F, - zmiana zakresu obowiązków pracowników Biura redukcja redakcji F. Decyzja w tej sprawie zostanie podjęta po szczegółowym zapoznaniu się z zakresem obowiązków i kompetencjami pracowników oraz faktycznym obłożeniem pracą. 9. Komunikacja wewnętrzna i decyzje internetowe Prezydium oraz ZG; Krótko przedyskutowano możliwości wykorzystania Skype (komunikator do darmowych rozmów wideo). Przyjęto, że w razie konieczności podejmowania decyzji przez prezydium, wykorzystywany będzie Internet. 10. Przygotowanie dokumentów do KRS (R.Babut) Wiceprezes R. Babut poinformował, że uzgodnienia końcowej wersji nowego Statutu PZF są w ostatniej fazie korekt gramatycznych i należy przyjąć, że jego ostateczna treść jest zamknięta. Biuro ZG zbiera ostatnie dokumenty od nowych Prezesów Okręgów. 6

7 11. Sprawy różne Sprawozdania Okręgów Kol. R. Babut zwrócił uwagę na konieczność terminowego egzekwowania sprawozdań finansowych i merytorycznych z okręgów, które będą stanowiły podstawę do opracowania zbiorczego sprawozdania PZF do MPiPS Regulamin PAF Kol. P. Drzewicki omówił krótko zmiany w nowym Regulaminie PAF, który został złożony jeszcze pod koniec poprzedniej kadencji ZG i poprosił o zwrócenie się do ZG o jego zatwierdzenie. Stosowną propozycję uchwały ZG przygotuje kol. J. Białas Informacja o zebraniu i wyborach w Komisji Ekspertów i Zwalczania Fałszerstw Obecny na posiedzeniu Prezydium kol. Z. Mąka jako przewodniczący Komisji Ekspertów i Zwalczania Fałszerstw oraz kol. H. Monkos złożyli informację ustną nt. przebiegu Walnego Zebrania członków tej Komisji w dniu r. w Warszawie. Kol. Z. Mąka został wybrany przez gremium ekspertów jako nowy przewodniczący. W trakcie zebrania eksperci zgłosili wniosek o zmianę nazwy Komisji Ekspertów i Zwalczania Fałszerstw na nową Kolegium Ekspertów PZF. Kol. Mąka wniósł również ustnie wniosek o zmianę nazwy funkcji Przewodniczący KEiZF na Prezes KE. Równocześnie kol. Mąka poinformował, że na pozostałych członków Zarządu KEiZF wybrano kol. J. Berbekę (Sekretarz) i i kol. J. Walochę (Wiceprezes). Na posiedzenie Prezydium nie złożono protokołu z Walnego Zebrania ekspertów, ani też wniosku pisemnego dot. ww. zmian. Sprawa została skierowana do rozważenia w programie posiedzenia ZG Różne. 12. Przygotowanie propozycji uchwał ZG (J. Białas) Prezydium zwróciło się do kol. J. Białasa z prośbą przygotowanie uchwał pod głosowanie na Zarządzie Głównym w przedmiotowych sprawach: - dot. Regulaminu Pracy Prezydium - dot. Regulaminu PAF - dot. zmiany umowy o sprzedaż lokalu ZG - dot. zgody na publikację wersji elektronicznej Filatelisty w Internecie. 13. Zamknięcie posiedzenia. Wobec wyczerpania porządku obrad posiedzenie zakończono. Prezes ZG PZF Wiceprezes - Sekretarz ZG PZF H. Monkos R. Babut 7