NAPĘDZANIE BIZNESU. Wartość skanowania dokumentów w Twojej branży

Transkrypt

1 NAPĘDZANIE BIZNESU Wartość skanowania dokumentów w Twojej branży

2 ZACIERANIE RÓ ŚWIATEM PAPIE CYFROWYM W miarę postępu cyfryzacji współczesnego świata potrzeba dostarczania danych oraz informacji, które można natychmiast przeglądać, przechowywać i udostępniać, staje się coraz większa. Jednakże w firmach zużywających duże ilości papieru, gdzie wykorzystuje się zarówno tradycyjne procesy papierowe, jak i usprawnione operacje cyfrowe, istnieje kluczowa potrzeba zatarcia różnic między tymi dwiema technologiami i ich zintegrowania.

3 ŻNIC MIĘDZY ROWYM A Jak zatem zapewnić płynne, bezpieczne i proste przenoszenie dokumentów papierowych do systemów w trybie online? Jak sprawić, aby nie utracono w tym procesie żadnych kluczowych informacji? Odpowiedzią są nowoczesne skanery dokumentów oraz liczne współpracujące z nimi technologie i programy. Skaner dokumentów A3 Panasonic KV-S8147 Jeżeli zastanawiasz się nad zakupem skanerów dokumentów na potrzeby swojej firmy, zapoznaj się z niniejszym opracowaniem. Zawiera ono informacje o ich najbardziej wartościowych zastosowaniach, a także kwestiach do uwzględniania podczas podejmowania decyzji o zakupie.

4 ROZWIĄZANIE, KTÓRE OSZCZĘDZA CZAS Decyzja o zastosowaniu skanerów dokumentów we współczesnej firmie nie przekłada się wyłącznie na oszczędność papieru. Może również wprowadzić znaczne korzyści ze względu na oszczędność czasu. Możliwość zamiany dokumentów papierowych w rejestry cyfrowe oznacza, że zadania, które tradycyjnie wymagałyby uwagi wielu pracowników, może wykonywać jedna osoba. Dzięki temu minimalizuje się duplikację zadań oraz poprawia wydajność i produktywność. Skanowanie dokumentów W każdej firmie najważniejszą kwestią zarówno z perspektywy operacyjnej, jak i zgodności z przepisami jest precyzyjne odczytywanie danych z wydrukowanych dokumentów. Idealnym narzędziem do wykonywania tego zadania jest wysokiej jakości skaner dokumentów charakteryzujący się niezawodnością i precyzją. Nowoczesne skanery obsługują różne rodzaje i formaty papierów, więc skanowanie dokumentów o wielu różnych formatach jest naprawdę łatwe. Zadania recepcji Skanowanie dokumentów może poprawić standard obsługi klientów i dostawców już od chwili dotarcia na teren Twojej firmy. Personel recepcji może łatwo zeskanować dokumenty tożsamości, przechowywać je w bezpiecznym miejscu oraz natychmiast dopasowywać do istniejących rejestrów cyfrowych. Szybko skanować można również wszelkie formularze towarzyszące dostawom do recepcji, tworząc tym sposobem natychmiastowe rejestry dostaw i ich odbiorów wraz z sygnaturami czasowymi.

5 Szybki kolorowy skaner płaski Panasonic KV-S7097C W sercu akcji Wymagające i dynamiczne środowisko pracy w fabryce, sklepie detalicznym, zakładzie produkcyjnym czy magazynie czasami może wyglądać jak cmentarzysko papierowej dokumentacji. W natłoku pracy bardzo łatwo jest przeoczyć lub nawet zgubić papierowe kopie pewnych dokumentów. Dzięki skanerowi dokumentów te istotne rejestry natychmiast trafiają do bezpiecznego i zawsze dostępnego systemu cyfrowego, w którym nigdy nie zostaną zgubione ani przełożone w nieodpowiednie miejsce. Zdalny dostęp do informacji umożliwia prowadzenie komunikacji pomiędzy biurami a budynkami, zarówno na terenie firmy, jak i poza nim. Procesy biurowe Faktury, zamówienia, rachunki, instrukcje dotyczące dostaw... wszystkie te dokumenty są codziennością w biurze. Należy zarządzać nimi bardzo uważnie. Jednakże skuteczne zarządzanie papierową dokumentacją wymaga odpowiedniej ilości miejsca do jej przechowywania, a także czasu pracowników. Skanery dokumentów są świetną nowoczesną odpowiedzią także na to wyzwanie. Skanowanie dokumentów i przechowywanie ich w formie elektronicznej minimalizuje wymagania odnośnie przestrzeni biurowej. Dzięki temu można tworzyć bardziej wydajne obszary pracy, które pozytywnie wpływają na produktywność pracowników. Ponadto dokumenty w postaci cyfrowej są łatwiejsze do zarządzania oraz dostępne w każdej chwili.

6 NAJWAŻNIEJSZE PYTANIA, które warto sobie zadać, rozważając opcje skanerów Technologia skanowania rozwija się w niezwykle szybkim tempie ciągle pojawiają się nowe funkcje i możliwości. Co należy więc wziąć pod uwagę, podejmując decyzję o zakupie nowego skanera dokumentów? Jakie funkcje powinny nas interesować? Czy będzie dostosowany do budżetu firmy? Początkowy koszt zakupu ma oczywiście podstawowe znaczenie przy wyborze odpowiednich skanerów dokumentów. Jednak chcąc w pełni zrozumieć wpływ nowego urządzenia pozytywny czy negatywny na wyniki finansowe firmy, nie można się skupiać wyłącznie na jego cenie. Bardziej istotny w przypadku bieżących wydatków jest całkowity koszt eksploatacji wybranego rozwiązania skanującego. Należy więc zestawić początkowy koszt urządzenia z takimi czynnikami jak jego niezawodność, wymagania konserwacyjne, cykl życia czy prędkość skanowania. Czy poradzi sobie z dokumentami stosowanymi w firmie? Twoja firma najprawdopodobniej obsługuje dokumenty w różnych rozmiarach, kształtach i formatach. Musisz więc upewnić się, że wybrany przez Ciebie skaner dokumentów będzie dostosowany do potrzeb Twojej firmy. Współczesne czołowe na rynku skanery A3 i A4 mogą przetwarzać dokumenty w wielu różnych formatach, na przykład paszporty, laminowane karty oraz dokumenty na długim papierze. Możliwość skanowania tych formatów jednym przyciskiem powinna być więc kluczową funkcją, jaką trzeba uwzględnić, wybierając odpowiednie urządzenie dla firmy. Czy nadąży za tempem pracy w mojej firmie? Skanowanie dokumentów przestało być żmudnym i czasochłonnym zadaniem. Najlepsze współczesne skanery osiągają wydajność na poziomie nawet 140 str./min, czasem z niewielką różnicą pomiędzy skanowaniem monochromatycznym a kolorowym. Jeśli Twoja firma obsługuje dużą liczbę dokumentów, rozważ zastosowanie automatycznego podajnika dokumentów o dużej pojemności, który będzie idealny do skanowania dużych partii dokumentów, dokumentów dwustronnych oraz dokumentacji obejmującej setki stron.

7 Czy połączy się bezpośrednio z istniejącymi systemami firmy? Wiesz już, że skanery dokumentów sprawdzają się doskonale w Twojej firmie. Dostrzegasz też wartość przeniesienia informacji z dokumentów papierowych do systemów cyfrowych. Co jednak zrobić, aby dane cyfrowe były przechowywane i udostępniane w odpowiedni sposób bez wpływu na pracę firmy? W takim przypadku idealnym rozwiązaniem jest skaner sieciowy. Współczesne skanery sieciowe mogą łączyć się bezpośrednio z sieciami firmowymi, a ich konfiguracja jest prosta i możliwa do przeprowadzenia w przeglądarce internetowej. Modele z fabrycznie skonfigurowaną funkcją skanowania mogą skanować dokumenty bezpośrednio na serwer FTP lub do folderu SMB albo wiadomości bez potrzeby używania komputera. Czy materiały eksploatacyjne i akcesoria są łatwo dostępne? Każdy skaner dokumentów potrzebuje całej gamy materiałów eksploatacyjnych i akcesoriów, które gwarantują jego optymalną pracę. Dostępność tych materiałów i urządzeń oraz łatwość ich dostarczania ma podstawowe znaczenie dla firm, które chcą zminimalizować przestoje oraz przerwy w świadczeniu usług. Warto rozważyć dostępność następujących rodzajów materiałów eksploatacyjnych i akcesoriów: zestawów do wymiany rolek, kaset z tuszem, dodatkowych modułów do skanerów płaskich, zestawów do czyszczenia rolek. Czy mogę liczyć na odpowiednią pomoc techniczną? Integracja rozwiązania do skanowania dokumentów z infrastrukturą firmy może mieć istotny wpływ na sposób funkcjonowania niektórych procesów. Jednakże właściwe porady oraz bieżąca pomoc techniczna sprawią, że nie będzie to trudne ani czasochłonne przedsięwzięcie. Dostawca sprzętu powinien zapewnić Twojej firmie odpowiednią uwagę i aktywną pomoc dotyczącą wdrożenia nowej technologii bez większych problemów czy niedogodności, zarówno przed zakupem urządzeń, jak i po nim. Profesjonalna pomoc powinna być też łatwo dostępna przez cały okres eksploatacji urządzenia. Omawiając ze sprzedawcą wybrany skaner dokumentów, nie zapomnij więc zapytać, jak wygląda serwis oraz wsparcie techniczne. Jaka jest różnica pomiędzy skanowaniem TWAIN a skanowaniem sieciowym? W skanowaniu TWAIN używane jest specjalne oprogramowanie, dzięki któremu można wyświetlić zeskanowany dokument na ekranie komputera. Cały proces składa się z czterech etapów: włączenia oprogramowania, wczytania obrazu do zeskanowania, przesłania go na dysk komputera, a następnie zapisania go. Skanowanie sieciowe, znane również jako skanowanie ręczne, przenosi zeskanowany obraz z kopiarki lub skanera na dysk komputera. Ten proces składa się z jednego kroku wykonywanego w kopiarce lub skanerze polegającego na wczytaniu dokumentów, wybraniu wstępnie ustawionego miejsca docelowego oraz przesłaniu plików. Dokument jest automatycznie zapisywany w określonym folderze na dysku komputera. Znajdź najbardziej odpowiednie dla siebie rozwiązanie skanujące Każda firma jest wyjątkowa i ma niezwykle konkretne wymagania. Pomimo że niniejsze opracowanie przedstawia korzyści ze stosowania skanerów dokumentów w firmach z Twojej branży, najlepiej jest porozmawiać ze specjalistą na temat konkretnych potrzeb swojego przedsiębiorstwa. Jako czołowy producent rozwiązań skanujących firma Panasonic oferuje pełną gamę skanerów biurkowych, płaskich, kolorowych, z szybkim automatycznym podajnikiem papieru, dostępnych w różnych formatach oraz zapewniających prędkości skanowania w zakresie od 20 do 100 stron na minutę. W naszej ofercie z pewnością znajdziesz rozwiązanie, które spełni nie tylko wszelkie wymagania branżowe, ale również Twoje oczekiwania dotyczące skanowania. Nasze mniejsze skanery biurkowe dają wybór pomiędzy skanowaniem monochromatycznym a kolorowym oraz skanowaniem jedno- lub dwustronnym w formatach od wizytówek po A4. Umożliwiają również skanowanie papierów lub kart o różnej grubości. Jeśli potrzebujesz skanera obsługującego dokumenty w formacie do A3, zapoznaj się z gamą większych skanerów płaskich lub z automatycznymi podajnikami papieru. Zapewniają one różne prędkości skanowania, a także łatwe edytowanie oraz doskonałe odwzorowanie obrazów. Większe modele mogą skanować nawet do stron dziennie. W naszej ofercie znajdziesz więc skanery dostosowane do potrzeb każdej firmy. Oczywiście niezależnie od rozwiązania, które Ci polecimy, będzie ono w pełni dostosowane do sposobu, w jaki pracujesz, oraz Twoich oczekiwań.

8 Jeśli chcesz przeprowadzić niezobowiązującą dyskusję na temat potrzeb swojej firmy odnośnie rozwiązań do skanowania, skontaktuj się z naszym specjalistą: tel.: business.panasonic.pl/skanery-a4 1_ _Scanner whitepaper_generic_v3_en