Związek Miast Polskich ul. Robocza 42 61-517 Poznań Poznań, 13 czerwca 2014 r. Zapytanie ofertowe nr 5/2014 Przedmiot zapytania dotyczy Usługi tłumaczenia symultanicznego j. hiszpański w ramach projektu Dekada członkostwa Polski w UE jacy byliśmy, kim jesteśmy, dokąd zmierzamy?, realizowanego ze wsparciem środków MSZ RP, w ramach Wsparcia samorządowego i obywatelskiego wymiaru polskiej polityki zagranicznej 2014. Podstawa - postępowanie jest prowadzone zgodnie z zasadą równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości. Oferta jest skierowana do wszystkich wykonawców zainteresowanych niniejszym przedmiotem zamówienia. Niniejsze zapytanie ofertowe jest publikowane na stronie internetowej Zamawiającego (www.zmp.poznan.pl) w zakładce zamówienia publiczne. I. Zamawiającym jest: Nazwa: Adres zamawiającego: Związek Miast Polskich ul. Robocza 42, 61 517 Poznań Numer telefonu: (061) 633 50 50, Nr faks : (061) 633 50 60 Strona internetowa: Adres email: www.zmp.poznan.pl biuro@zmp.poznan.pl Godziny urzędowania pn. pt., od 8.00 do 15.00 II. Podstawy prawne mające zastosowanie przy przygotowaniu i opracowaniu zapytania ofertowego : zarządzenie wewnętrzne Związku Miast Polskich. III.Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia:
L.p. Opis czynności przedmiotu zamówienia Uwagi 1. 2. Termin wykonania usługi: Poniedziałek, 23.06.2014, godz. 16.00 do 18.30 Miejsce wykonania usługi: Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna, ul. ks. Tymienieckiego 22/24, 90-349 Łódź, sala konferencyjna Opis zamawianych usług: Przedmiot usług obejmuje tłumaczenie symultaniczne (typu relay), podczas konferencji prowadzonej w kilku językach: z języka hiszpańskiego na język polski i odwrotnie wynikające z potrzeb realizacji projektu Dekada członkostwa Polski w UE jacy byliśmy, kim jesteśmy, dokąd zmierzamy?, działania nr 3 debata międzynarodowa. Program debaty stanowi załącznik nr 5, do niniejszego zapytania ofertowego Zadanie: tłumaczenie symultaniczne realizowane podczas międzynarodowej debaty pn. 10 lat po największym rozszerzeniu UE perspektywa lokalna i regionalna, która odbędzie się w Łodzi, dnia 23 czerwca 2014, w godzinach od 16.00 do 18.30. KOD CPV 79540000-1 usługi w zakresie tłumaczeń ustnych Przez tłumaczenie symultaniczne (definicja za http://ec.europa.eu), Zamawiający rozumie: tłumaczenie ustne odbywające się jednocześnie z wystąpieniem. Tłumaczenie symultaniczne odbywa się w dźwiękoszczelnej kabinie, w zespole co najmniej dwóch tłumaczy. Mówca na sali mówi do mikrofonu; tłumacz słucha przemówienia przez słuchawki i niemal równocześnie tłumaczy je przez swój mikrofon. Chcąc usłyszeć tłumaczenie na swój język, słuchacz na sali musi wybrać właściwy kanał w swoim odbiorniku. IV.Informacje dla uczestnika zapytania ofertowego 1. Ofertę należy przygotować zgodnie z wzorem Zamawiającego załącznik nr 1 do zapytania 2. Oferta powinna zawierać wszystkie informacje wskazane w opisie zamawianych usług. 3. Obliczenie ceny oferty - cenę netto i brutto za całość wykonania przedmiotu usługi uwzględniającą wymagane czynności opisane przez Zamawiającego należy wyszczególnić w formularzu ofertowym Koszty dojazdu należy uwzględnić w cenie za wykonanie przedmiotu, Zamawiający zapewni natomiast (ewentualny) nocleg, we wskazanym hotelu, jeżeli to będzie konieczne. 4. Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych i nie dopuszcza udziału podwykonawców.
V. Termin wykonania Zamawiający wyznacza termin wykonania przedmiotu usługi na dzień 23.06.2014 r., podczas zaplanowanego czasu trwania Debaty: w godzinach 16.00 18.30, z założeniem dostępności tłumaczy od godz. 15.15 do momentu zakończenia debaty. (maksymalnie godz. 19.00). VI. Wymagania formalne stawiane wobec Wykonawców - o zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki dotyczące: 1. Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania 2. Posiadania wiedzy i doświadczenia: Dla prawidłowego wykonania zadania wymaganym jest, aby Wykonawca usług znał biegle terminologię stosowaną w jednostkach samorządu terytorialnego, ze szczególnym uwzględnieniem tematyki współpracy międzynarodowej i europejskiej oraz jej odpowiedniki w języku przekładu, a także posiadał doświadczenie w ich używaniu w trakcie tłumaczeń symultanicznych, podczas międzynarodowych konferencji. Zainteresowani wykonawcy lub ich personel bezpośrednio wykonujący usługę - muszą posiadać odpowiednio udokumentowane kwalifikacje w/w zakresie: w okresie ostatnich 3 lat. Należy wykazać, że Wykonawca wykonał lub wykonuje, co najmniej 5 usług w zakresie tłumaczeń symultanicznych z języka polskiego na język hiszpański i odwrotnie. 3. Dysponowanie potencjałem osobowym: Wykonawca składając ofertę, powinien przedłożyć wykaz osób, w którym wykaże, że dysponuje co najmniej dwoma tłumaczami dla przekładu z j. hiszpańskiego na j. polski i odwrotnie, w zakresie czynności opisanych w punkcie IV.4. VII. Na potwierdzenie powyższych warunków Wykonawcy dołączą do oferty następujące dokumenty: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert w formie tradycyjnej), lub aktualnego (wydrukowanego nie wcześniej niż na tydzień przed składaniem ofert) wypisu wydrukowanego ze strony internetowej CRDG), 2. Wykaz wykonanych usług lub również wykonywanych w ciągu 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zawierający co najmniej 5 usług polegających na wykonywaniu tłumaczeń ustnych o wartości nie mniejszej niż 2000 złotych brutto każde, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączą dokument potwierdzający, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie załącznik nr 2. 3. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami wg załącznika nr 3. W załączniku nr 3 do zapytania ofertowego nr 4/2014 należy podać dane tłumaczy przewidzianych do wykonania usługi na rzecz Zamawiającego. W przypadku braku możliwości wykonania usługi przez wskazanego w ofercie tłumacza, Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia tłumacza posiadającego kwalifikacje niemniejsze niż osoba wskazana w ofercie. W takim przypadku
wymagane jest pisemne poinformowanie Zamawiającego o zmianie i przesłanie dokumentów potwierdzających kwalifikacje. 4. Oświadczenie Wykonawcy potwierdzające umiejętności oraz znajomość terminologii stosowanej w jednostkach samorządu terytorialnego, ze szczególnym uwzględnieniem tematyki współpracy międzynarodowej i europejskiej oraz jej odpowiedniki w języku przekładu, a także doświadczenie w ich używaniu w trakcie tłumaczeń symultanicznych, podczas międzynarodowych konferencji załącznik nr 4. VIII.Wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w miejsce dokumentu, o których mowa: W pkt.vii.1 składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się ww. dokumentów, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez wykonawcę. Dokumenty pozostałe wymagane w celu potwierdzenia spełnienia warunków ubiegania się o zamówienie składa zgodnie z wytycznymi Zamawiającego W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia (dwóch lub więcej Wykonawców), dokument dotyczący wpisu rejestrowego z Centralnego Rejestru Działalności Gospodarczej lub KRS winien być złożony przez wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, pozostałe składane są wspólnie i podpisane przez Wykonawców lub przez Pełnomocnika ustanowionego do reprezentowania ich w niniejszym zapytaniu, w imieniu wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia IX. Inne dokumenty składające się na ofertę: 1. Formularz ofertowy (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) Wykonawca składa dokumenty w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. X. Kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej Decydującym kryterium wyboru oferty jest Kryterium ceny - 100%. Do obliczenia punktowego oferty najkorzystniejszej Zamawiający weźmie pod uwagę wyłącznie cenę za całość przedmiotu wykonania usługi w wartości brutto wyrażoną w PLN.
Cena = cena oferowana minimalna brutto cena badanej oferty brutto 100% Zamawiający dla potrzeb oceny oferty, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego, zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrz wspólnotowego nabycia towarów, doliczy do przedstawionej w niej ceny wymagany podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Oferta, która przedstawia najniższą cenę zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów, ocenianych indywidualnie dla każdej części. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów. Udzielenie Zamówienia Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom opisanym w zapytaniu ofertowym oraz została uznana za najkorzystniejszą. Zamawiający ogłosi wyniki postępowania na swojej stronie internetowej, a o wynikach niezwłocznie powiadomi wszystkich Wykonawców uczestniczących w zapytaniu ofertowym. XI.Miejsce i termin składania ofert Termin nadsyłania ofert mija dnia 17.06.2014, o godz. 15.00 w sekretariacie ZMP. Oferty przesłane po terminie, nie będą rozpatrywane. Oferty prosimy przesyłać na adres Biura ZMP (oferta może być przesłana listem, faksem 61 633 50 60 lub e-mailem (na adres: katarzyna.paczynska@zmp.poznan.pl) i otrzymanie jej w każdej z tych form będzie traktowane jako spełnienie warunku dotrzymania terminu złożenia oferty. Na kopercie lub w temacie e-mail należy wpisać dotyczy zapytania ofertowego nr 5/2014). Wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do przedłożenia przed podpisaniem umowy/zlecenia pisemnej wersji oferty wraz z załącznikami, jeśli jej nie dostarczył w formie pisemnej. Zapytanie ofertowe zamieszczone jest na stronie internetowej zamawiającego www.zmp.poznan.pl, w zakładce Zamówienia publiczne Wykonawca będzie związany złożoną ofertą przez 30 dni od upływu terminu składania ofert. XII. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami Wszystkich dodatkowych informacji na temat zapytania ofertowego udzielają: Katarzyna Paczyńska, Alicja Stachowiak tel: (61) 6335056, e-mail: katarzyna.paczynska@zmp.poznan.pl, XIII. Zasady współpracy, które będą zawarte umowie 1. Usługa będzie realizowana na podstawie zlecenia lub umowy pisemnej.
2. Wykonawca zobowiązuje się do wskazania w ofercie osoby do bezpośrednich kontaktów z Zamawiającym. Zmiany w tym zakresie wymagają zgody Zamawiającego. XIV.Finansowanie Zamówienie jest finansowane w ramach projektu Dekada członkostwa Polski w UE jacy byliśmy, kim jesteśmy, dokąd zmierzamy?, realizowanego w ramach: Wsparcie samorządowego i obywatelskiego wymiaru polskiej polityki zagranicznej 2014., ze środków finansowych MSZ RP. XIII. Postanowienia dotyczące przetwarzania danych osobowych: 1. Wykonawca składając ofertę wyraża jednocześnie zgodę na przetwarzanie przez Zamawiającego, uczestników postępowania oraz inne uprawnione podmioty, danych osobowych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2002 roku Nr 101 poz. 926 z p. zm.) zawartych w ofercie oraz w załącznikach do niej. 2. Zamawiający informuję, że dane osobowe, o których mowa w pkt. 1) przetwarzane są w celu wypełnienia prawnie usprawiedliwionego celu jakim jest, w szczególności: - przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, - zawarcie i realizacja umowy z wyłonionym w niniejszym postępowaniu wykonawcą, - dokonanie rozliczenia i płatności związanych z realizacją umowy, - przeprowadzenie ewentualnych postępowań kontrolnych i/lub audytu przez komórki Zamawiającego i inne uprawnione podmioty, - ewentualne udostępnienie dokumentacji postępowania i zawartej umowy jako informacji publicznej.