Zarządzenie Rektora Politechniki Gdańskiej nr 8/2007 r. z 13 lutego 2007 r. w sprawie: zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróŝami słuŝbowymi pracowników. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyŝszym z dnia 27 lipca 2005 r. (Dz.U.164 poz.365 z późniejszymi zmianami) oraz rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju oraz w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej poza granicami (Dz. U. nr 236 poz.1990 i 1991 z późniejszymi zmianami) zarządza się co następuje: 1 Wprowadza się instrukcję ustalającą zasady delegowania i rozliczania kosztów podróŝy słuŝbowych pracowników Politechniki Gdańskiej na terenie kraju i poza granicami kraju. Instrukcja stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. Traci waŝność pismo okólne Rektora Politechniki Gdańskiej nr 3/2003 z 24 lutego 2003 r. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podjęcia. 3 2 Rektor prof. dr hab. inŝ. Janusz Rachoń otrzymują: jednostki organizacyjne wg rozdzielnika
Instrukcja w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróŝami słuŝbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami. Krajowe podróŝe słuŝbowe Zgodnie z definicja zawartą w kodeksie pracy Art. 77 5. 1. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie słuŝbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują naleŝności na pokrycie kosztów związanych z podróŝą słuŝbową. Warunki oraz wysokość naleŝności z tytułu podróŝy słuŝbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19. 12 2002 r. (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz.1990 wraz z późniejszymi zmianami). 1 1. Pracownicy mogą odbywać podróŝe słuŝbowe na polecenie kierownika danej jednostki organizacyjnej. Polecenie wyjazdu, winno być sporządzone dla celów dowodowych na druku polecenie wyjazdu słuŝbowego. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŝy oraz środek lokomocji właściwy do odbycia podróŝy (autobus, samochód, samolot, pociąg pośpieszny, klasa, wagon sypialny, rodzaj biletu, normalny, ulgowy, bezpłatny itp.) oraz cel podróŝy w poleceniu wyjazdu słuŝbowego określają odpowiednio rektor, prorektorzy, dziekani, kierownicy jednostek uczelnianych, kanclerz dla kierowników działów administracji centralnej, kierownicy działów dla podległych pracowników. 2. Na pisemny wniosek pracownika moŝe zostać udzielona zgoda na przejazd w podróŝy samochodem osobowym nie będącym własnością uczelni. 3. Pracownikom odbywającym podróŝe słuŝbowe na terenie kraju przysługują świadczenia ustalone w rozporządzeniu Ministra Pracy Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju (Dz.U.236 poz.1990 wraz z późniejszymi zmianami). Na podstawie 3 pkt. 4 wyŝej wymienionego rozporządzenia za uzasadnione uznaje się wydatki merytoryczne związane z celem podróŝy tj. bilet wstępu na targi, wystawy, itp. 4. Na wniosek pracownika na niezbędne koszty podróŝy przyznaje się zaliczkę. PodróŜe słuŝbowe pracowników poza granicami kraju 2 Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych zlecający pracownikom zadania do wykonania poza granicami kraju, są zobowiązani do zwracania szczególnej uwagi na celowość tych wyjazdów jak równieŝ wysokość wydatków przeznaczanych na ten cel. 1. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŝy oraz środek lokomocji właściwy do odbycia podróŝy (autobus, samochód, samolot, pociąg, klasa, wagon sypialny, rodzaj biletu normalny, ulgowy, bezpłatny itp.) oraz cel podróŝy na druku polecenie wyjazdu słuŝbowego określają odpowiednio rektor, prorektorzy, dziekani, kierownicy jednostek uczelnianych, kanclerz dla kierowników i pracowników działów administracji centralnej. 2. Na pisemny wniosek pracownika moŝe zostać udzielona zgoda na przejazd w podróŝy samochodem osobowym niebędącym własnością uczelni. 3.Wszystkie formalności związane z wyjazdami za granicę załatwiają odpowiednio:
a) wydziały dla własnych pracowników, doktorantów i studentów, b) Dział Współpracy z Zagranicą wyjazdy kierownictwa uczelni, pracowników pozostałych jednostek organizacyjnych oraz wyjazdy studentów i doktorantów w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych. 3 Pracownicy wyjeŝdŝający w podróŝ słuŝbową za granicę otrzymują zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróŝy i pobytu na podstawie dokumentu wniosku wyjazd słuŝbowy za granicę kraju. Wnioski na wyjazd za granicę naleŝy składać bezpośrednio w Kwesturze co najmniej na 5 dni przed datą wyjazdu. Kwota wnioskowanej zaliczki w walutach obcych nie powinna przekraczać wysokości wynikającej z limitu diet, limitu hotelowego lub ryczałtu oraz dodatkowej jednej diety na dojazdy. Zaliczkę ustala się w pełnych kwotach. Za zgodą pracownika zaliczka moŝe być wypłacona w walucie polskiej w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Zaliczkę wypłaca Kwestura w godzinach od 9-3 tej (poniedziałek piątek) lub przekazuje na rachunek bankowy wskazany przez osobę wyjeŝdŝającą. 4 Pracownikom odbywającym podróŝ słuŝbową poza granicami kraju przysługują świadczenia przewidziane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 wraz z późniejszymi zmianami). Na podstawie 2 pkt. 2c wyŝej wymienionego rozporządzenia za uzasadnione wydatki podlegające zwrotowi uznaje się wydatki merytorycznie związane z celem podróŝy takie jak: bilety wstępu na wystawy, targi, pokazy, itp. Dokumentowanie kosztów krajowych podróŝy słuŝbowych i poza granicami kraju 5 1. Dokumenty wymagane do rozliczenia kosztów podróŝy : a) rachunek kosztów podróŝy rozliczenie kosztów podróŝy na terenie kraju, b) rachunek kosztów podróŝy słuŝbowej poza granicami kraju rozliczenia wydatków z pobranej zaliczki w walucie obcej (rozliczenie następuje w walucie otrzymanej zaliczki), c) wniosek pracownika o wyjazd samochodem nie stanowiącym własności uczelni zawierający zgodę kierownika jednostki na korzystanie z tego środka transportu, d) rachunki na wydatki merytorycznie związane z celem podróŝy wymienione w 1 ust. 3 oraz 4, e) bilety kolejowe, lotnicze, autobusowe lub faktury wystawione na adres Politechniki Gdańskiej. Dokumentowania nie wymagają naleŝności ustalane w formie ryczałtów. 2. Rachunki wymienione ust.1a i 1b sporządzone przez osobę delegowaną winny być sprawdzone pod względem merytorycznym i podpisane przez osobę zlecającą wyjazd na okoliczność wykonania zadania oraz sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym. Rachunki wraz z dokumentami potwierdzającymi poszczególne wydatki naleŝy składać do rozliczenia w Kwesturze najpóźniej w ciągu 14 dni od daty zakończenia podróŝy.
Koszty podróŝy dla osób nie będących pracownikami 6 1. Studenci i doktoranci realizujący zadania związane z procesem kształcenia - praktyki, seminaria, zawody, konkursy itp. poza siedzibą naszej uczelni mogą otrzymać zwrot kosztów podróŝy na zasadach przewidzianych dla pracowników pod warunkiem zawarcia umowy zlecającej wyjazd. Wzór umowy stanowi Druk 3 załącznik do umowy. 2. Osoby niebędące pracownikami uczelni, a wykonujące zadania na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło mogą otrzymać zwrot kosztów podróŝy i noclegów na terenie kraju na zasadach przewidzianych dla pracowników pod warunkiem, Ŝe umowa ta zawiera postanowienie o zwrocie kosztów podróŝy. Koszty i formalności związane z pobytem gości zagranicznych 7 1. Goście zagraniczni przybywający do uczelni w celu wykonania zadań wynikających z umów zawartych z podmiotami zagranicznymi, mogą otrzymać świadczenia związane z kosztami pobytu w wysokościach przewidzianych w tych umowach. 2. Koszty pobytu gości zagranicznych przybywających na zaproszenie naszej uczelni w celach związanych z działalnością dydaktyczną lub badawczą w zaleŝności od ustaleń odpowiednio rektora, prorektorów, dziekanów i kanclerza mogą obejmować koszty podróŝy i noclegów. 3. Formalności związane z przyjęciem gości zagranicznych załatwiają we własnym zakresie wydziały. Formalności związane z przyjęciem gości kierownictwa uczelni oraz pozostałych jednostek organizacyjnych uczelni załatwia Dział Współpracy z Zagranicą. 4. Dla celów sprawozdawczych wydziały są zobowiązane bieŝąco przekazywać do Działu Współpracy z Zagranicą informacje o okresie i celu pobytu gości z zagranicy. 8 Dokumenty wymagane do rozliczenia kosztów pobytu gości zagranicznych: 1) Koszty podróŝy faktura lub kopia dokumentu biletu potwierdzonego za zgodność przez opiekuna gościa (w przypadku ewentualnych trudności związanych z udokumentowaniem biletu, moŝna wyprzedzająco dokonywać jego zakupu lub poprosić gościa o odesłanie biletu, a naleŝność za bilet przekazać na wskazany rachunek bankowy). 2) Koszty noclegów rachunek lub faktura wystawione na adres Politechniki Gdańskiej. Ustalenia końcowe 9 1. Ze względu na wymogi szczególnego dokumentowania wydatków w wielu umowach, zwłaszcza gdy koszty podróŝy są finansowane ze środków funduszy strukturalnych, programów i umów międzynarodowych wskazane jest potwierdzenie w miejscu pobytu osoby delegowanej, mimo Ŝe obowiązujące w kraju przepisy prawne takiego obowiązku nie nakładają. Cel podróŝy określany w poleceniach wyjazdu winien jednoznacznie wskazywać zadanie do wykonania. Stosowanie skrótów bądź lakonicznych określeń jest kwestionowane przez organy kontrolujące.
Rachunki kosztów podróŝy winny być wypełniane w sposób staranny i czytelny. Osoby składające rachunki kosztów podróŝy winny podawać nr rachunków bankowych dla celów bezgotówkowego rozliczania naleŝności. 2. Pracownicy, studenci i doktoranci naszej uczelni, którzy wykonują zadania na rzecz innych uczelni, ministerstw, stowarzyszeń itp. rachunki kosztów podróŝy winni składać do rozliczenia bezpośrednio w tych jednostkach. Koszty podróŝy w tych przypadkach nie mają związku z kosztami Politechniki Gdańskiej, a rozliczanie ich za pośrednictwem naszej uczelni powoduje komplikacje pod względem podatkowym (VAT), oraz wiąŝe się z dodatkowymi czynnościami, wystawiania i wysyłania faktur lub not, rejestrowania i dochodzenia naleŝności od danej jednostki. 10 Wzory: - polecenia wyjazdu słuŝbowego Druk nr 1, - rachunek kosztów podróŝy na terenie kraju Druk nr 1a - polecenia wyjazdu słuŝbowego poza granice kraju Druk nr 2, - rachunek kosztów podróŝy słuŝbowej poza granice kraju do polecenia wyjazdu słuŝbowego Druk nr 2a - umowa Druk nr 3 stanowią załączniki do niniejszej instrukcji.
Druk nr 1... nazwa jednostki organizacyjnej Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr kod jednostki nr kolejny rok dla... imię i nazwisko nr ewidencyjny pracownika... stanowisko słuŝbowe do...... nazwa instytucji, adres na czas od.. do.. dzień m-c rok dzień m-c rok w celu...... środek lokomocji... rodzaj, klasa, bilet (bezpłatny, ulgowy, normalny)...... pieczątka i podpis sporządzającego data, pieczątka i podpis zatwierdzającego wyjazd Potwierdzenie pobytu
Druk 1a RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓśY NA TERENIE KRAJU... nazwisko i imię Wyjazd Przyjazd Środek Koszty miejscowość data godz. miejscowość data godz. lokomocji zł gr Koszty przejazdu samochodem nie będącym własnością uczelni *) Stan licznika Ilość km przed wyjazdem po przyjeździe Stawka za 1 km Sprawdzono pod względem merytorycznym Ryczałt za dojazdy Diety Noclegi wg rachunków / ryczałt Inne wydatki wg załączników..... RAZEM KOSZTY dzień m-c rok podpis osoby zlecającej wyjazd Rachunek sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Pobrano zaliczkę Do wypłaty **) Zwrot do kasy Kwituję odbiór, zł..... podpis dzień m-c rok słownie... Zatwierdzono do wypłaty... na, zł..... dzień m-c rok podpis osoby delegowanej słownie...... **) naleŝność proszę przelać na rachunek bankowy nr:.. dzień m-c rok........ podpisy osób zatwierdzających dzień m-c rok podpis osoby delegowanej *) naleŝy dołączyć wniosek pracownika na odbycie podróŝy samochodem nie będącym własnością uczelni Dekret księgowy rodzaj działalności kod. jedn. nr zadania rodzaj kosztu... podpis dysponenta środków finansowych
Druk nr 2... nazwa jednostki organizacyjnej Polecenie wyjazdu słuŝbowego poza granicę kraju nr kod jednostki nr kolejny rok 1. Zlecenie wypłaty zaliczki dla... nazwisko i imię Diety... x...... (rodzaj waluty) nr ewidencyjny pracownika... stanowisko słuŝbowe do...... Noclegi... x... Ryczałt na dojazdy Dieta dojazdowa Inne... Razem... 2. Kwota zaliczki w złotych (wypełnia Kwestura) na czas od.. do.. kurs 3. Źródła finansowania wyjazdu złotych w celu...... środek lokomocji...... rodzaj, klasa, bilet (bezpłatny, ulgowy, normalny) Strona zagraniczna zapewnia...... działalność nr zadania......... data pieczątka i podpis zatwierdzającego wyjazd Zatwierdzono do wypłaty...... na, zł data pieczątka i podpis sporządzającego słownie........ dzień m-c rok... podpisy osób zatwierdzających
Wypłacono KW nr... Data i podpis kasjera Zaliczkę w walucie... (słownie)... otrzymałem. W przypadku nie rozliczenia się z zaliczki w terminie 14 dni od daty powrotu z zagranicy upowaŝniam Politechnikę Gdańską do jej potrącenia z najbliŝszej wypłaty wynagrodzenia....... data podpis delegowanego Pokwitowanie wypłaty zaliczki
Druk nr 2a Rachunek kosztów podróŝy słuŝbowej poza granicą kraju do polecenia wyjazdu słuŝbowego nr kod jednostki nr kolejny rok Imię i nazwisko: Stanowisko słuŝbowe: nr ewidencyjny pracownika Czas podróŝy: wyjazd Przekroczenie granicy przyjazd miejscowość data godzina miejscowość data godzina Czas podróŝy krajowej Czas podróŝy zagranicznej Niniejszym oświadczam, Ŝe w czasie pobytu słuŝbowego za granicą zapewniono/ nie zapewniono mi częściowego wyŝywienia, korzystałem/ nie korzystałem/łam z bezpłatnych noclegów (nie potrzebne skreślić) Koszty podróŝy Liczba Kwota 1. Diety 2. Noclegów (rachunek hotelowy, ryczałt) 3. Ryczałt na dojazdy 4. Dieta dojazdowa 5. 6. Ogółem koszty 7. Pobrana zaliczka 8. Kwota zwrotu waluty do kasy / do wypłaty Razem kwota waluty obcej... data i podpis osoby delegowanej 9. Kwota do wypłaty w złotych kwota waluty kurs kwota w złotych merytorycznym Rachunek sprawdzono pod względem: formalnym i rachunkowym...... data i podpis osoby zlecającej wyjazd data i podpis Pobrana zaliczka Koszt delegacji Kwota waluty Kurs Kwota w złotych RóŜnice kursowe
Dekret księgowy Zatwierdzono do wypłaty rodzaj działalności kod. jedn. nr zadania rodzaj kosztu na, zł słownie........ dzień m-c rok...... podpis dysponenta środków finansowych podpisy osób zatwierdzających
... (nazwa jednostki organizacyjnej) Druk 3 Umowa nr pomiędzy Politechniką Gdańską zwaną dalej Zleceniodawcą reprezentowaną przez... działającego z upowaŝnienia Rektora, a Panem/ Panią...zamieszkałym w... zwanym dalej Wykonawcą została zawarta umowa następującej treści: Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego wykonania następującego zadania: 1... zadanie, miejscowość... w dniach od.. do..... środek lokomocji (wymienić rodzaj klasę, rodzaj biletu bezpłatny, ulgowy, normalny) Za wykonanie zadania Wykonawcy przysługują: naleŝności przewidziane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz.1990 z późniejszymi zmianami). Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. 2... data i podpis Zleceniodawcy... podpis Wykonawcy