Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych

e-poradnik egazety Prawnej Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych Wyjaśnienia, praktyczne porady i przepisy Jakie są sposoby uzyskania certyfikatu księgowego Kto może się ubiegać o uprawnienia Jakie dokumenty trzeba złożyć Jak przebiega egzamin weryfikujący wiedzę osób ubiegających się o certyfikat Kiedy niezbędne są uprawnienia księgowego Egzamin na księgowego zestaw pytań z odpowiedziami

SPIS TREŚCI Jak zdobyć uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych... 3 Uprawnienia bez egzaminu... 5 Wymagane dokumenty... 6 Obowiązkowy egzamin... 8 Formuła egzaminu... 9 Wykluczenie z egzaminu... 10 Wydanie duplikatu... 11 Usługowe prowadzenie ksiąg... 12 Obowiązkowe ubezpieczenie... 13 Pytania i odpowiedzi... 15 Jednostki, które mają prawo do nadawania stopnia doktora nauk ekonomicznych... 29 Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.)... 31 Rozporządzenie ministra finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 62, poz. 508)... 38 Egzamin na księgowego zestaw przykładowych pytań i odpowiedzi... 54 Adres redakcji: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. (0 22) 530 40 40; www.gazetaprawna.pl Redakcja: Ewa Wilczyńska Biuro Reklamy: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. (0 22) 530 44 44; e-mail: reklama@infor.pl Biuro Obsługi Klienta: 05-270 Marki, ul. Okólna 40 tel. (0 22) 761 30 30, 0 801 62 66 66; e-mail: bok@infor.pl

Jak zdobyć uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych Uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg można otrzymać, jeżeli wykaże się minimum trzyletnie doświadczenie w księgowości i np. wykształcenie magisterskie z rachunkowości. W przypadku braku odpowiedniego dyplomu można podejść do egzaminu weryfikującego wiedzę. Tą drogą certyfikat uzyska osoba z minimum dwuletnią praktyką. Certyfikat księgowy można uzyskać na dwa sposoby, jednak w każdym przypadku jest konieczne doświadczenie w księgowości. Uprawnienia może więc otrzymać osoba z dwuletnią praktyką, jeżeli zda egzamin, lub taka, która legitymuje się odpowiednim wykształceniem z rachunkowości oraz trzyletnią praktyką. Wiele trudności sprawia kandydatom zagadnienie praktyki w księgowości. Tę kwestię reguluje obecnie art. 76b ust. 2 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem, za doświadczenie uważa się wykonywanie określonych czynności na podstawie: stosunku pracy w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż pół etatu, odpłatnej umowy cywilnoprawnej zawartej z przedsiębiorcą świadczącym usługi w zakresie usługowe-

4 e-poradnik Gazety Prawnej go prowadzenia ksiąg rachunkowych, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. Tymi określonymi czynnościami są: prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych lub dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego lub sporządzanie sprawozdań finansowych, lub badanie sprawozdań finansowych pod nadzorem biegłego rewidenta. Warto pamiętać, że podane kryteria funkcjonują dopiero od początku 2009 roku. Wcześniej za praktykę w księgowości było uważane wykonywanie tych czynności na podstawie: stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem ewidencji własnej działalności gospodarczej.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych Oznacza to, że obecnie wymogi w tym zakresie są bardziej restrykcyjne. Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, za doświadczenie nie jest już uznawana praca księgowego na umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenia) w podmiocie, który nie prowadzi usługowo ksiąg rachunkowych. Wykonując czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej, można wykazać praktykę, wyłącznie jeżeli praca jest wykonywana w jednostce usługowo prowadzącej księgi rachunkowe (np. biurze rachunkowym), a księgowy dostaje za nią wynagrodzenie. Księgowi często nie mają świadomości, że praktykę dla celów certyfikatu księgowego można zdobyć tylko przez pracę na pełnych księgach. Trzeba pamiętać, że podatkowe ewidencje nie liczą się do takiego doświadczenia. Wątpliwości wzbudza również kwestia urlopu chorobowego lub wychowawczego, a także macierzyńskiego. Należy więc pamiętać, że tylko okres urlopu macierzyńskiego oraz chorobowego wlicza się do okresu zatrudnienia. Oznacza to, że czas trwania urlopu wychowawczego nie jest liczony do doświadczenia w księgowości. Warto też wspomnieć, że praktyki nie stanowi praca w księgowości na stażu z urzędu pracy. Odbywany jest on bowiem na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Zgodnie z jej przepisami, staż oznacza nabywanie przez bezrobotnego umiejętności praktycznych do wykonywania pracy przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą. 5 Ważne! Uprawnienia do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mają osoby: posiadające certyfikat księgowy, wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych Jednak np. w przypadku bezrobotnych do 25. roku życia podstawą takiego stażu jest umowa między starostą a pracodawcą. Stażysta nie dostaje też pensji, lecz stypendium w wysokości 140 proc. wysokości zasiłku dla bezrobotnych. Uprawnienia bez egzaminu Jeżeli warunek praktyki jest spełniony, sposób uzyskania uprawnień będzie zależał od długości zdobytego stażu. Dwuletnie doświadczenie jest wystarczające, jeżeli ubiegający się o certyfikat posiada minimum wykształcenie średnie i zdał egzamin przeprowadzany przez komisję powołaną przez ministra finansów. Z kolei minimum trzyletnie doświadczenie jest konieczne, gdy kandydat legity-

6 e-poradnik Gazety Prawnej muje się odpowiednim wykształceniem. Ustawa przewiduje dwie możliwości zdobycia wymaganego wykształcenia: wyższe magisterskie uzyskane na kierunku rachunkowość lub na innym kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość lub innej, dla której plan studiów i program kształcenia odpowiadały wymogom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość, w jednostkach organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych, wyższe magisterskie lub równorzędne oraz ukończenie studiów podyplomowych z zakresu rachunkowości w jednostkach uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych. Trzeba jednak zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii. Warto przyjrzeć się przepisowi mówiącemu, że są też uznawane specjalizacje, których plan studiów i program kształcenia odpowiadają wymogom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość. To stwierdzenie odnosi się do specjalizacji, które obszarem wiedzy obejmują cały zakres rachunkowości, jak np. rewizja finansowa. W takim przypadku konieczne jest porównanie programu uczelni tego kierunku z programem przyjętym dla specjalności rachunkowość. Tak sformułowany przepis nie oznacza jednak, że uznawane są kierunki, które w swoim programie przewidują zajęcia z rachunkowości. Certyfikat nie będzie również wydany, jeżeli studia podyplomowe z rachunkowości nie są poprzedzone studiami magisterskimi lub równorzędnymi. Oznacza to, że nie jest wystarczający dyplom studiów licencjackich lub inżynierskich. Kolejna kwestia, o której należy pamiętać, to wymóg zdobycia dyplomu w jednostkach uprawnionych do nadawania stopnia doktora nauk ekonomicznych. Takie uprawnienia mają przede wszystkim uczelnie państwowe i nieliczne uczelnie prywatne. Wykaz jednostek uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych jest dostępny w Monitorze Polskim z 2007 roku nr 41, poz. 462 w obwieszczeniu Przewodniczącego Centralnej Komisji do Spraw Tytułu Naukowego i Stopni Naukowych z 11 kwietnia 2007 r. w sprawie wykazu jednostek organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopni naukowych, wraz z określeniem nazw nadawanych stopni naukowych. W celach informacyjnych jest również zamieszczony na stronie http://www.ck.gov.pl. Wymagane dokumenty Jeżeli kandydat spełnia ustawowe kryteria do otrzymania certyfikatu, możne złożyć dokumenty do ministra finansów. Przesyła się je do Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów, ul. Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych Aktualny wykaz określa rozporządzenie ministra finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (obowiązuje od 6 maja 2009 r.). Są to: wniosek o wydanie certyfikatu księgowego zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia, informacja z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyny związane z nieprzestrzeganiem ustawy o rachunkowości (określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości). Musi być ona opatrzona datą nie wcześniejszą niż 30 dni przed złożeniem wniosku, dokumenty potwierdzające posiadanie praktyki w księgowości, dyplom lub świadectwo potwierdzające posiadane wykształcenie, zaświadczenie potwierdzające zdanie egzaminu z wynikiem pozytywnym w przypadku osoby, która ubiega się o certyfikat przez weryfikację wiedzy. 7 Ważne! Dokumenty składa się do Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów (ul. Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa) W przypadku zdawania egzaminu do dokumentów należy dołączyć zaświadczenie potwierdzające zdanie egzaminu z wynikiem pozytywnym. Rozporządzenie ministra finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie precyzuje, jakie dokumenty trzeba złożyć, aby udowodnić doświadczenie w księgowości. Kandydat powinien więc przedstawić dokumenty potwierdzające, że wszystkie wymogi ustawy w tym zakresie zostały spełnione. W przypadku gdy resort finansów uzna przedstawione dowody za niewystarczające, wezwie wnioskodawcę do ich uzupełnienia. Dokumentami poświadczającymi doświadczenie mogą być na przykład świadectwo pracy lub zaświadczenie od pracodawcy. Z dokumentów tych musi wynikać, czy praktyka została zdobyta na podstawie umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej. W przypadku umowy o pracę musi być wskazany wymiar czasu pracy. Jest to o tyle ważne, że praktyka jest zaliczana tylko wówczas, gdy kandydat zdobył ją, pracując na minimum pół etatu. Gdy kandydata z pracodawcą łączyła umowa cywilnoprawna, konieczne jest wskazanie, czy była ona odpłatna. Jest to jedno z kryteriów uznania praktyki. Ważny jest

8 e-poradnik Gazety Prawnej również profil działalności przedsiębiorcy. Praktyka jest bowiem zaliczana tylko wówczas, gdy czynności są wykonywane w podmiocie usługowo prowadzącym księgi rachunkowe. Kolejny element to stanowisko pracy lub formy prawna jednostki. Jeżeli ze stanowiska nie wynika praktyka, konieczne będą dodatkowe dokumenty, np. zakres obowiązków. Nie dotyczy to np. głównych księgowych, starszych księgowych i księgowych zatrudnionych np. w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółkach akcyjnych (mają one obowiązek prowadzić pełne księgi). Dodatkowe zaświadczenia od pracodawców lub zakresy obowiązków są natomiast wymagane na takich stanowiskach, jak referent, inspektor czy koordynator. W przypadku zatrudnienia w jednostce prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług prowadzenia ksiąg rachunkowych resort wymaga, aby udokumentowany został rodzaj uprawnienia, na podstawie którego prowadzona jest działalność. Konieczny jest również szczegółowy zakres faktycznie wykonywanych przez kandydata czynności wraz ze wskazaniem dokładnego okresu ich wykonywania. Z kolei w przypadku dokumentów poświadczających wykształcenie nie powinno być żadnych problemów. W tym przypadku można przedstawić oryginały, odpisy dyplomów i świadectw lub urzędowo poświadczone kopie. Jeżeli kandydat ukończył specjalność inną niż rachunkowość, konieczne jest zaświadczenie wydane przez uczelnię. Musi ono potwierdzać, że plan studiów i program kształcenia ukończonej specjalności odpowiadał wymogom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość. Obowiązkowy egzamin Warto zwrócić uwagę na istotną zmianę, która obowiązuje od 1 stycznia 2009 r. Dotyczy ona osób, które mogą podejść do egzaminu przed komisją powołaną przez ministra finansów. Od tej daty nie trzeba już spełniać kryteriów wykształcenia i doświadczenia. Natomiast o certyfikat w przypadku zdawania egzaminu można wystąpić dopiero po jego zdaniu. Aby więc zakwalifikować się do egzaminu, w pierwszej kolejności należy złożyć wniosek. Powinien on zawierać następujące dane: numer PESEL (a w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego numer i rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość), imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji. Do tego dokumentu należy dołączyć również dwa oświadczenia:

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, o niekaralności za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyny związane z nieprzestrzeganiem ustawy o rachunkowości (określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości). Konieczne jest również wniesienie opłaty egzaminacyjnej. Rozporządzenie w sprawie usługowego prowadzenia ksiąg określa ją jako 40 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ponieważ w 2010 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 1317 zł, opłata egzaminacyjna będzie równa 526,80 zł. Jeśli kandydat nie przystąpi do egzaminu, opłata nie podlega zwrotowi. Osoba, która z ważnych przyczyn losowych nie mogła do niego przystąpić w wyznaczonym dla niej terminie, może przystąpić do egzaminu w terminie późniejszym. W takim przypadku opłatę zalicza się na poczet egzaminu przeprowadzanego w terminie późniejszym. Warunkiem przystąpienia do egzaminu w terminie późniejszym jest jednak przedstawienie Komisji Egzaminacyjnej dokumentów potwierdzających niemożność przystąpienia do egzaminu w wyznaczonym terminie. Należy to uczynić najpóźniej w ciągu siedmiu dni po tym terminie. Z kolei kandydat, który został zakwalifikowany do egzaminu, może na 14 dni przed jego terminem zwrócić się do organizatora egzaminu o zwrot opłaty egzaminacyjnej. 9 Formuła egzaminu Osoby, które zakwalifikują się do egzaminu w tym roku (lub później), przystąpią do niego zgodnie z nową formułą. Nacisk będzie bowiem położony na zadania sytuacyjne. Egzamin będzie trwał cztery godziny (dotychczas przepisy przewidywały pięć godzin). W tym czasie kandydat będzie musiał rozwiązać minimum sześć zadań egzaminacyjnych (wcześniej trzy) i odpowiedzieć na 50 pytań testowych (wcześniej 160). Ponadto weryfikacji będą poddane trzy bloki tematyczne. Aby kandydat zdał egzamin, z każdego z nich będzie musiał otrzymać co najmniej 60 proc. maksymalnej liczby punktów. Za rachunkowość będzie można otrzymać 130 punktów za 30 pytań testowych i od trzech do sześciu zadań sytuacyjnych. W bloku podatki maksymalnie będzie można zdobyć 60 punktów, odpowiadając prawidłowo na 10 pytań testowych i dwa do czterech zadań sytuacyjnych. Natomiast ubezpieczenia społeczne oraz podstawy prawa cywilnego i gospodarczego pozwolą na zdobycie 40 punktów, pod warunkiem że kandydat

10 e-poradnik Gazety Prawnej odpowie na dziesięć pytań testowych i na jedno do trzech zadań, które mogą się pojawić na egzaminie. Dokładny zakres zagadnień egzaminacyjnych został podany w załączniku 6 do rozporządzenia z 8 kwietnia 2009 r. W przypadku pytań testowych sposób oceny nie ulegnie zmianie w stosunku do wcześniej stosowanych zasad, tj. za poprawną odpowiedź kandydat otrzyma dwa punkty, za brak odpowiedzi zero punktów, natomiast zła odpowiedź będzie oznaczała utratę punktu. Zadania będą zaś punktowane indywidualnie (kandydat uzyska informacje na ten temat na egzaminie). Wykluczenie z egzaminu W egzaminie może uczestniczyć od 60 do 90 osób. Przed wejściem na salę egzaminacyjną kandydat musi pokazać dowód osobisty lub inny dokument tożsamości zawierający numer PESEL (a w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego numer i rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość) i własnoręcznym podpisem potwierdzić udział w egzaminie. Przed rozpoczęciem egzaminu przewodniczący Komisji powinien poinformować osoby przystępujące do egzaminu o: sposobie przeprowadzania egzaminu, przepisach porządkowych obowiązujących podczas egzaminu, zasadach dokonywania oceny udzielonych odpowiedzi, terminie ogłoszenia wyników (nie może on jednak być wyznaczony później niż 14 dni od dnia przeprowadzenia egzaminu). Wyniki egzaminu są ogłaszane z wykorzystaniem numeru ewidencyjnego nadanego w momencie złożenia wniosku o zakwalifikowanie do egzaminu na stronie internetowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Ponadto osoba przystępująca do egzaminu otrzymuje od organizatora pisemną informację o jego wyniku. Podczas egzaminu zdający może opuścić salę po uzyskaniu zgody przewodniczącego, członka lub sekretarza Komisji i przekazaniu mu pracy egzaminacyjnej wraz z dowodem osobistym lub innym dokumentem tożsamości. Czas nieobecności jest zaznaczany na pracy egzaminacyjnej. Na egzaminie można korzystać z pomocy. Taką możliwość przewiduje par. 3 załącznika nr 5 rozporządzenia ministra finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z tym przepisem uczestnicy mogą korzystać z przepisów prawa opublikowanych w dziennikach urzędowych lub zawartych w zbiorach przepisów bez komentarzy.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych Kandydaci mogą również używać wszystkich urządzeń ułatwiających liczenie, np. kalkulatora, z wyjątkiem tych, które posiadają funkcje gromadzenia, przetwarzania i przenoszenia danych. Należy jednak pamiętać, że Komisja Egzaminacyjna może wykluczyć z egzaminu osobę, która podczas egzaminu narusza przepisy porządkowe lub korzysta z niedozwolonych materiałów (innych niż wyżej wymienione). Praca egzaminacyjna nie zostanie oceniona również wtedy, gdy: zawiera inne, poza przydzielonym numerem identyfikacyjnym, elementy pozwalające na identyfikację autora pracy, nie zawiera kompletnych arkuszy z testami egzaminacyjnymi oraz z zadaniami sytuacyjnymi, jest rozwiązana w sposób nietrwały lub nieczytelny. Gdy kandydat nie zaliczy egzaminu, w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia wyników ma prawo wglądu do swojej pracy. Udostępniana jest ona w siedzibie urzędu obsługującego ministra finansów. Następuje to w obecności sekretarza Komisji oraz co najmniej jednego pracownika urzędu. W terminie 21 dni od dnia ogłoszenia wyników uczestnik egzaminu ma prawo do pisemnego odwołania się od wyniku egzaminu do Komisji. Podlega ono rozpatrzeniu przez Komisję w terminie 30 dni od jego otrzymania. O podjętym rozstrzygnięciu przewodniczący Komisji powiadamia niezwłocznie uczestnika egzaminu. 11 Wydanie duplikatu Osoba, która uzyska uprawnienia, jest umieszczana w wykazie osób, które uzyskały certyfikat księgowy, prowadzonym przez ministra finansów. Zawiera on: imię i nazwisko, numer certyfikatu księgowego oraz numer PESEL. W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego numer i rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość. Zmiana tych danych (np. nazwiska), zgodnie z art. 76g ust. 3 ustawy o rachunkowości, wymaga zgłoszenia. Należy to zgłosić w terminie 30 dni od zaistnienia takich okoliczności. Dokumenty, które należy złożyć w tym zakresie, wymienia par. 11 rozporządzenia w sprawie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Są to: wniosek zawierający następujące dane: numer PESEL (a w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego numer i rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość), imiona i nazwisko, numer certyfikatu księgowego oraz oryginał lub kopia poświadczona urzędowo dokumentu potwierdzającego konieczność dokonania zmiany danych w wykazie osób, które uzyskały certyfikat księgowy.

12 e-poradnik Gazety Prawnej Certyfikat księgowy jest wydawany dożywotnio. Księgowy nie ma żadnych ustawowych obowiązków, np. kształcenia się, których niespełnienie może wiązać się z odebraniem licencji. Nie oznacza to jednak, że uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie można stracić. Zgodnie z art. 76a ust. 6 ustawy o rachunkowości osoby, które po otrzymaniu certyfikatu księgowego, uzyskaniu wpisu do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych zostały skazane prawomocnym wyrokiem sądu za określone czyny, nie są uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wyrok w tym przypadku może dotyczyć przestępstw przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi lub przestępstw skarbowych. Uprawnienia do prowadzenia ksiąg można też stracić w przypadku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa związane z nieprzestrzeganiem ustawy o rachunkowości (wymienione w rozdziale 9). Może też zdarzyć się sytuacja, że posiadacz uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych fizycznie utraci dokument poświadczający zdobyte kwalifikacje. W takiej sytuacji może on ubiegać się o wydanie duplikatu certyfikatu księgowego. W tym celu należy złożyć do Ministerstwa Finansów wniosek w tym zakresie zgodnie ze wzorem. Stanowi on załącznik nr 3 rozporządzenia ministra finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. We wniosku należy podać m.in. numer wydanego certyfikatu. Warunkiem wydania duplikatu certyfikatu księgowego jest również wniesienie opłaty w wysokości 10 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, na rachunek bankowy urzędu obsługującego ministra finansów. W 2010 roku opłata wynosi 131,70 zł (minimalne wynagrodzenie za pracę w 2010 roku wynosi 1317 zł). Natomiast kopię dowodu wpłaty trzeba dołączyć do wniosku. Należy też oświadczyć na wniosku, że oryginał certyfikatu został utracony. Usługowe prowadzenie ksiąg Osoba, która zdobyła certyfikat księgowego, powinna mieć świadomość, do czego on uprawnia. Kwestie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2009 r. reguluje przede wszystkim ustawa o rachunkowości. Wówczas po raz pierwszy w art. 76a ustawy o rachunkowości zostało zdefiniowane to pojęcie. Zgodnie z tym przepisem usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą na świadczeniu usług w zakresie:

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sporządzania sprawozdań finansowych, gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości. Ponadto przedsiębiorcy wykonujący tę działalność są również uprawnieni do wykonywania działalności obejmującej: prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie, sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie w zakresie określonym odrębnymi przepisami (tj. ustawą o doradztwie podatkowym). Działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą prowadzić np. przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg. Natomiast pozostali przedsiębiorcy pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby uprawnione. Warto pamiętać, że osoby te mogą przy wykonywaniu czynności korzystać z pomocy osób nieuprawnionych. W takim przypadku muszą jednak zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad wykonywaniem tych czynności. 13 Obowiązkowe ubezpieczenie Każde biuro rachunkowe (podmiot uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych) ma obowiązek ubezpieczenia swojej działalności. Obowiązek ten powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności. Ubezpieczeniem OC jest objęta odpowiedzialność cywilna za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego, w okresie ubezpieczenia, w związku z wykonywaną działalnością. Ubezpieczenie OC nie obejmuje szkód: polegających na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, a także osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu,

14 e-poradnik Gazety Prawnej wyrządzonych przez ubezpieczonego po utracie uprawnień do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego, chyba że szkoda jest następstwem wykonywania działalności przed utratą tych uprawnień, polegających na zapłacie kar umownych, powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, jest zależna od przedmiotu działalności przedsiębiorców uprawnionych do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz czynności doradztwa podatkowego i wynosi równowartość w złotych: 15 tys. euro jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego, 10 tys. euro jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, 5 tys. euro jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego. Kwoty te są ustalane przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

Pytania i odpowiedzi Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych 15 Jak udokumentować studia Posiadam trzyletnią praktykę w księgowości. Studia podyplomowe z rachunkowości ukończę w maju 2010 r. Obawiam się, że nie otrzymam dyplomu i nie zdążę złożyć wniosku przed 30 czerwca 2010 r. Czy w związku z tym wystarczy złożyć zaświadczenie o ukończeniu studiów podyplomowych? Nie ma takiej potrzeby. Może pani złożyć dokumenty po tym terminie. Warto zwrócić uwagę, że jeszcze część osób myśli, że od 30 czerwca 2010 r. nie będzie możliwości zdobycia uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez egzaminu. Takie rozwiązanie wprowadziła nowelizacja ustawy o rachunkowości z marca 2008 r. Zostało to już jednak zmienione. Ustawa z 21 listopada 2008 r. (Dz.U. nr 223, poz 1466) gwarantuje utrzymanie obu sposobów zdobywania uprawnień księgowych po 29 czerwca 2010 r. Jeżeli więc kandydat będzie mógł udokumentować trzyletnie doświadczenie w księgowości i odpowiednie wykształcenie, otrzyma uprawnienia bez względu na termin przesłania dokumentów do Ministerstwa Finansów. Podstawa prawna: Art. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz.U. nr 223, poz. 1466). Czy trzeba pracować w biurze rachunkowym Pracuję od czterech lat na umowę o pracę w firmie usługowej w dziale księgowości. Czy od 1 stycznia 2009 r. jako doświadczenie w księgowości liczy się tylko praca w biurze rachunkowym? Nie. Można na przykład pracować na etacie w dziale księgowości w jednostce, która nie prowadzi usługowo ksiąg rachunkowych (tj. np. firmy usługowej).

16 e-poradnik Gazety Prawnej Obecnie kryteria w tym zakresie reguluje art. 76b ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, za praktykę w księgowości uważa się wykonywanie określonych czynności na podstawie: stosunku pracy w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż pół etatu, odpłatnej umowy cywilnoprawnej zawartej z przedsiębiorcą świadczącym usługi w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. Tymi czynnościami są: prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych lub dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, lub sporządzanie sprawozdań finansowych, lub badanie sprawozdań finansowych pod nadzorem biegłego rewidenta. Podstawa prawna: Art. 76b ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Czy staż księgowy jest wystarczający Pracuję od 20 lat w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jako księgowa. Ukończyłam technikum ekonomiczne. Czy mogę ubiegać się o uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez zdawania egzaminu? Nie. Czytelniczka nie spełnia kryteriów wykształcenia. Obecnie kwestię tę reguluje art. 76b ust. 1 pkt 3 lit. a) i b) ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez egzaminu mogą zdobyć osoby, które posiadają trzyletnią praktykę i odpowiednie wykształcenie. Muszą więc udokumentować wykształcenie wyższe magisterskie uzyskane na kierunku rachunkowość lub na innym kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość. Uznawane są też specjalizacje, których plan studiów i program kształcenia odpowiadał wymogom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość. Należy pamiętać, że wykształcenie musi być zdobyte w jednostkach uprawnionych do nadawania stopnia doktora nauk ekonomicznych.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych Kryterium wykształcenia jest spełnione również w przypadku osób, które ukończą na takich uczelniach studia podyplomowe z rachunkowości. Muszą być one jednak poprzedzone studiami magisterskimi lub równorzędnymi. 17 Podstawa prawna: Art. 76b ust. 1 pkt 3 lit. a) i b) ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Czy muszę zdawać egzamin Ukończyłam studia magisterskie na kierunku finanse i bankowość, na którym mieliśmy zajęcia z rachunkowości. Uczelnia posiada uprawnienia do nadawania stopnia doktora nauk ekonomicznych. W grudniu będę miała trzyletnie doświadczenie w księgowości. Czy będę mogła uzyskać certyfikat księgowy bez zdawania egzaminu? Nie. To, że na danym kierunku były zajęcia z rachunkowości, nie wystarczy, aby wykształcenie uprawniało do uzyskania certyfikatu księgowego bez egzaminu. Warto przyjrzeć się art. 76b ust. 1 ust. 3 lit. a) ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem wykształcenie wyższe magisterskie musi być uzyskane na kierunku rachunkowość lub na innym kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość. Uznawane są też specjalizacje, których plan studiów i program kształcenia odpowiada wymogom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość. Ostatni wymieniony przypadek odnosi się do specjalizacji, które obszarem wiedzy obejmują cały zakres rachunkowości, np. rewizja finansowa. W takim przypadku jest więc konieczne porównanie programu uczelni tego kierunku z programem przyjętym dla specjalności rachunkowość. Należy też pamiętać, że wykształcenie musi być zdobyte w jednostkach uprawnionych do nadawania stopnia doktora nauk ekonomicznych. Oznacza to, że obecne wykształcenie czytelniczki nie jest wystarczające. Aby jednak mogła uzyskać uprawnienia księgowe bez egzaminu, może np. ukończyć studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w jednostkach uprawnionych do nadawania stopnia doktora nauk ekonomicznych. Podstawa prawna: Art. 76b ust. 1 ust. 3 lit. a) ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

18 e-poradnik Gazety Prawnej Czy trzeba przedstawiać zaświadczenia o szkoleniach Otrzymałem certyfikat do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Czy powinienem składać informacje o szkoleniach, w których biorę udział, żeby nie stracić uprawnień, jak to jest w przypadku biegłych rewidentów? Nie. Zarówno ustawa o rachunkowości, jak i rozporządzenie w sprawie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie przewidują takiego obowiązku. Przepisy mówią tylko o jednym przypadku, w którym można utracić uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 76a ust. 6 ustawy o rachunkowości osoby, które po otrzymaniu certyfikatu księgowego, uzyskaniu wpisu do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych zostały skazane prawomocnym wyrokiem sądu za określone czyny, nie są uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wyrok w tym przypadku może dotyczyć przestępstw przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi lub przestępstw skarbowych. Uprawnienia do prowadzenia ksiąg można też utracić w przypadku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa związane z nieprzestrzeganiem ustawy o rachunkowości (wymienione w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości). Podstawa prawna: Art. 76a ust. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Czy wystarczy licencjat Ukończyłam studia licencjackie z rachunkowości, jednak w szkole prywatnej, która nie ma uprawnień do nadawania doktora nauk ekonomicznych. Jestem w trakcie studiów podyplomowych na właściwej uczelni. Czy po wykazaniu trzyletniego doświadczenia będę mogła się ubiegać o wydanie certyfikatu księgowego po ukończeniu tych studiów?

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych Niestety, nie. Czytelniczka nie spełni kryteriów wykształcenia. Uzyskanie certyfikatu byłoby możliwe jedynie wtedy, gdy studia podyplomowe byłyby poprzedzone studiami magisterskimi. Wynika to z art. 76 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy o rachunkowości. Certyfikat można otrzymać, jeżeli posiada się trzyletnią praktykę w księgowości, wykształcenie wyższe magisterskie lub równorzędne oraz ukończyło się studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w jednostkach uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych. Aby uzyskać certyfikat, czytelniczka może albo przystąpić do egzaminu na usługowe prowadzenie ksiąg, albo zdobyć wykształcenie magisterskie. 19 Podstawa prawna: Art. 76 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Jak otrzymać duplikat certyfikatu Podczas przeprowadzki zaginął mi oryginał certyfikatu uprawniającego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Czy jest możliwe, aby Ministerstwo Finansów wydało go ponownie? Tak. Przepisy dają możliwość wydania duplikatu certyfikatu księgowego. W tym celu konieczne jest złożenie do Ministerstwa Finansów wniosku w tym zakresie zgodnie ze wzorem. Stanowi on załącznik nr 3 rozporządzenia ministra finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. We wniosku należy podać m.in. numer wydanego certyfikatu. Warunkiem wydania duplikatu certyfikatu księgowego jest również wniesienie opłaty w wysokości 10 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, na rachunek bankowy urzędu obsługującego ministra finansów. W 2010 roku opłata wyniesie 131,70 zł (minimalne wynagrodzenie za pracę w 2010 roku wynosi 1317 zł). Do wniosku należy dołączyć kopię dowodu wpłaty. Trzeba także oświadczyć, że oryginał certyfikatu został utracony. Podstawa prawna: Par. 3 4 rozporządzenia ministra finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 62, poz. 508).

20 e-poradnik Gazety Prawnej Czy można korzystać z pomocy na egzaminie Będę ubiegać się o certyfikat księgowy przez zdanie egzaminu. Czy podczas egzaminu mogę korzystać z przepisów? Tak. Taką możliwość przewiduje rozporządzenie ministra finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z par. 3 załącznika nr 5 tego rozporządzenia w trakcie egzaminu uczestnik może korzystać z przepisów prawa opublikowanych w dziennikach urzędowych lub zawartych w zbiorach przepisów bez komentarzy. Może też korzystać z kalkulatora (tj. wszystkich urządzeń ułatwiających liczenie), z wyjątkiem tych, które mają funkcję gromadzenia, przetwarzania i przenoszenia danych. Należy jednak pamiętać, że komisja egzaminacyjna może wykluczyć z egzaminu osobę, która podczas egzaminu narusza przepisy porządkowe lub korzysta z niedozwolonych materiałów (innych niż wyżej wymienione). Podstawa prawna: Zał. nr 5 rozporządzenia ministra finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 62, poz. 508). Jakie dokumenty należy złożyć Chcę ubiegać się o wydanie certyfikatu uprawniającego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Gdzie mogę znaleźć druk wniosku i wykaz dokumentów potrzebnych do złożenia wniosku o certyfikat? Aktualny wykaz koniecznych do złożenia dokumentów zawiera rozporządzenie ministra finansów z 8 kwietnia 2009 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Załącznik nr 1 do tego rozporządzenia stanowi wzór wniosku o wydanie certyfikatu, który należy dołączyć do dokumentacji przesyłanej do Ministerstwa Finansów (wcześniej przepisy nie określały takiego wzoru). Do wniosku należy dołączyć: informację z Krajowego Rejestru Karnego, opatrzoną datą nie wcześniejszą niż 30 dni przed złożeniem wniosku, o niekaralności za przestępstwa przeciwko