Polski Związek Zapaśniczy w Warszawie Tel./fax.: (22) 624-81-11, 624-01-69, 652-19-03 e-mail: pzz@zapasy.org.pl, www.zapasy.org.pl REGULAMIN ORGANIZACJI IMPREZ PZZ 2015 Opracowanie: Komisja Organizacji Imprez PZZ Zatwierdzony przez Zarząd PZZ w dniu 11 października 2014. 1
REGULMIN ORGANIZACJI IMPREZ PZZ I. Zasady przyznawania organizacji imprez PZZ klubom 1. Klub sportowy ubiegający się o organizację imprezy sportowej ma obowiązek przystąpić do konkursu ofert na organizację imprez sportowych ujętych w projekcie Kalendarza Imprez na dany rok, zgodnie z warunkami ogłoszonymi na stronie internetowej PZZ. 2. Podstawowym warunkiem do przystąpienia do konkursu jest posiadanie: a) odpowiednich obiektów sportowych, b) bazy pobytowej, c) zabezpieczenia finansowego, d) zabezpieczenia organizacyjnego. 3. Do ofert na organizację imprez międzynarodowych, tj. turniejów: Pytlasińskiego, Ziółkowskiego, Poland Open w zapasach kobiet oraz zawodów rangi mistrzostw Europy czy Świata wymagane jest dołączenie zgody na organizację imprezy na danym terenie, wydaną przez władze samorządowe oraz inne deklaracje ze strony samorządu gwarantujące zabezpieczenie organizacyjno-finansowe i sprawne przeprowadzenie imprezy. 4. Jednym z zasadniczych warunków przyznania imprezy sportowej, o którą ubiega się klub sportowy jest ocena wywiązania się z organizacji poprzednio przyznanych imprez sportowych. 5. Po przyznaniu organizacji imprez sportowych klubom sportowym, następuje podpisanie umów na organizację imprez sportowych, które wraz z zatwierdzonym preliminarzem, obowiązuje obydwie strony. II. Zasady rozstrzygania konkursu ofert. 1. Oferty na organizację imprez rozpatruje Komisja Konkursowa. 2. W jej skład wchodzi prezes PZZ lub wyznaczony członek Zarządu PZZ oraz przewodniczący i członek/ członkowie Komisji Organizacji Imprez Sportowych PZZ. 3. Komisja Konkursowa opracowuje wykaz wszystkich ofert, które zostały złożone do konkursu i opublikuje informację na stronie związku. 4. Komisja Konkursowa rozpatrzy oferty, które spełnią wymogi formalne, w uzasadnionych przypadkach Komisja będzie zwracać się o uzupełnienie i dodatkowe informacje. 5. Komisja konkursowa przedłoży projekt (Kalendarz) rozdziału imprez sportowych na dany rok Zarządowi PZZ do zatwierdzenia w formie uchwały. 6. Zatwierdzony Kalendarz Imprez na dany rok wraz z wybranymi w konkursie organizatorami, zostanie opublikowany na stronie związku. III. Obowiązki organizatora imprezy 1. Organizator jest zobowiązany do przeprowadzenia imprezy zgodnie z ustaleniami z PZZ. 2. Organizator powołuje Komitet/Zespół/ Organizacyjny któremu przewodniczy osoba gwarantująca prawidłowe przeprowadzenie imprezy. 3. W skład Komitetu Organizacyjnego imprez rangi międzynarodowej (Pytlasiński, Ziółkowski, Poland Open, imprez rangi ME i MŚ) wchodzi przedstawiciel PZZ oraz przewodniczący lub członek Komisji Organizacji Imprez PZZ. W przypadku Mistrzostw Polski Seniorów/ek w KO udział bierze przedstawiciel PZZ, członek Komisji Organizacji Imprez. 4. Komitet Organizacyjny jest zobowiązany wyznaczyć komisje (osoby) do zabezpieczenia realizacji poszczególnych zadań wynikających z rangi organizowanej imprezy (poniżej 2
zakres obowiązków). Nie narzuca się nazewnictwa komisji, natomiast zwraca się uwagę na zakres zadań, dostosowanych do rangi imprezy. 1) Komisja ds. organizacyjnych: a. opracowanie harmonogramu działania w trakcie przygotowań, przeprowadzenia, zakończenia, rozliczenia i podsumowania imprezy, b. wyznaczenie i rezerwacja obiektu zawodów, c. ustalenie i rezerwacja miejsc zakwaterowania i wyżywienia, z uwzględnieniem sal konferencyjnych, d. organizacja opieki medycznej w miejscu zakwaterowania informacja, e. ustalenie i wystąpienie o patronaty honorowe i medialne, f. współpraca z samorządem, g. opracowanie kampanii promocyjnej i działań marketingowych, h. podjęcie współpracy z mediami w zakresie promocji imprezy, i. opracowanie wytycznych w zakresie wizualizacji sali sportowej oraz miejsca akredytacji, j. opracowanie treści materiałów do druku, k. wybór i zlecenie wykonania grafiki, druków oraz banerów i telebimów, l. opracowanie list zakwaterowań, m. organizacja miejsca i ustalenie zasad recepcji/ akredytacji oraz wzorów kart akredytacji/identyfikatorów, n. organizacja dodatkowych spotkań okolicznościowych, o. ustalenie list gości zaproszonych i wysyłka zaproszeń, p. wolontariat, q. współpraca z pozostałymi komisjami oraz nadzór nad realizacją zadań, r. zakończenie i podsumowanie imprezy wraz z wystosowaniem podziękowań. 2) Komisja ds. techniczno sportowych: a. zabezpieczenie i organizacja obiektu zawodów, b. zabezpieczenie sprzętu (maty, tablice, stoliki, kamery, monitory itp.), łączy, ksero, artykułów biurowych itp., c. zabezpieczenie porządku i bezpieczeństwa, w tym pasa bezpieczeństwa pomiędzy matami a widownią oraz właściwego rozmieszczenia reklam, wystąpienie o wymagane pozwolenia, d. zabezpieczenie przeprowadzenia wagi, losowania itp., e. zabezpieczenie obsługi medycznej, f. zabezpieczenie realizacji programu zawodów, g. zabezpieczenie dokumentacji zawodów, h. zabezpieczenie właściwego oświetlenia oraz nagłośnienia, i. organizacja Biura zawodów, pomieszczeń dla sędziów, VIP-roomu, pomieszczenia dla organizatorów, j. oznaczeniem ciągów komunikacyjnych zawodów, k. zabezpieczenie obsługi technicznej, l. zabezpieczenie obiektu treningowego, miejsca rozgrzewek, zaplecza szatniowosanitarnego i odnowy biologicznej, m. organizacja miejsc dla delegatów i VIP oraz mediów, n. opracowanie planu rozmieszczenia reklam zgodnie z umowami PZZ, z uwzględnieniem pozostałych obowiązujących organizatora. 3) Komisja ds. finansów i nagród, a. podpisanie umów z PZZ, b. podpisanie umów ze sponsorami, c. zabezpieczenie nagród, d. wykupienie obowiązkowego ubezpieczenia, e. rozliczenie imprezy. 3
4) Komisja ds. ceremonii i nagradzania: a. opracowanie scenariuszy ceremonii otwarcia zawodów i nagradzania,(scenariusz należy dostarczyć na 14 dni przed imprezą do PZZ, z uwzględnieniem pozycji wręczania odznaczeń i wyróżnień), wskazuje się też organizowanie ceremonii otwarcia zawodów w godzinach przedpołudniowych, lub w piątek wieczorem przy dużej liczbie zawodników i rozpoczęciem rundy walk, b. organizacja miejsca dekoracji i zabezpieczenie podium, c. przygotowanie protokołu nagradzania i wymaganych list potwierdzeń odbioru d. wyznaczenie koordynatora ceremonii, e. zapewnienie udziału w ceremonii dekoracji przedstawicieli władz samorządowych i sponsorów, przy udziale członków zarządu PZZ i sędziego głównego zawodów. 5) Komisja ds. promocji, marketingu i kontaktu z mediami: (uwaga: terminem wystąpień do sponsorów jest z reguły czas planowania budżetów w roku poprzedzającym organizację imprezy ) a. pozyskiwanie i współpraca ze sponsorami, b. działania promocyjno marketingowe i ich końcowa ocena, c. zabezpieczenie banerów i reklam, d. organizacja konferencji prasowych i opracowywanie materiałów dla mediów. 5. Komunikat organizacyjny oraz preliminarz zawodów zostaje przesyłany przez organizatora do PZZ celem zatwierdzenia wyłącznie w wersji elektronicznej. Obowiązuje co najmniej 2 miesięczny termin przesłania dokumentów przed wyznaczonym terminem imprezy. 6. Zatwierdzony w PZZ komunikat organizacyjny wraz z wykazem sędziów na daną imprezę jest publikowany na stronie internetowej związku jako obowiązujący i przesyłany do klubu sportowego. Wzór komunikatu zawiera wykaz obowiązkowych informacji oraz dodatkowe od organizatora. 7. Organizator ma obowiązek zabezpieczyć prawidłowo obiekt sportowy do odbycia zawodów. Maty zapaśnicze w odpowiedniej ilości powinny spełniać wymogi bezpieczeństwa zawodników, być prawidłowo złożone, nie rozchodzić się, pokrowiec ma być estetyczny i czysty zgodnie z przepisami WWU. Obiekt powinien być wyposażony w odpowiedni sprzęt sportowy, posiadać odpowiednie zaplecze szatniowe i sanitarne. Do przeprowadzenia zawodów są nieodzowne tablice elektroniczne typu mistrzowskiego (przed zawodami należy sprawdzić prawidłowość działania lub je oddać do niezbędnej konserwacji), oraz wagi elektroniczne. 8. Organizator przyjmuje na siebie obowiązek realizacji obowiązującego standardu promocji imprezy zapaśniczej, współpracy z mediami lokalnymi lub ogólnopolskimi, przestrzegania zapisów umowy w zakresie praw do nazwy zawodów, praw handlowych, praw audiowizualnych, praw do odtwarzania tych imprez, praw internetowych, itp. Organizator posiada obowiązek umieszczenia reklam/baneru PZZ i sponsorów PZZ. Rolą organizatora, poprzez wysoki standard organizacyjny jest prowadzenie właściwego poziomu rywalizacji sportowej oraz pozyskiwanie widowni i promocja sportu zapaśniczego. IV. Przeprowadzenie imprezy sportowej 1. Na imprezie dokumentacją sędziowską dostarczoną przez PZZ na podstawie decyzji Kolegium Sędziów, dysponuje Sędzia Główny. 2. Kierownik listy na podstawie zgłoszeń wstępnych klubów sportowych przygotowuje listę wagi. Po weryfikacji, która kończy się zgodnie z terminem ogłoszonym w komunikacie następuje sporządzenie ostatecznej list wagi. Przed wagą zawodnicy przechodzą obowiązkowy przegląd lekarski. 3. Po wadze kierownik listy przygotowuje szczegółowy program zawodów uzgodniony z Sędzią Głównym i Organizatorem. 4
4. Porządek i bezpieczeństwo na imprezie sportowej musi być zabezpieczone zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U.2009,nr 62poz.504,http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20090620504 Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 5 kwietnia 2013 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2013 nr 0 poz. 611, http://isap.sejm.gov.pl/detailsservlet?id=wdu20130000611) 5. Organizator zapewnienia opiekę lekarską adekwatną do liczby startujących zawodników i pozostałych uczestników zawodów. 6. Otwarcie imprezy należy przeprowadzić wg opracowanego scenariusza i ściśle wg. harmonogramu minutowego. W ceremonii otwarcia biorą udział zawodnicy w strojach sportowych, sędziowie i zaproszeni goście. W imprezach mistrzowskich krajowych w różnych grupach wiekowych należy odegrać hymn i wciągnąć flagę państwową na maszt. 7. Program walk finałowych i ceremonię nagradzania zwycięzców należy przeprowadzić profesjonalnie. Zawodnicy na podium wychodzą obowiązkowo w strojach sportowych klubowych bądź reprezentacyjnych. 8. Organizator ma obowiązek zabezpieczenia warunków do przeprowadzenia badań antydopingowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. 9. Na imprezie organizator zabezpiecza kamery video na wszystkich zawodach rangi Mistrzostw Polski i na zawodach międzynarodowych UWW. 10. Organizator zabezpiecza odpowiednie uzgodnione wyposażenie sekretariatu/biura zawodów. 11. Organizator dostarcza na bieżąco aktualny program i kolejność walk dla trenerów jak i dla mediów. 12. Komunikat końcowy zawodów publikowany jest na stronie internetowej związku, oryginał komunikatu końcowego podpisany przez Sędziego Głównego jest dostarczany do PZZ a kopia komunikatu do Organizatora. 13. Ze względów oszczędnościowych i organizacyjnych, zawody będą odbywały się w układzie łączonym wg. zatwierdzonego Kalendarza Imprez. Ponadto, z uwagi na niewielką ilość startujących zawodników, istnieje możliwość organizowania imprez jednodniowych (sobota lub niedziela). W takim przypadku dopuszcza się ważenie zawodników na 2 godziny przed rozpoczęciem zawodów. V. Obowiązki Polskiego Związku Zapaśniczego 1. Nadzorowanie przygotowań i koordynacja imprezy. 2. Dofinansowanie pobytu sędziów, osób delegowanych z PZZ, zaproszonych gości ustalonych w preliminarzu imprezy. 3. Zwrot kosztów przejazdów osób ustalonych z PZZ. 4. Zabezpieczenie ryczałtów sędziowskich i komisji sportowej. 5. Dofinansowanie uzgodnionych pozycji w preliminarzu na podstawie katalogu kosztów określonego zarządzeniem/ decyzją Ministerstwa Sportu i Turystyki. VI. Konsekwencje nie wywiązania się z umowy na organizację imprezy i kary. 1. Rezygnacja z organizacji przyznanej imprezy musi nastąpić najdalej na 3 miesiące przed jej terminem, w przeciwnym razie konsekwencją będzie brak możliwości ubiegania się o przyznanie organizacji imprezy w następnym roku. 2. Za zawinione obniżenie standardu organizacyjnego imprezy, Zarząd PZZ podejmie decyzję o konsekwencjach dla organizatora proporcjonalnych do utraty wizerunku PZZ, począwszy od upomnienia, do nie przyznania organizacji imprezy w kolejnym roku. 5
VII. Nagrody regulaminowe i pozaregulaminowe 1. Kwota wpisowego z imprezy sportowej w 100% przekazywana jest przez organizatora na nagrody o określonej wartości i jest wykazywana w rozliczeniu. Wysokość kwoty wpisowego dla poszczególnych kategorii imprez na każdy rok ustali Zarząd PZZ i poda do wiadomości z końcem poprzedzającego roku kalendarzowego. 2. Nagrody regulaminowe określa Regulamin Imprez Sportowych PZZ, zatwierdzony na dany rok oraz uchwała Zarządu PZZ ustalająca wysokość nagród na kategorię wagową, które będą publikowane jako obowiązujące. 3. Ustala się następujący zakres nagród rzeczowych: a) sprzęt sportowy, b) sprzęt rtv i multimedialny, c) wyroby jubilersko zegarmistrzowskie, d) wydawnictwa sportowe /albumy/ encyklopedie. e) uznane w dobrej praktyce inne przedmioty i artykuły. 4. Wyklucza się nagrody w postaci artykułów spożywczych, higieny osobistej i artykułów chemicznych. VIII. Informacje na temat rozliczania zadań imprez sportowych 1. Dokumenty finansowe powinny być wypełnione na komputerze lub pismem drukowanym. 2. Wstępny kosztorys realizacji zadania stanowi integralną część umowy na realizację zadania. Wymaga akceptacji Polskiego Związku Zapaśniczego w części dotyczącej kosztów finansowanych z dotacji. Polski Związek Zapaśniczy przesyła do zleceniobiorcy uzgodniony i zaakceptowany preliminarz realizacji zadania w terminie do 14 dni od dnia wpłynięcia do PZZ umowy i kosztorysu. Po tym terminie nie ma możliwości dokonywania zmian rzeczowo finansowych kosztorysu. 3. Zleceniobiorca jest zobowiązany w ciągu 14 dni roboczych od dnia zakończenia zadania sporządzić dokumentację rozliczającą dotację. Rozliczenie zawiera: faktury lub rachunki wystawione bezpośrednio na: Polski Związek Zapaśniczy z siedzibą w Warszawie, z pełnym danymi adresowymi oraz numerem NIP. 4. Dokumenty należy przekazać spięte w skoroszyt i w kolejności (od góry) a) faktura/rachunek b) deklaracja rozliczająca dotację zał.nr 2 c) rozliczenie rzeczowo finansowe kosztów jednostkowych zał. Nr 3 d) zestawienie faktur (rachunków) zał. Nr 4 e) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów źródłowych w części dotyczącej realizacji umowy f) komunikat końcowy zawodów podpisany przez sędziego głównego i przedstawiciela zleceniobiorcy. 5. Po otrzymaniu kompletu dokumentów PZZ ma 14 dni roboczych (od dnia otrzymania korespondencji) na dokonanie końcowego rozliczenia rzeczowo finansowego zadania. IX. Dodatkowe informacje 1. Niedopuszczalne jest oferowanie wyższych stawek zakwaterowania i wyżywienia dla zawodników od cen indywidualnego zakwaterowania w danym obiekcie i tym 6
samym terminie. 2. Należy oferować różne standardy zakwaterowania do wyboru z zachowaniem pierwszeństwa dla zgłoszeń w terminie i bez prawa roszczeń w tym zakresie dla zgłoszeń po terminie. 3. W przypadku organizacji imprez : Pytlasiński, Ziółkowski, Poland Open należy zróżnicować stawki pobytu w zależności od przestrzegania terminów zgłoszeń i przyjazdów ekip. W komunikacie organizacyjnym tych zawodów należy ująć tą informację oraz, w przypadku kilku obiektów zakwaterowania, ustalić hierachię zakwaterowania, jak w pkt. 2. 4. Wprowadza się obowiązkowy zapis na kartach akredytacyjnych o treści: Będąc uczestnikiem zawodów zapaśniczych /nazwa/ wyrażam zgodę się na bycie filmowanym, nagrywanym przez TV i media internetowe, fotografowanym i identyfikowanym podczas zawodów. (Karta jest wydawana przez organizatora i do czasu zakończenia zawodów jest jego własnością.) Dla imprez międzynarodowych także w j. angielskim. 5. Organizator imprez rangi międzynarodowej i Mistrzostw Polski Seniorów, MMP, MPJ, MPK. ma obowiązek wyznaczenia stref dostępu: sędziowie/ekipy/punkt medyczny/ zaplecze techniczne/media/goście/vip/ strefa dla wszystkich. X. Ocena imprezy 1. Każda impreza Polskiego Związku Zapaśniczego podlega ocenie w zakresie organizowanego zadania; w tym wykonania zapisów niniejszego regulaminu, Regulaminu Imprez Sportowych PZZ na dany rok i wywiązania się z umowy zawartej przez strony na realizację zadania. 2. Ocena dokonywana jest na druku Karty Oceny imprezy przez delegata technicznego, którym jest członek Zarządu PZZ lub członek Komisji Organizacji Imprez PZZ, któremu organizator ma obowiązek udzielić informacji w zakresie realizowanego zadania oraz wykonać jego zalecenia. 3. W przypadku nie wyznaczenia delegata technicznego na zawody lub brak udziału delegata technicznego z przyczyn niezależnych, ocenę zawodów dokonuje sędzia główny zawodów na Karcie oceny. 4. Ocenie podlegają m.in. a) faktyczne wykonanie zadania w stosunku do zapisów zawartych w ofercie, b) wykonanie zapisów umowy m.in. w zakresie.: zabezpieczenia nagród zgodnie z regulaminem i uchwałą Zarządu PZZ, opracowania planu promocyjnego imprezy i jego realizacji wraz z informacją o programie, w tym : współpraca z mediami, umieszczenie informacji i logotypów oraz wymaganych przez MSiT zapisów w materiałach promocyjnych, w publikacjach drukowanych, na stronach internetowych, na portalach społecznościowych, wykorzystanie telebimów, reklam świetlnych, wykonania banerów z nazwą imprezy i logotypami, z uwzględnieniem wymiarów podanych w umowie, uzyskania zgody lub poparcia władz samorządowych wymaganych dla imprez rangi Mistrzostwa Polski Seniorów, Turnieje : Ziółkowski, Pytlasiński i Poland Open, inne dodatkowe wsparcia udzielone organizatorowi, zapewnienia bezpieczeństwa i porządku oraz odpowiedniej do ilości uczestników pomocy medycznej, realizacji harmonogramu czasowego i zapisów komunikatu dotyczącego zadania, przeprowadzenia ceremonii otwarcia i dekoracji zwycięzców w odpowiedniej oprawie, przeznaczenia 100% kosztów tzw. startowego na dofinansowanie nagród, zapewnienia warunków do badań antydopingowych, oceny i sprawności zespołu organizacyjnego. 7
XI. Postanowienia końcowe 1. Regulamin organizacji imprez PZZ został zatwierdzony w dniu 11 października 2014 r. Uchwałą Zarządu PZZ i stanowi dokument do realizacji przez organizatorów imprez, PZZ, członków komisji i osób delegowanych na zawody. 2. Traci moc obowiązywania dotychczasowy Regulamin organizacji imprez z dnia 26 września 2013 roku. ZAŁĄCZNIKI 1. Wzór komunikatu organizacyjnego z programem zawodów ( 2 propozycje) 2. Opis ceremonii otwarcia zawodów i dekoracji zwycięzców 3. Wzór Karty Oceny imprezy (dokument wewnętrzny) 8