WYMAGANIA OFERTOWE_AKTUALIZACJA Przetarg nr FZ-Z/P0301/15 dot: Sprzątanie budynków biurowych RWE Warszawa, dn. 10.09.2015...
1. Dane Ogólne 1.1. RWE Stoen Operator Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Pięknej 46, w Warszawie, zwana dalej Zamawiającym w imieniu i na rzecz, którego działa: RWE Polska Spółka Akcyjna z siedzibą przy ul. Wybrzeże Kościuszkowskie 41 w Warszawie zaprasza do wzięcia udziału w Przetargu na usługę sprzątania terenu oraz budynków biurowych. Celem przetargu jest wyłonienie firmy, która będzie wykonywała usługę sprzątania zgodnie z informacjami zawartymi w Wymaganiach ofertowych oraz w załącznikach w lokalizacjach przy ul. Rudzka 18, ul. Włodarzewska 68, ul. Rychlińskiego 2, ul. Piękna 46, ul. Towarowa 7a, ul. Pory 80, ul. Oszmiańska 20, Nieświeska 52, ul. Pereca 4/6, Chrzanowskiego 12, Wybrzeże Kościuszkowskie 41 Termin realizacji przedmiotu Przetargu: Umowa zostanie podpisana 3 lata. 1.2. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Oferenci spełniający następujące warunki: a) posiadają niezbędne uprawnienia do występowania w obrocie prawym; b) w ostatnich 2 latach zrealizowali co najmniej 3 zadań o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem Przetargu; c) nie zalegają z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS oraz znajdują się w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie przedmiotu Przetargu; d) posiadają wszystkie niezbędne dokumenty uprawniające wykonania przedmiotu przetargu. 2. Procedura Przetargowa Przetarg składa się z dwóch etapów: Etap I Zgłoszenie chęci udziału, Etap II Złożenie ofert w za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE: https://supplier.rwe.com/irj/portal/ 2.1. Etap I. Zgłoszenie chęci wzięcia udziału w Przetargu odbywa się na podstawie zeskanowanego wypełnionego i podpisanego Formularza Zgłoszenia (Załącznik 1), który należy wysłać mailem w terminie do 15.10.2015r. do godziny 12 00 na e-mail: iwona.leszczuk@rwe.pl 2.1.1. Zamawiający udostępni Oferentom materiały szkoleniowe dot. obsługi Portalu Dostawcy RWE. Po weryfikacji danych Oferenta materiały szkoleniowe zostaną wysłane drogą elektroniczną na adres e-mail podany na Formularzu Zgłoszenia. 2.2. Etap II Złożenie ofert za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE: https://supplier.rwe.com/irj/portal/. Oferta powinna zawierać: 2.2.1. następujące dokumenty i oświadczenia: a) odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej; b) referencje z przynajmniej 3 zrealizowanych zadań w okresie ostatnich powinno 2 lat o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem Przetargu. (Kontakt do osoby, która może je potwierdzić); c) propozycje wynagrodzenia zgodnie z punktem 2.2.2 d) oświadczenie o wizji lokalnej 2.2.2. wynagrodzenie: a) wysokość wynagrodzenia za realizację przedmiotu Przetargu. Wycena przedmiotu Przetargu polega na podaniu kwot bez VAT, obejmujących ceny jednostkowe przedmiotu przetargu. Wynagrodzenie musi pokrywać wartość kompletnej realizacji przedmiotu Przetargu. 2
2.3. Składanie oferty 2.3.1. Dokumenty wymienione w punkcie 2.2. (Etap II) Procedury Przetargowej należy złożyć w terminie od 16.10.2015r. od godziny 12 00 do 23.10.2015r. do godziny 13 00 za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE: https://supplier.rwe.com/irj/portal/. 2.3.2. Oferta będzie wprowadzona do Portalu w języku polskim przez uprawnionego przedstawiciela Oferenta. 2.3.3. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego w formie innej niż za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE lub po terminie podanym powyżej nie będą rozpatrywane. 2.4. Pozostałe wymagania 2.4.1. Oferta zostanie przesłana bezpłatnie oraz w sposób niewiążący dla Zamawiającego. 2.4.2. Zaleca się, aby Oferent zdobył wszelkie informacje, które mogą być konieczne do przygotowania oferty oraz zaakceptowania umowy. 2.4.3. Każdy Oferent przedłoży tylko jedną ofertę sam lub jako reprezentant spółki. Oferent, który przedłoży więcej niż jedną ofertę (nie dotyczy modyfikacji oferty przed upływem terminu składania ofert) zostanie wyłączony z postępowania. 2.4.4. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: Cena łączna 80% Doświadczenie 10% System Oceny Dostawców (SOD) 10% Zadania stanowiące przedmiot Przetargu będą oceniane łącznie/oddzielnie. 2.4.5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów Przetargowych. Każda wprowadzona przez Zamawiającego zmiana zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego w dziale Przetargów./O każdej wprowadzonej zmianie Zamawiający poinformuje Oferenta e-mailem. Zamawiający może przedłużyć wówczas określony w pkt. 2.2.1. termin składania ofert w celu umożliwienia Oferentom uwzględnienia w przygotowywanych ofertach otrzymanych zmian. W tym przypadku wszelkie prawa i zobowiązania Zamawiającego i Oferenta odnośnie wcześniej ustalonego terminu będą podlegały ewentualnemu nowemu terminowi. 2.4.6. Termin związania ofertą handlową wynosi 90 dni od daty jej złożenia. 2.4.7. Oferent może wprowadzać zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę do końca wyznaczonego w pkt. 2.3.1 terminu składania ofert Oferent nie może wycofać oferty i wprowadzać zmian w ofercie po upływie terminu składania ofert. 2.4.8. Wszystkie oferty będą oceniane przez Komisję Przetargową. 2.4.9. Komisja Przetargowa odrzuca oferty: a) nie odpowiadające w sposób oczywisty warunkom Przetargu; b) złożone bez wymaganych lub kompletnych dokumentów; c) nieczytelne lub budzące wątpliwości co do ich treści; d) złożone po terminie lub z pominięciem Portalu Dostawcy RWE. 2.4.10. Zamawiający opublikuje na swojej stronie internetowej na okres 7 dni, nazwę Oferenta, którego oferta została wybrana./po zatwierdzeniu wyniku oceny ofert przetargowych Zamawiający niezwłocznie poinformuje Oferenta, którego oferta została wybrana, o wyniku Przetargu. Oferent zostanie powiadomiony o zasadach 3
zawarcia umowy. Przetarg uznaje się za rozstrzygnięty w dniu zawarcia umowy z Oferentem, którego oferta została wybrana. 3. Postanowienia Końcowe 3.1. Zamawiający nie przewiduje stosowania preferencji. Wszyscy Oferenci ubiegający się o realizację przedmiotu Przetargu będą traktowani na równych prawach z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji. 3.2. Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo swobodnego wyboru oferty, odstąpienia od postępowania bez podania przyczyn, unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, prowadzenia dodatkowych negocjacji, w tym negocjacji za pośrednictwem aukcji elektronicznych (zasady udziału w aukcji dostępne na stronie www.rwe.pl). 3.3. Zastrzegamy sobie prawo do przesłania Zamówienia i prowadzenia procesu potwierdzenia zamówienia poprzez kanały elektroniczne oraz za pośrednictwem aplikacji na portalu Zamawiającego. 3.4. Wyjaśnień i odpowiedzi na pytania udzielają upoważnieni pracownicy Zamawiającego: w zakresie procedury Przetargowej: Iwona Leszczuk, tel. 22 821-42-26, e-mail:iwona.leszczuk@rwe.pl w zakresie przedmiotu Przetargu: Agnieszka Dymkowska, tel.22 821-30-69, e-mail:agnieszka.dymkowska@rwe.pl 4. Lista załączników: 4.1. Formularz Zgłoszenia Załącznik nr 1 4.2. Zakres usług Załącznik Nr 2 4.3. Ogólne Warunki Zakupów i Płatności (OWZiP) (dostępne na stronie internetowej http://www.rwe.pl) 4.4. Kodeks Etyczny Grupy RWE oraz Katalog Działań Niedozwolonych (dostępny na stronie internetowej http://www.rwe.pl); 4.5. Projekt umowy (dostępny na stronie internetowej http://www.rwe.pl- 8_Wzór_Umowa ramowa_usł-ram_2009.11.04) 4.6. System Oceny Dostawców (dostępny na stronie internetowej http://www.rwe.pl) Zatwierdzam treść Wymagań Ofertowych Menedżer Specjalista ds. Zakupów Marcin Janiec Iwona Leszczuk 4
Załącznik nr 1 Formularza Zgłoszenia 1. Nazwa firmy: Oświadczam, że znajduję się w sytuacji finansowej pozwalającej na realizację przedmiotu Przetargu. Oświadczam, że nie zalegam z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS Oświadczam, że zapoznałem/am się z dokumentem Ogólne warunki zakupów i płatności (OWZiP) 03/2009 dostępnym na stronie internetowej www.rwe.pl akceptuję jego treść. Oświadczam, że zapoznałem/am się ze wzorem umowy 8_Wzór_umowa-ramowa_USł- RAM_2009.11.04 dostępnej na stronie internetowej www.rwe.pl i akceptuję jej treść. Oświadczam, że zobowiązuję się przestrzegać Kodeksu Etycznego Grupy RWE oraz Katalogu Działań Niedozwolonych, który jest dostępny na stronie internetowej www.rwe.pl Dane kontaktowe: imię i nazwisko. email. nr telefonu. nr faxu. Podpis i pieczątka Oferenta 5
Załącznik Nr 2 1. Wykaz lokalizacji z określeniem powierzchni objętych usługą sprzątania oraz godzin pracy serwisu określa załącznik nr 3. 2. Usługa obejmować będzie: - serwis podstawowy, popołudniowy po godzinach pracy obiektu, możliwość sprzątania w godzinach nocnych - serwis dzienny w godzinach 7:00-15:00 - serwis terenu zewnętrznego w godzinach 5:30-10:00 przy braku opadów śniegu - odśnieżanie w okresie zimowym (szczegółowy opis czynności związanych z odśnieżaniem został określony w załączniku nr 4). Godziny pracy serwisu mogą podlegać zmianom, w zależności od godzin pracy obiektu. 3. Usługa codziennego sprzątania wykonywana będzie przez wszystkie dni robocze miesiąca, średnio 21 dni w miesiącu, również w trakcie wykonywania remontów, jeśli w budynku przebywać będą użytkownicy. 4. Jeśli w trakcie trwania remontu budynek będzie pusty, dany obiekt zostanie wyłączony z codziennej usługi. W ciągu 1 tygodnia po zgłoszeniu Zamawiającego Wykonawca wykona kompleksowe sprzątanie obiektu bez dodatkowych kosztów. 5. Dopuszcza się sprzątanie w wolne soboty celem generalnego sprzątania po uprzedniej zgodzie Zamawiającego bez dodatkowych kosztów. 6. Usługa sprzątania w pomieszczeniach z ograniczonym dostępem (np. serwerownie, pom. techniczne),będzie wykonywana po uzgodnieniu terminu z Zamawiającym 7. Wykonywanie usługi w Archiwum Centralnym Nieświeska 52 odbywać się będzie wyłącznie w godzinach pracy obiektu, do uzgodnienia z użytkownikiem. 8. Wykonawca we własnym zakresie zapewni sprzęt, środki czyszczące, dezynfekujące, worki na śmieci z uwzględnieniem kolorów do segregacji, odzież roboczą oraz inne urządzenia niezbędne do prawidłowego wykonania usługi, których koszt wliczony jest w cenę usługi. Wszystkie stosowane środki chemiczne muszą posiadać polskie atesty higieniczne. 9. Wykonawca zobowiązany jest stosować materiały i środki uzgodnione z Zamawiającym. 10. Na żądanie Zamawiającego, Wykonawca obowiązany jest okazać w stosunku do wskazanych materiałów i urządzeń certyfikaty, atesty, świadectwa jakości i inne podobne dokumenty. 11. Do obowiązku Zamawiającego należeć będzie dostarczenie Wykonawcy w trakcie realizacji usługi artykuły higieniczne, tj. papier toaletowy, ręczniki papierowe, mydło w płynie oraz odświeżacze powietrza według faktycznego miesięcznego zużycia. 12. Otrzymane artykuły higieniczne przeznaczone będą wyłącznie do uzupełniania braków. 6
13. Wykonawca jest zobowiązany do kwartalnego raportowania zużycia środków czystości otrzymywanych od Zamawiającego - zgodnie z załącznikiem nr 5. Zamawiający otrzyma raport w pierwszym dniu roboczym po zakończonym kwartale. 14. Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu listy osób serwisu sprzątającego z podziałem na obiekty i podaniem godzin pracy wraz z przypisaniem osoby nadzorującej obiekt ze strony Wykonawcy. Zaktualizowaną listę Zamawiający powinien otrzymywać na koniec każdego miesiąca. Do obowiązku Wykonawcy należy również niezwłoczne poinformowanie Zamawiającego w formie maila lub telefonicznie o każdej zmianie osób w składzie serwisu sprzątającego. Zamawiający zastrzega, że niezgłoszony pracownik nie będzie miał wstępu na obiekt. 15. Wykonawca wyznaczy wśród swoich pracowników osobę nadzorującą jakość pracy pozostałych pracowników oraz będzie kontaktować się z Zamawiającym w zakresie bieżących uwag, potrzeb, doboru środków czystości itp. 16. Zamawiający ma prawo do kontroli wykonywanych usług sprzątania oraz informowania Wykonawcy o jej wyniku. Każdorazowa kontrola zakończona będzie protokołem, który zostanie przekazany do Wykonawcy. 17. W przypadku złego lub wadliwego wykonania usługi Wykonawca musi usunąć usterki w ciągu 24 godzin od momentu ich zgłoszenia przez Zamawiającego (telefonicznie lub mailowo). 18. W przypadku nie usunięcia w/w usterek Zamawiający ma prawo do potrącenia wynagrodzenia zgodnie z umową za każdy dzień nienależytego wykonania usługi. Potwierdzeniem usunięcia zaniedbań jest mailowa informacją ze strony Wykonawcy o usunięciu usterek. 19. Szczegółowy opis zakresu czynności związanych z realizacją usługi oraz częstotliwość ich wykonywania został określony w załączniku nr 6. 20. W ramach umowy Zamawiający ma prawo zgłosić Wykonawcy do wykonania usługę dodatkową, po wynegocjowanej stawce, wykazaną w załączniku nr 7. Podane m2 usług dodatkowych są szacunkowe. Pozostałe wymagania 1. Wykonawca będzie przestrzegał wszystkich przekazanych mu do wiadomości przepisów wewnętrznych obowiązujących w Spółce Zamawiającego. 2. Osoby skierowane do wykonania przedmiotu zamówienia winny być sprawne fizyczne, posiadać dobry stan zdrowia, efektywnie organizować pracę. 3. Pracownicy Wykonawcy zobowiązani będą do sprawowania w czasie sprzątania pieczy nad mieniem Zamawiającego znajdującym się w sprzątanych pomieszczeniach, właściwego zabezpieczania pomieszczeń w czasie prowadzenia prac przed dostępem osób postronnych, 7
niezwłocznego zgłaszania Zamawiającemu zaobserwowanych lub spowodowanych uszkodzeń lub awarii. 4. W razie choroby pracownika lub innej nieobecności Wykonawca zapewni zastępstwo w celu wykonania przedmiotu zamówienia, w tym samym dniu roboczym i niezwłocznie poinformuje o zaistniałej zmianie Zamawiającego. 5. Zmiany w zakresie lokalizacji, w których wykonywana będzie usługa nie będą podlegać aneksowaniu, a jedynie pisemnym poinformowaniu Wykonawcy. 6. Wykonawca zobowiązuje się do szkolenia pracowników z zakresu BHP oraz sposobu użytkowania środków czystości i urządzeń Rozliczanie usługi i warunki płatności - płatność nastąpi na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur, 30 dni od jej otrzymania przez Zamawiającego - podstawą płatności za wykonaną usługę jest uzgodniony między stronami miesięczny raport za wykonaną usługę dostarczony wraz z fakturą - załącznik nr 8 - podstawą do naliczenia kwoty będą sprzątnięte w ramach usługi ilości m2 zgodne z protokołem - faktury wystawiane będą z uwzględnieniem podziału na: sprzątanie terenów wewnętrznych wszystkich obiektów za wyjątkiem Towarowej 7a sprzątanie terenu wewnętrznego obiektu Towarowa 7a sprzątanie terenu zewnętrznego wszystkich obiektów za wyjątkiem Towarowej 7a sprzątanie terenu zewnętrznego obiektu Towarowa 7a Oferta będzie zawierała ceny jednostkowe i zostanie złożona za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE: https://supplier.rwe.com/irj/portal/ w terminie określonym w pkt 2.3.1 wg ponizszego: 1. m2 terenu wewnętrznego 2. m2 terenu zewnętrznego w podziale na dwie kwoty: 2.1 sprzątanie w okresie letnim (kwiecień-listopad) 2.2 sprzątanie w okresie zimowym (grudzień-marzec) W miesiącach grudzień-marzec Wykonawca otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe zgodne ze stawką jak w okresie zimowym, niezależnie od ilości opadów śniegu. 3. Ryczałt za miesiąc na każdą lokalizację osobno uwzględniając: - stawkę obejmującą kompleksowe sprzątanie terenów wewnętrznego i zewnętrznego w okresie letnim - stawkę obejmującą kompleksowe sprzątanie terenów wewnętrznego i zewnętrznego w okresie zimowym 8
Dotyczy lokalizacji ul. Rudzka 18, ul. Włodarzewska 68, ul. Rychlińskiego 2, ul. Piękna 46, ul. Towarowa 7a, ul. Pory 80, ul. Oszmiańska 20, Nieświeska 52, ul. Pereca 4/6, Chrzanowskiego 12, Wybrzeże Kościuszkowskie 41 9