Burda Sp. z o.o. ul. Piłsudskiego 20 /2 70-462 Szczecin Szczecin, 12.02.2014 r. dane oferenta ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT W związku z realizacją projektu pn. WebTaxOffice - Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o., który otrzymał dofinansowanie w ramach Poddziałania 1.1.3 RPO WZ Inwestycje MSP w nowe technologie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2007-2013 zwracamy się z prośbą o złożenie oferty, w odpowiedzi na poniższe zapytanie. 1. Stosowane pojęcia Zamawiający firma Burda Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Piłsudskiego 20/2, 70-462 Szczecin, Oferent firma składająca ofertę będącą odpowiedzią na Zapytanie Ofertowe, Zapytanie Ofertowe niniejsze zapytanie wraz ze wszystkimi załącznikami, Przedmiot Zamówienia - przedmiot określony w punkcie 2 Zapytania Ofertowego. Umowa wzór umowy jaką Zamawiający zawrze z wyłonionym w ramach procedury zbierania i wyboru ofert Oferentem (lub jego przedstawicielem, po przedłożeniu stosownego pełnomocnictwa), na mocy której Oferent dostarczy/wykona Przedmiot Zamówienia. Umowa stanowi załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego. 2. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie serwerów z oprogramowaniem Microsoft do lokalu biura Spółki Burda Sp. z o.o. znajdującego się w Szczecinie przy ul. Piłsudskiego 20 m 2. Lp. Zakres zlecenia Cena 1 Zakup serwerów (5 sztuk) I. Serwer (1 szt.), wymagania: 1. Obudowa - Typu Rack 19 wraz z zestawem szyn montażowych do zamontowania w szafie teleinformatycznej o rozstawie szyn 19, umożliwiającym pełne wysunięcie obudowy, o wysokości nieprzekraczającej 1RU. Serwer musi umożliwiać instalację minimum 8 dysków twardych 2,5 bez konieczności wymiany komponentów rozwiązania. 2. Płyta główna Płyta główna zaprojektowana przez producenta serwera i oznaczona trwale jego logo, wyposażona w dwa fizyczne gniazda do obsługi procesorów, minimum 24 sloty na pamięć. 3. Procesor Minimum jeden procesor minimum sześciordzeniowy, x86-64 bity, Intel E5-2630v2 lub równoważne procesory minimum
sześciordzeniowe, osiągające w testach SPECint_rate2006 wynik nie gorszy niż dla wskazanego procesora. W przypadku zaoferowania procesora równoważnego, wynik testu musi być publikowany na stronie www.spec.org. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą wyników w/w testów. 4. Pamięć operacyjna Minimum 8 GB RDIMM DDR3, z możliwością rozbudowy do minimum 768GB. Pamięć zainstalowana w kościach po 8GB lub po 4GB. 5. Sloty rozszerzeń Minimum 2 sloty PCI-Express Generacji 3, w tym jeden slot x16 (prędkość slotu bus width) oraz minimum jedno gniazdo pełnej wysokości. 6. Dysk twardy 2x dysk 500GB 6G SAS typu Hot Swap, 7 200 obr./min., wielkość 2,5. 7. Kontroler Kontroler macierzowy SAS wyposażony w minimum 1GB pamięci cache oraz podtrzymywanie zawartości pamięci typu flash (FBWC) lub równoważne, zapewniający obsługę minimum 16 napędów dyskowych SATA/SAS oraz obsługujący poziomy RAID 0/1/1+0/5/5+0 8. Karty sieciowe Minimum 4 porty Ethernet 10/100/1000 Mb/s z funkcją Wake-On-LAN, RJ45 9. Karta graficzna minimum zintegrowana karta graficzna 10. Porty: a. Minimum 1 x szeregowy b. Minimum 7 x USB 2.0 (w tym jeden wewnętrzny). c. Minimum 1 x VGA d. Minimum 1 wewnętrzny slot na kartę SD lub port ussd 11. Zasilacz Minimum 2 szt., typ Hot-plug, redundantne o mocy minimum 460W każdy 12. Chłodzenie posiada zestaw wentylatorów redundantnych typu hotplug 13. Bezpieczeństwo posiada moduł TPM zintegrowany z płytą główną 14. Wsparcie techniczne 36 miesięcy gwarancji z naprawą w siedzibie klienta, czas reakcji na zgłoszenie to następny dzień roboczy, zgłaszanie awarii w dni robocze w godzinach 8:00 17:00. II. Serwer (4szt.), wymagania: 1. Obudowa - Typu Rack 19 wraz z zestawem szyn montażowych do zamontowania w szafie teleinformatycznej o rozstawie szyn 19, umożliwiającym pełne wysunięcie obudowy, o wysokości nieprzekraczającej 1RU. Serwer musi umożliwiać instalację minimum 8 dysków twardych 2,5 bez konieczności wymiany komponentów rozwiązania. 2. Płyta główna Płyta główna zaprojektowana przez producenta
serwera i oznaczona trwale jego logo, wyposażona w dwa fizyczne gniazda do obsługi procesorów, minimum 24 sloty na pamięć. 3. Procesor Minimum jeden procesor minimum sześciordzeniowy, x86-64 bity, Intel E5-2630v2 lub równoważne procesory minimum sześciordzeniowe, osiągające w testach SPECint_rate2006 wynik nie gorszy niż dla wskazanego procesora. W przypadku zaoferowania procesora równoważnego, wynik testu musi być publikowany na stronie www.spec.org. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą wyników w/w testów. 4. Pamięć operacyjna Minimum 8 GB RDIMM DDR3, z możliwością rozbudowy do minimum 768GB. Pamięć zainstalowana w kościach po 8GB lub po 4GB. 5. Sloty rozszerzeń Minimum 2 sloty PCI-Express Generacji 3, w tym jeden slot x16 (prędkość slotu bus width) oraz minimum jedno gniazdo pełnej wysokości. 6. Dysk twardy 1x dysk 500GB 6G SAS typu Hot Swap, 7 200 obr./min., wielkość 2,5. 7. Kontroler Kontroler macierzowy SAS wyposażony w minimum 1GB pamięci cache oraz podtrzymywanie zawartości pamięci typu flash (FBWC) lub równoważne, zapewniający obsługę minimum 16 napędów dyskowych SATA/SAS oraz obsługujący poziomy RAID 0/1/1+0/5/5+0 8. Karty sieciowe Minimum 4 porty Ethernet 10/100/1000 Mb/s z funkcją Wake-On-LAN, RJ45 9. Karta graficzna minimum zintegrowana karta graficzna 10. Porty: a. Minimum 1 x szeregowy b. Minimum 7 x USB 2.0 (w tym jeden wewnętrzny). c. Minimum 1 x VGA d. Minimum 1 wewnętrzny slot na kartę SD lub port ussd 11. Zasilacz Minimum 1 szt., typ Hot-plug, o mocy minimum 460W, z możliwością redundantnego podłączenia drugiego identycznego zasilacza w przyszłości 12. Chłodzenie posiada zestaw wentylatorów redundantnych typu hotplug 13. Bezpieczeństwo posiada moduł TPM zintegrowany z płytą główną 14. Wsparcie techniczne 36 miesięcy gwarancji z naprawą w siedzibie klienta, czas reakcji na zgłoszenie to następny dzień roboczy, zgłaszanie awarii w dni robocze w godzinach 8:00 17:00. Wszystkie serwery powinny zostać dostarczone w zestawie - w szafie serwerowej ( obudowie serwerów) rozmiaru co najmniej 36U tego samego producenta. Instalacja w siedzibie Zamawiającego przez autoryzowany serwis producenta oferowanego sprzętu. Wymagane sterowniki i
okablowanie w zestawie. 2 Zakup oprogramowania Microsoft 1. Windows Server 2012 lub nowszy (5 szt.) Wymagania (dyktujące wybór edycji): a. Obsługa ActiveDirectory b. Obsługa minimum 5 użytkowników Remote Desktop (licencja typu per User ) (Active Directory, Failover Clustering), c. Dostęp minimum 10 użytkowników do zasobów sieciowych zlokalizowanych na serwerach (Active Directory, Failover Clustering), d. Pełna wersja oprogramowania, licencja dożywotnia e. Polska wersja językowa 2. SQL Server 2012 lub nowszy (2 szt.) Wymagania (dyktujące wybór edycji): a. Obsługa minimum 1 użytkownika SQL (CAL) b. Zawiera oprogramowanie SQL Server Management Studio służące do zarządzania serwerem baz danych c. Klasteryzacja w AlwaysOn Failover Cluster d. Możliwość wykorzystania wszystkich rdzeni serwera, na którym będzie zainstalowane e. Pełna wersja oprogramowania, licencja dożywotnia f. Angielska lub Polska wersja językowa Oprogramowanie musi być zainstalowane na serwerach, z możliwością ponownych instalacji przez Zamawiającego. Zakupione i zainstalowane oprogramowanie musi zapewniać: 1. Utworzenie rozwiązania klastrowego bazy danych (MS SQL Server) na 2 serwerach typu AlwaysOn Failover Cluster, 2. Konfigurację ciągłości świadczenia usługi (Failover Clustering) i zwiększenia wydajności (Load Balancing) poprzez rozproszenie przetwarzania zapytań pomiędzy serwery, poprzez mechanizmy Microsoft. 3. Wykorzystanie domeny ActiveDirectory we wszystkich serwerach, jeden z serwerów powinien być jej kontrolerem. 4. Wykorzystanie potencjału 5ciu serwerów w dostarczonej konfiguracji, w szczególności procesorów i pamięci operacyjnej (RAM). 5. Utworzenie następującej infrastruktury: a. 2 serwery klastrowe bazy danych b. 2 serwery udostępniające usługi IIS oraz zasoby plikowe w sieci wewnętrznej c. 1 serwer typu backup, służący głównie do udostępniania miejsca i przechowywania danych Razem
3. Warunki: 1. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2. W razie jakichkolwiek nieprawidłowości lub braków formalnych złożonej oferty, Zamawiający taką ofertę odrzuca i informuje o tym fakcie Oferenta. W takim wypadku Oferent ma prawo złożyć poprawioną ofertę jeszcze raz, jednak w terminie zgodnym z Zapytaniem Ofertowym. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta nie zawierająca pełnego zakresu przedmiotu zapytania zostanie odrzucona. 4. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę (wyjątkiem jest sytuacja opisana w punkcie 2 powyżej). Ofertę pod rygorem nieważności należy złożyć w formie pisemnej (dopuszcza się formę elektroniczną e-mail w formie podpisanych skanów). 5. Oferent wypełnia wszystkie pola w szablonie oferty (wzór załącznik nr.1) 6. Oferent, który zostanie wyłoniony jako pierwszy na liście rankingowej zobowiązuje się do stawienia w siedzibie Zamawiającego w wyznaczonym terminie w celu podpisania umowy na wykonanie Przedmiotu Zamówienia, przy następujących założeniach: a) Termin podpisania i dostarczenia Umowy wraz z ew. wymaganymi załącznikami do siedziby Zamawiającego nie może przekroczyć 1 dnia roboczego od daty otrzymania pisemnej informacji o wyborze oferty Oferenta przez Zamawiającego. b) Zamawiający poinformuje Oferenta o wyborze przedstawionej przez niego oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) na adres e-mail Oferenta podany w złożonej przez niego ofercie. Wysłany e-mail zawierał będzie również propozycję terminu podpisania Umowy, przy stałym założeniu, że Umowa zostanie podpisana w siedzibie Zamawiającego, w dni robocze w godzinach 8-16, w terminie nie przekraczającym założeń punktu 3.6.a). c) Oferent powinien potwierdzić zaproponowany termin (o którym mowa w 3.6.b)), lub ewentualnie zaproponować inny, mieszczący się w założeniach punktu 3.6.a) również e-mailowo na adres biuro@ksiegowosc-burda.pl, najpóźniej do godziny 18:00 tego samego dnia, którego otrzymał pisemną informację o wyborze jego oferty przez Zamawiającego. W innym wypadku za termin podpisania Umowy uznaje się termin zaproponowany przez Zamawiającego, zgodnie z zapisami punktu 3.6.b). d) W wypadku niedotrzymania przez wybranego Oferenta terminu określonego w punkcie 3.6.a), przy jednoczesnym zachowaniu postanowień punktu 3.6.b) przez Zamawiającego, przyjmuje się, że Oferent automatycznie rezygnuje z podpisania umowy dotyczącej złożonej wcześniej Oferty na niniejsze Zapytanie Ofertowe. W takim wypadku nastąpi wyznaczenie oraz poinformowanie nowego kolejnego na liście Oferenta, zgodnie ze sporządzoną wcześniej listą rankingową. e) Kolejnego nowego Oferenta obowiązują wszystkie zasady przedstawione niniejszym Zapytaniem Ofertowym, włączając w to postanowienia punktu 3.6. Jednocześnie wszystkie daty podpisania Umowy wymienione w tym punkcie zostaną przesunięte w czasie o taki sam okres, o jaki przesunął się wybór kolejnego nowego Oferenta. 7. Zamawiający zastrzega możliwość przedłużenia terminu składania ofert, powtórzenia konkursu jak również przeprowadzenia dodatkowych negocjacji w zakresie ostatecznej ceny z wybranym oferentem przed zawarciem umowy. 8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego oraz załączników, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Oferentom niezwłocznie w formie pisemnej (e-mail), jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie, jednak nie dłuższy niż ilość dni, które minęły od czasu publikacji Zapytania Ofertowego do czasu wprowadzenia zmiany. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia Zapytania Ofertowego w przypadku przekroczenia ceny założonej w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. 10. W przypadku wystąpienia wątpliwości, co do oświadczeń Oferentów dotyczących oferowanego sprzętu, Zamawiający zastrzega sobie prawo na każdym etapie postępowania do wezwania Oferenta do dostarczenia wzorcowych egzemplarzy oferowanego sprzętu, we
wskazanym przez Zamawiającego miejscu i czasie, w celu obejrzenia oferowanego sprzętu oraz sprawdzenia zgodności oświadczeń Oferenta. 11. Przedmiot Zamówienia musi być dostarczony i zainstalowany w biurze projektu (adres Zamawiającego), w formie skompletowanej i skonfigurowanej gotowej do użycia, maksymalnie w terminie 21 dni liczonym od daty podpisania Umowy Zamawiającego z Oferentem (o której mowa w p. 3.6). 12. Dostawa sprzętu będącego Przedmiotem Zamówienia do siedziby Zamawiającego na koszt Wykonawcy dostawa jednorazowa. 13. Płatność za Przedmiot Zamówienia nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej faktury dostarczonej Zamawiającemu w dniu dostawy Przedmiotu Zamówienia, lub faktury ProForma przy jednoczesnym pisemnym oświadczeniu Oferenta, że po zaksięgowaniu płatności na koncie bankowym Oferenta realizacja Przedmiotu Zamówienia nastąpi zgodnie z p. 3.11. Jednocześnie Oferent zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu faktury lub faktury ProForma maksymalnie do dnia 25.02.2014r. W przypadku niedotrzymania przez Oferenta terminu określonego w punkcie 3.11, Oferent dokonuje natychmiastowego zwrotu wszystkich płatności otrzymanych od Zamawiającego, przelewem na konto Zamawiającego, z którego te środki wcześniej otrzymał za każdy dzień zwłoki naliczana jest kara w wysokości 3% kwoty. Jednocześnie Oferent nie wywiązał się z Warunków określonych Zapytaniem Ofertowym, poprzez złamanie zapisów punktu 3.11, więc jego oferta zostaje odrzucona. 14. Oferent na dokumencie sprzedaży (np. Fakturze) w sposób klarowny osobno oznacza pozycje dotyczące punktów 1 i 2 Przedmiotu Zamówienia wraz z ich kosztem, lub dostarcza stosowne oświadczenie. 15. Sprzęt, o którym mowa w Przedmiocie Zamówienia musi być fabrycznie nowy, nieużywany, nieprefabrykowany, nieregenerowany, nienaprawiany oraz wolny od wad prawnych i fizycznych. Wszystkie wtyczki / zasilacze w standardzie Europejskim. 16. Wszystkie serwery, o których mowa w Przedmiocie Zamówienia, muszą pochodzić od jednego producenta. 17. Oferent oświadcza, że: a) posiada uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności obejmujących Przedmiot Zamówienia b) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Przedmiotu Zamówienia zgodnie ze wszystkimi warunkami przedstawionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. 18. Umowa zostanie opublikowana pod adresem www.ksiegowosc-burda.pl do dnia 14.02.2014r. do godziny 08:00 rano. Wzór Umowy można odebrać również osobiście w siedzibie Zamawiającego, od podanego wyżej terminu do terminu Rozpatrzenia ofert (o którym mowa w punkcie 6). 4. Kryteria wyboru / oceny oferty: a) Kryteria formalne: 1. Oferta wpłynęła w wyznaczonym terminie, na szablonie oferty (wzór załącznik nr.1), 2. Cena obejmuje cały zakres zlecenia, przedstawiony w p.1 Przedmiot zamówienia, 3. Oferta jest zgodna ze wszystkimi warunkami / założeniami określonymi niniejszym zapytaniem Ofertowym, 4. Sprzęt będący Przedmiotem Zamówienia pochodzi z oficjalnego kanału dystrybucji producenta (którego rozwiązania zaproponował Oferent), 5. Oferent posiada aktywny status autoryzowanego partnera (niezależnie od stosowanego nazewnictwa) z producentem, którego sprzęt Oferent oferuje w składanej Ofercie, np. w zakresie autoryzowanej dystrybucji. Oferty, które nie będą spełniały wszystkich w/w kryteriów formalnych, nie będą brane pod uwagę w kolejnym etapie oceny zgodnie z kryteriami wyboru punkt b poniżej. Zamawiający - na każdym etapie postępowania - ma prawo żądać potwierdzeń spełnienia przez Oferenta w/w kryteriów np. dostarczenia oświadczenia wraz ze wskazaniem szczegółowego kanału dystrybucji sprzętu.
b) Kryteria wyboru oferty: 1. Cena łączna oferty (netto, bez podatku VAT) maksymalna liczba punktów wynosi 85 Dla kryterium Cena łączna oferty maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie całości zamówienia. Liczba punktów dla każdej następnej Oferty zostanie obliczona w następujący sposób: Liczba punktów = (cena najniższa / cena oferty ocenianej) * 85. Do wyliczenia punktów zostanie przyjęta łączna cena netto całości zamówienia zawarta w Ofercie, a punkty wyliczone zostaną z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 2. Certyfikaty / Status partnerski maksymalna liczba punktów wynosi 15 a) Oferent posiada certyfikację producenta (którego serwery zaproponował Oferent) w zakresie budowania rozwiązań typu serwerowych i storage owych (niezależnie od stosowanego nazewnictwa, na przykładzie HP byłoby to Server i Storage) 10 punktów b) Oferent posiada certyfikat ISO 27001 5 punktów c) Inne lub Brak 0 punktów Punkty w obrębie powyższej listy należy sumować. Zamawiający - na każdym etapie postępowania - ma prawo żądać podpisanych potwierdzeń spełnienia przez Oferenta kryteriów formalnych (punkt 4a) oraz kryteriów oceny (punkt 4b). Oferent na dostarczenie ww. dokumentów ma 24 godziny od otrzymania żądania (liczone w dni robocze), pod rygorem odrzucenia jego oferty przez Zamawiającego. Dopuszczalna jest forma podpisanych skanów lub papierowa dostarczona do siedziby Zamawiającego. Do podpisania umowy z wyłonionym Oferentem (opis procedury poniżej) wymagane jest dostarczenie wszystkich potwierdzeń spełnienia ww. kryteriów, podpisanych przez Oferenta. Na podstawie niniejszych kryteriów wyboru zostanie ułożona lista rankingowa uporządkowana od największej liczby uzyskanych punktów łącznie (najkorzystniejsza Oferta) do najmniejszej liczby uzyskanych punktów łącznie (najmniej korzystna Oferta). Do podpisania Umowy zostanie zaproszony Oferent, który łącznie uzyskał największą liczbę punktów. W przypadku rezygnacji z podpisania Umowy przez wybranego Oferenta, Zamawiający ma prawo zaprosić do podpisania Umowy kolejnego Oferenta z listy rankingowej bez konieczności powtarzania konkursu. W przypadku uzyskania 2 równych sobie wyników o największej liczbie uzyskanych punktów do podpisania Umowy zostanie zaproszony Oferent, który złożył Ofertę we wcześniejszym terminie. 5. Termin i sposób złożenia oferty: 1. Ofertę w języku polskim proszę dostarczyć osobiście, pocztą elektroniczną (w formie podpisanych skanów) lub przesłać pocztą tradycyjną w zamkniętej, podpisanej kopercie na formularzu ofertowym wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zaproszenia na adres: Burda Sp. z o.o. ul. Piłsudskiego 20/2 70-462 Szczecin e-mail: biuro@ksiegowosc-burda.pl w terminie do dnia 24.02.2014 r. do godziny 10:00.
2. Dla ofert przesyłanych pocztą tradycyjną decyduje data dostarczenia listu do siedziby Zamawiającego, lub data pozostawienia Awizo. 3. Termin związania z ofertą upływa 14 dnia od dnia upływu terminu składania ofert (określonego w punkcie 5.1). 6. Rozpatrzenie ofert i powiadomienie Oferenta: 1. Rozpatrzenie ofert nastąpi w dniu 24.02.2014 r. do godziny 11:00. Na jego podstawie powstanie lista rankingowa zawierająca oferentów w kolejności zgodnej z obranymi kryteriami przedstawionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym (punkt 4). 2. Powiadomienie Oferenta, który złożył najkorzystniejszą Ofertę zostanie wysłane przez Zamawiającego tego samego dnia, do godziny 11:30, na piśmie za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail, wraz z proponowanym terminem podpisania Umowy, na adres Oferenta wskazany w złożonej przez niego ofercie. 7. Informacje dodatkowe Niniejsze zapytanie ofertowe jest dostępne również na stronie internetowej Zamawiającego, pod adresem: www.ksiegowosc-burda.pl W razie pytań informacji udziela: Elżbieta Burda tel. 602 473942; e-mail: biuro@ksiegowosc-burda.pl Załączniki: 1. Wzór formularza ofertowego 2. Umowa* * Zgodnie z zapisem umieszczonym w punkcie 3.18