I. Procedura oceny zgodności operacji z LSR

I. Procedura oceny zgodności operacji z LSR 1. Ogłoszenie o naborze wniosków. 1.1. W terminie co najmniej 44 dni przed dniem rozpoczęcia naboru wniosków o przyznanie pomocy w ramach działania Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju LGD występuje do Samorządu Województwa Pomorskiego(SWP) z wnioskiem o podanie do publicznej wiadomości informacji o możliwości składania za jej pośrednictwem wniosków o przyznanie pomocy w ramach działania Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju wraz z podaniem terminu składania wniosków. W przypadku poinformowaniu SWP po upływie w/w terminu, LGD w uzgodnieniu z SWP wskazuje inny termin składania wniosków. 1.2. Dokumenty niezbędne do podania do publicznej wiadomości, o możliwości składania wniosków dostarcza się do SWP w terminie 24 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia biegu terminu składania wniosków w formie elektronicznej. Dokumenty te stanowią: a) wzór informacji o naborze, b) wzór formularza wniosku o przyznanie pomocy c) wykaz dokumentów niezbędnych do wyboru operacji przez LGD Chata Kociewia d) kryteria wyboru operacji określone w LSR e) minimalne wymagania, których spełnienie jest niezbędne do wyboru operacji przez LGD 1.3 Wyżej wymienione dokumenty dostępne będą: a) w siedzibie LGD Chata Kociewia b) w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego a w przypadku działań - Różnicowanie w kierunku działalności pozarolniczej oraz tworzenie i rozwój mikroprzedsiębiorstw w Centrali Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa i Pomorskim Oddziale Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w Gdyni. c) na stronach internetowych: LGD Chata Kociewia, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego oraz Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. 1.4 Ogłoszenie podaje się do publicznej wiadomości nie później niż na 14 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia biegu terminu składania wniosków poprzez: a) zamieszczenia informacji na stronach internetowych LGD Chata Kociewia oraz przekazanie informacji do zamieszczenia na stronach internetowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego, Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa(o ile dotyczy), a dodatkowo jednostek samorządu terytorialnego obszaru LGD b) zamieszczenie informacji na tablicy ogłoszeń w siedzibie LGD i przekazanie do zamieszczenia na tablicy ogłoszeń Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego a także Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa(o ile dotyczy), a dodatkowo jednostek samorządu terytorialnego z obszaru LGD, c) zamieszczenie informacji w prasie o zasięgu obejmującym obszar realizacji LSR d) zorganizowanie spotkań dla potencjalnie zainteresowanych tematyką konkursów. 1.5 Ogłoszenie na stronach internetowych LGD powinno zawierać co najmniej: a) informację o PROW, nr i nazwę Osi, nr i nazwę Działania, 1

b) informację o terminie składania wniosków (nie krótszy niż 14 dni i nie dłuższy niż 30 dni), rozpoczynającego bieg nie wcześniej niż po upływie 14 dni od dnia podania do publicznej wiadomości treści ogłoszenia, c) opis przedmiotu dofinansowania, d) ilość środków finansowych przeznaczonych w ramach PROW na realizację zadania w danym konkursie, e) max wysokość dofinansowania w kwotach i %, f) opis podmiotów, które mogą być beneficjentami bezpośrednimi w danym działaniu, g) informacje gdzie i w jakich godzinach będą przyjmowane wnioski, wraz z informacją o konieczności bezpośredniego złożenia wniosku; h) formę, w jakiej należy składać wnioski ilość egzemplarzy w wersji papierowej i elektronicznej, i) informację o osobach do kontaktu w sprawach projektu wraz z danymi teleadresowymi, j) wykaz dokumentów niezbędnych do wyboru operacji przez LGD, k) linki do wniosków, wzorów dokumentów niezbędnych do wyboru operacji przez LGD, instrukcji wypełniania wniosków, PROW, odpowiednich rozporządzeń, podręczników niezbędnych do poprawnego wypełnienia wniosku o dofinansowanie, l) miejsce zamieszczenia kryteriów wyboru projektów przez LGD wraz z Instrukcją do kryteriów wyboru LGD Chata Kociewia, określone w konkursie, w tym kryteriów na podstawie których ocenia się uzasadnienie realizacji projektu w ramach LSR oraz wskazanie minimalnych wymagań, których spełnienie jest niezbędne do wyboru projektu przez LGD, m) miejsce udostępnienia: wzoru formularza wniosku o przyznanie pomocy, wykazu i wzorów dokumentów niezbędnych do wyboru operacji przez LGD oraz kryteriów wyboru operacji przez LGD. 2. Przyjęcie wniosków Wniosek o przyznanie pomocy składa się bezpośrednio w miejscu, o którym mowa w ogłoszeniu o konkursie. 2.1 Przyjęcie wniosków: a) przyjęcia dokonuje pracownik kancelaryjny w biurze LGD, przyjmując wniosek: - wstawia datę i godzinę złożenia wniosku, - podpisuje się. 2.2 Rejestracja wniosku i nadanie nr sprawy. a) rejestracji dokonuje pracownik kancelaryjny w biurze LGD- wzór rejestru stanowi załącznik nr 1. Rejestracja obejmuje: - nadanie liczby porządkowej, znaku sprawy, daty i godziny złożenia wniosku, nazwa beneficjenta, nadanie nr rejestracyjnego, podpis. Numer rejestracyjny składa się z następujących elementów: CHK/znak sprawy/ nr konkursu/nr kolejny z rejestru/rok ogłoszenie konkursu b) Przewiduje się następujące oznakowania dla pozycji znak sprawy : - Małe projekty MP, - Odnowa i rozwój wsi ORW, - Mikroprzedsiębiorstwa M, - Różnicowanie w kierunku działalności nierolniczej R. 2

2.3 Wydanie potwierdzenia wpływu wniosku dla wnioskodawcy. Potwierdzenia przyjęcia wniosku dokonuje pracownik kancelaryjny na pierwszej stronie jego kopii. 2.4 Sporządzenie listy złożonych wniosków o dofinansowanie w danym naborze, w danym konkursie. a) Pracownik kancelaryjny wypełnia listy dotyczące wpływu wniosków: - lista złożonych wniosków- zał. nr 2, - lista wniosków, które wpłynęły po terminie- zał. nr 3, - lista wniosków, w których nie udało się ustalić adresu wnioskodawcy- zał. nr 4, b) lista sporządzana jest w dniu następującym po ostatnim dniu naboru, zgodnie z terminami określonymi w ogłoszeniu o konkursie, c) W przypadku gdy, po ostatnim dniu naboru, kolejny dzień jest dniem wolnym od pracy lista sporządzana jest w pierwszym dniu roboczym następującym po zakończeniu naboru d) listę zatwierdza swoim podpisem kierownik biura LGD. e) załącznikami do listy złożonych wniosków są złożone wnioski. 3. Ocena zgodności operacji z LSR 3.1 Przekazanie wniosków przez biuro LGD Radzie. a) Kierownik Biura zaprasza Przewodniczącego Rady oraz członków Grupy Roboczej odpowiedzialnych za ocenę wniosków w danym konkursie, b) Kopie wszystkich wniosków wraz z dokumentami niezbędnymi do wyboru operacji przez LGD kierownik biura LGD przekazuje Przewodniczącemu Rady. c) Kierownik biura LGD dodatkowo przekazuje przewodniczącemu Rady następujące dokumenty: - listę złożonych wniosków zatwierdzoną przez Kierownika biura LGD, - karty oceny zgodności z Lokalną Strategią Rozwoju. 3.2 Podpisanie protokołu przekazania dokumentów. a) potwierdzeniem przekazania wniosków jest protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej książki procedur, b) protokół podpisują z jednej strony Kierownik Biura LGD, z drugiej strony Przewodniczący Rady. 3.3 Przekazanie wniosków Grupie Roboczej oceniającej wnioski w danym konkursie przez Przewodniczącego Rady. a) Przewodniczący Rady przekazuje członkom Rady Grupie Roboczej kopie wniosków wraz z listami sprawdzającymi i kartami oceny zgodności z LSR b) po odbiór dokumentów członkowie Grupy Roboczej oceniający projekty mają obowiązek stawić się osobiście w Biurze LGD; c) Potwierdzeniem dokonania tej czynności jest protokół przekazania wniosków członkom Rady przez Przewodniczącego Rady- zał. nr 6 d) Ponadto w dniu stawienia się po odbiór wniosków członkowie Rady dokonujący oceny wniosków zapoznają się z listą złożonych wniosków i mają obowiązek podpisania 3

Deklaracji bezstronności wzór Deklaracji bezstronności stanowi załącznik nr 8 do niniejszej książki procedur, e) Z oceny poszczególnych wniosków są wyłączeni Członkowie Rady, którzy podlegają wykluczeniu. Podstawa wykluczenia została określona w Regulaminie Rady w 18 i 19 3.4 Ocena zgodności operacji z LSR przez Członków Grupy Roboczej a) Członek Grupy Roboczej, wypełnia Kartę oceny zgodności operacji z LSR dla każdego wniosku - treść karty oceny zgodności operacji z LSR stanowi załącznik nr 9 do niniejszego podręcznika procedur. b) po dokonaniu oceny członkowie danej Grupy Roboczej, dokonujący oceny zgodności operacji z LSR mają obowiązek przekazania podpisanych przez siebie kart oceny do biura LGD. c) kartę oceny zgodności operacji z lokalną strategią rozwoju uznaje się za nieważną w sytuacji, gdy: - brak na niej podpisu oceniającego kartę - brak możliwości określenia, którego wnioskodawcy dotyczy karta - brak możliwości określenia na podstawie karty czy operacje jest zgodna lub niezgodna z LSR 3.5 Ocena zgodności z LSR przez Radę a) Ostatecznej oceny zgodności z LSR dokonuje Rada w pełnym składzie na posiedzeniu po dokonaniu oceny przez Członków Grupy Roboczej b) Posiedzenie Rady zwołuje biuro LGD, zaproszenie podpisuje Przewodniczący Rady wzór zaproszenia stanowi załącznik nr 10 do niniejszej książki procedur, c) Przed posiedzeniem Rady Członkowie Rady, którzy dotychczas nie podpisali deklaracji bezstronności (zał. nr 8), zapoznają się z listą wniosków i mają obowiązek złożyć takową deklarację d) Z głosowania i oceny poszczególnych wniosków są wyłączeni Członkowie Rady, którzy podlegają wykluczeniu. Przyczyny dla których członek Rady może zostać wykluczony zostały opisane w 18 i 19 Regulaminu Rady e) Na posiedzeniu Rady członkowie Grupy roboczej streszczają treść każdego projektu oraz podają wyniki oceny przez siebie dokonanej wraz z uzasadnieniem. f) W przypadku braku jednomyślności Grupy Roboczej przy ocenie pozytywnej lub negatywnej danej operacji na podstawie karty oceny zgodności operacji z LSR załącznik nr 9 do niniejszego podręcznika procedur, wszyscy członkowie Rady dostają do przeczytania wnioski, których ocena budziła wątpliwości. Każdy uczestnik posiedzenia wypełni kartę oceny zgodności z LSR g) Rada głosuje nad każdym z wniosków z osobna, głosowanie jest jawne, Członkowie Rady odpowiadają na pytanie czy dana operacja jest zgodna z LSR. h) Podczas obrad Rady na temat zgodności operacji z LSR wymagana jest obecność co najmniej połowy członków Rady, i) Karty oceny zostają przekazane przewodniczącemu Rady 3.6 Opracowanie listy operacji zgodnych/niezgodnych z LSR. 4

a) W przerwie obrad nad zgodnością/ niezgodnością z LSR pracownik biura LGD sporządza Listy operacji, na podstawie decyzji podjętej przez Radę w kolejności uwzględniającej kolejność składanych wniosków, b) Lista operacji składa się z dwóch części: - I część zawiera listę operacji, które uzyskały pozytywną ocenę zgodności z LSR, - II część zawiera listę operacji, które uzyskały negatywną ocenę zgodności z LSR. c) po przeprowadzonej ocenie Rada zatwierdza Listę operacji ocenionych pod względem zgodności z LSR d) Przewodniczący Rady przekazuje Listę operacji zgodnych/niezgodnych z LSR do Biura LGD wraz z wszystkimi dokumentami e) Z posiedzeń Rady pracownik biura sporządza protokół, pod którym podpisuje się Przewodniczący Rady. f) Protokół powinien zawierać miedzy innymi takie informacje jak: określenie ilości osób biorących w posiedzeniu, ilość osób głosujących na poszczególne operacje, ilość osób wykluczonych. 4. Wynik oceny zgodności z LSR podanie do wiadomości publicznej. Lista operacji ocenianych przez Radę zgodnych/niezgodnych z LSR zostaje zamieszczona na stronach LGD. Lista operacji jest jawna, dostępna jest ponadto w biurze LGD Chata Kociewia, 5. Czas prowadzenia procedury zgodności operacji z LSR Czas przeprowadzenia procedury oceny zgodności operacji z LSR oraz lokalnymi kryteriami wyboru nie może trwać łącznie dłużej niż 21 dni licząc od dnia, w którym upłynął termin składania wniosków o przyznanie pomocy I.I. Procedura oceny zgodności operacji z LSR zestawienie tabelaryczne: Stanowisko osoby odpowiedzialnej Pracownik biura Ogłoszenie o naborze wniosków. Proces Zakres czynności Stosowane wzory dokumentów Wniosek o podanie do publicznej wiadomości wraz z innymi dokumentami niezbędnymi do naboru przesyłane są do Samorządu Województwa Pomorskiego na co najmniej 24 dni przed rozpoczęciem naboru Podanie do publicznej wiadomości. Ogłoszenie na tablicy ogłoszeń LGD Chata 5

Kociewia i Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego lub ARiMR w przypadku działań mikro i różnicowanie Ogłoszenia w prasie oraz na stronach internetowych LGD Chata Kociewia i Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego oraz ARiMR(o ile dotyczy) Pracownik biura Przyjęcie wniosków Przyjęcie wniosków bezpośrednio w miejscu, o którym mowa w ogłoszeniu o konkursie Rejestracja wniosku i nadanie nr sprawy. Wzór rejestru stanowi zał. nr 1 Potwierdzenie wpływu wniosku na jego kopii. Sporządzenie list złożonych wniosków o dofinansowanie w danym konkursie. Listy stanowią załącznik nr 2,3,4 Pracownik biura Przekazanie wniosków Przewodniczącemu Rady Zaproszenie członków Rady LGD- przedstawicieli Grupy Roboczej na odbiór kopii wniosków, listy wniosków i kart oceny zgodności operacji z LSR, a także list sprawdzających Zaproszenie członka Grupy Roboczej na odbiór wniosków wraz z pozostałą dokumentacją zał. 7 Przewodniczący Rady/pracownik Przekazanie kopii wniosków wraz z załącznikami przez biuro Protokół przekazania wniosków wraz z pozostałymi 6

biura LGD Przewodniczącemu Rady. Rada LGD/pracownik biura sprawy biurowe i organizacyjne/ Przewodniczący Rady Przeprowadzenie oceny zgodności operacji z LSR. Przekazanie Wniosków członkom Rady przez Przewodniczącego Rady Podpisanie deklaracji bezstronności przez Członków Rady Grupy Roboczej Ocena zgodności z LSR przez Grupę Roboczą Zaproszenie na posiedzenie Rady przez Przewodniczącego Rady Podpisanie deklaracji bezstronności przez Członków Rady nie biorących dotychczas udziału w ocenie wniosków. dokumentami Przewodniczącemu Rady zał. 5 Protokół przekazania wniosków wraz z załącznikami członkom Rady przez Przewodniczącego Rady- zał nr 6 Deklaracja bezstronności dla Członka Rady zał. 8 Karta oceny zgodności operacji z LSR zał.9 Wzór zaproszenia na posiedzenie Rady zał. 10 Deklaracja bezstronności dla Członka Rady zał. 8 Streszczenie oceny przez członków Grupy Roboczej W przypadku braku jednomyślności w kartach oceny zgodności z LSR wszyscy członkowie czytają wnioski budzące wątpliwości i wypełniają kartę oceny zgodności z LSR Ocena zgodności operacji z LSR poprzez głosowanie nad poszczególnymi wnioskami Sporządzenie i zatwierdzenie listy operacji zgodnych/ niezgodnych z Karta oceny zgodności z LSR zał. 9 do książki procedur Wzór listy operacji - zał. nr 11 Uchwała w sprawie 7

LSR. zatwierdzenia Listy operacji zał. nr 12 Pracownik biura LGD Wynik oceny zgodności z LSR podanie do wiadomości publicznej. Lista operacji ocenianych zgodnych/niezgodnych z LSR przez Radę zostaje zamieszczona na stronach internetowych Wzór listy operacji - zał. nr 11 8

I.I.I Procedura oceny zgodności operacji z LSR zestawienie graficzne: Ogłoszenie o naborze wniosków. Dopasowanie terminów do wymogów określonych przez Instytucje Wdrażające Podanie do publicznej wiadomości Ogłoszenia na stronach internetowych Pracownik biura Przewodniczący Rady/pracownik biura/członkowie Grupy Roboczej Przyjęcie wniosków Przekazanie wniosków przez Biuro LGD pod ocenę zgodności operacji z LSR. Przyjęcie wniosków Przekazanie wniosków wraz z załącznikami Przewodniczącemu Rady Rej. wniosku i nadanie nr sprawy. Przekazanie wniosków wraz załącznikami Członkom Grupy Roboczej przez Przewodnicząceg o Rady Potwierdzenie wpływu wniosku na kopii Sporządzenie listy złożonych wniosków, wniosków, które nie mają znanego adresu oraz wniosków które wpłynęły po terminie Rada LGD/ pracownik biura sprawy biurowe Przeprowadzenie oceny zgodności operacji z LSR. Ocena zgodności z LSR przez Grupę Roboczą Ocena zgodności z LSR przez Radę Opracowanie i zatwierdzenie listy operacji zgodnych/niez godnych z LSR Pracownik biura LGD Wynik oceny zgodności z LSR podanie do wiadomości publicznej. Lista operacji zgodnych/niezgodnych z LSR zostaje zamieszczona na stronach LGD. 9