INSTRUKCJA DLA OSÓB OBSŁUGUJĄCYCH TOK STUDIÓW W ZAKRESIE DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH Z OPŁATAMI ZA STUDIA PRZEKAZYWANYCH Z JEDNOSTEK DO KWESTURY Rodzaje dokumentów: 1. Wnioski o przeksięgowanie wpłaty na konto innego kontrahenta z powodu uiszczenia opłaty na błędny numer rachunku bankowego lub a konto innej należności wskutek zmiany kierunku studiów 2. Wnioski o zwroty 3. Wnioski o wyksięgowanie należności od studentów w pozostałe koszty operacyjne 4. Wnioski o wyksięgowanie nadpłat w pozostałe przychody operacyjne 5. Kopie faktur lub faktur korygujących wystawianych studentom, których płatnikiem jest firma 6. Zestawienia korekt należności wystawianych na rozrachunkach studentów 7. Zestawienia poświadczające wykonanie inwentaryzacji rozrachunków ze studentami Wszystkie powyższe dokumenty powinny zostać podpisane przez pracownika prowadzącego rozrachunki ze studentami, Kierownika Jednostki oraz Dziekana u. Zatwierdzenia przez Kwestora wymagają: 1. Wnioski o przeksięgowanie środków związane z wystawieniem nowej należności (wskutek mylnej wpłaty studenta lub zmiany kierunku studiów) 2. Wnioski o zwroty 3. Wnioski o wyksięgowanie należności od studentów w pozostałe koszty operacyjne 4. Wnioski o wyksięgowanie nadpłat w pozostałe przychody operacyjne ZWROTY Zwrotu środków należy dokonywać bez zbędnej zwłoki. Po procesie rekrutacji w przypadku nieuruchomienia danego programu studiów - rozrachunki kandydatów powinny zostać zweryfikowane do 14 dni od daty wydania w tej sprawie decyzji Prorektora UJ ds. dydaktyki: Wystawione należności skorygowane, Wpłacone środki: o zwrócone, jeśli kandydat rezygnuje z nauki w UJ, o przeksięgowane, jeśli kandydat podejmuje edukację w ramach innego programu studiów w UJ. Pracownik danej Jednostki kontaktuje się z kandydatem, który dokonał wpłaty a nie złożył dotąd żadnej dyspozycji (zwrot, przeksięgowanie) w celu ustalenia: o czy podejmuje studia w innej Jednostce UJ -> kandydat składa podanie o przeksięgowanie wpłaconych środków w Jednostce, która dysponuje wpłatą (załącznik 2), o czy rezygnuje z nauki w UJ i trzeba dokonać zwrotu z równoczesnym pozyskaniem numeru konta bankowego do zwrotu. Kandydat wskazuje swoje dowolne konto bankowe, na które powinny wpłynąć zwracane przez UJ środki. Nie dotyczy wpłat wniesionych na konto UJ przez inną osobę niż kandydat - wtedy środki zwracane są
na rachunek bankowy osoby, która wpłaty dokonała -> w obu przypadkach wniosek o zwrot składa pracownik Jednostki (załącznik 3). Wniosek o zwrot środków należy przygotować zbiorczo dla wszystkich kandydatów. Dotyczy to również tych przypadków, kiedy z kandydatem nie ma kontaktu wtedy w polu numer konta bankowego do zwrotu proszę wpisać numer rachunku bankowego, z którego środki wpłynęły. Wnioski o zwroty Jednostki kierują do Działu Weryfikacji i Kontroli. Kwoty zwrotów powinny zostać udokumentowane wydrukiem stanu rozrachunku 9 kandydatów z systemu SAP FICA. W uzasadnieniu wniosku o zwroty podajemy stosowną decyzję Prorektora UJ ds. dydaktyki w sprawie nieuruchomienia danego kierunku studiów. Wniosek o zwroty powinien zostać podpisany przez pracownika Jednostki obsługującego tok studiów. Na wniosku o zwroty dysponent środków zatwierdza do wypłaty kwotę zbiorczą. W pozostałych przypadkach: Do Działu Weryfikacji i Kontroli pracownik Jednostki przekazuje podanie studenta lub pracownika Jednostki w imieniu studenta (załącznik 4) -> w tym drugim przypadku wola studenta musi zostać udokumentowana e-mailem z podaniem numeru konta bankowego i danych właściciela konta, na które zwrot należy przelać. Kwota zwrotu powinna zostać udokumentowana wydrukiem stanu rozrachunku 9 studenta z systemu SAP FICA. Pracownik Jednostki, powinien sprawdzić w systemie SAP FICA, kto dokonał wpłaty, która podlega zwrotowi. Wniosek o zwrot musi zawierać numer konta bankowego z danymi właściciela konta, na które należy przelać kwotę zwrotu -> zastrzeżenie: jeżeli wpłaty dokonała inna osoba niż student, zwrot zawsze musi zostać przesłany na rachunek bankowy osoby, która wpłaty dokonała. Jeżeli na kwotę zwrotu składają się wpłaty wniesione przez różne osoby na konto studenta, należy ten fakt uwzględnić wypełniając wniosek o zwrot z załącznika 5. Podanie studenta powinno zostać zweryfikowane i potwierdzone podpisem pracownika Jednostki obsługującego tok studiów. Na wniosku o zwroty dysponent środków zatwierdza kwotę do wypłaty. UWAGA: Podanie o zwrot może zostać zatwierdzone przez pracownika Jednostki obsługującego studenta w ramach danego programu studiów tylko w przypadku naliczenia mu wszystkich należności na dany semestr i po uregulowaniu przez niego bieżących płatności. Załączniki: 1. Wniosek o przeksięgowanie wpłaty za studia/opłaty administracyjnej z powodu wpłaty na błędny numer rachunku bankowego 2. Wniosek o przeksięgowanie wpłaty a konto innej należności wskutek zmiany kierunku studiów 3. Wniosek o zwroty wpłat za studia/opłat administracyjnych z powodu nieuruchomienia kierunku 4. Wniosek o zwrot wpłaty za studia/opłaty administracyjnej 5. Wniosek o zwrot wpłat za studia/opłaty administracyjnej w przypadku wpłat dokonywanych na konto studenta przez różne osoby
6. Wniosek o wyksięgowanie należności z tytułu usług edukacyjnych/ opłat administracyjnych w pozostałe koszty operacyjne 7. Wniosek o wyksięgowanie nadpłat z tytułu usług edukacyjnych/ opłat administracyjnych w pozostałe przychody operacyjne Wniosek o podjęcie windykacji dłużnika przez Kwesturę należy generować w systemie SAP FICA na 3 poziomie monitowania.
Załącznik 1 Imię i nazwisko Rok studiów Numer PH w SAP FICA Wniosek o przeksięgowanie wpłaty za studia/opłaty administracyjnej (błędny numer rachunku bankowego) W związku z uiszczeniem opłaty za studia/opłaty administracyjnej na numer rachunku bankowego innego studenta/doktoranta/słuchacza zwracam się z prośbą o jej przeksięgowanie zgodnie z poniższą dyspozycją: Kwota i waluta Nr konta 9 kontrahenta, gdzie zaksięgowano wpłatę Nr konta 9 kontrahenta, gdzie wpłatę należy przeksięgować Podpis wnioskodawcy Podpis pracownika Jednostki Zespół Weryfikacji i Kontroli
Załącznik 2 Imię i nazwisko Rok studiów Numer PH w SAP FICA Wniosek o przeksięgowanie wpłaty za studia/opłaty administracyjnej (zmiana kierunku studiów) W związku ze zmianą kierunku studiów z na zwracam się z prośbą o przeksięgowanie wpłaty za studia/opłaty administracyjne zgodnie z poniższą dyspozycją: Kwota i waluta Nr dokumentu należności z kierunku, gdzie złożono rezygnację Nr dokumentu należności na kierunku, gdzie studia są podejmowane Podpis wnioskodawcy Podpis pracownika Jednostki
Załącznik 3 Wniosek o zwrot wpłat za studia/opłat administracyjnych (nieuruchomienie kierunku) W związku z nieuruchomieniem kierunku na podstawie decyzji nr. z dnia Prorektora UJ ds. dydaktyki w sprawie nieuruchomienia niektórych kierunków studiów, proszę o zwrot opłat za studia poniższym osobom: Numer PH 9 w SAP FICA Imię i nazwisko Kwota, waluta Nr konta bankowego do zwrotu* SWIFT** Waluta konta** RAZEM do wypłaty w PLN RAZEM do wypłaty w EUR *w przypadku przelewu na konto zagraniczne, numer rachunku bankowego do zwrotu powinien zostać podany w formacie IBAN, jeśli istnieje. **dane wymagane w przypadku przelewu na konto prowadzone w walucie obcej.. Podpis pracownika jednostki Zespół Weryfikacji i Kontroli
Załącznik 4 Imię i nazwisko Rok studiów Numer PH w SAP FICA Wniosek o zwrot wpłaty za studia/opłaty administracyjnej W związku z: 1. Rezygnacją ze studiów (skreśleniem z listy studentów) 2. Nadpłatą na koncie rozrachunkowym 3. Uzyskaniem zgody na urlop dziekański 4. Zwolnieniem z części lub całości opłaty za studia 5. Inne: zwracam się z prośbą o: A. Zwrot kwoty na wskazany rachunek bankowy * *wnioskodawca wskazuje swoje dowolne konto bankowe, na które powinny wpłynąć zwracane przez UJ środki. Nie dotyczy wpłat wniesionych na konto UJ przez inną osobę niż wnioskodawca. W takich przypadkach środki zwracane są na rachunek bankowy osoby, która wpłaty dokonała. Kwota i waluta Dane właściciela konta (imię, nazwisko) Nr rachunku bankowego** Waluta rachunku bankowego*** KOD SWIFT *** Nazwa banku **w przypadku przelewu na konto zagraniczne, numer rachunku bankowego do zwrotu powinien zostać podany w formacie IBAN, jeśli istnieje *** dane wymagane w przypadku przelewu na konto prowadzone w walucie obcej B. Zwrot kwoty w PLN do odebrania w formie gotówki w dowolnej placówce banku PeKao S.A. Kwota w PLN PESEL* Rodzaj dokumentu tożsamości** Seria i numer dokumentu tożsamości** *Dotyczy obywateli polskich **Dotyczy studentów obcokrajowców Oświadczam, że ponoszę wszelką odpowiedzialność za skutki przesłania środków na wskazany przeze mnie numer rachunku bankowego. Podpis wnioskodawcy Podpis pracownika Jednostki
Załącznik 4 Zespół Weryfikacji i Kontroli
Załącznik 5 Imię i nazwisko Rok studiów Numer PH w SAP FICA Wniosek o zwrot wpłat za studia/opłaty administracyjnej (w przypadku wpłat dokonywanych przez różne osoby) W związku z: 1. Rezygnacją ze studiów (skreśleniem z listy studentów) 2. Nadpłatą na koncie rozrachunkowym 3. Uzyskaniem zgody na urlop dziekański 4. Zwolnieniem z części lub całości opłaty za studia 5. Inne: zwracam się z prośbą o: A. Zwrot kwoty na wskazany rachunek bankowy * *wnioskodawca wskazuje swoje dowolne konto bankowe, na które powinny wpłynąć zwracane przez UJ środki. Nie dotyczy wpłat wniesionych na konto UJ przez inną osobę niż wnioskodawca. W takich przypadkach środki zwracane są na rachunek bankowy osoby, która wpłaty dokonała. Kwota i waluta Dane właściciela konta (imię, nazwisko) Nr rachunku bankowego** Waluta rachunku bankowego*** KOD SWIFT *** Nazwa banku B. Zwrot kwoty na wskazany rachunek bankowy * Kwota i waluta Dane właściciela konta (imię, nazwisko) Nr rachunku bankowego** Waluta rachunku bankowego*** KOD SWIFT *** Nazwa banku **w przypadku przelewu na konto zagraniczne, numer rachunku bankowego do zwrotu powinien zostać podany w formacie IBAN, jeśli istnieje *** dane wymagane w przypadku przelewu na konto prowadzone w walucie obcej Kwota do wypłaty razem:.. Podpis wnioskodawcy Podpis pracownika Jednostki
Załącznik 5 Zespół Weryfikacji i Kontroli
Załącznik 6 Wniosek o wyksięgowanie należności z tytułu usług edukacyjnych/ opłat administracyjnych w pozostałe koszty operacyjne Zwracam się z wnioskiem o wyksięgowanie w pozostałe koszty operacyjne należności wobec Uniwersytetu Jagiellońskiego pani/pana Numer PH 9 w SAP FICA Kwota, waluta Numer dokumentu Tytuł zobowiązania Semestr Rok akad. Termin płatności Powód: koszty wysłania wezwania do zapłaty w formie listu poleconego z potwierdzeniem odbioru przewyższają kwotę należności* nieskuteczna windykacja dłużnika, którego należność wobec UJ nie przekracza wraz z odsetkami kwoty 100 zł* *zostawić właściwy powód Jeżeli wniosek dotyczy opłaty za indeks/dyplom dopisać, że dokument został wystawiony, a dodatkowo czy wydany dłużnikowi czy nie. Jeżeli windykacja kwoty była nieskuteczna, proszę udokumentować podjęte próby.. Podpis osoby prowadzącej rozrachunki dłużnika
Załącznik 7 Wniosek o wyksięgowanie nadpłat z tytułu usług edukacyjnych/ opłat administracyjnych w pozostałe przychody operacyjne Zwracam się z wnioskiem o wyksięgowanie w pozostałe przychody operacyjne nadpłaty pani/pana Numer PH 9 w SAP FICA Numer dokumentu Kwota Data wpłaty Powód: Student/ka uiścił/a wszystkie zobowiązania względem UJ, z powodu braku kontaktu nie ma możliwości pozyskania numeru konta bankowego w celu dokonania zwrotu nadpłaconej kwoty. Do wniosku proszę dołączyć dokumenty potwierdzające podejmowane próby kontaktu z osobą, której nadpłata dotyczy (wydruk e-maila, wysyłana listownie korespondencja, notatka służbowa).. Podpis osoby prowadzącej rozrachunki studenta