Zarządzenie nr 02/2015 Dyrektora Pogotowia Opiekuńczego im. Karola Olgierda Borchardta z dnia 12.01.2015r. w sprawie aktualizacji i wprowadzenia regulaminu organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków Na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z 2014 r. poz. 183, 1195, 2015 r. poz. 211.-.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 08 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz. 46). 1 W celu dostosowania zapisów Regulaminu do aktualnej struktury organizacyjnej placówki wprowadzam do stosowania w Pogotowiu Opiekuńczym w Gdańsku znowelizowany Regulamin organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, stanowiący załącznik do niniejszego Zarządzenia. 2 Nadzór nad realizacją niniejszego Zarządzenia powierza się Koordynatorowi Zespołu Opieki 3 Traci moc Zarządzenie Zarządzenie nr 13/2005 Dyrektora Pogotowia Opiekuńczego im. Karola Olgierda Borchardta z dnia 20.01.2005r. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 01.02.2015r. 4
Regulamin organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Pogotowiu Opiekuńczym w Gdańsku. I. Postanowienia ogólne 1.Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1) PO należy przez to rozumieć Pogotowie Opiekuńcze w Gdańsku. 2) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Pogotowia Opiekuńczego w Gdańsku. 3) komórkach organizacyjnych należy przez to rozumieć funkcjonujące w ramach pionów organizacyjnych pedagogicznego, administracyjnego i finansowo- księgowego sekcje, samodzielne stanowiska lub inne komórki organizacyjne. 4) przyjmującym zgłoszenie należy przez to rozumieć pracownika sekretariatu PO. 1 1. Sekretariat PO prowadzi rejestr skarg i wniosków wpływających do PO. 2. Wzór rejestru skarg i wniosków stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 3. Przyjmowanie, koordynowanie i wyjaśnianie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg i wniosków powierza się Koordynatorowi Zespołu Opieki 4. Jeśli zakres przedmiotowy skargi/wniosku wskazuje na możliwość zaistnienia konfliktu interesów z osobą Koordynatora Zespołu Opieki Specjalistycznej, Dyrektor wyznacza inną osobę funkcyjną z pracowników PO właściwą do przeprowadzenia postępowania w danej sprawie. 5. Inna osoba funkcyjna wskazana przez Dyrektora w sytuacji określonej zapisem 1 pkt 4, wypełnia wszystkie zadania przypisane niniejszym regulaminem Koordynatorowi Zespołu Opieki 2 1. Dyrektor PO przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy czwartek w godzinach od 10 00 do 12 00. 3 Skargi i wnioski wpływające do PO rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 30 dni. II. Przyjmowanie skarg i wniosków. 4 1. Pracownicy PO są zobowiązani do skierowania osoby chcącej złożyć skargę/wniosek do sekretariatu PO. 2. Pracownik sekretariatu dokonuje kwalifikacji oraz ewidencjonuje skargę/wniosek w rejestrze skarg i wniosków. 3. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie zapisanych w formie protokołu. 4. Skargę/wniosek wniesiony ustnie pracownik sekretariatu zapisuje w formie protokołu, który podpisują wnoszący skargę i przyjmujący zgłoszenie.
5. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 6. Pracownik sekretariatu jest zobowiązany potwierdzić złożenie skargi/wniosku, jeżeli zażąda tego wnoszący. 7. Skargi i wnioski, wpływające do PO, niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu pozostawia się bez rozpatrzenia. III. Rozpatrywanie skarg i wniosków 5 1. Pracownik sekretariatu po zarejestrowaniu przekazuje skargę/wniosek lub protokół przyjęcia skargi/wniosku wniesionej(go) ustnie do Dyrektora. 2. Po zapoznaniu się z treścią pisma noszącego znamiona skargi/wniosku bądź protokołu przyjęcia skargi/wniosku wniesionej(go) ustnie Dyrektor kieruje sprawę do Koordynatora Zespołu Opieki 3. Koordynator Zespołu Opieki Specjalistycznej w ramach sprawowanej funkcji koordynacyjnej przekazuje sprawę do wyjaśnienia właściwej komórce organizacyjnej PO z zachowaniem obowiązującej drogi służbowej. 4. Komórka merytoryczna w terminie wskazanym przez Dyrektora wyjaśnia sprawę i przygotowuje w uzgodnieniu z właściwym przełożonym projekt odpowiedzi na piśmie, który wraz z aktami dotyczącymi danej sprawy przekazuje Koordynatorowi Zespołu Opieki 5. Na polecenie Koordynatora Zespołu Opieki Specjalistycznej komórka składa również dodatkowe informacje w przedmiotowej sprawie. 6. Koordynator Zespołu Opieki Specjalistycznej przygotowuje ostateczną wersję odpowiedzi do wnoszącego skargę współpracując w razie potrzeby z prawnikiem, zatrudnionym w PO. 7. Koordynator Zespołu Opieki Specjalistycznej przedkłada projekt odpowiedzi wraz z aktami sprawy Dyrektorowi najpóźniej na dwa dni przed rozmową z interesantem. 8. Na polecenie Dyrektora pracownicy PO uczestniczący w postępowaniu zobowiązani są do złożenia dodatkowych wyjaśnień. 9. Dyrektor określa dalsze dyspozycje odnośnie złożonej skargi/wniosku. 10 Dalsze postępowanie zgodne z dyspozycją Dyrektora koordynuje Koordynator Zespołu Opieki 11. Przy rozpatrywaniu skarg lub wniosków dotyczących PO, opublikowanych przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne w formie materiałów prasowych lub innych wiadomości, należy odpowiedź przygotować w porozumieniu z Konsultantem ds. komunikacji społecznej i współpracy z mediami Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku oraz dodatkowo poinformować go o wynikach rozpatrzenia sprawy, dokonanych rozstrzygnięciach, wydanych poleceniach lub podjętych środkach i działaniach. 6 1. Zgłoszone skargi i wnioski powinny być rozpatrywane i załatwiane z należytą starannością, wnikliwie i terminowo. 2. Załatwienie skargi/wniosku powinno być poprzedzone rozpatrzeniem wszystkich okoliczności sprawy. Załatwienie skargi/wniosku polega na rozstrzygnięciu sprawy, wydaniu poleceń lub podjęciu innych stosownych środków, usunięciu stwierdzonych uchybień i w miarę możliwości przyczyn ich powstawania. 1. O sposobie załatwienia skargi/wniosku należy zawiadomić zainteresowanego. 2. Odpowiedź na skargę/wniosek podpisuje Dyrektor. 7
3. Jeżeli z treści skargi/wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu wzywa się wnoszącego skargę/wniosek do złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania, z pouczeniem, że nie usunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi/wniosku bez rozpoznania. 4. Skarga/wniosek dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej. 8 1. Kopie odpowiedzi na skargi/wnioski przechowywane są w sekretariacie PO. 2. W widocznym miejscu w budynku PO należy umieścić informacje wskazujące osoby wyznaczone do przyjmowania skarg i wniosków, jak również miejsce oraz czas przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków. IV. Postanowienia końcowe 9 Każdy pracownik PO jest zobowiązany do współpracy z Koordynatorem Zespołu Opieki Specjalistycznej w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków. Uchylanie się od takiej współpracy lub utrudnianie może spowodować wszczęcie postępowania dyscyplinarnego. 10 1. Nadzór nad prawidłowym trybem załatwiania skarg i wniosków powierza się Koordynatorowi Zespołu Opieki 2. W razie skargi lub wniosku dotyczącego pracowników, dla których Koordynator Zespołu Opieki Specjalistycznej jest bezpośrednim przełożonym, Dyrektor PO wyznacza inną osobę funkcyjną z pracowników PO, nadzorującą tryb postępowania w danej sprawie. 11 Dyrektor PO składa Dyrektorowi MOPR do 15-tego lipca i 15-tego stycznia każdego roku sprawozdanie ze sposobu przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
Pogotowie Opiekuńcze im. Karola Olgierda Borchardta Rejestr skarg i wniosków Załącznik nr 1 Lp wpływu Dane osobowe i adresowe interesanta Nr protokołu przyjęcia skargi Treść skargi Osoba prowadząca sprawę w PO udzielenia odpowiedzi Uwagi
Lp wpływu Dane osobowe i adresowe interesanta Nr protokołu przyjęcia skargi Treść skargi Osoba prowadząca sprawę w PO udzielenia odpowiedzi Uwagi
Protokół Załącznik nr 2 przyjęcia skargi- wniosku wniesionego(ej) ustnie* w dniu... 200... r. w... (nazwa instytucji) Pan(i)... Zamieszkały(a) w... ul.... nr... Wnosi ustnie do protokołu następującą skargę wniosek*. treść skargi-wniosku.... Wnoszący dołącza do protokołu następujące załączniki: 1... 2)... 3)... Wnoszący wskazuje na następujące dowody i wnosi o przesłuchanie następujących świadków: 1)... 2... 3)... Protokół niniejszy został wnoszącemu odczytany....... Przyjmujący zgłoszenie skargi-wniosku* Wnoszący * niepotrzebne skreślić