Polityka informacyjna Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna w zakresie kontaktów z inwestorami, mediami i klientami 1
Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Polityka informacyjna Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna ( Bank ) w zakresie kontaktów z inwestorami, mediami i klientami określa standardy przekazywania informacji do wiadomości publicznej oraz komunikacji z wszystkimi interesariuszami Banku, w szczególności z inwestorami, analitykami rynku, mediami oraz klientami. 2. Bank prowadzi przejrzystą politykę informacyjną, dotyczącą działalności Banku i Grupy Kapitałowej Banku, uwzględniającą potrzeby wszystkich interesariuszy, zapewniającą równy dostęp do informacji. 3. Polityka informacyjna jest realizowana przez Zarząd Banku. 4. Polityka informacyjna, o której mowa w 1, udostępniona jest w formie elektronicznej na stronie internetowej Banku. Rozdział 2 Polityka informacyjna w zakresie kontaktów z inwestorami oraz analitykami rynku 5. Bank jest spółką publiczną notowaną na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie i wypełnia obowiązki informacyjne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 6. Polityka informacyjna w zakresie kontaktów z inwestorami oraz analitykami rynku jest koordynowana przez Departament Relacji Inwestorskich i Strategicznych Analiz Rynkowych. 7. Bank udostępnia informacje dotyczące Banku wskazane w tym Rozdziale potrzebne do podejmowania decyzji inwestycyjnych przez racjonalnie działających inwestorów. 8. Bank wypełnia obowiązki informacyjne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności: 1) ustawą z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych, 2) ustawą z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, 3) ustawą z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, 4) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 19 lutego 2009 r. w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim, 5) ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe. 9. Bank, uwzględniając przepisy wskazane w 8, wypełnia obowiązki informacyjne poprzez publikację m.in: 1) kwartalnych sprawozdań finansowych, 2) półrocznych raportów finansowych obejmujących sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności wraz z raportem niezależnego biegłego rewidenta z przeglądu śródrocznego sprawozdania finansowego, 3) rocznych raportów finansowych obejmujących sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności wraz z opinią i raportem niezależnego biegłego rewidenta z badania rocznego sprawozdania finansowego oraz oświadczeniem o stosowaniu w Banku Zasad Ładu Korporacyjnego, 4) raportów bieżących zgodnie z 100 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 lutego 2009 r. w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych, 2
5) informacji poufnych, w rozumieniu art. 154 Ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, 6) raportów o stosowaniu lub odstąpieniu od stosowania zasad Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych, 7) informacji o stosowaniu lub odstąpieniu od stosowania Zasad Ładu Korporacyjnego dla Instytucji Nadzorowanych. 10. W związku z notowaniem kwitów depozytowych Bank przekazuje również informacje wymienione w 9 pkt. 1-5, na London Stock Exchange ( LSE ), zgodnie z procedurami LSE. 11. 1. Informacje, o których mowa w 9 pkt 1-5 Bank przekazuje za pośrednictwem Elektronicznego Systemu Przekazywania Informacji. Informacje, o których mowa w 9 pkt 6 Bank przekazuje za pośrednictwem Elektronicznej Bazy Informacji. 2. Informacje, o których mowa w ust. 1 Bank zamieszcza również na stronie internetowej Banku, w sekcji Relacje Inwestorskie. 12. Raport roczny dostępny jest na stronie internetowej Banku również w formie interaktywnej, zawierającej rozwiązania ułatwiające czytelnikowi zapoznanie się z zamieszczonymi informacjami. 13. Informacje wymienione w 9 pkt 4 i 5 stanowiące podstawę przekazania raportu bieżącego Banku przekazywane są do publicznej wiadomości niezwłocznie po zajściu zdarzenia lub okoliczności lub powzięciu wiadomości nich. Jedynie w przypadkach określonych przepisami prawa przekazanie do publicznej wiadomości informacji o wystąpieniu zdarzeń następuje w innym terminie. 14. Publikacja raportów okresowych w danym roku obrotowym następuje w terminach wyznaczonych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 15. Harmonogram publikacji wyników finansowych Bank podaje do publicznej wiadomości w formie raportu bieżącego oraz zamieszcza na stronie internetowej Banku. 16. Na stronie internetowej Banku udostępnia się akty korporacyjne, w szczególności: 1) Statut Banku, 2) Regulamin Zarządu, 3) Regulamin Rady Nadzorczej, 4) Regulamin Walnych Zgromadzeń. 17. Bank w zakresie komunikacji z uczestnikami rynku kapitałowego wykorzystuje narzędzia dostosowane do potrzeb i oczekiwań poszczególnych odbiorców, w szczególności: 1) kwartalne konferencje dotyczące wyników finansowych Banku dla inwestorów oraz analityków rynku, 2) spotkania przedstawicieli Zarządu Banku i Departamentu Relacji Inwestorskich i Strategicznych Analiz Rynkowych z inwestorami oraz analitykami rynku podczas konferencji inwestorskich, roadshows oraz spotkań one-on-one, 3) odpowiedzi na bieżące pytania inwestorów oraz analityków rynku, 4) Walne Zgromadzenia Akcjonariuszy. 18. Konferencje dotyczące wyników finansowych, wymienione w 17 pkt.1, są transmitowane za pośrednictwem internetu lub w innej technicznie możliwej formie. Transmisja dostępna jest również na stronie internetowej Banku w trybie off-line. 19. Bank odpowiada na pytania inwestorów oraz analityków rynku niezwłocznie uwzględniając czas konieczny na przygotowanie odpowiedzi. Numery telefonów i adresy email przedstawicieli Biura Relacji Inwestorskich dostępne są na stronie internetowej Banku, w sekcji Relacje Inwestorskie. 3
20. Udzielanie odpowiedzi na pytania inwestorów oraz analityków rynku odbywa się w granicach prawa, z zachowaniem poufności informacji prawnie chronionych, w szczególności, tajemnicy bankowej i tajemnicy przedsiębiorstwa, mając jednocześnie na uwadze interes Banku. 21. 1. Podczas obrad Walnego Zgromadzenia Zarząd Banku udziela akcjonariuszowi informacje dotyczące Banku zgodnie z przepisem art. 428 Kodeksu spółek handlowych oraz 10 Regulaminu Walnych Zgromadzeń Banku Pekao S.A., jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad. 2. W przypadku zgłoszenia przez akcjonariusza, poza Walnym Zgromadzeniem, wniosku o udzielenie informacji dotyczących Banku, Zarząd Banku może udzielić akcjonariuszowi informacji na piśmie nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia wniosku, przy uwzględnieniu ograniczeń wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. 3. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, o którym mowa w 8 pkt. 4, informacje udzielone akcjonariuszowi poza Walnym Zgromadzeniem podlegają opublikowaniu w formie raportu bieżącego. Rozdział 3 Polityka informacyjna w zakresie kontaktów z mediami 22. Polityka informacyjna w zakresie kontaktów z mediami obejmuje w szczególności: 1) konferencje prasowe, 2) informacje prasowe, 3) stronę internetową Banku, 4) media społecznościowe. 23. Polityka informacyjna w zakresie kontaktów z mediami jest koordynowana przez Biuro Komunikacji, wchodzące w skład Obszaru Komunikacji i Identyfikacji Wizualnej. 24. Relacjami z mediami zarządza Biuro Komunikacji. Kierujący Biurem Komunikacji jest jednocześnie Rzecznikiem Prasowym. Biuro Komunikacji dostarcza aktualnych informacji przedstawicielom środków masowego przekazu, jak również udziela odpowiedzi na wszelkie pytania przedstawicieli mediów, które nie spowodują ujawnienia informacji prawnie chronionych, w szczególności tajemnicy bankowej, tajemnicy przedsiębiorstwa, informacji poufnych lub innych informacji, które mogłyby w jakikolwiek sposób przyczynić się do osłabienia pozycji konkurencyjnej Banku. Informacje te są zawarte na stronie www.media.pekao.com.pl. 25. W zakresie przekazywanych informacji finansowych Biuro Komunikacji jest wspierane przez Departament Relacji Inwestorskich i Strategicznych Analiz Rynkowych, w zakresie zapewnienia spójności informacji udzielanych środowisku inwestorskiemu z polityką informacyjną Banku. Rozdział 4 Polityka informacyjna w zakresie kontaktów z Klientami 26. Polityka informacyjna Banku w zakresie kontaktów z Klientami umożliwia Klientowi łatwy dostęp do pełnych informacji na temat oferty produktowej Banku, a także realizuje obowiązki informacyjne wynikające z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. 27. Bank udziela informacji Klientom niezwłocznie, z zachowaniem wysokich standardów jakościowych wyrażających się przejrzystością, rzetelnością, kompletnością udzielanych informacji. 28. W przypadku, gdy z jakiegokolwiek powodu nie jest możliwe przekazanie Klientowi informacji, którymi jest zainteresowany, Bank wskazuje przyczyny niemożności ich przekazania, chyba że udzielenie takiego wyjaśnienia jest zabronione przepisami prawa. 4
29. Polityka informacyjna Banku w zakresie kontaktów z Klientami dotyczy przede wszystkim udzielania informacji w zakresie: 1) zmiany wzorców umownych w terminach zgodnych z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, 2) oferty produktowej Banku, 3) posiadanych przez Klienta produktów i usług oraz realizowanych dyspozycjach, 4) odpowiedzi, wyjaśnień, komentarzy na zgłoszenia Klientów składane w formie: pytań, wniosków, skarg, reklamacji oraz odwołań. 30. Komunikacja z Klientem odbywa się za pośrednictwem: 1) bezpośrednich rozmów prowadzonych z pracownikami Banku, 2) serwisu telefonicznego, 3) serwisu bankowości transakcyjnej, 4) poczty tradycyjnej, 5) poczty elektronicznej, 6) strony internetowej Banku, 7) mediów społecznościowych. Rozdział 5 Informacja o sposobach składania i rozpatrywania reklamacji Klientów 31. Reklamacje są rozpatrywane w odniesieniu do poszczególnych produktów lub usług Banku, na warunkach określonych postanowieniami regulaminów i ogólnych warunków dotyczących tych produktów lub usług. 32. Klienci mogą składać reklamacje pracownikowi Banku osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika osoby lub instytucji uprawnionej do występowania w jego imieniu (na podstawie pełnomocnictwa/ upoważnienia wystawionego przez Klienta). 33. Klienci mogą również składać reklamacje pisemnie, na adres Banku, faksem, telefonicznie za pośrednictwem Infolinii Banku lub za pośrednictwem bankowej usługi telekomunikacyjnej Pekao24. Dane adresowe Centrali Banku i Oddziałów Banku oraz numery telefonów i faksów, pod którymi można składać reklamacje, są dostępne na stronie internetowej Banku www.pekao.com.pl. 34. W przypadku reklamacji złożonych telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej Klient może zostać poproszony o potwierdzenie zgłoszenia na piśmie opatrzonym własnoręcznym podpisem, zgodnym ze wzorem podpisu złożonym w Banku lub na karcie płatniczej. 35. Bank potwierdza przyjęcie reklamacji pisemnie, na adres do korespondencji wskazany przez Klienta lub w inny sposób uzgodniony z Klientem. 36. Bank rozpatruje zgłoszone reklamacje niezwłocznie po ich wpływie, w terminie nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych od daty ich otrzymania z zastrzeżeniem 37. 37. W przypadku uzasadnionej niemożności udzielenia odpowiedzi w terminie określonym w 36, Bank przekazuje Klientowi informację o przyczynach opóźnienia, okolicznościach, które muszą zostać ustalone oraz o przewidywanym terminie udzielenia odpowiedzi. Termin ten nie powinien przekroczyć 90 dni kalendarzowych, od dnia otrzymania reklamacji. 38. Odpowiedzi na złożoną reklamację Bank udziela w formie pisemnej na adres do korespondencji lub w innej formie, uzgodnionej z Klientem. 5
39. Informacja o możliwych sposobach składania reklamacji oraz o sposobach ich rozpatrywania, jest dostępna na stronie internetowej Banku, w jednostkach Banku obsługujących Klientów oraz jest wręczana Klientowi w formie pisemnej na każde jego żądanie. 40. Bank nie wprowadza ograniczeń co do terminu złożenia reklamacji innego niż przewidują to obowiązujące przepisy prawa. Niemniej jednak, w celu umożliwienia rzetelnego efektywnego rozpatrzenia reklamacji Klient powinien złożyć reklamację niezwłocznie po powzięciu informacji o zaistnieniu okoliczności budzących jego zastrzeżenia. 41. Klientowi, będącemu konsumentem, przysługuje prawo pozasądowego rozstrzygania sporów poprzez wszczęcie postępowania przed Arbitrem Bankowym, z zastrzeżeniem, że przedmiotem postępowania mogą być wyłącznie spory w zakresie roszczeń pieniężnych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przez Bank czynności bankowych lub innych których wartość przedmiotu sporu nie jest wyższa niż kwota 8.000 zł. Procedurę postępowania przed Arbitrem Bankowym reguluje Regulamin Bankowego Arbitrażu Konsumenckiego dostępny na stronie internetowej Związku Banków Polskich (www.zbp.pl). 42. Klient może także zwrócić się o pomoc do Rzecznika Konsumentów. Rozdział 6 Postanowienia końcowe 43. Rada Nadzorcza Banku dokonuje regularnej oceny stosowania Zasad Ładu Korporacyjnego dla Instytucji Nadzorowanych i przekazuje pozostałym organom Banku wyniki tej oceny. Wyniki tej oceny udostępniane są także na stronie internetowej Banku. 44. Bank monitoruje zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawnych, rekomendacje Komisji Nadzoru Finansowego i innych regulatorów dotyczące przekazywania informacji do publicznej wiadomości oraz komunikacji z interesariuszami Banku i uwzględnia je w niniejszej Polityce. 6