Planning and Execution of the Budget of Municipalities Evolution of the preparation of budget and Multiannual Financial Forecast in the City of Warsaw Presentation for the participants of the NIK international seminar Warsaw 7 October 2015 Marzanna Krajewska, Deputy Treasurer of City of Warsaw Director of Budget Planning Department 1
Phases of the evolution of budgetary planning in Warsaw 2008 Task-oriented budget is fully integrated with the budget according to the budgetary classification Formalization of the debt policy Extended to 3 years budget perspective 2009 Extended to 5 years planning perspective for the investment program of Warsaw 2010 Expansion of task-oriented budget on objectives and measures of achievements (1000 measures) Developing Warsaw MultiannualFinancial Forecast, including the adjustment of SAP,ERP and BW 2011 Medium-and long-term perspective planning: First edition of Multiannual Financial Forecast for the years 2011-2032 fully linked to the budget with a list of long-term projects which form basis for contract commitments 2013 The need to adapt Warsaw Multiannual Financial Forecast to the MoF standards, including modification of SAP,ERP and BW 2015 Planning and reporting also in the form of a civic (participatory) budget 2
Phases of the "evolution" of budgetary planning in Warsaw 2008: Task-orientedbudget is fully integrated with the budgetaccording to the budgetary classification Formalization of the debt policy Extended to 3 years budget perspective 2009: Extended to 5 years planning perspective for the investment program of Warsaw 2010: Expansion of task-oriented budget on objectives and measures (1000 measures) Developing Warsaw MultiannualFinancial Forecast, including the adjustment of SAP,ERP and BW 3
Phases of the "evolution" of budgetary planning in Warsaw 2011 : Medium- and long-term perspective planning: First edition of Multiannual Financial Forecast(MFF) for the years 2011-2032 fully linked to the budget with a list of long-term projects which form basisforcontract commitments 2013 : The need to adapt Warsaw MultiannualFinancial Forecastto the Ministry of Finance standards, including modification of SAP, ERP and BW 2015 : Planning and reporting also by the civic(participatory) budget 4
Advanced IT tools for coordination of planning in a complex group structure City of Warsaw 1 Warsaw City Hall ( 36 departments) 127 city units 18 districts 795 district units 5
Advanced IT tools for coordination of planning in a complex group structure 941 administratorsof budget funds 14,6 bln PLN 1city hall and 18 district offices 9,5 bln PLN 14 managing unitsof municipal housing resources 1,2 bln PLN 100 social welfare units 864 mln PLN 808 educational institutions 3 bln PLN 6
IT tools in budget planning The procedure for budgetdocumentary works using IT tools and analytical download Wnioskodawca Kategoria zmian Stanowisko finansowe Dochody Wydatki Pozycje finansowe Uchwała Rady Zarządzenie Prezydenta Obszar funkcjonaln y Program budżetowy Proponowane zmiany Kod dysponenta Dz Rozdz Kod Kod zmniejszenie zwiększenie Plan Zarząd 165/2015 z dnia 18.03.2015 Plan po zmianach The data implementation processfrom Excel to the integrated planning system based on SAP J.02.000 801.80104.W3020+000 GMMW B/V/1/1/1 36 787 1 203 0 35 584 J.02.000 801.80104.W4010+000 GMMW B/V/1/1/1 9 862 735 996 180 0 8 866 555 J.02.000 801.80104.W4040+000 GMMW B/V/1/1/1 781 178 19 153 0 762 025 J.02.000 801.80104.W4110+000 GMMW B/V/1/1/1 1 308 645 172 624 0 1 136 021 J.02.000 801.80104.W4120+000 GMMW B/V/1/1/1 153 445 24 143 0 129 302 J.02.000 801.80104.W4210+000 GMMW B/V/1/1/1 491 655 18 509 0 473 146 J.02.000 801.80104.W4240+000 GMMW B/V/1/1/1 25 345 1 205 0 24 140 J.02.000 801.80104.W4260+000 GMMW B/V/1/1/1 910 088 25 089 0 884 999 J.02.000 801.80104.W4280+000 GMMW B/V/1/1/1 13 777 503 0 13 274 J.02.000 801.80104.W4300+000 GMMW B/V/1/1/1 490 911 13 985 0 476 926 J.02.000 801.80104.W4360+000 GMMW B/V/1/1/1 38 210 1 047 0 37 163 J.02.000 801.80104.W4400+000 GMMW B/V/1/1/1 406 255 16 985 0 389 270 J.02.000 801.80104.W4440+000 GMMW B/V/1/1/1 420 090 15 010 0 405 080 7
Advanced IT tools for coordination of planning and forecasting in the long term 2.967 multiannual projects 52,4 mld zł 2.001 current projects 36,3 mld zł 966 property projects 16,1 mld zł 1.022 planned 979 implemented 566 planned 400 implemented 4,3 mld zł 32 mld zł 14,7 mld zł 1,4 mld zł 8
Working report of effects of changes in the main parameters of the budget covered by the Warsaw s MFF - in a budget implementation units 2015 2016 2017 RÓŻNICA ZMIANA [%] WYSZCZEGÓLNIENIE PLAN NA 07.05.2015 PLAN NA 07.05.2015 PLAN NA 07.05.2015 2015 / 2014 2016 / 2015 2017 / 2016 2015 / 2014 2016 / 2015 2017 / 2016 ZŁ ZŁ ZŁ ZŁ ZŁ ZŁ % % % DZIELNICE OGÓŁEM 4 719 193 250 4 598 758 940 4 678 191 021 182 504 443-120 434 310 79 432 081 4,0-2,6 1,7 Bemowo 211 805 356 213 931 377 219 109 955 15 095 690 2 126 021 5 178 578 7,7 1,0 2,4 Białołęka 256 015 979 257 156 655 267 232 921 16 966 375 1 140 676 10 076 266 7,1 0,4 3,9 Bielany 339 798 746 335 400 198 340 111 853 8 470 818-4 398 548 4 711 655 2,6-1,3 1,4 Mokotów 555 873 640 531 492 002 540 924 622 19 768 535-24 381 638 9 432 620 3,7-4,4 1,8 Ochota 236 965 287 229 091 051 233 244 873 6 808 173-7 874 236 4 153 822 3,0-3,3 1,8 Praga Południe 436 029 452 420 160 330 426 369 767 8 083 081-15 869 122 6 209 437 1,9-3,6 1,5 Praga Północ 252 508 748 236 749 986 244 049 986 2 464 820-15 758 762 7 300 000 1,0-6,2 3,1 Rembertów 64 396 675 62 565 163 63 127 747 3 487 221-1 831 512 562 584 5,7-2,8 0,9 Śródmieście 588 750 360 560 857 224 560 849 057 9 394 308-27 893 136-8 167 1,6-4,7 0,0 Targówek 289 826 765 287 613 232 291 790 789 14 202 105-2 213 533 4 177 557 5,2-0,8 1,5 Ursus 128 707 746 127 181 452 129 869 301 7 726 381-1 526 294 2 687 849 6,4-1,2 2,1 Ursynów 306 102 701 308 267 316 320 178 072 13 769 422 2 164 615 11 910 756 4,7 0,7 3,9 Wawer 179 510 726 176 254 581 179 341 187 8 995 426-3 256 145 3 086 606 5,3-1,8 1,8 Wesoła 61 329 599 59 766 333 60 917 540 4 714 362-1 563 266 1 151 207 8,3-2,5 1,9 Wilanów 85 619 750 80 887 204 83 091 177 11 159 725-4 732 546 2 203 973 15,0-5,5 2,7 Włochy 119 891 749 116 179 554 117 550 012 5 075 885-3 712 195 1 370 458 4,4-3,1 1,2 Wola 452 383 024 445 021 026 448 956 172 14 797 336-7 361 998 3 935 146 3,4-1,6 0,9 Żoliborz 153 676 947 150 184 256 151 475 990 11 524 780-3 492 691 1 291 734 8,1-2,3 0,9 BIURA OGÓŁEM 3 501 269 064 3 155 773 668 2 916 844 696 1 052 003 900-345 495 396-238 928 972 43,0-9,9-7,6 Biuro Gospodarki Odpadami Komunalnymi 362 291 828 363 000 000 363 000 000 75 769 864 708 172 0 26,4 0,2 0,0 Biuro Księgowości i Kontrasygnaty, w tym: 736 351 539 802 010 289 824 017 148 13 786 382 65 658 750 22 006 859 1,9 8,9 2,7 "janosikowe" 728 562 457 797 584 713 819 947 583 9 101 303 69 022 256 22 362 870 1,3 9,5 2,8 pozostałe 7 789 082 4 425 576 4 069 565 4 685 079-3 363 506-356 011 150,9-43,2-8,0 Biuro Polityki Długu i Zarządzania Płynnością, w tym: 401 159 000 426 070 000 446 648 000 104 727 708 24 911 000 20 578 000 35,3 6,2 4,8 obsługa długu 380 600 000 409 205 894 431 594 746 93 494 513 28 605 894 22 388 852 32,6 7,5 5,5 poręczenia i gwarancje 10 800 210 9 996 317 8 963 444 8 794 495-803 893-1 032 873 438,5-7,4-10,3 pozostałe 9 758 790 6 867 789 6 089 810 2 438 700-2 891 001-777 979 33,3-29,6-11,3 Biuro Kadr i Szkoleń 402 888 455 411 242 415 413 710 029 67 695 658 8 353 960 2 467 614 20,2 2,1 0,6 Biuro Kultury 209 404 347 202 000 000 203 000 000 12 163 178-7 404 347 1 000 000 6,2-3,5 0,5 Biuro Pomocy i Projektów Społecznych 80 653 992 82 293 470 80 166 896 17 974 644 1 639 478-2 126 574 28,7 2,0-2,6 Biuro Gospodarki Nieruchomościami, w tym: 320 044 243 247 814 000 62 380 000 26 940 954-72 230 243-185 434 000 9,2-22,6-74,8 odszkodowania 303 360 269 235 490 500 50 056 500 17 220 084-67 869 769-185 434 000 6,0-22,4-78,7 pozostałe 16 683 974 12 323 500 12 323 500 9 720 870-4 360 474 0 139,6-26,1 0,0 Biuro Edukacji 87 447 947 77 870 000 78 129 000 36 724 863-9 577 947 259 000 72,4-11,0 0,3 Biuro Sportu i Rekreacji 32 638 000 32 475 000 33 060 000 1 206 041-163 000 585 000 3,8-0,5 1,8 Biuro Administracyjno-Gospodarcze 43 693 180 35 189 519 35 292 507 20 030 257-8 503 661 102 988 84,6-19,5 0,3 Biuro Polityki Zdrowotnej, w tym: 49 234 000 30 700 000 31 080 000 15 341 860-18 534 000 380 000 45,3-37,6 1,2 rozliczenia związane z likwidacją SP ZOZ 31 907 345 14 037 335 11 732 415 10 461 613-17 870 010-2 304 920 48,8-56,0-16,4 pozostałe 17 326 655 16 662 665 19 347 585 4 880 247-663 990 2 684 920 39,2-3,8 16,1 Biuro Funduszy Europejskich i Rozwoju Gospodarczego 71 269 698 44 084 707 66 326 216 62 744 545-27 184 991 22 241 509 736,0-38,1 50,5 Biuro Administracji i Spraw Obywatelskich 22 875 000 24 100 000 24 050 000 1 553 952 1 225 000-50 000 7,3 5,4-0,2 Biuro Promocji Miasta 0 0 0 0 0 0 - - - Biuro Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, w tym: 55 757 190 53 297 000 53 914 000 45 812 658-2 460 190 617 000 460,7-4,4 1,2 rezerwa na zarządzanie kryzysowe 42 000 000 39 500 000 39 500 000 42 000 000-2 500 000 0 - -6,0 0,0 pozostałe 13 757 190 13 797 000 14 414 000 3 812 658 39 810 617 000 38,3 0,3 4,5 Biuro Stołecznego Konserwatora Zabytków 14 000 000 14 600 000 15 000 000 5 489 067 600 000 400 000 64,5 4,3 2,7 Biuro Ochrony Środowiska 4 986 000 5 100 000 5 200 000 1 305 206 114 000 100 000 35,5 2,3 2,0 Biuro Informatyki i Przetwarzania Informacji 23 496 531 22 050 000 22 250 000 6 462 965-1 446 531 200 000 37,9-6,2 0,9 Biuro Architektury i Planowania Przestrzennego 7 664 000 7 952 400 8 000 000 4 549 531 288 400 47 600 146,1 3,8 0,6 Gabinet Prezydenta 6 219 076 5 514 200 5 539 200 3 021 207-704 876 25 000 94,5-11,3 0,5 Centrum Komunikacji Społecznej 30 762 154 25 534 018 25 081 302 8 117 087-5 228 136-452 716 35,8-17,0-1,8 Biuro Planowania Budżetowego, w tym: 498 764 923 210 544 398 88 431 400 498 722 440-288 220 525-122 112 998 ##### -57,8-58,0 rezerwa ogólna 38 594 923 22 926 645 23 013 476 38 594 923-15 668 278 86 831 - -40,6 0,4 pozstałe rezerwy BPB 0 0 0 0 0 0 - - - pozostałe 460 170 000 187 617 753 65 417 924 460 127 517-272 552 247-122 199 829 ###### -59,2-65,1 Biuro Projektów Partnerstwa Publiczno - Prywatnego 0 0 0 0 0 0 - - - Biuro Prawne 3 801 862 4 000 000 4 100 000 833 163 198 138 100 000 28,1 5,2 2,5 Biuro Geodezji i Katastru 7 837 965 8 036 000 8 148 000 2 894 980 198 035 112 000 58,6 2,5 1,4 Biuro Drogownictwa i Komunikacji 2 450 000 3 100 000 3 200 000 1 497 202 650 000 100 000 157,1 26,5 3,2 Biuro Rady m.st. Warszawy 2 860 000 2 860 000 2 860 000 475 962 0 0 20,0 0,0 0,0 Biuro Ochrony 3 000 000 3 100 000 3 100 000 1 189 155 100 000 0 65,7 3,3 0,0 Biuro Infrastruktury 4 924 994 4 921 252 4 795 998 2 772 524-3 742-125 254 128,8-0,1-2,5 Biuro Nadzoru Właścicielskiego 1 200 000 1 300 000 1 350 000 655 980 100 000 50 000 120,6 8,3 3,8 Biuro Koordynacji Inwestycji i Remontów w Pasie Drogowym 396 200 2 000 000 2 000 000 232 731 1 603 800 0 142,4 404,8 0,0 Biuro Polityki Lokalowej 11 980 000 2 000 000 2 000 000 11 627 207-9 980 000 0 3 295,8-83,3 0,0 Biuro Działalności Gospodarczej i Zezwoleń 0 0 0 0 0 0 - - - Urząd Stanu Cywilnego 400 000 400 000 400 000 369 199 0 0 1 198,7 0,0 0,0 Biuro Podatków i Egzekucji 451 940 250 000 250 000 351 706-201 940 0 350,9-44,7 0,0 Biuro Rozwoju Miasta 150 000 150 000 150 000 125 769 0 0 519,0 0,0 0,0 Sekretariat ds. Euro 2012 0 0 0 0 0 0 - - - Biuro Zamówień Publicznych 110 000 110 000 110 000 91 003 0 0 479,0 0,0 0,0 Biuro Kontroli 65 000 65 000 65 000 57 227 0 0 736,2 0,0 0,0 Archiwum Urzędu m.st. Warszawy 0 0 0 0 0 0 - - - Biuro Audytu Wewnętrznego 40 000 40 000 40 000-1 309 975 0 0-97,0 0,0 0,0 9
Multiannual Financial Forecast and budget -two separate, or one coherent document Summary It is crucial to plan in a medium-and long-term perspective Declining role of the annual budget Lack of flexibility and formalism are the reason for labor intensity, cost and time consumption associated with the budget preparation and its revisions Evidence of the interest in our expertize in multiannual planning study visits from Ukraine, Moldova, Mongolia, China, the interest of students 10
Conclusion The focus and essence of budgetary planning has moved from the short-term (annual) to the multiannual programming. Key decisions, regulatory standards and debt control are based predominantly on multiannual budgetary planning. 11