ZASADY KORZYSTANIA Z DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO w Niepublicznej Szkole Podstawowej nr 1 w Bydgoszczy Wejście w życie: 01.09.2016 r. 1
SPIS TREŚCI: Rozdział 1. Postanowienia ogólne..3 Rozdział 2. Konta w dzienniku elektronicznym.4 Rozdział 3. Przekazywanie informacji w dzienniku elektronicznym..7 Rozdział 4. Zadania administratora dziennika elektronicznego.8 Rozdział 5. Korzystanie z dziennika elektronicznego przez dyrektora/wicedyrektora szkoły 9 Rozdział 6. Korzystanie z dziennika elektronicznego przez wychowawcę klasy..10 Rozdział 7. Korzystanie z dziennika elektronicznego przez nauczyciela...11 Rozdział 8. Korzystanie z dziennika elektronicznego przez pracowników sekretariatu...12 Rozdział 9. Korzystanie z dziennika elektronicznego przez rodziców...12 Rozdział 10. Korzystanie z dziennika elektronicznego przez uczniów...13 Rozdział 11. Postępowanie podczas awarii.13 Rozdział 12. Postanowienia końcowe...14 2
PODSTAWA PRAWNA 1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2016 r. poz. 922). 2. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1170). ROZDZIAŁ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. W Niepublicznej Szkole Podstawowej nr 1 w Bydgoszczy za pośrednictwem strony www.synergia.librus.pl funkcjonuje dziennik elektroniczny. Oprogramowanie oraz usługi z jego obsługą dostarczane są przez firmę zewnętrzną, współpracującą ze szkołą. Podstawą działania dziennika elektronicznego jest umowa podpisana przez Dyrektora Szkoły i uprawnionego przedstawiciela firmy dostarczającej i obsługującej system dziennika elektronicznego. 2. Za niezawodność działania systemu, ochronę danych osobowych umieszczonych na serwerach oraz tworzenie kopii bezpieczeństwa, odpowiada firma nadzorująca pracę dziennika elektronicznego, pracownicy szkoły, którzy mają bezpośredni dostęp do edycji i przeglądania danych oraz rodzice w zakresie udostępnionych im danych. Szczegółową odpowiedzialność obu stron reguluje zawarta pomiędzy stronami umowa oraz przepisy obowiązującego w Polsce prawa. 3. Administratorem danych osobowych jest Niepubliczna Szkoła Podstawowa nr 1 w Bydgoszczy. Na podstawie prawnej o przechowywaniu i przetwarzaniu danych osobowych: art. 23 pkt 1 ust. 2 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2016 r. poz. 922) Dyrektor Szkoły nie jest zobligowany do zbierania zgody na przetwarzania danych osobowych w związku z obowiązkami wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1170). 4. W dzienniku elektronicznym umieszcza się: dane osobowe uczniów, oceny bieżące, oceny śródroczne i roczne, frekwencję, tematy zajęć, plan zajęć obowiązkowych. 5. Każdy rodzic (prawny opiekun) po zalogowaniu się na swoim koncie z zakładce INFORMACJE ma zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych, dostęp do raportu o zawartych w systemie danych o: 1) informacji identyfikujących osobę (swoje dziecko). 2) informacji z zakresu 7 ust. 1 pkt. 1, 2, 3, 5 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, 3
jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024); 3) listy loginów użytkowników uprawnionych do edycji danych (administratorzy dziennika elektronicznego, dyrektor i wicedyrektor szkoły, wychowawcy, pracownicy sekretariatu). 6. Pracownicy szkoły zobowiązani są do stosowania zasad zawartych w poniższym dokumencie, przestrzegania przepisów obowiązujących w szkole. 7. Rodzicom na pierwszym zebraniu w nowym roku szkolnym zapewnia się możliwość zapoznania się ze sposobem działania i funkcjonowania dziennika elektronicznego. Dostęp do informacji jest bezpłatny. 8. Wszystkie moduły składające się na dziennik elektroniczny zapewniają realizację zapisów zamieszczonych w Wewnątrzszkolnych zasadach oceniania i Przedmiotowych zasadach oceniania, dostępnych na stronie internetowej szkoły. 9. Zasady korzystania z dziennika elektronicznego przez rodziców (prawnych opiekunów), uczniów oraz pracowników szkoły określone są w umowie zawartej pomiędzy firmą zewnętrzną dostarczającą system dziennika elektronicznego, a placówką szkolną, z zastrzeżeniem, że rodzicowi przysługuje prawo bezpłatnego dostępu do informacji o swoim dziecku: 1) do wybranych informacji poprzez konto indywidualne; 2) do pozostałych informacji na terenie szkoły; w obecności wicedyrektora/wychowawcy/nauczyciela przedmiotowego rodzicowi udostępnia się za pomocą komputera wszystkie informacje dotyczące jego dziecka z zachowaniem poufności danych osobowych. Zasady te są opisane w zakładce POMOC w dzienniku elektronicznym po zalogowaniu się na swoje bezpłatne konto na stronie www.synergia.librus.pl 10. W przypadku opisanym w pkt 9 zaleca się prezentować rodzicom dane ucznia poprzez wykorzystanie modułu KARTOTEKI UCZNIOWSKIEJ, dostępnego w dzienniku elektronicznym. ROZDZIAŁ 2 KONTA W DZIENNIKU ELEKTRONICZNYM 1. Każdy użytkownik posiada własne konto w systemie dziennika elektronicznego, za które osobiście odpowiada. Szczegółowe zasady dla poszczególnych kont opisane są w zakładce POMOC w dzienniku elektronicznym po zalogowaniu się na swoje konto (www.synergia.librus.pl/help) oraz w poszczególnych rozdziałach tego dokumentu. 2. Dostęp do konta chroniony jest przez hasło. Hasło musi być zmieniane, co 30 dni za wyjątkiem rodziców, gdzie zmiana następuje co 90 dni. Hasło musi składać się z co najmniej 8 znaków i być kombinacją liter i cyfr. Początkowe hasło do swojego konta, które użytkownik dostanie od administratora, służy tylko do pierwszego zalogowania. Konstrukcja systemu wymusza na użytkowniku okresową zmianę hasła. 3. Użytkownik jest zobowiązany stosować się do zasad bezpieczeństwa w posługiwaniu się loginem i hasłem do systemu. 4. Hasło umożliwiające dostęp do zasobów sieci każdy użytkownik utrzymuje w tajemnicy również po upływie ich ważności. 5. W przypadku utraty hasła lub podejrzenia, że zostało odczytane/wykradzione przez 4
osobę nieuprawnioną, użytkownik zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie administratora dziennika elektronicznego. 6. W dzienniku elektronicznym funkcjonują następujące grupy kont posiadające odpowiadające im uprawnienia: GRUPA UŻYTKOWNIKÓW UCZEŃ RODZIC SEKRETARIAT NAUCZYCIEL WYCHOWAWCA KLASY ZAKRES UPRAWNIEŃ Przeglądanie własnych ocen Przeglądanie własnej frekwencji Dostęp do wiadomości systemowych Dostęp do ogłoszeń szkoły Dostęp do konfiguracji własnego konta Przeglądanie ocen swojego dziecka Przeglądanie nieobecności swojego dziecka Dostęp do wiadomości systemowych Dostęp do ogłoszeń szkoły Dostęp do konfiguracji własnego konta Tworzenie oddziałów Przydział oddziałów wychowawcom Wgląd w ewidencję nauczycieli Zarządzanie ocenami z prowadzonych lekcji Zarządzanie frekwencją z prowadzonych lekcji Wgląd w statystyki wszystkich uczniów Wgląd w statystyki logowań Przeglądanie ocen wszystkich uczniów Przeglądanie frekwencji wszystkich uczniów Dostęp do wiadomości systemowych Dostęp do ogłoszeń szkoły Dostęp do konfiguracji konta Dostęp do wydruków Dostęp do eksportów Zarządzanie ocenami z prowadzonych lekcji Zarządzanie frekwencją z prowadzonych przedmiotów Zarządzanie frekwencją w klasie, w której nauczyciel jest wychowawcą Edycja danych uczniów w klasie, w której nauczyciel jest wychowawcą Wgląd w statystyki wszystkich uczniów Wgląd w statystyki logowań Przeglądanie ocen wszystkich uczniów Przeglądanie frekwencji wszystkich uczniów 5
Dostęp do wiadomości systemowych Dostęp do ogłoszeń szkoły Dostęp do konfiguracji konta Dostęp do wydruków Dostęp do eksportów DYREKTOR / WICEDYREKTOR SZKOŁY ADMINISTRATOR DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO Zarządzanie ocenami z prowadzonych przedmiotów Zarządzanie frekwencją z prowadzonych przedmiotów Edycja danych wszystkich uczniów Wgląd w statystyki wszystkich uczniów Wgląd w statystyki logowań Przeglądanie ocen wszystkich uczniów Przeglądanie frekwencji wszystkich uczniów Dostęp do wiadomości systemowych Dostęp do ogłoszeń szkoły Dostęp do konfiguracji konta Dostęp do wydruków Dostęp do eksportów Planowanie zastępstw Dostęp do danych znajdujących się w panelu dyrektorskim Zarządzanie wszystkimi danymi szkoły: jednostki, klasy, uczniowie, nauczyciele, przedmioty, lekcje Wgląd w listę kont użytkowników Zarządzanie zablokowanymi kontami Zarządzanie ocenami w całej szkole Zarządzanie frekwencją w całej szkole Wgląd w statystyki wszystkich uczniów Wgląd w statystyki logowań Przeglądanie ocen wszystkich uczniów Przeglądanie frekwencji wszystkich uczniów Dostęp do wiadomości systemowych Dostęp do ogłoszeń szkoły Dostęp do konfiguracji konta Dostęp do wydruków Dostęp do eksportów Zarządzanie planem lekcji szkoły Nadawanie uprawnień dla użytkowników 7. Każdy użytkownik ma obowiązek dokładnego zapoznania się z POMOCĄ i REGULAMINAMI dostępnymi po zalogowaniu się na swoje konto, w szczególności z regulaminem korzystania z systemu. 8. Uprawnienia przypisane do kont, w szczególności tych dyrektorskich, nauczycielskich oraz administratorskich mogą zostać zmienione przez administratora dziennika elektronicznego. Aktualna lista uprawnień publikowana jest w dokumentacji systemu 6
dostępnej po zalogowaniu na kontach dyrektora szkoły oraz administratora dziennika elektronicznego. ROZDZIAŁ 3 PRZEKAZYWANIE INFORMACJI W DZIENNIKU ELEKTRONICZNYM 1. W dzienniku elektronicznym do przekazywania i wymiany informacji służą moduły: WIADOMOŚCI, OGŁOSZENIA, TERMINARZ. 2. W szkole w dalszym ciągu funkcjonują dotychczasowe formy kontaktów z rodzicami zgodnie ze statutem szkoły. Szkoła może, na życzenie rodzica (prawnego opiekuna) udostępnić papierowe wydruki, które są przewidziane dla konta rodzica w systemie dziennika elektronicznego. 3. Moduł WIADOMOŚCI służy do komunikacji i przekazywania informacji z możliwością informacji zwrotnej. 4. W module WIADOMOŚCI nauczyciel może zamieszczać informacje o np. zebraniach, drzwiach otwartych, wycieczkach, ważnych wydarzeniach z życia szkoły. 5. Moduł WIADOMOŚCI nie może zastąpić oficjalnych podań papierowych, które regulują przepisy odnośnie szkolnej dokumentacji. 6. Odczytanie przez rodzica informacji zawartej w module WIADOMOŚCI jest równoznaczne z przyjęciem do wiadomości treści komunikatu, co potwierdzone zostaje automatycznie odpowiednią adnotacją systemu przy wiadomości. Adnotację potwierdzającą odczytanie wiadomości w systemie uważa się za równoważną skutecznemu dostarczeniu jej do rodzica (prawnego opiekuna) ucznia. 7. Jeśli nauczyciel uzna, że zachowanie ucznia np. nieobecność na lekcji, niestosowne zachowanie itp. wymaga szczególnego odnotowania, powinien wysłać odpowiednią treść do rodzica (prawnego opiekuna) za pomocą WIADOMOŚCI wybierając RODZAJ informacji jako UWAGA. 8. Wiadomości odznaczone jako UWAGI, będą automatycznie dodawane do kartoteki danego ucznia z podaniem: 1) daty wysłania; 2) imienia i nazwiska nauczyciela wpisującego uwagę; 3) adresata; 4) temat i treści uwagi; 5) daty odczytana przez rodzica (prawnego opiekuna). 9. Usunięcie przez rodzica przeczytanej uwagi ze swojej zakładki WIADOMOŚCI w dzienniku elektronicznym nie powoduje jej usunięcia z systemu. 10. Usunięcie przez nauczyciela wpisanej uwagi dla ucznia ze swojego konta w zakładce WIADOMOŚCI w dzienniku elektronicznym powoduje usunięcie jej z systemu, przez co nie będzie ona niewidoczna w KARTOTECE UCZNIA, w związku z tym po odczytaniu i odpowiedzeniu na daną wiadomość, powinna być ona przeniesiona do KOSZA i przechowywana tam, aż do zrobienia pełnego całorocznego archiwum. Informacje o tym przekaże administrator dziennika elektronicznego na koniec roku szkolnego. 11. Za pomocą modułu OGŁOSZENIA można powiadamiać uczniów i rodziców o np. liście obowiązujących lektur czy zakresie ważniejszych sprawdzianów. Moduł ten należy wykorzystywać, gdy nie jest potrzebna informacja zwrotna o przeczytaniu wiadomości lub 7
nadesłanie na nią odpowiedzi. 12. W TERMINARZU można zaznaczać istotne wydarzenia w konkretnych dniach. 13. Zakazuje się usuwania nieaktywnych OGŁOSZEŃ. Wszystkie informacje, można będzie usunąć pod koniec sierpnia, przed rozpoczęciem nowego roku szkolnego. Zapewni to całkowitą archiwizacją danych przez firmę oraz administrator dziennika elektronicznego oraz da możliwość poprawnego odczytania w przyszłości. ROZDZIAŁ 4 ZADANIA ADMINISTRATORA DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO 1. Za poprawne funkcjonowanie dziennika elektronicznego w szkole odpowiedzialny jest administrator dziennika elektronicznego. W Niepublicznej Szkole Podstawowej nr 1 w Bydgoszczy obowiązki te pełnią wskazani przez dyrektora nauczyciele. 2. Wszystkie operacje dokonywane na koncie administratora dziennika elektronicznego powinny być wykonywane ze szczególną uwagą i po dokładnym rozpoznaniu zasad funkcjonowania szkoły. 3. Do obowiązków administratora dziennika elektronicznego należy: 1) zapoznanie użytkowników z przepisami i zasadami użytkowania sytemu; 2) przekazywanie informacji o nowo utworzonych kontach bezpośrednio ich właścicielom lub wychowawcom klas; 3) zachowywanie zasad bezpieczeństwa przy logowaniu się na swoje konto (zainstalowane i systematycznie aktualizowane programy zabezpieczające komputer); 4) zmiana hasła co 30 dni; hasło musi się składać co najmniej z 8 znaków i być kombinacją liter i cyfr; 5) systematyczne umieszczanie ważnych ogłoszeń, mających kluczowe znaczenie dla działania systemu; 6) promowanie wśród wszystkich użytkowników wykorzystywania możliwości danego systemu, stosowania modułów mogących usprawnić przepływ informacji w szkole. 4. W przypadku przejścia ucznia do innej klasy lub skreślenia go z listy uczniów, administrator dziennika elektronicznego przed dokonaniem tej operacji ma obowiązek zarchiwizować oraz dokonać wydruku kartoteki danego ucznia i przekazać wydruk do sekretariatu szkoły, celem umieszczenia go w szkolnym archiwum w arkuszu ocen danego ucznia. 5. Administrator dziennika elektronicznego ma obowiązek uzupełnić plan lekcji wszystkich klas do 15 września (wraz z podziałem na grupy). W przypadku zmian w planie lekcji administrator dziennika elektronicznego jest zobowiązany do ich odnotowania w systemie w terminie nie później, niż 3 dni po ich wystąpieniu. 6. Administrator dziennika elektronicznego logując się na swoje konto, ma obowiązek włączyć opcję KeyStroke (biometryczna metoda uwierzytelniania) i zachowywać zasady bezpieczeństwa (mieć zainstalowane i systematycznie aktualizować programy zabezpieczające komputer). 7. Każdy zauważony i zgłoszony administratorowi dziennika elektronicznego przypadek naruszenia bezpieczeństwa musi być zgłoszony firmie zarządzającej, w celu podjęcia dalszych działań (zablokowanie dostępu czy pozostawienie w celu zbierania dalszych dowodów). 8
8. W przypadku zablokowania konta nauczyciela administrator dziennika elektronicznego ma obowiązek: 1) skontaktować się osobiście z nauczycielem i wyjaśnić powód blokady; 2) w razie zaistnienia próby naruszenia bezpieczeństwa powiadomić firmę nadzorującą; 3) sprawdzić wraz z nauczycielem aktualną zawartość jego konta z tworzonymi kopiami bezpieczeństwa i jeśli jest taka potrzeba przywrócić do prawidłowej zawartości. 4) wygenerować i przekazać nowe jednorazowe hasło dla nauczyciela. 9. Raz w miesiącu administrator dziennika elektronicznego ma obowiązek zarchiwizowania całego dziennika szkoły w formacie XML oraz zapisania go na płycie CD lub DVD wraz z programem umożliwiającym odczyt i dostarczenia do sekretariatu szkoły. Kopia ta powinna być przechowywana w szkolnym sejfie. Płyta powinna być opisana z podaniem zawartości i daty utworzenia archiwum. 10. Raz na kwartał administrator dziennika elektronicznego ma obowiązek sprawdzić wszystkie komputery w szkole wykorzystywane do obsługi dziennika elektronicznego, zwracając szczególną uwagę na względy bezpieczeństwa. 11. Do dnia 8 września każdego roku dane stanowiące dziennik elektroniczny administrator dziennika elektronicznego zapisuje na informatycznym nośniku danych według stanu na dzień zakończenia roku szkolnego. 12. Administrator dziennika elektronicznego jest zobowiązany do nieudostępniania nikomu, poza szkolnym administratorem sieci informatycznej, żadnych danych konfiguracyjnych szkolnej sieci informatycznej mogących wpłynąć na obniżenie poziomu bezpieczeństwa. ROZDZIAŁ 5 KORZYSTANIE Z DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO PRZEZ DYREKTORA/WICEDYREKTORA SZKOŁY 1. Za kontrolowanie poprawności uzupełniania dziennika elektronicznego odpowiada wicedyrektor wskazany przez dyrektora szkoły. 2. Do 18 września każdego roku szkolnego wicedyrektor szkoły sprawdza wypełnienie przez wychowawców klas wszystkich danych uczniów potrzebnych do prawidłowego funkcjonowania dziennika elektronicznego. 3. Wicedyrektor szkoły jest zobowiązany: 1) co najmniej raz w semestrze sprawdzać statystyki logowań; 2) kontrolować systematyczność wpisywania ocen i frekwencji przez nauczycieli; 3) systematycznie odpowiadać na wiadomości nauczycieli, rodziców i uczniów; 4) dochowywać tajemnicy odnośnie postanowień zawartych w umowie, mogących narazić działanie systemu informatycznego na utratę bezpieczeństwa. 4. Dyrektor szkoły jest zobowiązany: 1) dochowywać tajemnicy odnośnie postanowień zawartych w umowie, mogących narazić działanie systemu informatycznego na utratę bezpieczeństwa; 2) zadbać o finansowe zapewnienie poprawności działania systemu. 5. O sprawdzeniu dziennika elektronicznego wicedyrektor/dyrektor szkoły może powiadamiać wszystkich nauczycieli szkoły za pomocą WIADOMOŚCI. 6. Do obowiązków dyrektora szkoły należy również zapewnienie szkoleń dla: 1) nauczycieli szkoły; 9
2) nowych pracowników szkoły; 3) pozostałego personelu szkoły. ROZDZIAŁ 6 KORZYSTANIE Z DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO PRZEZ WYCHOWAWCĘ KLASY 1. Dziennik elektroniczny danej klasy prowadzi wyznaczony przez dyrektora szkoły wychowawca klasy. 2. Wychowawca klasy odpowiada za moduł EDYCJA DANYCH UCZNIÓW. Pracownik sekretariatu szkoły wprowadza dane: imię, nazwisko ucznia i numer w księdze uczniów. Pozostałe dane uczniów swojej klasy wprowadza wychowawca klasy do dnia 15 września. 3. W przypadku zmian danych osobowych ucznia, wychowawca klasy ma obowiązek dokonać odpowiednich zmian w zapisie dziennika elektronicznego i zgłosić ten fakt w sekretariacie szkoły. 4. W dniu poprzedzającym posiedzenie rady klasyfikacyjnej wychowawca klasy dokonuje wydruków odpowiednich statystyk, podpisuje je i przekazuje wicedyrektorowi. 5. Oceny zachowania wpisuje wychowawca klasy według zasad określonych w Wewnątrzszkolnych zasadach oceniania. 6. W przypadku przejścia ucznia do innej szkoły lub klasy, wychowawca klasy zgłasza ten fakt w sekretariacie szkoły i administratorowi dziennika elektronicznego. 7. Przed datą zakończenia semestru i końca roku szkolnego każdy wychowawca klasy jest zobowiązany do dokładnego sprawdzenia dokonanych wpisów w dzienniku elektronicznym, ze szczególnym uwzględnieniem danych potrzebnych do wydruku świadectw. 8. Wychowawca klasy ma obowiązek sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych do świadectw i ich wydruków we współpracy z innym nauczycielem. 9. Wychowawca klasy przegląda frekwencję za ubiegły tydzień i dokonuje odpowiednich zmian np. usprawiedliwień, poprawień błędnych zaznaczeń przez dwóch nauczycieli nieobecności ucznia na tej samej godzinie lekcyjnej. Zmiany te muszą być przeprowadzane nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie. 10. Na potrzeby zebrań i spotkań z rodzicami wychowawcy mogą drukować z systemu dziennika elektronicznego zestawienia ocen, frekwencji i potrzebnych statystyk do wykorzystania w czasie spotkania z rodzicami. 11. Na pierwszym zebraniu z rodzicami wychowawca klasy ma obowiązek osobiście rozdać rodzicom loginy i hasła do ich kont. Na tym zebraniu przekazuje podstawowe informacje o zasadach korzystania z dziennika elektronicznego i wskazuje gdzie i jak można uzyskać pomoc w jego obsłudze. Fakt otrzymania loginów, haseł oraz zapoznanie się z zasadami korzystania z dziennika elektronicznego w szkole rodzic potwierdza podpisem. 10
ROZDZIAŁ 7 KORZYSTANIE Z DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO PRZEZ NAUCZYCIELA 1. Każdy nauczyciel zgodnie z Wewnątrzszkolnymi zasadami oceniania systematycznie umieszcza w dzienniku elektronicznym: 1) oceny bieżące; 2) przewidywane oceny śródroczne i roczne; 3) oceny śródroczne i roczne. 2. Każdy nauczyciel ma obowiązek systematycznie uzupełniać oceny, frekwencję, tematy lekcji. 3. Każdy nauczyciel na początku prowadzonych przez siebie zajęć osobiście sprawdza i wpisuje bezpośrednio do dziennika elektronicznego obecności uczniów na zajęciach oraz temat lekcji. W trakcie trwania zajęć lub po zajęciach uzupełnia inne elementy: oceny, sprawdziany. 4. W przypadku zastępstwa za nieobecnego nauczyciela, nauczyciel ma obowiązek dokonać zaznaczeń według zasad określonych w systemie dziennika elektronicznego. 5. Ocena wpisana do dziennika elektronicznego nie może być usunięta lub zmieniona bez podania przyczyn takiego postępowania. W przypadku błędnie wprowadzonej oceny lub nieobecności, należy jak najszybciej dokonać korekty i za pomocą modułu WIADOMOŚCI powiadomić o tym fakcie rodzica ucznia. W przypadku poprawienia oceny przez ucznia nadaje się status oceny poprawionej przez ucznia. 6. Nieobecność ucznia wpisana do dziennika nie może być usuwana. Nieobecność może być zmieniona na: 1) nieobecność usprawiedliwiona; 2) spóźnienie; 3) zwolnienie z lekcji; 7. Nauczyciel ma obowiązek umieszczać informacje o każdej pracy klasowej i sprawdzianie w module TERMINARZ zgodnie z zapisami zawartymi w Wewnątrzszkolnych zasadach oceniania. Informacja o sprawdzianie lub pracy klasowej zawiera: 1) datę sprawdzianu lub pracy klasowej; 2) zakres obowiązującego materiału; 3) przedmiot. 8. Najpóźniej w dniu poprzedzającym posiedzenie semestralnej lub rocznej rady klasyfikacyjnej wszyscy nauczyciele są zobowiązani do wystawienia i dokonania wpisu ocen semestralnych/rocznych w dzienniku elektronicznym. 9. Każdy nauczyciel ma obowiązek w dniu pracy co najmniej raz sprawdzić na swoim koncie WIADOMOŚCI i OGŁOSZENIA oraz w miarę systematyczne udzielać na nie odpowiedzi. 10. Nauczyciel powinien dbać by poufne dane prezentowane na monitorze komputera nie były widoczne dla osób trzecich. 11. Nauczyciel jest osobiście odpowiedzialny za swoje konto i nie ma prawa umożliwiać korzystania z zasobów osobom trzecim. Za ujawnienie poufnych danych z dziennika elektronicznego nauczyciel ponosi takie same konsekwencje prawne jak w przypadku przepisów odnośnie prowadzenia dokumentacji szkolnej. 12. Nauczyciel jest zobligowany do ochrony komputera, z którego loguje się do dziennika elektronicznego (w tym również domowego), aby uczeń lub osoba postronna nie miała do niego dostępu. 11
13. Przed przystąpieniem do pracy z dziennikiem elektronicznym na terenie szkoły nauczyciel zobowiązany jest do sprawdzenia, czy komputer nie został w widoczny sposób naruszony lub uszkodzony, a w przypadku zaistnienia takiego stanu rzeczy musi niezwłocznie powiadomić o tym administratora dziennika elektronicznego. 14. Po każdym zalogowaniu się do dziennika nauczyciel powinien sprawdzić wiarygodność informacji o ostatniej wizycie w dzienniku elektronicznym, która będzie widoczna zaraz po zalogowaniu się na swoje konto. 15. Zaleca się, aby każdy nauczyciel korzystał z metody KeyStroke podczas logowania się do dziennika elektronicznego. 16. W razie zauważenia naruszenia bezpieczeństwa nauczyciel powinien niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie administratora dziennika elektronicznego. 17. W przypadku alarmu ewakuacyjnego nauczyciel ma obowiązek wylogowania się z systemu. 18. Uczestnictwo w szkoleniach organizowanych przez administratora dziennika elektronicznego dla każdego nauczyciela są obowiązkowe. ROZDZIAŁ 8 KORZYSTANIE Z DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO PRZEZ PRACOWNIKÓW SEKRETARIATU 1. Za obsługę konta SEKRETARIAT odpowiedzialna jest wyznaczona przez dyrektora szkoły osoba, która na stałe pracuje w sekretariacie szkoły. 2. W przypadku zaistnienia takiej potrzeby, na polecenie dyrektora szkoły, administrator dziennika elektronicznego może przydzielić osobie pracującej w sekretariacie konto z uprawnieniami nauczyciela, nie dając jednak żadnych możliwości edycji danych dotyczących ocen i frekwencji w żadnej klasie. 3. Osoby pracujące w sekretariacie szkoły są zobowiązane do przestrzegania przepisów zapewniających ochronę danych osobowych i dóbr osobistych uczniów, w szczególności do nie podawania haseł do systemu drogą nie zapewniającą weryfikacji tożsamości osoby (np. drogą telefoniczną). 4. Pracownicy sekretariatu szkoły są zobowiązani do jak najszybszego przekazania wszelkich informacji odnośnie nieprawidłowego działania i funkcjonowania dziennika elektronicznego lub zaistniałej awarii zgłoszonej przez nauczyciela, administratorowi dziennika elektronicznego. ROZDZIAŁ 9 KORZYSTANIE Z DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO PRZEZ RODZICÓW (PRAWNYCH OPIEKUNÓW) 1. Rodzice (prawni opiekunowie) mają swoje niezależne konto w systemie dziennika elektronicznego, zapewniające podgląd postępów edukacyjnych dziecka oraz dających 12
możliwość komunikowania się z nauczycielami w sposób zapewniający ochronę dóbr osobistych innych uczniów. 2. Na początku roku szkolnego rodzic (prawny opiekun) otrzymuje login i hasło do swojego i dziecka konta. Fakt otrzymania tych uprawnień rodzic (prawny opiekun) potwierdza osobiście w obecności wychowawcy podpisując się na odpowiednim dokumencie. W przypadku nieobecności rodzica na zebraniu, istnieje możliwość odebrania loginu i hasła u wychowawcy klasy. 3. Obowiązkiem rodzica (prawnego opiekuna) jest zapoznanie się z zasadami korzystania z dziennika elektronicznego w szkole dostępnymi w panelu POMOC i odpowiednich regulaminach dostępnych po zalogowaniu się na swoje konto. 4. Rodzic (prawny opiekun) osobiście odpowiada za swoje konto w dzienniku elektronicznym. Zobligowany jest do nieudostępniania otrzymanego loginu i hasła osobom nieupoważnionym, w tym swojemu dziecku. ROZDZIAŁ 10 KORZYSTANIE Z DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO PRZEZ UCZNIÓW 1. Na początkowych lekcjach z zajęć komputerowych uczniowie klas IV-VI są zapoznawani przez nauczyciela z zasadami funkcjonowania dziennika elektronicznego w szkole. 2. Uczeń ma obowiązek zapoznać się z zasadami funkcjonowania elektronicznego dziennika ocen w szkole dostępnymi w POMOCY i odpowiednich REGULAMINACH dostępnych po zalogowaniu się na swoje konto (http://www.synergia.librus.pl/help). 3. Dla ucznia, któremu ustalono indywidualny tok nauczania, tworzy się osobną klasę przydzielając nauczycieli według takich samych zasad jak dla każdej klasy. 4. Uczeń przy obsłudze swojego konta w dzienniku elektronicznym ma takie same prawa, obowiązki i uprawnienia jak rodzic na swoim koncie. ROZDZIAŁ 11 POSTĘPOWANIE W CZASIE AWARII 1. Postępowanie dyrektora/wicedyrektora szkoły w czasie awarii: 1) sprawdzić czy wszystkie procedury odnośnie zaistnienia awarii są przestrzegane przez administratora dziennika elektronicznego, administratora sieci informatycznej i nauczycieli; 2) dopilnować jak najszybszego przywrócenia prawidłowego działania systemu; 3) zabezpieczyć środki na wypadek awarii w celu przywrócenia normalnego funkcjonowania systemu. 2. Postępowanie administratora dziennika elektronicznego w czasie awarii: 1) niezwłocznie dokonać naprawy w celu przywrócenia prawidłowego działania systemu; 13
2) o fakcie zaistnienia awarii i przewidywanym czasie jego naprawy powiadomić dyrektora/wicedyrektora szkoły oraz nauczycieli; 3) jeśli usterka może potrwać dłużej niż jeden dzień - wywiesić na tablicy ogłoszeń w pokoju nauczycielskim odpowiednią informację; 4) jeśli z powodów technicznych administrator dziennika elektronicznego nie ma możliwości dokonania naprawy, powinien w tym samym dniu powiadomić o tym fakcie dyrektora/wicedyrektora szkoły; 5) jeśli w szkole jest kontrola i nastąpiła awaria systemu dziennika elektronicznego, administrator dziennika elektronicznego zobowiązany jest do uruchomienia i udostępnienia danych potrzebnych do kontroli z ostatniej kopii bezpieczeństwa. 3. Postępowanie nauczyciela w czasie awarii: 1) wszelkie awarie sprzętu komputerowego, oprogramowania czy sieci komputerowych muszą być zgłaszane w dniu zaistnienia do jednej z wymienionych osób: a) administratorowi sieci informatycznej, b) administratorowi dziennika elektronicznego, c) pracownikowi sekretariatu; 2) zalecaną formą zgłaszania awarii jest użycie WIADOMOŚCI w systemie dziennika elektronicznego, jeśli nie jest to możliwe, dopuszcza się następujące powiadomienia: a) osobiście, b) telefonicznie, c) za pomocą poczty e-mail, d) poprzez zgłoszenie sekretarzowi szkoły, który jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie odpowiedniego pracownika szkoły; 3) w żadnym przypadku nauczycielowi nie wolno podejmować samodzielnej próby usunięcia awarii ani wzywać do naprawienia awarii osób do tego nie wyznaczonych. ROZDZIAŁ 12 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wszystkie tworzone dokumenty i nośniki informacji, powstałe na podstawie danych z elektronicznego dziennika, muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie lub kradzież, zgodnie z 22 Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1170). 2. Nie wolno przekazywać żadnych informacji odnośnie np.: haseł, ocen, frekwencji itp., rodzicom i uczniom drogą telefoniczną, która nie pozwala na jednoznaczną identyfikację drugiej osoby. 3. Możliwość edycji danych ucznia mają: administrator dziennika elektronicznego, dyrektor/wicedyrektor szkoły, wychowawca klasy oraz upoważniony przez dyrektora szkoły pracownik sekretariatu. 4. Wszystkie dane osobowe uczniów i ich rodzin są poufne. 5. Szkoła może udostępnić dane ucznia bez zgody rodziców odpowiednim organom na 14
zasadzie oddzielnych przepisów i aktów prawnych. 6. Wszystkie poufne dokumenty i materiały utworzone na podstawie danych z dziennika elektronicznego, które nie będą potrzebne, należy zniszczyć w sposób jednoznacznie uniemożliwiający ich odczytanie. 7. Osoby z zewnątrz (serwisanci, technicy itp.), jeśli wymaga tego potrzeba zobowiązują się do poszanowania i zachowania tajemnicy wynikającej z Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, potwierdzając to własnoręcznym podpisem na odpowiednim dokumencie. 8. Dokumentacja z funkcjonowania dziennika elektronicznego, wydruki z danymi są przechowywane w szkolnym archiwum. 9. Komputery używane do obsługi dziennika elektronicznego powinny spełniać następujące wymogi: 1) posiadać legalne oprogramowanie oraz spełniać minimalne wymagania określone przez producenta dziennika elektronicznego; 2) być zabezpieczone przez odpowiednie filtry chroniące przed skokami napięcia; 3) być zabezpieczone odpowiednimi i aktualnymi programami antywirusowymi. 10. Oprogramowanie, numery seryjne komputerów, informacje kontaktowe do serwisantów muszą być odpowiednio zabezpieczone. Zasady korzystania z dziennika elektronicznego są dostępne w sekretariacie oraz na stronie internetowej szkoły. 15