REGULAMIN KORZYSTANIA Z DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO LIBRUS W SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 3 W ZAMOŚCIU

Transkrypt

1 REGULAMIN KORZYSTANIA Z DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO LIBRUS W SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 3 W ZAMOŚCIU Strona 1 z 13

2 ROZDZIAŁ 1. Podstawa prawna 1 Podstawą prawną funkcjonowania dziennika elektronicznego, przechowywania i przetwarzania w nim danych uczniów, rodziców oraz dokumentowania przebiegu nauczania jest: - Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (Dz. U Nr 133, poz. 883 z późniejszymi zmianami); - Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych Dz. U 1997 Nr 133 poz. 883 (opracowano na podstawie : t. j. Dz. U z 2016r, poz. 922); - Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji Dz. U poz. 1170; - USTAWA z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189); - Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U Nr 95 poz. 425) Opracowano na podstawie: t. j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1943, , 2169, z 2017 r. poz. 60, 949, 1292; - Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych; Dz. U nr 100 poz Administratorem danych osobowych jest Szkoła Podstawowa nr 3 im Elizy Orzeszkowej w Zamościu. 2. Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja obowiązków wynikających z Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji Dz. U poz Dyrektor szkoły nie jest zobligowany do zbierania zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z obowiązkami wynikającymi z: Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji Dz. U poz Każdy rodzic (prawny opiekun) po zalogowaniu się na swoim koncie w zakładce Informacje o uczniu Dane ucznia ma zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 o Ochronie Danych Osobowych, dostęp do podstawowych danych teleadresowych ucznia. 2. Rodzice mają także możliwość uzyskania w sekretariacie szkoły raportu dotyczącego przetwarzania danych osobowych wynikających z Strona 2 z 13

3 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych; Dz. U nr 100 poz ROZDZIAŁ 2 Postanowienia ogólne 1 1. W Szkole Podstawowej nr 3 w Zamościu dokumentację szkolną prowadzi się z wykorzystaniem dziennika elektronicznego, za pośrednictwem strony synergia.librus.pl. 2. Oprogramowanie oraz usługi z jego obsługą dostarczane są przez firmę zewnętrzną, współpracującą ze szkołą. 3. Podstawą działania dziennika elektronicznego jest umowa podpisana przez Dyrektora Szkoły i uprawnionego przedstawiciela firmy dostarczającej i obsługującej system dziennika elektronicznego. 1. Za niezawodność działania systemu, ochronę danych osobowych, umieszczonych na serwerach oraz stworzenie kopii bezpieczeństwa odpowiada firma nadzorująca pracę dziennika internetowego. 2. Pracownicy szkoły odpowiadają za edycję danych, które są im udostępnione oraz za ochronę danych osobowych. 3. Za tworzenie szkolnych kopii bezpieczeństwa, wykonywanych niezależnie od firmy nadzorującej, odpowiada Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego. 3 W dzienniku elektronicznym umieszcza się: oceny cząstkowe, oceny przewidywane, oceny śródroczne i roczne, frekwencje, tematy zajęć, terminy i zakres sprawdzianów, punkty z zachowania, plan lekcji, uwagi, ogłoszenia i terminarz. 5 Rodzicom na pierwszym zebraniu w nowym roku szkolnym, zapewnia się możliwość zapoznania się ze sposobem działania i funkcjonowania dziennika elektronicznego. Dostęp do wszystkich przeznaczonych dla rodziców zawartych w dzienniku informacji jest bezpłatny. ROZDZIAŁ 3. Konta w dzienniku elektronicznym 1 Każdy użytkownik posiada własne konto w systemie dziennika elektronicznego, za które osobiście odpowiada. Szczegółowe zasady dla poszczególnych kont opisane są w zakładce POMOC w dzienniku elektronicznym po zalogowaniu się na swoim koncie 1. Dostęp do konta chroniony jest przez hasło. Hasło musi składać się z co najmniej 8 znaków i być kombinacją liter i cyfr. Początkowe hasło do konta, Strona 3 z 13

4 które użytkownik dostanie od administratora, służy tylko do pierwszego logowania. Użytkownik jest zobowiązany stosować się do zasad bezpieczeństwa w posługiwaniu się loginem i hasłem do systemu. 2. Hasło umożliwiające dostęp do zasobów sieci każdy użytkownik utrzymuje w tajemnicy również po upływie jego ważności. 3. W przypadku utraty hasła lub podejrzenia, że zostało odczytane/wykradzione przez osobę nieuprawnioną, użytkownik zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie administratora dziennika elektronicznego również za pośrednictwem wychowawcy klasy. 3 W dzienniku elektronicznym funkcjonują następujące grupy kont posiadające odpowiadające im uprawnienia: GRUPA ZAKRES UPRAWNIEŃ UŻYTKOWNIKÓW SUPERADMINISTRATOR uprawnienia wynikają z umowy i są nadzorowane przez firmę zewnętrzną jest odpowiedzialny za kontakt ze szkołą. SZKOLNY administruje system dziennika elektronicznego w ADMINISTRATOR sposób zapewniający jego sprawne działanie poprzez następujące uprawnienia: (Administrator Szkolnego Dziennika Elektronicznego) 1. zarządzanie wszystkimi danymi szkoły, w tym planem lekcji szkoły, klasami oraz zablokowanymi kontami; 2. zarządzanie kategoriami ocen funkcjonujących w całej szkole oraz systemem kontroli frekwencji; 3. wgląd w listę kont użytkowników oraz nadawanie uprawnień; 4. wgląd w statystyki wszystkich użytkowników, w tym w statystyki logowań; 5. przeglądanie wszystkich wprowadzonych ocen i frekwencji uczniów; 6. dostęp do wiadomości systemowych, umieszczanych ogłoszeń oraz wiadomości wysyłanych do użytkownika Administrator przez innych; 7. dostęp do konfiguracji konta oraz głównych ustawień całego systemu na poziomie szkoły; 8. dostęp do wydruków i eksportów oraz wybranych opcji panelu dyrektorskiego. DYREKTOR SZKOŁY I WICEDYREKTOR: ma wgląd do ocen i frekwencji oraz może edytować dane wszystkich uczniów; ma wgląd w statystyki wszystkich uczniów oraz statystyki logowań, oceny frekwencję wszystkich uczniów; ma dostęp do wiadomości systemowych, umiesz- Strona 4 z 13

5 czanych ogłoszeń; ma dostęp do konfiguracji konta; ma dostęp do wydruków i eksportów oraz danych dostępnych z panelu dyrektorskiego; zarządza planem lekcji. WYCHOWAWCA KLASY zarządza ocenami uczniów w klasie której uczy i ich frekwencją oraz w tej której jest wychowawcą ; może edytować dane uczniów w klasie, w której jest wychowawcą; ma wgląd w statystyki wszystkich uczniów i w statystyki logowań; może przeglądać oceny wszystkich uczniów klasy i ich frekwencję; ma dostęp do wiadomości systemowych, umieszczanych ogłoszeń; ma dostęp do konfiguracji własnego konta; ma dostęp do wydruków i eksportów. NAUCZYCIEL zarządza ocenami i frekwencją w klasach, w których uczy; ma wgląd w statystyki wszystkich uczniów i w statystyki logowań; może przeglądać oceny wszystkich uczniów i ich frekwencję; ma dostęp do wiadomości systemowych, umieszczanych ogłoszeń; ma dostęp do konfiguracji własnego konta; ma dostęp do wydruków i eksportów. PEDAGOG może przeglądać oceny wszystkich uczniów i ich frekwencję; ma dostęp do wiadomości i ogłoszeń - pedagog może prowadzić korespondencję ze wszystkimi rodzicami, uczniami oraz pracownikami; ma dostęp do planu lekcji wszystkich klas w szkole; ma dostęp do terminarza wszystkich klas w szkole; ma dostęp do menu Uczniowie, gdzie może przeglądać m.in. dane konkretnego ucznia (kartoteka ucznia), uwagi (dodane w bieżącym dniu, bądź dla konkretnej klasy), dane uczniów, kontakty z rodzicami oraz wydarzenia z życia klasy (może umieszczać nowe informacje w tym widoku); ma dostęp do konfiguracji własnego konta. SEKRETARIAT ma wgląd w listę kont użytkowników i w statystyki logowań; Strona 5 z 13

6 RODZIC / PRAWNY OPIEKUN może przeglądać oceny i frekwencję tylko swojego dziecka; ma dostęp do wiadomości systemowych i umieszczanych ogłoszeń; ma dostęp do konfiguracji własnego konta. RADA RODZICÓW może wysyłać wiadomości do rodziców z danej klasy, Rad Oddziałowych i Szkolnej Rady Rodziców 4 1. Uprawnienia przypisane do kont, w szczególności tych dyrektorskich, nauczycielskich oraz administratorskich mogą zostać zmienione przez administratora dziennika elektronicznego. 2. Aktualna lista uprawnień publikowana jest w dokumentacji systemu dostępnej po zalogowaniu na kontach dyrektora szkoły oraz administratora dziennika elektronicznego. ROZDZIAŁ 4 Przekazywanie informacji w dzienniku elektronicznym 1 Przekazywanie informacji rodzicom i uczniom w dzienniku elektronicznym ma na celu usprawnienie komunikacji oraz łatwy podgląd postępów w nauce swojego dziecka jak również kontrolę realizacji obowiązku szkolnego. W dzienniku elektronicznym do przekazywania i wymiany informacji służą moduły: WIADOMOŚCI, OGŁOSZENIA, TERMINARZ, UWAGI, OCENY, FREKWENCJA. 3 Szkoła może na życzenie rodzica (prawnego opiekuna) udostępnić papierowe wydruki, które są przewidziane dla konta rodzica w systemie dziennika elektronicznego. 4 Moduł WIADOMOŚCI służy do komunikacji i przekazywania informacji z możliwością informacji zwrotnej. Odczytanie informacji przez odbiorcę, zawartej w module WIADOMOŚCI, jest równoznaczne z przyjęciem do wiadomości treści komunikatu, co potwierdzone zostaje automatycznie odpowiednią adnotacją systemu przy wiadomości. Adnotację potwierdzającą odczytanie wiadomości w systemie uważa się za równoważną skutecznemu dostarczeniu jej do rodzica (prawnego opiekuna) ucznia jak również do nauczyciela, dyrektora, sekretariatu oraz administratora. 5 Jeśli nauczyciel uzna, że zachowanie ucznia wymaga szczególnego odnotowania, powinien wysłać odpowiednią treść do rodzica (prawnego opiekuna) za pomocą modułu UWAGI wybierając rodzaj informacji jako negatywna, pochwała lub neutralna. 6 Wiadomości odznaczone jako UWAGI, będą automatycznie dodawane do kartoteki Strona 6 z 13

7 danego ucznia z podaniem: Daty wysłania Imienia i nazwiska nauczyciela wpisującego uwagę Adresata Temat i treści uwagi Daty odczytana przez rodzica (prawnego opiekuna). Usunięcie przez nauczyciela wpisanej UWAGI dla ucznia ze swojego konta w zakładce Wiadomości w dzienniku elektronicznym, powoduje usunięcie jej z systemu. Informacja o zamieszczeniu uwagi pozostaje w komunikatorze. 7 Wychowawca klasy na życzenie każdego rodzica/prawnego opiekuna udostępnia papierowe wydruki, które są przewidziane dla konta zainteresowanego taką formą informacji Rodzica w sposób uniemożliwiający wgląd w dane innych uczniów. W razie nieobecności wychowawcy informację udostępnić może nauczyciel uczący danego ucznia, pedagog, wicedyrektor lub dyrektor po zweryfikowaniu, czy osoba jest uprawniona. 8 Wszystkie dane osobowe uczniów i ich rodzin są poufne. Użytkownicy dziennika elektronicznego w szkole nie mogą udzielać żadnych informacji zawartych w systemie elektronicznym osobom nieuprawnionym lub postronnym, ROZDZIAŁ 5 Zadania administratora szkoły (administratora dziennika elektronicznego) 1 Za poprawne funkcjonowanie dziennika elektronicznego w szkole odpowiedzialny jest administrator dziennika elektronicznego. Do obowiązków administratora dziennika elektronicznego należy: zapoznać użytkowników z przepisami i zasadami użytkowania sytemu informacje o nowo utworzonych kontach administrator dziennika elektronicznego ma obowiązek przekazać bezpośrednio ich właścicielom lub wychowawcom klas administrator dziennika elektronicznego logując się na swoje konto, ma obowiązek zachowywać zasady bezpieczeństwa (mieć zainstalowane i systematycznie aktualizować programy zabezpieczające komputer) administrator dziennika elektronicznego, ma obowiązek co 30 dni zmieniać hasło. hasło musi się składać co najmniej z 8 znaków i być kombinacją liter i cyfr systematyczne umieszczanie ważnych ogłoszeń, mających kluczowe znaczenie dla działania systemu Każdy zauważony i zgłoszony administratorowi dziennika elektronicznego przypadek naruszenia bezpieczeństwa ma być zgłoszony firmie zarządzającej, w celu podjęcia dalszych działań (zablokowanie dostępu czy pozostawienie w celu zbierania dalszych dowodów). Strona 7 z 13

8 2. Administrator dziennika elektronicznego jest zobowiązany do nieudostępniania nikomu, poza szkolnym administratorem sieci informatycznej, żadnych danych konfiguracyjnych szkolnej sieci informatycznej, mogących przyczynić się na obniżenie poziomu bezpieczeństwa. ROZDZIAŁ 5 Postępowanie w czasie awarii oraz ewakuacji 1 Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego niezwłoczne podejmuje działania w celu przywrócenia prawidłowego działania systemu, w szczególności wyjaśnia przyczynę awarii i powiadamia Dyrektora Szkoły oraz Nauczycieli o przewidywanym czasie naprawy. Jeśli z powodów technicznych Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego nie ma możliwości dokonania naprawy, niezwłocznie powiadamia o tym fakcie Dyrektora Szkoły. 3 Jeśli usterka, brak prądu, dostępu do sieci internetowej lub inne powody uniemożliwiają korzystanie z dziennika przez okres dłuższy niż jeden dzień, Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego wywiesza na tablicy ogłoszeń w pokoju nauczycielskim oraz na szkolnej tablicy ogłoszeń odpowiednią informację nauczycieli, rodziców i uczniów W sytuacji opisanej w 3 nauczyciele pobierają karty zastępcze (załącznik nr 1) w sekretariacie szkoły. 2. Mają wówczas obowiązek poprawnie wypełniać jedną kartę na każde prowadzone przez siebie zajęcia oraz po wszystkich zajęciach w danym dniu dostarczyć je do sekretariatu. Sekretariat przechowuje wszystkie wypełnione przez nauczycieli karty, z podziałem na poszczególne dni do czasu wprowadzenia przez nauczycieli tych danych do e-dziennika. 3. Po przywróceniu prawidłowego działania systemu nauczyciel ma obowiązek w ciągu jednego dnia wprowadzenia wszystkich danych z kart zastępczych, a następnie zniszczenia ich w niszczarce. 5 W przypadku krótszych niż jeden dzień przerw w dostępie do systemu dziennika elektronicznego, nauczyciel uzupełnia zaległe wpisy niezwłocznie na podstawie prowadzonej przez siebie ewidencji w osobistym terminarzu. 6 O przypadku awarii pojedynczego stanowiska komputerowego nauczyciel informuje niezwłocznie Administratora. Zabronione jest podejmowanie samodzielnej próby usunięcia awarii przez nauczyciela, jak również wzywanie do naprawienia awarii osób nieuprawnionych. 7 W czasie ewakuacji każdy zalogowany w systemie informatycznym użytkownik mający dostęp do danych osobowych dokonuje natychmiast wylogowania i blokady do- Strona 8 z 13

9 stępu do systemu komputerowego poprzez kombinacje CTRL+Alt+Del albo w razie możliwości zamyka system operacyjny i odłącza komputer od napięcia. 9 Jeśli w szkole jest kontrola i nastąpiła awaria systemu dziennika elektronicznego, Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego jest zobowiązany do uruchomienia i udostępnienia danych potrzebnych do kontroli z ostatniej kopii bezpieczeństwa. ROZDZIAŁ 6 Postanowienia końcowe 1 Wszystkie tworzone dokumenty i nośniki informacji, powstałe na podstawie danych z elektronicznego dziennika, muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie lub kradzież. Nie wolno przekazywać żadnych informacji odnośnie np.: haseł, ocen, frekwencji itp., rodzicom i uczniom, drogą telefoniczną, która nie pozwala na jednoznaczną identyfikację drugiej osoby. 3 Możliwość edycji danych ucznia mają: administrator dziennika elektronicznego, dyrektor szkoły, wychowawca klasy oraz upoważniony przez dyrektora szkoły pracownik sekretariatu. 4 Wszystkie dane osobowe uczniów i ich rodzin są poufne. Szkoła może udostępnić dane ucznia bez zgody rodziców odpowiednim organom na zasadzie oddzielnych przepisów i aktów prawnych obowiązujących w szkole. 5 Wszystkie poufne dokumenty i materiały utworzone na podstawie danych z dziennika elektronicznego, które nie będą potrzebne, należy zniszczyć w sposób jednoznacznie uniemożliwiający ich odczytanie. 6 Dokumentacja z funkcjonowania dziennika elektronicznego, wydruki z danymi powinny być przechowywane w szkolnym archiwum. 7 Komputery używane do obsługi dziennika elektronicznego powinny spełniać następujące wymogi: muszą posiadać legalne oprogramowanie oraz spełniać minimalne wymagania określone przez producenta dziennika elektronicznego, muszą być zabezpieczone odpowiednimi i aktualnymi programami antywirusowymi. uczeń ani osoba trzecia nie ma możliwości dokonywać żadnych zmian w systemie informatycznym komputerów. Strona 9 z 13

10 8 Osoby mające dostęp do sprzętu nie mogą nikomu pożyczać, kopiować, odsprzedawać itp. licencjonowanego oprogramowania będącego własnością szkoły. 9 W czasie odbywania w szkole praktyki studenckiej wszystkich wpisów w dzienniku elektronicznym dokonuje nauczyciel-opiekun praktykanta. 10 W razie kontroli z zewnątrz odpowiedniego organu uprawnionego do kontrolowania dokumentacji szkolnej, na polecenie Dyrektora Szkoły, na czas kontroli Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego udostępnia wyznaczonej do tego celu osobie specjalne konto w dzienniku elektronicznym, dające możliwość sprawdzenia prawidłowego jego funkcjonowania, bez możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian. 11 Informacje umieszczane w dzienniku elektronicznym, które nie są uwzględnione w planach pracy na dany rok szkolny wymagają akceptacji dyrektora szkoły. 13 Nieuregulowane regulaminem sprawy rozstrzyga dyrektor szkoły. Regulamin obowiązuje od dnia.. Strona 10 z 13

11 Załącznik nr 1 - Karta Zastępcza Data Klasa Nauczyciel Przedmiot Temat Lista klasy Obecności Oceny Strona 11 z 13

12 Strona 12 z 13

13 Opracował zespół w składzie: 1. Marta Zwolan 2. Mariola Dziubka 3. Szaniawska Katarzyna 4. Joanna Moch 5. Bolesław Konopka Strona 13 z 13