ENGLISH CLUB WIELKOPOLSKIE CENTRUM EGZAMINACYJNE BRITISH COUNCIL I SZKOŁA JĘZYKOWA REGULAMIN ORGANIZOWANIA EGZAMINÓW YLE dla szkół i instytucji I REJESTRACJA 1. Szkoły, zgłaszając grupowo swoich uczniów na testy YLE, mają prawo do wyboru terminu i miejsca ich przeprowadzenia. Grupa zgłoszona przez instytucję musi liczyć co najmniej 10 osób na dany poziom egzaminu, aby można było dokonać rejestracji. W przypadku pytań prosimy kontaktować się z sekretariatem telefon: 884 991 271, e-mail: exams.englishclub@gmail.com W celu zarejestrowania kandydatów na egzamin w sesji zamkniętej należy: 1.1. Wypełnić wstępny formularz zgłoszeniowy (Provisonal Entry Form dostępny na stronie www.engclub.pl) podając w nim liczbę uczniów zgłaszanych na każdy poziom egzaminu, liczbę sal potrzebnych do przeprowadzenia części pisemnych oraz datę egzaminu. Wstępny formularz zgłoszeniowy powinien być podpisany przez przedstawiciela instytucji zgłaszającej. 1.2. Nie później niż na 7 tygodni przed wybraną datą testu należy przesłać dokumenty do English Club pocztą elektroniczną na adres: exams.englishclub@gmail.com wypełniony wstępny formularz zgłoszeniowy (Provisional Entry Form), odpowiednie zaświadczenia lekarskie oraz wnioski dzieci niepełnosprawnych ubiegających się o specjalne udogodnienia (procedura dotyczącą zgłaszania zapotrzebowania na szczególne udogodnienia podana jest w dziale
II SZCZEGÓLNE UDOGODNIENIA, punkt 1 niniejszego regulaminu), odpowiednie zaświadczenia z poradni psychologicznej oraz wnioski o przyznanie specjalnych udogodnień dla dzieci ubiegających się o wydłużenie czasu egzaminów pisemnych z powodu dysleksji, dysgrafii lub dysortografii (procedura dotycząca zgłaszania zapotrzebowania na szczególne udogodnienia dla dzieci podana jest w dziale II SZCZEGÓLNE UDOGODNIENIA punkt 2 niniejszego regulaminu). 1.3. Nie później, niż na 3 tygodnie przed wybraną datą testu, wypełniony formularz zgłoszeniowy (YLE Registration Form) należy przesłać pocztą elektroniczną w postaci załącznika Excel. Prosimy o nie przesyłanie zeskanowanego formularza. Na każdy poziom egzaminu należy wypełnić oddzielny formularz zgłoszeniowy. Formularz powinien zawierać dane dzieci bez podpisów rodziców lub prawnych opiekunów. 1.4. Oryginał formularza zgłoszeniowego (YLE Registration Form) z danymi dzieci i podpisami rodziców lub prawnych opiekunów szkoła powinna dostarczyć egzaminatorowi w dniu testu. Formularz powinien zawierać podpisy rodziców lub opiekunów prawnych zgłoszonych kandydatów potwierdzające, że zapoznali się z Regulaminem YLE 2013 oraz że wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych ich dzieci. 1.4.1. Uwaga: jeśli w ciągu 2 tygodni poprzedzających test nastąpiły zmiany w składzie jego uczestników, należy niezwłocznie zgłosić ten fakt do English Club. 2. Opłaty egzaminacyjne W 2013 roku British Council oferuje instytucjom zgłaszającym grupy kandydatów na egzaminy University of Cambridge English Language Assessment ceny rabatowe (English Club nie jest płatnikiem podatku VAT), które podane w są dokumencie Cennik. 2.1. Szkoły dokonują opłat za przeprowadzony egzamin po jego zakończeniu na podstawie rachunku wystawionego przez British Council. 2.2. Szkoły proszone są, by na wstępnym formularzu zgłoszeniowym podana została pełna nazwa instytucji w brzmieniu, w jakim nazwa ta powinna być umieszczona na rachunku. 2.3. Podstawą do wystawienia szkole rachunku za przeprowadzony test jest lista obecności dzieci, które przystąpiły do egzaminu. 2.4. Rachunek jest wystawiany za faktyczną liczbę zdających go kandydatów, nie mniejszą jednak niż dziesięciu (10) na poziom.
II SZCZEGÓLNE UDOGODNIENIA British Council zapewnia równe szanse wszystkim zdającym, również osobom wymagającym specjalnych udogodnień. Kandydaci mogą je uzyskać na zasadach wymienionych poniżej. 1. Dzieci niepełnosprawne Rodzice dzieci wymagających szczególnych udogodnień (np. niedowidzących, niedosłyszących) powinni zgłosić wszelkie potrzeby przedstawicielowi instytucji podczas rejestracji, zanim dokonają opłaty za egzamin. Przedstawiciel kontaktuje się wówczas z British Council, aby sprawdzić czy potrzeby te mogą być zrealizowane. Wymagane dokumenty z tym związane - zaświadczenie lekarskie oraz formularz wypełniony i podpisany przez rodziców lub opiekunów prawnych kandydata - powinny być złożone w imieniu kandydata przez instytucję zgłaszającą na 7 tygodni przed datą testu razem ze wstępnym formularzem zgłoszeniowym (Provisonal Entry Form). 2. Dzieci z dysleksją, dysgrafią lub dysortografią Rodzice lub opiekunowie prawni, którzy chcą ubiegać się o wydłużenie czasu egzaminów pisemnych swoich dzieci z powodu dysleksji, dysgrafii lub dysortografii powinni dostarczyć instytucji zgłaszającej, przed wysłaniem przez nią dokumentów rejestracyjnych do English Club powinni otrzymać : 2.2. zaświadczenie z poradni psychologicznej, które: 2.2.1. nie może być wystawione wcześniej niż dwa lata przed datą egzaminu pisemnego, na który zapisywany jest kandydat, 2.2.2. musi zawierać informację o stopniu zaawansowania dysleksji, dysgrafii lub dysortografii, 2.3. wniosek wypełniony i podpisany przez rodziców lub prawnych opiekunów kandydata. Wniosek jest dostępny na stronie www.engclubl.pl. Po zakończeniu rejestracji, to jest po złożeniu formularza zgłoszeniowego, żadne dokumenty związane ze szczególnymi udogodnieniami nie będą uwzględniane. III SESJA EGZAMINACYJNA 1. Szkoła zgłaszająca grupę kandydatów na egzamin objęty niniejszym regulaminem jest zobowiązana udostępnić odpowiednią salę, na koszt własny, do przeprowadzenia części pisemnej, ze słuchu i ustnej egzaminu, spełniającą warunki określone w punkcie 1.1. regulaminu. Optymalnie sala powinna pomieścić cała grupę zgłoszoną przez instytucję na dany poziom. W przypadku sal mniejszych powinny one pomieścić minimum 10 kandydatów.
Szkoła musi oznaczyć teren i sale egzaminacyjne, jak również poczekalnie dla rodziców oraz dojścia do egzaminu. 1.1. Sale egzaminacyjne. Egzaminy YLE powinny odbywać się na terenie szkoły zgłaszającej kandydatów, co pozwala stworzyć dzieciom najdogodniejsze warunki zdawania egzaminu. Sale, w których przeprowadzane są egzaminy YLE powinny mieć odpowiednie rozmiary (kandydaci powinni siedzieć w odległości 1,25 m od siebie) i spełniać odpowiednie warunki, zwłaszcza jeśli chodzi o część egzaminu polegającą na rozumieniu ze słuchu. Jeżeli szkoła nie dysponuje salą spełniającą powyższe warunki, musi zapewnić inne odpowiednie miejsce. Szkoła deleguje również osobę, która opiekuje się dziećmi podczas egzaminu (powinien to być nauczyciel lub inna osoba dobrze znana dzieciom). 2. W przypadku egzaminu YLE, na każdym stoliku powinny znajdować się: ołówek, gumka, temperówka oraz zestaw kredek w kolorach: czerwony, zielony, niebieski, żółty, filetowy, pomarańczowy, różowy, brązowy, szary i czarny. Szkoła winna zadbać o to, by żadnych z tych materiałów nie zabrakło w trakcie testu. 3. Jeżeli szkoła zgłaszająca grupę kandydatów na egzamin objęty niniejszym regulaminem udostępni kilka sal mieszczących kandydatów zgłoszonych na jeden poziom (minimum 10 kandydatów w jednej sali) instytucja będzie zobowiązana wyznaczyć, na własny koszt, jednego inwigilatora na każdą salę (oprócz opiekuna, o którym wspomniane jest w punkcie 4 poniżej). British Council zapewni pozostałą obsługę sesji. W przypadku, gdy udostępniona będzie jedna sala dla całej zgłoszonej grupy British Council zapewni pełną obsługę sesji (z wyjątkiem opiekuna, o którym wspomniane jest w punkcie 4 poniżej). 4. Szkoła zgłaszająca grupę kandydatów na testy YLE deleguje osobę, która będzie opiekować się dziećmi oczekującymi na test ustny oraz, w razie potrzeby, będzie obecna w sali podczas części pisemnych. Wskazane jest, by opiekunem dzieci, był ich nauczyciel. Opiekun: Przeprowadza dziecko z poczekalni pod pokój egzaminacyjny (przed wprowadzeniem do pokoju przypomina dziecku, że będzie zdawało ustną część egzaminu, podaje imię egzaminatora, uspokaja dziecko, jeżeli jest zdenerwowane). Przypomina dziecku, na czym polega test ustny. Wprowadza dziecko do pokoju egzaminacyjnego, kiedy egzaminator zasygnalizuje, że jest już gotowy i przedstawia mu egzaminatora. Opuszcza pokój po upewnieniu się, że dziecko nie jest zdenerwowane lub wystraszone. Przeprowadza kolejne dziecko z poczekalni pod pokój egzaminacyjny. Po zakończeniu testu zaprowadza dziecko poza teren egzaminacyjny.
Opiekun w taki sam sposób postępuje ze wszystkimi dziećmi oczekującymi na test ustny. 5. Na każdą część egzaminu kandydaci powinni stawić się: pół godziny wcześniej (spóźnieni kandydaci nie zostaną wpuszczeni do sali egzaminacyjnej); z ważną legitymacją lub paszportem (dokument z aktualnym zdjęciem); 6. Niedozwolone jest przynoszenie na egzamin urządzeń elektronicznych z wyjątkiem telefonów komórkowych (które na czas egzaminu zostaną zabrane i przechowane przez opiekuna i przekazane po zakończeniu egzaminu). Prosimy również o nie przynoszenie przedmiotów wartościowych. British Council nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty pozostawione w szatni. TELEFONY KOMÓRKOWE W czasie trwania całego egzaminu telefony komórkowe muszą być wyłączone i złożone w wyznaczonym miejscu. Korzystanie z telefonu komórkowego lub posiadanie go przy sobie podczas egzaminu grozi dyskwalifikacją. 7. Po zakończeniu egzaminu osoba prowadząca egzamin pakuje prace kandydatów, jak również wszelkie inne dokumenty egzaminacyjne i osobiście zawozi je do centrum egzaminacyjnego British Council. Przy dużej liczbie kandydatów prowadzący egzamin pakuje prace i podpisuje się w miejscu sklejenia każdej koperty. Tak przygotowane koperty dostarczane są bezpośrednio do centrum egzaminacyjnego British Council prowadzącego egzamin. W przypadku stwierdzenia naruszenia podpisu na którejś z kopert po wyjeździe prowadzącego, egzamin może zostać unieważniony. IV WYNIKI I DYPLOMY 1. Dzieci, które wzięły udział we wszystkich 3 częściach egzaminu otrzymają dyplomy. 2. Każda z trzech części testu czytanie i pisanie, słuchanie, mówienie jest oceniana osobno. Maksymalna ocena z poszczególnych umiejętności to 5 tarcz. W sumie dziecko może zgromadzić 15 tarcz. Zakłada się, że dzieci, które uzyskały łącznie co najmniej 10 tarcz (nie mniej jednak niż 3 w każdej części) mogą przygotowywać się do następnego poziomu egzaminu.
3. Dyplomy są dostarczane przez University of Cambridge English Language Assessment do centrum egzaminacyjnego British Council w ciągu 3 tygodni od daty wpłynięcia prac egzaminacyjnych do Cambridge English Language Assessment. 4. Dyplomy mogą być odebrane w następujący sposób: 4.1. jeżeli instytucja zgłaszająca znajduje się w tym samym mieście, co centrum egzaminacyjne British Council, przedstawiciel instytucji odbiera dyplomy osobiście. W czasie odbioru przedstawiciel instytucji jest zobowiązany pokazać dowód tożsamości oraz dowód opłaty za egzamin. Dokumentem upoważniającym do odbioru dyplomów przez przedstawiciela szkoły jest formularz zgłoszeniowy (YLE Registration Form), na którym rodzice lub opiekunowie prawni kandydata złożyli podpis potwierdzający ten fakt. 4.2. Jeżeli instytucja zgłaszająca znajduje się w mieście, gdzie nie ma centrum egzaminacyjnego British Council i przedstawiciel instytucji nie może odebrać dyplomów osobiście, są one wysyłane pocztą kurierską UPS (koszt przesyłki pokrywa British Council) do instytucji zgłaszającej. Dokumentem upoważniającym do odbioru dyplomów przez szkołę jest formularz zgłoszeniowy (YLE Registration Form), na którym rodzice lub opiekunowie prawni kandydata złożyli podpis potwierdzający ten fakt. Wyniki egzaminów oraz dyplomy przechowywane są w centrum egzaminacyjnym przez dwa lata, licząc od pierwszego dnia, kiedy możliwy był ich odbiór w danym centrum. Po upływie tego terminu dyplomy są niszczone. Wszystkie dokumenty wyżej wymienione są dostępne na stronie English Club: www.engclub.pl V ODPOWIEDZIALNOŚĆ ENGLISH CLUB English Club zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań, aby proces egzaminacyjny przebiegał w najwyższych standardach, jednakże nie odpowiada za nieudogodnienia, które wystąpią z przyczyn niezależnych od English Club. Wszystkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Ponad to English Club nie odpowiada za: - opóźnienia w dostarczeniu certyfikatów - błędy na certyfikatach (English Club tylko pośredniczy w ich przekazywaniu z Cambridge)