Przedsiębiorco, korzystając z niniejszej listy sprawdzającej, weryfikujesz swój wniosek o płatność oraz sprawozdanie z realizacji Projektu! Rzetelna i skrupulatna kontrola dokumentacji usprawni ocenę wniosku przez Regionalną Instytucję Finansującą i Instytucję Wdrażającą, a w konsekwencji przyspieszy wypłatę dofinansowania. Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji projektu należy zapoznać się z informacjami dotyczącymi sposobu ich wypełniania zawartymi w stosownych instrukcjach, które są dostępne na stronie internetowej PARP http://www.parp.gov.pl/strukturalne.html oraz w każdej Regionalnej Instytucji Finansującej. Zarówno część opisową jak i wyliczenia liczbowe we wniosku o płatność i sprawozdaniu końcowym należy wykonać w oparciu o odpowiednie zapisy wniosku o dofinansowanie i zawartej umowy o dofinansowanie. Pomocnicza lista sprawdzająca do wniosku o płatność w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw (Priorytet II, Działanie 2.3) Lp. Kryterium oceny 1. Czy to jest najbardziej aktualna wersja wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji Projektu? W tym celu należy sprawdzić stronę internetową www.parp.gov.pl/strukturalne.html lub zasięgnąć informacji w Regionalnej Instytucji Finansującej. 2. Kiedy mija termin na złożenie wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji projektu? Proszę określić i wpisać krańcową datę złożenia wniosku o płatność końcową, liczoną jako 25 dni od daty zakończenia realizacji Projektu określonej w 3 ust. 1. W przypadku zawarcia aneksu w zakresie wydłużenia okresu realizacji Projektu, należy odnieść się do daty zakończenia określonej w aneksie. W przypadku podpisania umowy o dofinansowanie Projektu po zakończeniu okresu realizacji Projektu, termin złożenia wniosku o płatność należy obliczyć jako 25 dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie Projektu. 3. Czy wniosek o płatność/sprawozdanie z realizacji Projektu zawiera poprawne dane identyfikacyjne przedsiębiorcy: 4. a) nazwa; b) adres. Czy wniosek o płatność/sprawozdanie z realizacji Projektu zawiera poprawne dane dotyczące umowy o dofinansowanie: a) nazwa/tytuł Projektu; b) numer Projektu; TAK Spełnienie kryterium NIE Nie dotyczy
c) numer Umowy o dofinansowaniu; d) datę zawarcia Umowy; e) kwotę przyznanego dofinansowania; f) określenie % dofinansowania; g) okres realizacji projektu; h) informacje nt. aneksów do umowy. 5. Czy numer sprawozdania z realizacji Projektu jest zgodny z formułą: numer wniosku o dofinansowanie Projektu/K jak końcowe/lata, w trakcie których Projekt był realizowany, np.: SPOWKP/2.3/02/0001/K/2005-2006 (jeśli Projekt był realizowany w latach 2005 i 2006)? 6. Czy numer rachunku bankowego zawarty we wniosku o płatność jest zgodny z umową o dofinansowanie/umową przelewu wierzytelności? W przypadku podpisania umowy cesji należy wpisać numer rachunku bankowego z potwierdzonej przez PARP/RIF umowy przelewu wierzytelności. W przypadku wcześniejszej spłaty kredytu i wygaśnięcia umowy przelewu wierzytelności należy dołączyć stosowne oświadczenie Banku. 7. Czy zostały dokonane wszystkie zakupy, zgodnie z listą wydatków kwalifikowanych, stanowiącą załącznik nr 2 do umowy o Wskaźniki produktu określone we wniosku o dofinansowanie muszą być osiągnięte w wyniku realizacji projektu. Dopuszcza się 10 % odchylenie od zaplanowanej wielkości wskaźnika, gdy został osiągnięty cel Projektu; w takiej sytuacji należy złożyć stosowne wyjaśnienia. 8. Czy zostały wykonane wszystkie działania niekwalifikowane określone we wniosku o dofinansowanie Projektu? Informację o działaniach niekwalifikowanych należy umieścić we wniosku o płatność w pkt 23. 9. Czy poniesione wydatki spełniają kryteria dot. kwalifikowalności określone w Umowie o dofinansowanie Projektu w 5 ust. 1, tj.: a) były niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu; b) zostały faktycznie poniesione po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie; Faktury (lub inne równoważne dokumenty księgowe) muszą być wystawione w okresie realizacji Projektu, określonym w 3 ust. 1. c) zostały prawidłowo zaksięgowane i udokumentowane. Jeśli choć niewielka część kosztów nie spełnia jednego z ww. kryteriów, należy złożyć stosowne wyjaśnienie. Tylko wydatki spełniające powyższe kryteria będą mogły być uznane za koszty kwalifikowane, stanowiące podstawę do wypłaty dofinansowania.
10. Czy wartości kosztów dla poszczególnych pozycji budżetowych są zgodne z listą wydatków kwalifikowanych, stanowiącą załącznik nr 2 do umowy o dofinansowanie: a) są równe lub mniejsze od wartości limitu; lub b) zostały powiększone co najwyżej o kwotę odpowiadającą 10% wartości kategorii kosztowej (najmniejsza pozycja budżetowa, dla której został określony limit) z jakiej nastąpiło przesunięcie? 11. Czy dokonane przesunięcia pomiędzy kategoriami wydatków określonych w załączniku nr 2 zostały dokonane zgodnie z zasadą: - nie przekraczają 10% kwoty przypadającej na kategorię, z jakiej następuje przesunięcie, zgodnie z 4 ust. 6 umowy o Nie jest istotne o ile procent wzrosła wartość kategorii, do której nastąpiło przesunięcie. 12. Czy została złożona w Regionalnej Instytucji Finansującej umowa kredytu/leasingu/z funduszem inwestycyjnym, zgodnie z 2 ust. 3 pkt 2 umowy o W przypadku niedopełnienia ww. obowiązku umowę kredytu/leasingu/z funduszem inwestycyjnym należy złożyć wraz z wnioskiem o płatność, załączając stosowne wyjaśnienie powodów niedostarczenia umowy w terminie określonym w umowie. 13. Czy źródła finansowania wydatków kwalifikowanych są zgodne z planowanymi we wniosku o dofinansowanie (umowie) źródłami finansowania: a) czy dokumenty potwierdzają sfinansowanie projektu w odpowiedniej proporcji z kredytu/leasingu/funduszu inwestycyjnego, zgodnie z 4 ust. 3 umowy o Wsparcie przekraczające kwotę 125.000 zł jest udzielone pod warunkiem, że przedsiębiorca sfinansuje inwestycję środkami pieniężnymi pozyskanymi: 1) z funduszu inwestycyjnego lub 2) na podstawie umowy kredytu lub 3) z umowy leasingu, z wyłączeniem leasingu zwrotnego w kwocie stanowiącej co najmniej 25% kwoty wsparcia. b) czy płatności związane z realizacją Projektu zostały dokonane z rachunku bankowego/rachunku kredytowego, zgodnie z 5 ust. 5 umowy o Płatności dokonane w formie gotówkowej stanowią koszty niekwalifikowane. c) czy udział środków publicznych jest mniejszy lub równy niż 50% wydatków kwalifikowanych projektu? Czy w związku z realizowanym Projektem została udzielona pomoc z innego programu? Jeśli tak, obliczając udział środków publicznych należy uwzględnić udzielone wsparcie.
14. Czy wnioskowany procentowy udział dofinansowania wydatków kwalifikowanych jest zgodny z 4 ust. 2 umowy o Informacja o przyznanym procencie dofinansowania znajduje się tylko w podpisanej umowie o dofinansowanie Projektu! 15. Czy wnioskowana do wypłaty kwota dofinansowania z pkt 15 wniosku o płatność nie przewyższa kwoty określonej w 4 ust. 2 umowy o Informacja o przyznanej kwocie dofinansowania znajduje się tylko w podpisanej umowie o dofinansowanie Projektu (z uwzględnieniem aneksu)! 16. Czy do wniosku o płatność zostały załączone dokumenty: a) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur (lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) - obowiązkowo, czy faktury (lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) zawierają poprawne dane identyfikacyjne (nazwa, adres, NIP)? czy daty sprzedaży na fakturach (innych dokumentach o równoważnej wartości dowodowej) potwierdzają realizację projektu po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie i w okresie wskazanym w 3 ust. 1 umowy (tj. okresie realizacji projektu)? czy daty wystawienia faktur nie są późniejsze niż 7 dni po zakończeniu realizacji projektu? b) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur dokumentujących nabycie przez leasingodawcę urządzeń objętych projektem, które są współfinansowane ze środków leasingu? (dotyczy jedynie wydatków współfinansowanych ze środków pochodzących z leasingu); c) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dowodów zapłaty - wyciągów lub przelewów bankowych, zawierające datę dokonania operacji bankowej - obowiązkowo; Wyciąg bankowy, na którym znajdują się informacje dotyczące szczegółów płatności (numer faktury, dane wykonawcy przelewu, dane odbiorcy przelewu, numer rachunku bankowego odbiorcy przelewu, kwota przelewu), potwierdzony za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną: główny księgowy lub inna uprawniona osoba zgodnie z dokumentem rejestrowym lub udzielonym pełnomocnictwem załączonym do umowy o dofinansowanie, jest wystarczającym dowodem potwierdzającym dokonanie płatności. czy dane na dowodach zapłaty są zgodne z danymi na fakturze w zakresie: numer faktury; dane wykonawcy przelewu; dane odbiorcy przelewu; numer rachunku bankowego odbiorcy przelewu;
kwota przelewu; czy przelew/transkacja został zrealizowany przez bank? Dokumentem potwierdzającym realizację przelewu jest np. wyciąg bankowy. Na wyciągach generowanych automatycznie nie są wymagane pieczęć i podpisy przedstawicieli banku. Za transakcję uznaje się realizację akredytywy, realizację płatności wekslem itp. d) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac określonych w liście wydatków kwalifikowanych, dokumenty potwierdzające przyjęcie środka trwałego na stan wyposażenia (tzw. OT) - obowiązkowo; e) dokumenty wymagane w przypadku nabycia nieruchomości: akt(-y) notarialny(-e) z dowodami opłacenia wynikających z tego tytułu zobowiązań publicznoprawnych; operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę potwierdzający wartość rynkową na dzień dokonania zakupu nieruchomości; oświadczenie sprzedającego nieruchomość, że nie była ona zakupiona w okresie ostatnich 10 lat przy wykorzystaniu środków publicznych; f) dokumenty wymagane w przypadku nabycia używanego środka trwałego, zgodnie z 10 ust. 2 umowy o dofinansowanie projektu, tj.: oświadczenie wystawione przez sprzedającego potwierdzające, iż w okresie ostatnich 7 lat dany środek trwały nie został zakupiony przy wykorzystaniu środków publicznych; oraz fakturę potwierdzającą fakt zakupu przez sprzedającego nowego środka trwałego; Nie ma obowiązku dostarczenia faktury zakupu, jeśli używany środek trwały miał kilku poprzednich właścicieli. oświadczenie podpisane przez beneficjenta dotyczące odpowiednich norm spełnianych przez używany środek trwały; oświadczenie Beneficjenta o tym, iż cena za używany środek trwały nie odbiega od jego wartości rynkowej wraz z informacją na temat ceny nowego środka trwałego; odpowiednie certyfikaty - jeżeli dany środek trwały wymaga takich dokumentów; g) podpisane sprawozdanie końcowe. Sprawozdanie nie jest wymagane przy składaniu wniosku o płatność pośrednią, nawet jeśli obejmuje on inne zakończone działania, nie finansowane leasingiem.
17. Czy wszystkie płatności zostały dokonane zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie (po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie, a przed upływem terminu 25 dni od dnia upływu okresu realizacji Projektu, o którym mowa w 3 ust. 1)? Za kwalifikowane uznane są również te wydatki, które zostały poniesione po terminie rozliczenia projektu pod warunkiem realizacji inwestycji w terminie i spełnienia pkt 9.b). 18. Czy sprawozdanie końcowe jest zgodne z umową o dofinansowanie projektu: a) sprawozdanie dotyczy podmiotu będącego beneficjentem składającym wniosek o płatność końcową; Beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego informowania RIF oraz Instytucji Wdrażającej o zamiarze dokonania zmian prawnoorganizacyjnych w jego statusie, które miałyby bezpośredni wpływ na realizację Projektu lub osiągnięcie celów Projektu ( 13 ust. 9 umowy o dofinansowanie). b) zgodność projektu z politykami wspólnoty została zachowana; Należy odnieść się do zapisów wniosku o dofinansowanie Projektu. Projekty realizowane w ramach SPOWKP działanie 2.3. są zawsze zgodne z zasadami pomocy publicznej tj. rozporządzeniem MGiP z dnia 01.07.2005r. w sprawie udzielania pomocy przez PARP w ramach SPOWKP (Dz. U. Ne 128, poz. 1070 z późn. zm.).?? c) wskaźnik zatrudnienia określony we wniosku o dofinansowanie na zakończony rok został osiągnięty; W przypadku nie osiągnięcia zaplanowanego wskaźnika zatrudnienia wraz ze sprawozdaniem końcowym należy złożyć do Regionalnej Instytucji Finansującej pisemne wyjaśnienie w sprawie przyczyn niepełnego osiągnięcia wskaźnika zatrudnienia oraz zadeklarować planowany termin osiągnięcia wskaźnika, w szczególności w przypadku projektów kończących się wraz z zakończeniem danego roku kalendarzowego. d) została dokonana wizualizacja Projektu. Informacje nt. wizualizacji można uzyskać na stronach internetowych: http://www.parp.gov.pl/strukturalne.html lub http://www.konkurencyjnosc.gov.pl/. 19. Czy została przeprowadzona przez Regionalną Instytucję Finansującą lub inną uprawnioną instytucję wizyta monitorująca? Jeśli tak należy załączyć do sprawozdania końcowego kopię raportu pokontrolnego i wskazać czy zostały wdrożone wszystkie rekomendowane działania pokontrolne, ewentualnie wskazać planowany termin ich realizacji. W przypadku przeprowadzenia kontroli przez inne instytucje np. Urząd Kontroli Skarbowej, raport wraz z opisem zrealizowanych zaleceń pokontrolnych należy załączyć do raportu z wizyty monitorującej. 20. Czy zostało złożone do wniosku o dofinansowanie Projektu oświadczenie o kwalifikowalności rat kapitałowych z tytułu leasingu?
21. Czy zostało złożone do wniosku o dofinansowanie Projektu oświadczenie o kwalifikowalności VAT? 22. Czy każda kopia dokumentu została opatrzona klauzulą za zgodność z oryginałem i podpisana przez głównego księgowego lub inną uprawnioną osobę zgodnie z dokumentem rejestrowym lub udzielonym pełnomocnictwem załączonym do umowy o 23. Wniosek o płatność/sprawozdanie z realizacji Projektu zostały podpisane przez osobę reprezentującą zgodnie z dokumentem rejestrowym lub udzielonym pełnomocnictwem załączonym do umowy o 24. Czy została wykonana wersja elektroniczna wniosku o płatność i sprawozdania końcowego? O kompletności i prawidłowości ocenianej dokumentacji świadczy brak negatywnych odpowiedzi. We wniosku o płatność dokumenty należy wpisać w sposób odzwierciedlający układ listy wydatków kwalifikowanych, stanowiącej załącznik nr 2 do umowy o dofinansowanie. Przekazując dokumentację do Regionalnej Instytucji Finansującej wskazane jest zachowanie następującego porządku: 1) wniosek o płatność; 2) faktura (lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej); 3) nota korygująca do faktury; 4) specyfikacja do faktury; 5) dowody zapłaty (potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe); 6) ewentualne wyjaśnienia dotyczące faktury lub płatności; 7) protokoły zdawczo-odbiorcze lub dokumenty OT; 8) wyjaśnienia dot. wniosku o płatność; 9) sprawozdanie z realizacji Projektu, jeśli dotyczy; 10) wyjaśnienia dot. sprawozdania; 11) kopia raportu z wizyty monitorującej. Dokumenty określone w punktach 2-7 powinny być ułożone w kolejności, w jakiej zostały wpisane w pkt 20 wniosku o płatność. Każda strona wniosku o płatność/sprawozdania z realizacji projektu powinna być parafowana przez osobę upoważnioną do podpisania dokumentów. Spełnienie wszystkich warunków zawartych w niniejszej liście sprawdzającej pozwoli na sprawniejszą weryfikację dokumentacji przez RIF i PARP.