OGŁOSZENIE Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej Jaroty w Olsztynie ogłasza pierwszy etap przetargu na wybór Wykonawcy zamówienia pn. Zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego na potrzeby Spółdzielni Mieszkaniowej Jaroty w Olsztynie oraz zakup serwera z oprogramowaniem I. ZAMAWIAJĄCY NAZWA I ADRES: Spółdzielnia Mieszkaniowa Jaroty, 10-684 Olsztyn, ul. Wańkowicza 9 II. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego na potrzeby Spółdzielni Mieszkaniowej Jaroty w Olsztynie oraz zakup serwera z oprogramowaniem. CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Termin wykonania: wrzesień 2013 r. III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. Wiedza i doświadczenie Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku 1. Co najmniej 4 zamówienia dla Spółdzielni Mieszkaniowych, o wartości co najmniej 300 tys. zł brutto, w okresie 5 ostatnich lat, które obejmowało dostawę, wdrożenie (tj. instalację, konfigurację, uruchomienie, migrację danych) oraz integrację (tj. zapewnienie mechanizmów umożliwiających automatyczną wymianę danych w czasie rzeczywistym) w zakresie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego procesy biznesowe w Spółdzielni Mieszkaniowej. 2. Co najmniej 4 dostawy i wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego procesy biznesowe w Spółdzielni Mieszkaniowej, w okresie 5 ostatnich lat, przy czym każde z nich obejmowało, co najmniej 80 stanowisk użytkowników systemu. 3. Co najmniej 4 dostawy i wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego procesy biznesowe w Spółdzielni Mieszkaniowej, w okresie 5 ostatnich lat, przy czym każde z nich obejmowało, co najmniej 8 000 klientów w bazie. 2. Osoby zdolne do wykonania zamówienia Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku Strona 1 z 6
Dysponują osobami, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, tj. do wykonania zamówienia zapewnią zespół składający się z osób o następujących kompetencjach: 1. Kierownik Projektu - 1 osoba: a/ wykształcenie wyższe informatyczne, b/ posiada minimum 10 lat doświadczenia zawodowego w branży IT, c/ przeprowadziła w roli kierownika projektu, od początku do końca, co najmniej 4 projekty informatyczne o wartości, co najmniej 300.000,00 zł brutto każdy, d/ posiada znajomość metodyki Prince2 lub PMP potwierdzoną aktualnym certyfikatem Prince2 lub PMP, e/ posiada znajomość najlepszych praktyk zarządzania IT potwierdzoną certyfikatem ITIL, f/ posiada znajomość najlepszych praktyk budowania architektury IT w organizacjach potwierdzoną certyfikatem TOGAF. 2. Specjalista ds. wdrożenia systemów finansowo-księgowych - 1 osoba: a/ posiada wykształcenie wyższe ekonomiczne lub informatyczne, b/ posiada, co najmniej 5 letnie doświadczenie zawodowe w roli konsultanta ds. wdrożenia systemów finansowo-księgowych, c/ brała udział, w co najmniej 3 projektach obejmujących wdrożenie systemu finansowo-księgowego dla Spółdzielni Mieszkaniowych, o wartości co najmniej 300.000,00 zł brutto każdy. 3. Specjalista ds. wdrożenia systemów kadrowo-płacowych - 1 osoba: a/ posiada wykształcenie wyższe ekonomiczne lub informatyczne, b/ posiada, co najmniej 5 letnie doświadczenie zawodowe w roli konsultanta ds. wdrożenia systemów kadrowo-płacowych, c/ brała udział, w co najmniej 2 projektach obejmujących wdrożenie systemu kadrowo-płacowego dla Spółdzielni Mieszkaniowych, o wartości co najmniej 300.000,00 zł brutto każdy. 4. Specjalista ds. wdrożenia modułów czynszowych - 2 osoby: a/ posiada wykształcenie wyższe ekonomiczne lub informatyczne, b/ posiada, co najmniej 5 letnie doświadczenie zawodowe w roli konsultanta ds. wdrożenia systemów czynszowych, c/ brała udział, w co najmniej 3 projektach obejmujących wdrożenie modułu czynszowego dla Spółdzielni Mieszkaniowych, o wartości co najmniej 300.000,00 zł brutto każdy. 5. Specjalista ds. wdrożenia modułów administracyjnych - 1 osoba: a/ posiada wykształcenie wyższe ekonomiczne lub informatyczne, b/ posiada, co najmniej 5 letnie doświadczenie zawodowe w roli konsultanta ds. wdrożenia modułów administracyjnych, c/ brała udział, w co najmniej 3 projektach obejmujących wdrożenie modułów administracyjnych dla Spółdzielni Mieszkaniowych, o wartości co najmniej 300.000,00 zł brutto każdy. 3. Potencjał ekonomiczny Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku: 1. Wnioskodawca wykaże dodatni wynik finansowy za 3 ostatnie zamknięte lata obrachunkowe, 2. Znajdują się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, tzn. Wnioskodawca posiada na koncie kwotę nie mniejszą niż 300.000,00 zł lub będzie miał udzielony kredyt na kwotę nie mniejszą niż 300.000,00 zł. 4. Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy Strona 2 z 6
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku: 1. Wnioskodawca zobowiązany jest przedstawić polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej o wartości min. 1 mln zł. IV. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WNIOSKODAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU - wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączenie dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie - wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami - aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, - aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wnioskodawca nie zalega z opłacaniem podatków wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, - aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wnioskodawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, - informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy, wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, - opłaconą polisę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, że Wnioskodawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z wykonaniem niniejszego zamówienia. Strona 3 z 6
V. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg dwuetapowy VI. Przewidywana liczba Wnioskodawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu: 3. Złożenie przez Wnioskodawcę wraz z wnioskiem dokumentów i oświadczeń wymienionych w ogłoszeniu będzie stanowiło podstawę do oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Nie spełnienie chociażby jednego z postawionych warunków udziału spowoduje wykluczenie Wnioskodawcy z postępowania. Jeżeli liczba Wnioskodawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu będzie mniejsza bądź równa 3, do złożenia ofert zostaną zaproszeni wszyscy Wnioskodawcy spełniający te warunki. Jeżeli liczba Wnioskodawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż 3, Zamawiający zaprosi do składania ofert Wnioskodawców, którzy otrzymają najwyższą liczbę punktów. Zamawiający zastosuje kwalifikację punktową na zasadach określonych poniżej: 1. Punkty za wiedzę i doświadczenie: a/ za każde dodatkowe zamówienie spełniające wymagania z rozdz. III) punktu 1 ppkt 1-3 Wnioskodawca otrzyma 1 punkt, nie więcej niż 5 punktów, b/ za wartość zamówienia spełniającego wymagania z rozdz. III) punktu 1 ppkt- 1 punkt ale nie więcej niż 5 punktów za przekroczenie wymaganej wartości zamówienia o każde 100 tys. zł. UWAGA: Ocenie podlegać będą tylko te wykazane dostawy dla których Wnioskodawca załączył wymagane dokumenty potwierdzające, że zostały one wykonane należycie. 2. Punkty za osoby: a/ za każdą dodatkową osobę spełniającą wymagania określone w rozdz. III) punkcie 2 ppkt. 2-4 Wnioskodawca otrzyma 1 punkt, nie więcej niż 4 punkty. VII. SPOSÓB ZŁOŻENIA WNIOSKU 1. Wniosek należy napisać w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub ręcznie długopisem lub nieścieralnym atramentem. 2. Wniosek musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania Wnioskodawcy. Jeżeli uprawnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wnioskodawca, to do wniosku należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa lub jego kopię poświadczoną notarialnie. 3. Dokumenty sporządzone w języku obcym Wnioskodawcy składają wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wnioskodawcę. 4. Wniosek należy złożyć w trwale zamkniętym opakowaniu (kopercie), uniemożliwiającym otwarcie i zapoznanie się z treścią wniosku przed upływem terminu otwarcia wniosków. Opakowanie musi zostać opatrzone napisem: Wniosek o dopuszczenie udziału w postępowaniu na zakup Strona 4 z 6
i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego na potrzeby Spółdzielni Mieszkaniowej Jaroty w Olsztynie oraz zakup serwerów z oprogramowaniem. Forma dokumentów: 1. Wymagane dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wnioskodawcy. Za osoby uprawnione do reprezentowania Wnioskodawcy uznaje się osoby upoważnione do reprezentowania Wnioskodawcy, wskazane we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej bądź w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączyć do wniosku o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. 2. W przypadku, gdy załączone do wniosku dokumenty zostały sporządzone w języku obcym (w tym dokumenty składane przez Wnioskodawcę zagranicznego) niezbędne jest przedstawienie ich tłumaczenia na język polski, poświadczonego przez Wnioskodawcę. 3. Jeżeli złożone kserokopie dokumentów będą nieczytelne lub będą budzić wątpliwości, co do ich prawdziwości, Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu. Forma przekazywania informacji, oświadczeń i dokumentów w postępowaniu: 1. Oświadczenia,, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wnioskodawcy przekazują e-mail na adres Zamawiającego podany w ogłoszeniu. 2. Forma pisemna zastrzeżona jest dla złożenia oferty oraz wniosku o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym wraz z załącznikami, w tym oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowany przedmiot zamówienia wymagań określonych przez Zamawiającego, a także zmiany lub wycofania oferty. 3. Wnioskodawca potwierdza niezwłocznie fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub informacji poprzez podpisanie pierwszej strony dokumentu i jej odesłanie na faks Zamawiającego. VII. KRYTERIA OCENY OFERT W II ETAPIE PRZETARGU Kryteria oceny ofert: Cena 30% Właściwości systemu (funkcjonalność) 50% Czas reakcji 10% Bezpieczeństwo systemu 10% VIII. Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Wnioski należy składać do 28.02.2012 r. godzina 10:00, miejsce: SM Jaroty, ul. Wańkowicza 9, 10-684 Olsztyn, pok. 101 Strona 5 z 6
IX. Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt - Poprawa jakości obsługi klientów Spółdzielni Mieszkaniowej Jaroty poprzez wdrożenie nowych usług elektronicznych wspomagających procesy biznesowe X. Sposób udzielania wyjaśnień dotyczących ogłoszenia 1. Ewentualne zapytania dotyczące ogłoszenia prosimy kierować w formie pisemnej faxem na nr. 089 543 55 45 lub na adres e-mail Zamawiającego: sekretariat@smjaroty.pl z napisem pytania dotyczące pierwszego etapu przetargu na wybór Wykonawcy zamówienia pn. Zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego na potrzeby Spółdzielni Mieszkaniowej Jaroty w Olsztynie oraz zakup serwera z oprogramowaniem. Zapytanie powinno zawierać pełne dane kontaktowe uczestnika postępowania. 2. Wyjaśnienia będą udzielane wyłącznie na pisemny wniosek skierowany na adres e-mail Zamawiającego jaki wpłynie od uczestników postępowania w terminie nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych przed upływem składania wniosku o dopuszczenie udziału w postępowaniu. 3. Zamawiający treść wyjaśnień będzie zamieszczała na stronie internetowej www.smjaroty.pl. 4. W uzasadnionych przypadkach, nie później niż na 10 dni kalendarzowych przed upływem terminu do składania ofert, Zamawiający może zmodyfikować treść ogłoszenia. Dokonane w ten sposób uzupełnienia lub zmiany zostaną umieszczone na stronie internetowej www.smjaroty.pl, w dziale przetargi. 4.1. Każda wprowadzona przez Zamawiającego zmiana staje się częścią ogłoszenia i jest wiążąca dla wszystkich uczestników postępowania. 4.2. Jeżeli Zamawiający uzna, że zmiana ogłoszenia będzie miała istotny wpływ na ewentualną modyfikację wniosku o dopuszczenie udziału w postępowaniu przedłuży termin składania wniosków. Strona 6 z 6